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No. 2-2014-660
Doctor
JUAN
2.
3.
El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el tt ulo V de la Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestin documental propiamente del programa de
gestin documental, del sistema de gestin doc ument al y de la gestin de document os electrnicos
de archivo.
4.
El Acuerdo AGN 060 de 2001 Por el cual se establecen paut as para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas
dispone en el Art culo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de
correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan
certificar la recepcin de los doc ument os, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de
servicios de alert a para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas
5.
La Circula Externa 002 de del 06 de marzo de 2012 del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o
desarrollar sistemas de gestin de documentos, como quiera que la administracin de doc ument os
de archivo que se originan en sistemas de informacin deben cumplir con unos mnimos, para el
cumplimient o de las polticas de Gestin Documental y conforme a las Tablas de Retencin
Documental de la Entidad.
Ahora bien, acorde con las acciones previstas por la Universidad para el cambio de aplicativo
con el fin de implementar la gestin de documentos de forma electrnica, nos permitimos
reiterarle tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 6 de Marzo de 2012 referida a la
Adquisicin de Herramientas tecnologas de gestin documental, que la adopcin de
tecnologas de informacin y las comunicaciones (TIC) por parte de la administracin implica
generar y procesar documentos electrnicos y estos deben ser soportados por procesos y
controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las reas de archivo y
correspondencia en las entidades pblicas, que es un deber articularse con otras reas de la
entidad como lo son Planeacin yTecnologas de la Informacin, con el propsito que, de forma
interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser ms
eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseando los
procedimientos administrativos para llevarlos al mbito electrnico con caractersticas integrales
propias de la archivstica; implementando buenas prcticas para el uso racional de los recursos,
entendiendo que el cero papel no es solo una accin tecnolgica, sino que se requiere la
integracin de los recursos: humanos, tcnicos y tecnolgicos adecuados, que permitan dar
cumplimiento a los objetivos que seala la Directiva PresidencialNo. 04 de 2012, los cuales son:
optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma
correcta la disciplina archivstica y la gestin documental, para garantizar la proteccin del
patrimonio documental digital de nuestro pas.
Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema,
usuarios y grupos & Roles, Clasificacin, Documentales, Metadatos, Retencin y disposicin
final, bsquedas, informes, exportacin etc) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad,
Disponibilidad, Soporte, Garanta etc) las entidades pblicas y las privadas con ocasin de la
adquisicin de un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, debern tener
en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1
(Creacin y registro, clasificacin, gestin y almacenamiento, retencin, disposicin final y
documentacin de procesos de la gestin documental), NTC ISO15489-2 y el Modelo de
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Finalmente, en cuanto a dejar sin trmite los asuntos que se encuentren pendientes en el
aplicativo. le comunicamos que al ser consecuentes con lo establecido en el artculo 1 de la
Ley General de Archivos, que seala los principios y reglas generales que regulan la funcin
archivstica del Estado, el AGN no est facultado para dar indicaciones al respecto y por lo
mismo esta solicitud se deber elevar a los organismos de control que regulan a la Universidad.
En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
REGISTRO ELECTRONICO