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sistema
Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un
grupo o colectividad.
sistema de informacin
proponer, planificar y ejecutar acciones. Visto as, el sistema de informacin tiende a la integridad,
evitndose con esto algo tan daino y peligroso como lo es trabajar en forma de estancos
independientes, lo cual solo conduce a prdidas: de tiempo, de recursos y de eficiencia; adems de dar
muestras de falta de organizacin y de un bajo nivel de desarrollo empresarial.
Si las empresas existen para generar bienes y/o servicios, ser en el mercado donde quedar
demostrada su validez o vala. Sin el mercado las empresas no tendran razn de ser, algo que de
partida puede resultar obvio. Es ah donde se concretan sus planes y expectativas, donde se decide en
buena medida el xito o el fracaso. Pero el mercado no es una panacea, sino que por el contrario
generalmente se muestra complicado y difcil. Por un lado, por los consumidores, interesados en
obtener bienes (servicios) de calidad al mejor precio posible; y por otro los competidores, que luchan
permanentemente por posicionarse y garantizar buenos resultados.
El xito de una empresa depende en buena medida de la estrategia que adopte, sin embargo, no todo
est en manos de la empresa, porque existen factores que quedan fuera de su posibilidad de control, y
esos son los denominados factores externos, agrupados en lo que se conoce comnmente como el
entorno, que se caracteriza por ser dinmico, cambiante y en ocasiones imprevisible. Mientras ms
preparada est una organizacin desde el punto de vista de los recursos humanos, tanto trabajadores
como personal directivo; desde el punto de vista tcnico y de innovacin tecnolgica; en cuanto a
organizacin, control y capacidad de direccin; menor ser el riesgo que corre ante los embates del
entorno, pero no quiere esto decir que pueda controlarlo o incluso evitarlo.
Las fortalezas internas de una organizacin pueden conducirla al xito siempre y cuando mantengan
una vigilancia constante del entorno y una tendencia proactiva. En ste sentido el SIM actuar como
un radar dispuesto a captar todos los movimientos que se produzcan en el mismo y que resulten vitales
para la empresa. El sistema tendr la responsabilidad de abarcar un amplio espectro, de ah que su
organizacin tendr que ser eficiente y racional, porque se requiere que la informacin sea oportuna y
relevante. Entre los aspectos fundamentales sobre los que deber proporcionar informacin y datos a
la empresa se pueden mencionar los siguientes:
productos
y
servicios
que
le
atraen.
7.
CONCLUSIONES.
En esta pequea introduccin a la visin de cambio que han causado los sistemas de
informacin organizacionales, se adquiri un conocimiento bsico de la importancia
mediante su utilizacin para automatizar los procesos operativos y su evolucin hacia
fuentes importantes de informacin que sirven de base para la toma de decisiones
como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en
herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantacin y uso
apoyando
el
mximo
nivel
de
la
organizacin.
Cada da se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de
una empresa. Es importante como recomendacin contar con un plan adecuado para
lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Informacin.
Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de informacin son los
siguientes:
* Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los usuarios.
* Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.
* Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de
detectar
y
controlar
con
un
sistema
manual.
* Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
informacin
que
presentan
elementos
claros
y
sustentados.
* Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases
de
datos
que
se
pueden
compartir.
* Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para
encontrar
y
manipular
la
informacin.
* Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel
directivo
se
hace
ms
efectiva
la
comunicacin
* Organizacin en el manejo de archivos e informacin clasificada por temas de inters
general
y
particular.
* Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo
electrnico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes
nacionales
e
internacionales.
*
Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.
* Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en bsqueda y
generacin de informacin repetida.
tipos de sistema de informacin
En el sector organizacional se han desarrollado diversas tipologas de Sistemas de Informacin. Estas
surgen bsicamente a partir de las propias necesidades del sector a que pertenecen las
organizaciones, los procesos fundamentales y las particularidades que se dan en cada organizacin.
Varios autores como Cohen, Ponjun y Muoz Caavate coinciden en clasificar los Sistemas de
Informacin desarrollados para diferentes propsitos, pero fundamentalmente orientados a la toma de
decisiones, como:
De Procesamiento de Datos (TPS Transactional Processing Systems): Son aquellos que se
desarrollan para procesar grandes volmenes de informacin, a travs de ellos se alimentan las
grandes bases de datos. El elemento humano sigue participando en la captura de la informacin
requerida.
Sistemas de Informacin para la Administracin o Gerenciales (MIS - Management
Information Systems): Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de
decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las
computadoras. Soportan un amplio espectro de tareas de las organizaciones -que supera la
capacidad de los sistemas de procesamiento de datos-, dentro de las cuales se incluye el anlisis, y la
toma de decisiones. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilacin de datos, tanto
internos como externos; el almacenamiento y procesamiento de informacin; y la transmisin de
informacin a los gestores.
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS Decision Support Systems): Tambin
depende de una base de datos como fuente de informacin, pero se distingue del MIS, porque hace
nfasis en cada una de las etapas de la toma de decisiones: inteligencia, diseo, eleccin e
implementacin. El soporte se realiza a varios niveles de los equipos de gestin, desde los altos
ejecutivos a los gestores de base. Sin embargo, la decisin depende de la persona responsable. Son
fciles de usar.
Sistemas de informacin para ejecutivos (EIS Executive Information Systems): Los EIS's
han sido confundidos en sus orgenes con los DSS's. Algunas de sus caractersticas son: estar
personalizado al ejecutivo como individuo; posibilita extraer, filtrar, consolidar y visualizar los datos
crticos; se puede acceder en tiempo real a las variables que definen el estado de la empresa; se
visualizan tendencias y suministra informes de incidencias; brinda mecanismos de alarma, para atraer
la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas; cuenta con una
interface amigable con el usuario, que necesita de un mnimo entrenamiento para su uso; es usado
directamente por los ejecutivos, sin intermediarios y presenta la informacin que incorpora,
simultneamente, junto a grficos, tablas, textos y sonidos.
Sistemas Expertos o sistemas basados en el conocimiento (WKS Knowledge Working
Systems): captura y utiliza el conocimiento de un experto para la solucin de un problema particular.
Si bien en los DSS la decisin dependa de la persona responsable, el sistema experto selecciona la
mejor solucin al problema o al tipo especfico de problemas.
Hay otras clasificaciones de los sistemas de informacin, que contemplan todo lo relacionado con
los procesos internos de la organizacin (marketing, produccin, contabilidad, recursos humanos, etc).
Son los llamados Sistemas Funcionales y son la base del Sistema de informacin para ejecutivos.
Entre ellos se encuentran:
Sistema de Informacin de Marketing (S.I.M): estn orientados a obtener y procesar
informacin sobre mercadotecnia, pues las organizaciones necesitan conocer sobre el
entorno, sus competidores, sus clientes potenciales, los nichos de mercado donde puede
insertar sus producciones y de esa manera poder proyectarse en el futuro, por lo que esta
informacin tiene estrecha relacin con la estrategia de la organizacin.
Sistemas de Informacin de Produccin (S.I.P): tienen como objetivo apoyar el sistema de
produccin fsico y proporcionar informacin acerca de las operaciones de produccin. Esta
informacin responde especficamente al rea productiva de la organizacin.
Sistema de Informacin Financiera (S.I.F): proporciona a personas y grupos, tanto de
dentro como de fuera de la organizacin, informacin relacionada con los asuntos financieros
de la organizacin.
Sistema de Informacin de Recursos Humanos (S.I.R.H): permite recopilar y almacenar
informacin relacionada con los recursos humanos para transformarla y luego distribuirla a
los usuarios de la organizacin.
Sistemas de Direccin para Directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos informacin
sobre el desempeo global de la empresa. Utilizan fuentes de informacin internas (las
salidas de los Sistemas de Informacin funcionales) y fuentes del entorno (pues la
informacin procedente del exterior de la empresa es especialmente importante en los
niveles jerrquicos ms altos).
Como se evidencia estos sistemas son altamente dependientes de las TICs y la adaptacin de las
mismas a las diferentes reas y tipologas de usuarios presentes en las organizaciones.
No quiere esto decir que no existan sistemas de informacin no informatizados, pero si puede
observarse que cada da se van imponiendo las condiciones de la sociedad actual y el uso de las
TICs se incrementa cada vez ms en la evolucin y desarrollo de las organizaciones. En el caso del
papel de los recursos humanos, sigue siendo preponderante el rol que juegan en el desarrollo y
funcionamiento de los sistemas de informacin.
Los estudiosos del tema tambin reconocen los sistemas de informacin especializados en
instituciones como: bibliotecas, museos, centros de documentacin, centros de informacin y los
sistemas de gestin documental y archivos.
Para las empresas la informacin constituye el recurso clave para manejar otros recursos como
las personas, la energa, el capital, las instalaciones y otros. Por eso los sistemas de informacin en
las empresas tienen una alta prioridad y son la base de su eficiencia (Ponjun et.al, 2004).
Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de informacin tienen como propsito
perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organizacin, y as alcanzar ventajas
competitivas.
Siguiendo esta lnea, y de acuerdo a su funcin se distinguen tres tipos de sistemas de
informacin:
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES : cuando un sistema recopila,
almacena y altera la informacin creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de
una organizacin se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como
finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la
informacin recibida en una base de datos para su posterior consulta.
SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL : un sistema de informacin gerencial es aquel
utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del
mismo es la suministracin de informacin para la resolucin de problemas a travs de la
interaccin entre tecnologas y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales:
calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la
comparacin entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de
decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimacin,
valoracin y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de informacin gerencial,
esta tecnologa interacciona con personas en el filtrado de informacin que permite optar
Permite que slo se puedan ver, los registros de la base de datos, cuando el usuario
haya introducido un determinado nmero de registros en ella.
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