ProyectoEntregaNo.

1
InteligenciadeNegocios
AnaMaraCrdenas,JuanSebastinRoln
UniversidaddelosAndes,Bogot,Colombia

Fechadepresentacin:Agosto19de2015
Contenidos

Introduccin
ResmenesdeEntrevistas
Entrevista1
RequerimientosAnalticos
Entrevista2
RequerimientosAnalticos
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
Entrevista3
RequerimientosAnalticos
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
Entrevista4
RequerimientosAnalticos
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
Entrevista5
IntroduccinProcesosyObjetivosdeNegocio
RequerimientosdeInformacin:
AnlisisdeFactibilidadeImpacto
AnlisisAdicionales
AnlisisdeacuerdoaMarcosdeReferencia
NuevosAnlisispropuestos
Bibliografa
Anexo2.ArquitecturasdeBIpropuestasporalgunasfuentes
Anexo3.Plandedesarrolloinstitucional

Introduccin

En el siguiente informe se incluirn los procedimientos seguidos de acuerdo a la

primera etapa de la metodologa Kimball en el desarrollo de un proyecto de BI en la
Universidad de Los Andes. Dicho proyecto tiene como objetivo iniciar tareas de
observacin de estudiantes que puedan dar
insight
a la organizacin sobre distintos
aspectos de sus alumnos y exalumnos desde diversas perspectivas como calidad,
desempeo acadmico, proyeccin profesional, proyeccin de oferta de cursos, entre
otras. Las entrevistas estuvieron centradas en la decanatura de ingenierayluegose
enfocaron en el Departamento de Ingeniera de Sistemas y Computacin y el
DepartamentodeMatemticas.

ResmenesdeEntrevistas

Entrevista1
Esta entrevista fueefectuadasobre
JuanPabloFernndez
,
CoordinadorAcadmico
del Departamento de Ingeniera de Sistemas
. La responsabilidad de JuanPabloes
lademanejarprocesosacadmicosdesdeelpuntodevistaadministrativo.

Se escogiesta entrevista
dadoque l es uncontacto directocon los estudiantes
del departamento, su posicin en el organigrama institucional lo pone en
capacidad de tomar decisiones deconsiderable importancia,ysustareasdiarias
requieren anlisis apoyados por datoscuya estructura y naturaleza nos interesa
estudiardeformadetalladaparaeldesarrollodelproyecto
.

Los procesos de negocio identificados corresponden a: seguimiento y

procesamiento de solicitudes realizadas al departamento, planeacin de oferta de
cursossemestralyacompaamientoaestudiantesyprofesores.

Losobjetivosdenegocio
generalesmencionadosporJuanPabloson:
El mejoramientodelacalidaddelprogramadeIngenieradeSistemasyComputaciny
el mejoramiento cualitativo de los procesos de educacin de cada uno de los
estudiantesdeldepartamento.

Paracumplir con losobjetivosdenegocio, JuanPablorequierereportesqueapoyenla

tomade decisiones conrespectoatareas especficascomolaplaneacin semestralde
cursos y elacompaamientodelosestudiantes.Enparticular,JuanPabloseconcentr
ms que todo en el problema de la planeacin, debido a queactualmentela toma de
decisiones con respecto a esta tarea es intuitiva y los datos disponibles no tienen la
capacidaddesoportarladecisin.
RequerimientosAnalticos
1. Seguimiento y acompaamiento de estudiantes a travs del currculo:
estudiantes en riesgo, desempeo acadmico histrico y actual, prestar
acompaamientooportunoparaprotegerlavidaacadmicadelestudiante
2. Determinacin precisa del nmero de secciones de cursos para un semestre
determinado: evitar ofrecer mayordemanda de lanecesaria o dejarestudiantes
sinverciertasmateriasporfaltadeoferta

CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
Juan Pablo mencion que la implementacin de unsistemadeinformacin agregada,
queen estecasosera elsistemadel Observatoriode Estudiantes, tendra unimpacto
significativo y positivo sobre el proceso de toma de decisiones. Especficamente, la
disponibilidaddetalsistemapermitira:
Realizacindelatareasactualesdeunaformamseficiente
Implementacin completa de proyectos que actualmente no alcanzan su
potencialtotal(e.g.acompaamientodelosestudiantesdeldepartamento)
Creacindeproyectosnuevosalineadosconlosobjetivosdenegocio

Esposible entenderque elsistemadel Observatoriotendraxito en cuantopermitala

materializacin de los impactos esperados y facilite la toma de decisiones para el
cumplimientodelosobjetivosdenegocio.
Entrevista2
Esta entrevista fue efectuada sobre
Adolfo Quiroz
. Adolfo se desempea como
DirectordelDepartamentodeMatemticas
.

Seeligi entrevistaraAdolfo
debidoalamplioalcancedesusresponsabilidades,la
complejidad de las tareas que debe realizar, y los efectos necesariamente
significativos de sus decisiones sobre los procesos del Departamento de
Matemticas. Como miembro del grupo de Directores de Departamento, su
opinininfluye tambinen elfuncionamientogeneralde laUniversidadydeesta
formasobretodoelcuerpoestudiantilyprofesoral.

Los
procesos denegocio queseidentificancon lasresponsabilidadesdel cargoson:
el manejo de los presupuestos y nminas, establecimiento de la estructura de
presupuestos y alocacinde recursosfinancieros deldepartamento,lascontrataciones
de personal, que incluye la contratacin de profesores, asistentes, y monitores, las
decisiones organizacionales acadmicas y de iniciativas estudiantiles, tales como la
participacindel departamentoencongresosnacionales e internacionales, laadmisin
de estudiantes, seleccin de criterios de admisin, prediccin de desempeo
acadmicoenprimersemestre.

De acuerdo a las respuestas dadas por Adolfo, es posible inferir que entre los
objetivos de negocio
se incluye: asegurar la calidad acadmica del programa
identificada a travs del desempeo acadmico estudiantil y asegurar la calidad del
departamento a travs de la oferta de cursos y la asignacin adecuada de recursos
financierosyhumanos.
RequerimientosAnalticos
1. Prediccinde la estructura delpresupuesto:asegurarasignacindefondospara
iniciativas
2. Sistematizar la solucin del problema de conflictos de horario: determinacin
precisa de la oferta de cursos, anlisis estadsticos de conflictos por carrera,
asignacin de profesores a cursos, ofrecer cursos deseados por el cuerpo
estudiantil
3. Establecimiento de criterios de admisin al programa: puntajes de corte en la
pruebadelICFES
4. Estadsticas y conteos de datos histricos: nmero de estudiantes que han
inscritocursosdeterminadosfiltradosporfecha
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
De acuerdo a Adolfo, losprocesosdetomadedecisinsonexitososcon respectoalos
requerimientosdenegociosi:
Los estudiantes nuevos obtienen buenos resultados acadmicos en su primer
semestre
Las opiniones de los profesores y las encuestas de BANNER evidencian la
buenacalidaddelosmonitorescontratados

Durante toda la entrevista, Adolfo hace nfasis sobre la dificultad de resolver el

problemade la ofertadecursosylos conflictos dehorario.ElsistemadelObservatorio
deEstudiantes tendra un impacto significativosobreel DepartamentodeMatemticas

si pudiera soportar, en particular, el proceso de toma de decisiones para la

configuracinsemestraldecursos.
Entrevista3
Esta entrevista fue efectuada sobre Marcela Hernndez
,
Coordinadora de Cupi2 y
ProfesoradelDepartamentodeIngenieradeSistemasyComputacin
.

Sedecidi entrevistar aMarcela

debido asuconocimientoyliderazgodelproyecto
del Observatorio de Estudiantes y sus responsabilidades acadmicas. Como
encargada del proyecto Cupi2 y CupiTaller, la calidad de los cursos de Cupi2y
los resultados delosestudiantesson deciertaforma responsabilidaddirecta de
susdecisiones,quedebensersoportadasporinformacinandifcildeobtener
.

Los
procesos de negocio implcitamente mencionados por Marcela incluyen: el
acompaamientodelosestudiantesqueutilizanlosserviciosdeapoyoacadmico(e.g.
CupiTaller, Centro de Espaol) y notificacin temprana y la planeacin semestral de
cursos, que significa asegurarse de que la oferta sea adecuada y que no hayan
estudiantes.

Entre los objetivos del proyecto, que se identifican con los

objetivos de negocio
,
estn: ofrecer un mejor servicio comousuarios dela Universidadalos estudiantes de
pregrado y posgrado, obtener informacin utilizable porlas Facultades,Decanatura de
Estudiantes, Apoyo Financiero y conocer a los estudiantes, entendido como poseer
informacinms alldela actualmente disponible en lossistemasdeinformacin(e.g.
Banner).

El Observatorioseproyecta como unsistemadeautoservicioconelcuallosusuarioso

miembros de la Universidad pueden responder a sus inquietudes, basndose en la
agregacindedistintasfuentesdeinformacin.
RequerimientosAnalticos
Durante la entrevista Marcela menciona que el proyecto del Observatorio posee una
lista de requerimientos analticosinicialesdefinidos, cuyaimplementacin determina si
el proyectoest listo paraserpuestoenfuncionamiento.Sinembargo, seidentificaron
algunosrequerimientosespecficos,talescomo:
1. Influencia de factores externosalestudiantesobresudesempeoacadmicoen
la carrera: profesores responsables de loscursostomados,presenciadebecas
o apoyo financiero, pasado disciplinario, uso de herramientas de apoyo (e.g.
CupiTaller)

2. Prediccinydeteccin oportuna de estudiantesenriesgoacadmico:prediccin

de desempeo, envo dealertastempranas para intervencin, debeser posible
realizarlosanlisisduranteelsemestre
3. Evaluacindeprofesores
4. Planeacinacadmica
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
De acuerdo a Marcela, el Observatorio ser exitoso en la medida en que permita
responder inquietudes actuales y futuras sobre estudiantes, cursos, profesores y
administrativos, las cuales se encuentran especificadas en documentos de
requerimientos.
Entrevista4
Esta entrevista fue efectuada sobre
Carlos Francisco Rodrguez, Vicedecanodela
Facultad de Ingeniera y Profesor del Departamento de Mecnica
.Tambinseha
desempeadocomocoordinadordelaMaestradeIngenieraMecnica.

Se decidi entrevistar a Carlos Francisco corresponde al rango ms alto del

organigrama en las entrevistas y por tanto se considera que
su entrevista es
fundamental para obtener una visin ms amplia de los Procesos de Negocio
fundamentales que se manejan dentro de la Universidad, sus objetivos de
AnlisisysuPriorizacin.

En la entrevista a Carlos Francisco se lograron identificar los siguientes procesos de

negocio:
Administracin Acadmica relacionadaconlos casosasociadosasolicitudes de
estudiantes a travs de los coordinadores y en el comit de coordinadores
dondesetomanlasdecisiones.
Procesosdisciplinarios biensea acadmicosodecomportamientoquesellevan
acaboenuncomit.
La calidad acadmica quetiene 2 dimensiones: acreditacinacadmica quese
llevanacabodeuncomitdecalidad.
Investigacinasociadaalosposgrados.

En cuanto a la prioridad de procesos Carlos Francisco estableci que los ms

prioritarioscorrespondenalcontroldecalidad queeselquecorrespondealapropuesta
de valor de la universidad as como el proceso de investigacin. Los procesos
disciplinariosyacadmicoscorrespondenaprocesosmsadministrativos.

Objetivosdenegocio:


Mejoracontinua yAcreditacindeProgramasdentrodelprocesodeacreditacin
ycalidad.
Ser eficientes en los procesos administrativos y en las solicitudes de los
estudiantes.
LauniversidaddelosAndesbuscadestacarenlaproduccinacadmica.
RequerimientosAnalticos

CarlosFranciscodeclarquemuchasdeestastareasdeanlisisnosellevabanacabo
debidoaquelainformacinexistaperonosesabecmoaccederlaocmoprocesarla
demaneraadecuada.Porejemplolainformacinestdisponiblecomovozavoz

1. Anlisis del desempeo de un estudiante egresado: Resultan de inters

aspectos como salario,si cambiadetrabajo, sitrabaja en elexterior,opininde
losempleadores,etc.
2. Que tan bienformadoestunegresadojuntoantesdeirse.No slointeresauna
dimensinacadmicasinotambinunadimensinmoralycvica.
3. Conqunivelllegaunestudiantedeprimersemestresegnellugargeogrficoy
elcolegiodeprocedencia.
4. Anlisis histrico de los cursos quesehan enseadovarias veces:qu se hizo
bienyquenodeacuerdoalinformedelosprofesores.
5. Anlisis de los niveles de competencia alcanzados por los estudiantes en un
cursodeterminado.
6. Anlisis sobre los cursos de intercambio, cules fueron usados, si fueron
usados,quprofesoreshanvisitadolauniversidadohansalidodesta.
CriteriosdexitoeImpactoPotencialsobreelNegocio
Carlos Franciscodeclara queel impacto se vera(y se est viendo actualmente)enla
creacin o continuacin de contenido acadmico(clases universitarias) yllegaratener
un conocimiento individual de estudiantes antes de ingresar y de graduarse de la
universidad.

Entrevista5
IntroduccinProcesosyObjetivosdeNegocio

Por ltimo se entrevista

CarlosRozoya
Doris Bolvarauxiliares administrativos
deldepartamentodeIngenieradeSistemas

Seconsider importantela entrevistaastosfuncionariosyaqueapesardeque

norealizan tareasdeanlisiscomotalysoportanunadimensinoperativadelos
procesos de la universidad, tienen una visin ms cercana de los sistemas de
informacindelosestudiantesquesemanejanenundepartamento.

Debidoaque estosfuncionariosnorealizantareas deanlisis nisoportanobjetivosde

negociomsalldeprocesosoperativosestasseccionessonomitidas.
RequerimientosdeInformacin:
LasfuentesdeinformacinquemanejanCarlosyDorisson:

Fuentesinternas:
1. SisInfo en donde se encuentra el sistema de citas coordinacin e informacin
sobre
2. Carpeta fsica de los estudiantes.Estearchivo se divide enactivoeinactivo. El
inactivo est disponible durante un tiempo mximo de 3 aos. Esta carpeta
contiene el formulario de registro de estudiantes, procesos acadmicos y
disciplinarios, salidas y actividades extracurriculares de los estudiantes,
revisionesdepnsum.
3. Sistema de archivo externo al departamento a donde se envan los datos una
vezsalendelarchivoinactivo.
4. ProgramasyCronogramasdelcursoqueenvanlosprofesoresysearchivan.

Fuentesexternas:
1. Datos de estudiantes de maestria histricos antes de ingresarala universidad.
Diplomas,documentosdeidentidad,cartasderecomendacin.
2. Datos de estudiantes de pregrado como el bachillerato internacional y
certificacionesdeidiomas.

AnlisisdeFactibilidadeImpacto
Las definiciones de factibilidad y anlisis de impacto se encuentran presentes en el
formato de Excel anexoaestaentrega.Tambinseincluyeen esteformatolasmetas
denegocioquesoportacadacategoradeanlisisdeacuerdoconelPIDincluidoenel
Anexo3.

AnlisisAdicionales
AnlisisdeacuerdoaMarcosdeReferencia
Las fuentes (7), (8), (9), (10) y (11) muestran ejemplos de aplicaciones de BI sobre
instituciones de educacin Universitaria en Estados Unidos, Colombia y Chile. El
objetivo principaldeestossistemasespresentar reportes quereemplazanlosreportes
previamente hechos en papel, con el objetivo de aumentar la flexibilidad de los
procesosdetomadedecisin,atravsde tablerosdecontrol.Estasfuentescomparten
unadocumentacin detallada del ciclo de implementacin de lossistemasdeBIsobre
las instituciones, y describen las arquitecturas utilizadas. Algunas de estas estn
disponibles en el Anexo 2. Sin embargo, no describen en detalle anlisis de tipos
diferentesalostablerosdecontrol.

Paraejemplosdeanlisis especficos, seconsultaronlasfuentes(12),(13),(14)y(15),

sistemas deBI y Analytics ya Implementados enUniversidadesenEstadosUnidos.En
particular,anlisisdisponiblesenstasplataformasincluyen:
1. Manejo estratgico de matriculacin, xito del aprendizaje estudiantil, reportes
cuantitativosdelaefectividaddelosprogramasdeprimerao(13)
2. Para instituciones en Colombia, estadsticas y estimacin de desercin
universitaria, identificacin de los factores causantes de la desercin a nivel
nacionaleinstitucional(12)
3. Basndose en notas del colegio, datos demogrficos y de situacin
socioeconmica, resultados del SAT,entreotros,seprediceconaltaprecisinel
promediodel estudianteafinaldelprimerao.Basndoseenestaspredicciones
setomanlasdecisionesdeadmisinonodeunestudiante(14)
Las fuentes no referencian decisiones tomadas apoyndose sobre la informacin
generada en los anlisis,comola decisin planeadadeintervenir sobre un estudiante
en riesgo en el Observatorio. Sin embargo, la existencia de estos sistemas y la
flexibilidad de los reportescreados, delos cualeshay un gran catlogoen (13)y(15),
evidencianquelossistemasdeBIpuedenserdesplegadosyutilizadosconxito.

Los anlisis realizados por la Universidad de Maryland son numerosos y pueden se

consultados en su totalidad en (15). Estos incluyen perfilamiento de estudiantes
utilizando data mining, anlisis de autorregulacin y motivacin estudiantil,ymodelos
predictivos del xito de los estudiantes. En particular, tambin incluye reportes
estadsticos de los resultados de la intervencin y mentora de estudiantes en riesgo
acadmico como recin admitidos a la universidad. Los estudiantes que recibieron
apoyofueronidentificadosatravsdebsquedassobrelosdatos.

NuevosAnlisispropuestos
Conociendolosobjetivosdelnegocio,podemosdefinirnuevosanlisisquepodranser
tilesenunfuturoyquehansidoimplementadosenotrasinstitucionesdeeducacin
superior.Losanlisisaqupropuestostienencomoobjetivoprincipalapoyaral
funcionamientodaadadelaUniversidad.
1. Monitoreodelacargadidcticahorariadelosprofesoresymonitores:noslo
haceranlisissobreeldesempeosinotambinincrementarlacalidad
educativaasignandolosrecursosprofesoralesadecuados
2. Monitorearlosrequerimientosderecursosdeuncursooreadelconocimiento
especfica,esdecir,asegurarsedequelosrecursoseconmicosyfsicospara
laboratoriosdee.g.fsicaobiologaseanlosadecuadosparaelcumplimientode
losobjetivosdecalidaddepartamentales
3. SeguimientodeestudiantesqueatendieronaeventosdeScoutingantesdesu
admisinalaUniversidad
4. EstudiossobreestudiantesqueparticiparonenelprogramaSIGMA:qu
programasacadmicoseligieron,culessudesempeodespusdeingresara
launiversidadytrasgraduarse
5. Establecerrelacionesestadsticasentreresultadosdelosegresadosenel
examendelECAESysusrolesdentrodelasinstitucionesindustrialesalas
cualesestnasociados(e.g.emprendimientos)
6. Analizarlosresultadosdeimpactosdeproyectosexperimentalesendistintos
departamentos(e.g.acompaamientopersonaldeunprofesordurantetodala
carrera):efectossobrelaeducacindelosestudiantesmedidoendesempeo
acadmico
7. Analizarlosefectosdelaalocacinderecursosfsicossobreproyectosde
investigacinyelimpactosobrelacalidaddelainvestigacininstitucional

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ANEXOS
Anexo1.Organigrama

Figura1.Organigramadelasentrevistasrealizadas.
Anexo 2. Arquitecturas de BI propuestas por algunas fuentes

Figura2.ArquitecturadeWarehousenico,propuestaen(11).


Figura3.Arquitecturacondatamartsorganizacionales,almacenesdedatospara
exploracinyfuentesdeinformacinnoestructuradasyexternas(e.g.Facebook)(10)

Figura4.Arquitecturacondatamartsdeusoorganizacionaldirecto.(8)

Anexo 3. Plan de desarrollo institucional