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Descripcin de
cada uno de los
procesos Estandarizacin
Antecedente
Conforme se lo manifest en
presentaciones anteriores, el mapa de
procesos permite identificar los
procesos y conocer la estructura de los
mismos, reflejando las interacciones
entre los mismos, aunque es evidente
que el mapa no permite saber cmo
son por dentro y cmo permiten la
transformacin de entradas en salidas.
Propsito
La descripcin o estandarizacin
de un proceso tiene como
propsito
determinar
los
criterios y mtodos para
asegurar que las actividades que
comprenden dicha fase se
ejecuten de manera eficaz al
igual que el control del mismo.
PRODUCCIN
CARTOGRFICA
Descripcin
Actividades
Caractersticas
Diagrama de
proceso
Ficha de
proceso
Qu actividades se realizan?
Quin realiza las actividades?
Cmo se realizan las actividades?
---
Cmo es el proceso?
Cul es su propsito?
Cmo se relaciona con el resto?
Cules son sus entradas y salidas?
---
Diagrama de procesos
Generalidades
La descripcin de las actividades de un proceso
se puede llevar a cabo a travs de un diagrama,
donde se pueden representar estas actividades
de manera grfica e interrelacionarse entre s.
Estos diagramas facilitan la interpretacin de las
actividades en su conjunto, debido a que se
permite una percepcin visual del flujo y la
secuencia de las mismas, incluyendo las
entradas y salidas necesarias para el proceso y
sus lmites.
Ejemplo
Comentario
En la figura anterior se puede observar como es
posible llevar a cabo una descripcin de las
actividades de manera grfica y vincular cada
actividad con el responsable de llevarla a cabo.
Representacin simblica de
referencia
No obstante, existe diversa bibliografa donde se
establecen diferentes convenciones para llevar a
cabo esta representacin de diagramas de proceso,
y que una organizacin puede adoptar como
referencia para utilizar un mismo lenguaje.
Actividad
Decisin
Documento
Base de datos
Complejidad de un diagrama de
proceso
En caso que debido a la complejidad del proceso
que se vaya a diagramar y/o a la extensin de las
actividades del proceso, no se pueda representarlo
grficamente el conjunto de las mismas en un solo
diagrama, para ello, se puede utilizar el pie de
diagrama o a travs de otros diagramas de procesos
complementarios, o a travs de anexos
(procedimientos).
Procedimiento
Nivel de detalle de la
documentacin
Un aspecto esencial en la elaboracin de
diagramas de procesos es la importancia de
ajustar el nivel de detalle de la descripcin y por
consiguiente la documentacin.
La documentacin ser aquella que asegure o
garantice que el proceso se planifica, se controla
y se ejecuta eficazmente, por tanto el diagrama
se centrar en recoger informacin necesaria.
PROCEDIMIENTO
Los procedimientos son documentos que
describen la manera de llevar a cabo una
o un conjunto de actividades.
Se centra en la forma como se debe
trabajar o hacer las cosas.
PROCESO
Los procesos transforman entradas en
salidas, lo que acenta la finalidad de las
actividades que componen un proceso.
El proceso determina que se efecte un
cambio de estado cuando se recibe una
entrada.
PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso
Resultados de un proceso
Los procesos se centran en obtener resultados
como consecuencia de la transformacin que se
ejecutan por medio de las actividades.
Los procesos tienen objetivos relacionados con
los resultados que obtienen, y para ello, se debe
ejercer un control para que las entradas sean las
adecuadas, las actividades se realicen de forma
adecuada y los recursos se empleen en el
momento apropiado y de forma correcta.
Procedimientos
Procesos
II. Elaboracin
del
implementacin.
plan
detallado
de
Paso I
Capacitacin del equipo de
estandarizacin de procesos
Las personas directamente involucradas en este
trabajo deben pasar por un entrenamiento previo
en Estandarizacin y Gerenciamiento de Procesos
(alrededor de unas 16 horas) para que puedan dar
su mejor contribucin en la labor de
estandarizacin de los procesos de una
organizacin.
Paso II
Elaboracin del Plan detallado de
Implementacin
a. En un taller realizado con el equipo son
identificados, en cada proceso, los puntos
crticos a considerar en la implementacin.
b. Como resultado, se obtiene un plan de
implementacin al mismo tiempo realista,
detallado y consistente, con una clara definicin
de las responsabilidades.
Paso III
Estandarizacin de los Procesos
Primarios
Se desdobla del Mapa de Proceso concebido en el
Modelamiento y se estandariza los Procesos
Primarios a travs de las siguientes herramientas:
Diagramas de flujo: De Bloques, De Actividades
(ANSI), Funcional, Recorrido.
Diagramas de proceso: SIPOC, IDEF0, IDEF3,
DFDs, OMT.
Paso IV
Estandarizacin de los Procesos
Estratgicos y de Apoyo
Despus de la estandarizacin de los Procesos
Primarios, se aplica la misma metodologa descrita
anteriormente.
Para la estandarizacin de los Procesos Estratgicos
y de Apoyo identificados en el Mapa de Procesos,
se recomienda priorizar aquellos de mayor impacto
sobre la satisfaccin del cliente.
Resultados especficos de la
Estandarizacin
A. Definicin del flujo de las actividades:
A.1. Proveedores Internos y Externos y las
respectivas Entradas (Inputs).
A.2. Responsabilidades relacionadas al proceso.
A.3. Salidas/Resultados del proceso y los
respectivos Clientes Internos y Externos.
Diagramas de Flujo
Generalidades
Los Diagramas de Flujo son una representacin
grfica de la secuencia de etapas, operaciones,
movimientos, decisiones y otros eventos que
ocurren en un proceso.
Esta representacin se efecta a travs de formas y
smbolos grficos.
Smbolos utilizados
Terminal
Documento
Inicio y fin de un
proceso
Actividad
Proceso Predefinido
Decisin
Flechas conectoras
Operacin Manual
Datos
Conector
Conector fuera de
pgina
de
actividades
de
valor
DIAGRAMAS DE
BLOQUES
Visin global del
proceso
DIAGRAMA DE
FLUJO DE
ACTIVIDADES
Para un nivel de
detalle
DIAGRAMA DE
FLUJO
INTERFUNCIONAL
Para flujos a travs
de diferentes reas
funcionales
Ejemplos
Inicio
Enviar oferta
Recibir pedido
Diagrama
de
Bloques
Planificar produccin
Comprar materiales
Fabricar producto
Empaquetar producto
Entregar producto
Fin
Inicio
Levantarse
Diagrama
de
Bloques
De la cama a
la oficina
Ducharse
Vestirse
Desayunar
Trasladarse a la oficina
Llegar a la oficina
Fin
Vestirse
Levantarse
Desayunar
Bao
disponible?
No
Esperar
No
Ducharse
Ropa
lista?
Auto
disponible?
Conducir al trabajo
No
S
Estacionar auto
Planchar
Llegar a la oficina
Fin
Tomar bus
Diagrama de Flujo
Interfuncional
Alguna
pregunta?
Taller No. 4
En base a los equipos de trabajo que se
organizaron para desarrollar el Taller No. 3,
desarrollar lo siguiente:
Represente los Procesos de la Organizacin
previamente elegida, utilizando el Diagrama de
Flujo Interfuncional.