TITULO DEL EVENTO:

III ENCUENTRO NACIONAL DE ESTUDIANTES DE INGENIERA AGRCOLA (III ENEIA) AYACUCHO

2016
PRESENTACIN:
El III Encuentro Nacional de Estudiantes de Ingeniera Agrcola 2016, se realizara en la ciudad de
Ayacucho, como parte de las actividades que se vienen desarrollando ao tras ao en distintas
regiones del Per, que cuentan con la carrera de Ingeniera Agrcola.
El proyecto, estar a cargo de una Comisin Organizadora integrada por alumnos de pre grado de
la E.P. de Ingeniera Agrcola, quienes se encargaran de llevar adelante la organizacin de dicho
evento.
El Encuentro ser de dos tipos:
Enfocados en un tema o problema; situacin actual de la carrera profesional de Ingeniera
agrcola en el Per, planes de estudios, conformacin de la Asociacin Peruana de Estudiantes
Universitarios de Ingeniera Agrcola (APEUIA), Practicas pre y profesionales, intercambio de
estudiantes a nivel nacional (Pasantas).
Acadmico; conferencias relacionadas a las reas acadmicas y la tecnologa aplicada a la
Ingeniera Agrcola, con invitados de amplia trayectoria profesional, quienes nos plasmaran sus
experiencias, retos, perspectivas a los futuros profesionales de Ingeniera Agrcola.
El Encuentro se realizara en el mes de Octubre del 2016, en la ciudad de Ayacucho.
ANTECEDENTES:
La Escuela Profesional de Ingeniera Agrcola de la Universidad Nacional de San Cristbal de
Huamanga, asume el reto de Organizar el II Congreso Nacional de Estudiantes de Ingeniera
Agrcola en el mes de Octubre del ao 2005 en la ciudad de Ayacucho, como parte de las
actividades que se venan realizando ao tras ao, donde participaron delegaciones de las
distintas universidades que cuentan con la carrera profesional de Ingeniera Agrcola, fue un
evento Acadmico, donde se tocaron temas relacionadas a las reas de la Ingeniera Agrcola, que
son los Recursos Hdricos, Construcciones Rurales y Mecanizacin Agrcola. Con el tiempo, se
detuvo las actividades de realizar los Congresos de Estudiantes de Ingeniera Agrcola.
Por iniciativa de los estudiantes de pre-grado de las distintas universidades del Per que cuentan
con la carrera de Ingeniera Agrcola, al saber que la carrera profesional de Ingeniera Agrcola, no
contaba con eventos acadmicos, el ao 2013 en el mes de Agosto, se apertura el I Encuentro
Nacional de Ingeniera Agrcola Trujillo, organizado por la Universidad Nacional de Trujillo,
seguidamente la sede del II Encuentro Nacional de Ingeniera Agrcola lo organiz la Universidad

Nacional Agraria la Molina -2015, donde en la clausura del evento, se elige a la Universidad
Nacional Antnez de Mayolo Huaraz como la nueva sede 2016.
En la ciudad de Puno, se organiz el XII Congreso Nacional de Ingeniera Agrcola 2015
(Profesionales), entre el 03-06 del mes de Noviembre del 2015, en las cuales participaron
delegaciones de estudiantes de pre-grado de las Universidades de Puno, Ayacucho, Huaraz, Lima,
Piura, Trujillo. En dicho evento se realiz una reunin con los principales delegados, de las
distintas universidades, llegando a un acuerdo de cambio de sede. Que el III ENEIA 2016 se deba
realizar en el departamento de Ayacucho, a cargo de la UNSCH-EP Ingeniera Agrcola, en vista que
al finalizar el XII Congreso Nacional de Ingeniera Agrcola Puno-2015, se le dio la sede del XIII
Congreso Nacional de Ingeniera Agrcola 2017 a la UNSAM Huaraz, quienes anteriormente
estaban encargados de organizar el III ENEIA 2016.
En esta oportunidad es un gran reto realizar el III ENEIA Ayacucho - 2016, lo asumimos con toda
responsabilidad, pues ya tenemos una slida base dentro de la organizacin de Eventos
acadmicos, por haber organizado el II Congreso nacional de Estudiantes de Ingeniera Agrcola
2005.
JUSTIFICACIN:
-

Existe un problema que necesita examinarse. El tema principal del encuentro es la

situacin actual de la carrera profesional de Ingeniera Agrcola en el Per. En la actualidad
existen 7 universidades que cuentan con la carrera profesional de Ingeniera Agrcola, de
las cuales se crearon en dos universidades en el norte del Per. A la fecha no se conoce las
condiciones (Administrativas y Acadmicas) de cmo estn laborando, como tambin de
las dems universidades del Per, de esta manera se ver afectada la calidad profesional
del futuro Ingeniero Agrcola. Otro gran problema que se tiene es que a la carrera
profesional de Ingeniera Agrcola es confundida con la carrera profesional de Agronoma,
en el tema laboral. Creacin de la Asociacin Peruana de Estudiantes Universitarios de
Ingeniera Agrcola (APEUIA), para de esta manera, tener una comunicacin constante y
reuniones de trabajo con las distintas universidades, para solucionar los problemas que se
les presente.

VISION
Ser el mximo encuentro de debate intelectual a nivel nacional, creando redes que se
extendern y mejoraran el trabajo.
MISIN
Dar a conocer a los participantes, la situacin actual de la carrera profesional de
Ingeniera Agrcola en el Per, a travs de conferencias de nivel y foros que nos permita
reenfocar la energa, donde solucionar los problemas que han surgido, dar a los
participantes una oportunidad de demostrar mutuo apoyo.

OBJETIVOS GENERALES
-

Involucrar a los estudiantes de pre grado y profesionales en el tema de la realidad de la

Ingeniera agrcola en el Per.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
-

Favorecer el dilogo y anlisis sobre los procesos de formacin profesional de Ingeniera

Agrcola que involucra a los estudiantes de pre grado y docentes de Ingeniera Agrcola de
las universidades que cuentan con la carrera profesional.
Posibilitar la formacin y la consolidacin de la Asociacin Peruana de Estudiantes
Universitarios de Ingeniera Agrcola (APEUIA).

METAS
-

Participacin de todas las universidades que cuentan con la carrera profesional de

Ingeniera Agrcola en el Per, como tambin invitados de universidades del extranjero.
Institucionalizar la Asociacin Peruana de Estudiantes Universitarios de Ingeniera Agrcola
(APEUIA).
Participacin de 400 estudiantes y profesionales de la carrera profesional de Ingeniera
Agrcola.

INFORMACION GENERAL
Organizadores del Evento: En esta oportunidad, toca realizar el III ENEIA 2016, a la ciudad de
Ayacucho, representado por la Universidad Nacional San Cristbal de Huamanga (UNSCH),
Facultad de Ciencias Agrarias, Escuela Profesional de Ingeniera Agrcola, con el apoyo conjunto de
la UNSCH y el Captulo de Ingeniera Agrcola del colegio de Ingenieros de Per Concejo Regional
Ayacucho.
Comisin Organizadora: Est representada por estudiantes de Pre grado, de la Escuela Profesional
de Estudiantes de Ingeniera Agrcola, elegidas por las bases estudiantiles.
La comisin est conformada por:
Presidente de la Comisin Organizadora
Vicepresidente de la Comisin Organizadora
Coordinadores:
Coordinador de Ponentes
Coordinador de Tesorera
Coordinador de Logstica

Coordinador de Registro
Coordinador de Patrocinios
Coordinador de Diseo y Publicidad
Coordinador de Difusin
Coordinador de documentaciones
Coordinador de fiesta y eventos culturales
Coordinador de la Expoferia
Quienes cumplirn las siguientes funciones:
DISEO DE IMAGEN
Despus de elegir a las probables personalidades que asistirn a nuestro evento ya se puede
empezar a elaborar el diseo de la imagen del congreso
EQUIPO COORDINADOR DE DISEO Y PUBLICIDAD:
-

Puntualidad en sus entregas

Responsabilidad
Compromiso
Estar abiertos a la crtica constructiva
Con experiencia en diseo corporativo o de imagen.
FUNCIONES:
La parte de diseo debe tener coherencia con la temtica que se est abordando
El equipo de diseo debe estar completamente conciente de toda la informacin referente a los
ponentes, el programa y el presupuesto que se le ha otorgado.
As como en las dems reas, los diseadores deben estar en constante comunicacin con su jefe
correspondiente.
Este equipo debe tener en cuenta que el logotipo que realice para el congreso debe ajustarse a
todo tipo de aplicaciones, llmense carteles, volantes, trpticos, lonas, plumas, playeras, pendones,
bolsas, libretas, postales, etc no obstante, una imagen muy rebuscada o saturada puede llegar a
causar problemas a la hora de realizar aplicaciones para difusin o paquete de congresistas.
Es muy probable que la informacin incluida en la publicidad cambie constantemente, por lo tanto,
se debe plantear esta situacin desde el inicio para evitar reclamos posteriores.
Los cambios de horarios en el programa o los nombres de las conferencias son los que suelen ser
ms repentinos, asi que el organizador debe tomar en cuenta el tiempo que el diseador necesita
para realizar los cambios pertinentes.
los tiempos de impresin suelen ser tardados, dependiendo de la cantidad que se solicite. Estos
tiempos deben estar contemplados con un margen de error suficiente para evitar retrasos en la
calendarizacin por imprevistos como: dice que me lo entrega la prxima semana porque no est

el dueo, es que tena mucho trabajo y se atras, se le olvido decirnos que no tiene
Illustrator
Una de las primeras aplicaciones en las que debe aparecer el diseo de la imagen es la pgina de
Internet. Este debe ser el primer medio en actualizarse, principalmente el programa de actividades.
Posteriormente, los carteles, volantes o trpticos son los ms requeridos. En primera porque desde
ahora se puede empezar a asistir a otros congresos a hacer promocin o a las instituciones
relacionadas con el diseo. Lgicamente en este punto an no tenemos nada seguro, pero es
importante que la gente est enterada de que existe nuestro congreso, lo que se promocionar es
el nombre, la temtica y la forma de contacto. Por eso la pgina debe estar en lnea, para que en las
primeras impresiones aparezca este vnculo y la persona interesada en el tema del evento sepa que
prximamente tendr ms informacin sobre los ponentes y conferencias de este congreso.

BUSQUEDA DE PATROCINADORES:
EQUIPO COORDINADOR DE PATROCINIOS
-

Tener facilidad de palabras y persuasin

Saber redactar
Tener contactos, de preferencia debern contar con auto propio.
tener flexibilidad de tiempo y que puedan ser fcilmente localizables.

FUNCIONES:
-

As como en las dems reas de organizacin, sta tambin debe contar con comunicacin continua
entre sus miembros.
Todo tipo de acuerdo con patrocinadores debe estar acordado por escrito y firmado por la persona
responsable de que dicho patrocinio se cumpla, en algunos casos es recomendable tener una copia
de su identificacin. Estn prohibidos los acuerdos de palabra.

Tipos de patrocinios
Existen dos tipos de patrocinios: en efectivo y en especie.
-

Al tener el presupuesto que se utilizar en cada una de las reas nos podemos dar una idea de la
cantidad y tipo de patrocinios que se necesitarn.
Una lista de posibles patrocinadores por rea es una forma de ayudar al equipo encargado de
realizar las cartas y solicitar el patrocinio correspondiente.
La mayora de las empresas prefieren apoyar con patrocinios en especie, por lo tanto debemos
tener una lista de materiales en especie y otra en efectivo para aquellos que se adapten ms a esta
modalidad.
En el caso de patrocinios en especie se deber recurrir a las principales necesidades materiales de
cada rea que hemos realizado previamente para ver en qu se pueden evitar gastos.
Algunas de las reas en las que gran parte de su realizacin debe ser patrocinada son las fiestas, el
paquete de congresistas, los regalos de los ponentes, viticos de los ponentes (tarifas especiales en
hoteles, comidas, transportes) y publicidad (impresiones).
Las empresas ms grandes son a las que se debe acudir con el mayor tiempo de anticipacin
posible ya que a veces las respuestas pueden tardar hasta meses en llegar. Asimismo, stas son las
que ms aportan a los Encuentros de gran concurrencia.

Cartas de patrocinio
Al redactar una carta de patrocinio se necesita ser conciso, a las empresas no les atrae mucho el
darle vueltas al asunto, sin embargo, debe estar incluida toda la informacin que requiere para
apoyarnos.
Un posible orden para desarrollar el contenido de una carta de patrocinio sera el siguiente (esto
puede variar dependiendo del tipo de empresa, alcance del producto o servicio y en algunos casos
la nacionalidad):
-

Presentacin de la persona u organizacin que solicita el patrocinio.

Descripcin breve del evento (nombre, fecha, lugar, objetivo, magnitud del evento y
personalidades ms importantes que acudirn).
Tipos de medios de difusin masiva que se utilizarn (en caso de proponer la publicidad como
beneficio para la empresa).
Razn concreta por la que la empresa fue elegida como posible patrocinador del congreso.
Beneficios que recibir (muy importante!) : sin embargo, el crear opciones dependiendo del apoyo
es una propuesta ms atractiva para la empresa porque as tienen un parmetro para decidir lo que
mejor le convenga (tomando en cuenta que cualquier opcin que eliga el patrocinador debe ser una
ganancia para los organizadores)
Forma de contacto.
Despedida, nombre y firma de la persona que estar en contacto con ese patrocinador en caso de
aceptar la propuesta o de tener alguna duda.
En el caso de patrocinio en efectivo los precios dependern de la magnitud econmica de la
empresa.

En cualquiera de los casos, siempre se deben tener todos los datos completos y formas de contacto
posibles con el patrocinador (direccin, telfono, celular, fax, correo electrnico, pgina web, etc.) para
evitar retrasos por falta de ubicacin de la persona. En algunos casos nunca se tiene contacto personal
con la empresa hasta el da del evento, sin embargo, esto no es muy recomendable, principalmente si se
desconoce el grado de compromiso que posee la empresa.
Aquellos patrocinios relacionados con el gobierno tampoco son una de las mejores opciones, con esto
no me refiero a que estn prohibidos, sino a que normalmente los otorgan para ganar la simpata de
algn grupo especfico, de tal forma que la calidad del patrocinio disminuye, asimismo, la puntualidad
no es una de sus virtudes, por eso siempre es necesario tener un plan B en caso de que se alarguen los
plazos de entrega.
CARTAS A PONENTES
EQUIPO COORDINADOR PONENTES
-

Ser comprometidos
Puntual
Responsable
Saber redactar
Tener paciencia para investigar
No ser acaparador o en el peor de los casos un holgazn que deje todo hasta el final.

FUNCIONES:
-

En el caso especfico de esta rea es importante que la mayora de los miembros cuente con laptop,
acceso a internet, esto debido a que son los que deben estar SIEMPRE al pendiente de las preguntas
y respuestas de los ponentes, no importando en dnde se encuentren. El contacto rpido y continuo
con ellos es imprescindible.

Estas son algunas de las actividades previas a mandar las cartas de invitacin a los ponentes:
-

Ponerse en contacto con el rea de tesorera para saber cul ser el presupuesto con el que cuenta.
Investigar cunto cuestan los vuelos correspondientes a los pases de donde vienen los ponentes
(muchas veces son personas que viajan constantemente, en ese caso hay que contemplar un rango
mayor aproximado en caso de que la persona se encuentre en un lugar ms lejano del que
creemos).
Investigar posibilidades de patrocinios en vuelos, hospedaje, comidas y transporte (para esto hay
que hablar constantemente con el rea de patrocinios para checar la factibilidad de sus
propuestas).
Investigar qu ofrecen hacia este tipo de eventos las respectivas embajadas de los pases
originarios de nuestros ponentes (es importante que esto lo hagan con suficiente tiempo de
anticipacin, a veces las respuestas son muy tardadas).
No salirse del presupuesto! Es muy importante dejar al menos el 30% del presupuesto como
dinero de emergencia, por si los precios que calculamos se disparan, sobre todo en el caso de los
vuelos, estos aumentan entre ms se acerque la fecha del Encuentro.

Si despus de todo esto estamos seguros de que s podemos traer a los ponentes que hemos
investigado, ya se puede pasar al siguiente paso: escribir las cartas.
Para ponerse en contacto con nuestros posibles ponentes primero debemos redactar una carta que
los invite a participar en el Encuentro. *
En caso de ser un ponente mexicano se puede utilizar la siguiente gua para realizar la carta:
Lugar y fecha
Saludo con el respectivo ttulo del ponente (Dr., Msc. Ing., etc.)
Presentacin de la persona u organizacin que realiza el congreso.
Descripcin del III ENEIA (nombre, objetivo, lugar, fechas).
Mencin de algunos ponentes que hayan asistido a congresos anteriores para darle una idea ms
clara del congreso.
Invitacin formal a que asista como ponente y razones por las que se le invita a participar.
Tema del cual nos gustara que hablara (debe mencionarse el tiempo con el que dispone y la
flexibilidad que hay para cambiar el tema propuesto).
Beneficios que se le ofrecen en caso de aceptar.
Formas de contacto (todas las que se puedan! Pero de preferencia
correo electrnico) y una sutil sugerencia de que conteste rpido.
Despedida, nombre y firma de la persona responsable de esta rea y con la que tendr contacto
continuo en caso de aceptar (no podemos estarle cambiando el coordinador a cada rato, esto le
resta formalidad y credibilidad a nuestra invitacin).
Esta carta debe mandarse por todos los medios posibles: correo electrnico, fax, etc. En el caso del
telfono es recomendable usarlo slo cuando es muy urgente una respuesta, si se tiene buen manejo
del idioma (tambin si habla espaol) o si el ponente lo ha solicitado. Tal como lo mencionaba, hay que
recalcar que la persona que vaya a hacer la llamada debe tener buen dominio del idioma
correspondiente, no queremos que nuestro posible invitado se fastidie por no poder comunicarse.

Despus de haber mandado las cartas a los respectivos ponentes (pases y departamentos) slo nos
queda esperar pero no demasiado! Hay que tener un tiempo lmite de espera y volver a establecer
contacto con el ponente, para asegurarnos de que lo est pensando o que al menos hay posibilidad de
que acepte.
En caso de que diga que no, hay que actuar rpidamente y acudir al plan B:
Volver a hacer esto pero con otro ponente (que obviamente ya hemos investigado con anterioridad
porque sabamos que no todos aceptaran).
VITICOS DE PONENTES
Ahora que los ponentes han aceptado nuestra invitacin, debemos escribirles y agradecerles para
empezar a crear un lazo de constante comunicacin. Hay tres posibles situaciones que pueden ocurrir
en la relacin entre el rea de ponentes y el ponente:
-

Acceder: Es cuando aceptamos sin objecin las condiciones del ponente.

Por ejemplo, acceder a comprarle boletos en primera clase aunque sabemos que habr que
sacrificar otras cosas para solventar ese gasto.

Persuadir: Aqu tratamos de darle a entender al ponente que hay otras opciones que podran
convenir a ambos. Por ejemplo, platicarle de los beneficios que podra tener al viajar en clase
business (para no tener que gastar en primera clase).

Negociar: Esta incluye las dos, es decir, se puede acceder en algunas cosas pero al mismo tiempo
darle a entender que no todo se podr, proponiendo as otras alternativas.

Dependiendo del nmero de personas que tenga el rea correspondiente se pueden repartir a los
ponentes para tener un mejor control sobre cada uno. As ser ms fcil y menos confuso administrar
sus vuelos, estancia, requerimientos tcnicos, dudas respecto al evento, etc.
Este punto de viticos abarca lo ms caro del congreso. Un gran porcentaje de las ganancias se va en
pagar este tipo de cuentas. A continuacin 5 aspectos ms importantes de este punto:
Boletos de avin
Transporte terrestre
Hospedaje
Comidas
Aspectos tcnicos
Despus de que hemos elegido a nuestros ponentes y ellos a su vez han aceptado venir a nuestro
encuentro, hay que iniciar una nueva etapa de investigacin.
Es indispensable buscar y comparar precios para tener una idea ms clara de lo que nos conviene y as lograr
comprar los respectivos boletos de avin y boletos terrestres.
Ya se haba realizado un estimado de cunto gastaramos, sin embargo, ahora ya tenemos bien definidos los
pases de origen y las fechas en las que los ponentes nos acompaarn.
El beneficio de estar en contacto con las dems reas es que se puede ahorrar ms entre mejor
comunicados se encuentren. Por ejemplo, el rea de patrocinios puede encargarse de contactar aerolneas
que les otorguen descuentos en algunos vuelos de los ponentes. Esto ayudara mucho a conservar el
presupuesto asignado.
Hay tres principales formas de conseguir los boletos de avin:
Por agencia

Directamente en la aerolnea
Compra por Internet

Investiga qu tipo de documentos necesitar para entrar al pas (pasaporte, visa, etc.) y avsale con tiempo
para saber si los tiene o necesita conseguirlos.
Es importante la comunicacin con el ponente porque quiz l no desea regresar al mismo estado de donde
vino o tal vez desea quedarse ms tiempo del que dura el congreso para vacacionar, en estos casos debes
preguntar en la aerolnea qu debes hacer ya que en migracin deben estar seguros de que volver al pas de
origen.
Procura tener copias de todo lo que vayas investigando y acordando. Los vuelos se estn actualizando
constantemente, es por eso que se debe estar en completo contacto con la aerolnea. Los precios van
variando y aumentando entre ms se acerque la fecha de vuelo as que en cuanto tengas la confirmacin del
ponente y el dinero para pagar el vuelo cmpralo!, sino seguir aumentando y puede llegar a ser una
cantidad tan grande que te saldrs del presupuesto que te hayan asignado.
Debes estar plenamente seguro de tu compra porque las cancelaciones tambin son un gran problema,
sobretodo porque no te podrn regresar todo tu dinero (y si los compraste por Internet no te regresarn
nada al cancelarlo). Tambin es de suma importancia que antes de adquirir un boleto verifiques las fechas,
la aerolnea, los horarios y el nmero de vuelo. Cualquier pregunta que surja durante el proceso no dudes en
preguntarle lo ms pronto posible, siempre debes estar en constante contacto con l.
Todo tipo de transporte que necesiten durante su estancia debe estar contemplado en el presupuesto. Esto
implica gasolina, casetas (en caso de que tengan que trasladarse a otro estado o viajar en carretera), dinero
extra para caf o comidas (para el tiempo de espera de los acompaantes en el aeropuerto) y cualquier otro
gasto que implique el transporte.
Con respecto al hospedaje, el rea de ponentes tambin puede involucrarse con el rea de patrocinadores
para conseguir descuentos en el hotel donde se quedarn.
Es mucho ms conveniente en cuestiones de traslado que el hotel se encuentre cerca de la sede as que las
reservaciones deben estar hechas desde ahora para asegurar su cmoda estancia. Tambin puedes empezar
a checar el patrocinio con restaurantes para que te den descuentos en la fecha que necesites.
Es importante recalcar que gran parte de los ponentes tienen que trabajar durante el congreso as que
necesitas facilitarle todo tipo de tecnologa sobretodo Internet en su hotel, si adems de eso necesitaran
impresora, escner, fax o cualquier otra cosa, te debes anticipar y tenerlo listo. Esto tambin debe ser
consultado con el rea de logstica.
Si los ponentes adems de ir al encuentro planean quedarse ms tiempo para viajar no te comprometas a
planear su estancia en otro lado ya que no es tu responsabilidad, nicamente durante el encuentro y en
su vuelo de regreso al pas de origen, as te evitars muchos problemas. Lo que s puedes hacer es darles
sugerencias o contactos para que se les faciliten sus vacaciones.
DUDAS Y CONTACTO CONTINUO CON LOS PONENTES.
El rea de ponentes siempre debe estar al pendiente de cualquier pregunta que surja de parte de
ellos durante este proceso. No se puede suponer que algo est hecho o dicho. Por ejemplo, si
nuestro ponente quiere saber si el material que requerir estar listo para el da que lo necesita, el
rea de ponentes no puede suponer que s estar todo listo slo porque uno de los miembros le
dijo al rea de logstica que sera bueno tener X materiales para los ponentes o le recit una lista
de cosas que necesita el ponente y que seguramente el que lo escuch no va a recordar a detalle.
Todo tipo de listas y requerimientos de cualquier tipo que pasan de rea a rea deben estar por

escrito, la gente no se acuerda de absolutamente todo y no ser culpa de quien no escuch sino de
quien no lo escribi.
LLEGADA DE PONENTES
Despus de tantos meses de planeacin por fin ha llegado la hora de recibir a tan esperados
ponentes. Ellos siempre llegan en distintas fechas, ya sea das antes o el da exacto de su ponencia,
depende mucho de su disponibilidad de tiempo y de los vuelos que hayamos conseguido. Por lo
tanto, es prcticamente imposible que vayamos una sola vez al aeropuerto como al terminal
terrestre por todos los ponentes.
Lo peor que podemos hacer es dejar esperando al ponente o sencillamente perderlo. Es
indispensable llegar antes de que aterrice el avin, o antes que lleguen por va terrestre.
DIFUSION Y FACILIDADES DE PAGO
EQUIPO COORDINADOR DE DIFUSIN
-

Puntualidad
Responsabilidad
Ser comprometidos
Facilidad de palabras
Facilidad de desplazamiento (si tiene coche propio mejor)
Buena presentacin
De ser posible tener contactos en eventos relacionados

FUNCIONES:
En este punto es indispensable que el rea de tesorera haga una relacin del costo de la inscripcin con
respecto al mes en el que los congresistas pagarn su entrada. Esto quiere decir que es tiempo de hacer
descuentos o promociones a aquellos que se inscriban antes de la fecha de congreso, ya que este dinero
nos ayudar a empezar a pagar los primeros gastos (principalmente vuelos) que se presenten.
Toda la informacin de precios debe ser aprobada por tesorera y llevada directamente a diseo para
que se actualice la pgina de Internet y la publicidad impresa salga lo antes posible. Al mismo tiempo, el
rea de difusin debe hacer contacto con eventos o congresos relacionados con el nuestro para que nos
puedan dar un espacio en donde difundiremos el congreso que estamos organizando. Asimismo, debe
estar en contacto con medios de comunicacin masiva como Internet, prensa, radio, televisin, etc., y
escuelas, universidades, asociaciones o grupos que tambin estn interesados o que cuenten con
alguna base de datos que podamos utilizar para difundir el congreso y los descuentos y promociones
que se ofrecen.
Aqu van algunas promociones que pueden realizarse en el pago de inscripcin:
Descuento por pertenecer a la Institucin donde se llevar a cabo el congreso. Por ejemplo, en
nuestro congreso era ms barata la inscripcin para aquellos que eran parte de la comunidad
estudiantil de la Universidad.
Descuento por grupos. Este puede ser de 10, 15, 20 o ms personas, dependiendo de lo que el rea de
tesorera diga que conviene.
Descuento por pago adelantado. Entre primero paguen ms descuento!
Descuento a los organizadores de grupos. Esto se aplica a aqul que se encarg de organizar y llevar a
un grupo numeroso al congreso. Entre ms grande sea el grupo ms beneficios recibe el organizador.

Tambin se deben difundir los descuentos que haya conseguido el rea de patrocinios en hoteles y
restaurantes. En este caso, los congresistas forneos suelen preguntar ms por los hoteles as que esta
informacin debe estar actualizada en la pgina web.
En este punto puede que an no hayan confirmado todos los ponentes, sin embargo, en publicidad impresa
slo estamos incluyendo el nombre del congreso, el tema, las fechas, el lugar donde se realizar, los costos
(con descuentos y promociones) y la forma de contacto, en donde es indispensable poner la pgina de
Internet. En sta s se pueden ir incluyendo los ponentes ya confirmados, mientras que en impresos no se
puede hacer esto ya que el riesgo de echar a perder muchas impresiones es bastante alto.
ORGANIZACIN DE LOGSTICA
EQUIPO COORDINADOR DE LOGISTICA
-

Puntualidad
Responsabilidad
Ser comprometidos
Organizados
Activos
Facilidad y rapidez en la toma de decisiones

FUNCIONES
El rea de logstica se divide en dos grandes partes: Logstica de montajes y logstica tcnica.
Logstica de montajes: Se refiere a todo el mobiliario requerido para el congreso. Aqu es recomendable que
dividan los lugares donde se va a desenvolver el evento para no tener confusiones posteriores. De esta
manera, se puede tener mayor control de lo que se necesitar en cada parte.
Logstica tcnica: sta abarca lo necesario para el buen funcionamiento del sonido y la iluminacin. Aqu
normalmente se realiza en conjunto con el personal del lugar que se ha reservado, sin embargo, tambin es
necesario coordinarlo ya que cada auditorio tiene sus reglas y el rea de logstica debe estar al pendiente de
lo que se necesite o se solicite por parte del rea tcnica del lugar, as se puede tener mayor control durante
cualquier situacin que ocurra durante el encuentro.
Es importante aclarar que aunque el auditorio diga que realizar la tarea de estar al pendiente de los
cambios de escenario, sonido y/o iluminacin, no se puede confiar en que esto realmente suceda, a menos
de que ya hayan trabajado con el personal que ah labora.

PAQUETES DE PARTICIPANTES
Normalmente, en todos los encuentros se le da un paquete bsico al participante para que no le falte
nada mientras dure el evento. Las 4 cosas indispensables que debe contener este paquete son:
1. Programa.
2. Libreta, block o algo donde escribir.
3. Pluma, lpiz o algo para escribir.
4. Bolsa, portafolios, carpeta o algo para transportar todo lo anterior.
Todo lo dems que se entrega al inicio del congreso ya es opcional y depende mucho del presupuesto con el
que se cuente. A esta lista se pueden anexar postales, playeras, carteles, revistas, publicidad de
patrocinadores y todo lo que quieran y puedan.

EQUIPO COORDINADOR DE REGISTROS

-

Puntuales
Responsables
Pacientes con la gente

FUNCIONES
Una de las funciones del rea de registro es la de organizar esta parte del proceso.
A veces esta rea se confunde un poco con tesorera, sin embargo, aqu no necesitan tener conocimiento o
gusto por los nmeros, nicamente ser eficientes, saber obedecer rdenes y realizarlas tal cual.
Es importante recalcar que registro no se encarga de disear el programa, las postales o cualquiera de los
elementos que habr dentro del paquete, para eso est el rea de diseo y publicidad.
En registro se encargan de hacerle saber a diseo qu es lo que se necesita y lo que se puede realizar, de
acuerdo al presupuesto asignado, siempre dndoles fechas exactas de entrega, para que registro pueda
mandar a imprimir todo lo que sea necesario y armar correctamente los paquetes. Al mismo tiempo, hay que
estar en pleno contacto con el rea de patrocinios, para que ellos se encarguen de hacer el enlace con el
patrocinador de impresiones.
Registro slo tendr que estar al pendiente de llevar los archivos que diseo haya realizado, presionar al
impresor para que tenga las cosas a tiempo y armar los paquetes correspondientes. Si diseo, registro y
patrocinios mantienen una correcta COMUNICACIN no se saldrn del presupuesto y habr oportunidad de
dar ms cosas dentro del paquete o las mismas pero con mayor calidad y presentacin.
Uno de los elementos ms importantes es el programa, dentro de l debe venir perfectamente desglosado
el horario de todo el congreso, incluyendo eventos externos a las conferencias como exposiciones, fiestas,
brindis, talleres, etc.
Asimismo, es importante hacer una breve resea de cada uno de los ponentes pera que los asistentes que
no estn muy enterados se den una idea de lo que habr durante esos das. El rea de ponentes se
mantendr en contacto con diseo para hacerle llegar la informacin que el ponente le haya dado acerca de
su currculum o razn por la cual dar una ponencia.
Es muy comn que el horario tenga constantes cambios, ya sea por peticin de los ponentes o por factores
tcnicos, es por eso que el programa es el ltimo en mandar a impresin pero siempre con la seguridad de
que est listo para el da de inicio. Tambin por eso es recomendable poner una nota de que el horario est
sujeto a cambios, los imprevistos siempre estn a la orden del da en pleno congreso.
IMPRESIONES FINALES Y PREPARACIN DE REGISTRO.
En este momento nos encontramos en la recta final del proceso antes del congreso, con esto me refiero a un
periodo entre un mes y 15 das antes de la gran fecha. Tal como lo dice el ttulo de este punto, las
impresiones finales ms comunes a estas alturas son:
-

Programa
Diplomas
Letreros (para registro, ponentes, talleres, avisos, etc.)
Alguna otra cosa del paquete de participantes que se haya retrasado

Si aparte de estos cuatro hay ms cosas que an no estn (tomando en cuenta la fecha en la que estamos)
tendremos ms problemas de los que de por si van a surgir. Lo ideal sera conseguir ms colaboradores, tal
vez ya no cumplan con todos los requisitos de cada rea pero de todas formas ayudarn a equilibrar un poco
la situacin sobre todo cuando se trata de realizar acciones que quitan tiempo pero que son indispensables,
como ir a recoger las impresiones de ltima hora que estn al otro lado de la ciudad.

El programa es de los ltimos en imprimirse, por lo tanto, es de los ltimos que te entregarn. Asimismo, los
diplomas no tienen mucho problema, todos son iguales, slo debes dejar un espacio para el nombre de la
persona, eso te ahorra muchos problemas.
El rea de registro es la que empieza a trabajar ms en esta recta final. Ya es hora de llamar a los operativos
de esta rea. Con una semana de anticipacin es suficiente para entrenarlos en su labor, a qu me
refiero? Bsicamente son los que se encargarn de registrar y entregar los paquetes a los participantes.
Una forma de organizar a los colaboradores son las siguientes:
Inscripcin
-

Inscritos y no inscritos.
Por origen, forneos e internos (ya sea de la universidad, grupo o sede en donde se realiza el
congreso).
Por tipo de pago, efectivo o depsito bancario (para tener un control de los comprobantes).
As como estos, puede haber otras formas de organizar la inscripcin de los participantes, depende
del tipo de asistentes y sobretodo de lo que se te haga ms fcil y ordenado. Se pueden realizar las
listas correspondientes en Excel, no se necesita ningn programa muy sofisticado, nicamente
evitar que las listas tengan muchos intermediarios, esto quiere decir que en cualquiera de las
opciones que elijas debe haber un estricto control en las listas de registro: una persona debe
encargarse especficamente de una lista en especial.
Una sola persona debe encargarse de un nmero de personas especfico (un nmero no muy
grande), de los cuales l se encargar de actualizar y registrar, nadie puede andar cambiando listas
o pasarlas de computadora a computadora ya que despus no sabrn cul es la que est
actualizada o se puede llegar a confundir y revolver con otras listas. Cada quien es responsable de
cada lista. Tambin es importante que sea individual este orden, no se pueden confiar en una red o
un programa que supuestamente actualizar la informacin constantemente (sobre todo si es la
primera vez que utilizan algo as) porque si llega a haber problemas en la conexin de la red o en la
actualizacin de los archivos se arruinaran todas las listas o si alguien accidentalmente registra en
una lista que no era es muy difcil encontrar el error cuando es un congreso muy grande. Es ms
fcil que una persona se encargue de un cierto nmero de asistentes. Y por supuesto, hay que
guardar constantemente.
Todo esto se le explicar a los colaboradores en las juntas previas al encuentro, as mismo, la forma
en la que registren deber practicarla, tomar el tiempo en que registraran a cada persona y checar
si no es muy tardado. Recuerda que ese da llegarn todos los que ya estn inscritos y los que an
no, lo que menos queremos es que se amontonen as que los colaboradores deben mecanizar el
proceso de registro. Evita preguntar datos que despus no vas a utilizar, eso slo te quita tiempo de
registro y hace esperar a los participantes (como la edad o el lugar de procedencia, cuando ni
siquiera realizars estadsticas).
Es indispensable que elaboren letreros comprensibles de lo que se realiza en cada parte del
registro. Utiliza letra grande con conceptos claros, sea cual sea la dinmica que elijas para el
registro de tus asistentes.

Entrega de paquetes.
Esta es un rea que debe estar exactamente junto a las inscripciones o bajo un estricto control para
que no den accidentalmente paquetes de ms. Es ms fcil cuando pasan directamente a recoger
su paquete despus de su inscripcin a tener que controlarlo por medio de boletos, cupones o algo
parecido. Los colaboradores que participarn aqu son menos de los que estn en inscripcin, su

actividad es slo la de entregar los paquetes ya hechos. Es ms tardado si los arman conforme llega
la gente, es mucha prdida de tiempo.
Dudas o informacin
Ten en cuenta que la(s) persona(s) que se encuentren a cargo deben estar completamente
enteradas de casi todos los mbitos del congreso o por lo menos saber hacia dnde dirigir a los que
lleguen desorientados. A estas personas tambin es necesario entrenarlas antes del congreso y
proporcionarles todos los datos ms importantes (como nombres, fechas, lugares, precios, nmeros
telefnicos, horarios, etc.) por escrito. Deben estar bien enterados de la dinmica del registro para
que sepan ayudar a los recin llegados que deseen inscribirse.
ORGANIZACIN DE BRINDIS, FIESTAS Y EVENTOS RECREATIVOS.
EQUIPO COORDINADOR DE EVENTOS
-

Puntuales
Responsables
Preferencia debern contar con auto propio o facilidad de desplazamiento
Flexibilidad de tiempo
Tener contacto

FUNCIONES
Este punto ser organizado principalmente por el rea de fiestas y eventos culturales.
Durante el encuentro no slo son importantes las conferencias sino tambin las fiestas, de las cuales slo
hay dos obligatorias: la fiesta o brindis de bienvenida y la fiesta o cena de clausura. Como siempre,
depender del presupuesto y la disponibilidad del horario el hacer ms eventos sociales. Con esto me refiero
no slo a fiestas sino a eventos recreativos alternos a las ponencias, por ejemplo: exposiciones, noche
cultural, visitas guiadas a algn lugar de inters, etc.
El rea encargada de organizar estos eventos debe estar en estrecha comunicacin con el rea de
patrocinios para ver la forma de gastar lo menos posible pero al mismo tiempo brindar a los asistentes un
ambiente agradable.
Para esto se debe tomar en cuenta el presupuesto asignado y un lugar que se adapte a ste. Es muy
importante que la ubicacin est relacionada con el lugar en donde se est llevando a cabo el encuentro, ya
que una gran parte de los asistentes suelen ser forneos y su hotel est ubicado lo ms cerca posible que
pudieron de la sede. As que si queremos evitar extravos es mejor encontrar un lugar en la periferia de
donde estamos. Algunas veces la misma sede cuenta con espacios donde se pueden realizar las fiestas, sin
embargo, tambin hay que tomar en cuenta cul es el ambiente que estamos buscando para el tipo de
asistentes que tenemos.
Todo tipo de acuerdo, ya sea con lugares, distribuidores de comida, bebidas, montaje, etc, debe quedar por
escrito y con nombre y firma del responsable.
Esto aplica para acuerdos dentro de cualquier rea, sin embargo, al hablar con los responsables de los
lugares donde planeamos hacer la fiesta, estos pueden llegar a omitir acuerdos que slo hayan sido de
palabra. Hay que contar con un contrato que respalde todo lo que necesitamos para el da del evento.
Por otra parte, no slo debemos pensar en los asistentes al encuentro a la hora de organizar una fiesta, sino
tambin en los ponentes. Si hay una diferencia muy grande de edades puede que algunos se sientan
incmodos.

En caso de que alguno de los ponentes quisiera ir (que s se dio el caso) pues no habra problema de
incomodidad.
AREA DE EXPOAGRO
En el caso de las exposiciones, esta rea debe estar en contacto con el rea de logstica para que le pueda
asesorar sobre aspectos tcnicos importantes que no debe dejar de lado para la realizacin del montaje.
Asimismo, se debe tener una calendarizacin donde estn bien sealadas las fechas lmite para conseguir los
materiales necesarios (marcos, vidrios, vitrinas, mesas, etc.), realizar el proceso del montaje y tener lista la
exposicin, sta debe marcarse como terminada das antes del congreso, de esta forma, si ocurre algn
imprevisto que retrase el proceso tendremos algunos das de respaldo para terminar adecuadamente.

ORGANIZACIN Y LOGSTICA DE DOCUMENTACIN.

EQUIPO COORDINADOR DE DOCUMENTACION
-

Puntuales
RESPONSABLES
Dedicados
Sepan redactar
Conocimiento de video

FUNCIONES
El documentar el encuentro no slo deja un beneficio econmico, ni nicamente la satisfaccin de tener una
evidencia de lo sucedido en esos das que tanto trabajo nos costaron, tambin sirve a mucha ms gente que
por una u otra causa no pudo asistir, as como a crear un historial que ayude a la siguiente administracin
encargada de realizar un congreso an mejor del que nosotros intentamos.
Los encargados de documentacin trabajan estrechamente con el rea de diseo cuando se tiene
contemplado hacer alguna publicacin o compilacin impresa del congreso. Esto con el fin de que exista una
unidad en toda la imagen del evento.
Si se tiene pensado realizar un documento impreso y adems algn video que documente el congreso, se
tendr que dividir esta rea en esas dos ramas.
Sin embargo, esto no quiere decir que trabajarn individualmente o cada quien por su lado, sino que se
concentrarn ms en un mbito especfico. Por ejemplo, los que desarrollarn las reseas correspondientes
de cada conferencia no slo se las entregarn a los que desarrollen el diseo editorial de las mismas sino
tambin a los que estn haciendo el video, esto para que cuenten con todo el material posible y a partir de
ah cada uno vaya descartando lo que no necesite.
Esta rea tambin debe estar en contacto con logstica, principalmente si realizarn el video.
Deben ser muy especficos en lo que vayan a necesitar (cmaras, tripis, casetes, discos, etc.) para que no
haya problemas de escasez el da del encuentro.
En esta rea no hay mucho trabajo antes del congreso. No obstante, durante el evento estarn sumamente
ocupados por lo que deben organizar desde antes quin estar cubriendo cada conferencia. En caso de
hacer alguna entrevista, deben realizar una gua de preguntas o si planean hablar con cada ponente de
forma individual hay tomar en cuenta que ellos tambin estarn ocupados con la agenda que el rea de
ponentes les haya asignado. Estos detalles son los que hay que ver en este punto del proceso.

APLICACIN DE LOGSTICA, MONTAJE, RECORDATORIOS Y OTROS DETALLES.

Hasta aqu ya tenemos todos los ponentes listos y con boleto en mano para llegar sanos y salvos. Cada rea
sigue trabajando en lo suyo y slo falta afinar algunos detalles, recoger impresiones de ltima hora,
practicar algunas cosas del registro y armar los paquetes correspondientes. Ahora falta aplicar todo lo que
hemos estado organizando por tantos meses.
La logstica se empieza a aplicar unos cuantos das antes del congreso, dependiendo de la magnitud de ste
y de la disponibilidad del auditorio o sede.
Es hora de reunir todas las cosas que hemos estado consiguiendo en este tiempo (hablando en aspectos
tcnicos, como pilas, computadoras, extensiones, micrfonos, msica, muebles, lmparas, sillas, botellas de
agua, etc.) Tambin hay que montar el escenario que utilizaremos, ya sea podium, sala, mesa o lo que sea.
Unos das antes tambin debemos probar el sonido, el can, checar las pantallas y todos esos aspectos que
anteriormente slo tenamos ordenados por escrito.
Tambin debemos realizar algunos recordatorios, como a la gente que estar en el presidium, decirles que
contamos con su asistencia (para que no nos salgan con sorpresas a la mera hora). Los ponentes tambin
necesitan recordatorios. A veces su agenda est tan llena que debes recordarles que los esperas en cierta
fecha para que no olviden asistir al encuentro (suena raro pero puede pasar debido a que algunos estn muy
acostumbrados a los encuentros).
Tambin hay que estar seguros de que todas las reas estn conscientes de lo que cada una realizar el da
del encuentro, sus horarios, etc. Por otra parte, hay que entregarle al maestro o maestra de ceremonias el
guin correspondiente para que pueda practicarlo y aclarar todo antes del congreso.
Estamos a tiempo de arreglar algunos detalles, principalmente con los miembros operativos del equipo que
seguramente todava tendrn algunas dudas. Es recomendable hacerles posibles preguntas de los asistentes
para checar cmo resolveran los problemas que se puedan suscitar en el momento.

FECHA
26, 27, 28 Octubre del 2016
LUGAR
Se desarrollar en la leal y noble ciudad de Huamanga Ayacucho
El III ENEIA se desarrollar en los ambientes de Instituto Nacional de Cultura Ayacucho.
ACTIVIDADES QUE COMPRENDE EL III ENEIA
Actividades Principales: