Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

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Ref. 1-2014-2529 - 2156/2014/SGC - 400

Bogot D.C., 24 de junio de 2014 10:12

No. 2-2014-3338

Doctora
SANDRA

ASUNTO: Metadatos definidos en Gua N.4 Expediente Electrnico

Respetada Doctora

El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el

No. 1-2014-2529 relacionada con la solicitud de informacin de los aspectos definidos sobre
metadatos en la Gua Cero Papel No.4 Expediente Electrnico. Al respecto nos permitimos
atender su solicitud en los siguientes trminos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de

la Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas
tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la
Repblica.

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co ink
nformacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov.co ra. 6  6-91 el
328 2888 Fax
337 2019 ogot, olombia. 
800128835-6

Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

El Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos, desarrolla temas de la gestin documental y en el artculo 30 establece los
metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo.
El Acuerdo 005 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nacin establece los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

Acorde con su solicitud procedemos a responder la pregunta formulada en su comunicacin:

En primer lugar, es importante tener en cuenta que cualquier proceso archivstico debe
responder como primera medida, a las caractersticas administrativas, legales, tcnicas y
funcionales de los documentos que la entidad produce en razn de sus funciones y/o procesos,
as como a las exigencias de un modelo de gestin documental implementado por la entidad.
Uno de los objetivos principales de la asignacin de metadatos est orientado a garantizar los
requisitos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservacin y
conservacin de los documentos de archivo, as como establecer las relaciones que se deben
efectuar entre los documentos para su vinculacin a un trmite, a un expediente o a una serie
documental. Para definir un esquema de metadatos las entidades debern:

Identificar su objeto misional, la estructura orgnico-funcional, las funciones, los procesos y

su contexto administrativo, legal, tcnico, econmico.
Identificar los documentos y agrupaciones documentales existentes en la entidad que de
acuerdo a sus caractersticas tienen diferentes tratamientos durante todo su ciclo vital.
Establecer los niveles de responsabilidad y autoridad que las personas y/o grupos de
trabajo tienen sobre los documentos.
Identificar las regulaciones que aplican a la entidad y sus documentos.

En tal sentido, los documentos electrnicos de archivo deben contener como mnimo
metadatos: de contenido, de estructura y de contexto, no obstante las entidades, podrn


    
  
     

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Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

segn sus necesidades agregar tipos de metadatos, tales como lo son los de su objeto de
consulta, siempre y cuando se garantice la preservacin de los documentos y eso facilite su
acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperacin.
Ahora bien, la entidad debe definir el esquema de metadatos y precisar los que se van a utilizar
en cada nivel. Es decir la entidad a travs del esquema de metadatos, debe utilizar los
necesarios para cada nivel. Para definir la aplicacin de los metadatos, se debe contemplar lo
estipulado en el Acuerdo AGN 005 de 2013, literal c) del artculo 18, en donde la descripcin
archivstica en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles, debe contemplar como mnimo
las reas de descripcin que se relacionen con la estructura documental del nivel a describir.
En consecuencia, los tipos de metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo
son los definidos en el Artculo 30 del Decreto 2609 de 2012 y por lo mismo la entidad deber
hacer un anlisis de las condiciones anteriormente mencionadas y establecer las relaciones
pertinentes para definir los metadatos. Cuando se requiera construir un esquema de metadatos
se sugiere se aplique las tres partes de la norma ISO 23081: Informacin y documentacin.
Procesos de Gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Es importante advertir, que la Gua Cero Papel No.4 Expediente Electrnico orienta en forma
sistemtica y metodolgica, los objetivos, tcnicas y procedimientos relacionados con los
expedientes electrnicos, ya que entre otros aspectos, permite ampliar su alcance y definiciones
complementarias consultadas en fuentes de informacin bibliogrfica que fueron consideradas
para su elaboracin, tales como:

Esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) Disponible en: <
http://www.loc.gov/standards/mets/METSOverview spa.html >
Esquema de metadatos para la gestin del documento electrnico e-EMDGE
<http://administracionelectronica.gob.es/pae Home/dms/pae Home/documentos /Estrategias/pae Interoper
abilidad Inicio/Esquema de metadatos e-EMGDE-Publicacion oficial-2012.pdf >

Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

Por lo anterior, esta Gua No.4 Expediente Electrnico, debe entenderse como un referente de
los temas especficos tratados en ella, toda vez que no posee el carcter normativo o
reglamentario.
Finalmente le informamos que el Archivo General de la Nacin realiz recientemente un trabajo
de identificacin de las principales normas tcnicas internacionales de diferentes organismos de
normalizacin, las cuales se pondrn paulatinamente a disposicin del pblico para su consulta
y que se pueden consultar en: http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-ypublicaciones/herramientaslineamientos.
En los anteriores trminos rendimos nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los
parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ

Subdirector de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyect: Lilliana Mayorga To var, Asesora Direccin General
Wilson Ramiro Snchez, Profesional TIADE AGN
Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE - TIADE
Revis: Jhon Alexander Gonzlez Flrez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en: Conceptos tcnicos

Doctora
SANDRA PAULINA BECERRA RUBIO
Lder Corporativo de Gestin Documental
Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento

F x 7 0 B b 005

Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

ECOPETROL
sandra.becerra@ecopetrol.com.co
Bogot D.C.
ASUNTO: Metadatos definidos en Gua N.4 Expediente Electrnico
Respetada Doctora Paulina:
El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el
No. 1-2014-2529 relacionada con la solicitud de informacin de los aspectos definidos sobre
metadatos en la Gua Cero Papel No.4 Expediente Electrnico. Al respecto nos permitimos
atender su solicitud en los siguientes trminos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de

la Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas
tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la
Repblica.

ESTA LECIMIENTO P LICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co
ink nformacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov.co ra. 6  6-91 el 328 2888 a 33 2
19 ogot, olom ia.  8

12883-6

Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

El Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos, desarrolla temas de la gestin documental y en el artculo 30 establece los
metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo.
El Acuerdo 005 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nacin establece los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

Acorde con su solicitud procedemos a responder la pregunta formulada en su comunicacin:

En primer lugar, es importante tener en cuenta que cualquier proceso archivstico debe
responder como primera medida, a las caractersticas administrativas, legales, tcnicas y
funcionales de los documentos que la entidad produce en razn de sus funciones y/o procesos,
as como a las exigencias de un modelo de gestin documental implementado por la entidad.
Uno de los objetivos principales de la asignacin de metadatos est orientado a garantizar los
requisitos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservacin y
conservacin de los documentos de archivo, as como establecer las relaciones que se deben
efectuar entre los documentos para su vinculacin a un trmite, a un expediente o a una serie
documental. Para definir un esquema de metadatos las entidades debern:

Identificar su objeto misional, la estructura orgnico-funcional, las funciones, los procesos y

su contexto administrativo, legal, tcnico, econmico.
Identificar los documentos y agrupaciones documentales existentes en la entidad que de
acuerdo a sus caractersticas tienen diferentes tratamientos durante todo su ciclo vital.
Establecer los niveles de responsabilidad y autoridad que las personas y/o grupos de
trabajo tienen sobre los documentos.
Identificar las regulaciones que aplican a la entidad y sus documentos.

En tal sentido, los documentos electrnicos de archivo deben contener como mnimo
metadatos: de contenido, de estructura y de contexto, no obstante las entidades, podrn

      

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Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

segn sus necesidades agregar tipos de metadatos, tales como lo son los de su objeto de
consulta, siempre y cuando se garantice la preservacin de los documentos y eso facilite su
acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperacin.
Ahora bien, la entidad debe definir el esquema de metadatos y precisar los que se van a utilizar
en cada nivel. Es decir la entidad a travs del esquema de metadatos, debe utilizar los
necesarios para cada nivel. Para definir la aplicacin de los metadatos, se debe contemplar lo
estipulado en el Acuerdo AGN 005 de 2013, literal c) del artculo 18, en donde la descripcin
archivstica en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles, debe contemplar como mnimo
las reas de descripcin que se relacionen con la estructura documental del nivel a describir.
En consecuencia, los tipos de metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo
son los definidos en el Artculo 30 del Decreto 2609 de 2012 y por lo mismo la entidad deber
hacer un anlisis de las condiciones anteriormente mencionadas y establecer las relaciones
pertinentes para definir los metadatos. Cuando se requiera construir un esquema de metadatos
se sugiere se aplique las tres partes de la norma ISO 23081: Informacin y documentacin.
Procesos de Gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Es importante advertir, que la Gua Cero Papel No.4 Expediente Electrnico orienta en forma
sistemtica y metodolgica, los objetivos, tcnicas y procedimientos relacionados con los
expedientes electrnicos, ya que entre otros aspectos, permite ampliar su alcance y definiciones
complementarias consultadas en fuentes de informacin bibliogrfica que fueron consideradas
para su elaboracin, tales como:

Esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) Disponible en: <
http://www.loc.gov/standards/mets/METSOverview spa.html >
Esquema de metadatos para la gestin del documento electrnico e-EMDGE
<http://administracionelectronica.gob.es/pae Home/dms/pae Home/documentos /Estrategias/pae Interoper
abilidad Inicio/Esquema de metadatos e-EMGDE-Publicacion oficial-2012.pdf >

Identificador : z7gC EOVe nbxM nScj fDMD 7ZFX lB0=

Por lo anterior, esta Gua No.4 Expediente Electrnico, debe entenderse como un referente de
los temas especficos tratados en ella, toda vez que no posee el carcter normativo o
reglamentario.
Finalmente le informamos que el Archivo General de la Nacin realiz recientemente un trabajo
de identificacin de las principales normas tcnicas internacionales de diferentes organismos de
normalizacin, las cuales se pondrn paulatinamente a disposicin del pblico para su consulta
y que se pueden consultar en: http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-ypublicaciones/herramientaslineamientos.
En los anteriores trminos rendimos nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los
parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ

Subdirector de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyect: Lilliana Mayorga To var, Asesora Direccin General
Wilson Ramiro Snchez, Profesional TIADE AGN
Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE - TIADE
Revis: Jhon Alexander Gonzlez Flrez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en: Conceptos tcnicos

JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ

-91 T 328 2888 F x 337 2019 B b T 800128835 -