Isabel Aguilar

Saldaa.

ndice
Introduccin

Coordinador General

Comit de Finanzas

Comit de Programa Tcnico

Comit de Promocin

Comit de Transporte

Comit de Recepcin y Hospitalidad

MANUAL DEL
COMIT
ORGANIZADOR
Comit de Registro

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Comit de alojamiento

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Comit de Alimentos y Bebidas

12

Comit de Festejos

13

Comit de Ornato y Rotulacin

14

Comit de Exhibiciones

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INTRODUCCIN
La integracin de comits corresponde a la etapa dinmica en el proceso de Integracin.
Se deber siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada
uno de ellos. Sujetos al tipo de reunin, magnitud, destino, duracin, tipo de evento y programas que
lo integran se determinar el tamao del comit organizador.
Es un factor primordial para el xito del evento y de su coordinacin depender el desarrollo de la
reunin. Todos los detalles deben planearse con anticipacin y cada comit deber enfocarse en
llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comits a fin de lograr que la reunin se lleve
a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.
Con el objetivo de lograr un desempeo eficiente del Comit Organizador de cada evento en
particular, se deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su
desarrollo y realizacin por reas de Coordinacin.
En cada una de esas coordinaciones que conforman el comit organizador en su totalidad, se
dividen todas las funciones y acciones necesarias para la realizacin de un evento de gran magnitud.

COORDINADOR GENERAL
LA COORDINACIN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de un
evento y el xito tiene mucho que ver con el desempeo de excelentes coordinadores
de reas. Por ello su funcin principal es la de dirigir y supervisar que los
coordinadores de reas y su grupo cumplan con sus obligaciones.
Role fundamental del Coordinador General:
Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y nmero
de participantes, tener una campaa publicitaria exitosa, tener actividades creativas.
Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y
operacin, antes, durante y despus del evento.
Funciones principales del coordinador general. La mayor parte de stas las lleva a
cabo conjuntamente con los coordinadores de rea y son:

1. Realizacin y desarrollo de la Convencin

2. Polticas, reglamentos, programas y procedimientos
3. Coordinadores de rea
4. Sistemas y procedimientos
5. Presupuesto general y flujo de dinero
6. Financiamiento, donativos y patrocinios
7. Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles
8. Programas de actividades, difusin y trabajo
9. Imagen y mensajes
10. Invitados y ponentes
11. Medios de comunicacin
12. Presdiums
13. Simulacros (o ensayos)
14. Capacitacin
16. Seguridad
17. Lista de seguimiento

COMIT DE FINANZAS
Este comit se encarga de elaborar el presupuesto y para esto es
necesario; hacer el clculo de la probable asistencia para as
obtener las cotizaciones de:
cuartos, salones, exposiciones, etc.
La cantidad del personal (comits, coordinadores, secretarias, mensajeros, etc.)
Folletera y ayudas promocionales.
El comit de finanzas maneja el aspecto econmico relacionado con lo siguiente:
Ingresos
Cuotas de inscripcin.
Contribucin de miembros.
Financiamiento.
Renta de espacio para exhibicin.
Anuncios.
Egresos
Promocin y relaciones pblicas.
Timbres y envos postales.
Material impreso.
Decoracin.

COMIT DE PROGRAMA TCNICO

Este comit presta apoyo al comit organizador en todo lo
concerniente a la estructuracin del programa general del evento.
Funciones:
Preparar un cronograma de actividades (fechas).
Verificar que temas y actividades que se van a realizar.
Estructurar el programa tcnico.
Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
Seleccionar coordinadores de actividades.
Elaborar el programa de acompaantes.
Antes de escoger el equipo, es necesario tener presentes 2 consideraciones:
1.- Oradores:

a) Equipo especifico.
b) Cuarto para ensayar.
2.- Salas donde se realizarn las asambleas:
a) Obstrucciones.
b) Dimensiones.
c) Luces.
d) Ventanas.
e) Ruidos.

COMIT DE PROMOCIN
Son un grupo de personas que contribuyen en el trabajo para
hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente las mismas
son nombradas por el comit organizador.
Comits de publicidad:
Son un grupo de personas que promueven un evento en los lugares en que se
encuentra su mercado objetivo para lograr la mxima asistencia.
Funciones:
1.- informar anticipadamente a la prensa acerca de las convenciones
2.- tener por escrito todos los detalles del evento
3.- tener una mesa especial para los enviados de la prensa
4.- proporcionar a los periodistas copias de todos los discursos
5.- organizar entrevistas de prensa con los principales funcionarios y operadores de la
convencin.
6.- visitar a los directivos de todos los medios informativos, como peridicos y
estaciones de radio Y televisin.

COMIT DE TRANSPORTE
Se encarga de la transportacin y suministro de informacin
acerca de los viajes .Hacer los tramite necesarios para el
traslado a cualquier evento que se desarrolle fuera del hotel
sede.
Aspectos que debe controlar:
Informar acerca de la transportacin disponible.
Informar acerca de los viajes antes y despus de la convencin.
Tener disponible en el escritorio de inf. Material relativo a los viajes pos
convencin.
Informar a los invitados y oradores respecto de los viajes.
Consultar a la oficina de convenciones.
Al organizar una convencin o congreso es muy importante considerar la
transportacin. Si esta no es adecuada al tipo de evento que ha de desarrollarse, el
resultado ser la inconformidad de los asistentes.
Transportacin Terrestre
El organizador debe plantear los aspectos relacionados con el transporte a partir de
las sig. Preguntas:
Cunto es el tiempo mnimo de alquiler?
Si el programa se prolonga ms de lo previsto, estaran los autobuses
disponibles?
A cuntas personas puede transportar el autobs?
Existe algn informe acerca de la condicin de los autobuses?
Si asisten ms personas de las esperadas a la convencin, podra disponerse
de ms autobuses para transportarlas?
Cules son las condiciones de trfico y de los caminos en todas las rutas
posibles?
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 Hasta qu grado se completa la cobertura de la compaa aseguradora de los

autobuses?
Transportacin Area
Para estar bien informado de todo concerniente a estas lneas es preciso auxiliarse de
los agentes de viajes. Es importarte trabajar con alguien que tenga conocimientos de
viajes en grupos, de tarifas y experiencia en convenciones.
Transportacin de Materiales
La prdida de un solo paquete puede arruinar la convencin, de modo que se debe
investigar con anticipacin cuales son los mejores servicios de envi.
Hay que informarse directamente con la empresa si hay procedimientos especiales
para envolver o sellar los materiales.
Debe de hacerse una lista de todo lo que se necesita para saber que enviar y que
llevar.
Es necesario preguntar si es posible remplazar determinado objeto por si se llega a
perder.

COMIT DE RECEPCIN Y HOSPITALIDAD

Este comit funciona como anfitrin de los asistentes a todos los
eventos de la convencin.
Da la bienvenida a todos sus huspedes, as como miembros de la
prensa.
Funciones:
Recepcin en el transporte.
Informar a los oradores e invitados especiales con respecto a sus deberes.
Proveer a los invitados especiales y oradores con boleta de cortesa.
Invitar a las autoridades gubernamentales a eventos especiales, haciendo
arreglos para su recepcin.
Invitar a personas que el orador sugiera, as como recibirlas y acomodarlas.
Notificar a los integrantes el lugar que ocuparn.
Encargado de ubicar a los asistentes en el lugar que ocupara para su
alojamiento y de agruparlos en cada habitacin as como tambin tendr que
verificar de que todas las personas estn en su habitacin correspondiente
durante la noche.

COMIT DE REGISTRO
Sus funciones son: Coordinar todo lo referente a la inscripcin.
Disear las planillas de inscripcin. Entregar al material.
Suministrar informacin.
Formulario

de

registro

gafetes

Los formularios de registro, se constituyen por los diferentes servicios necesarios,

para
la generacin de asistencias
y
acreditaciones en
un evento.
Los formularios
de registro,
se
disean
para fcil
lectura,
con campos intuitivos y accesibles para facilitar su llenado a todos los interesados
en asistir ha: eventos, expos, congresos, convenciones, fiestas.
Los muebles para registro, constituyen los diferentes servicios necesarios,
para la atencin de los asistentes, la generacin de asistencias y acreditaciones en
un evento.
Los muebles para registro, se disean conforme a las necesidades de cada evento,
para
registrar
y
acreditar
a
los
asistentes
en: eventos, expos, congresos y convenciones.
Registro de Eventos" implementa muebles, con base en las necesidades
de los clientes, permitiendo: funcionalidad, vista y confort.

COMIT DE ALOJAMIENTO
Este comit tiene la funcin de lograr que los participantes cuenten
con una habitacin de acuerdo a sus necesidades.
Funciones del comit antes del evento:
Conocer las tarifas de cada alojamiento.
Reservar las habitaciones con anticipacin (2 meses antes).
Reservar habitaciones de emergencia para empresarios rezagados
Funciones del Comit durante el desarrollo del evento:
Verificar que los empresarios se sientan a gustos con el servicio del hotel.
Verificar que las habitaciones y servicios sean los pactados en la reservacin.
Atender cualquier anomala.
Contar con un plan B para cualquier problema que pueda a ver.
Funciones del Comit despus del evento:
Realizar check out de las habitaciones.
Verificar que no haya ninguna inconformidad portarte del hotel as como de los
huspedes.

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COMIT DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Es el responsable de organizar y supervisar los alimentos y las
bebidas durante el evento.
Funciones:
Asegurar que los horarios de comidas sean flexibles.
Seleccionar el men.
Organizar las comidas en horarios apropiados.
Llevar un control de las comidas, ya que se recomienda el uso de boletos o
cupones.
Determinar el uso del servicio que se requiera (Buffet, carta, etc.
Conocer las costumbres alimenticias de los participantes.
Controlar el consumo de bebidas en caso de que se proporcionen.
Informar a todos los participantes de cmo ser el procedimiento para el consumo de
los alimentos y bebidas.
Condiciones para seleccionar el men:
El punto principal es el presupuesto.
La edad de los invitados.
La temporada del ao.
Hora del evento (almuerzo, comida o cena).
Bebidas:
Se debe ofrecer cierta variedad y contar con lo suficiente ya que para esto se deber
saber el # de invitados.
No debe faltar el hielo.
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COMIT DE FESTEJOS
Este comit tiene como funcin encargarse de las actividades
recreativas/artsticas as como de los alimentos a consumir.
Las funciones de este comit son muy importantes ya que tiene a
su cargo todas las actividades artsticas y recreativas durante los
diferentes eventos sociales de convencin como son:
Comidas
Banquetes
Cenas
Consideracin de diferentes aspectos:
Diversiones especiales en el programa general
Montaje de mesas para banquetes
Paseos por la ciudad
Actividades deportivas
Actividades de programas para acompaantes

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COMIT DE ORNATO Y ROTULACIN

Este comit tiene la funcin de encargarse de los anuncios, rtulos
y decoracin de los eventos.
Funciones:
Decorar los ambientes que se utilizaran.
Almacenar el material decorativo
Trasladar las banderolas y checar diario su ubicacin.
Colocar letreros en los lugares que se requiera, para una mejor ubicacin de los
asistentes.
Supervisar a primera hora en el Centro de Convenciones.
Limpieza y orden en los ambientes de Registro.
Limpieza y orden en las Salas de Trabajo.
Tener en el Centro de Convenciones material para confeccionar letreros que se
determinen a ltima hora.
Alquiler de plantas si es necesario en los viveros municipales.
Coordinar con el Comit de Finanzas la compra de arreglos florales para el
estrado.
Preparar para el Pdium un cartel alusivo al Congreso.
Estas actividades deben ser reportadas diariamente al Coordinador General.

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COMIT DE EXHIBICIONES
Se encargar de realizar los trmites para la obtencin del
espacio para las exhibiciones y la informacin de los
detalles a los expositores.
Funciones:
Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga informacin acerca de los
precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribucin
de reas de exposicin.
Enviar folletos a los posibles expositores.
Anticipa el tiempo que requiere el
montaje y desmontaje de la exposicin,
para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espacio general.
Verifica las cargas que soporta la cimentacin y la altura de piso a techo del
local.
Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoracin para que est
disponible en caso de necesitarla.
Verifica que dentro del rea de exposiciones estn disponibles los
servicios
siguientes: contactos electrnicos, abastecimiento de agua y lneas telefnicas,
as como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores y rotulistas.
Es necesario determinar con anticipacin si estos servicios sern pagados por
los expositores o por el comit organizador.

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