Professional Documents
Culture Documents
Guide Utilisateur PO
Oracle Applications V11i
Version provisoire
Page 1
SOMMAIRE
INTRODUCTION.............................................................................................................................................................................3
COMMANDE..................................................................................................................................................................................13
3.1
passer une commande standard.................................................................................................................................................13
3.1.1
En-tte de commande standard.........................................................................................................................................13
3.1.2
Lignes de commande standard..........................................................................................................................................14
3.2
CHAMPS PARTICULIERS POUR LE BON DE COMMANDE............................................................................................19
3.2.1
Maquette du bon de commande........................................................................................................................................19
3.2.2
Alimentation des champs pour le bon de commande........................................................................................................20
ETATS..............................................................................................................................................................................................36
7.1
7.2
Page 2
1 INTRODUCTION
2.1
Cliquer
Cliquer
On accde au Menu Principal Oracle V11i. Lutilisateur y visualise toutes les responsabilits
auxquelles il a accs.
Le navigateur (ou menu principal) de chaque responsabilit est personnalisable. Via les
symboles + et - vous pouvez afficher ou non les sous menus. Via les flches vous
pouvez garder en mmoire vos chemins daccs prfrs.
2.2
PRINCIPES GNRAUX
Les champs en jaune sont des champs qui doivent tre obligatoirement saisis
Les champs en blanc sont des champs pour lesquels la saisie est facultative. Il sagit le plus
souvent de champs descriptifs.
Les champs en bleu sont des champs de recherche, ce qui signifie que lon peut rentrer des
critres afin de lancer une recherche.
Les champs griss sont des champs pour lesquels la plupart du temps la saisie est
impossible.
En rgle gnrale, lutilisation de la touche Tabulation lors de la saisie permet de passer par
tous les champs, facultatifs et obligatoires, et donc dempcher les erreurs ou oublis de saisie.
La barre des tches situe en haut de lcran savre trs utile : de gauche droite, on
trouve :
Licne de cration dun nouvel enregistrement : lorsque cela est possible, permet de
rentrer un nouvel enregistrement
La torche de recherche permet de passer en mode recherche lorsque cela est possible ; les
champs pour lesquels on peut rentrer des critres de recherche apparaissent alors en bleu
La boussole de navigation : lorsque plusieurs crans sont ouverts, permet de revenir
directement lcran de navigation (le premier cran louverture de lapplication)
La disquette permet de sauvegarder les donnes saisies. La fermeture dun cran alors que
des donnes non enregistres y ont t saisies provoque lapparition dun message demandant
lutilisateur sil souhaite sauvegarder ce quil a saisi, il vaut mieux toutefois prendre le rflexe
de sauvegarder frquemment aprs chaque saisie.
La gomme permet deffacer tout ce qui a t saisi et non sauvegard. Lutilit principale de
cette icne est que lon ne peut pas sarrter en plein milieu dune saisie, alors que des
champs obligatoires nont pas t remplis, pour fermer la fentre, ou lancer une recherche. Il
faut au pralable vider avec cette icne les champs dj remplis.
Le crayon permet de voir lintgralit dun champ dans une fentre adapte. Bien souvent,
le contenu dun champ est plus grand que la taille de ce dernier et des informations ne sont
pas visibles, sauf si lon clique dans le champ et dplace le contenu, ou alors si lon clique sur
cette icne.
La croix rouge est la croix de suppression. Lusage de cette croix est double tranchant et
doit se faire avec prcaution ; dans la plupart des cas, il vaut mieux dsactiver la valeur ou
contrepasser la pice.
Lorsque lon saisit des valeurs dans un champ, ou lorsque lon effectue une recherche, on peut
bien souvent rapporter les valeurs existantes en cliquant sur la case avec les trois petits points
droite du champ.
Il se peut que cela ne ramne aucune valeur ; cela signifie simplement quaucune valeur na
t saisie pour ce champ.
Ex : ci-dessous dans lcran de Recherche des commandes, on peut accder la liste des
numros de commandes dj existantes en cliquant sur licne Liste de Valeurs.
2.3
RACCOURCIS CLAVIER
Les raccourcis clavier servent essentiellement faciliter la saisie. Une liste de tous les
raccourcis claviers V11i est disponible en faisant CTRL-K tout moment dans Oracle.
Parmi les plus courants, les raccourcis de recherche :
CTRL-F11 pour lancer la recherche. Si lon ne renseigne aucun champ, Oracle ramne alors
tous les enregistrements existants. La navigation se fait alors avec les flches haut et bas.
F4 annule la recherche
2.4
Loutil Folder (ou Dossier ) sert grer la teneur des informations qui sont prsentes
dans certains crans synthtiques de type panneau de synthse des ordres dachat : loutil
Folder sert rajouter ou supprimer des colonnes en visualisation lcran (par consquent il ne
peut servir que dans le cas de certains panneaux en colonnes).
Licne se situe gauche de licne daide, un niveau en-dessous de la barre de menus.
Un seul bouton est utiliser ventuellement, celle qui sert afficher un ou des champs
supplmentaires. Vous pouvez galement utiliser les deux boutons gauche de celui-ci, ils
servent agrandir ou rtrcir la tailler des colonnes.
Ne pas toucher aux autres boutons.
Aprs avoir cliqu sur le bouton daffichage de champs supplmentaires, vous accdez une
fentre de recherche des champs. Lensemble des champs possibles en visualisation y est
expos. Slectionnez alors le champs que vous dsirez visualiser sur le panneau, et cliquez sur
OK.
3 COMMANDE
3.1
Les commandes standards sont la seule option de saisie de commande dfinie pour BPLG.
Chaque ligne dune commande standard peut faire rfrence plusieurs livraisons chacune
ventile sur un compte dimputation.
Responsabilit
Chemin daccs
FR01 Acheteur PO
Commandes > Commandes
Cette
fentre
souvre
CUF: "Champ utilisateur flexible". Ce sont des zones contenant un certain nombre de
champs supplmentaires renseigner, et qui n'apparaissent l'cran qu'une fois que
l'utilisateur a cliqu sur
. En rgle gnrale, les CUF qui contiennent des champs
renseigner (champs obligatoires ou non) apparaissent en blanc, alors que les CUF non
utiliss sont griss.
Pour chaque ligne, on peut dfinir des lieux de livraison de manire plus fine en
slectionnant Livraisons :
Attention : cette clef ne se met pas jour dynamiquement et ne pourra donc tre
gnre quune fois pour une combinaison donne. Il ne faut donc pas changer des
informations comptables aprs la gnration de la clef car celle-ci ne se mettra pas
jour.
Seuls les 8 premiers segments sont renseigns automatiquement et pertinents pour les frais
gnraux, les autres seront 0 :
3.2
Socit : dduite du site fournisseur (rappel : cration d'un site fournisseur par socit),
segment socit de la cl fournisseur.
PCL : la valeur sera dduite de la catgorie dachat.
PCC : la valeur sera dduite du PCL.
Responsable budgtaire : la valeur sera dduite de ladresse de facturation
Centre de cot : saisi par lutilisateur qui saisit la commande dans un CUF obligatoire.
Projet : saisi par lutilisateur dans un CUF obligatoire
Intra : dduite du site fournisseur, segment intragroupe de la cl fournisseur.
Nature budgtaire : saisi par lutilisateur dans un CUF obligatoire
Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Livraisons pour accder lcran
suivant :
5
*
* la premire de toutes les dates de promesse
Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Conditions pour accder lcran
suivant :
6
7
Dans lcran du bon de commande, cliquer sur longlet Rfrence de prix pour accder
lcran suivant :
8
Remise = "blanc" %
Remise = 1 - Prix catalogue/Prix du march %
Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Conditions pour accder lcran
suivant :
Dans lcran du bon de commande, cliquer sur le bouton Livraisons , puis sur le bouton
Imputations pour accder lcran suivant :
1
0
11,1
2
1
3
4.1
La synthse des commandes vous permet de visualiser rapidement les commandes que vous
avez passes, de les ouvrir afin de les modifier ou de les approuver.
Un intrt majeur de cette fentre est de retrouver tout moment des commandes standards
qui vous concernent en tant qu'acheteur.
Responsabilit
FR01 Acheteur PO
Chemin daccs
Commandes > Synthse des commandes
Puis cliquez sur OK et une nouvelle commande est cre identique au document source, vous
avez la possibilit de le modifier comme bon vous semble (ne pas changer dinformations
comptables de lignes de commande existantes car la clef comptable associe ne se mettra pas
jour).
Chemin daccs
Commande > Commande, slectionner le document
approuver puis le bouton Approuver .
Comme aucune hirarchie nest dfinie, tout acheteur peut approuver toute commande.
Lapprobation dune commande permet de pouvoir la rceptionner, gnre des engagements
pour cette commande, et permet de la rapprocher de facture.
Aprs avoir sauvegard une commande et vrifi que la clef comptable a bien t gnre
pour chacune des lignes, cliquer sur le bouton Approuver . Lcran suivant souvre :
Lorsque lon valide (cliquer sur OK ) le statut de la commande passe alors Approuv,
Rserv , et il est possible de saisir des rceptions pour cette facture.
Cliquer
Vrifier que la case Annulation de rservation est bien coche et cliquer sur OK. Le statut
de la commande est alors Nouvelle approbation requise et il est possible deffectuer ses
modifications. Approuver nouveau ensuite.
Attention il est prfrable dannuler ses rceptions avant deffectuer des modifications car il ne
sera par exemple pas possible dabaisser la quantit en dessous de la quantit rceptionne.
Il ne faut surtout pas modifier de cette manire des informations comptables car la cl
comptable de la ligne ne se mettra pas jour automatiquement. Si on souhaite modifier des
informations comptables dune ligne, il faut annuler cette ligne, si on souhaite modifier des
informations comptables de lentte de la commande, il faut annuler cette commande.
Annuler une commande :
Annuler une commande entrane lannulation des engagements de cette commande et cette
commande ne pourra plus tre utilise, il faudra en crer une nouvelle. Il faut annuler toute
rception associe avant dannuler.
Lannulation de commande ne peut se faire que pour une commande approuve. Aller dans le
panneau Commandes > Synthse des commandes .
Sil existe plusieurs lignes dans la commande, se positionner sur la ligne que lon souhaite
annuler (en cliquant dans lun des champs contenant les informations de la ligne) puis cliquer
sur Outil / contrle .
Choisir Annulation de la ligne de commande et cliquer sur OK. Cette ligne ne sera alors plus
visible dans la commande, elle a t supprime.
Chemin daccs
Rception > Rceptions
On a ensuite lentte du bon de rception que lon peut complter ou fermer laide de la
croix :
On arrive ensuite sur le dtail des rceptions saisir pour les diffrentes lignes de la
commande :
Ajuster le
montant de la
rception
Renseigner le
lieu de livraison
Cocher pour
slectionner
cette rception
Sauvegarder
pour valider la
rception puis
fermer le
panneau avec la
croix
Effectuer une rception permet de gnrer en fin de mois des charges payer pour la quantit
rceptionne si celle-ci na pas t rapproche dune facture. Il est donc conseill deffectuer
ses rceptions en fonction des factures qui seront envoyes pour ne pas gnrer des charges
payer trop anticipes. Par exemple pour une prestation pour laquelle on reoit 3 factures, on
rceptionnera 1/3, 1/3, 1/3 en fonction de larrive des factures. Si le prix indiqu sur la facture
ne correspond pas exactement avec le montant de la commande, lajustement sera fait par la
comptabilit au moment du rapprochement commande / facture. Lacheteur ne doit donc faire
correspondre que les quantits commandes avec les quantits rceptionnes, et rceptionner
la totalit de la quantit lorsque la totalit des factures sont arrives, mme dans le cas de
lignes de commande saisies en montant .
Les retours au fournisseur se saisissent dune faon similaire dans le panneau : Rception >
Retours ,
et les corrections sur rception dans le panneau Rception > Corrections.
Pour chacun de ces deux cas, la procdure seffectue en deux temps et de la mme manire :
Par exemple si on a effectu une rception de 30 000 et quon souhaite corriger pour en fait
effectuer une rception de 20 000, il va falloir faire une correction de 10 000 :
Une annulation de rception correspond une correction de la totalit de la
quantit rceptionne.
Rception > Corrections
Le panneau suivant souvre :
Renseigner le
numro de la
commande
corriger
Cliquer sur
Rechercher
Renseigner la
quantit
corriger par
rapport la
quantit
rceptionne,
et cocher la
case
gauche
Sauvegarder
laide de la
disquette
Mettre jour en
allant rechercher
la commande
laide de la
torche,
renseigner
nouveau le
numro de
commande et
cliquer sur
Renseigner
nouveau la
quantit
corriger, cocher
la case
gauche et
sauvegarder
laide de la
disquette. La
correction est
effectue et ces
10000 en
quantit
peuvent
7.1
ETATS
Responsabilit
PO
Chemin daccs
Traitements
Rechercher le Traitement que vous voulez lancer et entrer ses paramtres. Ici on lancera le
Bon de commande pour lexemple mais le principe est le mme pour les autres tats
danalyse.
Permet de choisir
le traitement
lancer
Renseigner les paramtres de lancement voulus dans la fentre des paramtres qui souvre
aprs le choix du traitement.
Permet de copier
un traitement
lanc
prcdemment
7.2
Responsabilit
AP
Chemin daccs
Voir / Traitements
Pour visualiser un tat, cliquer sur le nom de ltat puis sur Voir la sortie.
Pour ensuite le visualiser dans une fentre Internet Explorer, cliquer sur Voir > Copier
fichier aprs avoir cliqu sur Voir la sortie.
Pour rimprimer un tat, cliquer sur Outils/r-imprimer (en haut du panneau), puis saisir les
paramtres de rimpression.
Attention : ltat qui permet dditer le bon de commande doit tre imprim partir dOracle
pour avoir le bon format afin de sadapter la mise sous enveloppe.
8.1
Responsabilit
FR01 Acheteur PO
Chemin daccs
Synthse des fournisseurs
Vous pouvez rechercher un fournisseur donn ou extraire la liste complte des fournisseurs
dans lordre alphabtique. La consultation des fournisseurs ne permet pas la modification ou la
saisie de nouveaux fournisseurs.
NB : En labsence dun tableau rcapitulatif des fournisseurs, utiliser les flches Haut et Bas
pour passer dun fournisseur un autre.
Permet
daccder aux
sites du
fournisseur
8.2
CYCLES DE VALIDATION
Le type de rapprochement choisi est 3 critres : cela signifie quil faut que la quantit
commande, la quantit facture, et la quantit rceptionne soient toutes gales pour navoir
aucun blocage au niveau du paiement de la facture associe une commande.
Voici quelques cycles qui peuvent dcouler dune commande :
Commande
valide
Rception
totale
Rception
partielle
Rapprocheme
nt facture /
commande
Rapprochement
facture partielle
du montant de
la rception /
commande
Rapprochement
facture du
montant total de
la commande /
commande
Validation de
la facture
Validation de
la facture
Blocage
quantit
rceptionne
qui peut
tre lev
Paiement de
la facture
Paiement de
la facture
Leve
manuelle du
blocage
Paiement de
la facture