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DIRECTIVA N 003-2011-GM/MM

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS


EN LA MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES

OBJETIVO:

Regular el tramite que deben seguir los requerimientos de contratacin


directa de bienes y/o servicios, cuyos montos no exceden las tres (3)
unidades impositivas tributarias (uit); a fin de garantizar que se efecten
en condiciones de eficacia, eficiencia, celeridad, economa y calidad, ello
es estricta aplicacin de los criterios de simplicidad austeridad,
concentracin y ahorro en uso de los recursos municipales.

FINALIDAD:
Establecer las disposiciones bsicas y lineamientos que deben
observar las unidades orgnicas de la Municipalidad de Miraflores para
la elaboracin de los requerimientos, tramite y pago de los bienes y
servicios contratados de forma directa, centro del marco de lo
establecido en el literal h del numeral 3.3 del artculo 3 de la ley de
Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Legislativo N 1017.

BASE LEGAL:

Cdigo Civil

Ley N 27972, ley orgnica de municipalidades.

Ley N 27444, ley del procedimiento de administracin general.

Ley N 28411, Ley General del sistema Nacional de Presupuesto y


sus modificatorias.

Ley N 28693, Ley General del Sistema nacional de tesorera.

Ley N 27785, Ley del sistema Nacional de control y de la


contralora general de la repblica.

Ley N 27806, ley de transparencia y acceso a la informacin


Pblica.

Ley N 28874, ley que regula la publicidad estatal.

Decreto legislativo N 1017, ley de contrataciones del Estado, y


sus modificatorias.

Decreto Supremo N 184-2009.3F, que aprueba el reglamento de


la ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.

Ordenanza N 347/MM que aprueba la nueva Estructura Orgnica


y el reglamento de organizaciones y funciones de la
Municipalidad de Miraflores, publicada en el Diario Oficial El
Peruano el 12 de abril de 2011.

AMBITO DE APLICACIN
La presente directiva es de aplicacin obligatoria para todas las
unidades orgnicas de la Municipalidad de Miraflores.

DEFINICIONES:
Para los efectos de la presente directiva se entender por:

Contratacin: es la accin que realiza la Municipalidad de


Miraflores para proveerse y servicios, asumiendo el pago del
precio o de la retribucin correspondiente con fondos
municipales, y dems obligaciones derivadas de su condicin
como contratante.

rea Usuaria: es la unidad orgnica de la municipalidad de


Miraflores responsable de elaborar los requerimientos de
contratacin de bienes y servicios a travs del sistema
administrativo Municipal (SAM), y de solicitar la disponibilidad
presupuestal correspondiente a la subgerencia de Presupuesto,
para el cumplimiento de sus objetivos y metas operativa, en
concordancia con sus actividades funcionales o proyectos en
ejecucin.

Especificaciones

Tcnicas:

es

la

descripcin

de

las

caractersticas fundamentales de los bienes y/o suministros a


ser adquiridos, as como de las condiciones de contratacin,
(plazo de entrega, garanta comercial, lugar de entrega, forma
de entrega, entre otro)

Trminos de referencia: es la descripcin de las caractersticas


tcnicas y de las condiciones en que se ejecutara la prestacin
de un servicio o consultora (perfil del contratista, plazo de
ejecucin, actividades a realizar, entregables, producto final,
entre otras especificaciones).

Proveedor: la persona natural o jurdica que vende o arrienda


bienes, o presta servicios generales o de consultora.

DISPOCICIONES GENERALES:

las contrataciones de bienes y servicios requeridos por las reas


usuarias deben, ser congruentes con las actividades y proyectos
programados en el marco de los objetivos y metas establecidos
en su Plan Operativo Institucional (POI) y de acuerdo con el
marco presupuestal asignado a cada centro de Costo.

Para tal efecto, las reas usuarias deben coordinar previamente


con la Subgerencia de Presupuesto el cumplimiento de dicha
condicin, a fin de poder elaborar su requerimiento de
contratacin a travs del SAM.

El requerimiento para la contratacin directa de bienes y/o


servicios, cuyo valor total estimado no excede las tras (3) UIT,
ser formulado por el rea usuaria. Dicho requerimiento deber
estar considerado obligatoriamente en el respectivo cuadro de
necesidades del ao fiscal correspondiente.

Es responsabilidad del rea usuaria verificar previamente que la


contratacin directa del bien y/o servicio no se requiera de
manera continua o peridica por un plazo no menor a un (1)
ao, en cuyo caso se comunicara a la subgerencia de logstica y
Control Patrimonial, a efectos que esta ltima determine si el
valor total estimado supera las tres (3) UIT

El rea usuaria es la responsable de constatar que la


contratacin directa del bien y/o servicio requerido no se
encuentre prevista en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de
la entidad registrado en el SEACE, en cuyo caso deber formular
el requerimiento correspondiente a la Subgerencia de logstica y
control patrimonial para que se convoque el respectivo proceso
de seleccin.

Las reas usuarias son las responsables de elaborar las


especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia del bien y/o
servicios requeridos. Para la descripcin de los bienes y/o
servicios a contratar, no se har referencia a marcas o nombres
comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes
determinado, ni descripcin que oriente la contratacin de
marca, fabricante o tipo de producto especfico.

La subgerencia de Presupuestos es la responsable de garantizar


que el requerimiento cuente con la respectiva disponibilidad
presupuestal suficiente para comprometer el gasto en el ao
fiscal correspondiente, as como de aprobar la certificacin
presupuestal de la contratacin para la emisin de la orden de
compra o de servicio por parte de la Subgerencia de Logstica y
control patrimonial, en correspondencia con los saldos SIAF Y
SAM.

La subgerencia de Logstica y control patrimonial ser


responsable de llevar a cabo la contratacin del bien y/o
servicio requerido, conforma a las especificaciones tcnicas y/o
trminos de referencia, as como de efectuar el compromiso
SIAF.

La subgerencia de Contabilidad y finanzas ser responsable de


efectuar la verificacin documentaria (control previo) y registro
contable de la contratacin, as como de realizar las fases de
devengado SIAF y de pago correspondiente.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS:

De las acciones previas:

El trmite se inici con la determinacin de la necesidad del


rea usuaria de contar con un bien o servicio para el
cumplimiento de metas y objetivos, dicha determinacin de
necesidad deber realizarse con una anticipacin no menor a
treinta (30) das calendario a la fecha en que se prevea se
producir un desabastecimiento del bien o del servicio
requerido.

Si la necesidad corresponde a un bien, el rea usuaria


coordinara con el Almacn Central sobre la existencias de stock
disponible, en cuyo caso elaborara el pedido de comprobante de
salida (PECOSA) para que se haga entrega del bien requerido.

si la necesidad corresponde a un servicio, el rea usuaria


verificara si puede ser ejecutado con su propio personal o el de
otras unidades orgnicas considerando la naturaleza de las
funciones y competencias, en cuyo caso coordinara con la
unidad orgnica respectiva para la atencin del servicio
requerido.

en caso el bien no est disponible en el almacn o el servicio no


pueda ser ejecutado con personal propio o de otra unidad
orgnica, el rea usuaria proceder a elaborar el requerimiento
de contratacin (anexo n1) de acuerdo al catlogo interno de
bienes y servicios y considerando los aspectos sealados en el
punto 6 de la presente directiva.

solo si el bien o el servicio no estuviere registrado en el catalogo


interno de bienes y servicio, el rea usuaria deber presentar a
la subgerencia de logstica y control patrimonial un pedido de
cotizacin (Anexo N2), a fin que dicha dependencia determine el
precio de mercado y se establezcan las caractersticas tcnicas
definitivas, con la finalidad de efectuar su registro en el referido
catalogo y que el rea usuaria pueda elaborar el requerimiento
de contratacin respectivo a travs del SAM.

Del Tramite del Requerimiento de Contratacin:

El requerimiento de contratacin se presentara a la subgerencia


de presupuesto, conteniendo la siguiente informacin:

La numeracin correlativa y la fecha de su emisin


asignados automticamente por el SAM.

La denominacin correlativa del rea usuaria, el cdigo


de centro de costo y la justificacin de la contratacin del
bien o servicio.

La descripcin del bien o el servicio de acuerdo al


catlogo de bienes y servicios, la unidad de medida, la
cantidad, el precio unitario y el precio referencial total.

El valor estimado de la contratacin, que debe incluir los


tributos y todo concepto que pueda incidir sobre el costo
de los bienes y/o servicios.

La cotizacin visada por la subgerencia de logstica y


control patrimonial.

El
rubro
de
financiamiento,
programtica y del gasto.

Firma y sello del funcionario responsable del rea usuaria


y el visto bueno de la gerencia de la que depende
funcionalmente de ser el caso.

cadena

funcional

Se deber adjuntar al requerimiento de contratacin, las


especificaciones tcnicas del bien (anexo n3) o los trminos de
referencia del servicio (anexo N 4), debidamente visado por el
funcionario responsable del rea usuaria.

El requerimiento de contratacin de servicios publicitarios,


impresin, confeccin de banderolas, entra otros, que
involucran la imagen de la municipalidad de Miraflores, debes
contar con el diseo aprobado por la gerencia e imagen
institucional.

El requerimiento de contratacin de bienes y/o servicios


informticos, debe contar con el visto bueno de la gerencia de
sistemas y tecnologas de la informacin.

La subgerencia de presupuesto, dentro del plazo de tres 3 das


hbiles, efectuara la verificacin de la afectacin de la
disponibilidad presupuestal y derivara el requerimiento a la
subgerencia de logstica y control patrimonial para que efectu
el procedimiento de contratacin directa de bienes y/o servicios.
Cuando el valor sea mayor a una (1) UIT, la contratacin deber
ser autorizada por la gerencia de administracin y finanzas.

La subgerencia de logstica y control patrimonial verificara la


correcta elaboracin del requerimiento de contratacin, caso
contrario coordinara con el rea usuaria la correccin del
mismo, suspendiendo el tramite hasta que se subsane lo
observado.

La subgerencia de logstica y control patrimonial verificara que


los bienes y servicios requeridos no se encuentren en el
catalogo electrnico de convenio marco publicado en el SEACE;
caso contrario, deber seguirse el procedimiento establecido en
la ley de contrataciones del Estado y su reglamento respecto a
la modalidad de contratacin a travs de Convenio Marco.

Dentro de los (7) das hbiles de recibido el requerimiento de


contratacin, la subgerencia de logstica y control Patrimonial
solicitara al proveedor o proveedores existentes en el mercado
nacional, cuya actividad econmica se relacione con el tipo de
bien o servicio
a adquirir o contratar, que emitan sus
cotizaciones o valores referenciales, por el bien o servicio, las
cuales debern cumplir con las especificaciones tcnicas y/o
trminos de referencia requeridos y no tener una antigedad
mayor a tres (3( meses desde la fecha del requerimiento de
contratacin.

No
se solicitaran cotizaciones a proveedores cuando,
previamente, dichas cotizaciones hayan sido obtenidas con
ocasin de la atencin de un pedido de cotizacin para el
registro en el catalogo interno de bienes y servicios, conforme al
numeral 7.5 de la presente directiva.

La subgerencia de logstica y control patrimonial proceder a


emitir la orden de compra y/o de servicios a travs del SAM a
nombre del proveedor con la mejor propuesta en calidad y
costo, notificndole una copia de la orden para la ejecucin de
la prestacin conforme a las especificaciones tcnicas y/o
trminos de referencia.

Emitida y notificada la orden de compra y/o de servicio, la


subgerencia de logstica y control patrimonial proceder a
realizar las acciones de registro de certificacin y compromiso
SIAF.

En el caso de bienes, la subgerencia de logstica y control


patrimonial remitir la orden de compra al almacn central para
la recepcin de los bienes respectivos, conformidad de la
entrega y su posterior traslado al rea usuaria.

En el caso de servicios, la subgerencia de logstica y control


patrimonial remitir la orden de servicio al rea usuaria para la
supervisin de la ejecucin del servicio contratado y la emisin
de la conformidad respectiva.

De la ejecucin de las prestaciones, la conformidad y el pago:

La entrega del bien o prestacin del servicio se efectuara


dentro del plazo establecido en las especificaciones tcnicas y/o
los trminos de referencia, salvo en el caso de fuerza mayor o
caso fortuito, debidamente comprobados, que impidan a los
proveedores entregar los bienes o ejecutar los servicios
requeridos, lo cual se regir por las normas del cdigo civil.

La conformidad ser otorgada, de acuerdo a lo siguiente;

en la entrega de bienes, la conformidad ser otorgada


por el responsable del almacn central. Para la
verificacin del cumplimiento de las especificaciones
tcnicas. Se podr requerir la participacin del rea
usuaria al momento de la entrega. La conformidad se
verificara con el sello y firma del responsable del
almacn central en la orden de compra. Ello no impide
el reclamo posterior del rea usuaria respecto del
cualquier vicio oculto o incumplimiento de las
especificaciones tcnicas no detectadas al momento
de la entrega, a fin que el proveedor los subsane en
forma oportuna.

En la prestacin de servicios, la conformidad ser


otorgada por el rea usuaria luego de realizado el
servicio conforme a los trminos de referencia del
mismo, salvo observaciones en la ejecucin, en el
producto o en el resultado final del mismo, que
debern ser subsanadas por el proveedor dentro del
plazo que se le otorguen para tal efecto.
La conformidad del servicio se verifica con el sello y
firma del responsable del rea usuaria en la orden de
servicio, adjuntando el formato de conformidad
debidamente llenado (Anexo N 5).

Ingresados los bienes y otorgada la conformidad de la entrega,


el almacn central devolver la orden de compra con la factura
respectiva a la subgerencia de logstica y control patrimonial
para la continuacin del trmite y, posteriormente, proceder a
la entrega de los bienes al rea usuaria, previa presentacin del
pedido de comprobante de salida (PECOSA) suscrita por el
funcionario responsable.

Otorgada la conformidad del servicio realizado, el rea usuaria


devolver la orden de servicio a la subgerencia de logstica y
control patrimonial para la continuacin del trmite, siendo esta
ltima dependencia la que decepcionara la factura del
proveedor. Asimismo, en el caso de servicios temporales
independientes realizados por personas naturales (servicios de
terceros), se adjuntara el informe de actividades y el recibo por
honorarios correspondiente.

La subgerencia de logstica y control patrimonial remitir la


orden de compra o servicio y documentacin sustentadora
anexa, a la subgerencia de contabilidad y finanzas

La subgerencia de contabilidad y finanzas efectuara las


acciones de control previo realizando la revisin de la orden de
compra o servicio, la factura o recibo por honorarios y la
documentacin sustentadora anexa: luego de lo cual efectuara

el registro devengado SIAF, emitir el comprobante de pago y


finalmente, efectuara el pago respectivo.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:

la subgerencia de logstica y control es la nica responsable de


planificar, dirigir,
ejecutar y controlar los procesos de
adquisicin de bienes y/o contratacin de servicios requeridos
por todas las unidades orgnicas de la Municipalidad de
Miraflores; por lo que ninguna otra unidad orgnica est
autorizada a adquirir y/o contratar bienes y/o servicios
directamente con los proveedores. La municipalidad de
Miraflores no asumir gastos contrados o efectuados por otras
unidades orgnicas distintas a la subgerencia de lgica y control
patrimonial

los funcionarios responsables de cada rea usuaria deben tomar


las previsiones deja efectos de programar con la debida
anticipacin sus respectivos requerimientos de contratacin de
bienes y servicios, a fin que no se afecten los productos o
resultados de sus proyectos o actividades, de acuerdo a sus
metas y objetivos previstos.

los requerimiento de contratacin deben elaborarse y


presentarse antes de la ejecucin de la prestacin; por tanto no
se admitirn regularizaciones de ningn tipo sin perjuicio de las
responsabilidades a que hubiere lugar.

la determinacin del valor referencial de los bienes y servicios,


mediante cotizaciones o cualquier otra fuente de informacin de
precios, as como la seleccin del proveedor, corresponde
nicamente a la subgerencia de logstica y control patrimonial.

DISPOCICIONES FINALES:

La presente directiva entrara en vigencia a partir del da


siguiente de su aprobacin, mediante resolucin de gerencia
Municipal.

Para todo lo no previsto en la presente directiva, ser de


aplicacin lo dispuesto en el cdigo civil, la ley de
contrataciones del Estado y su reglamento, y dems normas
generales y especficas que resulten aplicables.

ANEXO 1
FORMATO DE REQUERIMIENTO DE CONTRATACION

ANEXO N 2
FORMATO DE PEDIDO DE COTIZACION

DE

(AREA USUARIA)

A
:
PATRIMONIAL

SUBGERENCIA

FECHA

DE

LOGISTICA

CONTROL

00/00/00

POR MEDIO DEL PRESENTE SOLICITAMOS LA COTIZACION DE:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

CON LA FINALIDAD DE DETERMINAR EL PRECIO REFERENCIAL, ASI COMO


LAS ESPECIFICACIONES Y TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS PARA
ELABORAR Y PRESENTAR EL REQUERIMIENTO DE CONTRATACION
CORRESPONDI,ENTE, NECESARIO PARA:
---------------------------- (INDICAR LA EL PROYECTO, FUNCION O ACTIVIDAD A

REALIZAR---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ATTE.

FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO

ANEXO 3
FORMATO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS
(BIENES)
ESPECIFICACIONES TECNICAS

OBJETO:
Adquisicin de
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------para-----------------------------------------------------------------------------------------------JUSTICICACION (FINALIDAD):
DESCRIPCION/ REQUISITOS MINIMOS:

ITEM

CANTIDA MEDIDA DESCRIPCION DEL BIEN


D

DENOMINACION.-

CARACCTERISTICA.DETALLES ADICIONALES
-

GARANTIA MINIMA
PLAZO DE ENTREGA: (das calendario) INCLUYE INSTALACION:

SI
NO

LUGAR DE ENTREGA

ALMACEN CENTRAL
ALMACEN TALLERES

ANEXO 4
FORMATO DE TERMINOS DE REFERENCIA
(SERVICIOS)
TERMINOS DE REFERENCIA
OBJETO DEL SERVICIO:
Contratar los servicios de una persona. Para
que preste el servicio de

JUSTIFICACION (FINALIDAD):

JUSTIFICACION MINIMOS/CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

ACTIVIDADES A REALIZAR

PLAZO DEL SERVICIO:

SUPERVISION Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO:

Fecha: __/__/___

ANEXO N 5
FORMATO DE CONFORMIDAD DE SERVICIO
CONFORMIDAD DE SERVICIO
Orden de Servicio N ______
Proveedor

____________________________

Unidad Orgnica

__________________________

Informe de ejecucin del servicio:

el servicio deriva de un contrato: s

se ejecut por el proveedor cumpliendo totalmente con los trminos de


referencia requeridos:
s
No

se cumpli con el plazo establecido:

periodo o fecha en que se ejecut: __________________________

se encuentra CONFORME con el servicio: Si

No

Si

No

No

Observaciones o detalles del servicio realizado:


______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______

Fecha __/__/__

Firma y sello del funcionario