Elaboracin de una matriz

de requisitos legales del

SG-SST
Categoras: Matriz legal

La matriz de requisitos legales es un documento que contiene la informacin

sobre la normatividad concerniente al SG-SST. Aprenda a elaborarla.

La matriz de requisitos legales debe ser actualizada al menos una vez al ao.
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Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene
toda la informacin sobre la normatividad que una empresa debe cumplir
legalmente. Estas normas y obligaciones legales estn moderadas por
diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante el
evidenciamiento de actividades el cumplimiento de la normatividad
concerniente a la seguridad y salud en el trabajo.

La definicin de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en

el artculo 2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:
24. Matriz legal: Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y tcnicos para
desarrollar el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), el cual deber actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables.
Por lo tanto, segn esta definicin, la matriz de requisitos legales debe
actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan
hacerse a las normatividades utilizadas. Pero adems, la matriz de requisitos
legales tambin hace parte de las obligaciones de los empleadores y est
constatada en el pargrafo del artculo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en
el que menciona que:
Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional
aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa
Adems, la matriz de requisitos legales tambin hace parte de la
documentacin general que toda empresa debe tener para desarrollar el
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra
estipulado en el artculo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015.

Qu normatividad debe tener una matriz de

requisitos legales?
Una matriz de requisitos legales debe estar orientada especficamente hacia
las actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo
verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que
cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y dems obligaciones.
A continuacin, encontrar cules son las normas mediante las que se debe
realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:
Normatividad de SG-SST
Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar
es la relacionada con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto nico Reglamentario
del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas
las empresas que se encuentran localizadas geogrficamente en Colombia. La
informacin sobre el SG-SST se encuentra en el captulo 2.2.4.6 del Decreto
1072 de 2015, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al
SG-SST, tambin se encuentran tres niveles que componen principalmente la
normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad
nacional, departamental y local.

Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las
leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son
avalados por el Congreso de la Repblica, por los Ministerios o por
Departamentos Administrativos.
Por ejemplo, el Cdigo Sustantivo del Trabajo, la Resolucin 2646 de 2008 y el
Decreto nico Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la
matriz de requisitos legales.
Normatividad departamental
Este segundo nivel se refiere ms a la ubicacin geogrfica en la que se
encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos
emiten normatividades especficas para prevenir efectos nocivos de alguna
situacin que se presenta especficamente en su zona geogrfica.
Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible
que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue,
Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la
prevencin de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta
que esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se
realizan las labores.
Normatividad local
Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en
los que se imponen normatividades especficas para determinados trabajos.
Esto es frecuente en municipios donde las alcaldas o las instituciones
pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la poblacin.
Por ejemplo, la Alcalda de Bogot publica normatividad especfica para el
manejo de residuos slidos y basuras que todos los hogares y empresas en la
ciudad deben cumplir.
Adems de tener en cuenta las anteriores normas por ubicacin geogrfica,
existen otro tipo de normatividades especficas que deben tenerse en cuenta
de acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa
Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de
normatividades adicionales.
Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes
como aquellas relacionadas con el sector de construccin o trabajo en alturas,
necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones
especiales. La Resolucin 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento
de seguridad para proteccin contra cadas en trabajos en alturas es una
muestra de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.
Normas tcnicas sectoriales
Al igual que en la construccin o en las instituciones de salud, existen
determinados sectores laborales que poseen una normatividad especfica de

acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas
tcnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad especfica.
Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronoma como bares y
restaurantes deben cumplir con la Norma Tcnica Sectorial Colombiana NTS
TS 004. Establecimientos gastronmicos y bares. Requisitos de sostenibilidad
2008, y esto es un requisito para la renovacin de su registro de turismo de
acuerdo con laResolucin 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo.
Normatividad acogida voluntariamente por la empresa
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos
laborales. Por ejemplo hay organizaciones que estn certificadas en ISO 9001,
que aunque no es obligatorio, estn usando para mejorar la gestin de calidad
de su producto o servicio. Este tipo de normatividades tambin deben incluirse
en la matriz de requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo
los que la empresa est trabajando. Tambin hay empresas que deciden
acogerse a normatividades internacionales, por su relacin con grupos
econmicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades
deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales.

Cules son las principales fuentes para

consultar la normatividad vigente en Colombia?
Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden
provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus caractersticas. Sin embargo,
hay normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas
en Colombia. Entre estas se encuentra informacin en medios como las
pginas web del Ministerio de Trabajo, la Alcalda de Bogot y el Senado de la
Repblica que publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o
derogaciones de ciertas normas que deben atenderse.
Tambin existe el Diario Oficial que recoge toda la informacin respecto a la
cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los
cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos estn
divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su bsqueda.
Este diario funciona desde 1864, por lo que, la informacin que contiene se ha
convertido en menester para la legislacin colombiana.
Por otro lado, la Constitucin Poltica de Colombia no hace parte de la
normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de requisitos
legales. La Constitucin aunque determine varias normas que en su
generalidad deben ser cumplidas por los empleadores y las empresas, stas ya
han sido reglamentadas mediante leyes, decretos y resoluciones. Al cumplir
con estas normatividades se est cumpliendo de forma directa con lo expuesto
en el marco de la Constitucin Poltica de Colombia.

Cmo se crea evidencia del cumplimiento de la

matriz de requisitos legales?

Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en

la matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias
recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe
estar redactado de manera clara y entendible. Adems debe ser actualizado
regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir
con la normatividad.
La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizar, su ao
de publicacin, su ttulo, los artculos que aplican y el alcance de sta. Para
mantener actualizada esta lista el empleador deber notificar junto a cada
norma utilizada, el plan de accin y la evidencia del cumplimiento adems de
las fechas de seguimiento. Por esta razn es importante que al momento de
investigar y seleccionar la normatividad que se asumir, se debe plantear de
manera especfica el plan de accin que se acoger para cada norma.
De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales,
se deber demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislacin, ya
sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras
actividades que demuestran que la empresa est cumpliendo. Esto es lo que
compone la matriz de requisitos legales.
La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que estn relacionados
con SG-SST, como muestra el pargrafo 1 del artculo 2.2.4.6.12 del Decreto
1072 de 2015:
Pueden existir en papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o una
combinacin de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema
de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las
normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualizacin y el
mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas.
Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta
informacin.

Cada cunto se debe actualizar una matriz de

requisitos legales de una empresa?
La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el
proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la
empresa. No basta con solo tener las normas que se cumplirn sino tambin se
debe reflejar de manera regular cules son las actividades que el encargado de
SG-SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.
La matriz de requisitos legales debe poseer, adems de las normas y su
informacin, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha
hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de
acuerdo a las actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo
tanto, esta matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con
cada actividad que sea realizada.

Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como
mnimo realizar y revisar anualmente toda la informacin respectiva a la matriz
de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido
adicionadas, modificadas o derogadas con la intencin de mantener el
cumplimiento y la actualizacin de estas normas. Es importante tener en cuenta
que despus de poseer la normatividad, lo ms importante es mantener
actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades
de evidencia.