Identificador : gpmK /8vc Cyne DSVN L3T+ Wes0 0zk=

Copia en papel autntica de documento electrnico. La validez de este documento puede

verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co

Ref. 1-2014-3865 - 3125/2014/SGC - 430

Bogot D.C., 16 de septiembre de 2014 10:20

No. 2-2014-5449

Chves,

Asunto: Concepto Tcnico Formatos de Preservacin

Respetado Doctor Chves:

El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el No. 12014-3865 en la cual solicita informacin respecto a los formatos de preservacin de
documento electrnico (Estndares pdf/A-1a pdf/A1-b). Al respecto nos permitimos sealar lo
siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de

la Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas
tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la
Repblica.

Arch vo General de l a Nac n Jorge Pala c o s Prec ado
e stablec m ento pbl co ads cr to al M n st er o de Cult ura
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 20131211

V 6

D F01

Identificador : gpmK /8vc Cyne DSVN L3T+ Wes0 0zk=

MARCO NORMATIVO

ISO 19005-1: 2005. El cual especifica cmo utilizar el formato del documento portable (PDF)
1.4 para la preservacin a largo plazo de documentos electrnicos.
ISO 19005-2: Se basa en PDF versin 1.7 (como se define en la norma ISO 32000-1) en
lugar de PDF versin 1.4 (que se utiliza como la base de la norma ISO 19005-1). Se hacen
posibles estas capacidades adicionales mediante el cumplimiento de la norma ISO 32000-1
e incluyen algunas mejoras.
ISO 19005-3: 2012 especifica el uso del formato de documento portable (PDF) 1.7,
formalizado en la norma ISO 32000-1, para la preservacin de la representacin visual
esttica de los documentos electrnicos basados en pginas con el tiempo adems de
permitir cualquier tipo de otros contenidos para ser incluido como un archivo o datos
adjuntos incrustados.

Acorde con su solicitud procede mos a responder las preguntas referidas en su

comunicacin:
Cumple el objetivo manejar pdf/a-1b o si se debe manejar el formato pdf/a-1a?
En el mbito de documento electrnico es importante definir el formato del documento
adecuado de manera que preserve su aspecto visual en el tiempo, independiente de las
herramientas y sistemas utilizados para crear, almacenar o prestar los archivos, por tanto es
importante precisar:

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Identificador : gpmK /8vc Cyne DSVN L3T+ Wes0 0zk=

El estndar PDF/A tiene como objetivo crear documentos PDF, el cual preserva su apariencia
visual a lo largo del tiempo. Estos archivos deben ser independientes del software y de los
sistemas utilizados para crearlos, almacenarlos o reproducirlos.
El estndar PDF/A-1 Basado en la versin 1.4 (PDF), tiene como finalidad preservar la
apariencia visual esttica de los documentos electrnicos a lo largo del tiempo y permitir el
acceso en el futuro. As mismo especifica dos niveles de cumplimiento:
Nivel A: Satisface todos los requerimientos.
Nivel B: Es un nivel inferior de cumplimiento, garantizando la conservacin pero no las
propiedades semnticas y estructurales del documento.

PDF/A-1a (Nivel A): Cumple con los requerimientos del estndar PDF/A-1 incluyendo
aquellos relacionados con las propiedades de los documentos, semnticas y estructurales,
adicional se obliga a que el documento este etiquetado lo que permite aadirle informacin
sobre su estructura y garantiza la preservacin del documento a largo plazo.
PDF/A-1b (Nivel B). Garantiza que el documento es visualmente idntico al que creo el
autor. Asegura la preservacin del documento a lo largo del tiempo desde el punto de vista
visual, de acceso al contenido del documento.

Posterior a esta norma se crearon dos partes ms del estndar PDF/A, basadas en el formato
PDF 1.7 Donde se precisa:
El estndar PDF/A-2 es la segunda parte del estndar PDF/A, incluye nuevas caractersticas
aadidas en las versiones 1.5, 1.6 y 1.7 de la referencia PDF el cual define tres niveles de
cumplimiento:

Identificador : gpmK /8vc Cyne DSVN L3T+ Wes0 0zk=

PDF/A-2a: cumple todos los requerimientos de la especificacin.

PDF/A-2b: es el nivel ms bajo de cumplimiento y garantiza la visualizacin del
documento a largo plazo pero no sus propiedades semnticas o estructurales
PDF/A-2u corresponde con un nivel de cumplimiento b pero con un requisito adicional
que consiste en que todo el texto del documento tiene un equivalente UNICODE

El estndar PDF/A-3 es la tercera parte del estndar PDF/A, permite incluir formatos de
archivos arbitrarios en PDF/A como completos objetos archivados, dispone de tres niveles
de cumplimiento:

PDF/A-3a: cumple todos los requerimientos de la especificacin

PDF/A-3b: es un nivel ms bajo de cumplimiento. Puede que los archivos con este nivel
de cumplimiento no tengan suficiente informacin interna para permitir la preservacin
de la estructura lgica del documento y el contenido de secuencia de texto en el orden
de lectura natural.
PDF/A-3u: corresponde con un nivel de cumplimiento b pero con un requisito adicional
que consiste en que todo el texto del documento tiene un equivalente UNICODE

En relacin a lo anterior es deber de la entidad, realizar un anlisis de los documentos a

digitalizar y determinar el formato que se ajusta a sus necesidades de tal manera que garantice
las propiedades semnticas y estructurales del documento, preserve la apariencia visual de los
documentos electrnicos a lo largo del tiempo y permita el acceso en el futuro.
Finalmente el AGN estim a lo ms conveniente, para guardar total independencia, es
sealar, de forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se deben acatar en los
correspondientes procesos, normatividad que se encuentra publicada en su pgina web, de
acceso y consulta pblica.

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bl ho ads hto al Mhnhst e ho de Cultu a

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V 6

D F01

Identificador : gpmK /8vc Cyne DSVN L3T+ Wes0 0zk=

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.

Cordial saludo,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ

Subdirector de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico - TIADE

Anexos. N.A.
Copia: N.A

Proyect: Sandra Milena Daz, Profesional GIATIA AGN

Revis: Erika Lucia Rangel, Coordinadora GIATIA - AGN
Archivado: Conceptos tcnicos

JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ

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