AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Definiciones
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de
una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,
institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos
humanos y materiales".
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y
completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los
niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin
individual de los integrantes de la institucin.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de
auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin
superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un
contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.
Necesidades de la auditoria administrativa
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la
informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran
demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la
auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con
los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para

nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la

confinas en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as
como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de
los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el
examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria

administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo

( auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de

examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe
hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.
Objetivos de la auditoria administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos
los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder

evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares

preestablecidos.
De productividad.-

Encauzan

las

acciones

para

optimizar

el

aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa

instituida por la organizacin.

De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la
estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo
de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la

organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y

cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la
organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes

y servicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y

receptiva a la organizacin.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus

experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en
un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Principios de auditora administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias
administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por
tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:
1. Sentido de la evaluacin
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de
ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de
sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y
evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es
decir,

personas

responsables

de

la

administracin

de

funciones

operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la

implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la
calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes
y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.
2. Importancia del proceso de verificacin
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo
que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y
operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con

lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo.

Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la
comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.
3. Habilidad para pensar en trminos administrativos
El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un
administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y
pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en
sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.
Alcance
Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administracin

Proceso administrativo

Sector de actividad

mbito de operacin

Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin

Desarrollo tecnolgico

Sistemas de comunicacin e informacin

Nivel de desempeo

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

Campo de Aplicacin
En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo
tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones,
mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de
trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las
instituciones del sector se clasifican en:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)

Entidad Paraestatal
Organismos Autnomos
Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
Comisiones Intersecretariales
Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de

estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre
la base de las siguientes caractersticas:
1. Tamao de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:

1.
2.
3.
4.

Microempresa
Empresa pequea
Empresa mediana
Empresa grande

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse

en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
1.
2.
3.
4.
5.

Exportacin
Acuerdo de licencia
Contratos de administracin
Sociedades en participacin y alianzas estratgicas
Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1. Tipo de organizacin
2. Naturaleza de su funcin
Por su tipo de organizacin son:
1. Fundaciones
2. Agrupaciones
3. Asociaciones
4. Sociedades
5. Fondos

6. Empresas de solidaridad
7. Programas
8. Proyectos
9. Comisiones
10. Colegios
Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:
1.
2.
3.
4.

Educacin
Cultura
Salud y seguridad social
Poltica
-Obrero
-Campesino

5.
6.
7.
8.

-Popular
Empleo
Alimentacin
Derechos humanos
Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las

organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su
estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de
desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.
La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y
operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y
mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una
lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional
necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador
slido.

2.8. Factores y metodologas

1.- Planes y Objetivos.
Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.
2.- Organizacin.
a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.
b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de
organizacin de la empresa, (si es que la hay).
c. Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los
principios

de

una

buena

organizacin,

funcionamiento

departamentalizacin.
3.- Polticas y Prcticas.
Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser
emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.
4.- Reglamentos.
Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales,
estatales y federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o
irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr
mejoras.
6.- Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.

Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un

mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el
rea sujeta a evaluacin.
9.- Equipo Fsico y su Disposicin.
Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para
una mejor o ms amplia utilidad del mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los
remedios convenientes.

CASO PRCTICO
INFORME
AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. Naturaleza
Auditoria Administrativa
2. Alcance
Toda la organizacin
3. Antecedentes
No existen
4. Objetivos

Brindar a la organizacin los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento.

Implementar un programa de trabajo que incluya guas de accin que

permitan a la organizacin mejorar su desempeo.

Fomentar la satisfaccin de las necesidades de la organizacin.

5. Planeacin
5.1.

Visin

La visin s s encuentra formalizada dentro de la empresa, es decir, est

por escrito y bien definida. Sin embargo los empleados no se sientes
identificados con sta, porque no la conocen en su totalidad.
Recomendacin:

Dar a conocer la misin durante la induccin de los empleados a la

organizacin; as mismo, se puede colocar la misin en los pasillos y
puestas de las instalaciones, con la finalidad de que los empleados la
tengan presente. Ello es de suma importancia, porque es la forma en que el
personal sabr a donde se dirigen sus esfuerzos; cul es la posicin que se
quiere tener en un futuro.
6. Misin
Al igual que la visin, s se encuentra pro escrito, y presente en los
documentos que as lo requieren. La misin se formul conforme a los
servicios que ofrecen la empresa y los beneficios que stos brindan. A
pesar de que los empleados no tienen presente textualmente la misin, si
se identifican con ella.
Recomendacin
Igualmente colocar la misin en las instalaciones de la organizacin para
que los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad posible, y se
brinden servicios que realmente satisfagan al cliente. As mismo, esto
ayudar a que el personal se sienta parte de la organizacin.

7. Objetivos
Los objetivos fueron formulados por la direccin, principalmente estn
enfocados en el rea de marketing, por lo que es necesario plantear otros
enfocados al resto de las reas.
Recomendacin
Se deben formular nuevos objetivos enfocados al incremento en ventas y
utilidades; al incremento en la rentabilidad y liquidez de la empresa. Por
otro lado, se deben realizar nuevos objetivos enfocados a la mejora de los
procesos y calidad de los servicios.

Tambin deben revisarse los objetivos existentes, para saber si an son

aplicables a la situacin actual de la organizacin.
8. Estrategias
Estn establecidas de manera formal y fueron planteadas por la direccin
general.
Recomendacin
Debido a que las estrategias ya existen, slo sera til revisarlas y
actualizarlas si es que lo necesita, con el objetivo de que sean las
adecuadas a la situacin actual del giro de la organizacin.

9. Polticas
Las polticas de cada rea y procedimiento se encuentran ubicadas en el
manual de procedimientos, y en otros documentos que as lo requieren.
Recomendacin:
Revisar la vigencia y grado de aplicacin de las polticas existentes; revisar
el vocabulario que se utiliza en stas, para saber si es el adecuado para
que todo el personal de la empresa las entienda, comprenda y las lleve a
cabo.
10. Estructura organizacional
Existe un organigrama formal dentro de la empresa, y las personas
comprenden el lugar que ocupan en l, as como qu rea a cargo de ellos
y cul es la superior.
Recomendacin
Se debe revisar el organigrama y plantear una estructura nueva que se
adecue al tipo de trabajo que se realice, es decir, una estructura de

equipos, ya que la naturaleza de los servicios lo exige de esa forma. Dicha

revisin debe realizarse en conjunto con todas las reas, para que
conozcan los cambios a la misa, y empiecen a idnticas con ella.
11. Divisin y distribucin de funciones
Los empleados conocen sus tareas y responsabilidades, ya que las
funciones estn bien definidas en el manual de organizacin de la empresa.
Recomendacin
Se debe realizar una actualizacin de las funciones, ya que las contenidas
en el manual, no se han actualizado desde su elaboracin. Tambin, se
deben revisar para evitar una duplicidad de funciones y que falte alguna
actividad por realizar.
12. Recursos humanos
La rotacin en los puestos es mnima, ya que el personal se siente
satisfecho con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario
que recibe.
Recomendacin
Se deben implementar acciones y medidas para motivar a los empleados
an ms, como activadas culturales y deportivas.
13. Cultura Organizacin
La cultura que prevalece en la empresa, es de respeto y cordialidad;
basada en el trabajo en equipo y una alta calidad en los materiales y
servicios que se ofrecen.
Recomendacin

En trminos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada,

slo sera necesario implementar una base ms, que es la empresa
continua en los proceso.
14. Liderazgo
Los empleados de la organizacin reconocen y aceptan el estilo directivo de
manera ptima, aunque no hay una verdadera funcin liderazgo, en todo
caso sera una funcin gerencial. Y su autoridad esta dad por el puesto que
ocupa.

Recomendacin
El nico aspecto que podra ser mejorado en el liderazgo de la empresa es
que se fomente el estilo de la manera ms arraigada y que los empleados
lo ejerzan en cada una de sus reas y no se realice de manera lineal y
jerrquica.
15. Comunicacin
La comunicacin formal se realiza a travs de reportes, e-mail,
memorndums, y de manera personal La comunicacin informal se da de
manera inherente pues la empresa es pequea y todos los empleados se
encuentran en constante interaccin.
Recomendacin
Se podran establecer ciertos controles en cuando al manejo y
entendimiento de la informacin, para cerciorarse que los empleados la
reciban y comprendan satisfactoriamente.
16. Motivacin

Se otorgan algunos incentivos econmicos y tambin verbales, como

reconocimiento a los empleados, pero no existe un sistema que apoye esto
y se da de manera informal.
Recomendacin
Se debe considerar una mayor cantidad de incentivos en todos los niveles,
aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la
organizacin, si se realiza de manera formal puede reforzar la cultura
organizaciones.
17. Grupos y equipos de trabajo
Existe una cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que todos
los empleados se complementan entre s y se apoyan en la realizacin de
sus funciones.
Recomendacin
El trabajo en equipo puede resultar muy til en el mejoramiento del servicio
al cliente, ya que al encontrase en contacto directo con ellos pueden
contribuir a resolver problemas que se presenten.

18. Tecnologa de la informacin

No existe un uso adecuado de la tecnologa pues del contrario ayudara a
que muchos procesos se realizaran con mayor rapidez.
Recomendacin:
Es esencial que se tenga mayor conocimiento en cuanto al apoyo en la
tecnologa como factor de optimizacin de funciones y procesos, por lo que
los empleados deben tener mayor conocimiento en este rubro para poder
usarlo de mejor manera.

19. Toma de decisiones

Existe una centralizacin de la toma de decisiones.
Recomendacin
La direccin puede delegar algunas decisiones a nivel medios, como el
administrador, para quitarle carga del trabajo y responsabilidad a ste, pues
en ocasiones no afectan de manera significativa dichas decisiones por lo
que pueden ser delegadas sin problema.
20. Naturaleza
Se utilizan principalmente para controlar los procesos de la empresa as
como fortalecer las finanzas de sta. Se basan en la misin y en metas, a
su vez, las metas de establecen de acuerdo al resultado de la revisin de
los controles. Asimismo se trata de que sealen los puntos crticos y se
ajusten a la cultura organizacional.
Recomendacin
Lo importante de la etapa de control es que se analicen los resultados y que
se d un seguimiento para corregir las deviaciones del desempeo.
Asimismo debe existir una retroalimentacin, es decir, que los empelados al
finalizar cada auditoria tengan conocimiento de cules fueron las fallas
detectadas, para as mismos, que ellos tambin puedan realizar las
mejoras.
21. Herramientas
No se utilizan herramientas de ningn tipo, ni grficas, diagramas de flujo,
grficas de control, diagramas de dispersin. Se basan nicamente en el
buzn de quejas y sugerencias de los clientes.
Recomendacin

Una problemtica que existe en cuanto al control, es la falta de sistemas

para optimizarlo, tales como el sur de software o personal especializado en
dicho rubor. Asimismo no se utilizan en gran cantidad los documentos
referentes al control, nicamente los presupuestales.
Podra ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control
utilizadas ya que el personal no tiene conocimiento del tema y no existe una
cultura de control de la organizacin.
22. Capacidad de respuesta
Es de vital importancia cumplir con las expectativas de los clientes para la
empresa, pues stos son la base del funcionamiento, por lo que se tiene
una buena capacidad de respuesta para lograr que se encuentren
satisfechos con los servicios recibidos.
Recomendacin
Mantener la atencin a todos los comentarios y sugerencias que se realicen
para mejorar el servicio.
23. Capacitacin
Con respecto a la capacitacin del personal, la direccin lo sonriera como
fundamental para todos los empleados debido al tipo de servicios que se
manejan en la empresa, considerando que todo el personal debe estar
actualizado constantemente en cuanto a la realizacin de sus funciones.
Recomendacin
Se debe priorizar la capacitacin de todos los empelados para que siga
teniendo la imagen que tiene actualmente ante los clientes, y que la
atencin sea de primera calidad.
24. Mejoras, quejas y seguimiento

Existe un buzn de quejas y sugerencias de los cuales se realiza un

seguimiento minucioso de cada una, con la finalidad de mantener un
servicio al cliente ptimo.
Recomendacin
Tomar como base la opinin de los clientes para realizar mejoras en el
servicio y de esta manera incrementar la cartera de stos y mantener los
que ya se encuentran satisfechos con los servicios brindados.
SEGUIMIENTO
Objetivo general
Una vez concluida la auditoria administrativa se pretende definir las propuestas
pertinentes a seguir para da un adecuado seguimiento, as como las
recomendaciones dadas por la investigacin que realiz el equipo auditor.

La implementacin se comprobar en todas las reas en las que la

institucin acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el
equipo auditor.

El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al rea para

implementar las mejoras.

Los resultados obtenidos con la implementacin del o los proyectos

implementados sern evaluados al trmino de un semestre.

Una vez evaluado el resultado del proyecto, se proceder a adecuarlo

conforme a las necesidades del rea para implementar las mejoras como
tales.

Se elaborar un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y

actualizando las recomendaciones implementadas dentro del rea.

El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se consideren

convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.