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y autenticidad
Luciana Duranti
Traduccin, Alejandro Delgado Gmez
Hoy voy a discutir los esfuerzos realizados por el Proyecto InterPARES para proporcionar una
definicin de documento archivstico que sea al mismo tiempo inclusiva y til. Para aquellos que
no estn familiarizados con InterPARES, voy a proporcionar un breve resumen de su fin y
objetivos.
InterPARES (International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) es
un esfuerzo de investigacin que intenta desarrollar el conocimiento terico y metodolgico
esencial para la conservacin a largo plazo de documentos archivsticos autnticos creados y/o
mantenidos en forma digital. Este conocimiento debiera proporcionar la base a partir de la cual
formular polticas, estrategias y normas modelo capaces de asegurar la longevidad de tal
material y la capacidad de sus usuarios para fiar en su autenticidad. InterPARES se ha
desarrollado en dos fases. Se inici para tratar con documentos archivsticos cargados de
responsabilidad y necesidades administrativas. En muchos pases, estos documentos son la
mayora de los seleccionados para su conservacin permanente, y constituyen una alta prioridad
del sector pblico. Si estn en forma electrnica, usualmente se crean en bases de datos y
sistemas de gestin de documentos. La autenticidad de estos documentos archivsticos sobre
soportes tradicionales ha sido una preocupacin para muchos gobiernos, que han establecido
explcitamente requisitos para su autenticidad, y que podran utilizarse como punto de partida
para desarrollar nuevos requisitos para sus contrapartidas electrnicas. La creacin, el
mantenimiento y el uso de estos documentos archivsticos estn altamente controlados, as que
la primera fase de InterPARES fue capaz de enfocarse sobre la conservacin de la autenticidad
de documentos archivsticos que ya no son necesarios para el rgano creador para satisfacer su
propia misin y sus propsitos, y planteaba requisitos de autenticidad, y mtodos de evaluacin
y conservacin. Sin embargo, en el momento en el que esta fase se haba concludo, los
documentos archivsticos electrnicos producidos en el curso normal de actividades se haban
vuelto mucho ms complejos. As, comenz una segunda fase de la investigacin, InterPARES 2,
el fin de la cual es asegurar que la porcin de la memoria registrada de la sociedad que se ha
producido digitalmente en sistemas interactivos, dinmicos y experienciales en el curso, y como
producto de, actividades artsticas, cientficas y del gobierno electrnico, puede crearse de forma
exacta y fiable, y mantenerse y conservarse de forma autntica, tanto a corto como a largo
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plazo, para el uso de aquellos que la crearon y de la sociedad en general, con independencia de
la obsolescencia de la tecnologa digital y de la fragilidad de los soportes. Los objetivos de la
investigacin de InterPARES 2 son:
desarrollar una comprensin de sistemas interactivos, dinmicos y experienciales y de
los documentos archivsticos producidos y mantenidos en ellos, de su proceso de
creacin, y de su uso presente y potencial en los sectores artstico, cientfico y del
gobierno;
formular mtodos para asegurar que estos documentos archivsticos son generados y
mantenidos por el creador de tal modo que pueda confiarse en ellos en cuanto a su
contenido (esto es, son exactos y fiables) y en cuanto documentos archivsticos (esto es,
son autnticos);
formular mtodos para seleccionar entre ellos aquellos que tienen que conservarse
despus de que ya no son necesarios para el creador en el curso ordinario de su
actividad, a causa de su valor legal, administrativo, social o cultural;
desarrollar
mtodos
matemtica. Sin embargo, es esencial recordar que la autenticidad es una propiedad del
documento archivstico que lo acompaa durante tanto tiempo como existe, mientras que la
autenticacin es un medio de probar que un documento archivstico es lo que pretende ser en un
momento dado del tiempo.
Para comprender adicionalmente lo que implicaba la idea de autenticidad en primer lugar, y la
conservacin posteriormente, dividimos el concepto en dos componentes: identidad e integridad.
Identidad se refiere a los atributos de un documento archivstico que los caracterizan de manera
nica y lo distinguen de otros documentos archivsticos. Estos atributos incluyen: los nombres de
las personas que concurren a su formacin (i.e., autor, destinatario, escritor y generador); su(s)
fecha(s) de creacin y transmisin; una indicacin del asunto o accin en que participa; la
expresin de su relacin con otros documentos; y una indicacin de cualquier adjunto. Estos
atributos pueden estar explcitamente expresados en un elemento del documento archivstico
(como una firma para el autor), o en los metadatos relacionados con el documento archivstico;
o pueden estar implcitos en sus diversos contextos (documental, procedimental, tecnolgico, de
procedencia o jurdico-administrativo). La integridad es la totalidad y solidez de un documento
archivstico. Un documento archivstico tiene integridad si est intacto e incorrupto, esto es, si el
mensaje que se entiende que comunica para lograr su propsito est inalterado. Esto significa
que la integridad fsica de un documento archivstico, tal como el nmero adecuado de
secuencias de bits, puede quedar comprometida, aunque la articulacin del
contenido y los
elementos requeridos de la forma sigan siendo los mismos. La integridad puede demostrarse
mediante la evidencia encontrada en el documento archivstico, en los metadatos relacionados
con el documento archivstico, o en uno o ms de sus contextos.
Uno de los objetivos primarios de InterPARES 1 era establecer los requisitos conceptuales para
ponderar la autenticidad de los documentos archivsticos electrnicos. El fundamento de este
ojetivo era que, aunque en la teora archivstica y en la jurisprudencia los documentos
archivsticos en los que confa su creador en el curso usual y ordinario de sus actividades se
presumen autnticos, con los documentos archivsticos de sistemas electrnicos, la presuncin
de autenticidad debe venir apoyada por evidencia de que un documento archivstico no ha sido
substitudo, modificado ni corrompido en sus aspectos esenciales cuando se transmite en el
espacio (i.e, entre personas, sistemas o aplicaciones) o el tiempo (i.e., cuando se almacena
fuera de lnea, o cuando el hardware
que han sufrido algn cambio y por tanto no puede decirse que existan como se crearon por
primera vez.
Para definir los requisitos de autenticidad, el equipo de investigacin hizo la asuncin
fundamental de que, con independencia de sus diferencias por naturaleza, procedencia o fecha,
todos los documentos archivsticos son lo suficientemente similares como para hacer posible
concebir una forma documental tpica, ideal, que contenga todos los posibles elementos de un
documento archivstico. Sobre la base de esta asuncin, hipotetizamos que, aunque pueden
manifestarse de diferentes maneras, los mismos elementos que estn presentes en los
documentos archivsticos tradicionales existen o explcita o implcitamente en los documentos
archivsticos electrnicos, y que todos los documentos archivsticos electrnicos comparten los
mismos elementos.
As, creamos una plantilla que permitiera un anlisis sistemtico de los documentos archivsticos
electrnicos contenidos en varios sistemas diferentes. La plantilla es una descomposicin de un
documento archivstico electrnico en sus partes constituyentes, que define cada elemento,
explica su propsito, e indica si, y en qu medida, ese elemento es instrumental para verificar la
autenticidad del documento archivstico. (i) La plantilla se utiliz para estudiar un nmero
significativo de casos, para ponderar si los elementos identificados en la plantilla estaban
presentes en los documentos archivsticos contenidos en los sistemas en cuestin y, de ser as,
en qu medida y dnde, e identificar los elementos presentes en los documentos archivsticos
contenidos en los sistemas pero no en la plantilla. A medida que los estudios de caso avanzaban,
se refin la plantilla a la luz de los resultados.
La plantilla se compone de cuatro secciones: forma documental, anotaciones, contexto y
soporte. La forma documental incluye, entre los elementos internos, los nombres de las persona
que concurren a la creacin del documento, la fecha cronolgica, la indicacin y descripcin de la
accin o asunto, el testimonio, y una declaracin de validacin; y, entre los elementos externos,
las
caractersticas
generales
de
presentacin
(p.
ej.,
texto,
imagen,
sonido,
grfico),
de
investigacin
estaba
convencido
de
que,
con
los
documentos
archivsticos
El primer requisito prescribe que el valor de los siguientes atributos (iii) est explcitamente
expresado en, e inextricablemente enlazado a, todo documento archivstico. Estos atributos
pueden distinguirse en categoras, concerniente la primera a la identidad de los documentos
archivsticos, y concerniente la segunda a la integridad de los documentos archivsticos:
A.1.a
Identidad del documento archivstico:
A.1.a.i
Nombres de las personas que participan en la formacin del documento archivstico, esto
es: nombre del autor, escritor, generador y destinatario
A.1.a.ii
Nombre de la accin o asunto
A.1.a.iii
Fecha(s) de creacin y transmisin; fecha cronolgica, fecha de recepcin, fecha
archivstica, fecha(s) de transmisin
A.1.a.iv
Cdigo de clasificacin
A.1.a.v
Indicacin de adjuntos
A.1.b
Integridad del documento archivstico:
A.1.b.i
Nombre de la oficina que lo trata
A.1.b.ii
Nombre de la oficina de responsabilidad primaria
A.1.b.iii
Indicacin de los tipos de anotaciones aadidas al documento archivstico
A.1.b.iv
Indicacin de modificaciones tcnicas
Los atributos listados ms arriba pueden aparecer en la superficie del documento archivstico (p.
ej., la fecha, el nombre de la oficina que lo trata), pero es ms probable que sean metadatos
enlazados al documento archivstico.
Es esencial que estos atributos estn inextricablemente enlazados al documento archivstico y se
conviertan por tanto en parte del documento archivstico mismo, y sto significa que su
presencia en partes separadas del sistema, como la pista de auditora, no sirve de ayuda para
garantizar su accesibilidad permanente en conexin con el documento archivstico ni su
existencia permanente, adems de ser poco prctico, porque el conservador tendra que
mantener una cantidad muy grande de informacin innecesaria, para conservar los datos
especficos relacionados con el documento. Los dos medios primarios de enlazar estos atributos
a un documento archivstico son un perfil de documento archivstico y un mapa conceptual. Un
perfil de documento archivstico es una forma inextricablemente enlazada a un documento
archivstico, que incluye campos especficos para la inclusin automtica o manual de datos
relacionados con el documento archivstico, y es muy comn en sistemas de gestin de
documentos
archivsticos
electrnicos.
Un
mapa
conceptual
expresa
visualmente
las
todo documento archivstico tiene que estar sujeta a controles procedimentales estrictos que
servirn como una forma de autenticacin, considerando que las formas de autenticacin
basadas en la tecnologa (i.e., las firmas digitales) slo sirven cuando los documentos
archivsticos se transmiten en el espacio, y usualmente constituyen un obstculo para el
mantenimiento del documento archivstico al que estn enlazadas. Por supuesto, cuando el
documento archivstico oficial es identificado, tambin lo es la oficina de responsabilidad primaria
para ese documento archivstico, esto es, la oficina que tiene la competencia formal para
mantener los documentos archivsticos oficiales que comparten la misma clasificacin y el mismo
perodo de retencin. Esto ayudar tambin a reducir la duplicacin en la organizacin y a
designar la responsabilidad de los documentos archivsticos.
El octavo y ltimo requisito prescribe que, si los documentos archivsticos van a ser retirados del
sistema electrnico en el que fueron creados y/o utilizados, el creador haya establecido e
implantado procedimientos que determinen qu documentacin tiene que ser retirada y
transferida para su conservacin junto con los documentos archivsticos. Esta documentacin
incluye toda la informacin necesaria para acceder a los documentos archivsticos, para
establecer su identidad y demostrar su integridad. Si el sistema genera perfiles de documentos
archivsticos,
ser
suficiente
asegurar
que
todos
los
documentos
archivsticos
estn
acompaados por su perfil. De lo contrario, puede que sea necesario transferir junto con los
documentos archivsticos pistas de auditora, ndices, directorios de datos y diccionarios de
datos, etc.
Los requisitos listados ms arriba estn, as, orientados a permitir que el archivero pondere, en
el curso del proceso de evaluacin, la autenticidad de los documentos archivsticos electrnicos
de un creador antes de que sean transferidos a la custodia archivstica. Son acumulativos, en el
sentido de que la fuerza de la ponderacin de la autenticidad se basa en el nmero de requisitos
satisfechos y en el grado en que se satisface cada requisito individual.
Despus de que los documentos archivsticos hayan sido ponderados como autnticos y
transferidos a la custodia del archivero, su autenticidad debe ser mantenida por el conservador.
Para hacerlo, el archivero debe producir copias autnticas de los documentos archivsticos en
cuestin, porque la produccin de copias autnticas es el nico modo de asegurar su
conservacin. Este hecho se deriva de la naturaleza de los documentos archivsticos electrnicos.
En los documentos archivsticos electrnicos, los componentes fsicos e intelectuales no
coinciden necesariamente, y el concepto de componente digital (parte fsica) acompaa al de
elemento de forma (parte intelectual). Un componente digital es un objeto digital que puede
contener todo o parte de un documento archivstico, y/o los metadatos relacionados, o ms de
un documento archivstico, y que requiere mtodos especficos de conservacin. (iv) En otras
palabras, es una unidad de almacenamiento. Adems, la relacin entre un documento
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archivstico y un fichero de ordenador puede ser de uno a uno, de uno a muchos, de muchos a
uno, o de muchos a muchos; la misma presentacin de un documento archivstico puede crearse
mediante una diversidad de presentaciones digitales y, viceversa, de una presentacin digital
puede derivarse una diversidad de presentaciones de un documento archivstico; y es posible
cambiar el modo en que un documento archivstico est contenido dentro de un fichero de
ordenador sin cambiar el documento archivstico. As, los riesgos de corrupcin y prdida son
muy altos, y se vuelven muy complejos cuando los documentos archivsticos traspasan fronteras
tecnolgicas. Para minimizar estos riesgos, se implantan controles de dos tipos: dentro del
sistema digital, que aseguran que los documentos archivsticos permanecen inalterados dentro
de l; y dinmicos, que aseguran que los documentos archivsticos permanecen inalterados
cuando cruzan fronteras tecnolgicas. Estos controles son tecnolgicos por naturaleza, pero
estn determinados sobre la base de nuestra comprensin archivstica de la estructura del
documento archivstico, porque es imposible mantener literalmente inalterado un documento
archivstico electrnico. Lo que s es posible hacer es proteger aquellos componentes del
documento archivstico que incluyen los elementos de forma que portan su significado, y el
archivero debe probar que lo ha hecho as cuando produce copias autnticas de los documentos
archivsticos. En otras palabras, el archivero debe atestiguar que ha satisfecho todos los
requisitos de base para la produccin de copias autnticas. Slo en virtud de este testimonio, la
copia se considera conforme con el documento archivstico al que reproduce, hasta que se
muestre prueba en contrario. Por este motivo, la segunda serie de requisitos, los Requisitos de
Base, dirigidos exclusivamente al archivero, deben implantarse todos en su mayor grado.
Los Requisitos de Base son los que siguen. El primer requisito prescribe que los procedimientos y
sistema(s) utilizados para transferir documentos archivsticos a la institucin o programa
archivsticos, mantenerlos y reproducirlos, incluyan controles adecuados y eficaces para
garantizar la identidad e integridad de los documentos archivsticos, y especficamente que:
se mantiene la custodia sin rupturas del documento archivstico;
se implantan y supervisan procedimientos de seguridad y control; y
el contenido del documento archivstico permanece sin cambios despus de su
reproduccin
Como parte del proceso de transferencia, la ponderacin de la autenticidad de los documentos
archivsticos, que tuvo lugar durante el proceso de evaluacin, debiera verificarse para asegurar
que los atributos relativos a la identidad e integridad de los documentos archivsticos se han
pasado con los documentos archivsticos mismos (Requisito de Cota 1), junto con cualquier
documentacin relevante (Requisito de Cota 8). Una vez que los documentos archivsticos han
sido transferidos a la custodia archivstica, el conservador debe establecer muchos de los
controles que se describieron en los Requisitos de Cota, esto es, debe establecer privilegios de
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acceso concernientes al acceso, uso y reproduccin de los documentos archivsticos dentro del
archivo, implantarlos y supervisarlos; debe establecer procedimientos para prevenir, descubrir y
corregir la prdida o corrupcin de documentos archivsticos, as como procedimientos para
garantizar la identidad e integridad continuadas de los documentos archivsticos frente al
deterioro de los soportes y a lo largo de los cambios tecnolgicos; y, si se requiere
autenticacin, debe establecer reglas que determinen la responsabilidad de, y los medios para,
la autenticacin.
El segundo requisito prescribe que la actividad de reproduccin quede documentada, y esta
documentacin incluye:
la fecha de reproduccin de los documentos archivsticos y el nombre de la persona
responsable;
la relacin entre los documentos archivsticos adquiridos del creador y las copias
producidas por el archivero;
el impacto del proceso de reproduccin sobre su forma, contenido, accesibilidad y uso;
y
en aquellos casos en que se sabe que una copia de un documento archivstico no
reproduce completa y fielmente los elementos que expresan su identidad e integridad,
los detalles de esta informacin inmediatamente hechos accesibles para el usuario.
La documentacin del proceso de reproduccin es esencial para que el archivero satisfaga el rol
de custodio fiable del documento archivstico, para que el usuario tenga acceso a la historia de la
reproduccin, que se convierte en una parte integral de la historia del documento archivstico, y
para que las generaciones futuras sean capaces de verificar la autenticidad de los documentos
archivsticos.
El tercer requisito prescribe que la descripcin archivstica de los fondos que contienen los
documentos archivsticos electrnicos incluya adems de informacin acerca de los contextos
jurdico-administrativo, de procedencia, procedimental y documental de los documentos
archivsticos- informacin acerca de los cambios que los documentos archivsticos electrnicos
del creador han sufrido desde que fueron creados por primera vez. Siempre ha sido funcin, o
explcita o implcita, de la descripcin archivstica autenticar los documentos archivsticos y
perpetuar sus relaciones administrativas y documentales, pero con los documentos archivsticos
electrnicos esta funcin se ha vuelto indispensable. De hecho, a medida que los documentos
archivsticos electrnicos originales desaparecen y les sigue una interminable cadena de
reproducciones no idnticas, los investigadores que observan la ltima de esas reproducciones
no pueden encontrar en ella ninguna informacin relativa a la procedencia, autoridad, contexto o
autenticidad. La funcin de autenticacin de la descripcin archivstica es diferente de la de un
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incluyen simples pginas web con enlaces anidados a sistemas complejos en los que se
almacena y actualiza la informacin para ser compartida va transmisin sin hilos por mltiples
usuarios mviles de diversas maneras. La creciente confianza en tales documentos por parte de
individuos e instituciones necesitar una comprensin del modo en que la informacin que
contienen se captura y se guarda.
Si los objetos digitales experienciales, interactivos y dinmicos son en efecto documentos
archivsticos debiera depender de su relacin con la actividad de su creador. Irnicamente, la
facilidad con la que pueden manipularse su forma y contenido ha dado a aquellos que los
generan un nuevo motivo para conservarlos: reutilizacin. Los creadores de los documentos
archivsticos a menudo obscurecen el significado y valor cultural de sus documentos tratando su
contenido meramente como datos digitales a ser manipulados para generar nuevos documentos
archivsticos, descontextualizndolos de la actividad por la que fueron producidos. La
diseminacin potencialmente amplia de documentos reutilizados amenaza la autenticidad si no la
existencia continuada de los materiales sujetos a este tratamiento y es otra cuestin con la que
luchar.
A la luz de estos nuevos tipos de documentos archivsticos, probablemente sea necesario
revisitar el concepto de documento archivstico mismo, para que tanto la identificacin como la
proteccin de informacin documental experiencial, interactiva y dinmica sea posible. Tenemos
que considerar la posibilidad de substituir las caractersticas de completitud, estabilidad y fijeza
por la capacidad del sistema en el que reside el documento para seguir el rastro de y conservar
cada cambio que haya sufrido. Y quiz podamos observar el documento archivstico como
existiendo en uno de dos modos, como una entidad en estado de llegar a ser, cuando su proceso
de creacin est en curso (incluso si tal creacin es permanente), y como una entidad fija en
cualquier momento dado en que se utilice el documento archivstico. No hay duda de que deben
desarrollarse conocimiento y estrategias que sean beneficiosos tanto para los creadores como
para los conservadores de estos complejos nuevos documentos archivsticos. Un modo de
hacerlo es tener en mente que muchas de las cuestiones que circundan la gestin de
documentos archivsticos electrnicos en las artes y las ciencias se estn volviendo relevantes
para los archivos gubernamentales, porque los rganos administrativos estn empleando de
manera
creciente
complejos
sistemas
multimedia
en
la
creacin
de
sus
documentos
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archivsticos, que seran compartidos en lnea por personas pblicas y privadas, ms que existir
como entidades distintas en el archivo de cada persona que participa en la transaccin. Adems,
cuando los trminos y condiciones que regulan las transacciones registradas entre el gobierno y
los ciudadanos se articulen sobre pginas web, puede que sea necesario conservar esas pginas,
junto con su funcionalidad, a efectos de responsabilidad.
Satisfacer estos retos requiere varios aos ms de investigacin capaz de proporcionar una
comprensin de la naturaleza de los nuevos documentos archivsticos electrnicos y de los
procesos de creacin de documentos archivsticos. Es nuestra esperanza que InterPARES 2 sea
capaz de proporcionar las respuestas que necesitamos.
Notas
i Heather MacNeil, Providing grounds for trust: developing conceptual requirements for the long-term
preservation of authentic electronic records, en Archivaria 50, 2000, p. 52-78, at p. 56. Este artculo
describe con detalles todos los elementos includos en la plantilla y el modo en que se utilizaron en los
estudios de caso. La plantilla misma puede encontrarse en el sitio web de InterPARES en www.interpares.org
<resources> <reports> The Template for Analysis.
ii Un sistema fiable de conservacin de documentos archivsticos es aquel que controla qu documentos
archivsticos se incluyen en el sistema, quin puede inclurlos, recuperarlos, modificarlos, borrarlos o
retirarlos del sistema, y el modo en que los documentos archivsticos se incluyen, mantienen, recuperan,
borran o retiran del sistema. Un custodio fiable es una persona a la que se asigna la responsabilidad de
conservar los documentos archivsticos, habiendo demostrado que no hay motivo para alterar los
documentos archivsticos a su cargo, ni para permitir a otros que lo hagan, y que es capaz de implantar las
medidas necesarias para la proteccin fsica e intelectual de los documentos archivsticos.
iii Un atributo de un documento archivstico es una caracterstica definitoria del documento archivstico o de
un elemento del documento archivstico. Un elemento del documento archivstico es una parte constituyente
de la forma documental del documento. Un atributo puede manifestarse a s mismo en uno o ms elementos
de la forma documental de un documento archivstico (p. ej., el nombre del autor como firma) o en una
anotacin al documento archivstico (p. ej., el cdigo de clasificacin como un identificador del documento
archivstico), o en los metadatos de la pista de auditora, etc.
iv Por ejemplo, un informe que contiene grficos puede constar de tres o ms componentes digitales: el
texto del informe, el perfil y el(los) grfico(s). Por contraste, un mensaje con adjuntos textuales puede
constar de slo un componente digital.
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