MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

1.

Cdigo

M10-13-01

Versin

13

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

23-04-2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

23-04-2015

OBJETIVO:
El Objetivo de ste manual es describir el Sistema de Gestin de gestin Integral de DISPAC S.A. E.S.P;
establecer las polticas de la empresa para prevenir las fallas que afectan el sistema en el desarrollo de
nuestras actividades, con base en requisitos exigidos por las Normas NTC ISO 9001, Sistemas de
gestin de la calidad Requisitos, NTCGP 1000 Norma de Calidad en la gestin Pblica, ISO 14001
Sistemas de Gestin Ambiental requisitos para su uso, NTC OHSAS 18001: Sistemas de Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional.
Otros propsitos que se pretenden con el Manual de sistema de gestin Integral es:

2.

Implementar y mantener un Sistema de Gestin Integral eficaz.

Suministrar las bases documentales para las auditorias.
Asegurar la continuidad de este sistema en circunstancias cambiantes.
Presentar una descripcin de los procesos del Sistema de Gestin Integral y sus interacciones.

ALCANCE:
El Sistema de Gestin de Integral, tiene como alcance: Distribucin y Comercializacin de Energa, y no
tiene exclusiones de la norma.

3.

RESPONSABILIDADES:
Responsabilidades del Gerente:
Aprobar el contenido del manual y sus anexos cada vez que se modifique algunos de ellos.
Responsabilidades del Profesional HSEQ:

4.

Incorporar los cambios autorizados por el Gerente.

Controlar la publicacin y distribucin a los empleados autorizados.
Actualizar permanentemente las copias controladas del manual.
Archivar y mantener actualizado el original del manual.

MARCO CONTEXTUAL:
PRESENTACIN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DEL PACIFICO S.A. E.S.P.
A Raz de la inviabilidad financiera y tcnica de Electro choc, la cual tena los ms bajos niveles de
confiabilidad y calidad del sistema interconectado, prdidas de energa por el orden del 54%, 91% de
clientes sin medicin, nivel de recaudo del 49 % de lo facturado, limitacin de suministro de 4 horas al
da y redes de distribucin en mal estado se decidi liquidarla en abril de 1999, labor que concluy en
julio de 2002.
Esta decisin de liquidar al prestador del servicio de energa de ese entonces, fue el soporte para que
en diciembre de 2001 se constituyera Distribuidora del Pacfico DISPAC S.A E.S.P cuyo socio
mayoritario es la Nacin con el 99.9 % y los otros socios vinculados con el 0.1%.

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Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

DISPAC S.A E.S.P, quien es la duea de la infraestructura elctrica por compra que hizo a Electro
choc y por la capitalizacin que hizo la Nacin de activos, es una sociedad sin pasivos, y la gerencia
de la entidad se encuentra en la ciudad de Bogot y opera en el Choc bajo la modalidad de un Gestor
dando cumplimiento a la poltica planteada por el CONPES 3122 del 2001, mediante el cual plante la
poltica para estructurar un esquema de gestin con participacin privada, para lo cual se adelant el
respectivo concurso para contratar un Gestor.
Es al Gestor a quien, contractualmente, DISPAC S.A E.S.P encomienda la administracin de su
establecimiento de comercio de Distribucin y Comercializacin de energa y especficamente la
ejecucin de las actividades que comprenden el giro ordinario de los negocios del establecimiento de
comercio, de tal forma que se asegure la prestacin del servicio de Distribucin y Comercializacin de
energa en el rea de influencia. En tal razn, el Gestor acta en nombre de DISPAC S.A E.S.P, realiza
la operacin, mantenimiento, reposicin y expansin de la infraestructura, al igual que, en nombre de
DISPAC S.A E.S.P, realiza todas las actividades con relacin a la atencin a usuarios.
El contrato de gestin firmado con el Consorcio Interaseo S.A., Elctricas de Medelln y Consultores
Unidos, finalizo el da 31 de marzo del 2012.
Es de indicar que se firmo un nuevo contrato de gestin con la empresa Elctricas de Medelln
Ingeniera y Servicios S.A., el 13 de marzo del 2012, con el cual se pretende continuar con la
administracin del establecimiento de comercio.
DISPAC S.A E.S.P hace hoy presencia en 15 municipios interconectados del Choc.
La gerencia de la entidad se encuentra en la ciudad de Bogot en la Avenida 26 No.69D-91 Centro
Empresarial Arrecife Torre 2 Oficina 307 y en Quibd la Oficina Administrativa y Comercial en la
Carrera 7 No. 24 76. DISPAC S.A. E.S.P. Cuenta para la Distribucin y Comercializacin de
Energa, con un recurso humano competente y con equipos y maquinaria adecuada para sus procesos.
Y proporciona una asesora y servicio tcnico permanente en forma personalizada, caracterizado por la
respuesta inmediata de nuestros empleados hacia los requerimientos de los clientes.
5.1

Servicios:
DISPAC S.A E.S.P presta los servicios de Distribucin y Comercializacin de Energa elctrica en el
Departamento del Choc, adelantando entre otras las siguientes actividades:
Operacin Comercial en el mercado mayorista
Venta de energa a usuarios
Remodelacin de redes de distribucin elctrica
Mantenimiento de redes y subestaciones
Alquiler de infraestructura elctrica
Facturacin del servicio
Atencin de Solicitudes de servicios
Atencin de Peticiones, Quejas y Recursos (PQR)
Expansin de redes de distribucin.
Desde el 13 de diciembre de 2007 se encuentra certificado el SGC bajo el enfoque de la norma
NTCGP 1000:2009 e NTC ISO 9001:2008 por la Corporacin Centro de Investigacin y Desarrollo
Tecnolgico del Sector Elctrico CIDET

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M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

5.2

Naturaleza Jurdica:
DISPAC S.A E.S.P, es una Sociedad Comercial, constituida por acciones, del tipo annimas, como
empresa de servicios pblicos mixta, conforme lo dispone la Ley 142 de 1994. DISPAC S.A. E.S.P
tiene autonoma administrativa, patrimonial y presupuestal y ejerce sus actividades dentro del mbito
del derecho privado. La Sociedad tiene dos (2) tipos de acciones, a saber: Estatales Ordinarias, clase
A y Privadas Ordinarias, clase B, hecho por el cual es una Empresa de Economa Mixta.

5.3

Objeto social:
El objeto de la sociedad es la prestacin del servicio de energa mediante la distribucin y
comercializacin, para lo cual podr realizar las actividades previstas en la Ley 142 y 143 de 1994,
entre otras las siguientes:

5.4

La Compra y venta en bloque y distribucin de Energa elctrica y otras fuentes de energa.

La construccin y adquisiciones de subestaciones y en general, de toda clase de elementos e
instalaciones relacionadas con la compra y venta de energa elctrica.
La importacin, produccin, distribucin, ensamble y venta de toda clase de elementos
electromecnicos para el cumplimiento de su objeto social.

Planeacin estratgica enfoque al cliente:

Para la Gerencia de DISPAC S.A. E.S.P. Es compromiso fundamental que los requisitos y necesidades
del cliente sean atendidos y comprendidos por los involucrados en la realizacin del servicio que ofrece
la empresa, siendo responsabilidad de los participantes en los procesos as, para Comercializacin
cuyo producto es Comercializacin de energa elctrica, los requisitos son los establecidos dentro del
Contrato de Condiciones uniformes CCU, basado en la resolucin CREG 108 97; para los procesos
de Distribucin de Energa: cuyos productos son servicio de conexin y energa elctrica, se identifican
los requisitos del cliente teniendo en cuenta lo establecido en la reglamentacin vigente expedida por
la CREG, orientada a cumplir con la prestacin de los servicios de conexin y suministro de energa
elctrica cumpliendo con los requisitos establecidos en la reglamentacin vigente en materia de calidad
del servicio, calidad de la potencia (voltaje) y los requisitos contractuales establecidos en los contratos
de gestin, el alcance de este proceso incluye los activos de uso y conexin de niveles iguales e
inferiores a 115 Kv. Tanto los requisitos del cliente como los requisitos del producto se establecen en
las Resoluciones CREG 070 - 98, CREG 096-2000, CREG 082 2002.

5.5

Misin:
Prestamos el servicio de energa elctrica buscando la eficiencia operativa y la mejora continua de los
procesos de la Empresa, para el beneficio de nuestros clientes y la generacin de valor para la
Empresa, con un recurso humano comprometido con el desarrollo econmico y social del
Departamento del Choc.

5.6

Visin:
En 2018 DISPAC ser reconocida como una Empresa socialmente responsable con el Departamento
del Choc, valorada por sus clientes, financieramente slida y con altos estndares de calidad en la
prestacin del servicio de energa.

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5.7

Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

POLTICA DE GESTIN INTEGRAL:

DISPAC S.A. E.S.P., empresa dedicada a prestar el servicio de energa elctrica en el departamento
del Choc, tiene como poltica de Gestin Integral, propender por la satisfaccin de las expectativas de
sus clientes, prevenir las lesiones y enfermedades de sus trabajadores y controlar los principales
factores de contaminacin; orientando su operacin hacia el uso eficiente de los recursos que permitan
contribuir al mejoramiento social, econmico y ambiental de la regin, con el propsito de consolidarse
como una empresa socialmente responsable.
Para esto DISPAC S.A. E.S.P. dispone de un equipo humano comprometido con la mejora continua de
su Sistema de Gestin Integral y cuenta con la participacin de las partes interesadas, para garantizar
un servicio con calidad y eficiencia, cumpliendo con los requisitos pactados con el cliente, los requisitos
legales vigentes, as como los requisitos suscritos por la organizacin.
La Gerencia dispone los recursos tcnicos, financieros y fsicos necesarios para el cumplimiento de
esta poltica.

5.8

Poltica de Alcohol, Drogas y Tabaquismo:

Dispac S.A E.S.P, con el fin de salvaguardar la seguridad y confiabilidad de las labores, mantener un
ambiente de trabajo seguro y propender por la seguridad de los empleados, contratistas y cualquier
otra persona que pudiera ser afectada prohbe la posesin, consumo, uso, distribucin o venta de
cualquier tipo de bebida embriagante y/o alucingenos en todos los lugares de trabajo y requiere de
cada empleado, contratista y visitante estar libre de los efectos de estos al ingresar a las instalaciones,
tanto de oficinas, como en las zonas de operacin de la empresa.

5.9

OBJETIVOS CORPORATIVOS:

5.9.1

Objetivos Generales :
Ampliar y Fortalecer el Sistema de Distribucin para Alcanzar Estndares de Eficiencia
Operacional.

Fortalecer los Sistemas de Gestin Corporativa

Aumentar el Valor de la Empresa

Consolidar la Solidez Financiera de la Empresa

Consolidar el Plan de Responsabilidad Social Empresarial

Aumentar la satisfaccin del cliente

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5.9.2

Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

Objetivos Especficos:
A partir de los Objetivos Generales establecidos en la Planeacin Estratgica Corporativa, se
identifican los siguientes Objetivos Especficos que orientan la Gestin Integral de DISPAC al
cumplimiento de Planes y Programas propuestos.
Consolidar el Sistema de Gestin Integral: En el marco del objetivo general propuesto para
Fortalecer los Sistemas de Gestin Corporativa, se busca certificar la Empresa en los Sistemas de
Gestin de Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo
Disear e Implementar el Sistema de Gestin Ambiental: En el marco del objetivo general
propuesto para Consolidar el Plan de Responsabilidad Social Empresarial, se propone disear
implementar y certificar el Sistema de Gestin Ambiental.

5.10

Valores Empresariales :
Trabajo en Equipo: El recurso humano de DISPAC trabaja en cooperacin con otros de una manera
coordinada, armnica y enfocada en lograr las metas propuestas, aprovechando las fortalezas de cada
cual y potencializndolas a favor de la Empresa.
Enfoque al Cliente: La calidad en el servicio al cliente como cultura, es un compromiso de DISPAC
que permite entregar y comunicar valor al mercado y proyectar la imagen apropiada de la Empresa.
Mejora Continua: DISPAC tiene como filosofa de trabajo la mejora continua de los procesos de la
Empresa, con el fin de alcanzar altos estndares en la prestacin del servicio.
Respeto: DISPAC promueve en todas sus actividades y en las actuaciones de sus colaboradores el
respeto por las personas, por la cultura propia del Departamento y por el Medio Ambiente, generando
un ambiente de seguridad y cordialidad en la Empresa.
Transparencia: Las actividades que DISPAC realiza pueden ser verificadas y evaluadas por sus
Grupos de inters.
Desarrollo Sostenible: DISPAC y sus colaboradores estn comprometidos con el desarrollo
sostenible del Departamento del Choc.

6.0
6.1

METODOLOGIA:
Estructura para la elaboracin del Manual del sistema de Gestin Integral:
El formato para la presentacin del manual se adopta de acuerdo al procedimiento P10-13-01 contiene
el ttulo del manual con el cdigo, el logotipo de la empresa, espacio de revisin y aprobacin, fecha de
aprobacin y nmero de versin.

6.2

Revisin del manual:

El manual de Gestin Integral con sus anexos es revisado por el Profesional HSEQ, verificando que lo
escrito corresponde a lo que se hace; dejando evidencia de esta revisin en el control de cambios del
manual.

6.3

Aprobacin del manual:

La aprobacin del manual y sus anexos la hace el Gerente o el representante de la direccin,
verificando que lo escrito se ajusta a las polticas de la empresa.

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6.4

Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

Cambios o modificaciones del manual:

Cualquier empleado de la empresa o entidad externa que tenga algn tipo de vinculacin con sta,
puede sugerir cambios o modificaciones al manual y sus anexos, para lo cual debe dirigirse al
profesional HSEQ el cual comunicara al gerente o representante de la direccin, para que decida la
conveniencia de incluirla en el manual. En caso afirmativo debe someterse a revisin y aprobacin tal
como se describi en los dos numerales anteriores, siendo responsabilidad del Profesional HSEQ dejar
registrada la naturaleza de los cambios en las casillas de control de cambios del Manual de Gestin de
Integral.
La versin de los anexos del manual puede variar de forma independiente, siendo responsabilidad del
Profesional HSEQ, mantener en el sistema o en forma impresa, las versiones actualizadas del manual
y de sus anexos.

6.5

Organizacin Y Responsabilidades :
En el mapa de procesos, se describen los procesos de direccionamiento, los operativos y de apoyo de
la empresa con las interacciones existentes desde que se detectan las necesidades del cliente hasta
que se satisfacen.

6.6

Documentacin del Sistema de Gestin Integral

En el anexo 02 se describen los procedimientos documentados que existen en los diferentes procesos,
los cuales describen la manera de realizar las actividades correspondientes.

6.7

Caracterizaciones de los procesos (Anexos 03, 04 y 05)

En los anexos 03, 04, 05 se describen las interacciones y la planificacin de los procesos de
direccionamiento, los operativos y los de apoyo, con el fin de facilitar el entendimiento por parte del
personal involucrado sobre el concepto de cliente interno, el objetivo de cada proceso y los indicadores
con que se evala la gestin de cada uno de ellos.

6.8

Planificacin de la Realizacin del Producto :

En el mapa de procesos, se describen los procesos operativos relacionados con el alcance del SGI:
Comercializacin y Distribucin de Energa, en las interacciones se describen las actividades y el
responsable del proceso y en la planificacin, se describen los recursos utilizados para la gestin.
Cuando se produzcan modificaciones en los procesos definidos o se creen nuevos procesos, dando
lugar a actividades nuevas o diferentes, se realizar la correspondiente planificacin, con el fin de
controlar su implantacin. La necesidad podr ser identificada por cualquier miembro de la
Organizacin, y ser canalizada a travs del profesional de Gestin Integral, El representante por la
Direccin o el comit HSEQ del cual hace parte el Representante de la Direccin.
Durante la planificacin de los procesos de realizacin se determina, en la medida en que sea
aplicable:

Los indicadores y objetivos para el proceso.

La asignacin de recursos y la creacin de documentos.
Las actividades asociadas de planeacin, ejecucin, verificacin y mejoramiento
Los registros necesarios.

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Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

La planificacin de los procesos de Comercializacin y Distribucin se realiza anualmente de acuerdo

con las metas trazadas en el plan de gestin, con ellos los Jefes de procesos organizan con la Jefatura
la planificacin de los procesos.
Trimestralmente el Profesional HSEQ realiza un seguimiento a los indicadores y planificacin, el cual
permite visualizar como puede ser al final del ao, y da oportunidad de correcciones en la marcha, si es
el caso.
Para el proceso de Distribucin de Energa:
Planificacin y Estudios de Red: se encarga de determinar la infraestructura que el sistema requiere
para atender las demandas futuras de corto, mediano y largo plazo, considerando lo siguiente:
1. El crecimiento de la demanda, las empresas operadoras de red deben prever las expansiones
requeridas en la red para atender estas nuevas demandas y las existentes con adecuados
niveles de calidad y confiabilidad.
2. De otro lado, la CREG deleg en las empresas operadores de red la responsabilidad en la
elaboracin del plan de expansin de los sistemas de distribucin.
3. El Plan de Expansin se elabora anualmente, con el fin de ajustar las necesidades de
expansin de la red de distribucin, en el corto, mediano y largo plazo.
4. Como resultado del Plan de Expansin se obtiene el listado de proyectos que es necesario
desarrollar en los aos futuros junto con el valor de la inversin requerida para ellos.
Para asegurar la operacin eficaz de la red anualmente se realiza plan de mantenimiento de la misma.

6.9

Mantimento del Sistema de Gestin de Integral:

Los cambios tecnolgicos en las normas ISO 9001-2008 NTC GP1000, OSHAS 18001 y ISO 14001, de
control, de legislacin u otros que puedan afectar el Sistema de Gestin de Integral, son evaluados por
el comit de HSEQ, con el fin de tomar acciones que conlleven a su mantenimiento, siguiendo las
etapas que se describen en el flujo-grama del Anexo 06 Mantenimiento del Sistema de Gestin de
Integral.
Los cambios o modificaciones del sistema y las acciones tomadas para contrarrestar el impacto de
estos cambios se archiva en actas.

6.10

Responsabilidades de la Direccin:
Para facilitar el desarrollo de actividades en la empresa, se tiene definida la infraestructura
administrativa que se visualiza en el Anexo 07 Organigrama de la empresa y los perfiles de cargo,
se describen las obligaciones y autoridad de cada cargo y las competencias en trminos de educacin,
formacin, experiencia y habilidades.

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Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

El subgerente Administrativo y Financiero ha sido nombrado por el comit de Gerencia como

Representante de la Direccin, con las siguientes funciones:

6.11

Asegurar que se establezcan, se implementen, se mantengan y mejoren los procesos necesarios

para el Sistema de Gestin Integral.
Informar a la alta Direccin sobre el desempeo del Sistema de la Gestin de Integral y de
cualquier necesidad de mejora.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles
de la organizacin.

Comunicacional interna
DISPAC S.A. E.S.P cuenta con el manual de comunicacin interna, donde se consignan las
diferentes estrategias para mejorar y fortalecer los procesos de comunicacin al interior de la empresa.
En l se encuentran diferentes mecanismos de comunicacin como son el Boletn Interno, Grupos
Primarios, Conversatorios, Carteleras, Tomando caf con el Gerente, y en cada uno de ellos se explica
la estrategia, el objetivo, el pblico al que va dirigido, la metodologa y la periodicidad, cuando aplique.
As mismo, estn consignadas algunas consideraciones generales frente al amplio universo de las
comunicaciones y la manera de aplicarlas en una organizacin y El Instructivo De Comunicaciones
Participacin Y Consulta I10-13-04, que Establece los medios y mecanismos de Comunicacin,
Participacin y Consulta de la Empresa y los externos frente al sistema de Gestin Integral, as como
presentar el flujo de la informacin, ya sea al interior o al exterior de la Empresa.

6.12

Revisin por la Direccin:

La alta Direccin junto con el Representante de la Direccin revisa anualmente el Sistema de gestin
Integral con el fin de verificar la consistencia, adecuacin, efectividad y cambios. En esta revisin se
tienen en cuenta los resultados de auditoras, la situacin actual y las oportunidades de mejora
asociadas a los temas requeridos por la Norma NTCGP 1000 -ISO 9001-OSHAS 18001 Y ISO 14001,
ms otros temas opcionales, de acuerdo a necesidades surgidas puntualmente. Las revisiones
Gerenciales se encuentran respaldadas en el procedimiento P10-10-04 Revisin al Sistema de
Gestin Integral.

6.13

Gestin de los recursos:

El Gerente define con los integrantes del comit de Gerencia, los recursos necesarios para mantener y
mejorar el Sistema de Gestin Integral y tambin para realizar el trabajo requerido de manera que se
logre la satisfaccin del cliente.
DISPAC S.A E.S.P asigna los recursos necesarios para la implementacin efectiva de las estrategias y
acciones necesarias para el logro de los objetivos del Sistema de Gestin Integral y su correcta
operacin de manera que se cumplan todos los requisitos de las normas aplicables al Sistema de
Gestin Integral.
La determinacin de los recursos necesarios para la satisfaccin del cliente, la prevencin de
incidentes, accidentes SYSO y ambiental est representada por el presupuesto anual de DISPAC S.A.
E.S.P

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

6.14

Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

REQUISITOS LEGALES :
La empresa garantiza la identificacin y cumplimiento de los requisitos legales del Sistema de Gestin
Integral HSEQ a travs de la Matriz de requisitos legales. En este se especifica cada una de las
normas aplicables, el ao de vigencia y el ente que las regula en lo relacionado con salud ocupacional,
seguridad Industrial, medio ambiente y calidad.
La actualizacin de este se realiza cada ao o cuando se presenten cambios en el sistema de gestin
integral de acuerdo al formato F10-13-65 Matriz de requisitos legales.

6.15
6.16

IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE ASPECTOS / IMPACTOS Y PELIGROS / DAOS EN HSEQ

Identificacin y Evaluacin de Aspectos e Impactos Ambientales :
Se garantiza la identificacin de los aspectos e impactos ambientales generados de acuerdo al
desarrollo de las actividades de la empresa, este se realiza de acuerdo al formato F10-13-66 matriz de
valoracin y priorizacin de aspectos ambientales.
Se actualiza cada seis meses, tomando como referencia las actividades de inspecciones. En la matriz
se determinan las acciones preventivas y correctivas para mitigar el impacto y riesgos producto de las
actividades.

SA

Matriz de Identificacin de Peligros y Valoracin del Riesgo:

A travs del formato F10-13-64 Matriz de Identificacin de Peligros y Valoracin del Riesgo se
identifican los riesgos inherentes a las actividades que se realizan en la empresa, se evidencian las
directrices para identificar los peligros y valorar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, se
evala el riesgo con el fin de decidir cuales riesgos no son aceptables de esta forma establecer
mecanismo de control.

6.18

Reporte De Incidentes Y Casi Accidentes:

Todo el personal debe reportar a su jefe inmediato cualquier incidente o accidente, con el objeto de
determinar las acciones correctivas y preventivas para evitar su ocurrencia.
En todos los casos los incidentes y accidentes ocurridos se registran, valoran, notifican e investigan
aplicando el procedimiento de Investigacin y reporte de accidentes e incidentes y siguiendo la
metodologa del instructivo I10-13-01 investigacin de accidentes e incidentes

6.19

Medicina preventiva y del trabajo.

Exmenes mdicos de ingreso, peridicos y retiro
La empresa garantiza que los trabajadores son evaluados mdicamente antes de ingresar a laborar,
peridicamente (anualmente) y en el momento de su retiro. Los certificados de aptitud para el trabajo
sern almacenadas en un lugar restringido y estn bajo custodia del rea de Gestin de Talento
Humano.

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6.20

Cdigo

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Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

Ausentismo
En el rea de Gestin de Talento Humano se gestiona la transcripcin de las incapacidades el ingreso
al sistema y el cobro a la EPS; Al finalizar el mes se le suministra la informacin de cada incapacidad al
profesional de HSEQ el cual le realiza el seguimiento a travs los ndices de ausentismo
accidentalidad y costos por ausentismo.
En los casos que se generan enfermedades laborales se le realiza el seguimiento a travs del registro
de seguimiento a los casos ETTHUS.

6.21

Higiene Y Seguridad
Tareas Crticas.

Se identifican las tareas crticas de acuerdo con el procedimiento P10-13-06 Identificacin y

Evaluacin de Aspectos Ambientales y Peligrosos y se implementan los planes de accin frente a
los hallazgos evidenciados dentro de la matriz de identificacin de peligros valoracin de riesgos y
matriz de aspectos e impactos ambientales, en esta se implementan los controles operacionales.

6.22

Inspecciones planeadas:

Se ha determinado el procedimiento de inspecciones P10-13-14 Inspecciones de Seguridad y Medio

Ambiente, con el fin de verificar todos los centros de trabajo de acuerdo con la programacin
establecida, en las que se identifican las condiciones anormales repetitivas y se analizan sus causas
bsicas, se generan los indicadores de gestin y cumplimiento los cuales son objeto de seguimiento
peridico y de evaluacin en la revisin por la direccin.

6.23

Equipo de Seguridad y Equipo de Proteccin y Inspecciones Planeadas

Como resultado de la identificacin y evaluacin de aspectos y peligros en HSE se definen cules
acciones de control se requieren para las actividades que se desarrollan, estas incluyen dependiendo
de la actividad el uso de EPP al ejecutar las tareas.
A travs de la matriz de Peligros, Evaluacin de Riesgos y determinacin de Controles se
identifica la necesidad de establecer controles y de realizar la dotacin de EPP, y se efecta el
suministro a todo el personal manteniendo el registro de su entrega, as como un programa de
inspeccin de los mismos para asegurar su buen estado. Las caractersticas de los EPPs
suministrados a los empleados cumplen con los Estndares y normas dependiendo de la actividad a
desarrolla y son adquiridas de proveedores calificados.

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6.24

Cdigo

M10-13-01

Versin

12

Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

14/01/2015

Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

Programa de mantenimiento.
El sistema cuenta con el procedimiento del parque automotor P40-46-03 Administracin del parque
automotor y control de emisiones atmosfricas, el cual es responsabilidad del departamento de
logstica.

6.25

6.26

6.27

Programa Ambiental
La empresa toma las medidas de acuerdo con los estndares y las leyes nacionales y locales, para
preservar y proteger el ambiente (Aire, agua subterrnea, agua superficial, flora, fauna, suelo y los
recursos minerales) de los efectos de nuestras actividades. Para tal fin se ha definido la matriz de
identificacin de aspecto he impactos ambientales la cual tiene inmersos los controles operacionales,
soportados en procedimientos, planes y Instructivos.
Mediciones Higinicas.
Las mediciones higinicas se realizan teniendo en cuenta el diagnostico de condiciones de trabajo, las
inspecciones, los exmenes mdicos, entre otras. Estas mediciones higinicas son soportadas por la
ARL y del resultado de la medicin se realizan las recomendaciones para minimizar las deficiencias
que se puedan presentar.
Auditoras
Las auditorias del sistema de gestin Integral se desarrollan de acuerdo con la NTC ISO 19011
Directrices para la auditoria de los sistemas de la calidad y/o ambiental, apoyados en el procedimiento
P10-13-03 auditoras Internas y los requisitos contractuales.

6.28

Auditorias en HSEQ:
Dispac S.A E.S.P cuenta con un grupo de auditores internos certificados los cuales sirven de apoyo en
la ejecucin de las auditoras internas, el profesional HSEQ se encarga de realizar el programa de
auditoras y los auditores internos se encargan de realizar los planes de auditoras. Igualmente puede
solicitarse este servicio de auditoras a empresas externas especialistas.
Las auditorias de las actividades sern conducidas por los auditores internos e incluirn todos los
procesos de la organizacin.

6.29

Informes :
Cada auditora realizada genera un informe de auditora, soportado en el formato F10-13-09 que
incluye los hallazgos. Si se encuentran no conformidades se anexar el reporte de no conformidad.

6.30

No conformidad :
Para cada no conformidad identificada por los auditores, los lderes de proceso investigan sus causas
para evitar que vuelva a presentarse la situacin. Cuando la causa identificada pueda ser eliminada
mediante una modificacin al sistema de HSEQ se debe iniciar la correccin inmediata.

6.31

Accin correctiva y Accin preventiva:

Siempre que se requiera emprender una accin correctiva o preventiva est se maneja de acuerdo con
el Procedimiento P10-13-05 de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora el cual describe cmo
utilizar el formato F10-13-01. Anlisis De Hallazgo

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6.32

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Yuli Andrea Giraldo

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Director Administrativo y
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comportamiento del personal:

DISPAC S.A. E.S.P garantiza que todo su personal y el de sus contratistas conozcan los lineamientos
de comportamiento establecidos por la empresa y que los seguir mientras se encuentren efectuando
trabajos dentro de sus instalaciones, encontrndose como los principales aspectos los siguientes:

6.33

Cdigo

Conocimiento de la Poltica HSEQ.

Conocimiento de la Poltica de alcohol, droga y tabaquismo
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Peligros presentes durante los trabajos
Aspectos ambientales significativos de las actividades
Plan de emergencias
Normas y procedimientos de salud ocupacional y seguridad industrial
Normas y procedimientos ambientales
Reporte de los actos y condiciones inseguras as como de incidentes

Emergencias:
DISPAC S.A. E.S.P cuenta con un el P10-13-01 Plan de Emergencias y ha designado al profesional
HSEQ para difundirlo entre sus trabajadores, adems publica los nmeros de emergencia, planos de
evacuacin y elabora los procedimientos operativos normalizados dependiendo del anlisis de
vulnerabilidad.
El contenido mnimo del plan de emergencias es el siguiente:

Plan para el control de emergencias

Anlisis de vulnerabilidad
Listado de equipos y recursos para emergencias
Funciones y responsabilidades en emergencias
Directorio telefnico de emergencias
Notificacin de una emergencia
Funciones responsabilidades listado de brigadistas
Guas Tcticas
Planes operativos normalizados
Plan de evacuacin
Capacitacin del plan de emergencias
Simulacros

Gestin Por Procesos

DISPAC S.A. E.S.P Implementa el enfoque basado en procesos con el fin de asegurar el crecimiento
de la organizacin y de mejorar la eficiencia y eficacia del sistema HSEQ. Para tal efecto cuenta con
un mapa de procesos en el cual se identifica como entrada las necesidades del cliente y la salida que
apunta al cumplimiento de requisitos y una plena satisfaccin del cliente.

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Profesional HSEQ

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Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
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14/01/2015

7.1

Procesos Estratgicos

7.1.2

Gerencia:
DISPAC S.A E.S.P. cuenta con la gerencia del gestor y la gerencia general los cuales cuentan con seis
procedimientos. P10-10-01 Gestin Plan Estratgico Corporativo Formular, aprobar y hacer
seguimiento al Plan Estratgico Corporativo de Dispac S.A. ESP., acorde con los lineamientos de la
Junta Directiva. P10-10-02 Representacin de la Empresa ante Entidades de Control y
Regulacin. Establecer la metodologa para dar respuesta oportuna, veraz y verificable a las
comunicaciones, solicitudes de informacin, requerimientos y/o investigaciones que realicen las
Entidades de Control y Regulacin a Dispac S.A. ESP. P10-10-03 Planificacin del Sistema de
Gestin Integral Planificar y direccionar el Sistema de Gestin Integral en funcin de las polticas,
objetivos y metas de la Empresa.
P10-10-04 Revisin al Sistema de Gestin Integral Describir el Procedimiento a seguir para la
Revisin del Sistema de Gestin Integral, con el fin de verificar su estado y definir acciones de mejora,
para asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia. P10-10-05 Seguimiento a la Regulacin Analizar
el impacto que la normatividad emitida por las Entidades del Estado que regulan la comercializacin y
distribucin de energa elctrica, tiene para Dispac S.A. ESP e implantar las medidas para su
cumplimiento.
P10-10-05 Seguimiento a la Regulacin: Analizar el impacto que la normatividad emitida por las
Entidades del Estado que regulan la comercializacin y distribucin de energa elctrica, tiene para
Dispac S.A. ESP e implantar las medidas para su cumplimiento.
P10-10-06 Gestin de Seguros Gestionar los seguros de la Empresa en coordinacin con el Gestor y
dems reas, para que se garantice de manera oportuna el aseguramiento y cobertura de los bienes e
intereses asegurables.
P10-10-07 Gestin de Deuda Establece los requisitos y actividades que debe implementar la
Empresa para obtener un crdito con una Entidad Financiera.

7.1.3

Control Interno:
Para el desarrollo de este proceso se cuenta con tres procedimientos, el P10-12-01 Formulacin,
suscripcin y desarrollo de planes y programas de mejoramiento cuyo objetivo es proveer a la
empresa de herramientas slidas que le garanticen el cierre observaciones o hallazgos elevados por
los organismos de vigilancia y control en pro de la mejora de los procesos, el P10-12-02
Administracin del Riesgo con el cual se establecen polticas que se van a regir para la
administracin del riesgo, garantizando su adecuado tratamiento en procura del cumplimiento de la
misin y objetivos institucionales y el P10-12-03 Auditoras Internas mediante el cual se define la
planeacin, ejecucin, conclusin y seguimiento de las Auditoras Internas que permitan medir la
Gestin de la Empresa.

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7.1.4

Cdigo

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16.1.1

Gestin Integral HSEQ

Para el desarrollo de este proceso se cuentan con diez procedimientos, tres manuales, cinco planes y
nueve instructivos a continuacin se relacionan:
Procedimientos HSEQ:
P10-13-01 Gestin y Control de Documentos, Cumple con el objetivo de garantizar que todos los
documentos se controlan, se elaboran bajo parmetros estandarizados, se aprueban antes de su
emisin, se canalizan adecuadamente y se utilizan las versiones vigentes. P10-13-02 Gestin y
Control de Registros. Los registros son los documentos que proporcionan evidencia del cumplimiento
de los requisitos, la finalidad de este procedimiento es brindar los para metros para controlarlos. P1013-03 Auditoras Internas las auditorias son realizadas por personal calificado e independiente de las
actividades auditadas, se realiza auditoria a todos los procesos del SGI por lo menos una vez al ao
apoyados en el procedimiento. P10-13-04 Gestin del Producto no Conforme. Asegura los controles,
responsabilidades, y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme, de manera
que se registren los incumplimientos y se toman las acciones necesarias. P10-13-05 Gestion de
Acciones correctivas preventivas y de Mejora este procedimiento indica las acciones que ayuden a
identificar las causas de las desviaciones dentro de los procesos, las no conformidades reales y no
conformidades potenciales, as como oportunidades de mejora y se definen las acciones correctivas y
preventivas para asegurar que estas se corrijan, que no vuelvan a suceder y que se implanten de
manera eficaz. P10-13-06 Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales y Peligros.
Establece la metodologa para la identificacin, valoracin y actualizacin de los aspectos e impactos
ambientales, as como de los peligros asociados a las actividades desarrolladas en la Dispac S.A. ESP.
P10-13-07 Identificacin De Requisitos Legales Y Otros. Establece la metodologa para identificar,
acceder, mantener actualizados y evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales y
otros, a los cuales estn sometidos directamente los procesos del Sistema de Gestin Integral de
DISPAC S.A. E.S.P. P10-13-11 Orden y Aseo Indica las directrices para minimizar los impactos en la
delimitacin e identificacin de reas o zonas de trabajo. Buscando mantener condiciones laborales
que garanticen el bienestar la salud de los trabajadores. P10-13-12 Sealizacin Establece el
programa de sealizacin y demarcacin que debe utilizarse para informar sobre advertencias,
prohibiciones, obligaciones u otras indicaciones, para un mejor control de los riesgos laborales en la
empresa. P10-13-14 Inspecciones de seguridad y medio ambiente Indica los pasos que direccionen
hacia un programa de Prevencin capaz de anticiparse a incidentes que atenten contra la seguridad y
la salud de sus empleados as como orientar hacia un manejo adecuado de los recursos naturales.
La empresa toma las medidas de acuerdo con los estndares y las leyes nacionales y locales, para
preservar y proteger el ambiente (Aire, agua subterrnea, agua superficial, flora, fauna, suelo y los
recursos minerales) de los efectos de nuestras actividades.
Manuales:
M10-13-01 Manual Del Sistema De Gestin Integral Hseq: El Objetivo de ste manual es describir el
Sistema de Gestin de gestin Integral de DISPAC S.A. E.S.P; establecer las polticas de la empresa
para prevenir las fallas que afectan el sistema en el desarrollo de nuestras actividades, con base en
requisitos exigidos por las Normas NTC ISO 9001, Sistemas de gestin de la calidad Requisitos,
NTCGP 1000 Norma de Calidad en la gestin Pblica, ISO 14001 Sistemas de Gestin Ambiental
requisitos para su uso, NTC OHSAS 18001: Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

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M10-13-02 Manual De Supervisin En La Gestin De Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional

Contratistas Dispac : El objeto del presente documento operativo es establecer polticas comunes
que permitan supervisar y controlar las obras en curso, y a los contratistas de DISPAC S.A. ESP en
sus aspectos administrativos y tcnicos, de manera de garantizar el cumplimiento intereses de los
trabajos encomendados, resguardando los cumplimiento de los estndares en Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional para las obras y/o operaciones desarrolladas por los CONTRATISTAS de
DISPAC S.A. ESP.
M10-13-03 Manual Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional Contratistas Dispac : Programar
y llevar a cabo las diferentes operaciones de distribucin y comercializacin de energa de tal forma
que siempre se asegure la salud y vida de los trabajadores de DISPAC SA ESP, los contratistas y de
terceros. En este sentido con este documento se establecen los requerimientos en Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional que deben ser aplicados para eliminar los peligros y prevenir los
riesgos que en un momento dado pueda causar dao a los que operen el sistema elctrico o realicen
actividades de apoyo.
M-10-13-04 Manual de Seguridad y Salud en el trabajo:
Prevenir los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, as como proteger la salud de los
trabajadores, Fortalecer los sistemas de vigilancia epidemiolgica, con el fin de disminuir y controlar el
riesgo por exposicin ocupacional en los empleados, Valorar la exposicin de la poblacin trabajadora
a los principales riesgos laborales, Implementar los programas de control diseados de acuerdo con los
principales riesgos y necesidades identificadas, Verificar y ajustar los estndares de seguridad
definidos, de acuerdo a los cambios presentados en la operacin por el incremento de actividades
Planes:
PL10-13-01 Plan de Emergencias unificado 18001-14001: Establecer el protocolo y
procedimiento general de actuacin para la Administracin de las emergencias que se puedan
presentar en instalaciones de DISPAC S.A E.S.P.
PL-10-13-02 Plan de manejo Ambiental: El objetivo general del Plan de Manejo Ambiental, es
desarrollar las acciones ambientales que permitan prevenir, mitigar, corregir y/o compensar los
efectos derivados de las actividades desarrolladas en la empresa.
Plan de manejo de residuos slidos: Establecer medidas que permitan, prevenir, mitigar,
corregir y/o compensa los impactos ambientales negativos y potencializar los impactos
positivos originados por la generacin de residuos slidos producidos por DISPAC S.A
E.S.P, promoviendo la
minimizacin en la generacin y el aumento del
aprovechamiento.
PL-10-13-04 Plan De Gestin Ambiental Integral De PCB: Establecer un instrumento de control
y manejo ambiental que contenga los requisitos y condiciones que garanticen la identificacin,
gestin y eliminacin de equipos y desechos contaminados de PCB, conforme a la Resolucin 0222
de 2011.
PL10-13-05 Plan de Gestin Integral de Productos Qumicos: Establecer los lineamientos que
se deben cumplir para realizar un adecuado manejo de los productos o sustancias qumicas usadas
por el personal de DISPAC, sus proveedores y contratistas, en el desarrollo de sus actividades, y
considerando que la interaccin puede darse en cualquier etapa del ciclo de vida del producto,
desde la decisin de compra hasta la disposicin final del residuo o del envase que contuvo la

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sustancia.
Instructivos:
I10-13-01 Instructivo de Investigacin y Reporte de Incidentes y Accidentes: Indicar las
condiciones para la investigacin, anlisis y reporte de accidentes e incidentes en HSE (Seguridad
Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente).

I10-13-02: Establecer los trminos segn los cuales DISPAC S.A. ESP supervisa los vehculos y
conductores a su servicio, dentro y fuera de sus instalaciones, con el propsito de contar con un
conjunto de equipos, conductores y pasajeros apropiados, con el fin de reducir al mximo la ocurrencia
accidentes viales.
10-13-03 Instructivo de uso eficiente racional de agua la energa y combustibles: Describir las
acciones que deben realizarse para garantizar un buen manejo, optimizar el uso interno del agua, la
energa, los combustibles y dar cumplimiento a la normatividad actual vigente.
I10-13-04 Instructivo de Comunicaciones Participacin y Consulta Establecer: los medios y
mecanismos de Comunicacin, Participacin y Consulta de la Empresa, as como presentar el flujo de
la informacin, ya sea al interior o al exterior de la Empresa.
I10-13-05 Instructivo de mantenimiento y limpieza de pozos spticos y trampa de grasas: Dar las
pautas para la realizar la limpieza y el mantenimiento de tanques de almacenamiento de agua, trampas
de grasa y pozos spticos con el fin de propiciar ambientes sanos y seguros para evitar efectos nocivos
para la salud de los trabajadores y disminuir la contaminacin de las aguas residuales que se vierten a
fin de dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente.
I10-13-06Instructivo de mantenimiento y limpieza de tanques de almacenamiento de Agua:
Intervenir y controlar los riesgos asociados a los trabajos en alturas durante los diferentes trabajos en
los postes de Dispac S.A E.S.P efectuados por el personal tcnico de la empresa.
I10-13-07 Instructivo de Seguridad Elctrica: Intervenir y controlar los riesgos Elctricos asociados
a los diferentes trabajos en Dispac S.A E.S.P efectuados por el personal tcnico de la empresa.
I10-13-08 Instructivo de Seguimiento y medicin: Este instructivo tiene como objetivo establecer los
mecanismos para realizar el seguimiento y medicin regular de las caractersticas fundamentales de
las operaciones que pueden generar un impacto significativo en el medio ambiente o un peligro para
los trabajadores, as mismo establecer el seguimiento a los indicadores del sistema de gestin Integral
de la empresa.
I10-13-09 Instructivo De Rescate Para Trabajo En Poste El presente tiene como finalidad el describir
las acciones y paso a seguir ante un rescate en altura que ocurra en algn equipo mvil de superficie,
instalacin o estructura que supere un metro cincuenta.

7.1.5

Gestin Jurdica y Legal

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Compone las actividades de asesora y prevencin de los riesgos jurdicos en las actividades de la
compaa; asumiendo su representacin, para esto cuenta con seis procedimientos que son,
P10-14-01 Administracin del proceso contractual, cuyo objetivo es Intervenir y apoyar los procesos
contractuales de la Empresa para la adquisicin de bienes y servicios, P10-14-02 Conceptos y
recomendaciones con el alcance jurdico, el cual busca establecer la metodologa para conceptuar
sobre los casos concretos puestos en su conocimiento, la aplicacin de normas y disposiciones
jurdicas vigentes que rijan la materia, P10-14-03 Atencin de acciones jurdicas y demandas que
busca atender, controlar y asumir la defensa jurdica de la empresa en todos los procesos judiciales y
administrativos que se presenten en su contra y los que interponga la compaa, P10-14-04 Defensa
de la empresa ante la superintendencia de servicios pblicos domiciliarios, mediante el cual se
asiste jurdicamente en la defensa de la Empresa en los requerimientos o investigaciones que inicie la
Superintendencia de Servicio Pblicos Domiciliarios-SSPD, en los casos que se presente Silencio
Administrativo Positivo, P10-14-05 Acciones de cobro, el cual establece la metodologa para obtener
por parte del Usuario moroso la cancelacin de los pagos atrasados por la prestacin del servicio de
energa elctrica suministrado por DISPAC S.A. ESP, mediante la utilizacin de los mecanismos
jurdicos y P10-14-06 Atencin Jurdica de Reclamacin por daos, cuya finalidad es atender y dar
respuesta a los reclamos presentados por los Usuarios, por posibles daos en electrodomsticos y/o
bienes muebles e inmuebles, causados por las variaciones de la corriente. P10-14-07 Junta Directiva
Organizacin, registro y control de las reuniones y documentos de la Junta Directiva de Dispac S.A.
ESP, P10-14-08 Asamblea General de Accionistas Organizacin, registro y control de las reuniones
y documentos de la Asamblea General de Accionistas de Dispac S.A. ESP.
7.1.6

Procesos Operativos:
Ingeniera:
Proceso encargado de realizar el planeamiento y desarrollo de la red de distribucin para la prestacin
eficiente del servicio, tiene los siguientes manuales M30-31-01 Manual Interventora Establecer los
conceptos, reglas y metodologa para realizar la interventora a los Contratos celebrados por Dispac
S.A. ESP. M-30-31-02 Manual Sistema de Gestin de la Distribucin del Servicio Electrico,
Planificar y ejecutar las actividades necesarias para el manejo de los activos, software, bases de datos
para el tratamiento de la informacin y los abonados necesarios para dar cumplimiento a la normativa
que regula la calidad del servicio de energa elctrica en el sistema de distribucin local de la empresa
y el reporte de informacin a las entidades de vigilancia, seguimiento y Control.
Procedimientos: P30-31-01 Evaluacin y revaluacin de proveedores, con el cual se establecen
las medidas y actividades a seguir para evaluar a los proveedores de la empresa que afectan la calidad
del producto, luego de ser inscritos en la base de datos de proveedores, el P30-31-02 Seleccin de
proveedores, con el cual se establece la metodologa para dar cumplimiento a los requisitos legales e
institucionales establecidos para la contratacin de DISPAC S.A ESP, el P30-31-04 Gestin de redes
SIGESDI, para Mantener actualizada la base de datos de la infraestructura elctrica como apoyo para
la gestin, mantenimiento y desarrollo del Sistema de distribucin, el P30-31-05 Planeamiento de los
proyectos de inversin, mediante el cual se identifica, viabiliza y prioriza las necesidades de
construccin remodelacin o mejoramiento de la infraestructura elctrica del sistema atendido por la
Empresa y el P30-31-06 Control del diseo de los proyectos de inversin, con el cual se
establecen los pasos necesarios para la planeacin, elaboracin, control y seguimiento de los diseos
de los proyectos de inversin; bajos las normas tcnicas de Construccin de redes DISPAC, las
necesidades de expansin de la red, normatividad (RETIE, Resoluciones CREG aplicables).

7.1.7

Operacin y Mantenimiento:

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Tiene como finalidad garantizar la continuidad del servicio de distribucin de energa elctrica, para
esto cuenta con los procedimientos, P30-32-01 Ejecucin de mantenimiento programados y no
programados, mediante el cual se planifican y ejecutan las actividades necesarias para asegurar el
correcto funcionamiento de las subestaciones, lneas y redes, el P30-32-02 Cargue de informacin de
interrupciones al LAC, donde se registran las interrupciones de transformadores y circuitos
pertenecientes al Sistema de Distribucin Local SDL de DISPAC para realizar el cargue de la
informacin diaria, mensual y trimestral mente, para dar cumplimiento a la normativa actual, el
instructivo P30-32-04 Consignaciones Establecer las actividades a desarrollar para solicitar, aprobar y
ejecutar una apertura programada de un circuito, ramal o nodo de transformacin y subestacin; que
conlleven a una correcta y eficiente operacin del Sistema de Distribucin.
M30-32-01 Manual de operacin del sistema elctrico SDCH, con el cual se planifica y ejecuta las
actividades necesarias para asegurar el correcto funcionamiento de las subestaciones, lneas y redes.
7.1.8

Atencin al Cliente
El cliente es la razn de ser de la empresa, y conocer su opinin frente a los servicios prestados es
fundamental para evaluar el desempeo y detectar las debilidades que deben ser mejoradas, con el fin
de encaminarse hacia el logro de la satisfaccin total de sus requisitos, se mide su percepcin con
respecto al cumplimiento de los requisitos que requiere mediante la Encuesta de Satisfaccin del
cliente.
Se mantienen los registros de las encuestas y se emplean como entradas para el proceso de Revisin
por la Alta Direccin, en especial para la determinacin de oportunidades de mejora, para conocer si se
logra el aumento de la satisfaccin y para detectar no conformidades o acciones preventivas que
puedan contribuir a la eficacia del Sistema de gestin de la Integral y al mejoramiento de los procesos.
La comunicacin con el cliente se realiza de manera directa por comunicados suscritos a la factura,
por la realizacin de oficios y mediante la aplicacin de la encuesta de satisfaccin del cliente e
indirectamente por medio de comunicados de prensa (Publicacin de tarifas, horarios y zonas de
desconexin del servicio, entre otros), reuniones con las comunidades, con lderes comunitarias y
visitas a hogares.
Las peticiones, quejas y reclamos se manejan de acuerdo con los procedimientos: P20-21-01
Atencin al cliente, Atender las necesidades del Usuario y solucionar de manera ptima, gil y
oportuna todas las Peticiones, Quejas y Recursos relacionados con el servicio de energa elctrica
suministrado por DISPAC S.A. ESP, P20-21-02 Solicitud de servicios provisionales, Establecer las
actividades requeridas para prestar el servicio de energa elctrica de forma provisional, cuando sea
solicitado por el Usuario. P20-21-03 Solicitud de conexin del servicio de energa, Atender y
gestionar las solicitudes presentadas por los Usuarios, para la instalacin del servicio de energa
elctrica que presta Dispac S.A. ESP. P20-21-04 Encuesta de satisfaccin de usuario. Establecer
las actividades para realizar la encuesta de satisfaccin del usuario en forma directa o a travs de un
tercero, para medir la satisfaccin de los clientes frente al servicio que presta Dispac S.A. ESP., en el
Departamento del Choc.

7.1.9

Control de Energa:
Su principal objetivo es disminuir los niveles de prdidas no tcnicas del sistema y para esto cuenta
con los procedimientos P20-22-01 Clculo y anlisis del indicador de prdidas con el cual se
analiza el resultado de los niveles de prdidas tcnicas y no tcnicas para establecer las estrategias
que conduzcan a su disminucin, el P20-22-02 Deteccin de anomalas e irregularidades, que busca

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detectar y controlar las anomalas e irregularidades presentadas por los usuarios como mecanismo de
disminucin del indicador de perdidas, el P20-22-03 Manejo Administrativo de recuperacin de
energa, con el cual se define el manejo de las anomalas e irregularidades detectadas, de acuerdo
con los procedimientos definidos por la Superintendencia de Servicios Pblicos, el P20-22-04
Procedimiento de instalacin de medidores comunitarios, mediante el cual se define la
responsabilidad y actividades en la instalacin de los medidores comunitarios, el P20-22-05
Normalizacin de usuarios, el cual define la metodologa para la legalizacin de usuarios del servicio
conectados sin autorizacin de la empresa, con el fin de normalizarlos y efectuar la respectiva
recuperacin de energa y el P20-22-06 Clculo y anlisis del indicador de medida, mediante el cual se
analiza el clculo del Indicador de Medida, con el fin de establecer estrategias que conduzcan a
incrementar al 95% de usuarios medidos y contribuir en la mejora del indicador de prdidas. As mismo
cuenta con los instructivos I20-22-01 Control de sellos el cual establece las actividades de entrada y
salida de los Sellos del almacn de DISPAC S.A. ESP., as como su utilizacin y asociacin en el
Sistema Comercial SIEC y I20-22-02 verificacin de pinzas y multmetros el cual describe la
metodologa para llevar a cabo la verificacin de los equipos de medida que se utilizan en terreno, con
el propsito de garantizar la adecuada prestacin del servicio de energa por DISPAC S.A. ESP.
7.1.10

Facturacin :
Tiene como finalidad emitir la facturacin de manera oportuna y confiable de acuerdo a la normatividad
legal vigente, para esto cuenta con los procedimientos P20-23-01 Determinacin de consumos y
reparto de facturas, su objetivo es obtener la informacin de consumo de los usuarios, para realizar el
proceso de facturacin del servicio prestado y la posterior entrega oportuna de la factura a los usuarios
atendidos, P20-23-02 Liquidacin de la factura de servicio, busca emitir una facturacin confiable y
eficiente a partir de a los conceptos relacionados con la prestacin del servicio de energa y P20-23-03
Procedimiento Administracin de base de datos de usuarios, cuyo objetivo es mantener
actualizada la base de datos de los clientes y depurar peridicamente las novedades encontradas en
terreno.

7.1.11

16.1.2 Gestin Social

Este proceso tiene como objetivo interactuar con las comunidades de influencia de DISPAC S.A E.S.P
con el objeto de concientizar y sensibilizar al usuario sobre la importancia del servicio elctrico para el
mejoramiento de su calidad de vida y el progreso del Departamento del Choc y precisar las
responsabilidades contractuales derivadas de la prestacin del servicio de energa elctrica, para esto
cuenta con el P20-24-01 Gestin Social, con el cual busca interactuar con la comunidad con el
propsito de concientizar y sensibilizar al usuario acerca del uso racional y eficiente del servicio y la
cultura de pago.

16.1.3Gestin Recaudo y Cartera

Est encaminada a gestionar el incremento del nivel de recaudo con el fin de garantizar la auto
sostenibilidad financiera, cuenta con los procedimientos P20-25-01 Gestin Recaudo a usuarios
morosos, cuyo objetivo es incrementar los niveles de recaudo por medio de estrategias de gestin
operativas, sociales y jurdicas con el fin de fomentar la cultura de pago de los usuarios del servicio de
energa, P20-25-02 Suspensin y reconexin del servicio, busca definir el procedimiento para
suspender el servicio a los usuarios morosos, verificar que permanezcan desconectados y reconectar
el servicio una vez se subsane el motivo que dio origen a la suspensin, P20-25-03 Recuperacin de
cartera, con el cual se adelantan las gestiones necesarias para lograr la mxima recuperacin de
cartera vencida, utilizando diferentes estrategias para cada segmento de mercado y P20-25-04
Depuracin, provisin y castigo de cartera, su finalidad es mantener saneada y depurada la cartera

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14/01/2015

vencida y provisionar o castigar la de difcil gestin con el fin de que se refleje en forma fidedigna en la
informacin financiera de la Empresa y se genera diariamente informacin altamente confiable y
efectiva en la gestin de los Usuarios que tengan mora por medio de la suspensin, verificacin de la
suspensin, reconexin y depuracin de cartera siguiendo el instructivo I20-25-01 Generacin de
listados de trabajo operativo diario. Generar diariamente informacin altamente confiable y efectiva
en la gestin de los Usuarios que tengan mora por medio de la suspensin, verificacin de la
suspensin, reconexin y depuracin de cartera.

7.1.12

Gestin de Energa
Tiene como finalidad realizar seguimiento a la informacin entregada por el Mercado de Energa
mayorista y las transacciones efectuadas por los comportamientos en fronteras comerciales, para esto
cuenta con el procedimiento P20-26-01 Gestin de contratos de energa, por medio del cual se
establece la metodologa para la Gestin de los Contratos de Largo Plazo por Compra de Energa y el
instructivo I20-26-01 Revisin de facturas de compras de energa, el cual establecer la metodologa
para revisar las facturas de Compra de Energa emitidas por los proveedores en los contratos de largo
plazo y el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales, con el fin de dar visto bueno al
pago correspondiente. I20-26-02 Gestin de Tele Medicin Remota y Cargue de informacin al
ASIC OFTB. Establecer el paso a paso para la gestin remota de lecturas en fronteras y cargue de
informacin al ASIC.

7.2

Procesos de Apoyo

7.2.1

Gestin Financiera
Proceso por el cual administran los recursos financieros de la empresa brindando informacin oportuna
que permita una adecuada toma de decisiones, involucra el rea de Contabilidad, por medio de la cual
se verifica la integridad y veracidad de los registros contables y financieros, y se elaboran los
respectivos informes, cuenta con el procedimiento P40-41-01 Administracin del sistema contable
Establecer la metodologa para identificar, registrar y suministrar la informacin financiera y contable,
que permita a la Direccin de la Empresa tomar las decisiones tendientes a optimizar la gestin y los
recursos de Dispac S.A. ESP. P40-41-02 Preparacin y presentacin de informacin tributaria,
Establecer la metodologa para preparacin y presentacin de la informacin tributaria de la Empresa,
de manera que se cumpla con los lineamientos y plazos establecidos por la administracin de
impuestos y dems organismos relacionados P40-41-05 Proyeccin y Aprobacin del Presupuesto,
Establecer la metodologa para la elaboracin y aprobacin del Presupuesto de Ingresos y Gastos de
Dispac S.A. ESP. P40-41-06 Ejecucin del Presupuesto Establecer las actividades para ejecutar el
Presupuesto de Ingresos y Gastos aprobado, para la correspondiente vigencia fiscal.
P40-41-07 Modificacin del Presupuesto Realizar las modificaciones al Presupuesto de Ingresos y
Gastos de Dispac S.A. ESP, trasladando los recursos asignados de acuerdo con las necesidades
presentadas en la correspondiente vigencia fiscal. P40-41-08 Gestin de Recaudo Recibir de los
usuarios el pago del servicio de energa y registrar en el Sistema de Informacin Elctrico ComercialSIEC y subida al SAP por medio de la Interfax. P40-41-09 Gestin de Pagos Pago y registro en el
Sistema Administracin y ProduccinSAP, los compromisos adquiridos por la Empresa con los
proveedores.

7.2.2

Sistemas :

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Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

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Carlos Felipe Cardona

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El proceso es ejecutado por un tercero, se ocupa de la administracin operacin y mantenimiento del

centro de cmputo, el software y hardware de propiedad de Dispac para la operacin de los sistemas
comercial administrativos y de distribucin. Todo lo relacionado con la red interna de informacin,
telecomunicaciones, usuarios terminales y dems dispositivos o perifricos es atendido por el proceso
logstico en coordinacin con el operador de sistemas de informacin.
El proceso cuenta con los siguientes procedimientos e instructivos P40-44-01 Procedimiento de
mantenimiento de hardware y software, con la finalidad de que no haya ningn problema en todos
los procesos de los sistemas de informacin y P40-44-02 Copia de seguridad de servidores, para
tener segura la informacin de las bases de datos, de los servidores y la informacin de los usuarios y
el instructivo I40-44-01 Codificacin de Backus y equipos.
7.2.3

Archivo y Correspondencia
Proceso por el cual se realiza la gestin sobre la correspondencia recibida y enviada y el archivo de los
expedientes y de la informacin generada en los procesos, cuenta con dos procedimientos, P40-45-01
Procedimiento gestin de documentos Archivo, para mantener el archivo institucional en las
mejores condiciones de estado, orden, facilidad de manejo y consulta y el P40-45-02 Procedimiento
gestin de documentos Correspondencia, para efectuar un control a la correspondencia recibida y
despachada, velar por que se atienda de manera oportuna y se archiven sus soportes adecuadamente
y con el instructivo I40-45-01 Remisin de documentos al archivo central. Establecer las actividades
para enviar de manera oportuna y ordenada los documentos de gestin de cada rea, al Archivo
Central de Dispac S.A. ESP.

7.2.4

Logstica

Proceso por el cual se suministran los bienes y servicios requeridos por todos los procesos de la
empresa para el cumplimiento de sus objetivos, para esto cuenta con los procedimientos P40-46-01
Suministro de bienes y/o servicios por medio del cual se adquieren y suministran los bienes y/o
servicios requeridos para el desarrollo de las funciones de los Procesos de la empresa, el
procedimiento P40-45-02 Administracin de bienes inmuebles con el que se establece la
metodologa para la identificacin, administracin y control de los inmuebles utilizados por la empresa
necesarios para la desarrollar adecuadamente su funcin y el procedimiento P40-45-03
Administracin del parque automotor y control de las emisiones atmosfricas Establecer la
metodologa para la administracin y el control de la prestacin del servicio de transporte vehicular en
Dispac S.A. ESP.
Llevar a cabo el mantenimiento correctivo y preventivo en la empresa, manteniendo as en un buen
estado de funcionamiento los equipos y vehculos de la empresa; obteniendo una operacin segura,
confiable y eficiente en todos los servicios prestados y disminuyendo las emisiones atmosfricas.
7.2.5

Almacn
Proceso por el cual se verifica, consolida y controla la existencia de los activos fijos y se minimiza el
riesgo de prdida, con el procedimiento P40-47-01 Administracin de materiales del almacn, se
reciben los materiales y elementos adquiridos por DISPAC de acuerdo con las especificaciones
contractuales y se suministran a los diferentes procesos segn sus necesidades y requerimientos y los
manuales M40-47-01 Toma fsica de inventarios que establece los pasos a seguir para la toma fsica
del inventario de materiales propiedad de la empresa, almacenados en las diferentes bodegas, lotes o

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Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

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Carlos Felipe Cardona

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patios de materiales y el M40-47-02 Criterios de almacenamiento de equipos y materiales, que

establece las condiciones para el almacenamiento de equipos y materiales necesarios para la
prestacin del servicio de energa elctrica por DISPAC S.A. ESP.
7.2.6

Gestin del Talento Humano

Ejecutar los procesos de seleccin, vinculacin y desvinculacin en la organizacin y establecer
polticas de seguimiento y control para el desempeo de las actividades en los diferentes cargos
procurando un ambiente de trabajo que contribuya al desarrollo personal y al mejoramiento de la
organizacin, conservando el buen estado de salud de cada trabajador y las condiciones optimas del
medio ambiente.
En el manual M40-48-01 Gestin del talento Humano se establecen las condiciones para seleccionar,
contratar, desarrollar y mantener un equipo de trabajo con los conocimientos, habilidades y
motivaciones para alcanzar la Visin y cumplir con la Misin y los Objetivos Estratgicos de DISPAC
S.A. ESP, Las responsabilidades y autoridad del personal se describen en el perfil de cargos as como
las competencias del personal en trminos de educacin, habilidades, formacin y experiencia.

8.

REGISTROS

9.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

10.

ANEXOS
Mapa de Procesos
Documentacin Sistema de Gestin Integral
Caracterizacin procesos estratgicos.
Caracterizacin procesos de apoyo
Organigrama

11.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSIN

23/10/2007

02

23/04/2009

03

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Cambio El numeral 5.2 agregando el tema de
aseguramiento de los requisitos del cliente; y la matriz
de interrelacin de poltica vs objetivos de Gestin
Integral interrelacionando la mejora continua en cada
uno de los objetivos de corporativo
Actualizacin de la Misin, Visin, Poltica de Calidad y
Valores Empresariales de acuerdo a las modificaciones
efectuadas a la Planeacin Estratgica de la Empresa.

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Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

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Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

25/08/2010

04

05/06/2012

05

27/11/2012

06

03/09/2013

07

19/02/2014

08

11/03/2014

09

01/06/2014

10

14/01/2015

11

24/04/2015

12

Revisin y actualizacin de las Caracterizaciones de los

procesos
Se cambia el manual incorporando nuevas definiciones,
las fases del ciclo PHVA. Cambio del mapa de procesos
e incorporacin de los procedimientos asociados a cada
Proceso.
Se cambia el manual incorporando nuevas definiciones,
cambio de logotipos, visin, misin y organigrama
Cambio en todo el Manual de Calidad, con nuevo
formato, diseo
Actualizacin del Plan Estratgico Corporativo,
actualizacin de los procesos y procedimientos de la
empresa, inclusin de un nuevo proceso Gestin de
Energa, inclusin del proceso Gestin Financiera
(fusin de los procesos, tesorera, contabilidad y
presupuesto).
Se incluy informacin de OSHAS Y ambiental de
manera que el manual cumpla como un manual del
sistema de Gestin Integral HSEQ.
Cambios Generales al procedimiento
Se agrega la matriz de Interaccin de la poltica vs los
objetivos.
Se modifica el formato del manual.
Se hacen revisiones generales, se actualizan los
procedimientos de gestin financiera y gestin Integral
HSEQ.

ANEXO 1

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Cdigo

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Nombre

Cargo

Fecha

Revis

Yuli Andrea Giraldo

Profesional HSEQ

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Carlos Felipe Cardona

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Financiero

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MATRIZ DE INTERACCIN
POLITICA HSEQ VS
OBJETIVOS CORPORATIVOS
(HSEQ) Y SUS MECANISMOS
DE MEDICIN

POLITICA HSEQ

Propender por la satisfaccin

de las expectativas de sus
clientes

Prevenir las lesiones y

enfermedades de sus
trabajadores

Controlar los principales

factores de contaminacin

OBJETIVOS CORPORATIVOS

1. Ampliar y
Fortalecer el
Sistema de
Distribucin para
alcanzar
estndares de
Eficiencia
Operacional

2.
Aumentar
la
Satisfacci
n del
Cliente

Encuesta NSU

Encuesta
NSU

3.
Consolidar
la Solidez
Financiera
de la
Empresa

4.
6.
Fortalecer
5.
Consolidar
los
Aumentar el Plan de
Sistemas
el Valor Responsabi
de
de la
lidad Social
Gestin
Empresa Empresaria
Corporati
l
va
Encuesta
NSU
ndice de
Accidentali
dad
Ejecucin
Programa
SISO

ndice de
Accidentalidad
Ejecucin
Programa SISO

Ejecucin
Planes de
Manejo de
Residuos,
Agua y
Energa

Ejecucin de los
Plane de Manejo
Ambiental en Obra
y de Manejo de
PCBs

Orientar su operacin hacia el

uso eficiente de los recursos

Contribuir al mejoramiento
social, econmico y ambiental
de la regin, con el propsito
de consolidarse como una
empresa socialmente
responsable.

Ejecucin
Presupuesto de
Inversin

Incremento de
Cobertura

Reduccin
Cumplimie de costos y
gastos
nto
Programa corporativos
de
Mantenimi Prdidas de
ento
Energa

Margen
Disponibili
Ebitda
dad de los
servidores
y/o
Rentabilid
aplicacion ad sobre el
es
Patrimonio
- ROE

Ejecucin
Planes de
Manejo de
Residuos,
Agua y
Energa
Matriz RSC
de
Indicadores
por Grupo
de Inters

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Yuli Andrea Giraldo

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Aprob

Carlos Felipe Cardona

Director Administrativo y
Financiero

14/01/2015

Disponer de un equipo humano

comprometido con la mejora
continua de su Sistema de
Gestin Integral

Cuenta con la participacin de

las partes interesadas, para
garantizar un servicio con
calidad y eficiencia

Cumple con los requisitos

pactados con el cliente, los
requisitos legales vigentes, as
como los requisitos suscritos
por la organizacin.

Dispone los recursos tcnicos,

financieros y fsicos necesarios
para el cumplimiento de esta
poltica.

Eficacia en la
atencin a daos;
IRAD ITAD

Ejecucin
Presupuesto de
Inversin

Certificaci
n HSEQ

Cumplimie
nto Plan
de
Capacitaci
n

Certificacin
HSEQ

Encuesta
NSU

Evaluacin
y
Reevaluaci
n de
proveedor
es

Evaluacin y
Reevaluaci
n de
proveedores

Promedio
dias de
Respuesta
a PQR

Cumplimie
nto Matriz
de
Requisitos
Legales

Cumplimient
o Matriz de
Requisitos
Legales

Ejecucin
Ejecucin
Presupues
Presupuesto
to de
de Inversin
Inversin

Margen
Ebitda
Rentabilid
ad sobre el
Patrimonio
- ROE

Ejecucin
Presupuesto
de Inversin