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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORAL

FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES Y MATEMATICAS


DEPARTAMENTO DE MATEMTICAS

PROYECTO DE TESIS

PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE:


MAGSTER EN GESTIN DE LA PRODUCTIVIDAD Y LA
CALIDAD

TEMA
DISEO DE UN MODELO DE GESTIN APLICADO A LOS
PROCESOS INTERNOS DE ADQUISICIONES DE UNA ENTIDAD
PBLICA QUE BRINDA SERVICIOS LOGSTICOS

AUTOR
ING. PEDRO MATEO VARGAS ESPINOZA

Guayaquil - Ecuador

AO
2014

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mis padres y


esposa; ya que sin su apoyo
incondicional no hubiera podido
culminar mi proyecto de graduacin.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi esposa por su apoyo


incondicional, a mis padres por ser los
guas y pilares en mi vida.

Gracias!!!!!

DECLARACIN EXPRESA

La responsabilidad por los hechos y doctrinas expuestas en


este Proyecto de Graduacin, me corresponde exclusivamente;
el patrimonio
intelectual del mismo, corresponde
exclusivamente a la Facultad de Ciencias Naturales y
Matemticas, Departamento de Matemticas de la Escuela
Superior Politcnica del Litoral.

_______________________
Ing. Pedro Vargas Espinoza

TRIBUNAL DE GRADUACIN

MSC. JANET VALDIVIESO

MSC. CESAR MANCHENO

PRESIDENTE DEL TRIBUNAL

DIRECTOR DE TESIS

_______________________________
PHD. OMAR RUIZ
VOCAL DEL TRIBUNAL

AUTOR DEL PROYECTO

ING. PEDRO MATEO VARGAS ESPINOZA

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

TABLA DE CONTENIDO
1

CONTEXTO ........................................................................................................................ 1-12


1.1

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 1-12

1.2

ANTECEDENTES ........................................................................................................ 1-13

1.3

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMTICA ................................................... 1-14

1.3.1

Formulacin del Problema ............................................................................... 1-14

1.3.2

Oportunidades de Mejora ................................................................................ 1-14

1.3.3

Delimitacin del Proyecto ................................................................................ 1-14

1.4

1.4.1

Objetivo General .............................................................................................. 1-15

1.4.2

Objetivos Especficos ........................................................................................ 1-15

1.5
2

OBJETIVOS ................................................................................................................ 1-15

JUSTIFICACIN.......................................................................................................... 1-15

MARCO REFERENCIAL....................................................................................................... 2-17


2.1

MARCO DE ANTECEDENTES ..................................................................................... 2-17

2.2

MARCO TERICO ...................................................................................................... 2-19

2.2.1

Gestin por Procesos ....................................................................................... 2-19

2.2.2

Principios de la Administracin por Procesos .................................................. 2-19

2.2.3

Sistema Nacional de Contratacin Pblica....................................................... 2-20

2.3

MARCO CONCEPTUAL .............................................................................................. 2-22

2.3.1

Administracin por Procesos ........................................................................... 2-22

2.3.2

Automatizacin de Procesos ............................................................................ 2-22

2.3.3

Cadena de valor Institucional ........................................................................... 2-22

2.3.4

Catlogo de Procesos ....................................................................................... 2-23

2.3.5

Certificacin de Procesos ................................................................................. 2-23

2.3.6

Cliente de un Proceso....................................................................................... 2-24

2.3.7

Disparador ........................................................................................................ 2-24

2.3.8

Diagrama de flujo ............................................................................................. 2-24

2.3.9

Entradas............................................................................................................ 2-24

2.3.10

Indicador .......................................................................................................... 2-24

2.3.11

Lnea base ......................................................................................................... 2-25

2.3.12

Macroproceso .................................................................................................. 2-25

2.3.13

Meta ................................................................................................................. 2-25

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2.3.14

Modelo de arquitectura de procesos de la Institucin .................................... 2-25

2.3.15

Objetivo operativo ........................................................................................... 2-26

2.3.16

Portafolio de servicios ...................................................................................... 2-26

2.3.17

Proceso ............................................................................................................. 2-26

2.3.18

Proveedor de un proceso ................................................................................. 2-27

2.3.19

Salidas ............................................................................................................... 2-27

2.3.20

Sistema de gestin ........................................................................................... 2-27

DISEO METODOLGICO ................................................................................................. 3-28


3.1

INTRODUCCIN AL DISEO ...................................................................................... 3-28

3.2

ENFOQUE DEL ESTUDIO ........................................................................................... 3-28

3.3

POBLACIN Y MUESTRA........................................................................................... 3-28

3.3.1

Poblacin .......................................................................................................... 3-28

3.3.2

Muestra ............................................................................................................ 3-28

3.4

ANLISIS ESTADSTICO ............................................................................................. 3-29

3.5

Anlisis de Adquisiciones del 2011........................................................................... 3-30

3.6

Anlisis de Adquisiciones del 2012........................................................................... 3-33

3.7

Anlisis de Adquisiciones del 2013........................................................................... 3-37

DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN .................................................................................. 4-40


4.1

MAPA DE PROCESOS ................................................................................................ 4-40

4.2

MATRIZ DE PRODUCTOS .......................................................................................... 4-42

4.3

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN ................................................................... 4-45

4.4

INDICADORES DE GESTIN....................................................................................... 4-46

CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 49
RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 50
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 51
ANEXOS ....................................................................................................................................... 52

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INDICE DE TABLAS

No.

Descripcin

Tabla 1:

Adquisiciones Locales por tipo de procedimiento 2011

Tabla 2:

Prueba Chi-cuadrado del Tipo de Procedimiento y Tipo


de Adquisicin 2011

Tabla 3:

Adquisiciones Locales por tipo de procedimiento 2012

Tabla 4:

Adquisiciones Locales por tipo de procedimiento 2013

Tabla 5:

Prueba Chi-cuadrado del Tipo de Procedimiento y Tipo


de Adquisicin 2012

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Tabla 6:

Matriz de Actividades y Productos

Tabla 7:

Lista maestra de procedimientos del Sistema de Gestin

Tabla 8:

Matriz de indicadores

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INDICE DE GRFICOS

No.

Descripcin

Figura 1:

Tipos de procedimientos por montos 2011

Figura 2:

Tipos de procedimientos por cantidad 2011

Figura 3:

Adquisiciones 2011 por Tipo de Orden

Figura 4:

Tipos de procedimientos por montos 2012

Figura 5:

Tipos de procedimientos por cantidad 2012

Figura 6:

Adquisiciones 2012 por Tipo de Orden

Figura 7:

Grfica de Control del promedio de montos de las


adquisiciones 2011 - 2012

Figura 8:

Grfica de Control de las desviaciones de montos de las


adquisiciones 2011 - 2012

Figura 9:

Tipos de procedimientos por montos 2013

Figura 10:

Tipos de procedimientos por cantidad 2013

Figura 11:

Mapa de Procesos de la Direccin General del Material

Figura 12:

Cadena de valor del Abastecimiento

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RESUMEN

Toda organizacin, independientemente de su misin/funcin bsica, tiene


como proceso fijo a las compras; por lo tanto se convierte en un proceso crtico
del cual debe asegurarse su eficaz y eficiente ejecucin.
En Ecuador, el proceso de compras de las entidades pblicas est regido por lo
establecido en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica. Adems la gestin por procesos en el sector pblico est regido por
los lineamientos establecidos por la Secretara Nacional de Administracin
Pblica.
Para el desarrollo de este proyecto se ha analizado las adquisiciones
realizadas en los aos 2011 y 2012 por la Unidad de Compras de una Entidad
Pblica, determinando de esta forma los tipos de procedimientos de
contrataciones ms utilizadas, as como tambin

los bienes/servicios

adquiridos en mayor proporcin en el perodo mencionado.


En el diseo del Sistema de Gestin de las Adquisiciones Locales se plante el
Mapa de Procesos de la Direccin General del Material con los niveles de
procesos: estratgicos, sustantivos y adjetivos. Adicionalmente se muestra la
cadena de valor del macro proceso de Abastecimiento, cuyo proyecto se
concentra en el subproceso de Adquisiciones Locales. Como parte del Sistema
de Gestin, se desarrollaron procedimientos de contratacin basados en la Ley
y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y Norma Tcnica
de Administracin por Procesos; as como tambin se disearon indicadores de
gestin que midan el impacto de la aplicacin efectiva de los procedimientos de
contratacin.

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CAPITULO I

CONTEXTO

1.1 INTRODUCCIN

Las compras en toda organizacin son un proceso imprescindible, ya que


permiten adquirir bienes o servicios que las organizaciones necesitan para
brindar un producto o servicio de calidad a sus clientes.
En Ecuador, el proceso de compras de las entidades pblicas est regido por la
Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, las mismas
que se clasifican en tipos de procedimientos de acuerdo a las necesidades y
montos. Se busca que los procedimientos sean giles, transparentes,
eficientes y tecnolgicamente actualizados, que optimicen los recursos del
Estado y permitan a las entidades contratantes y a los proveedores la eficiente
ejecucin de sus labores.
Es de inters del Estado, que los recursos pblicos que se utilizan en la
ejecucin de obras, adquisicin de bienes y servicios, sirvan como componente
dinamizante entorno a la economa del pas, promoviendo la produccin
nacional y generacin de ofertas competitivas, esto a su vez fomentar la
generacin de empleo, la industria, la asociatividad y distribucin equilibrada de
la riqueza.
El propsito de este proyecto es analizar la situacin actual del proceso de
compras y determinar un modelo de gestin de las adquisiciones locales que
realiza el rea de compras de una Institucin Pblica, determinando los
procedimientos adecuados de acuerdo a lo establecido por la Ley y
Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Esto permitir la
optimizacin de los procesos internos de adquisiciones, a travs de la
reduccin de los tiempos en actividades y/o tareas determinadas en los tipos
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de procesos definidos por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica.


Finalmente se generar un ahorro al Estado ecuatoriano por el uso eficiente del
presupuesto asignado, con la aplicacin eficiente de la economa a escala.

1.2 ANTECEDENTES
La ausencia de planificacin y de polticas que regulen las compras en el sector
pblico ha derivado discrecionalidad y desperdicio de recursos pblicos por
parte de las entidades contratantes del Estado.
La Asamblea Nacional, mediante publicacin en el Suplemento del Registro
Oficial No. 395 del 4 de agosto del 2008, expidi la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica, la misma que articula y armoniza todas las
instancias, organismos e instituciones en los mbitos de planificacin,
programacin, presupuesto, control, administracin y ejecucin de las
adquisiciones de bienes y servicios as como en la ejecucin de obras pblicas
que se realicen con recursos pblicos.
El 8 de agosto del 2008 se expidi el Reglamento General a la Ley Orgnica
del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, el mismo que fue publicado en
el Suplemento del Registro Oficial 399 de la misma fecha.
La Norma de Control Interno de la Contralora General del Estado 406-03
Contratacin, indica fundamentalmente: Las entidades y organismos del
sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento
de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de
consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
En el ao 2009 la Entidad Pblica inicia la aplicacin del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica, a travs del rea de compras, cuyo rgano es encargado
de realizar las adquisiciones mayores, tanto locales como importaciones para el
resto de departamentos o entes a nivel Nacional.

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En el ao 2010 se aprob provisionalmente el Estatuto Orgnico por Procesos


de la Direccin General del Material (DIGMAT), cuyo artculo 12 define para la
Direccin de Abastecimiento (DIRABA), entre otros, al proceso de
adquisiciones locales detallado en adquisicin de bienes y contratacin de
servicios mediante Portal de Compras Pblicas.
En el ao 2012, la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo
(SENPLADES), elabor la Gua metodolgica de planificacin institucional,
documento que proporciona las pautas para la planificacin de las entidades
pblicas.
El rea de compras es el rgano encargado de cumplir con la funcin logstica
de adquisicin, siendo este el encargado de cumplir con el proceso a travs de
la adquisicin o contratacin de bienes y servicios respectivamente.

1.3 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMTICA


1.3.1 Formulacin del Problema
La aplicacin efectiva de los procedimientos de Contratacin Pblica permite
optimizar los recursos del Estado; adems de que agilizan la economa local y
nacional. Por tanto es de inters plantear como problemtica la ejecucin
eficiente de los procesos de contratacin de acuerdo a los diferentes
procedimientos establecidos en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.

1.3.2 Oportunidades de Mejora


Con el desarrollo de este proyecto se pretende identificar los factores claves en
el proceso de compras de la Entidad Pblica, ejecutado por el departamento de
compras, para establecer un modelo de gestin para las adquisiciones locales
que permitan optimizar los recursos del Estado asignados a la institucin.

1.3.3 Delimitacin del Proyecto


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Este proyecto considera el anlisis de las adquisiciones locales de los aos


2011 y 2013, as como el desarrollo de un modelo de gestin en base a los
procedimientos establecidos en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
A travs del anlisis se determinan los factores claves que intervienen en cada
uno de los procedimientos utilizados actualmente por la Entidad Pblica, para
luego desarrollar el enfoque sistmico de las adquisiciones locales.

1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Disear un modelo de gestin para las adquisiciones locales ejecutadas por la
Entidad Pblica, basado en la Norma Tcnica de Administracin de Procesos
emitida por la Secretara General de Administracin Pblica mediante acuerdo
ministerial 1580 del 13 de febrero del 2013.

1.4.2 Objetivos Especficos


1. Determinar los procedimientos del SERCOP ms utilizados en las
adquisiciones de la Entidad Pblica
2. Estandarizar las adquisiciones locales realizadas por la Direccin de
Abastecimiento
3. Establecer indicadores de gestin que permitan medir la eficiencia en la
aplicacin de los procedimientos de Contratacin Pblica

1.5 JUSTIFICACIN
El artculo 2 de la Norma Tcnica de Administracin por Procesos, emitido por
la Secretara Nacional de la Administracin Pblica indica La presente norma y
sus instrumentos complementarios sern de uso y cumplimiento obligatorio

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para las instituciones de la Administracin Pblica Central, Institucional y que


dependen de la Funcin Ejecutiva.
La Norma de Control Interno (NCI), emitida por la Contralora General del
Estado, especficamente 406-03 Contratacin que indica Las entidades y
organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisiciones
o arrendamientos de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios
incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica. Adems la NCI 600-01 Seguimiento Continuo en Operacin indica
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad,
efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les
permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o
potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la
ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.
Por tanto, el diseo de un modelo de gestin para las adquisiciones se vuelve
indispensable para el cumplimiento de requisitos legales establecidos por la
Secretara Nacional de la Administracin Pblica y la Contralora General del
Estado.

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CAPITULO II

2 MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO DE ANTECEDENTES


La Constitucin de la Repblica del Ecuador, en su artculo 227 determina que
la Administracin Pblica constituye un servicio a la colectividad que se rige por
los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua, desconcentracin,
descentralizacin, coordinacin, participacin, planificacin, transparencia y
evaluacin.
El artculo 51 de la Ley Orgnica de Servicio Pblico dispone a la Secretara
Nacional de la Administracin Pblica establecer las polticas, metodologas de
administracin institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de
la Administracin Pblica Central, Institucional y dependiente de la Funcin
Ejecutiva.
El artculo 116 del Reglamento General a la Ley Orgnica del Servicio Pblico
establece que la Secretara Nacional de la Administracin Pblica tendr como
responsabilidad la determinacin de las polticas, metodologas de
administracin institucional y las herramientas que aseguren una
administracin y mejoramiento continuo de la eficiencia de las instituciones que
comprende la Administracin Pblica Central e Institucional, cuya aplicacin e
implementacin estarn consideradas en las normas y la estructura
institucional y posicional aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales.
El artculo 15 literal h) del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la
Funcin Ejecutiva establece como atribucin del Secretario Nacional de la
Administracin Pblica generar metodologas para la mejora de la

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administracin pblica en general, tales como proyectos, procesos, trmites y


servicios al ciudadano.
Con Acuerdo Ministerial No. 784 del 13 de julio del 2011 la Secretara Nacional
de Administracin Pblica emiti la Norma Tcnica de Administracin de
Procesos.
Con Decreto No. 996, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 599
del 19 de diciembre del 2011, se emite la Norma Tcnica de Reestructuracin
de la Gestin Pblica Institucional.
Con Acuerdo Ministerial No. 1580 del 13 de febrero del 2013, la Secretara
Nacional de la Administracin Pblica expide la Norma Tcnica de
Administracin por Procesos, la misma que responde a los lineamientos
establecidos en el modelo de reestructuracin de la gestin pblica institucional
y se deroga la Norma Tcnica de Gestin de Procesos emitida con Acuerdo
Ministerial No. 784 del 13 de julio del 2011.
Adicionalmente, la Secretara Nacional de la Administracin Pblica ha
desarrollado varias guas y formatos para la gestin de procesos, entre esos el
Instructivo de Diagramacin BPMN v 2.0.
La NCI 406-03 Contratacin indica que las entidades y organismos del sector
pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de
bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de
consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, a travs de
los procedimientos precontractuales, elaboracin de pliegos y conformacin de
comisiones tcnicas.

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2.2 MARCO TERICO


2.2.1 Gestin por Procesos
La Norma ISO 9000:2005 establece el principio de Calidad Enfoque basado en
procesos, el cual indica:
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos
para transformar elementos de entrada en resultados, puede
considerarse como un proceso.
Para que las organizaciones operen de manera eficaz tienen que
identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que
interacten. A menudo, el resultado de un proceso, constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La
identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la
organizacin y en particular las interacciones entre tales procesos,
se conoce como enfoque basado en procesos

2.2.2 Principios de la Administracin por Procesos


El artculo 4 de la Norma Tcnica de Administracin por Procesos, describe los
principios que rige la Administracin Pblica:
a) Evaluacin permanente y mejora continua.- La administracin por
procesos se rige por un ciclo de mejora continua que busca incrementar
las capacidades institucionales mediante una evaluacin permanente,
interna y externa, orientada a la identificacin de oportunidades para la
mejora continua de los procesos, servicios y prestaciones pblicas
centrados en el servicio al ciudadano y obteniendo resultados para la
adecuada rendicin de cuentas.

b) Enfoque en el ciudadano, beneficio y usuario.- La administracin por


procesos tendr en cuenta que el eje fundamental de la intervencin
pblica es el ciudadano, beneficiario o usuario de los servicios pblicos,
lo cual requiriere adoptar enfoques y disear los procesos para brindar
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los servicios desde la perspectiva de estos actores mejorando la


ejecucin de los procesos internos y su integracin. Se enfocar en la
optimizacin y simplificacin de los servicios y trmites.

c) Coordinacin y cooperacin.- Para lograr una gestin pblica de


calidad, todos los rganos e instituciones de la Administracin Pblica
contribuirn a la prestacin de servicios pblicos al ciudadano,
beneficiario y usuario en un enfoque sistmico. Se contemplar en la
administracin por procesos las interrelaciones entre las instituciones
involucradas en la prestacin de los servicios pblicos.

d) Eficiencia y optimizacin.- La administracin por procesos estar


orientada a optimizar los resultados alcanzados por la institucin, en la
relacin a los recursos disponibles e invertidos en su consecucin.

e) Sostenibilidad y transparencia.- La administracin por procesos,


previo anlisis de viabilidad, se orientar al uso de herramientas
tecnolgicas para automatizar los procesos optimizados, con el
propsito de fomentar la transparencia, incrementar el control y
mantener su sostenibilidad en el tiempo.

2.2.3 Sistema Nacional de Contratacin Pblica


De acuerdo al artculo 7 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica (SNCP), es el conjunto de principios, normas,
procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas orientadas al
planeamiento, programacin, presupuesto, control, administracin y ejecucin
de las contrataciones realizadas por las Entidades Contratantes.
El artculo 9 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
indican los objetivos prioritarios del Estado en contratacin pblica y estos son:

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1) Garantizar la calidad del gasto pblico y su ejecucin en concordancia


con el Plan Nacional de Desarrollo
2) Garantizar la ejecucin plena de los contratos y la aplicacin efectiva de
las normas contractuales
3) Garantizar la transparencia y evitar la discrecionalidad en la contratacin
pblica
4) Convertir la contratacin pblica en un elemento dinamizador de la
produccin nacional
5) Promover la participacin de artesanos, profesionales, micro, pequeas
y medianas empresas con ofertas competitivas, en el marco de esta Ley
6) Agilitar, simplificar y adecuar los procesos de adquisicin a las distintas
necesidades de las polticas pblicas y a su ejecucin oportuna
7) Impulsar la participacin social a travs de procesos de veedura
ciudadana que se desarrollen a nivel nacional, de conformidad con el
Reglamento
8) Mantener una sujecin efectiva y permanente de la contratacin pblica
con los sistemas de planificacin y presupuestos del Gobierno central y
de los organismos seccionales
9) Modernizar los procesos de contratacin pblica para que sean una
herramienta de eficiencia en la gestin econmica de los recursos del
Estado
10) Garantizar la permanencia y efectividad de los sistemas de control de
gestin y transparencia del gasto pblico
11) Incentivar y garantizar la participacin de proveedores confiables y
competitivos en el SNCP
En la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica se describen
los procedimientos aplicables en el sector pblico y estos son:
a) Compras por catlogo
b) Subasta inversa
c) Licitacin
d) Cotizacin y Menor Cuanta

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e) Procedimientos especiales
a. Contratacin Integral por precio fijo
b. Contratacin en situaciones de emergencia
c. Adquisiciones de bienes inmuebles
d. Arrendamiento de bienes inmuebles

2.3 MARCO CONCEPTUAL


2.3.1 Administracin por Procesos
La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
La administracin por procesos es un conjunto de actividades
sistemticas realizadas en una institucin, con el propsito de mejorar
continuamente la eficacia y la eficiencia de su operacin para proveer
servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y
expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario. (p.6)

2.3.2 Automatizacin de Procesos


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) afirma:
Es un grupo de actividades mediante las cuales se lleva el flujo de un
proceso manual hacia una herramienta de software, que representan sus
entradas, salidas o entregables, su recorrido, roles, usuarios y datos
necesarios para cada actividad del proceso. Permitiendo controlar
tiempos de ejecucin, cronologa, camino recorrido, actividades
complementarias y participantes. (p.6)

2.3.3 Cadena de valor Institucional


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Es un esquema que permite describir el desarrollo de todas las
actividades de una institucin para generar valor al ciudadano,
beneficiario o usuario en cumplimiento a su misin. La cadena de valor
institucional est conformada por un conjunto de macroprocesos y

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delimita la actuacin y los resultados de una institucin y sus relaciones


interinstitucionales. (p.6)

2.3.4 Catlogo de Procesos


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Es el registro en el Sistema de Gobierno por Resultados (GPR) de los
procesos a nivel Unidad Operativa. La gestin del catlogo comprende
la informacin bsica de la ficha de proceso, los resultados de la
evaluacin de proceso, el diagnstico de las caractersticas del proceso,
la alineacin a los objetivos operativos, los indicadores de desempeo
del proceso y la vinculacin de proyectos de mejora al proceso cuando
ste se encuentre en mejora a travs de proyectos. (p.7)

La Norma de Implementacin y Operacin de Gobiernos por Resultados (2011)


define en su artculo 4 al Gobierno por Resultados-GPR como:
Es el conjunto de conceptos, metodologas y herramientas que permitir
orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento de
objetivos y resultados esperados en el marco de mejores prcticas de
gestin. La aplicacin de Gobierno por Resultados permitir una gestin
eficiente de los planes estratgicos, planes operativos, riesgos,
proyectos y procesos institucionales, en los distintos niveles
organizacionales; a travs de un seguimiento y control de los elementos,
as como de los resultados obtenidos. (p.4)

2.3.5 Certificacin de Procesos


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
La Norma Tcnica de Administracin por procesos (2013) describe la
Certificacin de Procesos como Actividades que se llevan a cabo para
verificar si los procesos cumplen con los requerimientos establecidos en
normas, reglamentos tcnicos u otras especificaciones por instituciones
calificadas para emitir un certificado de conformidad (p.7).

FCNM

2-23

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

2.3.6 Cliente de un Proceso


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Persona natural o jurdica que utiliza o recibe el producto/servicio del
proceso. Los clientes de un proceso pueden ser de los siguientes tipos:
1. Cliente interno.- Persona o unidad administrativa que pertenece a
la misma institucin, tales como: servidores pblicos, direcciones,
subsecretaras, etc.
2. Cliente externo.- Se define como cliente externo al receptor del
producto generado en el proceso que no pertenece a la misma
institucin, puede ser definido como ciudadano, empresa,
organizacin o gobierno. (p7)

2.3.7 Disparador
La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Evento o condicin que causa el inicio o activacin del proceso (p.7).

2.3.8 Diagrama de flujo


La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Representacin grfica de la secuencia de actividades del proceso (p.7).

2.3.9 Entradas
La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:
Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformados durante la
ejecucin del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan
valor (p.7).

2.3.10

Indicador

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:

FCNM

2-24

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeo


necesario para alcanzar una meta determinada (p.7).

2.3.11

Lnea base

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Conjunto de mediciones del desempeo de un proceso tomadas en un
momento determinado. Una lnea base se compone del registro de los
resultados de indicadores del proceso en una fecha especfica. Es
usada usualmente para comparar estados de un proceso y determinar el
impacto de los proyectos de mejora. (p.7)

2.3.12

Macroproceso

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las
etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los
requisitos explcitos e implcitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios
(p.8).

2.3.13

Meta

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Es un valor numrico que se desea alcanzar en un tiempo determinado,
aplicando a un indicador (p.8).

2.3.14

Modelo de arquitectura de procesos de la Institucin

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Es un modelo que describe los procesos de una institucin desde los
macroprocesos hasta los procesos operativos, incluyendo sus
herramientas, normas legales, instrumentos tcnicos, componentes del
proceso, interrelaciones con otros procesos y las relaciones
interinstitucionales. En el modelo se establece tres niveles jerrquicos
que son:

FCNM

2-25

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

2. Cadena de valor de la institucin


3. Macroprocesos de la Institucin ubicados en planes estratgicos
en el Sistema GPR, con sus responsables asignados
4. Los procesos de cada macroproceso de la institucin con sus
responsables asignados y sus unidades operativas. (p.8)

2.3.15

Objetivo operativo

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Son enunciados breves que definen los resultados esperados de la unidad
operativa as como las acciones para lograrlos. Los objetivos establecen las
bases para la medicin de los logros obtenidos (p.8).

2.3.16

Portafolio de servicios

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Contempla la documentacin de todos los servicios, sean pblicos o
interinstitucionales, que presta una institucin encaminados a cubrir las
necesidades de sus clientes. Permite gestionar el ciclo de vida completo
de todos los servicios que ofrece una institucin desde que stos se
encuentran en diseo o rediseo, su etapa de operacin hasta el retiro.
(p.8)

2.3.17

Proceso

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles
que llevan a un resultado til para un cliente interno o externo. Los
procesos se interrelacionan en un sistema que permite a la Institucin
agregar valor a sus clientes. Estos procesos pueden ser:
1. Proceso crtico.- Proceso de importancia alta o vital para la
Institucin.
2. Proceso comatoso.- Proceso categorizado por los servidores
pblicos como crtico y de desempeo bajo o muy bajo en la
escala definida en la Gua Metodolgica GPR:
a. Importancia: Grado en el cual un proceso contribuye para
el logro de los objetivos institucionales y operativos
b. Desempeo: Grado en el cual un proceso e encuentra
implementado segn los estndares que la organizacin ha
definido, y es consistente en sus resultados. (p.9)

FCNM

2-26

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

2.3.18

MPC

Proveedor de un proceso

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Persona natural o jurdica que proporciona alguna entrada (insumo) al
proceso. Un proveedor puede ser interno o externo a la institucin (p.9).

2.3.19

Salidas

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Productos o servicios creados, provistos o transformados con valor agregado
por la institucin en la ejecucin del proceso (p.9).

2.3.20

Sistema de gestin

La Norma Tcnica de Administracin por Procesos (2013) indica:


Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un
conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos,
estructura organizacional, polticas y estrategias) para incrementar la
calidad de los productos o servicios que se ofrecen al ciudadano,
beneficiario o usuario, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos
elementos de una institucin que influyen en la satisfaccin del
ciudadano, beneficiario o usuario y en el logro de los resultados
deseados por la organizacin. (p.9)

FCNM

2-27

ESPOL

CAPITULO III

3 DISEO METODOLGICO

3.1 INTRODUCCIN AL DISEO


El desarrollo de este trabajo se basa en el anlisis inicial de las adquisiciones
locales hechas por la Direccin de Abastecimiento entre los aos 2011 y 2013,
en donde se aplicaron los diferentes tipos de procedimientos establecidos en la
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Una vez analizados los procedimientos utilizados durante dos aos, permitir
desarrollar un diseo ms robusto de acorde a las especificidades de los
bienes o servicios adquiridos por la Entidad Pblica para cumplir su funcin
logstica.

3.2 ENFOQUE DEL ESTUDIO


Se pretende establecer un modelo de gestin especfico para el proceso de
compras que realiza la Direccin de Abastecimiento, especficamente con las
adquisiciones locales.

3.3 POBLACIN Y MUESTRA


3.3.1 Poblacin
Con el objeto de estudiar los procedimientos de adquisiciones aplicados por el
rea de compras, se ha considerado como poblacin los procesos de
adquisicin registrados en el sistema logstico de la Entidad Pblica.

3.3.2 Muestra
El tipo de muestreo que se decidi aplicar en este proyecto es el Muestreo No
Probabilstico por Conveniencia, seleccionando los registros de procedimientos
de los aos 2011, 2012 y 2013 que proporcion el Sistema Informtico
SISLOG, dado que el sistema informtico se estabiliz en el registro de
FCNM

3-28

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

informacin a partir del ao 2010. La cantidad de procedimientos registrados


en el perodo de anlisis suman 3362 procedimientos.
Las variables de inters que se consideraron en el proceso de adquisiciones
son: tipo de proceso de adquisicin (Agregadura, Concurso Pblico, Catlogo
Electrnico, Contratacin directa, Cotizacin, nfima Cuanta, Licitacin,
Licitacin de Seguros, Lista Corta, Menor Cuanta, Produccin Nacional,
Rgimen Especial, Subasta Inversa Electrnica), el tipo de adquisicin
(Adquisicin de Bienes, Adquisicin de Servicios, Contratos)

3.4 ANLISIS ESTADSTICO


Para el anlisis estadstico se consideraron los procedimientos aplicados por la
Direccin de Abastecimiento en el sistema SISLOG, de acuerdo a lo
establecido por la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Adicionalmente el SISLOG maneja el resto de operaciones transaccionales de
la Direccin General de la Logstica como la Contabilidad, Planificacin,
Compras, Inventarios, talento humano, entre otros.
El anlisis comprende la aplicacin de estadstica descriptiva con tablas
univariadas, grficas de barra y grficas de pastel que representan las
frecuencias absolutas y relativas de los tipos de procedimientos, as como
tambin de sus montos. De igual forma se presentan frecuencias absolutas y
relativas de los tipos de adquisicin.
Para verificar la relacin existente entre el tipo de procedimiento y la forma de
adquisicin se utiliz la prueba Chi-cuadrado.
Finalmente, se utiliz grficas de control para los promedios y desviaciones de
los montos por tipo de adquisicin para determinar estadsticamente, si el
proceso de compras se encontraba o no bajo control.

FCNM

3-29

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

3.5 Anlisis de Adquisiciones del 2011


En el ao 2011 se registran 1840 procedimientos de adquisicin, distribuidos
de la siguiente manera:
Tabla 1
Adquisiciones Locales por tipo de Procedimiento 2011
Tipo de Procedimiento

% Monto
Cantidad

Catlogo Electrnico

380

9%

Concurso pblico

0%

Contratacin directa

48

22%

1,216

55%

0%

Menor Cuanta

70

5%

Subasta Inversa Electrnica

124

9%

Total general

1,840

nfima Cuanta
Licitacin de Seguros

100%

Elaborado por: Autor


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

En el ao 2011 se registr la aplicacin de siete tipos de procedimiento, siendo


estos: catlogo electrnico, concurso pblico, contratacin directa, nfima
cuanta, licitacin de seguros, menor cuanta y subasta inversa electrnica.

FCNM

3-30

ESPOL

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

Figura 1. Tipos de Procedimientos por montos 2011


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

Figura 2. Tipos de Procedimientos por cantidad 2011


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El total de procedimientos para el ao 2011 fue de 1840 procedimientos, siendo


los de mayor representatividad en funcin de los montos: 55% (12.7 millones)
por las nfimas cuantas y 22% (5.1 millones) las contrataciones directas.
El tipo de procedimiento que registr mayor nmero de aplicaciones fue la
nfima cuanta con 1216 procedimientos, seguido por los procesos mediante
catlogo electrnico que suman 380. Las nfimas cuantas representan el 66%
en funcin de la cantidad de procedimientos aplicados.
De manera general, las nfimas cuantas representaron el 66% en cantidad de
procedimientos aplicados y el 55% en funcin de sus montos.

FCNM

3-31

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

Adquisiciones
2011 por tipo
78
4%
614
33%

Ordenes de Contratos
Ordenes de Compra de
Bienes
Ordenes de Compra de
Servicios

1148
63%

Figura 3. Adquisiciones 2011 por Tipo de rden


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El 63% de los procesos ejecutados en el ao 2011, estn asociados a la


compra de bienes, el 33% a la prestacin de servicios y el 4% a rdenes de
contratos.
Tabla 2
Pruebas de chi-cuadrado del Tipo de Procedimiento y Tipo
de Adquisicin 2011
Valor
Chi-cuadrado de
Pearson
Razn de
verosimilitudes
N de casos vlidos

gl
a

12

Sig. asinttica
(bilateral)
.000

636.855

12

.000

678,169

1840

Elaborado por: Autor


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

La prueba Chi-cuadrado permite rechazar la hiptesis nula de independencia


entre el tipo de procedimiento y tipo de adquisicin; por lo tanto existe relacin
entre el tipo de procedimiento de contratacin pblica y el tipo de adquisicin
que puede ser orden de compra, orden de servicio o contratos.

FCNM

3-32

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MPC

3.6 Anlisis de Adquisiciones del 2012


En el ao 2012 se registran 1526 procedimientos de adquisicin, distribuidos
de la siguiente manera:
Tabla 3
Adquisiciones Locales por tipo de procedimiento 2012
Tipo de Procedimiento
Agregadura

Cantidad

% Monto

0%

Catlogo Electrnico

198

1%

Contratacin directa

40

14%

Cotizacin

39

19%

nfima Cuanta

906

12%

Licitacin

0%

Licitacin de Seguros

2%

Lista corta

1%

Menor Cuanta

44

5%

Produccin Nacional

0%

Rgimen Especial

60

22%

Subasta Inversa Electrnica

228

23%

1,522

100%

Total general

Elaborado por: Autor


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

En el ao 2012 se registr la aplicacin de doce tipos de procedimiento, siendo


los ms utilizados: nfima cuanta, subasta inversa electrnica y catlogo
electrnico.

FCNM

3-33

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
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MPC

Figura 4. Tipos de Procedimientos por Montos 2012


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

Figura 5. Tipos de Procedimientos por cantidad 2012


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El tipo de procedimiento que registr mayor aplicacin de acuerdo al monto fue


la subasta inversa electrnica por un valor de US$ 4,4 millones de dlares,
seguido del rgimen especial por un valor de US$ 4,3 millones.
Los procesos por cotizacin representaron US$ 3,6 millones, mientras que los
procesos por contratacin directa representaron US$ 2,7 millones de dlares.
Los procedimientos de menor monto significativo fueron el catlogo electrnico
y la lista corta con valores de $ 261,838.00 y $ 171,385.00 respectivamente.

FCNM

3-34

ESPOL

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MPC

Figura 6. Adquisiciones 2012 por Tipo de rden


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El 54% de los procesos ejecutados en el 2012 estn asociados a la compra de


bienes, el 40% a la contratacin por prestacin de servicios, mientras que el
6% correspondi a rdenes de contratos.

Tabla 4
Pruebas de chi-cuadrado del Tipo de Procedimiento y Tipo
de Adquisicin 2012
Valor
Chi-cuadrado de
Pearson
Razn de
verosimilitudes
N de casos vlidos

gl
a

22

Sig. asinttica
(bilateral)
.000

873.806

22

.000

901,764

1526

Elaborado por: Autor


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

La prueba Chi-cuadrado permite rechazar la hiptesis nula de independencia


entre el tipo de procedimiento y tipo de adquisicin; por lo tanto existe relacin
entre el tipo de procedimiento de contratacin pblica y el tipo de adquisicin
que puede ser orden de compra, orden de servicio o contratos.

FCNM

3-35

ESPOL

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MPC

Adicionalmente, se ha determinado grficas de control para la media y la


desviacin de los montos de cada tipo de procedimiento de contratacin,
considerando los procedimientos ejecutados en los aos 2011 y 2012.

Figura 7. Grfica de Control del promedio de montos de las adquisiciones 2011-2012


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

De acuerdo a los promedios de montos, se observa que los procesos de


contratacin en los diferentes tipos de procedimiento se encuentran fuera de
control.

FCNM

3-36

ESPOL

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MPC

Figura 8. Grfica de Control de las desviaciones de montos de las adquisiciones 2011-2012


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

De acuerdo a las desviaciones de los montos, se observa grandes variaciones


en la mayora de los tipos de procedimientos, evidenciando procesos fuera de
control.

3.7 Anlisis de Adquisiciones del 2013


En el ao 2013 se registran 1526 procedimientos de adquisicin, distribuidos
de la siguiente manera:
Tabla 5
Adquisiciones Locales por tipo de procedimiento 2013
Tipo de Procedimiento
nfima Cuanta
Subasta Inversa Electrnica
Contratacin directa
Cotizacin
Licitacin de Seguros
Menor Cuanta
Catlogo Electrnico
Rgimen Especial
Total general

Cantidad
699
83
9
62
4
79
115
41
1,092

% Monto
12%
20%
1%
19%
2%
15%
2%
30%
100%

Elaborado por: Autor


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

FCNM

3-37

ESPOL

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MPC

En el ao 2013 se registr la aplicacin de ocho tipos de procedimiento, siendo


los ms utilizados: nfima cuanta, catlogo electrnico, subasta inversa
electrnica, menor cuanta y cotizacin.

Figura 9. Tipos de procedimientos por montos 2013


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

Figura 10. Tipos de procedimientos por cantidad 2013


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El tipo de procedimiento que registr mayor aplicacin de acuerdo al monto fue


rgimen especial por un valor de US$ 4,6 millones de dlares, seguido por la
subasta inversa electrnica con un valor de US$ 3,1 millones.

FCNM

3-38

ESPOL

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MPC

Los procedimientos de menor monto significativo fueron el catlogo electrnico


con un monto de 0.2 millones y la contratacin directa con 01 millones.

FCNM

3-39

ESPOL

CAPITULO IV

4 DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN

4.1 MAPA DE PROCESOS


El estatuto por procesos de la Entidad Pblica menciona los procesos
gobernantes, agregadores de valor (sustantivos) y de apoyo (adjetivos) que son
de responsabilidad de la Entidad Pblica.

PROCESOS GOBERNANTES

PROCESOS SUSTANTIVOS

ABASTECIMIENTO

TRANSPORTE

MANTENIMIENTO

INFRAESTRUCTURA

PRODUCTOS Y SERVICIOS

REQUERIMIENTOS DEL ESTADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO LOGISTICO

SERVICIOS
LOGISTICOS DE
BASE

PROCESOS ADJETIVOS
ASESORIA LEGAL

GESTION DEL TALENTO HUMANO

CONTRATACION

GESTION FINANCIERA

PLANIFICACION

GESTION DE SEGURIDAD

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GESTIN DOCUMENTAL

SEGUIMIENTO Y EVALUACION

DESARROLLO DE SISTEMAS TICS


ADMINISTRACION DE SERVICIOS TICS

Figura 11. Mapa de Procesos de la Direccin General del Material


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

El proceso de Abastecimiento considera los subprocesos de Planificacin de


las adquisiciones, Normalizacin, Adquisiciones locales, Adquisiciones por
Importacin, almacenamiento y distribucin.

FCNM

4-40

ESPOL

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MPC

A continuacin se presente el desglose de la cadena de valor de la Unidad de


Compras de la Direccin General del Material.

Abastecimiento

Planificacin

Normalizacin

Adquisicones
Locales

Adquisiciones
por Importacin

Almacenamiento
y Distribucin

Figura 12. Cadena de Valor del Abastecimiento


Fuente: Mdulo de adquisiciones SISLOG

En la cadena de valor del Abastecimiento se puede observar que est


conformado por cinco subprocesos. Este proyecto se concentra en mejorar el
proceso de las adquisiciones locales, por lo cual se analiz en el captulo
anterior los tipos de procedimientos aplicados en los aos 2011, 2012 y 2013.
El proceso de Planificacin considera la elaboracin de planes de adquisicin,
incluyendo el Plan anual de contratacin (PAC) y Plan Operativo Anual (POA).
El proceso de Normalizacin considera la catalogacin de bienes y servicios
que sern adquiridos por la Entidad Pblica.
El proceso de Adquisiciones Locales considera todas las compras y/o
contrataciones que se realicen en el pas.
El proceso de adquisiciones por importaciones considera todas las compras y/o
contrataciones que se realicen en el exterior y que no exista la capacidad de
ejecutarse en el pas.
El proceso de Almacenamiento y Distribucin considera la recepcin de
material y la entrega al reparto naval solicitante.

FCNM

4-41

ESPOL

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adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

4.2 MATRIZ DE PRODUCTOS


Al proceso de adquisiciones locales se le ha asociado actividades y productos
de acuerdo a lo establecido por los procedimientos de contratacin pblica. A
continuacin se presenta matriz de actividades y productos.

FCNM

4-42

ESPOL

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
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MPC

Tabla 6
Matriz de Actividades y Productos
MACROPROCESO: ABASTECIMIENTO
PROCESO

ACTIVIDADES

Obtener el certificado de produccin nacional


Determinar el tipo de procedimiento de contratacin
Realizar cotizaciones y cuadros comparativos
Elaborar pliegos y resoluciones para inicio de

PRODUCTO

CLIENTE

DISPARADOR

Certificado de Produccin

Unidad Administrativa-

Planificacin de repartos

Nacional

Financiera

Procedimiento definido

Unidad Administrativa-

Monto

Financiera

para el bien/servicio

Cotizaciones y Cuadros

Unidad Administrativa-

Orden de compra y/o

comparativos

Financiera

servicios aprobada

Pliegos y/o resoluciones

Unidad Administrativa-

Certificacin

Financiera

presupuestaria

Unidad Administrativa-

Requerimiento

proceso
ADQUISICIONES
LOCALES

presupuestado

Elaborar propuesta de miembros de comisiones

Propuestas

tcnicas

comisiones tcnicas

Financiera

informe tcnico

Publicacin en Portal de

Proveedores

Certificacin

Compras Pblicas

calificados oferentes

presupuestaria

Publicar el proceso de contratacin en el portal de

de

compras publicas

definicin

de

y
de

caractersticas tcnicas

Contestar preguntas y realizar aclaraciones solicitada Respuestas a preguntas

Proveedores oferentes

Tiempo en etapas del

por oferentes en el portal

calificados

portal

Proveedores oferentes

Tiempo de terminacin

calificados

de preguntas

Elaborar acta de recepcin de ofertas y remitir a

Acta de recepcin

comisin tcnica para su evaluacin

FCNM

4-43

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aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
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Elaborar y publicar Resolucin de calificacin
Elaborar y publicar Resolucin de adjudicacin

MPC

Resoluciones

Proveedores oferentes

Evaluacin de ofertas

calificados
Resoluciones

Contrato

Elaborar y remitir proyecto de contrato

Proveedores oferentes

Resolucin

calificados

calificacin

Departamentos de la

Resolucin

Entidad/

adjudicacin

Unidad

Administrativa

de

de

Financiera

Realizar rdenes de compra, ordenes de servicio y

rdenes

ordenes de contrato
Revisin de documentacin soporte para envo al

de

Unidad Administrativa

Contrato/certificacin

compra/servicio/contrato

Financiera

presupuestaria

Documentos aprobados

Unidad Administrativa

Orden

Financiera

servicio / contrato

Direccin General

Calendario

pago
Realizar el seguimiento de las contrataciones

Reportes de seguimiento

Expedientes

de

Direccin General

Norma

tcnica

de

Control Interno de la

publica

FCNM

compra

Actividades

publicas
Realizar archivo de expedientes de contratacin

de

CGE

4-44

ESPOL

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MPC

4.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN


Para efecto de gestionar eficientemente las adquisiciones locales de la Entidad
Pblica, se han desarrollado ocho procedimientos, basados en lo establecido
en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. A
continuacin se detalla la lista maestra de procedimientos del Sistema de
gestin para las adquisiciones locales
Tabla 7
Lista Maestra de Procedimientos del Sistema de Gestin

CDIGO

VERSIN

REVISIN

PRO-SG-001

DESCRIPCIN
Procedimiento para la

V0

R1

contratacin de bienes, obras


y servicios en el pas

PRO-SG-002

V0

Procedimiento para compras

R1

por catlogo electrnico

PRO-SG-003

Procedimiento para
V0

R1

contratacin por nfimas


cuantas

PRO-SG-004

Procedimiento para
V0

R1

contratacin por subasta


inversa electrnica

PRO-SG-005

PRO-SG-006

PRO-SG-007

V0

R1

V0

R1

V0

R1

Procedimiento para
contratacin por menor cuanta
Procedimiento para
contratacin por licitacin
Procedimiento para
contratacin por cotizacin

PRO-SG-008

Procedimientos para
V0

R1

contratacin por rgimen


especial

Elaborado por: Autor

FCNM

4-45

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MPC

En el anexo A se detallan los procedimientos con sus respectivos diagramas


de flujo de procesos basado en el estndar BPMN v 2.0, utilizando el software
Bonita Open Solution v. 5.7.

4.4 INDICADORES DE GESTIN


Una vez desplegado el proceso de Adquisiciones locales a travs de los
procedimientos de Contratacin Pblica establecidos en la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica, se desarrollaron tres indicadores
considerados de impacto en la aplicacin de los procedimientos de contratacin
en la Entidad Pblica. A continuacin se presenta la Matriz de indicadores para
las Adquisiciones Locales.

FCNM

4-46

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MPC

Tabla 8
Matriz de Indicadores
NOMBRE DEL
INDICADOR

OBJETIVO DEL
INDICADOR

Eficiencia en la
aplicacin de
nfimas cuantas

Reducir la aplicacin
de nfimas cuantas
como resultado de
mejora de la
planificacin en las
adquisiciones locales

Eficacia en la
adquisicin por
Catlogo
Electrnico

Incrementar la
aplicacin de
adquisiciones por
Catlogo Electrnico

Eficiencia en la
ejecucin del
presupuesto

Ejecutar
eficientemente el
presupuesto asignado
de acuerdo a lo
establecido en el Plan
Operativo Anual

FRMULA

(Suma de Montos
aplicados con
nfima
cuanta)/(Presupu
esto total
ejecutado)
(Suma de Montos
aplicados con
Catlogo
electrnico)/(Pres
upuesto total
ejecutado)

(Presupuesto
ejecutado /
Presupuesto
asignado)

FRECUENCIA

FUENTE DE
MEDICIN

RESPONSABLE
DE LA
MEDICIN

UNIDAD DE
MEDIDA

LNEA
BASE

META

Cuatrimestral

Sistema
Logstico dela
Entidad
Pblica

Unidad de
Contratacin
Pblica

Porcentaje

30%

10%

Cuatrimestral

Sistema
Logstico dela
Entidad
Pblica

Unidad de
Contratacin
Pblica

Porcentaje

5%

20%

Cuatrimestral

Sistema de
Planificacin
de la Entidad
Pblica
(SIGEIN1) y
Sistema
Logstico dela
Entidad
Pblica

Unidad de
Planificacin y
Desarrollo

Porcentaje

85%

95%

Elaborado por: Autor


1

Sistema de Gestin Institucional (Planificacin de la Entidad Pblica)

FCNM

4-47

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

NOMBRE DEL
INDICADOR

OBJETIVO DEL
INDICADOR

Eficacia en la
ejecucin del Plan
de Compras

Adquirir/Contratar de
acuerdo a lo
establecido en el Plan
Anual de Compras

Nivel de
Certificacin de
Proveedores

Asegurar la calidad del


producto/servicio a
adquirir en el mercado
local

Tiempo promedio
en la cotizacin de
bienes y servicios

Asegurar la cotizacin
de bienes y servicios
en el menor tiempo
posible

Tiempo promedio
en elaboracin de
propuestas de
comisiones
tcnicas

Asegurar la
elaboracin de
propuestas de
comisiones tcnicas en
el menor tiempo
posible

MPC

FRMULA

(Cantidad de
adquisiciones
ejecutadas y
programadas) /
(cantidad total de
adquisiciones
programadas)
(Cantidad de
proveedores
certificados) /
(cantidad de
proveedores
registrados)
(Total de
cotizaciones
realizadas) / (total
de tiempo en
das)
(Total de
propuestas de
comisiones
tcnicas) / (Total
de tiempo en
das)

FRECUENCIA

FUENTE DE
MEDICIN

RESPONSABLE
DE LA
MEDICIN

UNIDAD DE
MEDIDA

LNEA
BASE

META

Cuatrimestral

Sistema
Logstico dela
Entidad
Pblica

Unidad de
Planificacin y
Desarrollo

Porcentaje

70%

100%

Cuatrimestral

Portal de
Compras
Pblicas

Unidad de
Contratacin
Pblica

Porcentaje

0%

30%

Mensual

Registros de
rea de
Adquisiciones

Unidad de
Contratacin
Pblica

Das

5 das

3 das

Mensual

Informes
tcnicos de
repartos/reas
de la Entidad

Direcciones
Generales

Das

30 das

20 das

Elaborado por: Autor

FCNM

4-48

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

En el ao 2011, la mayor ejecucin del presupuesto asignado se dio con


la aplicacin de nfimas cuantas con el 55% del presupuesto total.

En el ao 2012, la mayor ejecucin del presupuesto asignado se dio con


la aplicacin de Rgimen Especial y Subasta Inversa Electrnica con el
22% y 23% respectivamente.

En el ao 2011, el 65% de las adquisiciones se concentraron en


Maquinarias y equipos, Bienes de uso blico y seguridad pblica, y
Combustibles y Lubricantes con el 27.10%, 19.74% y 18.41%
respectivamente.

En el ao 2012, el 50% de las adquisiciones se concentraron en


Combustibles y Lubricantes, Edificios, locales y residencias y Bienes
de uso blico y seguridad pblica con el 19.95%, 17.97% y 12.09%
respectivamente.

Se disearon ocho procedimientos para la ejecucin eficiente del


presupuesto asignado.

Se definieron tres indicadores de impacto para medir la aplicacin


efectiva de los procedimientos de contratacin con el presupuesto
asignado.

FCNM

49

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

RECOMENDACIONES

Para efecto de mejorar el proceso de adquisiciones locales se podra


considerar un estudio posterior de los tems especficos que se
adquieren en mayor proporcin con los procedimientos de nfimas
cuantas y Catlogo Electrnico.

Establecer cargos fijos responsables de las actividades/tareas definidas


en los procedimientos diseados en este Sistema de Gestin.

Considerar la emisin de reportes estadsticos peridicos que permitan


medir parcialmente el cumplimiento de los objetivos de los indicadores
de impacto.

FCNM

50

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

BIBLIOGRAFA

1. Asamblea Nacional, 2008. Constitucin de la Repblica del Ecuador.


Quito, Ecuador.
2. Asamblea Nacional, 2008. Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica. Quito, Ecuador.
3. Asamblea Nacional, 2008. Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica. Quito, Ecuador.
4. Secretara Nacional de la Administracin Pblica, 2013. Norma Tcnica
de Administracin por Procesos. Quito, Ecuador.
5. Contralora General del Estado, 2009. Normas de Control Interno para
Entidades, Organismos del Sector Pblico y de las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos. Quito, Ecuador.
6. Pyzadek T.-Berger R., (1998). Manual de Control de la Calidad en la
Ingeniera Tomo 1. Mxico: Mc Graw Hill.
7. Lind D.-Marchal W.-Mason R., (2006). Estadstica para Administracin y
Economa. Colombia: Alfaomega
8. Gutierrez H.-De la Vara R., (2013). Control Estadstico de la Calidad y
Seis Sigma. Mxico: Mc Graw Hill.
9. Fernndez A, (2004). Investigacin y Tcnicas de Mercado. Espaa:
ESIC
10. Prez A, (2000). Control de Gestin y Tablero de Comando. Argentina:
Depalma
11. Kaplan R-Norton D., (2008). The Execution Premium. Espaa: DEUSTO
12. Kardec A.-Flores J.-Seixas E., (2002). Gestin Estratgica e Indicadores
de Desempeo. Brasil: Qualitymark
13. Gryna F.-Chua R.-Defeo J., (2007). Mtodo Juran, Anlisis y Planeacin
de la Calidad. Mxico: Mc Graw Hill.

FCNM

51

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

MPC

ANEXOS
ANEXO A
Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

PRO-SG-001
V0
R1

Procedimiento para la contratacin de bienes, obras y servicios en el pas

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

52

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-002
V0
R1

Procedimiento para compras por catlogo electrnico

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

53

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-003
V0
R1

Procedimiento para contratacin por nfimas cuantas

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

54

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-004
V0
R1

Procedimiento para contratacin por subasta inversa electrnica

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

55

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-005
V0
R1

Procedimiento para contratacin por menor cuanta

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

56

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-006
V0
R1

Procedimiento para contratacin por licitacin

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

57

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos

Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-007
V0
R1

Procedimiento para contratacin por cotizacin

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

58

ESPOL

Diseo de un modelo de gestin


aplicado a los procesos internos de
adquisiciones de una entidad pblica que
brinda servicios logsticos
Cdigo:
Versin:
Revisin:
Descripcin:

MPC

PRO-SG-008
V0
R1

Procedimientos para contratacin por rgimen especial

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:

FCNM

59

ESPOL

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