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Ubicacin y almacenamiento del inventario

La administracin tiene que tomar decisiones cruciales acerca del tamao, la


ubicacin y el transporte de los inventarios o conjuntos de existencias. Estas
reas se interrelacionan, a menudo de maneras complejas. El nmero y la
ubicacin de locales de inventario, por ejemplo, influyen en el tamao de ste y
en los mtodos de transportacin. Una consideracin importante en el manejo
de inventarios es el almacenamiento, que abarca una gama de funciones,
como las de reunir, dividir (partir el volumen), almacenar y preparar los
productos para su reenvo. La importancia de esta funcin est indicada por el
hecho de que los sistemas de administracin de almacenes fueron la parte de
la administracin de la cadena de suministros que recibi una mayor proporcin
de los gastos en tecnologa de la informacin en un ao reciente.
Centros de distribucin
Una estrategia eficaz de ubicacin de inventario puede implicar el
establecimiento de un centro de distribucin, o tal vez de ms de uno. Este tipo
de instalacin, por lo comn de tamao muy grande, se planea respecto de los
mercados ms que de los requisitos de transportacin. La idea es crear bajo un
techo un sistema eficiente y totalmente integrado para el flujo de productos,
para tomar pedidos, surtirlos y prepararlos para su entrega a los clientes.
Parece que algunas empresas, optan por menos centros de distribucin, pero
ms grandes.
Los centros de distribucin recortan los costos al reducir el nmero de
bodegas, reducir inventarios excesivos y eliminar situaciones de agotamiento
de existencias. Las compaas estn en el comercio para vender bienes, y no
para estarlos almacenando o enviando, de modo que los tiempos de
almacenamiento y entrega tienen que reducirse al mnimo. Los centros de
distribucin son tiles tambin en este sentido.

Almacn y tipos de almacenes


Es el lugar en el que se guardan los productos si es que se mantiene un
inventario. Aqu se toma en cuenta tamao, cantidad y ubicacin de las
instalaciones para almacenarlos.
Funciones de un almacn

a) Recibir mercancas. El almacn se responsabiliza de las mercancas que


recibe de transportistas externos o de una fbrica cercana.
b) Identificar mercancas. Se registran y se anotan las cantidades recibidas.
c) Clasificar mercancas. Se clasifican las mercancas en las reas apropiadas.
d) Enviar las mercancas al almacenaje. Tiene identificado el lugar donde se
encuentran las mercancas.
e) Conservar mercancas. Protege las mercancas hasta que se necesiten.
f) Retirar, seleccionar o escoger mercancas. Los artculos deben seleccionarse
eficazmente para el siguiente paso.
g) Ordenar el embarque. Se agrupan y revisan los artculos que integran el
embarque para comprobar su estado.
h) Despachar el embarque. Se empaca el pedido, se lleva el vehculo de
transporte y se preparan los documentos necesarios.
Tipos de almacenes
ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos terminados
presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias
hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacn tiene
como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de produccin.
ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos
que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o
empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas,
envases, etc.
ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en proceso o artculos
semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por
la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.
ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la
custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo
y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de
mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes o materiales
rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o
reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el
cuidado del departamento mismo.

ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS:Los materiales obsoletos son los que han


sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por
deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn
de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos
no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
ALMACEN DE DEVOLUCIONES: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se
separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

Existen dos tipos de almacenes:


a) Almacenes privados. Propiedad de una empresa que los opera con objeto de
distribuir sus productos.
b) Almacenes pblicos. Organizaciones mercantiles con la finalidad de
proporcionar almacenaje para la distribucin fsica de productos de otras
empresas sobre la base de alquiler. Los servicios que brindan son:

Almacenamiento afianzado
Espacio para oficinas y exhibicin
Equipo de procesamiento de datos
Mantenimiento de niveles de existencia
Entregas locales
Otros servicios
Custodiar mercancas usadas como colaterales en prstamos

Manejo de materiales
La seleccin del equipo apropiado para el manejo fsico de los productos, e
incluso del propio edificio de la bodega, constituye el subsistema de manejo de
materiales de la administracin de distribucin fsica. El equipo adecuado para
la tarea minimiza las prdidas por rotura, deterioro y robo. Un equipo eficiente
reduce los costos de manejo, as como el tiempo requerido para este manejo.
Las bodegas modernas suelen ser enormes estructuras de una planta, situadas
en reas suburbanas, donde el terreno es menos costoso y los camiones y
vagones ferroviarios tienen ms fcil acceso a las plataformas de carga. Para
mover la mercanca se usan bandas transportadoras, tractores montacargas y
otras mquinas.
El uso de contenedores es un sistema de manejo de carga que se ha vuelto
prctica comn en la distribucin. Los embarques de productos se alojan en
recipientes muy grandes (contenedores) de metal o madera. stos se
transportan sin abrirlos desde las instalaciones del remitente (como la planta de
un fabricante) hasta su destino (como la bodega de un mayorista).
Control de inventario

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y vara


ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta
parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin
El objetivo del control de inventarios es satisfacer las expectativas de los
clientes de atencin a sus pedidos y, al mismo tiempo, minimizar tanto la
inversin como las fluctuaciones en los inventarios.
a) Tipos de inventarios

Inventarios de Materia Prima


Inventarios de Produccin en Proceso
Inventarios de Productos Terminados
Inventarios de Materiales y Suministros

b) Administracin de inventarios

Control de inventarios. Controlar el tamao representa una inversin


para cualquier finalidad.
Necesidades de servicio al cliente. Gracias a los avances de la
tecnologa, los ejecutivos estn en posibilidad de abreviar el tiempo de
entrega y reducir el tamao de los inventarios y mantener los niveles
deseados de servicios al cliente.
Lotes econmicos. Es el volumen en que la suma de los costos de
mantenimiento de inventario y de procesamiento de pedidos se
encuentran en su nivel mnimo.
Justo a tiempo. Se compran pequeas cantidades que llegan justo a
tiempo para la produccin y luego se produce en cantidades suficientes
justo a tiempo para la venta. As ahorramos pues disminuye el nmero
de bienes que se daan, roban o quedan inutilizados.

c) Funciones bsicas de los inventarios


Las existencias de ciertos artculos son necesarias para reemplazar materias
primas y tener productos para su distribucin.
Se necesita cierto nmero de pedidos.
Se necesitan existencias fijas para asegurar niveles apropiados de inventario,
por las variaciones de la oferta y la demanda.
Las existencias estacionales para la produccin uniforme y las demandas de
temporada.
Procesamiento de pedidos

El punto de partida en un sistema de distribucin fsica es el procesamiento de


pedidos, que es un conjunto de procedimientos para recibir, manejar y surtir los
pedidos con prontitud y precisin. Esta actividad debe incluir estipulaciones
para la redaccin de cuentas, el otorgamiento de crdito, la preparacin de
facturas y el cobro de cuentas vencidas. Si la compaa comete errores o
atiende los pedidos con lentitud, el resultado ser la mala voluntad del cliente.
Adems, el procesamiento ineficiente de pedidos da lugar a inventarios
innecesariamente grandes. Por eso casi todas las empresas recurren a las
computadoras para efectuar la mayora de sus actividades de procesamiento
de pedidos. Al mismo tiempo, algunos proveedores incluso proporcionan
tecnologa de computadoras a los clientes para su uso en la colocacin de
pedidos.
Ha habido diversos avances, basados en la tecnologa, en el procesamiento de
pedidos.
Uno de los ms notables es el intercambio electrnico de datos, con el que
los pedidos, facturas y tal vez tambin otra informacin comercial se transmiten
por computadora, en lugar de hacerlo por correo. De este modo, acelera el
proceso y reduce mucho el papeleo.
Transporte
Una de las funciones principales en el sistema de distribucin fsica en muchas
compaas es la transportacin, el envo de productos a los clientes. La
administracin tiene que decidirse sobre el modo de transportacin y los
transportistas particulares.
Medios principales Ferrocarriles, camiones, ductos, embarcaciones y
aeroplanos son los modos principales de transportacin. Estos son criterios
probables por los que se rigen los gerentes de distribucin al elegir una
modalidad de transporte. Desde luego, las tarifas de los modos de
transportacin pueden variar de un gerente a otro, e incluso dentro de un
mismo centro de compras de una organizacin. Prcticamente todos los envos
interurbanos se hacen por camin.

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