COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Ricardo Ricardi :
la comunicacin es el proceso por el cual se introduce una idea en la
mente de otra persona, buscando con ella un comportamiento
determinado en el sujeto receptor, es
decir, comunicarse es lanzar informacin y dar en el blanco
John Perry:
la comunicacin significa mucho ms que la sola comunicacin formal
deliberada. La comunicacin abarca miradas de formas que los hombres
dan y reciben: datos, impresiones, sugerencias, conceptos de toda clase,
algunos nunca expresados en palabras.
La comunicacin podra definirse como la transferencia de informacin
de un emisor a un receptor asegurndose de que este ltimo la
comprenda.
La comunicacin es un proceso por el que los individuos interaccionan
entre s, mediante smbolos que representan informacin, ideas,
actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.
PROPSITOS DE LA COMUNICACIN
Cumple con dos propsitos principales:

proporcionar informacin para que las personas puedan

desempear sus tareas correctamente.

Proporcionar las actitudes necesarias para promover la

motivacin, la cooperacin y la satisfaccin en los cargos.

Estos dos propsitos en conjunto, promueven un ambiente que

conduce a formar espritu de equipo y a lograr un mejor
desempeo en las tareas.

La comunicacin resulta esencial para el funcionamiento interno de las

organizaciones, y es necesaria para:

establecer y difundir las metas

desarrollar planes para lograr dichas metas

organizar eficazmente los recursos humanos y tcnicos

seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la

organizacin

dirigir, orientar y crear un clima que incentive la participacin de

sus integrantes

controlar el desempeo de los integrantes

COMUNICACIN EFECTIVA
Se puede considerar que una comunicacin es efectiva cuando existe
coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el
momento, las palabras y la actitud apropiada.
El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos
considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el
cambio de conducta esperado en el receptor.
La comunicacin facilita la especializacin, diferenciacin y maduracin
del individuo y este usa su sistema comunicativo para:

Recibir y transmitir mensajes y obtener informacin.

Operar con la informacin existente a fin de deducir nuevas

conclusiones que no haban sido directamente percibidas, y para
reconstruir y anticipar hechos futuros.

Iniciar y modificar procesos fisiolgicos dentro de su cuerpo.

Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos.

Los principales requisitos de la comunicacin efectiva son los siguientes:

Claridad: La comunicacin debe ser clara, para ello el lenguaje en
que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles
para quien va dirigida.
Integridad: La comunicacin debe servir como lazo integrador
entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento
de la cooperacin necesaria para la realizacin de objetivos.

 Aprovechamiento de la organizacin informal: La

comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la
organizacin informal para suplir canales de informacin formal.
Equilibrio: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse
del plan de comunicacin para quienes resulten afectados.
Moderacin: La comunicacin ha de ser estrictamente necesaria
y lo ms concisa posible, ya que el exceso de informacin puede
ocasionar burocracia e ineficiencia.
Difusin: Preferentemente toda la comunicacin formal de la
empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los
canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
Evaluacin: Los sistemas y canales de comunicacin deben
revisarse y perfeccionarse peridicamente.
PROCESO O ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
Emisor: es la persona que va a emitir la comunicacin, es el comunicador.
Encodificador: Es la caracterstica de cmo el emisor va a dirigir una idea,
criterio.
(Idioma, lenguaje, signos, marcas, seales, colores, cdigo, smbolos)
Mensaje: Est dado por el contenido de la comunicacin y representa lo que el
emisor quiere comunicar. Constituye el objeto y contenido que se pretende
comunicar. (ordenes, autorizaciones, experiencias, necesidades, emociones)
Medio o Canal: Es la va que el emisor va a utilizar para enviar sus mensajes
(carta, reuniones, informes)
Decodificador: Viene a ser la forma en que el receptor va a recibir el mensaje
del emisor.
(lenguaje, idioma)
Receptor: persona o grupo de personas a quienes va dirigido el mensaje, ser
aquel que recibe la comunicacin.
TIPOS DE COMUNICACIN EN LA EMPRESA
Comunicacin formal:

Tiene lugar entre el personal de una empresa de acuerdo con las lneas
de autoridad establecidas por la gerencia.

Los Procedimientos, Instrucciones de trabajo.

Establece los canales por donde fluye la comunicacin.

Comunicacin informal:

Se encuentra entre las personas de la organizacin con relaciones

mutuas independientes de su autoridad y funciones de su puesto.

Sin relacin con la estructura formal.

Resulta del deseo de socializar

Rompe la formalidad.

Chismorreo.

BARRERAS DE LA COMUNICACIN
Mensajes mal expresados:

Falta de claridad

Falta de coherencia

Omisin de partes importantes

Traducciones defectuosas:
Se debe acompaar a una interpretacin que sea comprendida por el
receptor
Falta de atencin:
Falta de atencin al escuchar
Descuido al leer
Omisin al comunicar:
Tendencia humana a la pereza
Guardarse la informacin
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN.
-Instrumento que permite resolver problemas complejos:
La produccin
Las ventas
La administracin, personal, etc.
-Nos permite mantener buenas relaciones con el personal de la empresa, con
los grupos sociales externos a la organizacin.
-Atreves de ella se logra conocer a los trabajadores (necesidades, objetivos)

-Es instrumento indispensable para: dirigir, coordinar, armonizar, motivar,

averiguar, persuadir e informar.
-Tambin logramos conocer y desarrollar nuevas tecnologas.
DOS TIPOS DE COMUNICACIN MUY UTILIZADOS DENTRO DE LA
ORGANIZACIN.
COMUNICACIN ORAL:
Gran parte de la informacin se comunica en forma oral.
Puede ser una reunin, audiencias cara a cara entre dos o mas personas .
Ventajas:
Radica en poder proporcionar un intercambio veloz con
retroalimentacin inmediata.
Las personas pueden hacer preguntas y aclarar sus dudas.
Desventajas:
No siempre ahorra tiempo en las juntas, reuniones, en las que no se
logran resultados o acuerdos.
COMUNICACIN ESCRITA:
Permite dejar registros y referencias.
Permite preparar en forma cuidadosa el mensaje.
Desventajas:
Los mensajes escritos pueden crear cantidad de papeles.
Los redactores pueden expresarse en forma deficiente.
COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA
A.- COMUNICACIN INTERNA:
La comunicacin interna en las organizaciones, es aquella que opera dentro del
mbito institucional, especialmente la que se establece entre trabajadores y
directivos.
a.- Comunicacin interna descendente: procede de los directivos de la
institucin y se dirige hacia los niveles inferiores o subalternos.
b.- Comunicacin interna Ascendente: La comunicacin ascendente fluye
de los empleados de niveles inferiores hacia el personal de nivel ms alto, a
menudo directivos.
Informes financieros anuales
Revista interna

 Informes especiales
Buzn de sugerencias
Boletines informativos para el desarrollo de la organizacin
Cartas personales
COMUNICACIN HORIZONTAL

La Comunicacin horizontal fluye entre los miembros de la organizacin

que se encuentran en el mismo nivel de jerarqua.

Debido a que la comunicacin entre compaeros tiende a basarse en el

entendimiento mutuo y debido a que unas comunicaciones continuadas
forman la solidaridad del grupo, los grupos de trabajo dan una
respuesta colectiva a los problemas.

COMUNICACIN VERTICAL.
La comunicacin vertical fluye de la alta direccin hacia los niveles inferiores
de la organizacin.
Cumple con las siguientes funciones:

Proporcionar la informacin relacionada con el trabajo y un anlisis de

desempeo del mismo a los miembros de la organizacin.

Ensear a los miembros de la organizacin a reconocer e internalizar las

metas de la organizacin.

una vez tomadas las decisiones estratgicas, deben administrarse, y

tiene la responsabilidad de definir las formas y los medios por los cuales
se ejecutarn dichas decisiones.

B.- COMUNICACIN EXTERNA:

Es aquella comunicacin que se relaciona con una institucin pblica o privada
y los diversos sectores, que por razones de funcionamiento deben estar en
contacto con dicha institucin.
Endgeno: es aquella que procede de la institucin y se dirige hacia el
exterior.
Exgena: es aquella que procede del pblico forneo y se dirige hacia la
institucin.
MEDIOS DE COMUNICACIN
Medios de comunicacin escrita:
Libros, folletos de la empresa

 Tarjetas postales y calcomanas

Anuarios, catlogos y programas
Correspondencia dirigida a clientes
Cartas personales
Manual de normas
Memorndum
Cartas, informes, solicitud, oficios, memoria anual, avisos en la prensa,
etc.
Medios de comunicacin oral:
Radio, televisin, telfono, mesa redonda, los parlantes, reuniones,
Amplificadores y
Micrfonos, conversaciones, conferencias, charlas, disertaciones, discursos,
entrevistas, conferencias de prensa, grabadora.