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1. FINALIDAD
Contar con instrumento de gestin que regule las normas y
procedimientos metodolgicos y operativos de comunicacin interna
entre los rganos y las unidades orgnicas de la Municipalidad Distrital
de Independencia. As como la Comunicacin externa entre la
Municipalidad y las instituciones pblicas y/o privadas.
2. OBJETIVOS
- Estandarizar los parmetros para la elaboracin, redaccin, emisin y
uso de documentos de comunicacin interna y externa de la
Municipalidad Distrital de Independencia.
- Contribuir a la eficiencia y eficacia del trmite de documentos de
comunicacin interna y externa de la Municipalidad Distrital de
Independencia.
- Mejorar la fluidez de las comunicaciones escritas cursadas por los
rganos y unidades orgnicas de la Municipalidad Distrital de
Independencia.
- Favorecer a la identificacin clara de la procedencia de las
comunicaciones escritas elaboradas por los rganos y unidades
orgnicas de la Municipalidad Distrital de Independencia.
3. BASE LEGAL
-
5. NORMAS
5.1.
DISPOSICIONES GENERALES
5.1.1. Trminos:
-
DISPOSICIONES ESPECFICAS
5.2.1. Descripcin
Oficiales:
de
Documentos
de
Comunicaciones
Documento
Oficial.Es todo aqul documento pblico
elaborado, usado, emitido y/o cursado por los rganos y
unidades
orgnicas
de la Municipalidad Distrital de
Independencia revestido por las formalidades contenidas, por el
que tendr un valor documental en la presente Directiva y que
se clasifica en:
1. Ordenanza Municipal
Son las normas de carcter general de mayor jerarqua
en la estructura normativa municipal, por medio de las
cuales se aprueba su organizacin interna, la regulacin,
administracin y supervisin de los servicios pblicos y las
materias en las que la Municipalidad Distrital de
Independencia tiene competencia normativa.
2. Decreto de Alcalda
Los Decretos de Alcalda son normas reglamentarias y de
aplicacin de las ordenanzas; establece los procedimientos
respectivos para la correcta e eficiente administracin
municipal.
3. Resolucin de Alcalda
Las Resoluciones de Alcalda, son dispositivos legales que
aprueban y resuelven los asuntos de carcter administrativo.
4. Resolucin Gerencial
Son disposiciones de carcter administrativo que por
delegacin expresa del Alcalde, son
resueltos
o
regulados por el Gerente Municipal, los gerentes o sub
gerentes, relacionados con la prestacin de servicios
administrativos y/o tributarios.
5. Oficio
Es un documento de carcter oficial y protocolar, de
circulacin interna cuando vincula en especial
a las
autoridades de ms alta jerarqua de la Municipalidad
Distrital de Independencia, asimismo es un medio de
comunicacin interinstitucional,
es un documento de
circulacin externa, cursado de la Municipalidad hacia otras
entidades u organismos pblicos o personas naturales.
Tipos:
-
6. Carta
La carta es un documento de uso interno en la Municipalidad
Distrital de Independencia, que tiene por objetivo comunicar
una accin por ejecutarse con carcter personal.
7. Memorndum
Documento breve de circulacin interna entre los rganos y
unidades orgnicas de la Municipalidad Distrital de
Independencia del mismo nivel o de uno ms alto nivel con
otro de inferior nivel jerrquico, que se cursa con el fin de
comunicar, solicitar y/o remitir informacin, que supone una
accin inmediata.
Los Memorndums
2.
3.
4.
9. Provedo
Es un instrumento de apoyo inmediato, utilizado para
disponer la accin a tomar a un documento que se deriva a
una distancia de igual y menor jerarqua, debe ser breve y
contener en el mensaje la recomendacin del caso.
Muchas veces reemplaza al memorando, pero para tener
contundencia deber de ser numerado.
10. Directivas
Son documentos
normativos
que describen
los
procedimientos para aplicar actos de administracin,
orientados a la eficiencia y eficacia de los servicios; as
mismo
tienen
la finalidad de guiar los procesos y
procedimientos estableciendo pautas metodolgicas de
carcter operativo y tcnico.
DE
Ordenanza 'Municipal: N
Resolucin de Alcalda: N
Resolucin de Gerencia Municipal N
6.3. Especificaciones para los Documentos de Comunicacin
Los documentos de comunicacin escrita oficial, emitidas por las
diferentes dependencias de la Municipalidad Distrital de Independencia,
no tendrn especificaciones especiales ni restricciones del caso en el tipo
y tamao de la letra, dejando a criterio de la unidad orgnica.
6.3.1. Presentacin Formal de los Documentos Oficiales.
La presentacin impresa de los documentos oficiales de cumplir los
siguientes parmetros:
A)
B)
C)
D)
izquierdo y
E)
F)
G)
H)
documentos
que
se
Primer recuadro
Segundo recuadro
Tercer recuadro
: rgano De la Alta Direccin que emite el
documento oficial o de quien depende orgnica, funcional o
administrativamente el rgano o unidad orgnica que emite el
documento oficial.
Cuarto recuadro
: rgano o unidad orgnica dependiente
del rgano de Alta Direccin del segundo recuadro, que emite el
documento oficial.
Quinto recuadro
: Marca Institucional de la Municipalidad
Distrital de Independencia.
7
En el mismo encabezado,
centrado
se consignarn las
denominaciones oficiales del ao para el sector pblico, de conformidad
con el siguiente ejemplo:
6.4.1. La denominacin oficial de cada ao para el Sector Pblico, de
conformidad con el Decreto Supremo refrendado por la
Presidencia del Consejo de Ministros,
aplicable
al ao
correspondiente.
6.4.2. Cualquier otra(s) denominacin(es) aplicables a la Municipalidad
Distrital de Independencia y/o dispuestas por Decreto Supremo que
sean de aplicacin para los documentos oficiales de la
Administracin Pblica.
Ejemplo para el AO 2016:
Ao de la Consolidacin del Mar de Grau
6.5. Codificacin y siglas de los documentos oficiales.Las siglas que identifican los documentos oficiales de la Municipalidad
Distrital de Independencia estarn en negritas y subrayado, siguiendo los
parmetros sealados a continuacin:
6.5.1. Tipo de documento:
puede ser:
que
(2)
(3)
(4)
: (NOMBRES Y APELLIDOS)
ASUNTO
: Independencia, de .. de 201.
9
Atentamente,
(centrado)
ABC/XYZ/mno
Cc:
Se adjunta:
10
6.9. Consideraciones particulares para los Informes.6.9.1. En el caso de los Informes se tendr en cuenta lo siguiente:
1. La persona que elabor el Informe incluir su rbrica
personal en todas sus pginas y en la ltima hoja, consignar
su firma, nombres y apellidos, y cargo que desempea.
2. Para realizar el traslado de un Informe, se emplearn
"provedos" de conformidad con la siguiente frmula:
Independencia (en blanco para sellar la fecha)
Con la conformidad del funcionario que suscribe,
remtase el
p resente informe y s u s antecedentes a {rgano destinatario), para
su atencin c o r r e s p o n d i e n t e .
Atentamente,
11
6.10.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Municipalidad Distrital de
Independencia
12
7.2.
8. ANEXOS
- Anexo N 01: Modelo de Informe Tcnico.
- Anexo N 02: Modelo de Memorndum Mltiple.
- Anexo N 03: Modelo de Oficio.
- Anexo N 06: Siglas
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ANEXO 01
INFORME TCNICO
SUB GERENCIA DE
RACIONALIZACIN,
PLANIFICACIN Y ESTADSTICA
14
ANEXO 02
MEMORNDUM MULTIPLE
SUB GERENCIA DE
RACIONALIZACIN,
PLANIFICACIN Y ESTADSTICA
15
ANEXO 02
OFICIO
SUB GERENCIA DE
RACIONALIZACIN,
PLANIFICACIN Y ESTADSTICA
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ANEXO 03
SIGLAS
De conformidad con las normas legales existentes, las siglas de los rganos
o unidades orgnicas de la Municipalidad Distrital de Independencia son las
siguientes:
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIA
1.
2.
3.
4.
CM
1.3. Alcalda
GM
Comisin de Regidores.
CR
2.2.
CCL
2.3.
JDVyC
2.4.
CODSEC
2.5.
PDDF
2.6.
CAPVL
2.7.
COMDNA
GAJ
PPM
RGANOS DE ASESORAMIENTO
3.3. Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
5.
MDI
GPP
12.1.
SGPRyE
12.2.
SGP
12.3.
SGPI
RGANOS DE APOYO
5.1. Secretaria General
SG
UII
UGDyOC
GAyF
5.4.1.
SGRH
SGC
SGT
SGLyGP
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UGPMyEM
SGTIyC
UGRD
GATyR
5.5.1.
SGR
5.5.2.
SGF
5.5.3.
SGEC
5.6.2.
GDUyR
SGHUyC
SGOPEyP
GSPyGA
18.1.
18.2.
UPVTySV
18.3.
SGGA
18.4.
SGSCySM
GDE
19.1.
SGPE
19.2.
SGTyCTI
19.3.
SGDA
19.4.
GDHyBS
19.5.
SGECDyJ
19.6.
SGSSyPS
UDOC
URC
CMM
18