Septiembre 5 de 2016

Auditora interna
Apertura:
Auditores: Hna. Rosenda Martnez Vila
Hna. Mery Alexandra Ortiz Durn

Nombre de los dueos de los procesos.

Direccionamiento estratgico: 4.2.3 norma documentos en uso.
Pertinente en su punto de uso. No conformidad menor.
Se hizo el organigrama, manual de funciones y competencias. Se
presenta manual en fsico.
Cronograma institucional: no se maneja formato.
Ajustes del PEI y fusionar con el programa UNO internacional: le apunta
a una formacin integral, cristiana, por eso el proyecto de pastoral es
transversal.
Favorece en el idioma extranjero, se ven resultados en las evaluaciones
por el material que ofrece y ayuda en el nfasis que tiene la institucin.
Es innovacin educativa, favorece en el hoy.
En este momento no se ha pensado en implementar el programa de uno
internacional. Los docentes opinan sobre el sistema.
Las reacciones positivas frente al programa. Acompaamiento a los
docentes por parte de las asesoras del programa.
Se encuentra bien el manual de funciones,
Se vio la necesidad de capacitar el personal de la comunidad educativo.
Las escaleras que no tenan el listn negro, esto se hizo en diciembre, se
hizo arreglo de escalera.
La coordinadora de calidad ha dado capacitacin sobre acciones
preventivas, correctivas y de mejora y productos no conformes.
A travs de cada rea se establece el plan de mejora por los resultados
que van dando las mismas evaluaciones (reposa en coordinacin
acadmica).
Certificados de experiencia laboral. Reposan en talento humano. Diseo
curricular.

Tabulaciones de los indicadores de evaluacin donde se evidencian.

Encuestas del primer semestre que evidencien resultados del primer
semestre. Reposan en calidad, no se ha pasado aqu.
Avances del sistema, el lenguaje se ha cualificado, se han apropiado del
sistema, el curso de enero sirvi mucho para todos en general.
Mantenimiento de plataforma no se ha tenido como suerte. El ingeniero
de sistemas le falta eficacia.
Padre en camino de ser mejores, fortalecimiento formacin de docentes.
Fortalecimiento herramienta metodolgica desde UNO internacional.
Publicidad del colegio, pgina web.
Acciones preventivas: formar al personal en calidad, contrato de un
ingeniero para el manejo de la plataforma de UNO.
Separar cargos de coordinadora acadmica y de convivencia.
Mejora del internet, pero no hay que salir del trmino de contrato de
UNO internacional.
Controversia de acuerdo al sistema de UNO internacional: los padres de
familia no vienen a las capacitaciones.
Tener control sobre las capacitaciones de UNO internacional, para los
padres de familia.
Talento humano:
Como implementamos la poltica de calidad: tiene que ver con el
personal que trabaja con la institucin, que el trabajador se sienta bien
el lugar de trabajo, entregar la documentacin necesaria. Docentes
capacitados de acuerdo al cargo que les corresponde.
Manual de funciones: se encuentra en la Turena en forma digital.
Hojas de vida de empleados.
No conformidad: soportes de cargos de empleados de acuerdo a su
cargo, experiencia laboral.
Observacin: No tiene hoja de vida personal, docente Edith Marn. Ya
tiene certificado de experiencia laboral.
Como mejoras implementadas, exmenes de ingreso y exmenes de
retiro, para tener un control de salud.
Acompaamiento de coordinacin de calidad, no se hace.

Hace poco se trabaja sobre la caracterizacin.

Solo se va en el planear. Hace falta ejecutar y modificar el verificar,

hacer,
Incluir el programa de la seguridad y salud en el trabajo al proceso de
gestin de talento humano.
Programa de la gestin de salud en el trabajo. No hay empalme de este
mismo.
Tener diligenciada la evaluacin de desempeo completas.
No se evidencia evaluacin de indicadores con tabulaciones para mirar
la satisfaccin del cliente.
Reformulacin de indicadores, donde sea ms evidente el aporte en el
talento humano.
Se le debe dar prioridad a esas evaluaciones de desempeo para que no
se queden solamente en papel. Hacer seguimiento.
No hay acciones
mejoramiento.

preventivas,

ni

correctivas,

no

hay

plan

de

Se han implementado capacitaciones, pausas activas, uso adecuado de

la voz.
Se crearon comits de convivencia laboral y copasst, pero no hay
gestin de esto. No hay actas de estos comits.
Solo se tiene un acta de evidencia en la convivencia laboral.
Apropiarse de las funciones de los comits. Estudio de las horas de cada
empleado, y su carga laboral.
Prevencin del estrs en los trabajadores. Riesgos
cardiovascular. Implementacin de las pausas activas.
Como sugerencias: cronograma grande anual.
Hasta ahora hay equipo para el trabajo en talento humano.
Admisiones de matriculas
Proceso de admisiones, entrevistas sicolgicas.
Campo para el registro.

de

salud,

Modificacin en el proceso versin 03, informe de desempeo pruebas

de admisin.
Se implementa de la poltica de calidad, en el ahorro del papel, lista de
chequeo como por ejemplo, mejor organizacin de la informacin.
Encaminada a la parte acadmica misin y visin: se les da instructivo a
los padres de familia.
Exigencia del correo, respaldo de informacin INFO,
Plan de mejoramiento al da, verificar las notas, cierre de plataforma.
Lleva en proceso dar a conocer al padre de familia la plataforma, es
constante cada vez que llega un nuevo estudiante y el padre de familia
para que ellos puedan acceder a la plataforma.
Se ha cumplido la meta, sobresale con un 90% y la meta en un 70%.
Porcentaje de cumplimiento de requisitos documentales.
Han ingresado 88 estudiantes nuevos, ha ayudado a nivelar la desercin
de estudiantes.
Plan de mejoramiento en el 50% y la meta es el 75%.
Dos correctivas, de mejora: como acciones: necesidad que estuviera en
el comit de admisiones y matrculas, hacer lista de chequeo.
Observacin: ficha de control de los documentos de estudiantes.
Carnet de seguro estudiantil: segn la ley no obliga a tenerlo.
Se les da un carnet de salud pero que responde la EPS.
Se quiere implementar el carnet del estudiante, est en proceso para
que todos lo tengan.
Motivo de desercin: traslados, hijos de militares, UNO internacional.
Convivencia social:
No hubo hallazgos en la convivencia social, seguimiento disciplinario
contando con el conducto regular. El estudiante hace el descargo cuando
est el padre de familia.
Responde a la poltica de calidad. Ambiente escolar saludable, armona.
Aprender a convivir.
Se evidencian talleres de convivencia de valores con los diferentes
grupos, dependiendo la problemtica.

No se presentan con el formato de dependencias.

Indicadores para evaluar el proceso:
Plan de mejoramiento existente: se programa prevencin contra las
drogas.
Formato creado de reconociendo mis errores con el fin de que no exista
tergiversacin de la informacin. Oportunidad de mejora.
Manual de convivencia no actualizado.
Organizar un
estudiante.

porcentaje

en

valoracin

del

comportamiento

del

No se est llevando el control de atencin a padres de familia. Salida de

los baos a los estudiantes son varios, al tiempo.
Se ha mejorado la evasin a clases.
Garantizar el acompaamiento a los estudiantes para una mejor
convivencia.
Se han familiarizado los estudiantes, funciones de esta gestin.
Anlisis de hoja de vida de la coordinadora de convivencia.
Requisa estipulada en el plan de mejoramiento.
Gestin de comunicaciones
Control de grabaciones de paso tv.
Formato incompleto, primer semestre.
Pgina web: escrito en el proyecto de comunicacin, oportunidad que
se le da a los chicos para ganar horas de alfabetizacin.
Se evidencia proyecto comunicacin escolar.
Fallas de internet para la pgina web, no se ha publicado aun, se somete
a la estudiante con su tiempo que tiene para trabajar en ella.
Se implementa face, youtube.
Se propone crear un correo como tal.
Como funcin reenviar, canal de comunicacin. Estn entrando en esa
cultura de revisar correo.
Funcionamiento invlido. Hace falta socializar lo del correo del info.

Acciones preventivas- correctivas oportunidades de mejora: cambio de

coordinador del proceso, para mejorar.
Comunicacin oportuna a toda la comunidad educativa.
Gestin de correo electrnico. Satisfaccin de padres de familia quienes
reciben la comunicacin oportunamente.
Elaboracin del flujograma o matriz de comunicacin: rutas de
comunicacin.
Se evidencia prontitud en la comunicacin oportuna.
Desactualizadas las carteleras y murales de las diferentes asignaturas
de la institucin.
Incoherencia en las actividades del cronograma anual de la
institucin.
Darle identidad al correo de comunicacin.
Hasta qu punto influye esto del correo, est pero no se utiliza.
Observacin. Se debe mejorar el institucional.
Decreto 1575, 2007- lavado de tanques.
Gestin documental:
Aplicacin poltica de calidad de la institucin, infraestructura adecuada
del colegio, compromiso de llevar a cabo el proceso de la gestin.
Documental esta gestin. Gestiones al da.
Misin: acompaamiento de los estudiantes en el diario vivir. Haciendo
trabajos con excelencia.
Fin del proceso: documentacin organizada.
Tablas de valoracin: tiempo en que deben estar estos documentos en
archivo central.
Se saca el listad por dependencia de los asuntos a eliminar.
Se saca porcentaje anual para guardar la muestra de lo que se hizo.
Se evidencia cronograma de transferencias para los documentos.
El cuadro de clasificacin no se trabaja como formato, es un apoyo para
sacar la tabla.
Asesora a los procesos para aplicacin de tablas.

Proceso implementado a partir del 3 de agosto.

Inventario de historias laborales.
No hay plan de mejora, ni preventivas ni correctivas.
Se ve la necesidad de hacer accin preventiva sobre tablas de retencin.
Faltan procedimientos en tablas de retencin. (Lo hace la asesora)
Firmas diligenciadas. Hna janitt Gonzlez.
Actas averiguar.
Observaciones en el orden. Mantenimiento de equipo para esta gestin,
solicitud de uno nuevo.
TRD: tablas de retencin documental.
En la parte fsica no debe haber lavamanos en la oficina.
Contaminacin visual en las oficinas.

Para auditora:
Segn la gestin de un programa de auditoria: norma 5
5.1 generalidades.
-5.4.6 gestin del resultado del programa de auditora,
-6.5 preparacin y distribucin del informe de auditora.
-6.4.3 realizacin de la revisin de la documentacin durante la
auditora.

Para las directrices- vocabulario:

8.2.2 auditoras internas para mirar los procesos de gestin.
6.3 infraestructura.