MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL
RECAUDO DE CARTERA DE LA UIS

Proceso Financiero
Bucaramanga
2008

PROCESO FINANCIERO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL RECAUDO DE CARTERA DE LA UIS
Revis:
Vicerrector Administrativo
Divisin Financiera
Asesor Jurdico
Recursos Humanos

Aprob:
Rector

Cdigo: MFI.04
Versin: 02
Pgina 1 de 11
Fecha de Aprobacin:
Julio 31 de 2008
Resolucin N 1320

CONTENIDO
Pg.
1.

OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

2.

ALCANCE............................................................................................................................................. 3

3.

CONTENIDO DEL MANUAL .............................................................................................................. 3

TTULO I........................................................................................................................................................ 3
PRINCIPIOS ORIENTADORES .................................................................................................................... 3
CAPTULO I................................................................................................................................................... 3
DEL RGIMEN JURDICO Y CAMPO DE APLICACIN............................................................................. 3
CAPTULO II ................................................................................................................................................. 3
DEFINICIONES EN MATERIA DE RECAUDO DE CARTERA ................................................................... 3
CAPTULO III ................................................................................................................................................ 4
PRINCIPIOS BSICOS ................................................................................................................................. 4
TTULO II....................................................................................................................................................... 5
ETAPAS DEL RECAUDO DE CARTERA: COBRO PERSUASIVO Y COBRO JURDICO....................... 5
CAPTULO I................................................................................................................................................... 5
DEL COBRO PERSUASIVO .......................................................................................................................... 5
CAPTULO II ................................................................................................................................................. 7
COBRO JURDICO ........................................................................................................................................ 7
TTULO III ..................................................................................................................................................... 7
ETAPAS DE RECUADO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES ................................................................ 7
CAPTULO I................................................................................................................................................... 7
DEL COBRO PERSUASIVO .......................................................................................................................... 7
TTULO IV ..................................................................................................................................................... 9
PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO.............................................................. 9
CAPTULO I................................................................................................................................................... 9
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES....................................................................................................... 9
CAPITULO II ................................................................................................................................................. 9

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PARA EL RECAUDO DE CARTERA DE LA UIS
Revis:
Vicerrector Administrativo
Divisin Financiera
Asesor Jurdico
Recursos Humanos

Aprob:
Rector

Cdigo: MFI.04
Versin: 02
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Fecha de Aprobacin:
Julio 31 de 2008
Resolucin N 1320

ACUERDOS DE PAGO DENTRO DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO ............................................. 9

TITULO V .................................................................................................................................................... 10
OTRAS DISPOSICIONES ........................................................................................................................... 10

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PARA EL RECAUDO DE CARTERA DE LA UIS

1.

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OBJETIVO

Fijar normas y procedimientos de cobro persuasivo, coactivo y jurdico para el recaudo de la cartera de la
Universidad. Documentar, desarrollar y fortalecer las habilidades administrativas del personal de las Unidades
Acadmicas y/o Administrativas.
2.

ALCANCE

Aplica a todas las Unidades Acadmicas y/o Administrativas y proyectos de la Universidad Industrial de Santander.
3.

CONTENIDO DEL MANUAL

TTULO I
PRINCIPIOS ORIENTADORES
CAPTULO I
DEL RGIMEN JURDICO Y CAMPO DE APLICACIN

ARTCULO 1: RGIMEN DE RECAUDO DE CARTERA

En atencin a las disposiciones legales y reglamentarias que regula el recaudo de cartera de las Entidades Pblicas,
el rgimen de recaudo de cartera de la Universidad Industrial de Santander ser el previsto en el presente manual.
PARGRAFO 1: Se excluyen del campo de aplicacin del presente manual, las obligaciones generadas en las
Unidades Acadmico-Administrativas por concepto de venta de servicios educativos ( programas acadmicos de
pregrado, postgrado, educacin continuada, etc.)
ARTCULO 2: APLICACIN DEL COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO
El trmite de cobro coactivo administrativo ser el previsto en el Estatuto Tributario y se aplicar para el recaudo
de las cuotas partes pensionales adeudadas a la Universidad por las diferentes Entidades Pblicas que concurren en
el pago de las mesadas pensionales de los servidores de la Universidad, a los que de forma directa o por intermedio
de su delegada Caja de Previsin Social de la UIS CAPRUIS se les reconoci y viene pagando pensin mensual
vitalicia de jubilacin.
CAPTULO II
DEFINICIONES EN MATERIA DE RECAUDO DE CARTERA
ARTCULO 3: DEFINICIONES
Para los efectos propios de este Manual se adoptan las siguientes definiciones:
Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias a favor de la Universidad, consignadas en ttulos ejecutivos simples
y complejos que contienen obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible.

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Ttulo Ejecutivo: Es todo documento proveniente de un deudor y que constituye plena prueba contra l, que
contiene una obligacin clara, expresa y exigible y los dems que determine la ley. Los ttulos ejecutivos pueden ser
simples o complejos segn su proceso de formacin.

Cuota parte: Es una obligacin dineraria o econmica que se debe como empleador concurrente corresponder a
favor del ltimo empleador que tuvo bajo sus servicios a un servidor pblico al cual le reconoci, pag y viene
pagando su mesada pensional.
Cobro persuasivo: Son las actuaciones que pretenden el acercamiento con el deudor, con el fin de procurar la
cancelacin de su obligacin de manera voluntaria o por lo menos celebrar un acuerdo de pago, antes de iniciar el
proceso de cobro coactivo o jurdico atendiendo la naturaleza de la obligacin. Incluye todas las comunicaciones
que invitan al deudor a pagar su obligacin, como cartas, llamadas, etc.
Cobro jurdico: Es la aplicacin de los procedimientos formales previstos en el Cdigo de Procedimiento Civil, con
el objeto de lograr la satisfaccin de la obligacin hasta con el remate de los bienes del deudor, que se adelanta con
sujecin a las normas previstas para los procesos ejecutivos reguladas en la legislacin procesal civil o contenciosa
administrativa atendiendo la naturaleza de la obligacin y las partes.
Cobro Coactivo Administrativo: Es la aplicacin de los procedimientos formales previstos en el Estatuto Tributario
Nacional, con el objeto de lograr la satisfaccin de la obligacin hasta con el remate de bienes del deudor. Incluye
acciones como la investigacin de bienes, la notificacin del mandamiento de pago, la orden de medidas cautelares,
y concluye con el pago o el remate efectivo de bienes. En desarrollo del procedimiento se pueden celebrar
acuerdos de pago autorizados por la autoridad competente.
El cobro coactivo de las cuotas partes pensionales: Es el procedimiento por medio del cual la UNIVERSIDAD, asume
directamente sin intervencin judicial el cobro de las cuotas partes pensionales que le adeuden las entidades de
Derecho Pblico, que concurren en la mesada pensional de sus exfuncionarios desde el reconocimiento de la
pensin y que no han sido canceladas en la etapa de cobro persuasivo.
Funcionario Ejecutor: Es el Representante Legal de la Universidad o su delegado, encargado de adelantar el Cobro
Coactivo Administrativo.
CAPTULO III
PRINCIPIOS BSICOS
ARTCULO 4: PRINCIPIOS
La poltica de recuperacin de cartera deber estar conforme a los principios que regulan la Administracin Pblica
contenidos en el artculo 209 de la Constitucin Poltica. En este sentido, los responsables de la Unidades
Acadmico Administrativas debern realizar su gestin de manera gil, eficaz, eficiente y oportuna.
La Universidad debe tener como poltica de cobro la recuperacin del total de su cartera, con el fin de evitar la
prdida de recursos pblicos por la inejecucin de acciones tendientes a su recaudo.

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ARTCULO 5: RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES DE LA UNIVERSIDAD

Los servidores de la Universidad que intervengan en los procesos de recaudo y normalizacin de cartera previstos
en el presente manual respondern por accin o por omisin en estricto cumplimiento de la Constitucin Poltica,
de la ley y del presente Manual.
ARTCULO 6: RESPONSABILIDAD DE ASESORES, AUXILIARES Y CONSULTORES
Los particulares que en virtud del contrato con la Universidad intervengan en los procesos de recaudo y
normalizacin de cartera previstos en el presente manual respondern por los conceptos, estudios y dems
actuaciones profesionales o de apoyo que hayan sido encomendadas por el contrato o por la ley, tanto por accin
como por omisin.
TTULO II
ETAPAS DEL RECAUDO DE CARTERA: COBRO PERSUASIVO Y COBRO JURDICO
CAPTULO I
DEL COBRO PERSUASIVO
ARTCULO 7: UNIDADES QUE INTERVIENEN EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO
El adelantamiento de la etapa de cobro persuasivo esta bajo la responsabilidad funcional del Responsable de la
unidad Acadmico Administrativa generadora de la obligacin que se pretende recaudar, de conformidad a lo
dispuesto en el presente manual y en el procedimiento de gestin de cartera por venta de Bienes y Servicios de la
Universidad
ARTCULO 8: DEL COBRO PERSUASIVO
Ser deber de los responsables de la Unidades Acadmico Administrativas generadoras de la obligacin que se
pretende recaudar, el adelantar el cobro persuasivo por medio de comunicacin escrita, telefnica o dems
acciones que estime convenientes.
PARGRAFO: El responsable de la Unidad Acadmico-Administrativa encargado de adelantar el cobro
persuasivo dejar constancia por escrito de lo actuado y remitir al funcionario ejecutor del cobro jurdico las
constancias y copias de las comunicaciones remitidas al deudor cuando procede el cobro enunciado, junto con toda
la informacin necesaria para la prosperidad de la accin de cobro.
ARTCULO 9: ACUERDO DE PAGO EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO
La celebracin de acuerdos de pago es un mecanismo para procurar el pago de la obligacin a travs del
compromiso que se suscribe por parte del deudor o un tercero a su nombre a favor de la Universidad aprobado
por la Unidad Acadmico-Administrativa generadora de la obligacin que se pretende recaudar, previo el
cumplimiento de los siguientes requisitos: solicitud escrita del deudor en la que manifieste no haber incumplido un
acuerdo de pago con una entidad pblica, la aceptacin de garantas o la denuncia de bienes para su posterior
embargo. Para tal efecto deber recibir el apoyo de la Divisin Financiera y de la Oficina Asesora Jurdica.

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ARTCULO 10: CRITERIOS PARA LA SUSCRIPCIN DE ACUERDOS DE PAGO

Los criterios a tener en cuenta para el otorgamiento de acuerdos de pago atendern el tipo de deuda y/o deudor,
el monto, la antigedad, capacidad de endeudamiento. Dichos criterios sern evaluados por el Responsable de la
Unidad Acadmico Administrativa competente para la autorizacin y suscripcin del acuerdo de pago y
consideraran aspectos como:
Plazos mximos, de conformidad a lo sealado en el ARTCULO 11 del presente manual.
Garantas exigibles. Las previstas en el Cdigo de Comercio, Cdigo Civil siempre con la condicin de que
cubran el valor total de la deuda.
Remisin de forma inmediata a cobro jurdico de la totalidad de la obligacin ms los intereses que se generan
a la fecha de incumplimiento.
Los acuerdos de pago debern incluir la clusula aceleratoria que operar en los casos de incumplimiento.
PARGRAFO 1: El incumplimiento del Acuerdo de Pago ser verificado por el responsable de la Unidad
Acadmico-Administrativa generadora de la obligacin. El incumplimiento por parte de la entidad o persona
deudora dar lugar inmediatamente a las acciones judiciales respectivas. Para tal efecto le corresponder al
responsable de la Unidad Acadmico-Administrativa generadora de la obligacin dar traslado dentro de los cinco
das siguientes a la verificacin del incumplimiento a la Oficina Asesora Jurdica.
ARTCULO 11: PLAZO MXIMOS Y GARANTAS EXIGIBLES
ACUERDO DE PAGO

PARA LA CELEBRACIN DE UN

Para la autorizacin y realizacin de Acuerdos de Pago, el responsable de la Unidad Acadmico Administrativa

generadora de la obligacin y la Divisin Financiera tendrn en cuenta los siguientes criterios:
a. Cuando el valor de la acreencia no supere los cinco SMLMV el plazo no podr exceder de seis meses y la
garanta exigible ser la de carcter personal.
b. Cuando el valor de la acreencia supere los cinco SMLMV, sin exceder de 40 SMLMV, el plazo no podr exceder
de doce meses y la garanta exigible ser la de carcter personal para las acreencias que no superen los 25 SMLMV,
para las dems ser de carcter real.
c. Cuando la acreencia supere los 40 SMLMV, sin exceder de 150 SMLMV, el plazo podr ser hasta de dos aos y la
garanta exigible ser la de carcter real.
d. Cuando la acreencia supere los 150 SMLMV, sin exceder de 400 SMLMV, el plazo podr ser hasta de tres aos y
la garanta exigible ser la de carcter real.
e. Cuando la acreencia supere los 400 SMLMV, el plazo mximo podr ser hasta de cinco aos y la garanta
exigible ser la de carcter real.
f. Podrn concederse plazos sin garantas, a juicio de la Unidad Acadmico Administrativa generadora de la deuda
cuando el trmino no sea superior a un ao, segn la calidad del deudor y la denuncia que ste haga de bienes de su
propiedad para su posterior embargo y secuestro.
PARGRAFO 1: Los costos que represente el otorgamiento de la garanta para la suscripcin de un acuerdo de
pago, deben ser cubiertos por el deudor o el tercero que suscriba el acuerdo a su nombre.

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CAPTULO II
COBRO JURDICO
ARTCULO 12: APLICACIN DEL COBRO JURDICO.
El trmite de cobro jurdico se adelantar para el recaudo de obligaciones civiles o comerciales mediante una
actividad de cobranza que adelantar la Oficina Asesora Jurdica de la Universidad ante la Jurisdiccin Ordinaria y/o
Contenciosa Administrativa atendiendo la naturaleza de la obligacin, siempre y cuando conste en documentos que
provengan del deudor y que contengan una obligacin clara, expresa y actualmente exigible.
ARTCULO 13: UNIDADES QUE INTERVIENEN EN LA ETAPA DE COBRO JURDICO.
El adelantamiento de la etapa de cobro jurdico estar bajo la responsabilidad funcional del Asesor Jurdico de la
Rectora y de los abogados externos que contrate la Universidad para tal fin.
PARGRAFO: Ser responsabilidad de la Unidad Acadmico Administrativa generadora de la obligacin remitir a
la Oficina Asesora Jurdica la documentacin necesaria, una vez venza el plazo otorgado al deudor para que se
acerque a pagar dentro de la etapa de cobro persuasivo prevista en el presente manual.

TTULO III
ETAPAS DE RECUADO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
CAPTULO I
DEL COBRO PERSUASIVO
ARTCULO 14: UNIDADES QUE INTERVIENEN EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO PARA EL
RECAUDO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
El adelantamiento de la etapa de cobro persuasivo est bajo la responsabilidad funcional del Jefe de la Divisin de
Recursos Humanos.
ARTCULO 15: DEL COBRO PERSUASIVO
Ser deber del Jefe de la Divisin de Recursos Humanos, el adelantar el cobro persuasivo
comunicacin escrita, telefnica o dems acciones que estime convenientes.

por medio de

PARGRAFO: El Jefe de la Divisin de Recursos Humanos responsable de adelantar el cobro persuasivo dejar
constancia por escrito de lo actuado y remitir al funcionario ejecutor del cobro coactivo administrativo, las
constancias y copias de las comunicaciones remitidas al deudor cuando procede el cobro enunciado.

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ARTCULO 16: ACUERDO DE PAGO EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO

La celebracin de acuerdos de pago es un mecanismo para procurar el pago de la obligacin a travs del
compromiso que se suscribe por parte del deudor o un tercero a su nombre, a favor de la Universidad, aprobado
por el Vicerrector Administrativo y elaborado por el Jefe de la Divisin de Recursos Humanos previo el
cumplimiento de los siguientes requisitos: solicitud escrita del deudor en la que manifieste no haber incumplido un
acuerdo de pago con una entidad publica, la aceptacin de garantas o la denuncia de bienes para su posterior
embargo y las dems que fije el Estatuto tributario.
ARTCULO 17: CRITERIOS PARA LA SUSCRIPCIN DE ACUERDOS DE PAGO
Los criterios a tener en cuenta para la suscripcin de un acuerdo de pago, atendern el tipo de deuda y/o deudor,
el monto, la antigedad, capacidad de endeudamiento. Dichos criterios sern evaluados por el Vicerrector
Administrativo competente para la autorizacin y suscripcin del acuerdo de pago y consideraran aspectos como:
Plazos mximos. En ningn caso podr ser superior al plazo mximo sealado en el Estatuto Tributario.
Garantas exigibles. Las previstas en el Cdigo de Comercio, Cdigo Civil y el Estatuto Tributario, siempre con
la condicin de que cubran el valor total de la deuda.
Remisin de forma inmediata a cobro coactivo de la totalidad de la obligacin ms los intereses que se
generan a la fecha de incumplimiento.
Los acuerdos de pago debern incluir la clusula aceleratoria que operar en los casos de incumplimiento.
PARGRAFO 1: El incumplimiento del Acuerdo de Pago ser verificado por el Jefe de la Divisin de Recursos
Humanos. Para tal efecto le corresponder al Jefe de la Divisin de Recursos Humanos dar traslado dentro de los
cinco das siguientes a la verificacin del incumplimiento al funcionario ejecutor del cobro coactivo administrativo
ARTCULO 18: PLAZO MXIMOS Y GARANTAS EXIGIBLES
ACUERDO DE PAGO

PARA LA CELEBRACIN DE UN

Para la autorizacin y realizacin de Acuerdos de Pago, la Vicerrectora Administrativa junto a la Divisin de

Recursos Humanos y el apoyo de la Oficina Asesora Jurdica, tendrn en cuenta los siguientes criterios:
Los acuerdos de pago podrn suscribirse hasta por cinco aos, siempre que el deudor o un tercero a su nombre,
constituya fideicomiso de garanta, ofrezca bienes para su embargo y secuestro, garantas personales, reales,
bancarias o de compaas de seguros o cualquier otra garanta que respalde suficientemente la deuda a satisfaccin
de la Universidad.
Igualmente podrn concederse plazos sin garanta, cuando el trmino no sea superior a un ao y el deudor
denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro.
PARGRAFO 1: Los costos que represente el otorgamiento de la garanta para la suscripcin de un acuerdo de
pago, deben ser cubiertos por el deudor o el tercero que suscriba el acuerdo a su nombre.

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TTULO IV
PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO
CAPTULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 19: UNIDADES QUE INTERVIENEN EN LA ETAPA DE COBRO COACTIVO
El adelantamiento de la etapa de cobro coactivo esta bajo la responsabilidad funcional del VICERECTOR
de la Universidad, quien ser el funcionario ejecutor por delegacin expresa del Rector y
representante legal de la Universidad.
La Oficina Asesora Jurdica ser la encargada de sustanciar los actos administrativos y dar impulso al proceso de
cobro coactivo administrativo previsto en el presente manual.

ADMINISTRATIVO

PARGRAFO: Ser responsabilidad del Jefe de la Divisin de Recurso Humanos remitir a la Vicerrectora
Administrativa la documentacin necesaria, dentro de los cinco das siguientes al vencimiento del plazo otorgado al
deudor para el pago directo de la obligacin, dentro de la etapa de cobro persuasivo.
ARTCULO 20: APLICACIN DE LAS NORMAS DEL ESTATUTO TRIBUTARIO
La Universidad Industrial de Santander aplicar en su integridad para ejercer el cobro coactivo administrativo el
procedimiento establecido por el Estatuto Tributario Nacional o el de las normas que este estatuto remita.

CAPITULO II
ACUERDOS DE PAGO DENTRO DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO
ARTCULO 21: ACUERDO DE PAGO DENTRO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO
En cualquier etapa del proceso de cobro coactivo administrativo puede celebrarse Acuerdo de Pago con el deudor
en cuyo caso se suspender el procedimiento y se podrn levantar las medidas preventivas que hubiesen sido
decretadas.
Sin perjuicio de la exigibilidad de las garantas requeridas, cuando se declare el incumplimiento del acuerdo de
pago, deber reanudarse el proceso si aquellas no son suficientes para cubrir el total de la deuda
ARTCULO 22: SOLICITUD Y TRMITE
A solicitud del deudor y a voluntad de la Universidad, como facultad potestativa de sta se podrn efectuar
acuerdos de pagos respecto de las obligaciones sometidas a cobro coactivo. La solicitud de acuerdo de pago deber
presentarse por escrito y deber contener por lo menos los siguientes datos: concepto, plazo solicitado, calidad
con la que acta el peticionario.

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La solicitud de acuerdo de pago ser estudiada por la VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA y aprobada mediante
resolucin motivada, previo concepto de la Oficina Asesora Jurdica.
De no aprobarse la solicitud de acuerdo de pago deber comunicarse por escrito.
PARGRAFO: En caso de aprobarse la solicitud de acuerdo de pago, se debern seguir el procedimiento y las
pautas consignadas en los artculos 17 y 18 del presente manual.
ARTCULO 23: INCUMPLIMIENTO DEL ACUERDO DE PAGO
Podr declararse incumplido el acuerdo de pago y dejar sin vigencia el plazo concedido, cuando el deudor incumpla
el pago de una o ms cuotas de amortizacin o por la mora en el pago de las cuotas convenidas en el acuerdo de
pago.
El incumplimiento deber declararse mediante resolucin motivada de la Vicerrectora Administrativa, la cual deja
sin vigencias el plazo concedido y en el evento de haberse otorgado garantas, se ordenar hacerlas efectivas hasta
la concurrencia del saldo insoluto
La resolucin que declara incumplido el acuerdo de pago y sin vigencia el plazo concedido, se notificar tal y como
lo establecen los artculos 565 y 566 del Estatuto Tributario y contra ella procede el recurso de Reposicin ante el
mismo funcionario que la profiri, dentro de los cinco das siguientes a su notificacin (ARTCULO 814 3 .E.T.),
quien deber resolverlo dentro del mes siguiente a su interposicin.
TITULO V
OTRAS DISPOSICIONES
ARTCULO 24: VIGENCIAS Y NORMAS DE TRANSICIN:
El presente Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE
rige a partir de su expedicin y deber aplicarse por parte de todas la Unidades Acadmico
Administrativas.
SANTANDER,

Las obligaciones que a la entrada en vigencia del presente manual, sin la exclusin de que trata el pargrafo 1 del
artculo primero y que se encuentren en mora inferior a 180 das, les ser aplicable el procedimiento previsto en
este manual para el cobro persuasivo y posterior cobro jurdico o coactivo en caso de no prosperar aquel. Las
obligaciones que tengan mora superior a 180 das a la entrada en vigencia de este manual debern ser remitidas a
la Divisin Financiera junto con un informe de las gestiones adelantadas para su cobro, en un lapso no superior a
dos meses por esta nica vez.
El presente Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la Universidad Industrial de
Santander, fue aprobado mediante Resolucin 1320 del 31 de julio de 2008.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS
REALIZADOS

01

Julio 31 de 2008

Creacin del documento

02

Agosto 29 de 2008

Adecuacin del documento al Sistema de

Gestin
de
Calidad
segn
el
Procedimiento Control de Documentos.