Aprende el significado del proceso

combinar correspondencia

Photo Credit: Imprimir pantalla Microsoft Word Y. Cuesta

Updated July 22, 2015.

Word te permite incluir en un documento los datos que tienes en una hoja de
clculo deExcel, tambin los de Access y de Outlook.
As obtendrs a partir de un mismo documento diferentes, cartas, emails,
etiquetas, sobres, facturas, recibos, etc. con un texto adaptado
o personalizado para cada destinatario.
Partimos de dos herramientas fundamentales:
Documento principal de Word que contiene el texto fijo y una serie de
campos que irn variando en funcin del origen de datos que tomes.
Origen de datos de Excel contiene una lista de registros por ejemplo:
empresa, direccin, persona de contacto,...
Un ejemplo de combinar correspondencia es enviar una carta modelo con una
invitacin a un evento en tu empresa: la presentacin del nuevo
producto.Quieres hacrselas llegar a 100 personas, has creado la carta en
Word y tienes los datos de los invitados en Excel. Con la combinacin de
correspondencia lo podrs hacer rpido y fcil.
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Crea el documento de Word

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Lo primero tienes que crear o especificar cual va a ser el documento principal

para luego seleccionar la base de origen de datos en Excel.

Estos son los pasos a seguir:

Abre el programa Microsoft Word con un documento nuevo, tambin
puedes optar por seleccionar un documento Word que ya tengas.
Segn la versin de Word que tengas has de pulsar en los siguientes
mens o comandos. En Word Excel 2010 y 2007: Correspondencia - Iniciar
combinacin de correspondencia -Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia. En WordExcel 2003: Herramientas - Cartas y
correspondencia - Combinar correspondencia.
En la parte derecha de la pantalla aparece una ventana
llamada Combinar correspondencia
Nos pide seleccionar el tipo de documento: Cartas, mensajes de correo
electrnico, sobres, etiquetas y lista de direcciones, veras una breve
descripcin si te vas situando en cada una de las opciones, elige Cartas.
Pulsa en la parte inferior donde pone Siguiente: Inicie el documento.
En la nueva pantalla tienes que seleccionar el documento inicial, elige
Utilizar el documento actual y escribe el texto que tienes en la imagen, se trata
de una carta invitando a nuestros clientes a una presentacin del lanzamiento
de nuestro nuevo producto.

Pulsa al final de la pantalla donde pone Siguiente: Seleccione los

destinatarios.
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Abre el archivo Excel, origen de datos

existentes

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En esta pantalla los pasos a seguir son los siguientes:

En la ventana de la derecha aparecen tres opciones, vas a pulsar
en Utilizar una lista existente, aunque tambin te permite otras dos opciones
como son Seleccionar los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.
Pulsa donde dice Examinar.
Busca en tu equipo una de las hojas de clculo de Excel en las que
tengas datos de clientes, aqu te dejo un ejemplo por si no tienes ninguna.

Haz clic en Aceptar.

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Inserta los campos de combinacin

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Un campo de combinacin es un texto variable que ira cambiando en cada

carta en funcin del destinatario.
Los campos de combinacin tienen los mismos nombres que los que aparecen
en la primera fila de tu hoja de Excel donde tienes los datos de los clientes:
empresa, persona de contacto, direccin.

Pasos:
En Word 2010 y 2007 haz clic en la pestaa Correspondencia y luego en
Insertar campos combinados, ah te aparecern los nombres de cada una de
las celdas a combinar.
En Word 2003 Tendrs la barra de tareas Combinar correspondencia,
que aparece debajo de la barra de formato (si no aparece pulsa en Ver - Barras
de herramientas y marca Combinar correspondencia).

Coloca el cursor en la parte de la carta donde quieras reflejar el

nombre de la empresa e inserta el campo de combinacin en ese punto
haciendo clic encima de nombre. Vers que en la carta te aparece Empresa.
Anlogamente con contacto y direccin.

En la imagen puedes ver el resultado en la parte izquierda de la carta.

Adems sita el cursor al final de la palabra Estimad@ e inserta el

campo persona de contacto para personalizar an mas el documento.
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Vista previa de las cartas y combinar

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Una vez ejecutados las acciones del paso anterior, has de seguir con:

En la parte inferior de la ventana izquierda haz clic en Siguiente: Vista

previa de las cartas.

Puedes desplazarte por cada uno de los destinatarios segn su nmero

de orden y visualizar como quedara la carta que enviaras a cada uno de ellos.
Pulsa abajo en Siguiente: Complete la combinacin.
Elige Editar cartas individuales en la parte central de la pantalla,
tambin podras imprimir directamente.
En la ventana que aparece te pregunta que registros combinar en
nuestro caso Todos y Aceptar.
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Guarda los archivos creados

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Se abrir un nuevo documento de Word que tendr tantas pginas como el

nmero de empresas existentes en la hoja de clculo Excel.
Podrs imprimirlo, modificar algo, resaltar alguna caracterstica.
Ese documento aparece con el nombre genrico Cartas1 que puedes guardar
en tu computador con el comando Guardar como e indicarle donde quieres
guardarle y tambin puedes darle otro nombre como sueles hacer con tus
archivos normalmente.
De la misma manera se guarda el documento original donde has realizado
combinar correspondencia por si en un fututo vas a necesitar esta carta
combinada de nuevo.

En otro momento puede que te interese cambiar el origen de datos, modificar la

carta, especificar registros concretos a combinar,... Atrvete a usar combinar
correspondencia siempre que puedas.Te recuerdo: cartas,
etiquetas,catlogos, sobres, facturas, actividades promocionales, correos
electrnicos, recibos y un largo etctera