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Ref. 1-2014-530 - 445/2014/SGC - 410


Bogot D.C., 20 de febrero de 2014 12:23

No. 2-2014-660

Doctor
JUAN

Asunto: Solicitud de concepto 2013IE13835


Respetado Doctor
El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el No. 12014-530 en la cual solicita un concepto sobre el aplicativo para implementar la gestin de
documentos de forma electrnica. Al respecto nos permitimos sealar lo siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS:
1.

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Archivo General de la


Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas tecnologas y de
hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del Gobierno Nacional como el
Ministerio de Tec nologas de la Informacin y las Comunicaciones, Departamento Adminis trativo de
la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica.

2.

La Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimient o Administrativo y de lo


Cont encioso Administrativo establece en el Artculo 7 los Deberes de las autoridades en la atencin
al pblico y en el numeral 4 del Artc ulo 5, seala que es un derecho de las personas ante las
autoridades obtener res puesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos. establecidos para el
efecto

3.

El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el tt ulo V de la Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestin documental propiamente del programa de
gestin documental, del sistema de gestin doc ument al y de la gestin de document os electrnicos
de archivo.

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA


www.archivogeneral.gov.co ink nformacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov.co ra. 6  6-91 el 328 2888 Fax 337 2019 ogot, olombia.  800128835-6

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4.

El Acuerdo AGN 060 de 2001 Por el cual se establecen paut as para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas
dispone en el Art culo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de
correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan
certificar la recepcin de los doc ument os, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de
servicios de alert a para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas

5.

La Circula Externa 002 de del 06 de marzo de 2012 del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o
desarrollar sistemas de gestin de documentos, como quiera que la administracin de doc ument os
de archivo que se originan en sistemas de informacin deben cumplir con unos mnimos, para el
cumplimient o de las polticas de Gestin Documental y conforme a las Tablas de Retencin
Documental de la Entidad.

Ahora bien, acorde con las acciones previstas por la Universidad para el cambio de aplicativo
con el fin de implementar la gestin de documentos de forma electrnica, nos permitimos
reiterarle tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 6 de Marzo de 2012 referida a la
Adquisicin de Herramientas tecnologas de gestin documental, que la adopcin de
tecnologas de informacin y las comunicaciones (TIC) por parte de la administracin implica
generar y procesar documentos electrnicos y estos deben ser soportados por procesos y
controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las reas de archivo y
correspondencia en las entidades pblicas, que es un deber articularse con otras reas de la
entidad como lo son Planeacin yTecnologas de la Informacin, con el propsito que, de forma
interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser ms
eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseando los
procedimientos administrativos para llevarlos al mbito electrnico con caractersticas integrales
propias de la archivstica; implementando buenas prcticas para el uso racional de los recursos,
entendiendo que el cero papel no es solo una accin tecnolgica, sino que se requiere la
integracin de los recursos: humanos, tcnicos y tecnolgicos adecuados, que permitan dar
cumplimiento a los objetivos que seala la Directiva PresidencialNo. 04 de 2012, los cuales son:
optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma
correcta la disciplina archivstica y la gestin documental, para garantizar la proteccin del
patrimonio documental digital de nuestro pas.
Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema,
usuarios y grupos & Roles, Clasificacin, Documentales, Metadatos, Retencin y disposicin
final, bsquedas, informes, exportacin etc) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad,
Disponibilidad, Soporte, Garanta etc) las entidades pblicas y las privadas con ocasin de la
adquisicin de un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, debern tener
en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1
(Creacin y registro, clasificacin, gestin y almacenamiento, retencin, disposicin final y
documentacin de procesos de la gestin documental), NTC ISO15489-2 y el Modelo de


     
  
    

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Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (MoReq), el cual constituye


una gua internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organizacin.
En relacin con su solicitud de un concepto tcnico en cuanto a las alternativas de solucin que
contribuyan a culminar el trmite de las comunicaciones pendientes por la falla del aplicativo, es
importante ratificar las siguientes tareas encaminadas a verificar el cumplimiento y cierre de los
trmites respectivos:

Confront ar que se haya hecho la revisin de l as planillas de entrega de correspondencia a las


dependencias de la Universidad y de las dems instituciones con las cuales interacta.
Comprobar la conformacin y organizacin de la serie documental Consecutivo de Correspondencia
de la Oficina de Correspondencia para validar que se haya dado respuesta a las solicitudes.
Verificar la conformacin de las series documentales y cierre de los expedientes, acorde con las
tablas de ret encin documental.
Adopcin de mecanismo que permitan la reconstruccin de los expedientes, a partir de los
documentos en soporte fsico entregadosy tramitados por las diferentes reas de la Universidad
durante los periodos sealados.

Finalmente, en cuanto a dejar sin trmite los asuntos que se encuentren pendientes en el
aplicativo. le comunicamos que al ser consecuentes con lo establecido en el artculo 1 de la
Ley General de Archivos, que seala los principios y reglas generales que regulan la funcin
archivstica del Estado, el AGN no est facultado para dar indicaciones al respecto y por lo
mismo esta solicitud se deber elevar a los organismos de control que regulan a la Universidad.
En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ


Subdirector de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyect: Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE
Revis: Jhon Alexander Gonzlez Flrez, Subdirector TIADE - AGN

REGISTRO ELECTRONICO