GG-De-GU-001 Guía Gestión de Comités

GUA PARA GESTIN DE COMITS
GERENCIA GENERAL
Bucaramanga, 10 de Noviembre de 2015
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO.................................................................................................................................. 4
2.
ALCANCE.................................................................................................................................. 4
Cdigo: GG-DE-GU001
El contenido de este documento es de propiedad y uso exclusivo de Seguridad y Vigilancia Colombiana SEVICOL LTDA
Pgina 1 de 20
Versin: 01
3.
DEFINICIONES......................................................................................................................... 4
4.
CONTENIDO............................................................................................................................. 4
4.1.
COMIT DIRECTIVO.........................................................................................4
4.1.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................... 4
4.1.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 4
4.1.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.............................................................................4
4.1.4.
GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 6
4.2.
COMIT GERENCIAL........................................................................................7
4.2.1.
OBJETIVO...................................................................................................................... 7
4.2.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 7
4.2.3.
4.2.4.
GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 8
4.3.
COMIT JURDICO........................................................................................... 8
4.3.1.
OBJETIVO...................................................................................................................... 8
4.3.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 8
4.3.3.
4.3.4.
GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 9
4.4.
COMIT DISCIPLINARIO.................................................................................10
4.4.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 10
4.4.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 10
4.4.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................10
4.4.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................10
4.5.
COMIT OPERATIVO - COMERCIAL..................................................................11
4.5.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 11
4.5.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 11
4.5.3.
4.5.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................11
4.6.
COMIT PRIMARIO GENERAL..........................................................................12
4.6.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................. 12
4.6.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 12
4.6.3.
4.6.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................12
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Pgina 2 de 20
Versin: 01
4.7.
4.7.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................. 13
4.7.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 13
4.7.3.
4.7.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................14
4.8.
6.
COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO...........................15
4.8.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 15
4.8.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 15
4.8.3.
4.8.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................16
4.9.
5.
COMIT PRIMARIO POR EQUIPO.....................................................................13
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL...............................................................16
4.9.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 16
4.9.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 16
4.9.3.
4.9.4.
GESTIN DEL COMIT................................................................................................17
GENERALIDADES................................................................................................................... 17
5.1.
Documentos de Referencia...........................................................................17
5.2.
Consideraciones Generales...........................................................................18
CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................ 18
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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos bsicos para la gestin de los Comits en Sevicol Ltda.
2. ALCANCE
Aplica para todos los comits y grupos primarios de Sevicol Ltda.
3. DEFINICIONES
Comit: Conjunto de personas
representacin de un colectivo.
elegidas
para
desempear
una
labor
determinada
en
4. CONTENIDO
A continuacin se describen los elementos bsicos que deben ser considerados en la gestin de
los comits:
4.1.
COMIT DIRECTIVO
4.1.1. OBJETIVOS
Disear y monitorear las estrategias y polticas orientadas al logro de los objetivos y metas de la
organizacin para el cumplimiento de su misin.
4.1.2. INTEGRANTES
-
Gerente
Director
Director
Director
Director
Director
General
Nacional Financiero
Nacional de Recursos Humanos
Nacional Administrativo
Seccional Bogot
Nacional Jurdico
COMPRAS:
Lder de rea donde se identifica la necesidad de compra (Bucaramanga Bogot

Agencia)
GESTIN DOCUMENTAL:
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Lder de rea que propone cambios y mejoras en el sistema.
4.1.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

-
Definir las polticas y objetivos de Gestin Integral.
Revisar las mejores prcticas en el sector frente al tema de referencia de la poltica,

validando su pertinencia a las necesidades de la organizacin.
Evaluar aspectos crticos y novedades que afecten la imagen y sostenibilidad de la
organizacin.
Informar a todas las reas de la empresa las decisiones tomadas por la gerencia y hacer
seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Tomar las decisiones pertinentes de acuerdo a los aspectos evaluados al interior del
comit.
Validar plan de trabajo anual del Sistema de Gestin Integrado.
Vigilar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestin Integrado.
Planificar los procesos y asignar los recursos tcnicos, financieros y humanos necesarios
para su desarrollo.
Velar por el cumplimiento de los objetivos de las directrices estratgicas de la organizacin.
Analizar la viabilidad de los proyectos o iniciativas estratgicas identificadas, garantizando

que se obtengan los resultados esperados.
Ser un rgano consultivo para apoyar las decisiones de carcter estratgico y/o tctico..
INNOVACIN:
Revisar, evaluar y seleccionar ideas de mejora que ayuden al mejoramiento del servicio y
los procesos de la organizacin.
Establecer los responsables de los proyectos de mejora de acuerdo a su complejidad
tcnica.
Revisar, ajustar, aprobar o rechazar los planes de proyecto de mejora.
Realizar seguimiento y evaluar resultados de proyectos de mejora desarrollados en la
organizacin.
PRESUPUESTO:
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Definir criterios, lineamientos y rubros para presupuestar de acuerdo al rea, actividad,

proyecto o contrato (IPC, Valor del Dlar, Indicadores macroeconmicos, incremento de
salario mnimo, datos histricos, etc.)
Establecer y aprueba Cronograma de Presupuesto (GF-PR-FO-001) donde se relacionan las
fechas lmites para programar presupuesto, autorizar cambios al presupuesto, presentar
informes de ejecucin, realizar cierre presupuestal, etc.
Revisar, ajustar y aprobar preliminar de presupuesto, por reas, proyectos, agencias y
contratos en el Formato Plan de Presupuesto (GF-PR-FO-002).
Tomar las acciones respectivas para optimizar el uso de los recursos econmicos de
acuerdo a la informacin relacionada en el Informe Mensual de Presupuesto y autoriza las
modificaciones y adiciones correspondientes, de acuerdo a lo relacionado en el
Cronograma de Presupuesto (GF-PR-FO-001.
Aprobar y analizar informes presupuestales.
TESORERA:
Revisar, ajustar, aprobar e informar para identificar oportunidades de inversin, precios,

tasas, rentabilidad, anlisis del costo beneficio, riesgos de las operaciones,
comportamiento del mercado, identificacin de los cupos, tasas disponibles y plazos
requeridos de las entidades financieras para gestionar recursos de tesorera.
Formalizar la responsabilidad del manejo de TOKEN y contraseas de portales bancarios y
la firma de cheques, cuando estos no sean visados directamente por el representante legal.
COMPRAS:
Realizar la evaluacin tcnica y econmica de ofertas para suministro de bienes y servicios

Evaluar y adjudicar compras por valor mayor a 20 salarios mnimos legales mensuales
vigentes.
ACTIVOS:
Aprobar la baja de los activos que han sido devueltos por que ya no cumplen su funcin o
su reparacin no es viable, y su disposicin final. Dejar constancia de la baja de activos en
el Acta de Baja de Activos (GA-IA-FO-005).
ARCHIVOS:
Aprobar las Tablas de Retencin Documental (GA-DL-FO-005), cuando se creen o cada vez
que se actualiza un cambio.
Aprobar Acta de Eliminacin de Documentos (GA-DL-PR-006), cuando se cumpla su tiempo
de retencin en el archivo central.
CARTERA
Revisar y aprobar Acuerdo de Pago (GF-FC-FO-010) con los clientes, de acuerdo al estado
de Cartera presentado por la Auxiliar de Cartera.
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Definir el estado especfico de los clientes que hayan pasado de 90 das de vencimiento
para efectuar las siguientes acciones:
o
o
Emisin de cobro pre jurdico. (Comunicacin Cobro Prejurdico) Ver

Procedimiento Gestin de proceso Judiciales y Administrativos (GJ-PJ-PR-001)
Analizar la posibilidad de suspender el servicio.
4.1.4. GESTIN DEL COMIT

4.1.4.1.
-
Las reuniones se realizarn de forma quincenal. No obstante, el lder del Comit

establecer los casos en los que se requiera una reunin extraordinaria segn sea el caso.
4.1.4.2.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.1.4.4.
-
Convocatoria
Se deber definir una fecha y hora fija acorde a la frecuencia del mismo.
4.1.4.3.
-
Periodicidad de Reunin:
Seguimiento
El seguimiento y control de los compromisos se efectuaran conforme a lo estipulado en la

reunin del Comit.
4.2.
COMIT GERENCIAL
4.2.1. OBJETIVO
Hacer seguimiento sobre la gestin de los distintos procesos y reas de la organizacin, con el fin
de tomar decisiones de tipo estratgico que la impacten.
4.2.2. INTEGRANTES
-
Director Nacional Jurdico

Gerente General
Directores de rea
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Directivos Seccional Bogot
Realizar el diagnostico organizacional a travs de un anlisis DOFA, mediante la

identificacin y anlisis de las variables del entorno interno y externo que inciden o podran
incidir en el funcionamiento de la organizacin.
Definir, validar y reformular las estrategias de la organizacin para el mediano y largo

plazo.
Realizar seguimiento al cumplimiento del plan estratgico de la organizacin y asesorar al

Gerente General en la definicin de planes, programas y proyectos requeridos para la
ejecucin del mismo.
Hacer seguimiento a indicadores de gestin de Sevicol Ltda.
Evaluar peridicamente los informes de las diferentes reas y asesorar al Gerente General
en la toma de decisiones para mejorar la operacin de la organizacin.
Realizar seguimiento al presupuesto, cumplimiento de metas y planes de gestin de las

diferentes reas.
Informar a todas las reas y procesos de Sevicol Ltda., las decisiones tomadas por la
Gerencia y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Definir o proponer cambios que impacten el direccionamiento y plan estratgico de la

organizacin.
Ser un rgano consultivo para apoyar las decisiones de carcter estratgico.
Hacer seguimiento a los compromisos asumidos en el desarrollo del Comit.

4.2.4.1.
-
Las reuniones se llevaran a cabo de forma mensual.
4.2.4.2.
-
Convocatoria
La Gerencia tendr la responsabilidad de convocar a este Comit la ltima semana de cada

mes.
4.2.4.3.
Compromisos
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4.2.4.4.
-
Seguimiento

reunin del Comit.
4.3.
COMIT JURDICO
4.3.1. OBJETIVO
Dar soporte a la organizacin en temas jurdicos, de manera dinmica y proactiva.
Proporcionndole a Sevicol Ltda., alternativas legales para minimizar los impactos normativos, que
afecten directa e indirectamente las finanzas de la empresa.
4.3.2. INTEGRANTES
-
Directora Nacional Jurdica

Director de Gestin Humana Seccional
Analista Jurdico

-
Defender los intereses de Sevicol Ltda., en todo tipo de procedimientos judiciales, es decir
ser un ente consultor de la Organizacin.
Revisar los documentos contractuales a los que estudia y resuelve los problemas legales
relacionados con la empresa, sus contratos y normas legales.
Emitir informes jurdicos sobre las distintas reas de la empresa.
Apoyar y asesorar en materia de derecho laboral.
Intervenir en todo tipo de negociaciones laborales.
Asesorar en la constitucin, gestin y disolucin de cualquier tipo de sociedad mercantil o

civil.
Asesorar en torno a la gestin de derechos en materia de propiedad intelectual e industrial.
Servir como organismo consultor de la Organizacin.
Divulgar toda la normatividad que pueda causar imparto en Sevicol, por medio de su
interpretacin y remisin a las reas especfica.
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Apoyar procesos de cobro de cartera, desde su estado pre jurdico o jurdico, estando muy
pendiente del desarrollo de esta gestin.
Realizar un seguimiento de los procesos jurdicos y extrajurdicos, cualquiera que sea su

naturaleza: laboral, comercial, administrativo, cartera, civil, entre otros, a travs de un
cuadro de control de seguimiento de los diferentes procesos legales, los cuales deben
conocerse en Bogot y Bucaramanga. Adems puede hacer el acompaamiento que se
requiera en procesos como incapacidades mdicas cuando por su complejidad se requiera
el apoyo jurdico, como en otros casos en particular.
Revisar las relaciones contractuales con proveedores de suministros y/o servicios actuales,
en orden a normalizarlas y armonizarlas con las polticas y procesos de contratacin.
Revisar la preformas de los contratos laborales, para poder garantizar que se incluyan las
funciones especficas de cada cargo, dentro de la minuta o como un anexo al contrato que
haga parte integral del mismo.
Analizar y solicitar autorizacin para aquellos casos que impliquen consultas jurdicas
externas, que por su complejidad, no pueden ser resultas de manera segura por el comit.
Establecer pautas para la supervisin de contratos propios del objeto social de la

Organizacin, hasta la liquidacin de los mismos, velando porque exista un
acompaamiento legal, que garantice el normal desarrollo del objeto contractual.
Apoyar asuntos de manejo de los sindicatos.
Apoyar temas disciplinarios que no sean estrictamente laborales.

4.3.4.1.
-
Las reuniones se llevarn a cabo de forma mensual. (Definir fecha de reunin)
4.3.4.2.
-
Convocatoria
Se realizarn reuniones de manera mensual, donde se concretarn temas nuevos y

avances de los procesos en ejecucin.
4.3.4.3.
-
Compromisos
Quedarn registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
4.3.4.4.
Seguimiento
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reunin del Comit.
4.4.
COMIT DISCIPLINARIO
4.4.1. OBJETIVO
Ejercer la funcin disciplinaria, tanto preventiva como sancionatoria en primera instancia a los
trabajadores de Sevicol Ltda.
4.4.2. INTEGRANTES
-
Director Nacional de Seguridad Fsica

Director Nacional de Gestin Humana
Coordinadores de Servicios
Coordinador Regional de Servicios (Para los casos en los que la falta disciplinaria estn
involucrados personal a su cargo)

-
Analizar los casos de faltas disciplinarias.

Definir las amonestaciones a que hubiese lugar, de acuerdo a la infraccin cometida por los
trabajadores.
Notificar decisiones interpuestas a trabajadores

4.4.4.1.
-
Las reuniones se llevarn a cabo de forma semanal.
4.4.4.2.
-
Compromisos
4.4.4.4.
-
Convocatoria
Se realizarn reuniones de manera semanal, donde se concretarn temas nuevos y

4.4.4.3.
-
Seguimiento

reunin del Comit.
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4.5.
COMIT OPERATIVO - COMERCIAL
4.5.1. OBJETIVO
Fortalecer la prestacin del servicio a travs de la implementacin de canales de comunicacin
ms eficientes de las reas de Seguridad Fsica, Seguridad Electrnica y Comercial pensando en la
satisfaccin del cliente.
4.5.2. INTEGRANTES
-
Director Nacional de Seguridad Fsica

Director Nacional Comercial
Director Nacional de Seguridad Electrnica
Coordinador de Servicios/Coordinador Regional de Servicios
Lder postventa
Consultor Comercial
Asistente de Proyecto y Licitaciones (Secretaria del comit)

-
Revisar y analizar las peticiones, quejas y reclamos ms relevantes y que causen impacto
en la organizacin, presentados por el cliente para determinar las fallas que se han
presentado en los procesos que dieron origen a la queja o reclamo y as dar pronta
solucin.
Establecer los planes de accin idneos para gestionar las peticiones, quejas y reclamos
presentados por los clientes con sus responsables y fechas de cumplimiento.
Realizar seguimiento a los planes de accin con el fin de determinar la eficacia de los
mismos y as evitar que se vuelvan a presentar.
Revisar y analizar las licitaciones que presente el rea comercial para coordinar con el rea
operativa la capacidad de respuesta a la licitacin.
Apoyar la generacin de propuestas comerciales de manera que se consolide un

documento diseado a la medida de las necesidades de los clientes.

4.5.4.1.
-
Las reuniones se llevaran a cabo de forma semanal.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
4.5.4.2.
-
Se realizarn reuniones de manera mensual, donde se concretarn temas nuevos y

4.5.4.3.
-
Compromisos
4.5.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento

reunin del Comit.
4.6.
COMIT PRIMARIO GENERAL
4.6.1. OBJETIVOS
-
Crear y mantener un clima de confianza y de franqueza que facilita la realizacin de la

labor diaria.
Mejorar las comunicaciones entre los diferentes niveles de la organizacin.
4.6.2. INTEGRANTES
-
Directores de rea
Personal administrativo y operativo de Sevicol Ltda

-
Socializar y analizar con el personal administrativo y operativo todas las novedades y/o
particularidades de las diferentes reas y procesos de la compaa.
Capacitar al personal en temas relacionados al clima organizacional, solucin de

problemas, trabajo en equipo, toma decisiones, manejo de comportamientos y tcnicas de
administracin.

4.6.4.1.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
Las reuniones se realizara de forma mensual.
.
4.6.4.2.
-
Deben enviar la agenda previa a la reunin con el fin de establecer los grupos de trabajo
que asistirn al Comit.
4.6.4.3.
-
Compromisos
4.6.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento

reunin del Comit.
4.7.
COMIT PRIMARIO POR EQUIPO O POR AGENCIA
4.7.1. OBJETIVOS
-
Utilizar a cabalidad las capacidades y potencialidades de cada individuo, a travs de las

contribuciones individuales a los objetivos de la compaa.
Lograr una mayor eficacia en el logro de los objetivos comunes a travs de la participacin
de todos los miembros del equipo de trabajo.
Revisar el cumplimiento de las metas establecidas para el rea o proceso.
Hacer seguimiento a los planes de trabajo del rea o proceso.
Evaluar las condiciones de trabajo del rea o proceso.
Generar propuestas y soluciones a situaciones presentadas en el rea.
Propuestas de mejora para la gestin adecuada de los procesos, enfocadas hacia el logro
de los objetivos organizacionales.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
4.7.2. INTEGRANTES
-
Lderes de rea o Proceso

Personal que participa en el cumplimiento de los objetivos del rea o proceso.
Seccional: Directivos y personal
Agencia: Directivos de Agencia y personal

-
Comunicar a los trabajadores del rea o proceso las decisiones tomadas, los lineamientos y
polticas establecidos por la Gerencia y/o Comit Directivo y hacer seguimiento al
cumplimiento de las mismos.
Evaluar el cumplimiento de las actividades y compromisos del rea frente a logro de los
objetivos estratgicos.
Definir y verificar el cumplimiento de indicadores y metas asignados a cada uno de los

trabajadores del rea o proceso.
Establecer y asegurar la implementacin de los planes de trabajo a ejecutar por el personal

del rea o proceso.
Reportar y analizar las condiciones en las cuales se ejecutan las actividades asociadas al
rea o proceso, definir y hacer seguimiento a los planes o acciones para su mejora.
Comunicar las inquietudes, aportes y novedades reportadas por el personal operativo.
Identificar oportunidades de optimizacin de los recursos asignados al rea e implementar

las acciones necesarias.
Identificar necesidades y proponer capacitaciones para los integrantes del rea.
Proponer y evaluar la viabilidad de propuestas de mejora o proyectos relacionados con el

rea que contribuyan al logro de los objetivos de la organizacin.
Reportar y asignar responsables ante requerimientos de otras reas o procesos.
Realizar seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora identificadas en el

rea o proceso.

4.7.4.1.
Las reuniones se realizarn de forma mensual.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
Las reuniones deben ser breves, focalizarse en el desempeo del rea o proceso y brindar
oportunidades para obtener retroalimentacin, solucin de problemas y enseanza de los
mismos.
4.7.4.2.
-
Deben enviar la agenda previa a la reunin para que los integrantes del Comit se
programen.
4.7.4.3.
-
Compromisos
4.7.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento

reunin del Comit.
4.8.
COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
4.8.1. OBJETIVO
Hacer seguimiento al desarrollo del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, al igual que
canalizar las inquietudes de salud y seguridad de los trabajadores hacia la administracin.
4.8.2. INTEGRANTES
-
Presidente del Comit

4 representantes de la Gerencia y 4 suplentes
4 representantes de los trabajadores y 4 suplentes
Secretario del Comit

-
Realizar investigacin de incidentes, accidentes de trabajo, enfermedad profesional e

informacin estadstica.
Realizar capacitaciones y participar en las actividades de formacin relacionados con

aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigidas a directivos, miembros del comit y
trabajadores en general.
Coordinar relacin empleador trabajadores en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
Realizar inspecciones a las instalaciones locativas, maquinas, equipos, herramientas,

elementos para emergencias y brigada de emergencia. Esta actividad adquiere especial
dimensin ya que su funcin es esencialmente preventiva y por lo tanto debe hacer
especial hincapi en detectar las causas no solo de los accidentes sino de los incidentes,
para eliminar los agentes de riesgo.
Ejercer vigilancia sobre el cumplimiento, por parte de empleadores y trabajadores de:

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial, las Normas legales vigentes y actas e informar a las autoridades de SST cuando
haya deficiencias en su desarrollo.
Proponer medidas de salud en el trabajo.
Proponer y participar en activiades de capacitacin en SST dirigidas a todos los niveles de

la empresa.
Vigilar y promover el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Participar en actividades de promocion, divulgacion e informacion sobre medicina, higiene

y seguridad entre empleadores y trabajadores.
Colaborar con el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales y proponer medidas correctivas.
Visitar periodicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, mquinas,

equipos y operaciones e informar al empleador sobre la existencia de Factores de Riesgo y
sugerir las medidas de prevencin y control.
Servir como organismo de coordinacion entre el empleador y los trabajadores en la solucion

de los problemas relativos a SST.

4.8.4.1.
Las reuniones se realizar de forma mensual o antes si se presenta una emergencia o

accidente de trabajo.
4.8.4.2.
-
Convocatoria
Deben enviar la agenda previa a la reunin para que los integrantes del Comit se
programen.
4.8.4.3.
Compromisos
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
El acta de cada reunin debe ser elaborada por el secretario designado en el Comit.
4.8.4.4.
-
Seguimiento

reunin del Comit.
4.9.
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
4.9.1. OBJETIVO
-
Prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los empleados contra los riesgos
psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo
4.9.2. INTEGRANTES
-
El comit de convivencia laboral estar compuesto por dos (2) representantes del
empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.

-
Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule
queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al
interior de la entidad pblica o empresa privada.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar
a la queja.
Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes involucradas,
promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias.
Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confi dencialidad.
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja,
verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
Presentar a la alta direccin las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas
preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la
gestin del comit de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de
control.

4.9.4.1.
Las reuniones se realizar de forma mensual.
4.9.4.2.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por el secretario designado en la sesin del
Comit. Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
4.9.4.4.
-
Convocatoria
El comit de convivencia laboral se reunir ordinariamente cada tres (3) meses y se

sesionara con la mitad ms uno (1) de sus integrantes y extraordinariamente cuando se
presenten casos que requieran de su inmediata intervencin y podr ser convocado por
cualquiera de sus integrantes.
4.9.4.3.
-
Seguimiento

reunin del Comit.
5. GENERALIDADES
5.1.
-
Resolucin 1010 de 2006

Decreto 1072 de 2015
5.2.
-
Documentos de Referencia
Consideraciones Generales
N/A
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
6. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versin
Descripcin
10 de Noviembre
de 2015
01
Creacin del Documento
Aprob el cambio
Nombre
Cargo
Gerente
Julio Anaya
General
Cdigo: GG-DE-GU001
Pgina 20 de 20
Versin: 01

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GUA PARA GESTIN DE COMITS

Bucaramanga, 10 de Noviembre de 2015

GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 6

GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 8

GESTIN DEL COMIT.................................................................................................. 9

GESTIN DEL COMIT................................................................................................10

COMIT OPERATIVO - COMERCIAL..................................................................11

GESTIN DEL COMIT................................................................................................11

COMIT PRIMARIO GENERAL..........................................................................12

GESTIN DEL COMIT................................................................................................12

GESTIN DEL COMIT................................................................................................14

COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO...........................15

GESTIN DEL COMIT................................................................................................16

COMIT PRIMARIO POR EQUIPO.....................................................................13

COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL...............................................................16

GESTIN DEL COMIT................................................................................................17

Lder de rea donde se identifica la necesidad de compra (Bucaramanga Bogot

Lder de rea que propone cambios y mejoras en el sistema.

4.1.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Definir las polticas y objetivos de Gestin Integral.

Revisar las mejores prcticas en el sector frente al tema de referencia de la poltica,

Vigilar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestin Integrado.

Velar por el cumplimiento de los objetivos de las directrices estratgicas de la organizacin.

Analizar la viabilidad de los proyectos o iniciativas estratgicas identificadas, garantizando

Definir criterios, lineamientos y rubros para presupuestar de acuerdo al rea, actividad,

Revisar, ajustar, aprobar e informar para identificar oportunidades de inversin, precios,

Realizar la evaluacin tcnica y econmica de ofertas para suministro de bienes y servicios

Emisin de cobro pre jurdico. (Comunicacin Cobro Prejurdico) Ver

4.1.4. GESTIN DEL COMIT

Las reuniones se realizarn de forma quincenal. No obstante, el lder del Comit

El seguimiento y control de los compromisos se efectuaran conforme a lo estipulado en la

Director Nacional Jurdico

Directivos Seccional Bogot

4.2.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Realizar el diagnostico organizacional a travs de un anlisis DOFA, mediante la

Definir, validar y reformular las estrategias de la organizacin para el mediano y largo

Realizar seguimiento al cumplimiento del plan estratgico de la organizacin y asesorar al

Hacer seguimiento a indicadores de gestin de Sevicol Ltda.

Realizar seguimiento al presupuesto, cumplimiento de metas y planes de gestin de las

Definir o proponer cambios que impacten el direccionamiento y plan estratgico de la

Ser un rgano consultivo para apoyar las decisiones de carcter estratgico.

Hacer seguimiento a los compromisos asumidos en el desarrollo del Comit.

4.2.4. GESTIN DEL COMIT

Las reuniones se llevaran a cabo de forma mensual.

La Gerencia tendr la responsabilidad de convocar a este Comit la ltima semana de cada

El seguimiento y control de los compromisos se efectuaran conforme a lo estipulado en la

Directora Nacional Jurdica

4.3.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Emitir informes jurdicos sobre las distintas reas de la empresa.

Apoyar y asesorar en materia de derecho laboral.

Intervenir en todo tipo de negociaciones laborales.

Asesorar en la constitucin, gestin y disolucin de cualquier tipo de sociedad mercantil o

Asesorar en torno a la gestin de derechos en materia de propiedad intelectual e industrial.

Servir como organismo consultor de la Organizacin.

Realizar un seguimiento de los procesos jurdicos y extrajurdicos, cualquiera que sea su

Establecer pautas para la supervisin de contratos propios del objeto social de la

Apoyar asuntos de manejo de los sindicatos.

Apoyar temas disciplinarios que no sean estrictamente laborales.

4.3.4. GESTIN DEL COMIT

Las reuniones se llevarn a cabo de forma mensual. (Definir fecha de reunin)

Se realizarn reuniones de manera mensual, donde se concretarn temas nuevos y

El seguimiento y control de los compromisos se efectuaran conforme a lo estipulado en la

Director Nacional de Seguridad Fsica

4.4.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES