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Agosto, 2009
Cochabamba-Bolivia
DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTOS
su aliento constante y
permanente.
A mis catedrticos de la maestra y coordinadores y plantel administrativo que estuvieron a
cargo de la II versin de la Maestra de Gestin Universitaria desde su inicio hasta su
conclusin.
Gracias a todos los que me acompaaron en esta larga travesa que concluye con la defensa de
este trabajo de investigacin
iii
NDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 1
I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO .................................................................................... 3
I.1. Situacin problmica. .............................................................................................. 3
I.2. Definicin del problema .......................................................................................... 5
II. OBJETIVOS ................................................................................................................. 6
II.1. Objetivo general ..................................................................................................... 6
II.2. Objetivos especficos ............................................................................................. 6
III. IDEA A DEFENDER .................................................................................................. 6
IV. JUSTIFICACIN........................................................................................................ 7
VI. METODOLOGA................................................................................................... 9
V.1. Lgica de la investigacin ................................................................................... 10
V.2. Unidades de Investigacin ................................................................................... 10
VI. DESCRIPCIN CAPITULAR ................................................................................. 11
CAPTULO I ...................................................................................................................... 12
MARCO TERICO ........................................................................................................... 12
1.1. Innovacin y prospectiva ...................................................................................... 12
1.2. Estrategia .................................................................................................................. 13
1.2.1. Planeacin Estratgica ....................................................................................... 15
1.2.3. Diversas dimensiones en el concepto de estrategia ........................................... 16
1.3. Gestin del conocimiento ......................................................................................... 17
1.3.1.Relaciones fundamentales entre recursos, capacidades y ventaja competitiva ... 17
1.4. Gestin de la informacin e informacin para la gestin ......................................... 18
1.4.1 Cmo gestionar la informacin .......................................................................... 18
1.4.2. La bsqueda de informacin como parte de las etapas de la gestin de la
informacin................................................................................................................... 19
1.4.3.
La informacin como recurso de las organizaciones................................... 21
1.4.4. Qu es un sistema de informacin (SI)? .......................................................... 22
1.4.5. Tipos y usos de los sistemas de informacin (SI) .............................................. 24
1.4.6. Importancia de los sistemas de informacin (SI) .............................................. 25
1.4.7. Sistemas de Informacin (SI) y tecnologas de informacin............................ 26
1.4.8. Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC) ..................... 27
1.4.9. Funcin que cumple un archivo histrico en el desarrollo de los sistemas de
informacin................................................................................................................... 28
1.4.9.1. Aplicabilidad de las tecnologas de informacin y comunicacin en los .. 31
Archivos ................................................................................................................... 31
1.5. Toma de decisiones .................................................................................................. 34
1.5.1. Sistemas de informacin para la toma de decisiones estratgicas ...................... 34
1.5.2. La penetracin de la toma de decisiones en las organizaciones .................... 35
1.5.3. Racionalidad ...................................................................................................... 36
1.5.4. Proceso racional de toma de decisiones ............................................................ 36
1.5.5. Implementacin de la decisin .......................................................................... 38
1.5.6. Evaluacin de la decisin .................................................................................. 38
1.5.7. Barreras para la toma de decisiones efectivas ................................................... 39
1.5.8. Ingredientes de la decisin ................................................................................ 39
iv
NDICE DE GRFICOS
Grfico 2.1. Pirmide de Maslow ........................................................................................ 14
Grfico 2.2. Sistema de Informacin ................................................................................... 23
Grfico 2.3. Factores de Tecnologas de la Informacin ..................................................... 27
Grfico 2.4. Proceso de archivos ......................................................................................... 33
Grfico 2.5. Proceso racional de la toma de decisiones ...................................................... 37
Grfico 2.6. Modelo Terico ............................................................................................... 47
Grfico 4.1. Flujograma vigente de obtencin de la informacin academica por los usuarios
.............................................................................................................................................. 80
vi
NDICE DE TABLAS
TABLA No. 3.1
TABLA No. 5.1
INDICE DE ANEXOS
ANEXO1MATRIZDECONSISTENCIA
ANEXO2MATRIZMETODOLOGICA
ANEXO3ENTREVISTAS
ANEXO4ORGANIGRAMADELAUMSS
ANEXO5TERMINOSDEREFERENCIADELSIDNUR
vii
RESUMEN
La Universidad Mayor de San Simn enfrenta actualmente cambios de gran trascendencia con
el fin de construir los puentes hacia el futuro, reorientando los sistemas de gestin
universitaria hacia el mejoramiento de la eficiencia interna y la bsqueda de la excelencia,
que la conduzcan Hacia la Nueva Universidad.
Ello es motivo de preocupacin para el gobierno universitario, para lo el cual el apoyo de los
sistemas de informacin en red es y seguir siendo cada vez de ms ayuda, puesto que stos
permiten conocer la situacin de la institucin a cada instante, adems analizar posibles
escenarios con facilidad. Con esta visin, el presente estudio ha sido elaborado desde un
paradigma socio-crtico y con un enfoque sistmico, proponiendo un Modelo innovador
prospectivo de gestin de la informacin acadmica para la toma de decisiones estratgicas,
que muestra que, para el planeamiento y desarrollo estratgicos, no basta solo con incorporar
tecnologa, sino que, en concordancia con el pensamiento estratgico moderno, debe buscarse
crear el futuro de la institucin, para lo cual es preciso tomar decisiones informadas, esto es,
soportadas en la informacin interna y externa.
El procedimiento seguido en la investigacin ha consistido en la aplicacin de varios mtodos
e instrumentos que han permitido realizar las indagaciones tericas, derivadas del objeto de
estudio, y las empricas, emergentes del campo, para obtener la informacin que, analizada y
discutida, ha permitido formular una propuesta que
viii
ABSTRACT
At present the University Mayor de San Simon faces transcendental changes as it builds
bridges to the future reorganizing its management systems aimed at achieving an improvement
of internal effectiveness that will lead it to Towards the New University.
Hence the interest of university authorities to rely on a networked information systems that
enables real time knowledge of the situation at every moment and timely analysis of the
various issues and decision-making. This study has been carried out from a socio-critical
paradigm and a systematic approach proposing an Innovative future-oriented d pattern of an
academic information management for strategic decision making. This shows that in order to
achieve planned and strategic development it is not enough to incorporate technology, but also
to create or envision the future of the Institution, as proposed by contemporary strategic
thinking. Therefore, it is imperative to make decisions based on internal and external
information.
The process developed in the research has taken into account the application of several
methods and instruments that permit to carry out theoretical inquiries that arising from the
subject matter as well as empirical ones resulting from fieldwork. The information obtained,
once analyzed and discussed, has made it possible to elaborate a Proposal that it is hoped can
be used as a support instrument for academic university management as a tool for problem
solving in the Development Plan of the Institution. Such proposal involves the Implementation
of an Online Information System and Regulations (SIDNUR). This system will have a data
base structure for the different types of documents. This will permit to look up information
timely and thus make strategic decisions.
Key Words: innovation, prospect, strategic, information processes, management, new
information technologies, decision making, digitalization, filing.
ix
INTRODUCCIN
En el mundo globalizado en que vivimos, la informacin juega un papel determinante en la
toma de decisiones institucionales universitarias, sean estas acadmicas o de orden
administrativas,
Bajo esta motivacin general, se ha desarrollado esta investigacin, cuyos resultados nos
plantean, un doble reto: cumplir con la temtica de la maestra en Gestin Universitaria
Superior, respondiendo a las exigencias acadmicas de la Universidad Mayor de San Simn, y
desarrollar un instrumento de apoyo a la gestin que contribuya a la solucin de problemas de
su realidad actual y prospectiva.
ACADMICA,
PARA
LA
TOMA
DE
DECISIONES
tanto para la toma de decisiones informadas como para la consecucin de la misin, visin y
los objetivos estratgicos de su plan de desarrollo institucional.
para la
de la
Los contenidos bsicos del trabajo buscan el desarrollo de una metodologa de apoyo a las
MAE con el soporte de las tecnologas y sistemas de informacin, orientadas al anlisis
estratgico y a la identificacin de los factores crticos de xito futuro para tomar mejores
decisiones.
Para el desarrollo del trabajo se han aplicado la metodologa y las tcnicas e instrumentos
necesarios para una adecuada investigacin, en el marco de las normas vigentes de la
Universidad.
I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO
Segn Hernndez,
diseado de manera que sea perfectamente claro para quienes deben cumplir una funcin y
realizar una determinada tarea, particularmente para los que son responsables de determinados
resultados para prevenir los riesgos derivados de la toma de decisiones no informadas, gracias
al auxilio de un sistema de informacin (Hernndez, 2001).
habitualmente en los mandos operativos; no ampla su difusin hacia los mandos medios y
mandos superiores que son los tomadores de decisiones.
-al
Del anlisis de la situacin problmica descrita, se toma como problema a investigar: Las
instancias de planificacin acadmica e institucional de la UMSS no consideran
estratgicamente el sistema de informacin histrica de los procesos acadmicos
universitarios (PEA, ICYT, ISU, ADM., DUBE), en desmedro de una gestin basada en la
toma de decisiones informadas por parte de la comunidad universitaria .
5
Las categoras objeto, sujeto y campo de accin, precisan las contradicciones que dan lugar a
la lgica de la investigacin, que se concreta como sigue:
II. OBJETIVOS
II.1. Objetivo general
Desarrollar un modelo innovador prospectivo de gestin de la informacin acadmica para el
sustento de toma de decisiones estratgicas de la UMSS.
informacin clasificada por niveles, de manera veraz, transparente y permanente, para una
adecuada toma de decisiones.
III. IDEA A DEFENDER
La aplicacin de un modelo innovador de gestin de la informacin acadmica para el sustento
de toma de decisiones informadas por las mximas autoridades ejecutivas (MAE) permitir
implementar las polticas de desarrollo institucional en el marco de la misin y visin
estratgica de la UMSS, para el cumplimientos de los propsitos y fines institucionales y en
beneficio de una apropiada gestin de los procesos acadmicos, de cara a los desafos que
caracterizan al mundo actual en el que vivimos.
IV. JUSTIFICACIN
permite extraer informacin de utilidad acerca del pasado y del presente, de manera coherente,
sistmica y sistemtica.
La puesta en marcha del Archivo Histrico de la Universidad Mayor de San Simn, con un
sistema de informacin digitalizada en red, permitir no slo preservar el material documental
original, sino que posibilitar la preservacin de la informacin a travs de las nuevas
tecnologas, utilizando soportes modernos que minimizan costos e innovan y dinamizan la
manera de organizar esta informacin.
la adecuada toma de
decisiones.
El actual desafo que tiene la Universidad Mayor de San Simn es dejar de ser pura y
simplemente contestataria. Pues al mismo tiempo de ejercer permanentemente su funcin
crtica en los planos poltico, econmico y social, debe mejorar su calidad y debe adaptarse a
la realidad, lo que en otros trminos se llama rendimiento, eficiencia y eficacia acadmico
(UMSS, 1998).
coherencia y consistencia.
VI.
METODOLOGA
Por las caractersticas del objeto de estudio, y por el nivel de informacin requerido, se
desarroll un estudio de tipo exploratorio descriptivo. Es exploratorio ya que no existe
ningn trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que tenga un enfoque estratgico.
Descriptivo porque se identificaron los elementos y las caractersticas del problema de
investigacin, que involucra el anlisis del comportamiento de los usuarios. La Tesis parte de
una revisin bibliogrfica respecto del tema investigado, un sondeo del mercado para describir
el grado de utilizacin de los sistemas de informacin en la UMSS.
generales.
Sujeto de estudio
El sujeto de estudio est constituido por las mximas autoridades ejecutivas (MAE) de la
UMSS, en particular: Rector, Secretario General, y Jefe de la -hasta ahora denominadaSeccin de Archivos.
Campo de accin
El campo de accin es la modelacin de la gestin de la informacin acadmica.
10
El Captulo II, contiene el marco referencial. Una sntesis de la resea histrica, antecedentes
institucionales, la base legal, antecedentes.
El trabajo finaliza con el Captulo VI que describe las conclusiones y recomendaciones del
trabajo de investigacin.
11
CAPTULO I
MARCO TERICO
En este captulo se desarrollan los conceptos generales de los elementos que conforman un
modelo de gestin de manejo de la informacin acadmica para la toma de decisiones
estratgicas que, junto a las herramientas estratgicas provistas por la teora, fundamentarn la
propuesta de elaboracin de un nuevo modelo innovador y prospectivo para la toma de
decisiones estratgicas (Majluj, 1994).
Para una mejor comprensin del presente trabajo de investigacin, es necesario conceptualizar
ciertos trminos, que se detallan a continuacin.
Una de las caracterizaciones del ttulo del presente tema de investigacin son las acepciones
de innovacin y prospectiva.
planeacin estratgica se parte del supuesto de que las instituciones y/u organizaciones deben
estar siempre atentas a las tendencias y a los hechos internos y externos, de tal manera que se
puedan hacer cambios oportunos conforme se necesiten. El ritmo y la magnitud de los
cambios que afectan a las organizaciones deben ser capaces de detectar los cambios con
sagacidad,
y adaptarse a ellos.
lo nuevo, lo
novedoso; las organizaciones dedicadas a la educacin son las que ms lo han utilizado. La
innovacin en gestin de la informacin se centra habitualmente en todo aquello que se
refiere a cambios de actitud de los involucrados, a la utilizacin de las NTIC (Puerta, 2008).
El tema que ms ha inquietado al hombre durante toda su historia ha sido el futuro. Estamos
convencidos de que los grandes cambios en una comunidad diversa y plural, como es la
12
La prospectiva surge en Europa como una manera metodolgica de enfrentar los problemas de
la reconstruccin de la post-guerra, y en los Estados Unidos como una manera de predecir el
comportamiento de la Unin Sovitica en el futuro. Hoy en da, se ha creado su nicho propio,
y es usada tanto en la preparacin de estudios de tipo social como tecnolgicos.
Las
potencias econmicas emergentes del sureste asitico se han basado en planes prospectivos
para alcanzar los desarrollos logrados en los ltimos veinte aos.
Para estudiar el futuro, existen varios enfoques, como proyeccin, prediccin, previsin,
pronstico y prospectiva, siendo esta ltima un panorama de futuros posibles que no son
improbables, teniendo en cuenta los estados inerciales del pasado y la confrontacin de los
proyectos de los actores. Cada escenario de la prospectiva puede ser objeto de una apreciacin
numrica.
1.2. Estrategia
consistente
en decisiones y
14
A su vez, debe entenderse por planificacin estratgica universitaria, la actividad que permite
disear planes impulsados por un espritu de alianza y cooperacin, que recoge los acuerdos
internos de la institucin pero, sobre todo, que permite nutrirse de una experiencia propia con
una visin de certidumbre y esperanza, ajustndose a los siguientes procesos necesarios
descritos en el Plan de Desarrollo Universitario 2008-2013:
Los procesos cognitivos de los individuos, en los que descansan la comprensin racional del
entorno y la capacidad interna de la institucin.
Los procesos sociales y organizacionales que contribuyen a la comunicacin y el desarrollo de
una opinin de consenso, lo que es requisito fundamental en la planificacin estratgica.
Los procesos polticos, que se dirigen a la creacin, retencin y transferencia de la autoridad
dentro de la organizacin, por tanto de cumplimiento del plan. (UMSS, 2008)
presente y su prospectiva.
15
1.2.2.Gestinestratgica
La Universidad Mayor de San Simn debe realizar una gestin estratgica para poder encarar
con responsabilidad sus procesos de planificacin, organizacin, ejecucin y monitoreo dentro
del cumplimiento de su visin y misin. Para ello se requiere de:
Visin y misin corporativa claramente definida y conocida por todo el personal
Liderazgo organizacional
Tecnologa acorde con sus requerimientos
Satisfaccin laboral
Compromiso y eficiencia total del rea de recursos humanos
Con la planificacin estratgica, buscamos productividad y eficiencia, decisiones correctas,
fundamentales, personal creativo y flexible ante los cambios, lealtad y responsabilidad
compartida (UMSS, 2008).
estratgicas sean el resultado de visiones bien definidas, si es que no pretenden descansar slo
en su capacidad de improvisacin o confiar en su suerte. De ah que la planeacin estratgica
es un instrumento para establecer claramente los objetivos a largo plazo, programas de accin
16
La teora de los recursos y las capacidades procede del mbito acadmico y viene a ser la
precursora de la gestin del conocimiento. Partiendo del modelo de las cinco fuerzas de Porter,
que es una herramienta fundamental para entender el entorno competitivo y los factores que
desde el exterior influyen en las organizaciones de un mismo sector, el anlisis estratgico ha
intentado investigar por qu, dentro de este mismo sector, se producen diferencias en el
desempeo de las organizaciones. Por esto, el estudio de la estrategia avanz hacia el
paradigma basado en los recursos y capacidades que se poseen, esto es bajo un enfoque
interno, o los que se deben adquirir para poder competir (Porter, 1987).
pero tambin tenemos que destacar el valor de la gestin de la informacin y de las personas
de la organizacin (Bartle, 2007).
La supervisin
Para poder utilizar la informacin que sustente la toma de decisiones, debe gestionarse la
informacin (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestin de la informacin (el proceso
de recabar y guardar la informacin) y la informacin para la gestin (la informacin necesaria
para tomar decisiones bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre s y no pueden
separarse en las operaciones cotidianas. Por lo tanto; la gestin de la informacin implica:
determinar la informacin que se precisa; recoger y analizar la informacin; registrarla y
recuperarla cuando sea necesaria; utilizarla y divulgarla (Bartle, 1998).
18
1.4.2.
la
informacin
civilizaciones antes de que surgiera, por mencionar un hecho, la escritura. Al respecto, hemos
encontrado que,
bsqueda de cules han de ser los documentos, los datos, el lenguaje que ha de acercarnos al
conocimiento de la realidad que pretendemos observar.
Necesidades profesionales
Necesidades por hacer uso pleno de los derechos ciudadanos de una democracia
En ocasiones, la bsqueda del conocimiento puede estar movida por ms de una de estas
necesidades. En otras tantas, resulta difcil clasificar los motores, o necesidades, que movieron
19
la gestin del conocimiento, y es posible que no se pueda separar una de la otra como veremos
en la descripcin de cada una de las necesidades (Estevez Delgado, 2008).
Las necesidades profesionales son aquellas en las que el conocimiento se gestiona en
torno al quehacer de la actividad profesional.
Las necesidades por el conocer en s mismo,. surgen generalmente como producto de
una inquietud o una actitud en torno a un conocimiento; casi en la mayora de las veces
esa actitud guarda relacin con la forma en que otro conocimiento fue abordado. Esta
relacin, generalmente, se establece cuando el conocimiento empieza a romper con las
barreras del conocimiento inicial.
Las necesidades por eficacia, como su nombre lo indica estn basadas en la eficacia de
las cosas. Por ejemplo, una empresa requiere de poder brindar un servicio de
almacenamiento de datos; finalmente, lo que requiere es hacer ms eficaz su acceso a la
base de datos. Como mencionamos, las necesidades pueden estar aunadas a otras de
distinta ndole, como podran ser las necesidades de calidad.
Las necesidades de calidad estn relacionadas con una condicin de la necesidad de
mejorar y tener un estndar aceptable.
Las necesidades de alerta tecnolgica pueden tener diferentes vertientes, una de ellas
podra representar y ser generada por una mayor produccin y calidad de un producto con
nuevas tecnologas.
que ste ha de realizarse varias veces. Sin embargo, en el momento mismo en que por primera
vez se aborda el problema, es la nica ocasin en que ha de realizarse la bsqueda, la primera
etapa que permite realizar la gestin de la informacin.
20
La sociedad de nuestros tiempos tiene que hacer frente a sus necesidades de informacin. La
informacin como un soporte de transmisin de conocimientos se convierte en algo casi vital,
cuyos principales intereses son las de desarrollar necesidades a futuro; la informacin no se
encuentra aislada ya que siempre se encuentra ligada a un entorno social y cultural.
y centros de
La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que
poseen las instituciones actualmente. Los
encargados
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, la institucin y/o empresa
la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y como se manejan los dems recursos
existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
21
Un Sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin
de apoyar las actividades de una institucin y/o empresa. En un sentido amplio, un sistema de
informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo, en la
prctica se utiliza como sinnimo de "sistema de informacin computarizado" (Cursack,
2003).
Los elementos que interactan entre s son el equipo computacional, el recurso humano, los
datos
informacin
fuente,
programas
ejecutados
por
las
computadoras,
las
Un sistema de informacin, realiza cuatro actividades bsicas tal como pueden observar en el
Grfico 1.2. que se encuentra en la pgina siguiente (Cursack, 2003):
22
Grfico1.2.SistemadeInformacin
23
1. Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas
magnticas, cdigo de barras, etc.
2. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una
computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin
guardada en la sesin o proceso anterior.
3. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la
transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyeccin correcta a partir de los datos que contiene un estado de resultados.
4. Salida de informacin: es la capacidad de sacar la informacin procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas
magnticas, diskettes, la voz, etc.
Los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de
apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en ingls Decision Support System). El
tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los sistemas
estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas
competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin (TI) (Cursack, 2003).
24
Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es
lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de
operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin
administrativa importante. Lo que s se puede asegurar es que muchas empresas, instituciones
y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los sistemas de
informacin. Por otro lado, es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de
informacin,
(Campo, 1994).
Por eso es importante, tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que
permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa
de cambio hacia la era de la informacin, sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso
debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir (Campo, 1994).
Un rea funcional principal dentro de la institucin, que es tan importante para el xito
organizacional como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de
operaciones, y administracin de recursos humanos.
Una colaboracin importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del
empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente.
Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los mandos superiores.
25
Los sistemas de informacin (SI) y las tecnologas de informacin (TI) han cambiado la forma
en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin
necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales (Cursack, 2003).
Los componentes anteriores tal como ilustra el Grfico 1.3. que se halla a continuacin en la
pgina siguiente conforman los protagonistas del desarrollo informtico en una sociedad, tanto
para su desarrollo como para su aplicacin. Adems se reconoce que las tecnologas de la
informacin constituyen el ncleo central de una transformacin multidimensional que
experimenta la economa y la sociedad; de aqu lo importante es el estudio y dominio de las
influencias que tal transformacin impone al ser humano, como ente social, ya que tiende a
modificar no slo sus hbitos y patrones de conducta sino, incluso su forma de pensar
(Cursack, 2003).
26
TI
Computacin
Factores
* Factor humano
* Contenidos de informacin
* Equipamiento
* Infraestructura
* Software
* Intercambio de informacin
* Regulaciones
* Recursos financieros
Tcnicas de
procesamiento de datos
Telecomunicaciones
27
En este proceso de facilitar el acceso a las fuentes documentales y -por ende- a la informacin
y -por consiguiente- al conocimiento, cobra singular importancia el personal que puede
garantizar la prestacin del servicio, en este caso: el Archivlogo, quien -como gestor de la
informacin- ha venido asumiendo gradualmente su papel en cuanto a formacin y
crecimiento profesional.
ocurre con los archivos histricos; queda clara la necesidad de ejecutar procesos adecuados
(especiales) antes de aplicar las nuevas tecnologas a este tipo particular de archivstica y
poder disfrutar de las ventajas que ofrece. Con la aparicin del lector ptico y del magntico,
el Internet y la Intranet, la posibilidad de preservar la documentacin histrica cobra mayor
fuerza, puesto que la utilizacin de dichos instrumentos permiten evitar la manipulacin de los
originales y posibilita al usuario conocer la informacin existente en el material documental,
garantizando la durabilidad y la perpetuidad del acervo documental (Oporto, 2005).
En este proceso de revolucin donde la informacin y los archivos juegan un papel muy
importante, como respuesta a los cambios sociales, econmicos, culturales y tecnolgicos de
las sociedades que hacen uso de ellas, se observa cmo da a da van surgiendo nuevos y
vertiginosos avances en todas las reas del conocimiento. De all se desprende que el
patrimonio documental se encuentra constituido por las colecciones bibliogrficas,
documentales y artsticas, cuyo soporte ha sido el papel, lienzos, piedras, etc., que (por su
significacin en el contexto socio histrico y artstico cultural) constituyen la memoria de las
organizaciones y pases (Oporto, 2005).
Ante esta situacin, se hace necesario que el archivlogo tenga conocimiento de estos avances
y est consciente del papel que juega en el procesamiento de la informacin histrica de una
organizacin, ya que la misma, vaciada en documentos histricos, revisten significacin, pues
se constituye en los registros de la vida organizacional (Oporto, 2005).
De acuerdo con ello, el propsito de estudio gira en torno a desarrollar un anlisis del impacto
de las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin en el establecimiento del archivo
histrico de una organizacin que permita a travs de un modelo innovador el manejo de la
informacin que sustente la toma de decisiones estratgicas (Oporto Ordoez, 2005).
Todo esto,
30
As pues, en toda entidad, se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestin o
de oficina a la central y, finalmente, al histrico o permanente. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las
transferencias documentales en cada entidad, como se explica, segn Sequeira (2000) a
continuacin:
31
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin administrativa.
El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite
y de las normas internas indicadas en las transferencias, para luego decidir su traslado al
archivo central. De esta manera, las oficinas debern transferir al archivo central aquellas
series y sub-series documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en las
transferencias correspondientes. Seguidamente, debern transferirse los expedientes con sus
tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su produccin-, y previamente
depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no
impliquen valores secundarios (Sequera, 2000).
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semi activos). El archivo
central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general,
de acuerdo con las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el
Jefe de ste deber constatar que las series y sub series documentales transferidas concuerdan
con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para
cada oficina (Sequera, 2000).
32
Este archivo es aquel donde se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de
gestin que, por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. As,
al transferir la documentacin al archivo histrico, se debe cotejar con el inventario para
incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica
(Sequera, 2000).
Archivo transitorio
Archivo de gestin o de
oficina
Archivo intermedio
Custodia permanente
Archivo histrico o
permanente
33
1.5.
Toma de decisiones
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o ms alternativas. Todos y
cada uno de nosotros pasamos los das y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra
vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de
decisin es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una
organizacin se circunscribe a una serie de personas que estn apoyando el mismo proyecto.
Debemos empezar por hacer una seleccin de decisiones, y esta seleccin es una de las tareas
de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor
de los planes, proyectos y/o emprendimientos y, en efecto, de la adecuada seleccin de
alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin. Una decisin puede
variar en trascendencia y connotacin. Los administradores consideran a veces la toma de
decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe
hacerse, quin ha de hacerlo, cundo y dnde, y en ocasiones hasta cmo se har. Sin
embargo, la toma de decisiones slo es un paso de la planeacin, incluso cuando se hace con
rapidez y dedicndole poca atencin o cuando influye sobre la accin slo durante unos
minutos.
El hecho de que una estrategia sea exitosa o no depende de si explot las oportunidades y se
acomod a las circunstancias de su poca. La existencia de las instituciones se ha vuelto cada
vez ms compleja y cambia con asombrosa rapidez. Por ello se sugiere a las mismas
comprender que sus probabilidades de xito dependen de la evaluacin sistemtica, precisa y
realista de su posicin con respecto a sus oportunidades y de la reevaluacin constante en
tiempo real (Gallagher, 1992).
34
Evidentemente, en esto los SI representan una valiosa ayuda. Aunque es claro que las
herramientas analticas ayudan en el proceso de toma de decisiones, anlisis, eleccin e
implementacin del management estratgico, observa Robson, tambin debe incluir la
innovacin y el liderazgo, y ninguno de estos dos aspectos puede desarrollarse con esas
herramientas. En este punto los autores Gmez y Surez Rey presentan a los sistemas de
data warehousing
desarrollo gracias a los avances de las tecnologas de la informacin (Tafur, 1995; Robson,
1987).
Direccin: esta funcin requiere que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
35
1.5.3. Racionalidad
La racionalidad es el anlisis que requiere de una meta y una comprensin clara de las
alternativas mediante las que se puede alcanzar una meta; es un anlisis y evaluacin de las
alternativas en trmino de la meta deseada, la informacin necesaria y el deseo de optimizar.
A qu nos referimos cundo hablamos de la racionalidad en la toma de decisiones? Cuando
un administrador se enfrenta a una toma de decisin, adems de comprender la situacin que
se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las
variables, es decir, aplicar estas tcnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir,
entonces, que se trata de una toma de decisin basada en la racionalidad (Cursack, 2003).
Aunque muchas decisiones acadmicas y administrativas se toman con el deseo de salir
adelante en una forma tan segura como sea posible, la mayora de los administradores intenta
tomar las mejores decisiones que pueda, dentro de los lmites de la racionalidad y de acuerdo
con el tamao y la naturaleza de los riesgos implcitos.
De los procesos existentes para la toma de decisiones, ste es catalogado como "el proceso
ideal". En su desarrollo, el administrador debe:
36
Informacin estratgica
Diseo
Seleccin
Implementacin
37
El proceso no finaliza cuando la decisin se toma; sta debe ser implementada. Bien puede ser
que quienes participen en la eleccin de una decisin sean quienes procedan a implementarla,
como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la
comprensin total sobre la eleccin de la toma de decisin en s, las razones que la motivan y
sobre todo debe existir el compromiso de su implementacin exitosa. Para tal fin, las personas
que participan en esta fase del proceso deberan estar involucradas desde las primeras etapas
que anteriormente hemos mencionado (Cursack, 2003).
Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisin es asumida, sta probablemente
generar ciertos problemas durante su ejecucin, por lo tanto las autoridades, directores,
decanos y jefes deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes
que se pueden presentar as como tambin ver la oportunidad potencial que estos pueden
representar (Cursack, 2003).
a la
informacin y probablemente sugerencias que nos ayudaran a evitar los errores cometidos en
el primer intento (Cursack, 2003).
38
Informacin
sta se recoge tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del problema, con
el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo, si la informacin no puede obtenerse, la
decisin entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categora de
informacin general y pueden influir en una ptima o adecuada toma de decisiones.
Conocimientos
Si quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el
problema o de una situacin similar, entonces ellos pueden utilizarse para seleccionar un
curso de accin favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar
consejo en quienes estn informados.
Experiencia
39
lo tanto dentro de este contexto el proceso que conduce a tomar una decisin se podra
visualizar de la siguiente manera (Cursack, 2003):
Elaboracin de premisas
Identificacin de alternativas
Evaluacin de alternativas en trminos de la meta deseada
Eleccin de una alternativa, es decir, tomar una decisin
41
En la actualidad son muchos los beneficios que ofrecen las computadoras en casi todas las
reas o campos de trabajo, son indispensables ya que stas ayudan en el proceso de toma de
decisiones, estadsticas, anlisis, conocimiento de objetivos, pruebas, simulaciones, son parte
de este proceso de toma de decisiones (Cursack, 2003).
Un DSS (Decision Support System) es una importante tecnologa de informacin para las
MAE y los tomadores de decisiones, que puede ser usada para proveerle datos y anlisis
oportunos que soporten sus decisiones, basndose ya no en el simple juicio o intuicin, sino en
informacin generada a travs de mtodos deductivos y analticos (Cursack, 2003).
La implantacin de un sistema de soporte a la decisin requiere de un proceso de cambio
dentro de la misma, especialmente un cambio en los administradores. El destino de una
organizacin est conformado en base a las decisiones que toma el administrador, y qu mejor
manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de
decisiones tan poderosa como lo es un DSS.
Algunos de los beneficios que se esperan obtener por parte de la Universidad al implementar
un DSS: una alta calidad en la toma de decisiones, mayor comunicacin, reduccin de costos,
acreditacin en calidad, excelencia y competitividad, optimizacin de los procesos,
cumplimiento de objetivos, metas, estrategias, planes y proyectos, satisfaccin de la
comunidad universitaria en su conjunto, clientes internos, externos y trabajadores. Todo lo
anterior suena muy lgico y hasta se podra decir que cualquier administrador lo pudiera llevar
a cabo utilizando su sentido comn, pero las universidades se enfrentan a grandes barreras
que les impiden poder implementar DSS a fin de ser ms competitivas. La principal de estas
barreras es indudablemente la falta de informacin que tienen los tomadores de decisiones que
en su mayora cuentan con ms buenas intenciones que preparacin para la gestin. La
42
resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere que sean vencidas por las
diferentes instancias de la Universidad, ya que la implementacin de un DSS requiere cambios
radicales en los procesos que se llevan a cabo, desde los mandos superiores al tomar la
decisin, hasta los operativos que sern los encargados de acumular la informacin con la cual
se alimentar el DSS (Cursack, 2003).
Existen varias formas de incluir cualquier tipo de tecnologa dentro de una organizacin. Se
puede hacer a travs de cambios evolutivos, revolucionarios o sistemticos. En el primer caso,
el cambio evolutivo se trata de ir variando el estado actual de las cosas, gradualmente. Por su
parte, el cambio revolucionario busca el cambio total,
inadecuada. Mientras que el cambio sistemtico pretende hacer un cambio total, pero poco a
poco (Cursack, 2003).
Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en una organizacin es a travs de su
gestin. Para lograrlo, se puede recurrir a 4 recursos: la gente (a travs del desarrollo personal,
la formacin permanente y la armona hombre-trabajo), el conocimiento (a travs de la gestin
de la tecnologa y manejo de los riesgos y oportunidades), la informacin (compartida, til,
con manejo de una planificacin visible y compartida) y el liderazgo (con la articulacin de la
visin, la conviccin personal, la participacin y el reconocimiento de los logros).
Algunas metodologas que pueden facilitar el manejo del cambio en la organizacin se basan
en el desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeo, el manejo de las mejores prcticas y
43
Ya que el cambio es producido en la gente, se debe poner especial cuidado en los niveles de
tolerancia al estrs que este cambio produce, ya que rebasar alguno de esos niveles puede
provocar un dao tanto fsico como psicolgico en los individuos.
Otro aspecto muy importante a considerar es la adaptacin a una nueva cultura universitaria
que es lo que identifica la forma de ser de una universidad y se manifiesta en las formas de
actuacin ante los problemas y oportunidades de gestin y adaptacin a los cambios y
requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias
colectivas que se transmiten y se ensean a los nuevos miembros como una manera de pensar,
vivir y actuar. A partir de estas creencias bsicas, con sus compromisos y talantes, conforman
la cultura empresarial, e impulsadas y conducidas desde el liderazgo definen la identidad
perseguida y operan como factores de adaptacin y transformacin del entorno exterior y el
44
desarrollo de los mecanismos internos para enfocar la gestin de forma propia y diferencial de
otras organizaciones.
Por todo lo anterior, se requiere hacer un uso creativo de las tecnologas de informacin, y
resulta necesario que las organizaciones no teman implantar nuevas ideas. Las universidades,
por ser organizaciones complejas en constante desarrollo y crecimiento siempre tienen
miedo o ven como un gasto a la tecnologa o simplemente no le tienen considerado su
respectivo presupuesto. El problema que se genera es que no se dan cuenta de que con este
tipo de medidas de ahorro los productos y servicios que oferta la Universidad empiezan a dejar
de ser competitivos. Necesitan siempre estar en un proceso de aprendizaje constante, y ese
aprendizaje se puede dar a travs de las computadoras y de las nuevas herramientas
tecnolgicas (Cursack, 2003).
45
reemplazan el mero transmisionismo y que resultan en las nuevas funciones del docente, hoy
acadmico.
Esta transformacin da origen a los cambios que la sociedad del conocimiento demanda en
el accionar universitario, institucin que para cumplir con el encargo social de la sociedad del
conocimiento precisa de una reingeniera de sus procesos sustantivos en base a las nuevas
formas de gestin de la informacin acadmica.
Para una mayor comprensin este modelo terico se representa en el grfico 1.6. que sigue a
continuacin:
46
47
las
48
CAPTULO II.
MARCO CONTEXTUAL
49
Para el trabajo, se considerarn las diferentes acepciones del trmino gestin, en especial las
relacionadas con el manejo de la informacin, gestin del conocimiento y gestin de la
calidad, as como su relacin con la actividad de las unidades donde se maneja informacin,
puesto que se demuestra que la presencia de uno condiciona la de los otros, si se considera a
los centros de informacin como una organizacin del conocimiento y de excelencia.
La Universidad Mayor de San Simn fue fundada mediante ley de 5 de noviembre de 1832 por
el Mariscal Andrs de Santa Cruz. La UMSS tiene su sede en Cochabamba; se constituye en
una de las tres primeras universidades fundadas en Bolivia, las dos que le anteceden son la
Universidad Mayor, Real y Pontifica de San Francisco Xavier de Chuquisaca
y la
Universidad Mayor de San Andrs de La Paz. Fue a partir del ao 1930 (referndum) y 1931
(Decreto Ley) que la Universidad Boliviana asume la autonoma, cuya esencia reside en la
libertad del pensamiento para desarrollar el conocimiento cientfico, en funcin de sus
principios, fines y objetivos expresado en el Artculo 185 de la Constitucin Poltica del
Estado. La autonoma, de la cual goza la universidad, le permite conformar su estructura
acadmica, administrativa y econmica.
Siendo una institucin de enseanza superior, se rige por los principios pedaggicos que
orienta el proceso de enseanza y de aprendizaje, la investigacin cientfica y tecnolgica y la
interaccin social universitaria. Se encuentra organizada sobre una base democrtica de libre
eleccin de sus autoridades, y cuenta con un sistema de gobierno basado en los principios de
cogobierno docente-estudiantil. Amparada por la Constitucin Poltica del Estado.
Otorga
50
La Universidad Mayor de San Simn cuenta con una poblacin de 51.778 alumnos
matriculados, 1.271 docentes de planta que, incluyendo interinos ascienden a 1.447 docentes
y 1.025 administrativos.
Posee
Son muchos los desafos que desde el punto de vista de la educacin superior se plantean en la
actualidad a las universidades pblicas, para que en el marco de sus roles y competencias
observen el contexto externo e interno a los efectos de lograr que sus funciones de formacin
profesional, investigacin cientfica, interaccin social y gestin alcancen niveles ptimos de
calidad, pertinencia y eficiencia institucional (UMSS, 2008).
51
responder institucionalmente, de manera eficiente y eficaz, a los nuevos retos y desafos que
plantea la realidad actual.
Una unidad o centro de informacin es una organizacin del conocimiento, que mediante un
conjunto de procesos (depuracin, clasificacin, codificacin, ordenamiento, archivo,
resguardo), gestiona las capacidades, provee a los equipos de trabajo con recursos para la
solucin de los problemas de forma eficiente, y/o toma de decisiones en el menor tiempo
posible, con el objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y de
incrementar su excelencia y su competitividad. En este sentido, se sostiene que la gestin de la
informacin se ocupa de los resultados finales (Cursack, 2003).
52
Para revertir a tiempo esta situacin, se postula como una idea a defender, la necesidad de
modelar una gestin de calidad universitaria basada en el manejo de la informacin, para que,
junto al Plan de Desarrollo, permita apoyar la construccin de una Universidad estatal y
pblica potenciada en la formacin de profesionales que contribuyan al desarrollo del pas en
lo que queda de esta primera dcada del 2001.
53
En una primera aproximacin se observa que la Universidad surge, como institucin social,
para formar a los profesionales que necesita la sociedad para resolver los problemas presentes
en la misma. Para ello, dicho profesional hace uso de los conocimientos que aprendi en la
Universidad y, en ocasiones, tiene que investigar para poder resolverlos. Esto implica que una
verdadera formacin requiere ofrecer la cultura existente y la manera de enriquecerla.
la cultura de la
Como
institucin social, es una organizacin que posee una serie de principios y valores que refleja
la cultura e intereses de la sociedad, designados a lograr metas precisas; fundamentalmente en
la formacin de los recursos humanos.
Se postula que, desde gestiones atrs, se hace nfasis en la importancia de las organizaciones
sustentadas en el conocimiento. Las universidades han sido instituciones totalmente centradas
54
Entre los aos 2000-2002 y parte del 2003, en el accionar de algunas universidades, sobre la
base de resultados de evaluaciones realizadas y la lgica del modelo de administracin gestado
en el VI Congreso Nacional de Universidades, cobra fuerza la necesidad de avanzar de una
administracin de carcter normativo a una visin de gestin que articule e integre la vida
institucional de la Universidad (Daza, 2003).
finalidad, en algunas universidades se han realizado cursos de postgrado, que capacitan a los
mandos superiores y medios de las instituciones en gestin universitaria para poder llevar
adelante el diseo del nuevo modelo de gestin universitaria que permitir la modernizacin
y garantizar calidad y productividad respondiendo a los requerimientos de la comunidad
universitaria y la colectividad en general.
56
fundamental las NTIC. Es por ello que la unidad administrativa, denominada Archivo Central
de la UMSS, se constituye en la principal fuente de informacin, que si bien se encuentra
informatizada en cuanto a base de datos, an no cuenta con la informacin digitalizada y
puesta al alcance de las mximas autoridades ejecutivas (MAE) y usuarios a travs de la red
Intranet e Internet.
El Archivo Central de San Simn resguarda la documentacin histrica de San Simn desde
1826 a la fecha. En primera instancia, en el ao1954, el archivo de los documentos estaba
encomendado al Secretario del Rectorado, por encargo del
Secretario General de la
Es en este sentido, que en fecha 25 de marzo de 1955, el Dr. Jos Francisco Lora, Secretario
del Rectorado, eleva un informe completo de los documentos del Archivo General de la
Universidad que a esa fecha resguardaba en una cantidad de 161 paquetes. Elabora el primer
catlogo con la finalidad de facilitar el trabajo de bsqueda y ubicacin de los originales para
las certificaciones o testimonios que otorgaba la Universidad
Por otro lado, cabe hacer notar que los documentos, desde la fundacin de la Universidad, no
tienen un ordenamiento y catalogacin mediante tcnicas universales bibliogrficas para
archivos. De ah que la necesidad de contratarse un funcionario responsable, en lo posible un
tcnico o, en su defecto, un emprico con amplia experiencia sobre biblioteconoma y tcnica
de archivos se haca indispensable, aunque se tropez con la falta de profesionales archivistas.
57
El Archivo Central desde su creacin tiene singular valor histrico, ya que se constituye en
uno de los fondos documentales histricos de importancia en Cochabamba por el mismo
hecho de pertenecer a la Universidad, primera institucin cultural educativa del
Departamento.
Del 2000 a la fecha, se considera un perodo de mucha importancia porque aquel archivo
esttico e inactivo ingresa a una interaccin con el pblico interno y externo de la Universidad.
Mediante una Resolucin Rectoral, se otorga al Archivo Central la potestad de ser la nica
unidad autorizada para comparar y verificar la autenticidad de documentos resguardados para
su posterior legalizacin por las autoridades superiores, en vista de dar fiel cumplimiento a las
disposiciones contenidas en el Cdigo Civil.
Esta interaccin y cambio de actividades del Archivo permite la captacin de recursos propios
por la venta de servicios que presta esta unidad a toda la comunidad universitaria y al pblico
externo, fondos que le permiten el equipamiento tecnolgico para la elaboracin de bases de
datos de registros referentes a documentacin de la normativa institucional . A partir de este
perodo, el Archivo Central cobra inusitada importancia, pues su responsabilidad se asemeja al
de una Notara de Fe Pblica, al dar fe y autenticidad a los documentos custodiados para su
legalizacin posterior.
58
Cuando se habla de un archivo, la tradicin nos lleva a imaginar, de un modo natural, un local
oscuro y polvoriento donde se amontonan, en forma ms o menos ordenada, grandes
cantidades de legajos de contenido vago e impreciso. En el caso de que se deba buscar por
necesidad algn documento, apenas se sabe que ha acabado en el Archivo, se confa su
bsqueda y localizacin a la buena suerte y a un intenso trabajo muscular para separar y
examinar innumerables legajos polvorientos. Slo en el caso de que no est disponible, en el
dintel del local, se confa en el inevitable empleado que lo sabe todo acerca del lugar en que
se encuentran todos los documentos de la institucin.
Es de todo punto evidente que esta situacin, ms tarde o ms temprano deba ser corregida,
ya que con el paso del tiempo la acumulacin de documentos se hace tan enorme que obliga a
los directivos responsables a adoptar medidas drsticas para evitar de funcionamiento de un
modo ptimo esta parte vital de la organizacin definida anteriormente con su memoria.
No se trata
simplemente del almacenamiento de documentos y libros tan solo para hacerlos desaparecer
de la vista, sin ningn principio de orden. Es una organizacin sistemtica que garantiza la
seguridad y conservacin de documentos y que permite la localizacin inmediata, con rapidez,
cuando se los necesita, en el tiempo ms breve posible. El archivo es fundamental para toda
empresa y/o institucin. Para que el archivo cumpla sus funciones con eficiencia y seguridad
alcanzando una calidad total, es menester que sea manejado por personal idneo y capaz.
2.1.2.2. Base Legal de los archivos histricos
Hoy en da,
nacionales, y estn enmarcadas en los Decretos Supremos No. 22144 y 22145, emitidos el 2 de
marzo de 1989, durante la presidencia de Vctor Paz Estenssoro, por constituir bienes y
recursos del pas indispensables para la administracin pblica, la informacin e investigacin
59
Asimismo, estos decretos declaran la utilidad y necesidad nacionales, la obligacin del Estado
y, por ende, de instituciones de precautelar la preservacin y accesibilidad de las
documentaciones pblicas para los fines mencionados en el primer prrafo. Se define como
documentaciones pblicas, las resultantes de la funcin, actividad y trmites de cualesquiera
estructuras administrativas, estando contempladas las universidades en las estructuras
desconcentradas.
corresponden a realizar
cientfica, tecnolgica e innovacin, que permitan realizar una slida interaccin social
que oficie de vinculacin entre las demandas de la sociedad y las ofertas de la Universidad.
60
Ante la ausencia de un sistema de informacin que integre los procesos universitarios, para
la consecucin de estos desafos, es preponderante la integracin de los procesos (PE, PA,
ICYT, ISU, DUBE), utilizando para ello la informacin acadmica de la normativa
institucional con la que cuenta el Archivo Central.
En este panorama, los componentes del nuevo marco de un modelo innovador de gestin de la
informacin, comunicacin y supervisin se vinculan entre s, generando una sinergia que,
mediante un sistema integrado, podra responder de manera dinmica a las circunstancias
cambiantes del entorno universitario. De este modo, el sistema de informacin tendra que
estar entrelazado con las actividades operativas y de decisin de la universidad y, por tanto,
influir en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales insertos en su plan
estratgico (Bartle, 1998).
61
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO DE LA INVESTIGACIN
El diseo metodolgico del presente trabajo de tesis, sobre gestin innovadora y prospectiva
de informacin acadmica para la toma de decisiones estratgicas, precisa el proceso y el
control de la investigacin, indicando los procedimientos y las condiciones para lograr la
informacin necesaria que permiti conseguir los objetivos formulados, respondiendo al
problema planteado, creando las mejores condiciones para cumplir estrictamente los objetivos
de la investigacin y controlndolos, de acuerdo con los recursos disponibles y propuestas
formuladas (Tafur, 1995).
3.1. Metodologa
La Tesis incluye, adems de una revisin bibliogrfica respecto del tema investigado, un
sondeo del mercado para describir el grado de utilizacin de los sistemas de informacin en la
UMSS.
Para entender el fenmeno y cumplir con los objetivos propuestos, podemos declarar que se
llev a cabo una investigacin de tipo no experimental, descriptivo y explicativo.
62
varios archivos de la UMSS. Los primeros supieron caracterizar los SI de Institucin desde el
punto de vista funcional y acadmico y los segundos desde aspectos tcnicos indicando el
grado de apoyo que estos SI les brindan en sus funciones directivas y cotidianas.
Pasos de la investigacin
Actividad
1.
Caractersticas de la Investigacin
2.
4.
5.
6.
Recoleccin de la informacin
7.
Procesamiento de la informacin
8.
9.
La investigacin desarrollada es de base dialctica, y se orient bajo el paradigma sociocrtico, porque busca solucionar un problema de la realidad educativa, siguiendo un enfoque
cuali-cuantitativo, con una investigacin comprometida no neutral y un sujeto de investigacin
participante. La flexibilidad metodolgica del enfoque permiti acudir a una variedad de
mtodos relacionados con el proceso lgico de gestin del conocimiento, cuya naturaleza
radica en tres aspectos: observacin, descripcin y explicacin de la realidad. Los mtodos
63
Inductivo deductivo.
se
En atencin a las caractersticas del objeto de estudio, y por el nivel de informacin requerido,
se desarroll un estudio de tipo exploratorio descriptivo (Iovanoich, 2004; Carr, 1988). Es
exploratorio ya que no existe ningn trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que
tenga un enfoque estratgico y descriptivo porque se identificaron los elementos y las
caractersticas del problema de investigacin, que involucra el anlisis del comportamiento de
los usuarios.
investigacin porque, al contar con sus resultados, se simplifica abrir lneas de investigacin y
proceder a su consecuente comprobacin.
65
estructuradas,
de Rectorado Secretara
66
En esta
investigacin se us esta tcnica para rescatar las percepciones de los involucrados sobre
distintos aspectos del Archivo Central, tambin para recolectar alguna informacin
histrica o de otros temas en los que no se dispone de documentacin.
Las reuniones de grupo hacen referencia a un conjunto de personas de inters comn que
sesionan sobre un tema en especial.
funcional y tcnico y los segundos, indicar el grado de apoyo que stos les brindan en sus
funciones directivas.
67
por gestin y otros relacionados a la normativa institucional que sirven como informacin
acadmica, para la toma de decisiones estratgicas.
68
condiciones, con el propsito de lograr datos efectivos, esto implica informar y preparar a los
involucrados, crear un clima propicio y acomodar adecuadamente el tiempo y los recursos.
69
CAPTULO IV
RESULTADOS DE LAS INDAGACIONES EMPRICAS (TRABAJO
DE CAMPO)
4.1. Antecedentes
Un modelo de entrevista aplicado a las MAE: Rector, Vicerrector, Decanos de las distintas
Facultad, Directores de la Direccin de Planificacin Acadmica, Direccin de Extensin
Social Universitaria, Direccin de Investigacin Cientfica y Tecnologa, Director de la
Direccin Universitaria de Bienestar Estudiantil, Direccin Universitaria de Evaluacin y
Acreditacin, para conocer los problemas que han confrontado al acceder a la informacin
acadmica.
70
UMSS. Un desglose de las respuestas ms significativas que se pudo lograr a travs de las
encuestas aplicadas a los entrevistados se encuentran a continuacin:
toda la
Esta pregunta fue respondida positivamente por los mandos intermedios y administrativos
responsables de los diferentes archivos de oficina existentes en la UMSS, pues este grupo
humano es el que accede constante y permanentemente a la informacin resguardada en el
Archivo Central, ya sea va telfono, fax. Sobre todo las secretarias que son las que reciben
71
La mayora de los entrevistados coincidieron en que uno de sus puntos fuertes del Archivo
Central es su sistema archivstico de ordenamiento y clasificacin de la documentacin. Las
MAE identificaron como punto fuerte la confiabilidad y transparencia.
Luego de muchas reuniones con las MAE y resistencia de la EUPG (Escuela Universitaria de
Post Grado), se logr que se d cumplimiento al reglamento de ttulos y grados que establece
como nica unidad de resguardo y custodia de expedientes de ttulos y diplomas de pre y post
grado emitidos por la UMSS, al Archivo Central. Puesto que hacen 4 aos atrs que el
Archivo Central dej de recibir estos expedientes para su revisin, clasificacin, empaste,
sistematizacin y resguardo posterior.
72
Los mandos intermedios identificaron como debilidad que el archivo no cuenta con el archivo
de tesis. Al respecto se indag por qu a partir del ao 2000 el Archivo Central elimin el
resguardo de las tesis como antecedente de la extensin de diplomas Acadmicos, la respuesta
fue que por falta de espacio se depur las tesis y se otorg la responsabilidad del resguardo de
las tesis a las bibliotecas facultativas, mediante una resolucin expresa.
la informacin acadmica
sea
La opinin mayoritaria sobre una gestin innovadora y prospectiva del Archivo Central fue,
la necesidad de informacin digitalizada en red, para su acceso inmediato y oportuno. Para
lograr este objetivo se requerir de una buena infraestructura con ms espacio y recursos
73
4.2.6. Informacin Acadmica en Red permitir una integracin de los procesos PA,PE,
ICYT, ISU, DUBE
En opinin de los entrevistados no existe una integracin de los procesos PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, solo se tiene islas al interior de la UMSS y por tanto se considera importante contar
con la informacin acadmica en red para permitir esta integracin importante para la
consecucin de planes y proyectos, as como evaluacin y obtencin de resultados. Algunas
autoridades no vean preponderante el concurso de Archivo Central en esta integracin, por
cuanto se la consideraba como unidad de servicio, sin participacin en los procesos de
gestin.
Los entrevistados propusieron varios temas para el mejoramiento de las actividades del
Archivo Central, tales como la necesidad de implementacin de las en todos sus procesos,
mediante el concurso y capacitacin de los recursos humanos para lograr un compromiso de
parte e identificacin con la institucin. Del mismo modo es importante que el archivo central
cuente con el apoyo de las MAE en cuanto a la dotacin de infraestructura, provisin de
equipos y jerarquizacin y cambio de nombre
Departamento, en el cual ni siquiera figura por su situacin actual. Algunas sugerencias que
se dieron para un cambio de nominacin son:
Departamento de Ttulos y Archivos, o viceversa
Departamento de Legalizaciones, Archivos y Ttulos
Departamento de Ttulos y Archivo Histrico
74
Los entrevistados respondieron que casi nunca recurren a la informacin resguardada en estos
centros documentales, es ms no tienen conocimiento del tipo de informacin que resguardan
y no cuentan con personal capacitado en archivstica, de tal forma que existe ausencia de
informacin. Ante esta situacin las MAE facultativas prefieren recurrir a la informacin del
Archivo Central, a textos, informes o informacin del internet para poder planificar sus
actividades acadmicas y tomar sus decisiones.
Las entrevistas permitieron reforzar los objetivos de esta investigacin, logrando capitalizar
los problemas latentes que existen en torno al manejo de informacin, NTIC y archivos en
general. En esta experiencia emprica de trabajo de campo se propuso realizar un diagnstico
de los archivos existentes en las unidades de anlisis, el archivo central (caso de estudio) y
otros archivos perifricos.
La responsable del manejo de este fondo documental, (Secretaria del Rectorado), utiliza una
codificacin similar a la que maneja el Archivo Central, para el ordenamiento de toda la
documentacin recibida y enviada, tanto interna como externa. Esta documentacin no est
sistematizada y es archivada en gavetas metlicas, por una gestin, luego es enviada al
Archivo Central, al finalizar la gestin debidamente amarradas para evitar cualquier tipo de
prdida. No es foliada y tampoco es entregada con un registro detallado, tan solo es puesta en
cajones y enviada a la Unidad de Archivos.
75
Esta unidad que en segunda lnea del organigrama es la unidad encargada de plasmar toda la
normativa institucional en resoluciones secretariales, rectorales y de consejo universitario y
tiene a su cargo la recepcin de toda la documentacin dirigida al Rector en primera instancia
para que prosiga su curso. En esta unidad se maneja un fondo documental transitorio de la
correspondencia recibida y enviada, as como documentos del CEUB. Al trmino de cada
gestin toda la documentacin referida a correspondencia es enviada al Archivo Central, en
cajones, sin ningn tipo de ordenamiento, control y clasificacin. En cambio la normativa
institucional es enviada con un libro de registro y controlada mediante firmas de recepcin,
conforme a un procedimiento de control establecido por el Archivo Central.
La Seccin Archivos es una unidad que naci junto a la creacin de nuestra Universidad de
San Simn el ao 1832. Esto es respaldado por la documentacin que se resguarda a partir de
esa fecha, por ser una unidad de servicio, no existe una resolucin especfica para su
funcionamiento.
76
77
rea de Verificaciones
En esta rea se depura, ordena, se clasifica, se sistematiza en bases de datos que permiten una
fcil ubicacin, se procede al foliado y preparacin de los tomos para su empaste posterior.
Esta rea recibe toda la documentacin e informacin generada por el Rectorado, Secretara
General y Resoluciones Vice Rectorales y sigue los pasos descritos anteriormente para su
posterior resguardo aadiendo el proceso de codificacin conforme a un Plan de Archivos,
diseado por la Jefa de Archivos, que cumple normativas de Archivstica.
Recepcin,
78
79
80
Cada tomo
empastado contiene alrededor de 500 a 600 documentos (pginas) que se hallan debidamente
ordenados, clasificados, codificados y foliados, los mismos que son empastados mediante un
cocido especfico de acuerdo a normas de compaginacin, llevando en la primera hoja un
resumen ndice del contenido de cada tomo.
trabajan en condiciones
81
fotostticas a 396 usuarios internos y externos, verificables con libro de rdenes. Los trmites
de comparacin y legalizacin de fotocopias para estudiantes (carnet de Identidad, pasaporte,
libretas de colegio, certificaciones notas de colegio, certificados de nacimiento) con un total
de 45.000 documentos al ao, verificables en bases de datos de caja (tem compra de valores).
Y por ltimo el total de trmites atendidos para la legalizacin de diplomas y ttulos de pre y
postgrado gestin 2007, asciende a una cantidad de 36.056. Cantidad verificable en libro de
registro.
82
riesgos que
identificada,
recopilada,
ordenada,
sistematizada
adems
la
la Universidad.
84
CAPTULO V
La calidad total como nuevo paradigma de gestin administrativa, constituye un reto para las
organizaciones modernas que deben garantizar eficiencia, excelencia y competitividad en el
desarrollo de sus procesos administrativos, operativos y acadmicos para obtener resultados
que satisfagan las expectativas de la colectividad en general.
85
La UMSS se aproxima en su ltimo Plan de Desarrollo a la calidad total, la misma que se dar
a travs de una integracin de la informacin emergente de la reingeniera de sus procesos
acadmicos: PE, PA, ISU, ICYT, DUBE y de los que podramos denominar procesos
administrativos y operativos de soporte: DAF, Archivo Central.
integracin de la
informacin, alrededor de la cual fluyen los procesos acadmicos; el mismo resume las bases
conceptuales y aplicativa del modelo que se propone.
86
87
Investigacin, Extensin, que permita lograr los objetivos estratgicos del Plan de Desarrollo
de la UMSS 2008 - 2013 que plantea claramente tres objetivos centrales, para lograr un
gestin de cambio.
transparente y que funcione como un sistema descentralizado y que privilegie los procesos
sobre las funciones y/o resultados y que utilice a plenitud las modernas herramientas
informticas.
Objetivo 3. Recuperar la credibilidad social a travs del diseo con la sociedad de un
proyecto de desarrollo regional y del desarrollo de investigaciones de los problemas y
necesidades sociales que abran espacios operativos de participacin de la comunidad en la
Universidad y de la Universidad en la comunidad (PROFGES, 2000).
88
Asimismo, en su anlisis externo de la UMSS, Guevara manifiesta claramente que las dos
experiencias de planificacin estratgicas han desarrollado importantes anlisis de contexto
destacndose la que hace referencia: La UMSS frente al nuevo paradigma tecnolgico basado
en la tecnologa de la informacin, el mismo que supone innovaciones tcnicas,
organizacionales y gerenciales (Guevara, 2006).
toda la
implementacin del plan estratgico de la UMSS de Guevara, (ex autoridad que estuvo a
cargo de la plataforma universitaria, desde su inicio) uno de los problemas se manifiesta en
que:
89
Institucin UMSS
Gestores de la
informacin
Modelo
Archivos de las oficinas
de Rectorado y
Secretaria General
Procesos acadmicos
PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, DPA
UPSI
90
Los actores que intervienen en este Modelo propuesto son un componente fundamental para
su implementacin, sobre todo el compromiso y el apoyo decisivo de la institucin ser
valorable desde todo punto de vista. De ah que estos actores: La Universidad Mayor de San
Simn como Institucin, los gestores de la informacin en los que estn comprendidos los
archivos de oficina de gestin, de Rectorado, Secretara General, la informacin generada
por los procesos PE, PA, ICYT, ISU, DPA, DAF, DUBE, la UPSI como unidad responsable
de la provisin de servicios de informacin y por ltimo como unidades de soporte la
Direccin Administrativa y Financiera (DAF) y el Archivo Central.
Previas las consideraciones, bases, fundamentos y actores descritos en los puntos anteriores en
el modelo se propone la puesta en marcha de un sistema de informacin digitalizada para un
manejo gil de la informacin acadmica que se genera en las unidades de anlisis Rectorado
Secretara General y es resguarda por el Archivo Central. Este modelo fue concebido sobre
la base de una primera experiencia de manejo de la informacin a travs de bases de datos
electrnicos que sirven de instrumento imprescindible en la bsqueda de la documentacin
requerida por los diferentes usuarios que acuden a oficinas del Archivo. La creacin de
plataformas informticas en la UMSS, surgen sobre todo gracias al financiamiento externo.
Los proyectos INCAS y PROFGES con la cooperacin holandesa, la cooperacin sueca, el
MEMI cooperacin holandesa, que permitieron el desarrollo de plataformas informticas y la
implementacin de las NTIC, en los ejes estratgicos de los modelos de gestin.
A travs de la implementacin del modelo se lograr que las MAE y facultades dentro de esa
estructura piramidal vigente no sigan desintegradas permaneciendo como islas, pues carecen
del apoyo de ese gran instrumento que es la informacin para poder planificar sus estrategias.
Existen experiencias de Instituciones organizadas en red que superan a menudo el de las
burocracias tradicionales, puesto que al tener a la mano la informacin requerida en sus
equipos existe una retroalimentacin constante de la informacin. Esta retroalimentacin es
importante para poder innovar, modificar planes y propuestas.
Este modelo piloto que de inicio empezar con tres unidades, dos de alta gerencia y una
administrativa que ser la encargada de monitorear el Sistema, es viable en cuanto al presente
91
se cuenta con los insumos necesarios como ser la documentacin debidamente clasificada y
sistematiza conforme a normas archivsticas., faltando tan solo el proceso de digitalizacin
para el arranque del sistema de informacin digitalizada con el apoyo de la plataforma de la
UPSI que permitirn un acceso fcil a los usuarios para realizar consultas en red de la
informacin acadmica en la UMSS. Los detalle de implementacin y funcionamiento de este
sistema se describen en el prximo punto en forma sintetizada, ampliando en el (Anexo 5) el
detalle de los trminos de referencia del (S.I.D.N.U.R.) para el financiamiento con recursos
del impuesto a los hidrocarburos IDH, en lo que va de la gestin 2009 en una primera fase.
5.5.
Las actividades relacionadas con el gobierno Universitario generan una serie de documentos
en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones
Vice-rectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos
Documentos acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la seccin de Archivos de
nuestra Institucin.
Una vez que la obtencin de documentos y/o fotocopias de los mismos para cualquier fin es
una labor dificultosa y no gil, los mismos documentos mencionados difcilmente se
constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de decisiones institucionales.
En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo para que los
documentos guardados por la seccin archivos estn oportunamente disponibles.
Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona
hoy en da las tecnologas de Informacin y de ese modo poder desarrollar un Sistema de
Recuperacin de Documentos y Base de Datos Electrnico para que de esa manera nos
permita guardar y administrar los documentos que se custodian en la unidad de Archivos. El
Sistema de recuperacin permitir poder hacer consultas en red
y obtener respuestas
oportunas sobre los temas especficos requeridos y poder mostrar los documentos ms
relevantes.
92
Justificacin
La Universidad Mayor de San Simn es una institucin autnoma que sigue una corriente de
implementacin de procesos
Objetivos Especficos
93
tipos de documentos.
2. Desarrollar el mdulo de usuarios para el acceso del sistema.
3. Desarrollar el mdulo de registro de documentos.
4. Desarrollar el mdulo de consultas de documentos.
5. Disear la interfaz de usuario.
6. Digitalizar los documentos fsicos de la anterior gestin Rectoral.
7. Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtencin y posterior
de digitalizacin (S.I.D.N.U.R).
15. Gestionar los documentos para el proceso de digitalizacin.
5.5.1. Alcances/Limitaciones
Los documentos que van a ser digitalizados en una primera fase ser a partir de 1997 hasta el
2008, se ha tomado este periodo por cuanto en el mismo la informacin ya tiene una base de
datos sistematizada con el Software File Maker 8.0 que es buscador informtico de muchas
facilidades que permite a los archivistas la ubicacin inmediata del documento. Se presenta
ms adelante en la Tabla No. 2 clculo aproximado de la cantidad de documentos a ser
digitalizados en una primera fase que asciende a ms de 307.327 documentos.
Luego existir una segunda, tercera y cuarta etapa, que permitir seguir para atrs con la
digitalizacin de documentos, hasta poder completar con la digitalizacin total de la normativa
94
institucional resguarda en el Archivo Central de la UMSS, pues ningn archivista puede tener
una idea completa de la informacin valiosa que se tiene en los ms de 11.000 tomos. Solo
cuando atinge una informacin solicitada de alguna facultad o reparticin, para los
aniversarios de 25, 50, 75 y 100 aos se investiga en esta documentacin.
Por otro lado el S.I.D.N.U.R podr ser consultado por las MAE, directores, decanos,
acadmicos, administrativos y comunidad universitaria a travs de un acceso directo y gil, a
la intranet mediante niveles, de ah que la labor
Un equipo de trabajo encargado del desarrollo del software requerido compuesto por 1
ingeniero de Sistemas y 1 Licenciado en Informtico
Un equipo de trabajo a cargo de un responsable de la digitalizacin propiamente dicha
a travs del uso de escneres.
Materiales
Un ambiente en la seccin de archivos para el desarrollo del software, digitalizacin de los
documentos y las diferentes actividades del proyecto.
2 escneres.
1 computador para servidor.
3 computadoras para el proceso de desarrollo del software y digitalizacin.
1 impresora.
Accesorios y materiales para colocar una red Interna y externa.
Muebles para las computadoras y el servidor.
1 Pizarra para las diferentes capacitaciones al personal del proyecto.
1 Proyector o Data Display para las capacitaciones y fases del proyecto.
Material de escritorio Necesario.
Un lector ptico
Una cmara digital profesional de buena resolucin (12.000 pixels como mnimo)
travs de Impuestos de los Hidrocarburos (IDH), conforme a los Trminos Referenciales que
se encuentran en el (ANEXO 5)
definiendo
los
5.5.4. Evaluacin
Las evaluaciones se realizarn de manera peridica despus de cumplir con las actividades y
objetivos de cada fase, basndose en los tiempos de cada fase y de esa manera sacar un
producto o el resultado de la ejecucin de la actividad o actividades. De esta forma se podrn
tomar decisiones intermedias para el buen avance del SIDNUR.
98
Productos
Indicador Verificable
Registro de un documento
Bsqueda de un documento
Interfaz de usuario
Servidor Funcionando
ndices de documentos
Documentos Digitales
Usabilidad
Fiabilidad
Eficiencia
Seguridad
Portabilidad
Clasificacin y
codificacin
Organizacin de la
documentacin
Otorgar jerarqua de
niveles de acceso
101
Seleccin de
documentos segn fecha
Bsqueda de
documentos
Seleccin de
documentos daados o
difcilmente legibles
Envi de documentos
encontrados
Va obtencin de una
mejor copia
Correccin de
documentos
Va procesamiento de
imgenes
Responsable de la
digitalizacin
seccin de archivos
Escaneo de documentos
Digitalizacin de
documentos
Registro de archivos
digitales
Cambio de resolucin
Conversin de archivos
digitales
Reduccin de escala de
grises o cambio a B/N
Implementar
procedimientos de
seguridad
Administrar la seguridad
de los datos
digitalizados
103
104
Prestacin de servicios
de acceso a la red
Mantenimiento de la
red
Coordinacin de actividades de
mantenimientos preventivos
Responsable de la UPSI
Control coordinado de
aspectos de la seguridad
Mantenimiento del
servidor
105
Resoluciones
Resoluciones de Resoluciones
Resoluciones
rectorales
consejo
vicerrectorales
secretariales
Actas Total
doc.
Total
hojas
1997
1139
37
541
18
1735
28569
1998
1312
33
749
15
2109
26726
1999
893
34
144
826
16
1913
22426
2000
615
12
280
634
15
1556
20925
2001
600
21
188
749
14
1515
22278
2002
551
128
800
12
1495
21772
2003
622
37
160
1068
1896
23980
2004
440
72
112
1269
12
1905
24796
2005
437
46
162
1167
19
1831
26200
2006
524
42
131
1126
21
1844
25650
2007
584
28
203
1170
1991
27982
2008
468
36
221
630
1355
36023
21202
307327
10729
Total
La Universidad Mayor de San Simn es una institucin autnoma que sigue una corriente de
implementacin de procesos de transformacin con miras a la modernizacin y
automatizacin de su estructura de administracin, valindose de recursos propios, as como
los obtenidos por los convenios internacionales, que ayudan a la institucin para su mejor
desarrollo educativo, administrativo e investigacin en diferentes reas que son de mucha
importancia y que generan mltiples documentos que respaldan las actividades de una
institucin educativa de gran prestigio.
Por las caractersticas de conformacin del gobierno universitario (co-gobierno docenteestudiantil), para la concertacin de polticas de transformacin y modernizacin de la
106
Universidad Mayor de San Simn, este proceso institucional de cambio debe contemplar a los
diferentes sectores de la poblacin universitaria. Por ello la disponibilidad de los instrumentos
de referencia (como consulta y como medio de difusin) para la amplia comunidad
universitaria, se convierte en una necesidad imperiosa.
Las actividades que se plantea en este trabajo, a desarrollar para implementar un sistema web
de recuperacin de documentos y base de datos electrnica que permita consultas en lnea, de
documentos relacionados con el gobierno universitario son:
Desarrollar la estructura de base datos para almacenar digitalmente los diferentes tipos
de documentos.
Desarrollar el modulo de usuarios para el acceso del sistema.
Desarrollar el mdulo de registro de documentos.
Desarrollar el mdulo de consultas de documentos.
Disear la interfaz de usuario
Digitalizar los documentos fsicos por etapas y gestiones
Elaborar
107
La informacin es uno de los recursos principales de las organizaciones. Piense que pasara si
roban la frmula de alguna de las gaseosas internacionales? Cunto representa esta
informacin para la empresa? Es decir, cuidar la informacin es cuidar la propia existencia de
la compaa empresa u organizacin.
108
Los medios tcnicos nos brindan un nivel de seguridad limitado, y debe ser respaldado por una
gestin y procedimientos adecuados, es decir, la administracin de la seguridad de la
informacin, que exige la participacin de todos los empleados de la organizacin y en
algunos casos tambin puede requerir la participacin de proveedores, clientes y accionistas.
Asimismo, puede solicitarse el asesoramiento experto de organizaciones externas para
garantizar un nivel de seguridad adecuado para nuestra organizacin.
109
El diseo de niveles de acceso para acceder a esta informacin es importante, ya que de esta
forma se proteger la seguridad de la informacin
Esta falta de integracin de los diferentes archivos transitorios existentes en la UMSS con el
Archivo Central, no permite una integracin de los procesos PE, PA, Investigacin y
Extensin y dificulta contar con la informacin acadmica, actualizada y completa para un
fcil acceso que permita sustentar la toma de decisiones informadas. Una integracin de
todos los fondos documentales existentes en la UMSS, permitira a las MAE contar con
informacin transparente, confiable y al instante de la informacin acadmica.
Es por ello que los y las funcionarias de estas reparticiones debern estar
debidamente capacitados y entrenados para cumplir su trabajo con eficiencia, siendo necesaria
la participacin de los mismos en eventos de actualizacin como: Seminarios, Cursos, Talleres
y otros.
111
CAPTULO VI
112
Cuarta.-
Un ejemplo de ello, es
Sexta.- Se ha podido evidenciar que los archivos perifricos no manejan un plan de archivos
sistematizado y uniforme, empleando para su ordenamiento y clasificacin, precarias normas
archivsticas que imposibilitan el acceso de los usuarios, que se ven obligados a recurrir a la
informacin disponible
en el Archivo Central.
integracin, y menos an de una interrelacin entre todos los archivos existentes al interior de
la UMSS hace que la informacin est dispersa y sea incompleta, al extremo de que se ha
comprobado que en varios de los fondos documentales, parte de la documentacin se
encuentra almacenada en cajones en depsitos no adecuados para su conservacin.
da
Novena.- El modelo que se propone en las unidades de alta gestin universitaria Rectorado y
Secretaria General
abarca
de enseanza,
que arrancan en
la
por cuanto la misma ha sido ya consignada en el POA 2009 (plan operativo anual 2009) para
su implementacin en su primera fase.
6.2. Recomendaciones
Se recomienda a la unidad de Archivos
115
BIBLIOGRAFA
1. Ackoff, R. (1970). Planning Corporate and continued with redesigning the future.
Recuperado
el
de
septiembre
de
2008,
de
http://www.
springerlink.com/index/P2w45475WM1. pdf
2. Andrade, O. (2005). Aplicacin de un Anlisis Estratgico y de un Programa de
Empowerment como va para desarrollar el espritu intraemprendedor. Ed. UCB.
3. Bartle, P. (2007). Informacin para la gestin y gestin de la informacin. Recuperado el
14 de Noviembre de 2007, de Informacin parfa la gestin y gestin de la informacin:
http://www.snc.org/mpfc/modules/mon-miss.htm
4. Birahi, C. (1994). Tcnicas Modernas de Archivo. Barcelona, Espaa: Ed. Hispano
Europea.
5. Bolan, R. y. (2007). Toma de decisiones. Recuperado el 6 de Septiembre de 2008, de
Toma de decisiones: ftp://ftp.fao.org/docrep/fao/010/y 5053s/01.pdf
6. Campo, A. (1994). Convenio Andrs Bello (1994 ed.). Santa Fe de Bogot: Guadalupe
Ltda.
7. Carr, W. S. (1988). Teora crtica de la enseanza.
8. Cursack, M. (2003). Importancia de los Sistemas de Informacin para la Toma de
Decisiones Estratgicas. Santa Fe, Argentina: Santa Fe.
9. Daza, R. -P. (2003). Universidad Experiencias y Desafos de Modernidad Etreuss
Impresiones. Cochabamba, Bolivia: UMSS.
10. Estevez Delgado, G. (2008). Programa de Formacin Permanente y Continua: Gestin de
la informacin.COORDINACIN DE INNOVACIN EDUCATIVA. (U. M. HIDALGO,
Editor, G. P. Estevez Delgado, Productor, & Coordinacin de Innovacin Educativa)
Recuperado
el
10
de
Agosto
de
2007,
de
http://www.dieumsnh.qfb.umich.mx/gesinfo/#necesidad_de_derechos_ciudadanos
11. Gallagher, C. W. (1992). Mtodos cuantitativos para la toma de decisiones en
administracin. Mjico: McGraw-Hill.
12. Gemio, J. S. (2003). Mejoramiento Contnuo Gestin y Mejora de Procesos de Calidad.
13. Gonzles, J. C. La verdad sobre eficiencia, eficacia.
116
118
ANEXOS
Objetivo
Elaborar un modelo
innovador y prospectivo de
gestin de la informacin
acadmica para la toma de
decisiones estratgicas en
la UMSS
Idea a defender
no acompaa
para
permitir viabilizar
la evolucin de las
actividades de integracin
de los procesos PE, PA,
ICYT, ISU Y DUBE de la
UMSS
Coadyuvar al desarrollo de
las actividades del Plan
Estratgico.
La aplicacin de un modelo
innovador de gestin de la
informacin acadmica para
el sustento de toma de
decisiones informadas por
las mximas autoridades
ejecutivas MAE, permitir
viabilizar las polticas de
desarrollo institucional en el
marco de la Visin y
Misin estratgica de la
UMSS
para
el
cumplimiento
de
los
propsitos
y
fines
institucionales
y
en
beneficio de una apropiada
gestin de los procesos
acadmicos de cara a los
desafos que caracterizan al
mundo actual en el que
vivimos.
ANEXO 2.
Nombre: ..
1.
Gestin: ..
Usted como actual Autoridad, considera ptimo el proceso de acceso a la informacin que resguarda el Archivo
Central?
Si:
Explique:
No:
2.
Cules considera usted que son los puntos fuertes y dbiles la Seccin Archivos, en lo que se refiere al manejo y
provisin de la informacin en general ?
Puntos fuertes
_____________________________________________________________________________________
_________________________________
Puntos dbiles
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_______
3.
Usted cree que para gestionar la informacin se requiere profesionales en Archivstica que tengan conocimiento de
las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno?
Si:
No:
Explique:
4.
Qu factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos
documentales existentes en nuestra Universidad?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
5.
Para tomar decisiones estratgicas cmo accede a la informacin requerida? A travs de la documentacin existente en
su oficina a travs del Archivo Central? Qu deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la
documentacin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
6. Qu acciones haran ms efectivas las labores de la Unidad de Archivos?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
7.
Cree usted que sera necesario realizar cambios en el manejo de la informacin acadmica, que permita la integracin
de los procesos acadmicos y no que sean islas : PE, PA, INIT, DISK, DEBE ?
Si:
Explique:
No:
8.
Los objetivos planificados y toda decisin tomada por las AME es sustentada por informacin transparente y fiable? de
qu manera?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
9.
Qu opinin tiene acerca del manejo de la informacin en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la MS.?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
10. Qu opinin tiene usted acerca de las NTICs?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
11. Cree usted necesaria la implementacin NTIC en el manejo de la informacin acadmica que permita un acceso gil a
travs de la red?
Si:
Explique:
No:
12. Usted cree que la informacin en red al alcance de las MAE permita la toma de decisiones informadas en el marco de
la misin y visin de la UMSS?
Si:
Explique:
No:
13. Qu factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
14. Cmo accede a la informacin almacenada en la Unidad de Archivos?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
15. Cmo es manejada el archivo de documentacin en su reparticin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
16. Cmo accede a la informacin requerida de facultades, direcciones, departamentos, convenios y otros, la misma que no
es resguardada en el Archivo Central?
Si:
Explique:
No:
17. Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la informacin en los diferentes archivos
perifricos y fondos documentales de la UMSS ?
Si:
Explique:
No:
18. En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la informacin resguardada, en los diferentes fondos
documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas?
Si:
Explique:
No:
20. Qu factores de origen externo considerara usted como una amenaza para el desempeo y mejoramiento del Archivo
Central?
21. Qu factores de origen externo considerara usted como una oportunidad para el desempeo y mejoramiento del
Archivo Central?
22. Por la importancia de esta reparticin, funciones, reas que maneja (legalizaciones, ttulos y grados y archivo histrico)
considera usted que debera ser recategorizada de Seccin a Departamento ?
Si:
Explique:
No:
Gestin: ..
Usted como responsable de archivos, considera ptimo el acceso a la informacin acadmica que resguarda el Archivo
Central?
Si:
Explique:
No:
2.
Cules cree usted que son los puntos fuertes y dbiles en el manejo de la informacin por la Seccin Archivos?
Puntos fuertes
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________
Puntos dbiles
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
3.
Usted cree que para gestionar la informacin se requiere profesionales en Archivstica que tengan conocimiento de
las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno?
Si:
No:
Explique:
4.
Qu factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos
documentales existentes en nuestra Universidad?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
5.
Para tomar decisiones estratgicas cmo accede a la informacin requerida? A travs de la documentacin existente en
su oficina a travs del Archivo Central? Qu deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la
documentacin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
7.
Existen archivos ordenados, sistematizados en las diferentes oficinas, unidades, departamentos, facultades con las cules
mantiene informacin fluida?
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
8.
Qu opinin tiene acerca del manejo de la informacin en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la UMSS?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
9. Qu opinin tiene usted acerca de las NTICs?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
10. Cree usted necesaria la implementacin NTICs en el manejo de la informacin acadmica que permita un acceso gil a
travs de la red?
Si:
Explique:
No:
No:
12. Qu factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
No:
Explique:
16. Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la informacin en los diferentes archivos
perifricos y fondos documentales de la UMSS?
Si:
Explique:
No:
17. En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la informacin resguardada, en los diferentes fondos
documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas?
Si:
Explique:
No:
19. Qu opinin tiene respecto a la categora asignada al Archivo Central como SECCIN DE ARCHIVOS?
20. Por la importancia de esta reparticin, funciones, reas que maneja (legalizaciones, ttulos y grados y archivo histrico)
considera usted que debera ser recategorizada de Seccin a Departamento ?
Si:
Explique:
No:
INTERROGANTES
CIENTFICAS
Cmo se manejan los
procesos de gestin
estratgica institucional de
informacin acadmica
disponible a nivel de las
MAE y las diferentes
reparticiones acadmicas,
y administrativas de la
UMSS
TAREAS Y/O
ACTIVIDADES
Anlisis de la gestin de la
informacin acadmica
para la toma de decisiones
por las MAE y dems
reparticiones de la UMSS
CAPTULOS/EPGRAFES
Anlisis/ Sntesis
Inductivo/ Deductivo
Sistmico
Revisin
Documental
Entrevistas
Anlisis/ Sntesis
Inductivo/ Deductivo
Revisin documental
en fondos de archivos
Anlisis de sistemas
de archivos
Entrevistas
Anlisis/Sntesis
Inductivo/
Deductivo
Sistmico
Revisin
Documental
Tericos de la Informacin
APORTE TERICO
Anlisis de las
tendencias innovadoras
en la archivstica
moderna y la gestin de
la informacin
APORTE NOVEDOSO
posibilidades de integracin
e interrelacin entre los
fondos documentales
perifricos y su interrelacin
con el archivo histrico de
San Simn
Sistemas de informacin
Manejo de la informacin en la
integracin de los procesos universitarios.
Procesos de gestin e innovacin
El manejo de la informacin y sistemas de
archivo vigentes de la UMSS.
APORTE PRACTICO
Captulo III. Caractersticas de los
fondos documentales de la UMSS
Identificacin de problemas Diagnstico de fondos documentales de la
UMSS
en la organizacin de
archivos y sistematizacin de Caractersticas de sistemas de
informacin archivstica del Rectorado y
Secretara General
fondos documentales de
Rectorado y Secretara
General el marco de la
Misin y Visin
Estratgicas de la UMSS
Entrevistas
Identificacin de medios y
recursos humanos
capacitados en Archivstica
Desarrollar un modelo
terico de gestin de
informacin archivstica
que integre los procesos
universitarios ajustada a los
propsitos de un Plan de
Desarrollo
archivos
Entrevistas
Modelacin
Enfoque sistmico
Entrevista a Expertos
en archivos
Grupos focales
GESTION 2008
CONGRESO U.M.S.S.
TRIBUNAL SUP.
DE JUSTICIA
TRIBUNAL DE
APELACION
H. CONSEJO U.M.S.S.
COMITE COORD.
EJECUTIVA
COMITE
ACADEMICO
TRIBUNAL DE
JUSTICIA PRIMERA
INSTANCIA
COMITE ADM.
Y FINANCIERO
PLANIFICACION
PROYECTOS Y
SISTEMAS
RECTORADO
COMITE JURIDICO
ASESORIA LEGAL
AUDITORIA
INTERNA
ORGANIZACION Y
METODOS
VICERECTORADO
Dpto RELACIONES
PUBLICAS
DIREC. INVESTIGACION
CIENTIFICA Y TECNOLOGICA
DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS
Y TTULOS
COORDINACION
ACADEMICA
GESTION
TECNOLOGICA
FORMACION
Y PROMOCION
M U S E O
INFORMACION
CIENTIFIC. Y TECNO.
C E P
COORDINACION
ACADEMICA
DIREC. PLANIFICACION
ACADEMICA
DIREC.
Y
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
COORDINACION
ACADEMICA
PERSONAL
ACADEMICO
CONTABILIDAD I.
PRESUPUESTOS
GESTION .ADM.Y
FINANCIERA
REGISTROS E
INSCRIPCIONES
DESARROLLO
CURRICULAR
TESORERIA
Y C. P.
INFRAESTRUCTURA
TRABAJO SOCIAL
C E S U
EDUCACION A
DISTANCIA
SEGUIMIENTO Y
EVALUACION A.
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
COMPRA DE BIENES
Y SERVICIOS
DEPORTES
C.L.A.S
FORMACION DOC. Y
EDUC. CONTINUA
TELEVISION
UNIVERSITARIA
DIREC. RELACIONES
INTERNACIONALES
Y CONVENIOS
DIREC.
UNIVERSITARIA
BIENESTAR ESTUDIANTIL
COORDINACION
ACADEMICA
CAPACITACION
EDUCACION
POPULAR
ESCUELA ESTUDIOS
POSTGRADO
SERVICIOS MEDICOS
PSICOPEDAGOGICOS
Dpto DE
COORDINACION
Dpto EVALUACION
UNIVERSITARIA
Dpto. PROYECTOS
INTERNACIONALES
D. EVAL. ECNOMICA
FINANCIERA
Dpto. SISTEMAS
INFORMATICOS
Dpto ACREDITACION
UNIVERSITARIA
U P S I
APOYO
INNOVACION A LA
GESTION
SOCIOLOGIA
FAC.
DE CIENCIAS AGRICOLAS
Y PECUARIAS
FACULTAD DE CIENCIAS
ECONOMICAS
FACULTAD DE ODONTOLOGIA
FACULTAD DE MEDICINA
FACULTAD DE
ARQUITECTURA
FAC DE HUMANIDADES Y
CIENCIAS DE LA EDUCACION
FAC DE CIENCIAS Y
TECNOLOGIA
I. P. U.
1.
IDENTIFICACIN
DATOS DE LA UNIDAD
Unidad: Seccin Archivos de la Universidad Mayor de San Simn
Responsable: Lic. Lucy A. de Valderrama
DATOS DEL S.I.D.N.U.R.
mbito:
Acadmico
Administrativa
Investigacin
Interaccin
Gestin
en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones Viserectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos Documentos
acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la seccin de Archivos de nuestra Institucin.
Una vez que la obtencin de documentos y/o fotocopias de los mismos por parte de los
niveles superiores, para cualquier fin es una labor dificultosa y no gil, los mismos documentos
mencionados difcilmente se constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de
decisiones institucionales. En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo
para que los documentos guardados por la seccin archivos estn oportunamente disponibles.
Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona
Indicador Verificable
Registro de un documento
Bsqueda de un documento
Interfaz de usuario
Servidor Funcionando
ndices de documentos
Documentos Digitales
ACTIVIDADES
MES 1
MES 2
MES 3
MES 4
MES 5
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Planificacin
Diseo
Implementacin
Pruebas
Documentacin final
ACTIVIDADES
21
MES 6
MES 7
MES 8
MES 9
MES 10
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Planificacin
Diseo
Implementacin
Pruebas
Documentacin final
40
1. Recursos Humanos
Desarrolladores del sistema
Encargados de Digitalizar Documentos
Unidad
(Cantidad)
Persona
Persona
Cantidad
Total
Responsable
2
1
Desarrolladores
Archivos
1
2
1
2
1
1
7
1
1
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
50 metros
50
-
Seguridad
Portabilidad