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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN,
PARTICIPACION Y CONSULTA

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN,
PARTICIPACIN Y CONSULTA

APROBACIONES

GENERADO POR :

REVISADO POR :

APROBADO POR :

Analista SGI

Supervisor del
Programa de

Representante de
la Alta Direccin

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Calidad, MA Y SSO

1. OBJETIVO
Establecer un documento para la realizacin de los programas de
motivacin comunicacin, participacin y consulta para garantizar que
estos se realicen bajo las indicaciones planteadas.
2. ALCANCE
Este procedimiento da alcance a las actuaciones de comunicacin,
consulta y participacin en materia de prevencin de riesgos laborales
que se realicen en la empresa avcola DIANO MARINA.
Tambin es aplicable a todos los trabajadores que presten sus servicios
para

la

empresa

en

trminos

que

se

reflejan

en

el

presente

procedimiento.
3. RESPONSABLES
Jefe de Produccin:
Es el encargado de general los recursos necesarios para
realizar y llevar a cabo el presente procedimiento.
Participar activamente en las actividades relacionadas con la
participacin y consulta del personal.
Analista del SIG:
Es el encargado de velar por el presente procedimiento.
Establecer, ejecutar y mantener mecanismos para

la

participacin efectiva de los colaboradores en el sistema

integrado de gestin.
4. DEFINICIONES

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Comunicacin: Accin y efecto de comunicar o comunicarse;

proceso mediante el cual se puede transmitir informacin de una
entidad a otra.

Participacin: Es la accin o efecto de participar; tomar o recibir

parte de algo; incorporacin dinmica del pueblo a la vida social,
econmica y poltica de un pas, que asegure que quien recibe los
servicios participe en las decisiones que tienen que ver con el
bienestar colectivo o bien comn.

Consulta: Bsqueda de datos que se realiza de una fuente

(persona, libro, fichero, etc.) para informarse sobre un asunto.

Motivacin: Son aquellas cosas que impulsan a una persona a

realizar determinadas acciones y a persistir en ellas hasta el
cumplimiento de sus objetivos, voluntad para hacer un esfuerzo y
alcanzar ciertas metas, todos los factores capaces de provocar,
mantener, y dirigir la conducta hacia un objeto.

Partes interesadas: Individuos o grupos preocupados o afectados

por el desempeo en seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente de una organizacin.

5.

DESCRIPCIN

5.1. PROCESO DE COMUNICACIN

Esquema General

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Descendent
e
Interna
Ascendente

Comunicaci
n
Externa

Partes
Interesad
as

5.1.1. Comunicacin Interna: Es la comunicacin que se establece

entre los diversos niveles y funciones de la organizacin.
Los responsables de las diferentes reas de la organizacin, informan
internamente sobre las actividades de la empresa, con el objetivo de:
Informar

las

partes

interesadas

del

comportamiento

de

la

organizacin en temas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y

Salud, mejoras alcanzadas, objetivos, metas y programas, etc.
Dan a conocer la Poltica y mostrar el compromiso de la Direccin con
dicha Poltica.
Decidir si comunicar o no externamente informacin acerca de los
aspectos significativos.
La Direccin de la empresa va transmitiendo informacin al personal
acerca de la prevencin en Seguridad y Salud Ocupacional y temas
Ambientales as como de inocuidad Alimentaria. Para ello se utilizarn
las vas de comunicacin instauradas en la Organizacin.
Comunicacin Descendente
La Direccin de la empresa va transmitiendo informacin al personal
acerca de la inocuidad Alimentaria, prevencin en temas Ambientales,
Seguridad y Salud Ocupacional. y as como de Para ello se utilizarn las
vas de comunicacin instauradas en la Organizacin.

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Comunicacin Ascendente
Los

trabajadores

deben

comunicar

sus

Jefes

inmediatos,

directamente al Analistae de SIG cualquier sugerencia o aspecto

destacable que aprecie en su puesto o rea de trabajo o en el Sistema
de Gestin orientado a la deteccin de peligros o aspectos

sugerencias para su eliminacin, minimizacin y control.

5.1.2 Comunicacin externa
Es aquella que se mantiene entre Avcola DIANO MARINA y las partes
interesadas. En general cualquier persona, institucin o asociacin que
est interesada en las actividades Avcola DIANO MARINA.
El analista SIG es responsable de:
Generar

aprobar

las

comunicaciones

proveedores

subcontratistas.
Llevar a cabo el seguimiento y respuesta a las partes interesadas
externas.
Preparar y difundir la preceptiva informacin a organizaciones e
individuos ajenos a la empresa.
5.2. PROCESO DE PARTICIPACIN Y CONSULTA
La participacin de los trabajadores de la Organizacin se promueve a
travs

del

Analista

de

SIG,

adems

de

su

contribucin

en

la

identificacin de peligros, investigacin de incidentes y revisin y

desarrollo de polticas.
En caso de que los trabajadores den su opinin a la consulta ser
estudiada y valorada por la Alta direccin.
6. PROCEDIMIENTO

1. Actividades de motivacin y acciones disciplinarias

Programa de Motivacin:

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Para este reconocimiento se tendrn en cuenta los siguientes aspectos:

Durante las Observaciones al Comportamiento realizadas a los trabajadores,
se entregarn Bonos de Premio o Castigo, teniendo en cuenta el
Comportamiento observado.
Si se observa un comportamiento adecuado, se le otorga un bono de
premio al trabajador, acumulable para la eleccin del Trabajador del Mes y
del Ao.
Si se observa un mal comportamiento, pudiendo ser la violacin de una
norma de seguridad, omisin de algn procedimiento o una falla al medio
ambiente, se le otorgar un bono de castigo, en donde el trabajador firma
y se compromete a dar una charla de seguridad a sus compaeros y a
mejorar el comportamiento en cuestin.
Si el trabajador presenta 2 Bonos de Castigo en el mes, podr tambin ser
suspendido dependiendo a la gravedad de la falta. Si presenta varias veces
el mismo comportamiento inadecuado podr ser suspendido.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Evaluacin del desempeo

Programa de Incentivos: Mensualmente se realizarn evaluaciones de

desempeo que
pretenden valorar las actividades de los trabajadores durante ese periodo.
Con el Programa de Incentivos se busca estimular a los trabajadores para
que continen o mejoren con su desempeo y para que participen
activamente en las actividades del Programas.
Responsable : Analista de SIG.

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Jornadas de orden y aseo:

Se realizarn actividades de inspeccin de las reas para verificar el estado
de las instalaciones y su orden y aseo. Esto para suministrar un ambiente
laborar adecuado para nuestros colaboradores.
Responsable: Analista del SIG.
Registro: Jornada de orden y aseo.
Capacitaciones: Se realizarn charlas y capacitaciones de tipo informativo
y de formacin.
Responsable: Analista del SIG.
Registro: Registro de Asistencia de capacitacin.

Publicacin de cumpleaos:
Mensualmente se publicar en la cartelera informativa el listado de los
trabajadores que hayan cumplido aos en es mes, y mensualmente se
reunirn a todos los trabajadores para compartir un pudn con todos los que
cumplieron aos.
Responsable: Jefe de produccin.
Registro: Cartelera

Actividades de Integracin:
Cuyo objetivo es integrar a los empleados con el fin de que se lleguen a
conocer fuera del ambiente laboral y compartir en un ambiente social. Las
actividades de integracin que se llevarn a cabo en el ao son las
siguientes:
Da del nio.
Da de la Familia.

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Da de empleado (amor y amistad).

Navidad.
Despedida de fin de ao.
Responsable: Jefe de produccin.
Registro: Fotografas de las actividades.

Semana de la salud ocupacional:

Se designar anualmente una semana SST y otra semana para el medio
Ambiente, donde se realizarn actividades, charlas y capacitaciones, con lo
relacionado a la prevencin.
Responsable: Analista del SIG.
Registro: De asistencia de capacitacin y fotografas de las actividades.

Actividades deportivas: Peridicamente se programarn fechas para la

realizacin de actividades deportivas que sern publicadas en la cartelera
informativa de organizacin, con el objetivo de integrar a los trabajadores a
travs de un trabajo en equipo que a su vez, contribuir en una aptitud fsica
y mental positiva.
Las actividades de estos programas sern relacionadas en el consolidado de
actividades de SST y Ambiental (cuando sea necesario), esto con el fin de
facilitar el seguimiento y evaluacin de las mismas.
Responsable: Jefe de Produccin.
Registro: Fotografas de las actividades.
2. Comunicacin y difusin de la organizacin

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Medios de difusin: Se establece como medios de difusin de las acciones y

resultados las carteleras, capacitaciones, reuniones, induccin, reuniones de
Lcteos S.A.

Responsable: Jefes y supervisores.

Registro: Comunicados, correos.
Divulgacin y concientizacin: Se realizar
trabajadores sobre los riesgos laborales

sensibilizacin continua a los

y aspectos ambientales de sus

actividades mediante las capacitaciones y charlas de seguridad.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Asistencia de Capacitacin.
El accidente del mes: Mensualmente, en cartelera, se resaltar el accidente de
mayor gravedad ocurrido en el mes anterior, con una explicacin de las causas y
recomendaciones para evitar su incidencia.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Investigacin de accidentes.
Visitantes y Contratistas: Se comunica a Visitantes y Contratistas los peligros a los
cules estn expuestos en las instalaciones de la organizacin mediante la entrega del
folleto Gua del visitante.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Gua del visitante

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Los Contratistas recibirn induccin en temas de Inocuidad alimentaria, Ambiental y

Seguridad y Salud Ocupacional, en donde se informa de manera detallada normas y
recomendaciones generales en el tema.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Asistencia de capacitacin.
3. Participacin y consulta de los trabajadores
Buzones de sugerencias:
Se tendrn ubicados buzones de sugerencias, con el objetivo de que puedan expresar sus
ideas para la mejora continua de la organizacin, para luego ser canalizadas al proceso en
cuestin.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Asistencia de capacitacin.
4. Consulta
Pgina Web: con el objetivo de tener a disposicin la consulta de la documentacin del
Sistema Gestin Integral, la organizacin ha establecido una pgina Web de acceso
interno a los mismos.

Responsable: Analista del SIG.

Registro: Pagina Web.
7. FORMATO
SIG-F-005 Lista de Asistencia de Capacitacin.
SIG-P-007 Procedimiento de Capacitacin.

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