13

(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Jueves 3 de marzo de 2016
SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia
para la Administracin Pblica Federal y su Anexo nico.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretara de la Funcin
Pblica.- Archivo General de la Nacin.
VIRGILIO ANDRADE MARTNEZ, Secretario de la Funcin Pblica, y MARA DE LAS MERCEDES DE
VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nacin, con fundamento en lo dispuesto en los
artculos 37, fracciones VI, XXV y XXVI, de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en relacin
con el Segundo Transitorio del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de
la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 2 de
enero de 2013; 41, 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, de la Ley Federal de Archivos, as como 22, fracciones
X y XVI, del Estatuto Orgnico del Archivo General de la Nacin, y
CONSIDERANDO
Que la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, en las fracciones I y V del apartado A de su
artculo 6o., establece que toda la informacin en posesin de cualquier autoridad, entidad, rgano y
organismo del Poder Ejecutivo Federal, incluyendo fideicomisos y fondos pblicos, es pblica y slo podr
reservarse temporalmente por razones de inters pblico y seguridad nacional, debiendo documentar todo
acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones y preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados, encontrndose obligados adems a publicar a travs de los medios
electrnicos disponibles, la informacin completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos pblicos y
los indicadores que permitan rendir cuentas del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos;
Que el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, parte del diagnstico que en la Administracin Pblica
existen diversos factores que inciden negativamente en la rendicin de cuentas y el combate a la corrupcin,
por lo que en su estrategia transversal Gobierno Cercano y Moderno seala que, para atender con
oportunidad las demandas ciudadanas y resolver los principales problemas pblicos, se deber impulsar la
transparencia y el acceso a la informacin pblica, y fomentar la participacin de los ciudadanos en las
decisiones gubernamentales, constituyendo herramientas que permitan promover un gobierno eficiente, eficaz
y que rinda cuentas a la poblacin;
Que el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, establece en su estrategia transversal
Gobierno Cercano y Moderno, que es fundamental reconocer que la sociedad se constituye como el pilar en
torno al cual deben disearse y ejecutarse polticas que permitan consolidar un gobierno moderno, cuyos
programas se encuentren enmarcados en una administracin pblica orientada a resultados, que mejore su
desempeo, que transparente el uso de los recursos pblicos, que simplifique la normatividad y trmites
gubernamentales, que contribuya a la reduccin de riesgos o a la solucin de problemas pblicos, que rinda
cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadana, y que utilice las nuevas tecnologas de la informacin y
comunicaciones;
Que con el propsito de instrumentar el modelo de poltica en materia de transparencia y rendicin de
cuentas establecido en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, se observ la
necesidad de unificar y homologar criterios y procedimientos a fin de propiciar una adecuada administracin
de los archivos de modo que se fortaleciera la conservacin del patrimonio documental de la Nacin; de
garantizar el acceso a la informacin pblica, y de hacer de la informacin proactiva un elemento decisivo en
la construccin de un dilogo ms abierto y colaborativo entre la sociedad y el gobierno;
Que la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en las fracciones VI, XXV y XXVI, de su artculo
37, atribuye facultades a la Secretara de la Funcin Pblica para organizar y coordinar el desarrollo
administrativo integral en las dependencias y entidades, para lo cual podr dictar las disposiciones
administrativas que sean necesarias; formular y conducir la poltica general de la Administracin Pblica
Federal para establecer acciones que propicien la transparencia en la gestin pblica, la rendicin de cuentas
y el acceso por parte de los particulares a la informacin que aqulla genere, y promover las estrategias
necesarias para establecer polticas de gobierno electrnico;
Que la Ley Federal de Archivos, en sus artculos 3, fraccin I, 41 y 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII,
establece que corresponde al Archivo General de la Nacin la interpretacin de esta ley Federal en el orden
administrativo; que es el organismo rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta del Poder
Ejecutivo Federal en la administracin de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica
Federal, y que tendr atribuciones para dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la
conservacin y custodia de los documentos histricos del Poder Ejecutivo Federal; establecer polticas para
reunir, organizar y difundir el acervo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
el desarrollo archivstico y la investigacin histrica nacional con base en las mejores prcticas internacionales
adecuadas a la realidad nacional; vigilar y asegurar el cumplimiento de la ley Federal en materia de archivos y
el de sus disposiciones reglamentarias, y dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la
conservacin y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal;
Que en trminos del inciso i) del Considerando Sexto del Acuerdo publicado el 10 de agosto de 2010 en el
Diario Oficial de la Federacin, se estandarizaron bajo criterios de simplificacin administrativa, disposiciones,
polticas y procedimientos que se deben observar en la Administracin Pblica Federal en materia de
transparencia y rendicin de cuentas, cuyo propsito consisti en unificar y simplificar la poltica que facilitara
a los ciudadanos el acceso a una informacin socialmente til y focalizada;
Que bajo tal premisa, se compilaron y actualizaron en un solo instrumento jurdico, la normativa y el
manual aplicable de manera general en las materias de transparencia, rendicin de cuentas, y archivos, segn
el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la
Administracin Pblica Federal y el manual administrativo de aplicacin general en las materias de
transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de julio de 2010 y sus
reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012;
Que el 13 de mayo de 2014 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Reglamento de la Ley
Federal de Archivos, el cual establece, entre otras cosas, la integracin del Sistema Institucional de Archivos y
que el 3 de julio de 2015, se difundieron en el mismo medio oficial, los Lineamientos para la creacin y uso de
sistemas automatizados de gestin y control de documentos y los Lineamientos generales para la
organizacin y conservacin de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, los cuales promueven, por un lado,
el uso de mtodos y tcnicas que garanticen la localizacin y disposicin expedita de documentos
apoyndose en el uso de las tecnologas de la informacin y comunicaciones para mejorar la administracin
de archivos y, por el otro, medidas que aseguren la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y
conservacin de los documentos de archivo en posesin de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo
Federal, respectivamente;
Que el 7 de febrero de 2014 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Decreto por el que se
reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, en
materia de transparencia, en el cual se estableci la facultad del Congreso de la Unin para expedir diversos
ordenamientos legales Generales y Federales en materia de archivos y transparencia, siendo el caso que el 4
de mayo de 2015, se public en el Diario Oficial de la Federacin, la Ley General de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica, y
Que en virtud de lo anterior, y hasta en tanto el Congreso de la Unin expida la legislacin prevista en el
Decreto referido en el considerando que antecede, en materia de archivos y transparencia, es necesario
ajustar algunas disposiciones, criterios o procedimientos de aplicacin general para las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, en beneficio de la eficiencia y eficacia del servicio pblico; por
lo que he tenido a bien expedir el siguiente
ACUERDO QUE TIENE POR OBJETO EMITIR LAS DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS
DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL Y SU ANEXO
NICO
Ttulo Primero
De las Disposiciones Generales
Captulo I
Del mbito de Aplicacin y Definiciones
1.
Las presentes disposiciones generales y su anexo nico, tienen por objeto establecer las polticas,
disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y transparencia
que se debern observar en el Gobierno Federal.
El lenguaje empleado en este instrumento no pretende generar ninguna clase de discriminacin, ni
marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas a un
gnero u otro representan tanto al masculino como al femenino, abarcando ambos sexos.
Las presentes disposiciones generales y su anexo nico podrn servir de marco de referencia y de
buenas prcticas, para los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder
Ejecutivo Federal.
(Primera Seccin)
2.
DIARIO OFICIAL
Para los efectos de las presentes disposiciones generales, sin perjuicio de que se mencionen en
plural o singular, se entender por:
I.
Definiciones:
Acta de baja documental: Documento oficial que certifica que prescribieron los valores
administrativos, legales, fiscales o contables de la documentacin generada por una
dependencia o entidad y que permite la accin de ejecutar la destruccin de documentos de
archivo por no contener valores histricos.
Acta de transferencia secundaria: Documento oficial que certifica que la documentacin
generada por una dependencia o entidad posee valores evidenciales, testimoniales e
informativos con el objeto de ser transferidos a un archivo histrico.
Anexo nico: Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administracin
Pblica Federal.
Archivo: Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las
dependencias y entidades.
Archivo de concentracin: Unidad responsable de la administracin de documentos cuya
consulta es espordica y que permanecen en sta hasta su destino final.
Archivo histrico: Fuente de acceso pblico y unidad responsable de administrar, describir,
conservar y divulgar la memoria documental institucional, as como la integrada por documentos
o colecciones documentales facticias con valor permanente y de relevancia para la memoria
nacional.
rea coordinadora de archivos: Componente normativo del sistema institucional de archivos
creado para desarrollar criterios en materia de organizacin, administracin y conservacin de
archivos; elaborar en coordinacin con las unidades administrativas los instrumentos de control
archivstico; coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin;
establecer un programa de capacitacin y asesora archivsticos; coadyuvar con el Comit en
materia de archivos, y coordinar con la Unidad de Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones la formalizacin informtica de las actividades antes sealadas para la
creacin, manejo, uso, preservacin y gestin de archivos electrnicos, as como la
automatizacin de los archivos.
Audiencias estratgicas: Organizaciones de la sociedad civil, colegios de profesionistas,
cmaras empresariales, organismos gremiales y otros actores clave de la sociedad, de la
academia o del sector privado cuya relevancia en la vida pblica nacional pueda facilitar la
difusin y asimilacin de la informacin socialmente til. Los lderes de opinin o expertos en
temas de inters pblico, as como los particulares podrn considerarse audiencia estratgica,
por su relevancia en la vida pblica nacional.
Baja documental: Eliminacin de aquella documentacin que ha prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos.
Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establece los
valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de
reserva o confidencialidad y el destino final.
Clasificacin archivstica: Proceso de identificacin y agrupacin de
homogneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
expedientes
Comit: Instancia de carcter colegiado encargada de instituir, coordinar y supervisar, en

trminos de las disposiciones aplicables, las acciones y los procedimientos para asegurar la
mayor eficacia en la gestin de las solicitudes en materia de acceso a la informacin.
Conservacin: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas o correctivas destinados a
garantizar la integridad fsica de los documentos de archivo sin alterar la informacin contenida
en los mismos.
Consulta: Acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las
normas y polticas establecidas para ello.
Correspondencia: Comunicaciones oficiales sustentadas en documentos que fluyen de un
destino a otro.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Dependencias: Secretaras de Estado y sus rganos administrativos desconcentrados,

Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal, Oficina de la Presidencia de la Repblica, rganos
Reguladores Coordinados en materia energtica, y Procuradura General de la Repblica.
Destino final: Seleccin sistemtica de los expedientes de los archivos de trmite o
concentracin cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o
transferirlos a un archivo histrico.
Dictamen de destino final: Documento oficial mediante el cual se da a conocer el anlisis e
identificacin de los valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones.
Digitalizacin: Tcnica que permite la migracin de informacin que se encuentra guardada de
manera analgica (soportes en papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm u otros) a una
que slo puede leerse o interpretarse con una infraestructura informtica.
Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad
o funcin por dependencias o entidades, o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas,
etctera).
Documento de archivo electrnico: El que registra un acto administrativo, jurdico, fiscal o
contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de
la dependencia o entidad, que requiere de un dispositivo electrnico para su registro,
almacenamiento, acceso, lectura, transmisin, respaldo y preservacin.
Documentacin de comprobacin administrativa inmediata: Aqulla creada o producida por
una dependencia o entidad o individuo en forma natural en funcin de una actividad
administrativa. Es identificada como comprobante de la realizacin de un acto administrativo
inmediato, tales como: vales de servicio de fotocopiado, minutarios en copias, registros de
visitantes, facturas de correspondencia, tarjetas de asistencia, etctera. Su vigencia documental
es inmediata o no deber exceder el ao de guarda en el archivo de trmite, por lo que no se
deber transferir al archivo de concentracin y su baja deber darse de manera inmediata al
trmino de su vigencia.
Documento contable: Documentos originales que generan y amparan registros en la
contabilidad de las dependencias o entidades y demuestran que recibieron o proporcionaron, en
su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o integraron
dinero en efectivo o ttulos de crdito o sufrieron transformaciones internas o eventos
econmicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.
Ejercicio de participacin ciudadana: Proceso de integracin de actores estratgicos del
sector privado y/o de la sociedad civil, en la formulacin de mejoras en las polticas pblicas a
partir de los criterios y/o lineamientos que para tal efecto, determine la UPTCI.
Entidades: Organismos pblicos descentralizados, empresas de participacin estatal
mayoritaria, y los fideicomisos pblicos que en trminos de la Ley Orgnica de la Administracin
Pblica Federal y de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales sean considerados
entidades de la Administracin Pblica Federal Paraestatal. Las Empresas Productivas del
Estado podrn considerarse entidades en los casos en que no se contravenga el rgimen
especial y las facultades que les otorgan sus leyes especficas.
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados lgica y cronolgicamente, y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite.
Firma Electrnica Avanzada: Conjunto de datos y caracteres que permiten la identificacin del
firmante, que ha sido creada por medios electrnicos bajo su exclusivo control, de manera que
est vinculada nicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea
detectable cualquier modificacin ulterior de stos, la cual produce los mismos efectos jurdicos
que la firma autgrafa.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por la dependencia o
entidad, que se identifica con el nombre de stas.
Formatos abiertos: Conjunto de caractersticas tcnicas y de presentacin de la informacin
que corresponden a la estructura lgica usada para almacenar datos de forma integral y
facilitan su procesamiento digital, cuyas especificaciones estn disponibles pblicamente y que
permiten el acceso sin restriccin de uso por parte de los usuarios.
Franqueo: Actividad realizada para registrar el importe de cualquier envo y para imprimirlos en
los sobres enviados a travs del Servicio Postal Mexicano.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Gestin documental: Tratamiento integral de la documentacin a lo largo de su ciclo vital a

travs de la ejecucin de procesos de produccin, organizacin, acceso y consulta,
conservacin, valoracin y disposicin documental.
Glosa: Ordenar, previa verificacin, los documentos que forman un expediente de forma lgica
y cronolgica.
Grupos de apoyo: Equipo de servidores pblicos adscritos a las unidades administrativas de
las dependencias y entidades, aprobado por su Comit para que coadyuven con este ltimo y/o
con la Unidad en la realizacin de actividades asignadas especficamente, as como aquellos
que la Unidad de las coordinadoras de sector promuevan integrar con servidores pblicos de la
propia dependencia o de otros actores del sector pblico, privado, acadmico y/o social para
fines especficos.
Gua: Formato que la empresa de mensajera proporciona para realizar los envos
correspondencia.
de
Informacin proactiva: Informacin que bajo criterios de accesibilidad, confiabilidad,

verificabilidad, veracidad, oportunidad, comprensibilidad y actualidad es difundida por las
dependencias y entidades, sin que necesariamente medie una solicitud de acceso a la
informacin o se encuentre contenida dentro de la normatividad aplicable como obligacin de
oficio.
Informacin socialmente til: Informacin proactiva con propsitos especficos, que propicia
la generacin de conocimiento pblico y contribuye a mejorar la toma de decisiones de los
ciudadanos y de las autoridades.
Instrumento de consulta: Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o
instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del
control administrativo e intelectual de los documentos, tales como, gua general, inventario o
catlogo.
Integridad: Atributo de un documento de archivo que garantiza que la informacin contenida en
l no ha sufrido alteraciones y que es exacta y veraz.
Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos de archivo y su administracin a travs del tiempo, y que sirven para identificarlos,
facilitar su bsqueda, administracin y control de su acceso.
Muestreo: Operaciones por las que, en el curso de una seleccin y en vista de su
conservacin, se retienen algunos documentos siguiendo criterios determinados a fin de inferir
el valor de una o varias caractersticas del conjunto, y que pueden ser de los tipos de muestreo
siguientes:
a)
Selectivo o cualitativo: Aquel que trata de conservar los documentos ms importantes o

significativos;
b)
Sistemtico: Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina

peridicamente, conservando un ao, un mes, o bien los expedientes, ordenados
alfabticamente, correspondientes a una letra o conserva numricamente un expediente
de cada serie eliminada, y
c)
Aleatorio: Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser
igualmente representativos.
Organizacin: Conjunto de operaciones intelectuales y mecnicas destinadas a la clasificacin,

ordenacin y descripcin de las distintas agrupaciones documentales con el propsito de
agrupar, consultar y recuperar, eficaz y oportunamente la informacin (identificacin,
clasificacin, ordenacin y descripcin). Las operaciones intelectuales consisten en identificar y
analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las
operaciones mecnicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicacin fsica de
los expedientes.
Periodo de reserva: Plazo que se determina para negar el acceso a un documento o a alguna
de sus partes, por ubicarse en los supuestos previstos en la normatividad aplicable en la
materia.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Procedimiento: Sucesin cronolgica de actos concatenados entre s, que se constituyen en

una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito
predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas de los
servidores pblicos, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y
tecnolgicos y la aplicacin de mtodos de trabajo.
Produccin: Proceso a travs del cual se lleva a cabo la recepcin, distribucin y trmite de los
documentos de archivo.
Recurso de revisin: Medio de impugnacin previsto en la legislacin aplicable en materia de
transparencia.
Registro Central: Sistema de control que comprende las actividades encaminadas a custodiar
y proteger el acervo histrico, con el objeto de registrar informacin til para los usuarios.
Resolucin: Determinacin que emite el Comit o el INAI en ejercicio de sus funciones.
Responsable del archivo de concentracin: Servidor pblico nombrado por el titular de la
dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivstica, encargado del acervo
documental semiactivo.
Responsable del archivo de trmite: Servidor pblico nombrado por el titular de cada unidad
administrativa, quien definir su nivel jerrquico, encargado del acervo documental en la unidad
administrativa de su adscripcin.
Responsable del archivo histrico: Servidor pblico nombrado por el titular de la
dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivstica, encargado del acervo
documental con valores secundarios.
Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.
Servidores pblicos: Toda persona que desempee un empleo, cargo o comisin de cualquier
naturaleza en una dependencia o entidad, incluidas las que manejen o apliquen recursos
pblicos federales.
Sesin: Reunin del Comit para deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia.
Sistema de control de gestin interna: Aplicacin informtica establecida en una
dependencia o entidad, para el turno, gestin y respuesta de solicitudes.
Sistema de ndices de expedientes reservados: Aplicacin informtica establecida por el
INAI para que las dependencias y entidades realicen el registro, notificacin y actualizacin de
sus ndices de expedientes reservados.
Solicitante: Persona fsica o moral, nacional o extranjera, que presente una solicitud de
acceso.
Solicitud de acceso a la informacin: Escrito libre, en formato impreso o electrnico, que los
solicitantes utilizan para presentar un requerimiento de informacin.
Soporte: Material fsico en el que se registra la informacin, tales como papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnticos, pelculas y fotografas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categora diplomtica.
Titular de la unidad administrativa: Servidor pblico responsable de la unidad administrativa.
Titular de la Unidad: Servidor pblico responsable de la Unidad.
Transferencia: Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un
archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico
(transferencia secundaria).
Transparencia focalizada: Conjunto de acciones gubernamentales orientadas a identificar o
generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir informacin socialmente til.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Unidad: Instancia de carcter colegiado encargada de recabar y difundir la informacin de las

obligaciones en materia de transparencia y de propiciar que la misma se actualice
peridicamente, conforme a la normatividad aplicable.
Unidad administrativa: rea a la que se confieren atribuciones especficas en el reglamento
interior, estatuto orgnico o disposicin equivalente dentro de las dependencias y entidades.
Unidad de correspondencia: rea encargada de brindar los servicios centralizados de
recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de las dependencias o entidades,
conocidas genricamente como oficiala de partes o ventanilla nica.
Valor documental: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin (valores
primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos histricos (valores
secundarios).
Valoracin documental: Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores
documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.
Versin pblica: Documento que se obtiene despus de haber protegido o eliminado las
partes o secciones clasificadas como informacin reservada o confidencial.
Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes y aplicables.
II.
Siglas y acrnimos:
AGN: Archivo General de la Nacin.
AEIDA: Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos
de la Administracin Pblica Federal.
CONALITEG: Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
CA: Coordinador de archivo, responsable del rea coordinadora de archivo.
DGATAPF: Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la
Administracin Pblica Federal.
INAI: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacin y Proteccin de
Personales.
Datos
LFA: Ley Federal de Archivos.

LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
LGBN: Ley General de Bienes Nacionales.
LGOCAPEF: Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos del
Poder Ejecutivo Federal.
MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicacin General en materia de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
OIC: rgano interno de control en la dependencia o entidad.
RAC: Responsable del archivo de concentracin.
RAT: Responsable del archivo de trmite.
RAH: Responsable del archivo histrico.
RLFA: Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
RLFTAIPG: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
SPD: Servidor Pblico Designado. Son los servidores pblicos designados por el titular de la
unidad administrativa a la que se encuentren adscritos y que tienen bajo su responsabilidad las
obligaciones referidas en este manual.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
SPH: Servidor Pblico Habilitado. Son los servidores pblicos designados por el titular de la
Unidad para recibir y dar trmite a las solicitudes de acceso a la informacin, en unidades
administrativas distintas a la Unidad de la dependencia o entidad.
TIC: Tecnologas de la informacin y comunicaciones.
UARRM: Unidad administrativa responsable de los recursos materiales.
UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
UPTCI: Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de la Secretara de
la Funcin Pblica.
Captulo II
De los Responsables de su Aplicacin
3.
Corresponder a los titulares de las dependencias y entidades, conforme al mbito de sus

respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan las polticas,
disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos, transparencia
y, rendicin de cuentas en los trminos del presente Acuerdo y su anexo nico.
4.
Los titulares de las dependencias y entidades, en el mbito de sus respectivas atribuciones, se

asegurarn de:
I.
Abstenerse de emitir o de dejar sin efecto, disposiciones, acuerdos, normas, lineamientos,

oficios circulares y procedimientos, de carcter interno, que no deriven de facultades
expresamente previstas en leyes o reglamentos, relacionadas con las materias objeto de las
presentes disposiciones generales y su anexo nico, y
II.
Propiciar y verificar que se cumplan las disposiciones que emita el AGN a fin de garantizar la
gestin documental, as como las determinaciones y resoluciones del INAI en materia el acceso
a la informacin y de proteccin de datos.
5.
La aplicacin de las polticas, disposiciones, acciones, y procedimientos administrativos contenidos

en las presentes disposiciones generales y su anexo nico, corresponde a los servidores pblicos,
conforme a las atribuciones o funciones que les confieren las disposiciones jurdicas aplicables.
6.
Las disposiciones generales en las materias de archivos y de transparencia y su anexo nico, podrn
revisarse por el AGN y por la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de
la Secretara de la Funcin Pblica para efecto de su actualizacin, en mbito de sus respectivas
atribuciones.
7.
Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad
presupuestaria, capacitarn en materia de administracin y gestin documental a los servidores
pblicos que sean responsables de las reas de coordinacin de archivo, de los archivos de
concentracin, histrico, y de trmite, as como al personal que integre las unidades de
correspondencia y de las reas de tecnologas de la informacin y comunicaciones, a efecto de que
cuenten con los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes requeridos en las presentes
disposiciones generales.
Ttulo Segundo
De la Administracin de Archivos y Gestin Documental
Captulo I
De la Administracin de la Correspondencia y los Archivos
8.
En trminos de la Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los LGOCAPEF y los Lineamientos para
la creacin y uso de Sistemas Automatizados de Gestin y Control de Documentos, las
dependencias y entidades debern observar lo siguiente:
I.
Los sistemas institucionales de archivos contarn con una estructura organizacional operativa
tanto para la coordinacin de archivos como rea normativa, como para los archivos de trmite,
concentracin y en su caso, histrico.
II.
El coordinador de archivos deber:

a)
Elaborar y establecer criterios especficos en materia de administracin de archivos y

gestin documental;
(Primera Seccin)
III.
9.
DIARIO OFICIAL
b)
Elaborar, de manera conjunta con los responsables de los archivos de trmite, de

concentracin y en su caso, histrico, el Cuadro general de clasificacin archivstica, el
Catlogo de disposicin documental y el Inventario general;
c)
Establecer un programa de capacitacin y asesora archivstica;
d)
Elaborar el Plan anual de desarrollo archivstico en el que debe quedar incluido el

programa de capacitacin en materia de archivos;
e)
Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base

en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el AGN, y
f)
Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin de la dependencia o entidad de

que se trate, las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin
de documentos electrnicos;
Realizar, a travs del responsable de la coordinacin de archivos y de sus unidades

administrativas y, en su caso, con el apoyo del AGN, las acciones necesarias para la
administracin de archivos y gestin documental, a fin de garantizar la organizacin,
disponibilidad, localizacin, integridad y conservacin de los archivos.
Corresponder a las dependencias y entidades, adems de elaborar los instrumentos de control

archivstico, establecer los mtodos y mecanismos necesarios para regular y controlar la produccin,
organizacin, acceso y consulta, valoracin y destino final, para lo cual observarn lo siguiente:
I.
Identificar plenamente la documentacin para su destino final de acuerdo con el Catlogo de

disposicin documental vigente, en apego al artculo 6, fraccin XVIII de La Ley General de
Bienes Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporacin de los mismos.
II.
Integrar sus expedientes de baja documental y transferencia secundaria, conforme

siguiente:
a)
a lo
Para el expediente de baja documental: acuse de la solicitud de dictamen de destino final

enviada al AGN, declaratoria de prevaloracin, ficha tcnica de prevaloracin e inventario
de baja, oficio de respuesta emitido por el AGN, dictamen de destino final, acta de baja
documental y acta circunstanciada.
En caso de documentacin contable original gubernamental adems debe incluir: oficio de
autorizacin de la baja de archivo contable original gubernamental y cdula de control de
baja de archivo contable original gubernamental, y
b)
III.
10.
Para el expediente de transferencia secundaria: acuse del oficio de solicitud de dictamen

de destino final, oficio de respuesta a la solicitud de dictamen de destino final, dictamen de
destino final, acta de transferencia secundaria, inventario de transferencia secundaria,
ficha tcnica de prevaloracin y declaratoria de prevaloracin;
La documentacin contable identificada con probable valor histrico, de acuerdo con la Norma
de Archivo Contable Gubernamental, ser objeto de transferencia secundaria en apego a los
criterios tcnicos archivsticos emitidos por el AGN.
Corresponder a las dependencias y entidades determinar las reas administrativas encargadas de

recibir y entregar correspondencia oficial, controlar y despachar la correspondencia de entrada y
salida adoptando medidas y mecanismos eficientes para el almacenamiento, proteccin
y
salvaguarda de la documentacin que se genere, debiendo observar lo siguiente:
I.
Implementar un sistema que permita la eficiente y oportuna administracin de la

correspondencia, para que la recepcin, registro, control, seguimiento y despacho de
documentacin y de paquetera oficial interna y externa, se realice con la formalidad y
oportunidad que permita salvaguardar su atencin;
II.
Para la recepcin de documentos o paquetera, el sistema manual o informtico deber asignar:

a)
Folios consecutivos;
b)
Fecha y hora de recepcin;
c)
Destinatario;
d)
Remitente;
e)
Tipo de documento;
f)
Nmero de documento;
III.
IV.
V.
VI.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
g)
Descripcin breve del asunto;
h)
Observaciones;
i)
Anexos, y
j)
Los dems que se estimen pertinentes en atencin a la naturaleza de las funciones y

atribuciones de la dependencia o entidad o que sean necesarios por disposicin legal,
reglamentaria o administrativa;
Para el caso de envos de correspondencia, documentos o paquetera, el sistema deber

permitir el registro de:
a)
rea o unidad administrativa que solicita o realiza el envo;
b)
Tipo de documento, paquete o correspondencia;
c)
Nmero del documento;
d)
Fecha del documento;
e)
Nivel de importancia;
f)
Nmero de gua que ampara el envo;
g)
Modalidad de entrega, y
h)
Aquellos que se estimen indispensables para el adecuado control y seguimiento de la

correspondencia oficial;
En la recepcin fsica de la correspondencia, mensajera o paquetera, el rea administrativa

encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial, identificar el acuse de recibo
correspondiente, el cual contendr:
a)
Sello;
b)
Fecha;
c)
Hora de la recepcin;
d)
Nombre y firma del servidor pblico habilitado para recibir;
e)
Nmero de fojas que integran el documento, y
f)
La descripcin de las copias, fotos, discos u otros elementos anlogos que se anexen al
escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda sin anexos;
En la recepcin fsica de la correspondencia, mensajera o paquetera, el rea administrativa

encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial deber:
a)
Abstenerse de recibir documentos de carcter judicial o administrativo que prevean un

plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligacin a cargo de las reas
de la dependencia o entidad, los cuales debern ser entregados directamente en las reas
o unidades administrativas encargadas de su tramitacin;
b)
Abstenerse de recibir documentos de carcter eminentemente personal, tales como:

estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, as como
notificaciones judiciales, boletaje de transportacin terrestre o areo, publicidad y
anlogos a los sealados, y
c)
Abstenerse de recibir animales, fluidos o tejido orgnico, alimentos, dinero, valores,

documentos contables o negociables, objetos frgiles o valiosos, sustancias o residuos
peligrosos; armas de cualquier tipo, artculos perecederos o de fcil descomposicin,
entre otros;
Cuando se trate de mensajera con la leyenda de clasificado, reservado o confidencial, o de

sobres cerrados, slo sern recibidos por el rea encargada de recibir y entregar la
correspondencia oficial siempre que puedan capturarse en el sistema manual o informtico los
datos mnimos de identificacin; en caso contrario se remitir al destinatario, sin necesidad de
ulterior trmite;
VII. El responsable de la administracin de la correspondencia oficial propondr, con base en las

caractersticas de la dependencia o entidad y de sus unidades administrativas, la ubicacin y
los horarios de atencin para la recepcin y envo de la correspondencia, los cuales sern
autorizados, previa opinin de la unidad o rea jurdica, por el oficial mayor u homlogo, quien
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
se encargar de instruir su difusin en los portales de internet de la dependencia o entidad y

mediante cartelones, distintivos o sealamientos ubicados en los lugares de acceso al rea
donde se localice la recepcin de correspondencia;
VIII. Tratndose de documentos y asuntos de carcter judicial o administrativo que prevean plazos
legales o mandatos de autoridad que impliquen una obligacin a cargo de las reas o unidades
de las dependencias y entidades, sern entregados y recibidos en los horarios que determinen
las reas competentes;
IX.
En materia de documentos o paquetera oficial, el rea administrativa encargada de recibir y

entregar la correspondencia oficial, asignar niveles de importancia, conforme las instrucciones
del rea o unidad solicitante del envo y tomar en cuenta los tiempos de distribucin de la
correspondencia recibida, as como los horarios de recepcin para envos locales y forneos a
travs de los servicios de mensajera y paquetera;
X.
Para el caso de envos de mensajera y paquetera, nacional e internacional, el rea o unidad

administrativa solicitante deber atender las restricciones de seguridad establecidas por las
empresas prestadoras del servicio e invariablemente debern proporcionar:
XI.
11.
12.
a)
Nombre completo del servidor pblico, cargo y unidad administrativa remitente;
b)
Nombre completo de la persona, cargo, rea o unidad administrativa y dependencia,

organismo o entidad destinataria;
c)
Domicilio del destinatario y remitente que incluyan calle, nmero exterior en su caso
interior, oficina, piso, colonia, cdigo postal, delegacin o municipio, estado y pas;
d)
Identificacin de la correspondencia que refleje su relevancia para manejo, trmite y envo,

mediante leyendas tales como: relevante, confidencial o urgente;
e)
Solicitud y gua respectiva, en caso de contar con el servicio contratado de mensajera, y
f)
Otros requisitos que resulten indispensables para el envo de la correspondencia al interior

o exterior del pas;
En caso de prdida, destruccin, sustraccin o dao de la correspondencia oficial, el rea

encargada de su administracin proceder a comunicarlo al titular del rea de su adscripcin,
quien a su vez informar por escrito al remitente y al destinatario para adoptar las medidas que
resulten necesarias y obtener su reposicin y, en caso de advertir negligencia o actos ilcitos,
proceder a dar vista de los hechos a la autoridad competente.
Como parte del sistema institucional de archivos, todo documento generado en el ejercicio de las
funciones de los servidores pblicos deber:
I.
Ser tratado conforme a los principios y procesos archivsticos, independientemente del soporte
en que se encuentren;
II.
Integrarse a expedientes con base en la lgica administrativa en la que se genera un asunto, en

forma cronolgica para dar la trazabilidad al trmite que se origin, y
III.
Los expedientes en soporte papel que por su tamao lo requieran, deben ser integrados en
legajos para facilitar su manipulacin, consulta y as evitar prdida o sustraccin de la
informacin.
La documentacin de comprobacin administrativa inmediata debe ser identificada y registrada en un

listado general que detalle los tipos documentales, as como su vigencia, el cual debe ser
incorporado al Catlogo de disposicin documental vigente, debindose observar asimismo lo
siguiente:
I.
La documentacin de comprobacin administrativa inmediata podr ser eliminada con base en

el listado general de los documentos de comprobacin administrativa inmediata que genera la
dependencia o entidad de acuerdo con el artculo 6, fraccin XVIII de la Ley General de Bienes
Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporacin de los mismos;
II.
La eliminacin de la documentacin de comprobacin administrativa inmediata no requiere del

dictamen de destino final emitido por el AGN, y
III.
La vigencia de la documentacin de comprobacin administrativa inmediata no exceder de un

ao y no deber transferirse al archivo de concentracin.

13.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Para consulta y prstamo de los expedientes, las dependencias y entidades debern observar lo
siguiente:
I.
El titular de la unidad administrativa designar a los servidores pblicos autorizados para

solicitar el prstamo y consulta de expedientes de archivo;
II.
Cuando los expedientes de la documentacin en trmite se encuentren ubicados en las

unidades administrativas bajo custodia del servidor pblico que genera la documentacin, ser
suficiente que los responsables de los archivos de trmite lleven un control de los expediente
mediante inventarios documentales que permitan conocer la ubicacin de los mismos y del
servidor pblico que los tiene bajo su cuidado;
III.
Cuando los expedientes en los archivos de trmite o de concentracin contengan informacin

clasificada en los trminos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos
archivos debern verificar que los servidores pblicos se encuentren acreditados previamente
para prstamo y consulta, y
IV.
Corresponder al responsable de los archivos de trmite y concentracin asegurarse de que se

cuenten con los registros de firmas actualizados de aquellos servidores pblicos designados
para recibir un prstamo y consultar los expedientes sealados en las fracciones I y III del
presente numeral.
14.
Las dependencias y entidades establecern mecanismos que garanticen que los servidores pblicos
que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisin, devuelvan los expedientes que hayan
solicitado al archivo de trmite, de concentracin, o en su caso, al histrico, mediante la liberacin de
no existencia de prstamos en los archivos de la unidad administrativa; al efecto, las reas
competentes instrumentarn los procedimientos para observar esta disposicin.
15.
Las dependencias y entidades garantizarn la identificacin, registro, administracin y acceso a los

documentos de archivo, apoyndose en el uso de TIC, considerando al efecto lo previsto en la Ley
Federal de Archivos, su Reglamento y los Lineamientos para la Creacin y Uso de Sistemas
Automatizados de Gestin y Control de Documentos.
Captulo II
De los Documentos de Archivo Electrnicos
16.
Adems de lo previsto en las disposiciones aplicables, las dependencias y entidades tomarn en

cuenta los siguientes aspectos para la administracin de documentos de archivo electrnicos:
I.
II.
Establecer en el Plan anual de desarrollo archivstico, las acciones que garanticen los
siguientes procesos en la gestin documental electrnica:
a)
Incorporacin;
b)
Registro;
c)
Clasificacin;
d)
Asignacin de acceso y seguridad;
e)
Valoracin documental;
f)
Almacenamiento;
g)
Uso y trazabilidad, y
h)
Destino final;
Para garantizar el uso y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, la estrategia

de conservacin a largo plazo debe contemplar al menos que la informacin sea:
a)
Legible en el futuro: La informacin electrnica, al ser una secuencia de bits, deber ser
accesible en los sistemas informticos, al menos, en los que se cre, se almacena, se
accede a ella, o en los que se utilizarn para su almacenamiento futuro;
b)
Entendible: Las instrucciones para su comprensin debern conservarse as como

cualquier tipo de documentacin que ayude a la computadora a comprender las
secuencias de bits, por ejemplo, los metadatos incluidos o vinculados a un documento
redactado por un procesador de textos;
(Primera Seccin)
17.
DIARIO OFICIAL
c)
Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de
nico con base en lo establecido en los Lineamientos para la creacin y uso de Sistemas
Automatizados de Gestin y Control de Documentos, los LGOCAPEF y dems
disposiciones aplicables;
d)
Recuperable: La recuperacin de los documentos depende del software debido a que a

travs de ste logra la vinculacin de la estructura lgica de los objetos de informacin con
su ubicacin fsica en un depsito;
e)
Comprensible: La informacin para que sea comprensible, no basta slo que se conserve
su contenido, sino que es necesario conservar sus contextos de creacin y uso, es decir,
sus metadatos, que son los que aaden significado al contenido informativo, y
f)
Autntica: La informacin autntica es aquella fiable debido a que a lo largo del tiempo no
ha sido alterada, por lo que para conseguir esta autenticidad, se debe garantizar:
i.
Transferencia y custodia: La estrategia de conservacin de la informacin debe

contar con mecanismos de transferencia fiables que aseguren que se mantendr
inalterada aquella que llegue del entorno de produccin;
ii.
Entorno de almacenamiento: El entorno de almacenamiento debe ser estable y no

hostil para los soportes de conservacin de la informacin, y
iii.
Acceso y proteccin: La informacin debe contar con restricciones de acceso bien

definidas, as como con medios para protegerla de toda alteracin accidental o de
mala fe. Algunas de estas protecciones son tecnolgicas, como son soportes
magnticos y pticos no reescribibles o regrabables, arquitecturas cliente-servidor
seguras de slo lectura, algoritmos de compresin que funcionan como huellas
digitales, entre otras.
Para el control, conservacin y disposicin de archivos electrnicos se podr atender a lo establecido

en los Lineamientos para la creacin y uso de Sistemas Automatizados de Gestin y Control de
Documentos.
Cuando no exista un sistema automatizado para la gestin de documentos, se establecern las
bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos establecidos.
18.
Para emprender proyectos de digitalizacin de documentos, las dependencias y entidades debern

observar lo siguiente:
I.
El proyecto de digitalizacin se contemplar en el Plan anual de desarrollo archivstico en el que

deber quedar establecida la finalidad de la digitalizacin dependiendo del ciclo vital de la
documentacin objeto de dicho procedimiento;
II.
Todos los grupos documentales sujetos a digitalizar deben estar organizados (identificados,
clasificados, ordenados y descritos) con base en el Cuadro general de clasificacin archivstica
y haber sido valorados conforme al Catlogo de disposicin documental;
III.
Realizar una planificacin detallada para la viabilidad del proyecto de digitalizacin que
considere:
IV.
a)
Un riguroso anlisis legal, de costo-beneficio y de tiempo, e
b)
Indicar claramente los beneficios esperados frente al costo de la inversin a realizar;

adems de los recursos de presupuesto necesarios para adelantar los proyectos
respectivos, tanto en materia de organizacin de los documentos como en los procesos
tecnolgicos inherentes a la captura de las imgenes, tales como la descripcin de los
documentos, la construccin de los ndices y el control tcnico de calidad, y las
actividades que pueden demandar recursos considerables del presupuesto asignado al
proceso de digitalizacin;
La planificacin deber expresarse en un plan de digitalizacin de documentos de archivo que

contemple al menos los siguientes aspectos:
a)
Descripcin de las necesidades de los usuarios;
b)
Justificacin;
c)
Viabilidad tcnica y econmica;
d)
Beneficios esperados;
DIARIO OFICIAL
e)
Objetivos generales y especficos;
f)
Alcance;
g)
Plan de trabajo;
h)
Anlisis y seleccin de los grupos documentales a digitalizar;
i)
Descripcin de las fases del proceso de digitalizacin;
j)
Gestin de riesgos;
k)
Adopcin de estndares de preservacin a largo plazo, y
l)
Polticas de seguridad de la informacin;
(Primera Seccin)
V.
Los documentos digitalizados debern administrarse con un sistema automatizado de gestin

de documentos que permita registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo
electrnicos, vinculndolos con los de soporte papel;
VI.
Conservar el documento en soporte papel aun cuando haya sido digitalizado, a menos que
exista disposicin legal, contable o administrativa que determine la eliminacin o baja, misma
que debe ser reflejo de lo establecido en el Catlogo de disposicin documental, y
VII. Asegurar la inalterabilidad de la informacin garantizando, mediante la tecnologa que se utilice,

que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.
19.
La digitalizacin de documentos de archivo podr tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital
del documento y a las necesidades de cada dependencia y entidad, por lo que se podr implementar,
entre otros, para:
I.
II.
III.
Migracin de informacin de soporte fsico a digital, con la finalidad de integrar expedientes

electrnicos y optimizar un flujo de trabajo para un proceso en especfico, para lo cual se
tomar en cuenta lo siguiente:
a)
Se podr realizar en unidades de correspondencia, oficiala de partes u oficinas de

atencin al pblico, las cuales requieren control y trmite inmediato debido a que generan
altos volmenes de documentacin, con lo cual se integraran expedientes electrnicos
tipo con documentos digitales;
b)
Todos los documentos digitalizados formarn parte de expedientes electrnicos asociando

las imgenes con las series documentales, y sern clasificados a partir del Cuadro general
de clasificacin archivstica, determinando su valor y vigencia con base en el Catlogo de
disposicin documental, y
c)
Se deben aplicar los procesos de depuracin y transferencia mediante el estudio

pormenorizado, de acuerdo con el Catlogo de disposicin documental, de las series
documentales a digitalizar, del que resultar el establecimiento de los valores primarios y
secundarios de stas;
Consulta de documentacin semiactiva con la finalidad de tener disponibles y accesibles los

documentos e informacin; para servir de apoyo a los programas de evaluacin y calidad, y
para facilitar y soportar la toma de decisiones. En este tipo de procedimiento se considerarn
los aspectos siguientes:
a)
Los expedientes debern pertenecer a asuntos concluidos y por lo tanto, tratarse de

expedientes cerrados a los que no se incorporarn nuevos documentos y que estarn
sujetos a eliminacin o transferencia secundaria de acuerdo con el Catlogo de
disposicin documental, y
b)
El acceso a esta documentacin estar determinado por niveles de acceso dentro del
sistema de administracin de documentos, debido a que ser el rea generadora la que
dispondr las condiciones de acceso a la serie o expedientes, segn sea el caso;
Consulta, difusin y conservacin para generar copias de seguridad o respaldo de documentos

de archivo de valor histrico, cientfico o cultural, para habilitarlos en sustitucin de los
originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de
conservacin permanente. Este tipo de digitalizacin debe orientarse a buscar el servicio
inmediato y directo de consulta; potenciar la accesibilidad y difusin de series documentales;
preservar de su deterioro las piezas ms frgiles y/o valiosas, al evitar de esta forma su
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
consulta directa o bien completar fondos documentales, cuyo origen, procedencia o tema sean
afines, repartidos entre varias instituciones, facilitando con ello su conocimiento y uso. Antes de
llevar a cabo este tipo de digitalizacin deben atenderse los siguientes rubros:
IV.
20.
a)
Cumplir con un tratamiento archivstico riguroso y garantizar que los grupos documentales
susceptibles de digitalizacin cuenten con instrumentos de consulta basada en los
estndares de descripcin que corresponda, y
b)
Establecer las prioridades de digitalizacin, las cuales estarn basadas en las

necesidades de los usuarios y los recursos disponibles de la dependencia o entidad, por lo
que es necesario tomar en cuenta que:
i.
Los documentos estn siendo sometidos a una intensa consulta, lo que provoca
riesgos en su conservacin o bien peligro de deterioro;
ii.
Se trate de documentos con gran valor histrico o probatorio que contengan

informacin relevante; documentos de gran valor histrico cuyos soportes sean muy
frgiles o de fcil degradacin fsica, o bien aquellos que ya han comenzado a sufrir
los efectos de un agente degradante, lo que provocara prdida de informacin;
iii.
Un grupo de expertos deber determinar el estado fsico en el que se encuentra el

grupo documental a digitalizar, a fin de que verifique si ser necesario implementar
un programa de conservacin que permita la estabilizacin de los materiales
seleccionados;
iv.
La seleccin de los equipos para realizar los procesos de digitalizacin deber

basarse en las caractersticas de los grupos documentales, considerando que un
grupo documental podr requerir de diferentes tipos de equipos para la digitalizacin;
v.
Se establezca un programa de gestin de calidad del proceso de digitalizacin;
vi.
La exposicin del documento a varios procesos de digitalizacin podra daarlo de

forma irreversible, y
vii.
Se garantice que los documentos digitalizados reciban un tratamiento archivstico

adecuado y que se asegure su conservacin a largo plazo, as como la difusin de
los documentos digitales;
Contingencia y continuidad de la operacin con la finalidad de asegurar la disponibilidad de

informacin en caso de catstrofe, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones
una vez superada la emergencia, para lo cual debe seguirse lo siguiente:
a)
Podr llevarse a cabo por tipos documentales tomando en cuenta que el propsito
consiste en tener disponibles y accesibles los documentos e informacin para establecer
las operaciones de la dependencia o entidad, y
b)
Tanto los documento en soporte papel como los digitalizados deben recibir un adecuado
tratamiento archivstico.
Un proceso de digitalizacin de documentos de archivo, debe contemplar como mnimo las etapas
siguientes:
a)
Recepcin de documentos y transferencia al rea de digitalizacin;
b)
Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos;
c)
Preparacin de documentos retirando elementos tales como clips, grapas, residuos de goma u
otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin;
d)
Control de calidad de los documentos preparados;
e)
Creacin de la base de datos y campos;
f)
Digitalizacin de los documentos;
g)
Control de calidad de los documentos digitalizados;
h)
Aplicacin de la tecnologa que permita la correccin durante el escaneo;
i)
Indizacin de los documentos;
j)
Control de calidad;
21.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
k)
Reproceso;
l)
Ingreso al sistema de gestin de archivos, y
m)
Devolucin de los documentos digitalizados, previa ordenacin de los documentos fsicos de

acuerdo con su posicin original.
Para la gestin de los correos electrnicos relacionados con las funciones y atribuciones de las
dependencias o entidades, stas podrn:
I.
Utilizar cuentas de correo electrnico para las unidades administrativas con propsitos
institucionales, identificadas con el nombre de las mismas, adems de las cuentas de correo
electrnico que se asignan a los servidores pblicos;
II.
Utilizar plantillas predeterminadas para el envo de mensajes por el correo electrnico que
contemplen los siguientes campos:
a)
Cuenta de correo electrnico institucional;
b)
Nombre de la unidad administrativa productora del documento de correo electrnico de

archivo;
c)
Fecha de la transmisin del documento de correo electrnico de archivo;
d)
Denominacin de la unidad administrativa receptora del documento de correo electrnico

de archivo;
e)
Copias dirigidas a otros destinatarios del documento de correo electrnico de archivo;
f)
Nmero de correspondencia de salida y breve descripcin del contenido del documento de

correo electrnico de archivo;
g)
Archivos anexos al documento de correo electrnico de archivo;
h)
Logotipo de la dependencia o entidad;
i)
Leyenda institucional;
j)
Referencia, en el caso de que exista un antecedente del trmite del documento de correo
electrnico de archivo;
k)
Mensaje;
l)
Nombre y cargo del titular de la unidad administrativa;
m)
Nombre de los archivos anexos al documento de correo electrnico de archivo;
n)
Siglas de los responsables que intervinieron en la elaboracin del documento de correo

electrnico de archivo, y
o)
En su caso, sealar si la informacin tiene restricciones de acceso, como si es reservada

o confidencial;
III.
Para control y seguimiento, los correos electrnicos que se emitan desde la cuenta de correo
electrnico de la unidad administrativa, recibirn el mismo tratamiento que cualquier pieza de
correspondencia de salida;
IV.
Contar con un encargado de la administracin del correo electrnico de la unidad administrativa

responsable de tramitarlo y conservarlo, quien de preferencia ser el mismo servidor pblico
encargado de la administracin de la correspondencia en la unidad administrativa;
V.
En caso de no contar con un sistema automatizado que permita el almacenamiento de

documentos electrnicos y que los vincule a los de soporte papel, los correos electrnicos
registrados en el control de correspondencia se imprimirn, para posteriormente integrarse en
un expediente de archivo de soporte en papel para garantizar la trazabilidad de los asuntos;
VI.
El contenido de los mensajes emitidos desde la cuenta de correo electrnico de la unidad

administrativa ser responsabilidad del titular de la misma.
Los correos electrnicos que son borradores y no son documentos electrnicos de archivo, pero
se crean, envan o reciben en el correo electrnico de la unidad administrativa o en el correo
institucional del servidor pblico, constituyen documentos de apoyo informativo, por lo que no
ser necesario conservarlos en las bandejas del correo electrnico institucional ni tampoco
incorporarlos a los expedientes de archivo con soporte en papel que se resguardan en el
archivo de trmite de las unidades administrativas, los cuales pueden ser, por ejemplo:
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
a)
Copias de conocimiento electrnicas (CCP) y copias de conocimiento ocultas electrnicas

(CCO), que se usan nicamente con fines informativos o de referencia;
b)
Informacin de apoyo obtenida de internet u otras fuentes para documentar un trabajo

sobre un asunto sustantivo, y
c)
Borradores electrnicos de un trabajo que se est elaborando y que no son necesarios

para documentar la versin final del mismo;
VII. No se deber conservar en el correo electrnico institucional ni tampoco en los expedientes de

archivo con soporte en papel, los correos de difusin masiva debido a que no son documentos
de archivo, y
VIII. La organizacin de los correos electrnicos en el sistema de correo electrnico institucional
tanto para cuentas oficiales como para cuentas de servidores pblicos se realizar de acuerdo
con la serie que le corresponda en el Cuadro general de clasificacin archivstica y vinculados
al expediente, por medio de carpetas electrnicas.
Ttulo Tercero
De la Transparencia
Captulo I
Del Acceso a la Informacin
22.
Toda persona tendr acceso a la informacin pblica que generan las dependencias y entidades, en
los trminos establecidos por las disposiciones aplicables en la materia.
Los servidores pblicos debern permitir y garantizar el acceso a la informacin pblica, sin ms
lmite que el inters pblico, los derechos de privacidad y la proteccin de datos personales
establecidos en los ordenamientos en la materia.
23.
Los servidores pblicos de las dependencias y entidades para cumplir con el principio constitucional
de mxima publicidad en el acceso a la informacin pblica gubernamental, debern considerar lo
siguiente:
I.
Atender los requerimientos especficos que les formule las Unidades o los Comits relacionados
con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y trminos sealados en las disposiciones
aplicables;
II.
Cumplir con las obligaciones que derivan de la legislacin en materia de transparencia con
celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atencin en beneficio del
solicitante, considerando lo siguiente:
a)
Las solicitudes de prrroga o ampliacin del plazo de respuesta debern hacerse en forma
excepcional y siempre que exista una razn que motive dicho requerimiento;
b)
La respuesta a las solicitudes de acceso a la informacin, ser clara y congruente con lo

solicitado, utilizando lenguaje sencillo y de fcil comprensin para el solicitante;
c)
La clasificacin de la informacin como reservada o confidencial, se apegar

estrictamente a los supuestos previstos por la legislacin en la materia y los lineamientos,
criterios y resoluciones establecidos por el INAI y cuando corresponda, a aquellos
expedidos por el Comit, y en caso de duda, privilegiar el principio de mxima publicidad,
y
d)
Al recibir una solicitud de acceso a la informacin que se refiera a un documento o

expediente clasificado como reservado o confidencial, stos se revisarn detalladamente
para determinar si prevalecen las causas que motivaron la clasificacin y de resultar
procedente, poner a disposicin del solicitante una versin pblica del documento o
expediente;
III.
Proporcionar a otras dependencias o entidades la informacin que requieran para el ejercicio de

sus atribuciones, indicndoles si la informacin est clasificada como reservada o confidencial y
el fundamento jurdico correspondiente. La dependencia o entidad receptora observar la
clasificacin de la informacin para su adecuada conservacin y manejo;
IV.
Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones,
sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones
aplicables;
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
V.
Observar los procedimientos del anexo nico de las presentes disposiciones;
VI.
Participar en la capacitacin que se imparta en materia de transparencia, acceso a la

informacin, archivos y proteccin de datos personales, y
VII. Tomar en cuenta, para la identificacin y publicacin de la informacin socialmente til, las
buenas prcticas internacionales en la materia, as como las necesidades de informacin de
audiencias estratgicas.
24.
Las dependencias y entidades, para propiciar la transparencia de la informacin que generen, podrn
adoptar las siguientes acciones:
I.
II.
25.
Por conducto de sus Comits:

a)
Fomentar la coordinacin con las unidades administrativas competentes, programas de

capacitacin para incentivar la transparencia, acceso a la informacin y proteccin de
datos personales;
b)
Verificar que las unidades administrativas divulguen de manera proactiva informacin

socialmente til, en los portales institucionales de internet, conforme a las disposiciones
aplicables;
c)
Promover la capacitacin a favor de los servidores pblicos de que se trate, en los temas
relacionados con los archivos, el acceso a la informacin, la transparencia, y
d)
Establecer grupos de apoyo, considerando entre otros aspectos, su integracin

temporalidad;
Por conducto de sus Unidades:

a)
Fomentar en coordinacin con las unidades administrativas competentes, programas de

capacitacin para incentivar los archivos, el acceso a la informacin, y la transparencia;
b)
Verificar que bajo su coordinacin, las unidades administrativas participen en el desarrollo

de las actividades para identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir de
manera proactiva, informacin socialmente til o focalizada, a travs de los portales
institucionales de internet y a travs de otros sistemas o medios hacia sus audiencias
estratgicas o especficas y a la poblacin en general, conforme a las disposiciones
aplicables;
c)
Coadyuvar con las unidades administrativas para el cumplimiento de las resoluciones que
dicte el INAI, en los recursos de revisin;
d)
Llevar el registro y la actualizacin de los servidores pblicos habilitados y de los

servidores pblicos designados por los titulares de las unidades administrativas, e incluir
dicha informacin en el portal de obligaciones de transparencia, adems de propiciar que
reciban la capacitacin correspondiente, y
e)
Solicitar al Comit la constitucin de grupos de apoyo.
Los grupos de apoyo a que se refiere el artculo anterior realizarn las actividades siguientes:
I.
Promover acciones especficas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en la gestin y

atencin de las solicitudes de acceso a la informacin, participando en su implementacin;
II.
Proponer a la Unidad la divulgacin de informacin socialmente til o focalizada,

correspondiente a la dependencia o entidad, o en su caso, agregada por sector, por flujo de
informacin, o cuando responda a una accin de coordinacin interinstitucional, y
III.
Coadyuvar con las unidades administrativas o servidores pblicos designados en la localizacin

de los documentos en los que conste la informacin solicitada.
Captulo II
De la Informacin Clasificada
26.
El derecho humano de acceso a la informacin comprende el solicitar, investigar, difundir, buscar y

recibir informacin pblica.
Toda la informacin generada, obtenida, adquirida, transformada o en posesin de las dependencias
o entidades ser pblica y accesible a cualquier persona en los trminos y condiciones que se
establezcan la legislacin aplicable, y excepcionalmente podr ser clasificada temporalmente como
reservada por razones de inters pblico y seguridad nacional, en los trminos dispuestos por la
normatividad aplicable.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
27.
Los servidores pblicos garantizarn el efectivo acceso de toda persona a la informacin en posesin
de las dependencias o entidades; as como de cualquier persona fsica, moral o sindicato que reciba
y ejerza recursos pblicos o realice actos de autoridad.
28.
La poltica, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarn la difusin de

documentos o expedientes especficos que contengan informacin clasificada como reservada o
confidencial en trminos de las disposiciones jurdicas aplicables.
29.
Las dependencias y entidades no podrn emitir acuerdos de carcter general ni particular que
clasifiquen documentos o informacin como reservada. La clasificacin podr establecerse de
manera parcial o total de acuerdo al contenido de la informacin del documento y deber estar
acorde con la actualizacin de los supuestos definidos en la normatividad aplicable.
Captulo III
De la Informacin Proactiva
30.
Las dependencias y entidades difundirn informacin proactiva en sus portales de internet, bajo los
rubros y contenidos que defina la UPTCI, para cuyo efecto se coordinar con la Unidad de Gobierno
Digital de la Secretara de la Funcin Pblica en el marco de las disposiciones aplicables a la
Ventanilla nica Nacional y dems normatividad vigente.
31.
La UPTCI podr solicitar a las dependencias y entidades cualquier informacin proactiva adicional
que permita complementar, mejorar o sustituir aquella publicada en sus portales de internet y que
resulte de utilidad para la ciudadana.
Captulo IV
De la Transparencia Focalizada
32.
Las dependencias y entidades, tomando en consideracin su marco jurdico de actuacin,

caractersticas, particularidades, condiciones y circunstancias, debern identificar o generar,
procesar, sistematizar, publicar y difundir hacia sus audiencias estratgicas o especficas y a la
poblacin en general, informacin socialmente til, a travs de sus portales de internet, en los rubros
y contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica
Nacional y dems normatividad vigente.
Las dependencias y entidades podrn difundir esta informacin en otros sistemas o medios que
estimen necesarios conforme a las caractersticas y particularidades de las audiencias estratgicas o
especficas o de la poblacin en general.
33.
Para el proceso de identificacin o generacin de informacin socialmente til, las dependencias y

entidades considerarn insumos como las solicitudes de acceso a la informacin, las opiniones de
audiencias estratgicas, la informacin que conforme al mbito de sus atribuciones contribuya a un
propsito de poltica pblica especfico, as como la consulta directa hacia la sociedad como
encuestas de opinin, o bien, la seleccin de buenas prcticas a nivel nacional e internacional en la
materia.
34.
La publicacin y la difusin de informacin socialmente til deber tener un propsito definido;

enfocarse en las necesidades de audiencias estratgicas o especficas, considerando entre stas, a
los particulares y perseguir alguno de los siguientes objetivos:
I.
Contribuir a la reduccin de riesgos o a la solucin de problemas pblicos, en materias de

comunicaciones y transportes, desarrollo y seguridad social, economa, educacin, empleo,
medio ambiente y/o energa, salud, seguridad, turismo, vivienda, entre otras;
II.
Disminuir asimetras de informacin, al contener elementos que promuevan la competencia, la

competitividad econmica y la inversin;
III.
Proteger y promover los derechos de las personas, buscando eliminar cualquier tipo de
discriminacin e inequidad social;
IV.
Transparentar el uso de recursos pblicos, y
V.
Facilitar el acceso a bienes y servicios tanto pblicos como privados, para mejorar la provisin
y la calidad de los mismos.

35.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Las dependencias y entidades se asegurarn que la informacin socialmente til se difunda de

manera completa y actualizada, con un lenguaje sencillo y sea comprensible para cualquier
ciudadano, conforme a las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica Nacional y dems
normatividad vigente.
La informacin socialmente til deber contar con fuentes confiables, estar sustentada en
documentos, acciones o resultados relacionados con las atribuciones que, en su caso, correspondan
a las dependencias o entidades, a la vez que deber ser imparcial y oportuna, para lo cual se
actualizar al menos cada tres meses o disponerse de ella en tiempo real.
36.
Las dependencias y entidades, a travs de los portales de internet, o as como de otros sistemas o
medios, establecern mecanismos de encuesta o captacin de comentarios, a fin de propiciar el
mejoramiento de la calidad de la informacin o bien, para analizar el efecto que tiene la difusin de la
informacin socialmente til en el logro del propsito y los objetivos previamente definidos. En
cualquier caso, se debern aclarar los fines y el tratamiento que se dar a la informacin obtenida a
travs de stos.
37.
Las dependencias y entidades difundirn la informacin socialmente til, conforme a lo siguiente:
38.
I.
Verificarn que la informacin est libre de restricciones para su acceso, uso, edicin,
reproduccin, proceso o cita, en trminos de las disposiciones jurdicas aplicables;
II.
Indicarn al usuario que al usar, editar, reproducir, procesar o citar la informacin, se deber
referir la localizacin electrnica y fecha e incluso hora, en que realiz la consulta de la misma
en el portal institucional de internet;
III.
Cerciorarn que la ubicacin de la informacin o el enlace establecido para su consulta

conduzca invariablemente al elemento o pgina de informacin al que hace referencia y no a
otro elemento u otra pgina, o bien a otro sitio o portal de internet para lograr su localizacin;
IV.
Informarn al usuario los casos en que la informacin se encuentre localizada en un sitio de

internet o servicio diferente al sitio de la dependencia o entidad, y que los mismos incluso
podran tener sus propios trminos y condiciones de uso, derechos y responsabilidades, y
V.
Supervisarn el cumplimiento de las funciones de accesibilidad web y que las condiciones de

acceso garanticen la no remisin a enlaces de sitios inseguros o sin temtica relacionada.
Con el propsito de que la adopcin de las TIC propicie un mejor aprovechamiento de los recursos
pblicos y una adecuada transparencia en la administracin de la informacin, las dependencias y
entidades debern:
I.
Fomentar el uso de stas en la medida y condiciones en que su disponibilidad presupuestaria lo

permita;
II.
Sistematizar sus procedimientos de trabajo, y
III.
Asegurar la interoperabilidad con otros activos de TIC o de cualquier otra aplicacin existente
en esta materia.
39.
Las dependencias y entidades desarrollarn las acciones de transparencia focalizada bajo un

esquema de coordinacin sectorial, e informarn a la UPTCI acerca de los instrumentos de
colaboracin que en su caso, tengan la intencin de celebrar en la materia, con otras instancias
gubernamentales, incluidos otros poderes, niveles de gobierno u organismos autnomos.
40.
La UPTCI emitir de manera anual una gua que defina acciones que permitan a las dependencias y
entidades identificar, generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir informacin socialmente til,
y revisar la informacin que se difunda y en su caso, solicitar que sea complementada, mejorada o
sustituida cuando no rena los supuestos sealados en las presentes disposiciones, o bien, si dado
el contexto o circunstancia, es necesario difundir de manera extraordinaria informacin que resulte de
inters general para la sociedad, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia.
Captulo V
De la Participacin Ciudadana
41.
Las dependencias y entidades difundirn informacin relacionada con los mecanismos y acciones de
participacin ciudadana a travs del portal de internet gob.mx en la seccin Participa, en los rubros y
contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica
Nacional y dems normatividad vigente.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
42.
Cuando en la implementacin de los mecanismos y acciones de participacin ciudadana se prevea la

utilizacin de TIC, las dependencias y entidades debern considerar lo dispuesto por la normatividad
aplicable en materia de gobierno digital.
43.
La UPTCI y la Unidad de Gobierno Digital de la Secretara de la Funcin Pblica, en el mbito de sus

respectivas atribuciones y de manera coordinada, podrn solicitar a las dependencias y entidades
informacin adicional relacionada con los mecanismos y acciones de participacin ciudadana que
permita complementar, mejorar o sustituir aquella que difundan en trminos del numeral 40 de las
presentes disposiciones.
Ttulo Cuarto
De las Disposiciones Finales
Captulo nico
Interpretacin, Seguimiento y Vigilancia
44.
La interpretacin para efectos administrativos de las presentes disposiciones generales y su anexo

nico, as como la resolucin de los casos no previstos en el mismo, corresponder:
I.
Al AGN, cuando su aplicacin incida en aspectos previstos en materia de archivos y gestin

documental, y
II.
A la UPTCI, cuando su aplicacin incida en acciones que propicien la transparencia en la

gestin pblica, la rendicin de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la
informacin que generen las dependencias y entidades.
La interpretacin para efectos administrativos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica y de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y de su Reglamento, as como las disposiciones que emitida el INAI, corresponder a
este organismo garante.
45.
Los rganos internos de control de las dependencias y entidades vigilarn el cumplimiento de lo

dispuesto por las presentes disposiciones generales y su anexo nico; observarn el principio de
mxima publicidad en la integracin del Comit, y razonarn por escrito el sentido de su voto en los
casos en que se reserve informacin pblica.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Acuerdo y su anexo nico entrarn en vigor el da hbil siguiente al de su

publicacin en el Diario Oficial de la Federacin.
SEGUNDO. Se abroga el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia
y los archivos de la Administracin Pblica Federal y el manual administrativo de aplicacin general en las
materias de transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de julio de 2010
y sus reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012.
Las referencias que en cualquier manual o disposicin administrativa se hacen del Acuerdo que se abroga
o a sus reformas, se entendern hechas al presente Acuerdo.
Quedan sin efectos las disposiciones administrativas que se opongan a lo establecido en este Acuerdo.
Todos aquellos procesos, proyectos, trmites, autorizaciones y dems actos iniciados con base en el
Acuerdo que se abroga debern concluirse conforme a lo previsto en el mismo y a las disposiciones que
resulten aplicables.
Las dependencias y entidades continuarn publicando informacin de transparencia en sus sitios
institucionales de internet conforme a las disposiciones que se encontraban vigentes hasta antes de la entrada
en vigor del presente Acuerdo y hasta que realicen la migracin al portal gob.mx conforme al plan previsto en
las disposiciones aplicables de la Ventanilla nica Nacional y dems normatividad vigente.
TERCERO. Dentro del plazo de un ao contado a partir de la entrada en vigor del presente Acuerdo, el
Archivo General de la Nacin emitir los criterios tcnicos archivsticos referidos en el numeral 9, fraccin III
de este instrumento.
CUARTO. Las dependencias y entidades observarn los plazos y trminos previstos en los
procedimientos de ampliacin del periodo de reserva, actualizacin de ndices de expedientes reservados,
atencin a solicitudes de acceso a la informacin y recurso de revisin y atencin de resoluciones del INAI,
del anexo nico de las disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la
Administracin Pblica Federal, en tanto no sean modificados por la entrada en vigor de ordenamientos
legales o disposiciones administrativas que resulten aplicables en la materia.
Ciudad de Mxico, a los 26 das del mes de febrero de dos mil diecisis.- El Secretario de la Funcin
Pblica, Virgilio Andrade Martnez.- Rbrica.- La Directora General del Archivo General de la Nacin, Mara
de las Mercedes de Vega Armijo.- Rbrica.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Anexo nico
Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administracin Pblica Federal
1.
Objetivos
1.1.
Objetivo General
El presente manual tiene por objeto establecer procedimientos especficos para la
administracin de la correspondencia y para la organizacin, seguimiento, uso, localizacin,
transferencia, resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de
archivo que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio las
dependencias y entidades en sus archivos, as como en la materia de transparencia.
1.2.
Objetivos Especficos
Establecer procedimientos para la operacin de las unidades administrativas, de la Unidad y
del Comit, simplificados e integrales.
Promover la comunicacin efectiva entre las unidades administrativas, la Unidad y el Comit.
Propiciar el cumplimiento de las disposiciones generales en las materias de archivos y
transparencia para la Administracin Pblica Federal.
Establecer procedimientos para la organizacin, seguimiento, uso, localizacin, transferencia,
resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en archivos,
definiendo la operacin de los archivos de trmite, concentracin e histrico, as como de las
transferencias de manera controlada y sistemtica, atendiendo al valor documental de los
expedientes.
Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que
estandarice la organizacin y conservacin de los documentos de archivo.
Definir procedimientos integrales para la conservacin y administracin de documentos de
archivo que resulten aplicables para aqullos que se encuentren en soporte papel o
electrnico, cuando as proceda.
Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que
estandarice la implementacin de la poltica de transparencia.
2.
Marco Jurdico
El marco jurdico del manual se cita de manera enunciativa y no limitativa:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de Archivos.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental.
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, la
Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
Repblica y los rganos desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de Libros
de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del Archivo General de la Nacin.
Decreto por el que se establece la Ventanilla nica Nacional para los Trmites e Informacin del
Gobierno.
Decreto por el que se establece la regulacin en materia de Datos Abiertos.
Lineamientos para la creacin y uso de Sistemas Automatizados de Gestin y Control de
Documentos.
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos del Poder Ejecutivo
Federal.
Disposiciones Generales de Accesibilidad Web que debern observar las dependencias y entidades
de la Administracin Pblica Federal y las empresas productivas del Estado.
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG 01. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable
Gubernamental.
Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles que, en
su caso, hayan emitido las entidades.
Disposiciones Generales para la implementacin, operacin y funcionamiento de la Ventanilla nica
Nacional.
Instructivo para el trmite de baja documental de archivos del Gobierno Federal emitido por el
Archivo General de la Nacin.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental emitido por el Archivo General
de la Nacin.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor
histrico al Archivo General de la Nacin, emitido por el Archivo General de la Nacin.
Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los archivos de
concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal emitidos por el
Archivo General de la Nacin.
Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogrficos emitidos por el Archivo General de la
Nacin.
Gua para la identificacin de series documentales con valor secundario emitidos por el Archivo
General de la Nacin.
Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo emitidos por el Archivo General
de la Nacin.
Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivstico emitidos por el Archivo General de la
Nacin.
3.
mbito de aplicacin
El manual ser de observancia obligatoria para las dependencias y entidades.
4.
Responsables de su aplicacin
Los servidores pblicos de las dependencias y entidades debern observar el presente manual, sin
perjuicio del cumplimiento de los ordenamientos legales que resulten aplicables en materia de
archivos y transparencia, incluyendo las disposiciones emitidas por el AGN e INAI.
Los titulares de las dependencias y entidades, debern hacer lo necesario para que los
procedimientos de gestin documental comprendan los que en el presente manual se establecen.
Los Comits, las Unidades y los titulares de las unidades administrativas, realizarn las acciones que
permitan observar adecuadamente este manual.
Los Comits, cuando resulte necesario adoptarn el o los criterios que permitan la flexibilidad de la
aplicacin de los procedimientos, de conformidad con las particularidades del caso concreto.
En la aplicacin de los procedimientos sealados en este manual, los servidores pblicos debern
observar y aplicar, en adicin a los ordenamientos previstos en el apartado de normatividad, las
dems disposiciones jurdicas que resulten aplicables conforme al caso concreto.
Sern responsables de realizar las actividades descritas en este manual, el o los servidores pblicos
a los que las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas les confieran facultades,
funciones u obligaciones asociadas a los procesos y procedimientos sealados en el manual.

5.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Procedimientos
5.1
Administracin de la correspondencia
Objetivo
Proporcionar en tiempo y forma el servicio de envo, entrega y recepcin de correspondencia
y paquetera oficial, interna o externa, a todas las reas de la dependencia o entidad,
respetando el principio de privacidad y confidencialidad.
Descripcin
Administracin de correspondencia y paquetera oficial interna y externa, desde el momento
de su recepcin hasta su despacho.
5.1.1 Recepcin de correspondencia
Objetivo
Proporcionar en tiempo y forma el servicio de recepcin de correspondencia y paquetera
oficial externa, as como su entrega a las reas de la dependencia o entidad.
Descripcin
Recepcin de correspondencia externa (dependencias, entidades, organismos, instituciones,
empresas y personas fsicas) y su correspondiente entrega al interior.
Actividades secuenciales por responsable:
5.1 Administracin de la correspondencia
5.1.1 Recepcin de correspondencia
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o
herramienta
Normatividad
Recibe correspondencia y
Oficiala de
partes/Unidad de
paquetera oficial externa. La

1
correspondencia
correspondencia se recibe sin

envase? S: contina actividad 2
Correspondencia con
acuse de recibido.
Artculo 18, fraccin I de

la LFA y Sptimo de los
LGOCAPEF
No: contina actividad 3

Para la correspondencia
entregada sin envase, verifica: 1)
Que las piezas estn dirigidas a la
dependencia o entidad (en caso
contrario, se regresarn al
remitente), a la propia Delegacin
o a los servidores pblicos que
laboran en las mismas; 2) Que el
asunto del que se trate el
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
documento competa al
2
destinatario; 3) Que los

documentos estn firmados
autogrficamente o autorizados
con huella digital por el remitente;
4) Que la fecha de los
documentos sea actual; 5) Que
los documentos citen el domicilio
del remitente (en caso contrario,
se consultar a quien entrega la
pieza y se asentar en el acuse lo
conducente);
6) Que si en el documento se
menciona la remisin de anexos
Datos completos
verificados.

LGOCAPEF
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
stos acompaen a la pieza, sea

adheridos -tratndose de otros
escritos- o sea por separado
tratndose de anexos muy
voluminosos- (en caso contrario,
se reclamarn a quien entrega la
pieza, asentndose en el acuse
las aclaraciones pertinentes de no
entregarse los anexos); y 7) Que
el documento no contenga
expresiones injuriosas La
correspondencia cumple con los
requisitos? S: pasa a la actividad
5. No: pasa a la actividad 4.
Si la correspondencia es
entregada en sobre cerrado, bajo
cubierta o valija, verifica: 1) Que la
cantidad de piezas recibidas
corresponda con el nmero de
piezas facturadas y que los datos
de los envases correspondan con
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
los de las facturas; 2) Que en los
envases de las piezas se
LGOCAPEF
especifique que estn dirigidas a

la dependencia o entidad; y 3)
Que los envases de las piezas
estn en buenas condiciones La
correspondencia cumple con los
requisitos? S: pasa a la actividad
7. No: pasa a la actividad 6.
Si la documentacin no est
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
completa se informa al mensajero
y se asienta en el acuse de recibo.
LGOCAPEF
Contina en la actividad 5.
Otorga el acuse de recibo de las
piezas de entrada: 1) Imprime en
el original y las copias del
documento en cuestin el sello de
recibido de la Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia, marcando la
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
fecha y la hora de su recepcin;

Acuse de recibo.
2) Inmediatamente, imprime
LGOCAPEF
tambin en el original y las copias

del propio documento el folio de
registro correspondiente,
entregando al interesado el acuse
de recibo. Contina en actividad
11.
Si el paquete de correspondencia
no est en buenas condiciones se
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
revisar el contenido y, de
Sistema manual o
encontrarse faltantes sobre todo
informtico
en el caso de la valija, se
levantar un acta que haga
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
constar tal anomala, asentndolo

en el sistema manual o
informtico y en el registro del
mensajero para cualquier
aclaracin subsecuente. Contina
en la actividad 11.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Imprime en el registro presentado

por el responsable de la entrega,
el sello de la Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia, a manera de
acuse de recibo, procediendo a
continuar el trmite de las piezas
en el local de la propia Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia. El paquete
est marcado como confidencial o
personal? S: Pasa a actividad 13.
No: Pasa a actividad 8.
Una vez ingresadas a la Oficiala

de partes/Unidad de
Correspondencia las piezas
recibidas, abre el envase y extrae
el contenido. Contina en
actividad 9.
Correspondencia
ingresada

LGOCAPEF
Una vez extradas de los envases

las piezas contenidas, verifica: 1)
Que los documentos estn
dirigidos a la dependencia o
entidad, (en caso contrario, se
regresarn al remitente); 2) Que el
asunto de que traten los
documentos competa a la
dependencia o entidad; 3) Que si
los documentos indican la
remisin de anexos stos se
adjunten efectivamente (en caso
contrario se asentar lo
procedente en el propio
documento); y 4) Que en los
documentos se cite la direccin
del remitente (en caso contrario,
se anexar el sobre a la pieza,
procurando no desprender los
timbres postales)
Correspondencia
ingresada

LGOCAPEF
Imprime en todas las piezas de

Oficiala de
partes/Unidad de
entrada el sello de la Oficiala de

10
correspondencia
partes/Unidad de
Correspondencia, marcando la
Correspondencia
ingresada

LGOCAPEF
fecha y la hora de su recepcin.

Oficiala de
partes/Unidad de
11
correspondencia
Registra la correspondencia en el
Correspondencia
sistema manual o informtico.
ingresada
Formato de control de
correspondencia

LGOCAPEF
Correspondencia
identificada como

Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
12
Genera en original y copia los

formatos de control de
correspondencia que engrapa,
debidamente requisitado, en cada
una de las piezas de
correspondencia.
Oficiala de
partes/Unidad de
13
Ordena la correspondencia
externa recibida por prioridad,

LGOCAPEF
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
carcter de la informacin
(urgente, ordinario, confidencial,
etctera), inmueble, piso, unidad o
rea administrativa y genera la
relacin de correspondencia por
rea administrativa para su
entrega.
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia

relevante,
confidencial o urgente
LGOCAPEF
14
Asigna mensajero.
Relacin o registro de
asignacin

LGOCAPEF
15
Entrega la correspondencia a la
unidad o rea administrativa
correspondiente y la relacin de
correspondencia.
correspondencia,
relacin de
correspondencia

LGOCAPEF
Unidad
administrativa
16
Recibe y verifica la
correspondencia, asentando en el
formato de control de
correspondencia la fecha y hora
de recepcin, as como el nombre
y firma de quien recibi en los
formatos de control de
correspondencia.
Correspondencia,
formatos de control
de correspondencia,
relacin de
correspondencia

LGOCAPEF
Unidad
administrativa
17
Devuelve copia de formato de

control de correspondencia y
relacin de correspondencia.
correspondencia

LGOCAPEF
Unidad
administrativa
18
Analiza la documentacin y
especifica instrucciones en el
correspondencia.
Correspondencia,
correspondencia

LGOCAPEF
Mensajero asignado
19
Ingresa a la Oficiala de
partes/Unidad de correspondencia
las copias de los formatos de
control de correspondencia, as
como las piezas de
correspondencia que, en su caso,
fueron devueltas justificadamente
para que se les turne de forma
adecuada.

LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
20
Hay correspondencia devuelta?

S: Regresa a actividad 2. No:
Contina con actividad 21.

LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
21
Verifica copia de formato de

control de correspondencia.
Copia de formato de
control de
correspondencia

LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
22
Registra en el sistema manual o

informtico copia de formatos de
control de correspondencia.
Acuses registrados.

LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
23
Elabora reporte de gestin y

resolucin de asuntos con fines de
seguimiento.
Reporte diario de
correspondencia

LGOCAPEF
Mensajero asignado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1.2 Despacho de correspondencia

Objetivo
Proporcionar en tiempo y forma el servicio de despacho de correspondencia y paquetera
oficial interna, que solicite la unidad o rea administrativa de la dependencia o entidad.
Descripcin
Envo de correspondencia solicitado por un usuario interno de la dependencia o entidad
remitente.
5.1 Administracin de la correspondencia
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
5.1.2 Despacho de correspondencia

No.
Actividades
Mtodo o
herramienta
Normatividad
Entrega solicitud de envo junto con la

correspondencia en oficiala de partes
e indica el nivel de importancia.
En caso de que la correspondencia
deba despacharse por paquetera
acelerada debe preparar paquete y
gua correspondiente y entregarlos a la
Unidad de correspondencia/Oficiala de
partes.
Solicitud de envo
entregada.
Artculo 18, fraccin I

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Recibe la pieza que le es entregada

para su despacho y verifica: Que la
documentacin est formulada en
papel con sello o membrete oficial de la
dependencia o entidad; - Que en el
ngulo superior derecho lleve inscritos
los datos identificadores del rea
tramitadora, as como el nmero del
oficio; - Que la fecha de la
comunicacin sea actual; - Que los
datos del destinatario estn escritos en
forma correcta y completa; - Que el
original est firmado autogrficamente,
indicando de manera precisa y
completa el nombre y el cargo del
servidor pblico remitente; - Que las
copias dirigidas estn debidamente
marcadas, completas y firmadas
autogrficamente; - Que si llevan la
anotacin de anexos en el margen
izquierdo stos se encuentren
completos y bien adheridos; - Que si
menciona la remisin de objetos
voluminosos stos vayan debidamente
empacados tomando en consideracin
los requerimientos establecidos por el
servicio de mensajera relativo al
estado fsico que deben guardar las
piezas para envo. - Que las piezas que
se reciben bajo cubierta llevan inscritos
los datos del remitente, la direccin
completa del destinatario, el contenido
y el sello oficial; - Que si se desea
algn servicio en especial para el
despacho de las piezas stas lleven
inscrito el nombre de la clase del
servicio (Urgente, Confidencial,
Correo areo, etctera); y - Que si la
pieza por despachar es contestacin a
algn documento tramitado, ste
acompae a la pieza en cuestin, la
cual deber llevar en el ngulo superior
derecho, adems de los datos ya
sealados, el nmero identificador del
expediente a que corresponde el
documento debidamente asentado
La informacin est completa?
No: pasa a actividad 3.
S: pasa a actividad 4.
Datos completos
verificados.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Devuelve la correspondencia indicando

el motivo. Regresa a la actividad 1.
Correspondencia
rechazada.

de la LFA Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Acusa de recibo con sello, firma

autgrafa, fecha, hora y folio. En caso
de que la pieza por despachar sea un
paquete voluminoso, se otorgar el
acuse de recibo en la factura que al
efecto presente el solicitante del
servicio.
Acuse de recibo.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Registra la correspondencia en el
sistema y genera formato de
envo/recepcin.
Formato de
recepcin/envo
generado.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Ordena la correspondencia para su

envo, en su caso, la identifica por
dependencia o entidad, organismo,
empresa o persona fsica y por
modalidad de envo, siempre y cuando
Correspondencia
identificada.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Responsable
Usuario interno
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
la dependencia o entidad cuente con

los servicios de paquetera
acelerada/correo certificado u ordinario.
Imprime en la pieza de salida el

nmero de folio correspondiente,
siguiendo al efecto una numeracin
sucesiva para toda la dependencia o
unidad administrativa, en series que se
iniciarn cada ao.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Cul es la modalidad de envo?

Paquetera acelerada: pasa a actividad
9. Correo certificado u ordinario: pasa a
actividad 10. Mensajero: Pasa a
actividad 11.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
10
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
11
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
Entrega el paquete y la gua elaborada

al recolector.
Acuse de recibo.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Paquetes
franqueados.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Relacin o registro
de asignacin.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Acuse de recibo.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Pasa a actividad 12.

Realiza franqueo de los paquetes para
envo por correo certificado y ordinario
y los enva al Servicio Postal Mexicano.
Asigna mensajero para envo.
Mensajero
12
Entrega correspondencia, recaba

acuses de recibo y los entrega a
Oficiala de partes/Unidad de
correspondencia.
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
13
Verifica acuses de recibo.
Acuses verificados.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
14
Registra acuses de recibo.
Acuses registrados.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
15
Enva el acuse de recibo a los

remitentes que lo solicitan y registra la
hora de recepcin de los acuses por
parte de las reas tramitadoras en el
sistema manual o informtico
Acuse de recibo
enviado.

de la LFA y Octavo
de los LGOCAPEF
Oficiala de
partes/Unidad de
correspondencia
16
Verifica la recepcin de la
correspondencia recibida en el da y
realiza registro.
Reporte diario
realizado para fines
de seguimiento.

de la LFA y Sptimo
de los LGOCAPEF
5.2
Administracin de archivos
Objetivo
Garantizar que los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, se conserven
organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentacin que
resguarden en los archivos de trmite, de concentracin, y cuando proceda, del histrico.
Descripcin
Establecer procedimientos y mtodos administrativos orientados a la economa y eficiencia
del manejo documental en las actividades destinadas a la organizacin, conservacin, uso,
localizacin, transferencia, seleccin y destino final de los documentos.
5.2.1 Archivo de trmite
Objetivo
Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripcin, mediante el
establecimiento de un mecanismo de control gil y eficiente, prestando el soporte
administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeo de la unidad, a travs del
adecuado seguimiento, recuperacin, organizacin y conservacin de los documentos de
archivo.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Descripcin
Administrar los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones
de las unidades administrativas.
5.2.1.1 Organizacin de documentos
Objetivo
Organizar la documentacin en trmite con base en la metodologa y la normatividad
aplicable.
Descripcin
Las actividades y tareas relacionadas con los procesos intelectuales y mecnicos de la
organizacin documental.
5.2 Administracin de Archivos
5.2.1 Archivo de Trmite
5.2.1.1 Organizacin de documentos
Responsable
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
No.
Actividades
Recibe el documento (en cualquier

soporte o formato), lo identifica,
realiza el registro y turna.
Administra el documento, en su caso,

solicita asesora o genera expediente.
Solicita asesora?
S: contina en la actividad 3. No:
contina en la actividad 4.
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Sistema de gestin
documental
Artculos 4, fraccin
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
Expediente
Artculos 4, fraccin
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
Proporciona asesora para la

adecuada integracin de expedientes
y/o respecto a la clasificacin
archivstica.
Cuadro general de
clasificacin
archivstica
Artculos 11,
fraccin II del RLFA,
4, fraccin V de la
LFTAIPG, 14,
fracciones I y III de
la LFA, 44 del
RLFTAIPG y Octavo
de los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
Glosa, en el expediente, los

documentos generados o recibidos o,
en su caso, crea un nuevo
expediente.
Sistema de gestin
documental o
expediente
Artculo 14, fraccin

I de la LFA y Octavo
de los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
Elabora la portada o guarda exterior e

integra en el expediente.
Expediente
Dcimo Cuarto de
los LGOCAPEF.
Incorpora los datos del expediente en

el formato de inventario documental.
Formato de inventario
documental y/o
sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin I y 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
Entrega al RAT el o los expedientes,

el formato de inventario documental
requisitado y su correspondiente
soporte en archivo electrnico.
Formato de inventario
documental, archivo
electrnico o sistema
de gestin documental
Artculos 14,
fraccin I y 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
Inventario documental
y sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA; 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
Recibe y coteja el o los expedientes

contra el inventario documental.
RAT
Es correcto el inventario? S:
contina en la actividad 9. No:
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
RAT
RAT
10
Sella y firma de recibido y registra la

recepcin del inventario documental.
y sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 14,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
VIII del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
Identifica la ubicacin y asigna la

clave topogrfica del expediente.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.2.1.2 Eliminacin de documentos de comprobacin administrativa inmediata

Objetivo:
Evitar la acumulacin de documentos de comprobacin administrativa inmediata.
Descripcin:
Consiste en las actividades para llevar a cabo la eliminacin de documentos de comprobacin
administrativa inmediata.
5.2.1.2 Eliminacin de documentos de comprobacin administrativa inmediata
Responsable
Unidad
administrativa
RAT
RAT
Unidad
administrativa
RAT
RAT
No.
Actividades
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Identifica la documentacin de
comprobacin administrativa inmediata.
Listado general
incorporado al
Catlogo de
disposicin documental
vigente,
Instructivo para la
elaboracin del
Catlogo de
disposicin
documental
Elabora propuesta de relacin simple

que describa de forma genrica la
cantidad de cajas, la cantidad de
documentacin que contiene cada una,
el tipo de documento, el peso en
kilogramos de documentacin y la
longitud en metros lineales.
Propuesta de relacin
simple
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Gestiona la autorizacin del titular de la

unidad administrativa productora de la
documentacin.
Oficio y/o correo

electrnico, propuesta
de relacin simple
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Revisa la propuesta de relacin simple

y la enva al RAT debidamente
autorizada con firma autgrafa.
Propuesta de relacin
simple
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Recibe la relacin simple debidamente

firmada por el titular del rea
generadora de los documentos.
Oficio, propuesta de
relacin simple
debidamente
autorizada
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Convoca al coordinador de archivos,

titular de la unidad administrativa y al
OIC /Unidad de Auditora Preventiva
para que den fe de que se trata de
documentacin de comprobacin
administrativa inmediata.
Convocatoria
Artculos 19 del
Reglamento
Interior de la
Secretara de la
Funcin Pblica,
9, y 12, fraccin
VII de la LFA e
Instructivo para el
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
RAT
Levanta, en por lo menos dos tantos,

acta administrativa en la que se
registra el acontecimiento.
Acta en la que consta

que la documentacin
propuesta para
eliminacin es de
comprobacin
administrativa
inmediata. Debe incluir
las firmas del
coordinador de
archivos, titular de la
unidad administrativa,
OIC / Unidad de
Auditora Preventiva,
responsable del
archivo de trmite
Ha sido avalada la documentacin?

8
S: Procede conforme al procedimiento

5.7 DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES del MAAGRMSG
Dictamen de no utilidad
CA
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Artculo 131 de
Ley General de
Bienes Nacionales
No: Regresa a la actividad 1
Enva oficio de notificacin al AGN

anexando la relacin simple y el acta
administrativa en original.
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Oficio, relacin simple

y acta administrativa
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Oficio de respuesta
Instructivo para el
trmite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Analiza el oficio de notificacin, la

relacin simple y el acta administrativa.
AGN
10
Los tipos documentales estn

incluidos el Listado general incorporado
al Catlogo de disposicin
documental?
S: Toma conocimiento del acto.
No: Informa al coordinador de archivos
dando vista al OIC / Unidad de
Auditora Preventiva, al resto de los
involucrados y, en su caso, a la Unidad
de Contabilidad Gubernamental.
5.2.1.3 Prstamo y consulta de expedientes del archivo de trmite

Objetivo
Atender oportunamente las solicitudes de prstamo y/o de consulta de expedientes activos
resguardados en el archivo de trmite, emitidos por las diversas reas administrativas en las
dependencias y entidades.
Descripcin
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de prstamo y/o de consulta de
expedientes resguardados en el archivo de trmite de manera eficiente, conforme a lo
establecido en el manual.
5.2.1.3 Prstamo y consulta de expedientes del archivo de trmite
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Solicita, a travs de los servidores

pblicos autorizados, el prstamo o
consulta de expedientes.
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental
Artculo 14,
fraccin II de la
LFA y Octavo de
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL

los LGOCAPEF.
Recibe solicitud, verifica los datos y

firmas autorizadas.
RAT
Est autorizado?
S: contina en la actividad 3.
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental y registro
de firmas autorizadas
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, Sexto
y Octavo de los
LGOCAPEF y 19
de las DGATAPF.
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Formato de vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Sistema de gestin
documental y formato
de vale de prstamo de
expedientes
Artculo 14,
fraccin II de la
LFA, y Tercero y
Octavo de los
LGOCAPEF.
Expediente y sistema
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
No: contina en la actividad 1.
Realiza la bsqueda del expediente.

RAT
Lo localiza?
RAT
Informa al solicitante que el expediente

se encuentra en prstamo y devuelve
la solicitud.
Fin de procedimiento.
RAT
Registra los datos necesarios en el

sistema de gestin documental o en el
control de prstamos y elabora el vale
de prstamo.
Verifica su integridad, archiva los datos
del prstamo y lo entrega al solicitante
para su consulta:
RAT
a) Va prstamo: contina en la
actividad 7.
b) En el archivo: contina en la
actividad 8.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAT
Recibe el expediente y lo custodia

hasta su devolucin al RAT, segn las
condiciones del prstamo: contina en
la actividad 9.
Recibe el expediente, lo consulta en el

archivo y lo devuelve al RAT: contina
en la actividad 9.
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Recibe el expediente y verifica

integridad. Est completo el
expediente?
a) S: registra la devolucin y, en su
caso, regresa cancelado el vale de
prstamo. Fin de procedimiento.
b) No: contina en la actividad 10.
Expediente, sistema de
gestin documental y
vale de prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Oficio
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
10
Notifica del faltante al Titular de la

unidad administrativa, para que
proceda segn corresponda.
5.2.1.4 Seguimiento del prstamo de expedientes del archivo de trmite

Objetivo
Dar seguimiento al prstamo de expedientes en el archivo de trmite, que se encuentran en
consulta del solicitante.
Descripcin
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Las actividades para que el RAT recupere y reintegre al archivo de trmite, los expedientes
que mediante prstamo se encuentran en consulta del solicitante.
5.2.1.4 Seguimiento del prstamo de expedientes del archivo de trmite
Responsable
RAT
RAT
Unidad
administrativa
RAT
Unidad
administrativa
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Revisa el listado de expedientes

prestados, para su seguimiento y
confronta con el acervo documental.
Existen expedientes no devueltos?
No: Fin de procedimiento.
Sistema de gestin
documental y/o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Informa al solicitante, 5 das hbiles

previos que est por vencer el plazo de
prstamo y le requiere la devolucin
del expediente o le propone ampliar el
plazo.
Correo electrnico o
sistema de gestin
documental
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Requiere de ms tiempo? S: contina

en la actividad 4.
No: contina en la actividad 9 del
procedimiento 5.2.1.3 del manual.
Sistema de gestin
documental o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Recibe la solicitud de ampliacin del

plazo y actualiza los datos.
Sistema de gestin
documental o vale de
prstamo de
expedientes
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Custodia el expediente hasta su

devolucin al RAT.
Contina en la actividad 9 del
procedimiento 5.2.1.3 del manual.
Expediente
Artculos 14,
fraccin II de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
5.2.1.5 Transferencia primaria

Objetivo
Realizar el traslado sistemtico y controlado de expedientes, cuyo trmite ha concluido, a los
archivos de concentracin. La transferencia primaria se efectuar una vez que se cumpla el
plazo de conservacin previsto en el catlogo de disposicin documental correspondiente.
Descripcin
Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de trmite al
archivo de concentracin.
5.2.1.5 Transferencia primaria
Responsable
RAT
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Identifica los expedientes cuyo plazo

de conservacin en archivo de trmite
ha concluido, conforme al catlogo de
disposicin documental.
y catlogo de
disposicin documental
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL

LGOCAPEF.
RAT
RAT
Unidad
Administrativa
Unidad
Administrativa
RAT
Unidad
Administrativa
RAT
RAT
RAC
RAT
RAC
Elabora la propuesta de inventario

documental, en original y copia,
agrupando por series documentales y
ao.
Solicita al Titular de la unidad

administrativa otorgue el visto bueno a
la propuesta de inventario documental.
Revisa la propuesta de inventario

documental y de ser necesario
selecciona y revisa fsicamente los
expedientes.
Existen expedientes que por la
vigencia de sus valores primarios
deban conservarse en el archivo de
trmite?
S: contina en la actividad 5. No:
Elabora y enva la justificacin respecto

a los expedientes que deban
permanecer en el archivo de trmite,
enlistando los que sern transferidos.
Recibe el oficio o memorando, ajusta la

propuesta de inventario documental y
solicita el visto bueno del Titular de la
unidad administrativa.
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
Correo electrnico,
memorando u oficio
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Anlisis y muestreo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Oficio o memorando
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
X del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Acuse
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
X, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Otorga el visto bueno y remite al RAT.
con visto bueno
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Recibe visto bueno, separa y coteja los

expedientes conforme al inventario
documental autorizado y lo enva
debidamente suscrito, solicitando cita
al RAC.
y correo electrnico u
oficio o memorando
solicitando la
transferencia primaria
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Cdula de
identificacin de cajas
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los LGOCAPEF
y correo electrnico u
oficio o memorando
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
Tercero de los
LGOCAPEF.
Reunin de trabajo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, Art. 11,
fraccin IX del
RLFA, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Anlisis
Artculo 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
10
Instala los expedientes en cajas

debidamente identificadas
Recibe el inventario y comunica al

RAT, el da y hora en que recibir la
remesa de expedientes.
11
Acude a la cita con el inventario

documental y remesa de expedientes
en cajas de archivo.
12
Coteja el inventario documental contra

expedientes junto con el RAT.
Existen diferencias?
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
LGOCAPEF.
RAT
RAT
RAC
RAC
RAC
RAC
RAC
13
14
15
Otorga visto bueno al inventario

documental y recibe los expedientes.
Instala la remesa de expedientes en la

ubicacin topogrfica correspondiente.
17
Registra en el inventario de
transferencia primaria la ubicacin
topogrfica de la remesa y de cada
expediente, comunicndolo al RAT,
con la copia correspondiente,
debidamente sellada de recibido.
19
Remesa
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
tercero de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
y acuse de recibo
Artculo 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
Artculos19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
Expediente de
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Retira los expedientes para solventar

las observaciones.
16
18
Anlisis
Artculos 19,
fraccin III de la
LFA, 11, fraccin
IX del RLFA, y
Octavo y Dcimo
de los
LGOCAPEF.
Puede solventar las diferencias en la

reunin de trabajo?
Registra los expedientes en el

inventario del archivo de concentracin.
Integra el expediente de la
5.2.2 Archivo de concentracin

Objetivo
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido
transferidos del archivo de trmite, mismos que deber conservar y custodiar hasta su
eliminacin o transferencia al archivo histrico.
5.2.2.1 Prstamo y consulta de expedientes del archivo de concentracin
Objetivo
Permitir a los servidores pblicos previamente autorizados el acceso a los documentos
transferidos al archivo de concentracin.
Descripcin
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de prstamo o consulta de expedientes
que se encuentren en el archivo de concentracin.
5.2.2.1 Prstamo y consulta de expedientes del archivo de concentracin
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Solicita al RAC, a travs de los

servidores pblicos autorizados, el
prstamo del expediente.
Carta responsiva u
oficio y/o sistema de
gestin documental
Artculo 15,
fraccin I de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Carta responsiva u
oficio y registro de
firmas autorizadas
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Carta responsiva u
oficio
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
y sistema de gestin
documental
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Archivo
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Informa al solicitante que el expediente

se encuentra en prstamo y cancela la
solicitud.
Carta responsiva u
oficio
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Registra los datos necesarios en el

sistema de gestin documental o en el
control de prstamos y elabora vale de
prstamo.
Sistema de gestin
expedientes
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Entrega el vale de prstamo para su

firma y el expediente para su consulta.
Expediente y formato
expedientes
Artculos 15,
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe la solicitud, verifica los datos y

firmas autorizadas.
RAC
Est autorizado?
Verifica si la solicitud de prstamo
contiene todos los datos necesarios
para ubicar el expediente.
RAC
Contiene los datos?

RAC
Identifica la transferencia en su
inventario documental.
Realiza la bsqueda del expediente.

RAC
Lo localiza?
RAC
RAC
RAC
Recibe el expediente y verifica, a

travs del servidor pblico autorizado,
Unidad
administrativa
el contenido e integridad del
Artculos 15,
expediente (fsica y folios completos).
fraccin I de la
Est completo el expediente?

9
Expediente y formato
a) S: firma el vale y contina en la
expedientes
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
actividad 11.
Noveno de los
b) No: firma el vale y deja constancia
LGOCAPEF.
de las inconsistencias, contina en la

actividad 10.
Artculos 15,
Notifica al Comit y al Titular de la
Unidad
administrativa
fraccin I de la
unidad administrativa de las

10
inconsistencias en el expediente.
Oficio
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
11
Retira el expediente, custodia el
Expediente y sistema
Artculos 15,
DIARIO OFICIAL
administrativa
(Primera Seccin)
expediente hasta su devolucin al
RAC, ya sea para consulta dentro del
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
archivo o para prstamo externo.
del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
Unidad
administrativa
12
Devuelve el expediente al RAC.
Expediente
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
13
Recibe y verifica contenido e integridad
Artculos 15,
del expediente.
fraccin I de la
Est completo?
Expediente
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
Notifica al CA y al Titular de la unidad

RAC
14
Oficio
administrativa de las inconsistencias
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
detectadas.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
RAC
15
Sistema de gestin
fraccin I de la
Cancela el vale de prstamo y registra
LFA, 12, fraccin X
los datos de recepcin.
del RLFA y
expedientes
Noveno de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
RAC
16
Deposita el expediente en el lugar que
Expediente
le corresponde topogrficamente.
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
5.2.2.2 Seguimiento del prstamo de expedientes del archivo de concentracin

Objetivo
Dar seguimiento al prstamo de expedientes, que se encuentran en custodia del servidor
pblico autorizado, con el propsito de restituirlos al archivo de concentracin.
Descripcin
Las actividades para que el RAC recupere y reintegre al archivo de concentracin los
expedientes que mediante prstamo se encuentran en custodia del servidor pblico
autorizado.
5.2.2.2 Seguimiento del prstamo de expedientes del archivo de concentracin
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Revisa el listado de expedientes
Artculos 15,
prestados, para su seguimiento y
fraccin I de la
confronta con el acervo documental.

RAC
Sistema de gestin
documental o formato
Existen expedientes no devueltos?
expedientes
LFA, 12, fraccin X

del RLFA y Sexto,
Octavo y Dcimo
sexto de los
No: Fin del procedimiento.
LGOCAPEF.
Informa al servidor pblico que solicit
fraccin I de la
Artculos 15,
RAC
el expediente, cinco das hbiles
Correo electrnico o
LFA, 12, fraccin X
previos al vencimiento del plazo de
sistema de gestin
del RLFA y Sexto,
prstamo, requirindole la devolucin o
documental
Octavo y Dcimo
proponindole ampliar el plazo.
sexto de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
Requiere de ms tiempo?
Unidad
Administrativa
fraccin I de la
Sistema de gestin
LFA, Art. 12,
fraccin X del
No: contina en la actividad
RLFA y Sexto,
12 del procedimiento 5.2.2.1 del
expedientes
Octavo y Dcimo
sexto de los
Manual.
LGOCAPEF.
Artculos 15,
Recibe la solicitud de ampliacin del
RAC
plazo y actualiza los datos del

prstamo.
Sistema de gestin
expedientes
fraccin I de la
LFA, 12, fraccin X
del RLFA y Sexto,
Octavo y Dcimo
sexto de los
LGOCAPEF.
Artculos 15,
fraccin I de la
Custodia el expediente hasta su

Unidad
LFA, 12, fraccin X
devolucin al RAC.
5
Administrativa
Expediente
Contina en la actividad 12 del
procedimiento 5.2.2.1 del Manual.
del RLFA y Sexto,

Octavo y Dcimo
sexto de los
LGOCAPEF.
5.2.2.3 Destino final

Objetivo
Determinar cules son las series documentales susceptibles de baja documental o
transferencia al archivo histrico, con base en los valores documentales establecidos en el
Catlogo de disposicin documental.
Descripcin
Las actividades para que el RAC identifique, seleccionen e implementen lo establecido en el
Catlogo de disposicin documental.
5.2.2.3.1 Baja documental
Objetivo
Evitar la acumulacin excesiva de documentacin que se encuentra en el archivo de
concentracin, procurando la oportuna eliminacin de documentos cuyos plazos de
conservacin han prescrito y no poseen valores secundarios.
Descripcin
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Definir las actividades relativas al trmite y control de la baja documental cuyos valores
documentales concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
5.2.2.3.1 Baja documental
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
Identifica en los inventarios

documentales los expedientes que
concluyeron la vigencia documental
Se trata de documentacin con
valores contables? S: Pasa a 5.2.2.3.2
del Manual No: Contina en actividad
2.
o sistema de gestin
documental
Artculos. 12,
fraccin VII, 15,
fracciones II y III
de la LFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Elabora la propuesta de inventario de

baja, ficha tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Artculos15,
fracciones II y III,
19, fraccin III, de
la LFA, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
Solicita al RAT gestione la autorizacin

del titular de la unidad administrativa
productora de la documentacin.
Oficio o correo
electrnico y propuesta
de inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe la comunicacin y remite la

propuesta de inventario de baja, ficha
tcnica de prevaloracin y declaratoria
de prevaloracin a la unidad
administrativa para su revisin.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Revisa la propuesta de inventario de

Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Autoriza y valida el inventario de baja,

ficha tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin para
enviarlos al RAT e iniciar el trmite de
baja documental.
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Enva al RAC el inventario de baja,

declaratoria de prevaloracin validados
y firmados por el titular de la unidad
administrativa productora de la
documentacin.
Oficio, inventario de
baja, ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe los documentos y gestiona ante

el CA su baja documental.
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
CA
Recibe y verifica la informacin.

Tiene observaciones?
S: informa al RAC, contina en la
actividad 10.
Anlisis
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
RAC
10
Gestiona las modificaciones y, en su

caso, actualiza la informacin.
Regresa a la actividad 8.
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Noveno de
Responsable
RAC
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAC
No.
Actividades
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL

prevaloracin.
los LGOCAPEF.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
11
Elabora la solicitud de destino final, que

se integra por: a) a) Inventario de baja,
b) Ficha tcnica de prevaloracin, c)
Declaratoria de prevaloracin,
Oficio de solicitud de
destino final, inventario
de baja, ficha tcnica
de prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
12
Enva al AGN solicitud de destino final

verificando el calendario de recepcin
de solicitud de Destino final.
Solicitud de destino
final y calendario de
recepcin de solicitud
de destino final.
Artculos 12,
fraccin VII y 15,
fraccin II de la
LFA, Cuarto de los
LGOCAPEF..
13
Recibe y analiza la solicitud de destino

final, inventario de baja, ficha tcnica
de prevaloracin y declaratoria de
prevaloracin.
La informacin es suficiente?
No: comunica al CA, contina en la
actividad 14.
Solicitud de destino
final y calendario de
recepcin de solicitud
de destino final
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA
CA
14
Recibe oficio con las observaciones del

AGN. Se trata de observaciones al
oficio de solicitud de destino final,
inventario de baja, ficha tcnica de
prevaloracin y/o declaratoria de
prevaloracin: Regresa a actividad 10.
Anlisis
AGN
15
Emite oficio de respuesta, dictamen de

destino final, acta de baja documental y
las enva al CA.
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA
CA
CA
AGN
CA
RAC
16
Recibe el oficio de respuesta, dictamen

de destino final, el acta de baja
documental y remite al RAC.
Dictamen de destino
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable,
Octavo, Noveno y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
17
Recibe el dictamen de destino final y

acta de baja documental cuyo sentido:
Procede la baja. S: contina en el
procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual.
No: Regresa a actividad 1
Dictamen de destino
documental
Artculos 12,
fraccin VII y 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF..
5.2.2.3.2 Baja documental contable

Objetivo
Evitar la acumulacin excesiva de documentacin, procurando la oportuna eliminacin de
documentos con valor contable que se encuentran en el archivo de concentracin.
Descripcin
contables concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
5.2.2.3.2 Baja documental contable
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o
Herramienta
Normatividad
RAC
Identifica en los inventarios
Artculos 12,
DIARIO OFICIAL
documentales los expedientes que
concluyeron la vigencia documental
Se trata de documentacin con
valores contables? S: Contina en
actividad 2.
(Primera Seccin)
y/o sistema de gestin
documental
fraccin VII y 15,

fracciones II y III
de la LFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
No: Pasa a 5.2.2.3.1 del Manual.
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
RAC
Elabora la propuesta de inventario de

Propuesta de
inventario documental
con base en lo
establecido en la
Norma de Archivo
Contable
Gubernamental.
Arts.15, fracciones
II y III y 19,
fraccin III, de la
LFA, Noveno de
los LGOCAPEF.
Solicita al RAT gestione la autorizacin

del titular de la unidad administrativa
productora de la documentacin.
Oficio o correo
electrnico y propuesta
de inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe la comunicacin y remite la

propuesta de inventario de baja, ficha
tcnica de prevaloracin y declaratoria
de prevaloracin a la unidad
administrativa para su revisin.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Revisa la propuesta de inventario de

Propuesta de
inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Noveno de los
LGOCAPEF.
Autoriza y valida el inventario de baja,

declaratoria de prevaloracin para
enviarlos al RAT e iniciar el trmite de
baja documental.
Inventario de baja,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
Enva al RAC el inventario de baja,

declaratoria de prevaloracin validados
y firmados por el titular de la unidad
administrativa productora de la
documentacin
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 15,
fraccin II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe los documentos y gestiona ante

el CA su baja documental.
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Anlisis
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
Inventario documental,
ficha tcnica y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
destino final, inventario
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
Recibe y verifica la informacin.

Tiene observaciones?
CA
S: informa al RAC, contina en la

actividad 10.
RAC
10
Gestiona las modificaciones y, en su

caso, actualiza la informacin.
Regresa a la actividad 8.
CA
11
Elabora la solicitud de destino final, que

se integra por: a) Inventario de baja, b)
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Ficha tcnica de prevaloracin, c)
Declaratoria de prevaloracin,
CA
Solicitud de
autorizacin de baja
documental, inventario
de prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Elabora y remite el oficio de

autorizacin de baja de archivo
contable original gubernamental, la
cdula de control de baja de archivo
contable original gubernamental e
inventario de baja debidamente sellado
al CA.
Oficio de autorizacin
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cdula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventario de baja.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
15
Recibe oficio de autorizacin de baja

de archivo contable original
gubernamental, la cdula de control de
baja de archivo contable original
gubernamental e inventario de baja
debidamente sellado.
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cdula
archivo contable
e inventario de baja.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
16
Elabora la solicitud de dictamen de

destino final, que se integra por: a)
Oficio de autorizacin de baja de
archivo contable original
gubernamental, b) Cdula de control
de baja de archivo contable original
gubernamental, c) Inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG. d)
Ficha tcnica de prevaloracin e)
Declaratoria de prevaloracin
de baja de archivo
contable original
gubernamental, Cdula
archivo contable
e inventarios de baja
con el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
12
13
S: contina en la actividad 14
No: solicita las adecuaciones al CA,
CA
CA
14
Enva al AGN solicitud de dictamen de

destino final adjuntando:
CA
fraccin II, 19,

fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
Solicitud de
autorizacin de baja
documental, ficha
tcnica y declaratoria
de prevaloracin e
inventario.
Enva a la UCG, la solicitud de

autorizacin de baja de la
documentacin contable, adjunta
prevaloracin y declaratoria de
prevaloracin.
Recibe la solicitud.
UCG

de prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II, 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
UCG
17
a) Oficio de autorizacin de baja de

gubernamental, b) Cdula de control
de baja de archivo contable original
gubernamental, c) Inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG. d)
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorizacin de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cdula de control de
baja de archivo
contable original
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Ficha tcnica de prevaloracin. e)

Declaratoria de prevaloracin.
AGN
18
Recibe la solicitud de dictamen de

destino final, oficio de autorizacin de
gubernamental, cdula de control de
gubernamental e Inventarios de baja
con el sello de la UCG, ficha tcnica de
prevaloracin.
No: comunica al CA, contina en la
actividad 19.
CA
AGN
CA
RAC
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorizacin de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cdula de control de
baja de archivo
contable original
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Artculo 44,
fraccin VII de la
LFA.
19
Recibe oficio con observaciones del

AGN Se trata de observaciones al
prevaloracin y/o declaratoria de
prevaloracin:
Regresa a actividad 10.
Anlisis
20
Analiza la solicitud y emite oficio de

respuesta, dictamen destino final, acta
de baja documental y las enva al CA.
dictamen de destino
documental
44, fraccin VII y

12, fraccin VII de
la LFA, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
21
Recibe el oficio, dictamen de destino

final, el acta de baja documental y
remite al RAC.
dictamen de destino
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II y 19,
fraccin III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
22
Recibe el dictamen de destino final y

acta de baja documental cuyo sentido:
Procede la baja. S: contina en el
procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual.
No: Regresa a actividad 1
Dictamen de destino
documental
Artculos 12,
fraccin VII, 15,
fraccin II de la
LFA, y Noveno y
Dcimo de los
LGOCAPEF.
5.2.2.3.3 Desincorporacin de documentos de archivo como bienes muebles

Objetivo
administrativos, legales, fiscales o contables concluyeron y no poseen valores secundarios.
Descripcin
Gestionar ante el rea correspondiente para que inicie el trmite de destino final de los
desechos de papel y cartn, provenientes de los expedientes de baja documental.
5.2.2.3.3 Desincorporacin de documentos de archivo como bienes muebles
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
RAC
Enva copia del
Solicitud, copia de dictamen de
Artculo 12, fraccin VII
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y solicita a
la UARRM defina el
procedimiento a seguir
para la disposicin final.
UARRM
Analiza la solicitud y
recomienda al CA
proceda conforme al
procedimiento
DISPOSICIN FINAL Y
BAJA DE BIENES
MUEBLES del
MAAGRMSG, en el
subproceso que le
corresponda.
destino final y del acta de baja

documental
de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN.
Solicitud

de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN.
Anlisis

de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
Correo electrnico u oficio

de la LFA, Cuarto del
Acuerdo del archivo
contable y
MAAGRMSG.
Correo electrnico u oficio y acta

circunstanciada
Ttulo Quinto de la
LGBN.
Determina, atendiendo
la recomendacin de la
UARRM, que la
disposicin final de los
documentos se realice
por:
CA
a) Destruccin, contina
en el procedimiento
5.7.7. Destruccin de
bienes del
MAAGRMSG (contina
en la actividad 4), o
b) Cualquier otro
procedimiento de
disposicin final de
bienes distintos al de la
destruccin, contina en
el procedimiento
correspondiente del
proceso DISPOSICIN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES del
MAAGRMSG (contina
en la actividad 8).
(Viene de la conclusin
del procedimiento
Destruccin de bienes
del MAAGRMSG).
CA
Solicita a la UARRM el
acta circunstanciada
respecto a la
destruccin de
documentos.
UARRM
Remite el acta
circunstanciada que
hace constar la
destruccin de
documentos. Se trata
de documentacin
contable? S: Pasa a
actividad 6. No: Pasa a
actividad 7.
CA
Recibe el acta
circunstanciada y la
enva a la UCG.
Oficio y acta circunstanciada

de la LFA.
Digitaliza el acta
circunstanciada, el
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y gestiona
su publicacin en el sitio
de internet institucional.
Acta circunstanciada, dictamen

de destino final y acta de baja
documental

de la LFA, y Dcimo
noveno de los
LGOCAPEF.
CA
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Pasa actividad 10.
CA
(Viene de la conclusin
del procedimiento
correspondiente del
proceso DISPOSICIN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES del
MAAGRMSG).
Correo electrnico u Oficio

de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
Acuse
Artculo 15, fraccin II

de la LFA, Ttulo
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
Solicita copia a la
UARRM del acta de la
entregarecepcin de
los documentos de
archivo entregados para
su disposicin final.
RAC
RAC
RAC
Recibe oficio y recaba

en el inventario de baja,
el acta de la entregarecepcin de los
documentos de archivo.
10
Actualiza la base de
datos del archivo de
concentracin,
registrando los
expedientes que fueron
dados de baja.
Sistema de gestin documental
Artculos 15, fraccin II

y 19, fraccin III de la
LFA, y Noveno de los
LGOCAPEF.
Integra el expediente de
baja documental
Expediente que debe contener

como mnimo: Acuse de la
solicitud de Dictamen de destino
final enviada al AGN, declaratoria
de prevaloracin, ficha tcnica de
prevaloracin e Inventario de
baja, oficio de respuesta emitido
por el AGN, dictamen de destino
final, acta de baja documental,
acta circunstanciada. En caso
de documentacin contable
original gubernamental adems
debe incluir: Oficio de
autorizacin de la baja de archivo
contable original gubernamental y
Cdula de control de baja de
gubernamental
Artculos 15, fraccin II

y 19, fraccin III de la
LFA, y Vigsimo de los
LGOCAPEF.
11
5.2.2.3.4 Transferencia secundaria

Objetivo
Realizar el traslado sistemtico y controlado de los expedientes que hayan concluido sus
plazos de conservacin y que tengan valores secundarios, conforme al catlogo de
disposicin documental y segn lo indicado por el AGN, al archivo histrico de la dependencia
o entidad o al AGN.
Descripcin
Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de
concentracin al archivo histrico, a fin de incrementar el acervo documental y ponerlo a
disposicin de los interesados.
5.2.2.3.4 Transferencia secundaria
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o Herramienta
Normatividad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
RAC
RAC
RAC
RAT
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
RAT
Identifica en los
inventarios
documentales los
expedientes que
concluyeron la
vigencia documental
y poseen valores
histricos.
Inventario documental y/o

sistema de gestin documental
Artculos 12, fraccin VII y 15,

fracciones II y III de la LFA,
12, fraccin XI del RLFA, y
Noveno y Dcimo de los
LGOCAPEF.
Elabora la
propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
tcnica de prevaloracin y
declaratoria de prevaloracin

LGOCAPEF.
Solicita al RAT
gestione la
autorizacin del
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentacin.
Oficio o correo electrnico y

propuesta de inventario de
Noveno de los LGOCAPEF.
Recibe la
comunicacin y
remite la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin a la
unidad
administrativa para
su revisin.
Oficio o correo electrnico y

propuesta de inventario de
Octavo de los LGOCAPEF.
Revisa la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin.
Propuesta de inventario de
Noveno de los LGOCAPEF.
Autoriza y valida el
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin para
enviarlos al RAT e
iniciar el trmite de
transferencia
secundaria.
Inventario de transferencia
secundaria, ficha tcnica de
prevaloracin.
Artculos 15, fraccin II y 19,

fraccin III de la LFA, y
Octavo y Noveno de los
LGOCAPEF.
Recibe y enva al
RAC el inventario de
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y
declaratoria de
prevaloracin
autorizados por el
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentacin.
Artculos 15, fraccin II y 19,

fraccin III de la LFA, y
Octavo y Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
CA
RAC
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Recibe los
documentos y
gestiona ante el CA
la transferencia
secundaria.

LGOCAPEF.
Recibe y verifica la
informacin.
Tiene
observaciones?
S: informa al RAC,
contina en la
actividad 10.
No: contina en la
actividad 11.
Anlisis
Artculos 12, fraccin VII, 15,

fraccin II y 19, fraccin III de
la LFA, y Noveno y Dcimo
de los LGOCAPEF.
prevaloracin.

Sptimo, Noveno y Dcimo
de los LGOCAPEF.
transferencia, inventario de
Artculos 12, fraccin VII, 15,

fraccin II y 19, fraccin III de
la LFA, Cuarto del Acuerdo
del archivo contable, Octavo,
LGOCAPEF, y Numeral 20 de
la Norma de Archivo Contable
Gubernamental.
transferencia secundaria,
inventario de transferencia
prevaloracin
Artculo 12, fraccin VII de la

LFA
Oficio
Artculos 15, fraccin II de la

LFA, 5, 6 y 13 del RLFA, y
LGOCAPEF.
Remesa

LGOCAPEF.
secundaria y remesa

LFA, 5 y 6 del RLFA, y
LGOCAPEF.
10
Gestiona las
modificaciones y
actualiza la
informacin.
Contina en la
actividad 9.
La dependencia o
entidad cuenta con
archivo histrico?
S: Elabora solicitud
de transferencia
secundaria que se
integra por:
CA
11
a) Oficio de
solicitud, b)
Inventario de
transferencia (en
tres tantos), c) Ficha
tcnica de
prevaloracin, d)
Declaratoria de
prevaloracin,
Contina en
actividad 12.
No: contina en la
actividad 19.
CA
RAH
RAC
RAH y RAC
12
Enva al RAH la
solicitud de
transferencia
secundaria,
requiriendo la fecha,
hora lugar y
responsable para la
recepcin de la
documentacin.
13
Recibe revisa la
informacin e
informa al RAC
fecha, hora, lugar y
responsable para la
recepcin de la
documentacin.
14
Entrega al RAH la
remesa de
expedientes
instalados en cajas
identificadas con su
cdula
correspondiente.
15
Comparan el
inventario de
transferencia
secundaria contra la
remesa de
expedientes.
Existen
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
diferencias?
S: Retira los
expedientes para
solventar las
observaciones y
regresa a actividad
10.
No: contina en la
actividad 16.
RAH
CA
16
Sella y entrega al
RAC el inventario de
transferencia
secundaria como
acuse de recibo y
actualiza el
inventario del AH.
17
Notifica al AGN
sobre la
transferencia
secundaria,
incluyendo
inventario de
transferencia
secundaria sellado
secundaria
Oficio de notificacin
secundaria sellado

LGOCAPEF.
Artculo 17, fraccin II de la

LFA.
Expediente de transferencia
secundaria del Archivo de
concentracin incluye:
a) Oficio de solicitud de
transferencia
b) Inventario de transferencia
secundaria sellado por el
archivo histrico
RAH y RAC
18
Integran expediente
de la transferencia
secundaria.
Fin del
procedimiento
Expediente de transferencia
secundaria del Archivo
histrico incluye:
a) Acuse de solicitud de
transferencia
b) Ficha tcnica de
prevaloracin, c) Declaratoria
de prevaloracin

LGOCAPEF.
d) Oficio de respuesta a la
solicitud de transferencia
secundaria
e) Inventario de transferencia
secundaria sellado
f) Copia de notificacin al AGN
de la transferencia secundaria
CA
CA
AGN
19
Elabora la solicitud
de destino final, que
se integra por: a)
Inventario de
transferencia
secundaria, b) Ficha
tcnica de
prevaloracin, c)
Declaratoria de
prevaloracin
Oficio de solicitud de destino

final, inventario de
Artculos 12 fraccin VII y 15,

fraccin II de la LFA, 5, 6 y 10
del RLFA, y Cuarto fraccin
IV, Noveno y Dcimo de los
LGOCAPEF.
20
Enva al AGN
solicitud de destino
final verificando el
calendario de
recepcin de
solicitud de Destino
final.

Artculos 12 fraccin VII y 15,

fraccin II de la LFA, 5, 6 y 10
del RLFA, y Cuarto fraccin
IV, Noveno y Dcimo de los
LGOCAPEF.
21
Recibe y analiza la
solicitud de destino
transferencia
secundaria, ficha
tcnica de
prevaloracin y

Artculos 16, 28, de la LFA, y

6 y 25 fraccin IV del RLFA.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
declaratoria de
prevaloracin.
La informacin es
suficiente?
S: contina en la
actividad 22.
No: comunica al CA,
regresa a la
actividad 10.
22
Emite oficio de
respuesta dirigido al
CA, agendando
visita de inspeccin
al archivo de
concentracin de la
dependencia o
entidad.
23
Realiza visita de
inspeccin al
archivo de
concentracin de la
dependencia o
entidad y revisa que
la documentacin
cuente con valores
histricos y est en
las condiciones que
indica el Instructivo
para la transferencia
secundaria de
archivos (soporte
papel) dictaminados
con valor histrico al
Archivo General de
la Nacin o los
criterios tcnicos
que para tal efecto
emita el AGN.
24
Analiza la
informacin
recabada en la visita
de inspeccin.
La informacin es
suficiente?
S: Contina en
actividad 27.
No: Contina en
actividad 25.
Anlisis

6 y 25, fraccin IV del RLFA.
25
Enva oficio de
respuesta
especificando la no
precedencia del
trmite, o bien
emitiendo las
observaciones y
recomendaciones
necesarias.
Oficio de respuesta

26
Solventa las
observaciones
emitidas por el AGN
y solicita
nuevamente visita
de inspeccin.
Regresa a actividad
22.
Oficio de seguimiento

LFA, 5 y 6 del RLFA y
LGOCAPEF.
AGN
27
Emite dictamen de
destino final y oficio
indicando fecha,
hora y lugar para
recibir la remesa de
documentacin.
Oficio
Dictamen de destino final

CA
28
Entrega al AGN la
remesa de
Remesa de documentacin

AGN
AGN
AGN
AGN
CA
Oficio de respuesta
Visita de inspeccin
Cdula de inspeccin


(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
documentacin.

LGOCAPEF.
AGN
29
Verifica que la
remesa de la
documentacin
corresponda a lo
sealado en el
inventario de
transferencia
secundaria y
entrega la
constancia de
recepcin.
Existen
diferencias?
S: Solventar las
observaciones.
Pasar a la actividad
28.
No: Contina en la
actividad 30.
AGN
30
Emite acta de
transferencia
secundaria y enva
al CA.
Acta de transferencia
secundaria

31
Recibe acta de
transferencia
secundaria y recaba
la firma del titular de
la unidad
administrativa
productora de la
documentacin
transferida al AGN.
secundaria

LFA.
32
Remite al AGN el
acta de
transferencia
secundaria firmada
por el titular del rea
administrativa
productora de la
documentacin
transferida al AGN.
secundaria

LFA.
33
Recibe acta de
transferencia
secundaria que es
firmada por el titular
del AGN
Acta de transferencias
secundaria

34
Enva al CA el acta
de transferencia
secundaria firmada
por el titular del
AGN
secundaria

CA
35
Remite el acta de
transferencia
secundaria firmada
por el titular de la
unidad
administrativa y el
titular del AGN
secundaria
Artculos 12, fraccin VII de la

LGOCAPEF.
RAC
36
Actualiza el
inventario del
archivo de
concentracin.
Sistema de gestin
documental
Artculos 17 de la LFA, y 13
del RLFA
Integra expediente
de la transferencia
secundaria
Expediente que debe contener

como mnimo:
a) Acuse del oficio de solicitud
de dictamen de destino final
b) Oficio de respuesta a la
solicitud de dictamen de
destino final
c) Dictamen de destino final
d) Acta de transferencia
secundaria
e) Inventario de transferencia

Noveno, Dcimo y
Decimonoveno de los
LGOCAPEF.
CA
CA
AGN
AGN
RAC
37
Remesa de documentacin
Constancia de recepcin
Artculos 16, 28, de la LFA y 6

y 25 fraccin IV del RLFA.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
secundaria
f) Ficha tcnica de
prevaloracin
g) Declaratoria de
prevaloracin
5.2.3 Archivo histrico

Objetivo
Organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la documentacin histrica, que
previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentracin, as como la
integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la
memoria documental.
5.2.3.1 Organizacin y descripcin
Objetivo
Proporcionar una estructura conceptual que permita el control y el manejo de la informacin
contenida en el archivo, as como la localizacin fsica de cada documento o expediente.
Descripcin
Conjunto de operaciones intelectuales y mecnicas por las que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales y la
elaboracin de una representacin exacta de su contenido o de las partes que compone una
estructura archivstica (fondo, seccin, serie, expediente y documento).
5.2.3.1 Organizacin y descripcin
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
Etapa I. (De la Organizacin)
El Fondo, Seccin o
Serie en custodia en
el archivo histrico se
encuentra
organizado? S:
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II. No: requiere
organizacin,
contina en la
actividad 2.
Diagnstico

LFA, 13 del RLFA y Dcimo
de los LGOCAPEF.
RAH
Revisa en el Registro
Central la existencia
del Cuadro general
de clasificacin
archivstica. Cuenta
con Cuadro general
de clasificacin
archivstica? S:
contina en la
actividad 4. No:
requiere
organizacin,
contina en la
actividad 3.
Registro central, Cuadro

general de clasificacin
archivstica

de los LGOCAPEF.
RAH
Elabora el Cuadro
general de
clasificacin
archivstica.
Cuadro general de clasificacin

archivstica

de los LGOCAPEF.
RAH
Identifica y agrupa
los expedientes de
acuerdo con las
series documentales.
Cuadro general de clasificacin

archivstica

de los LGOCAPEF.
RAH
Establece la unidad
de orden e integra los
expedientes o
documentos
Alfabtico, numrico o
convencional

de los LGOCAPEF.
RAH
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
relacionando unos
con otros.
6
Incorpora los datos

de identificacin.
Expediente

de los LGOCAPEF.
Deposita el o los
expedientes en
contenedores o
unidades de
conservacin.
Caja

de los LGOCAPEF.
RAH
Coloca en el lugar
que corresponda
cada una de las cajas
con su etiqueta
identificadora.
Etiqueta identificadora Mapa

de ordenacin topogrfica

de los LGOCAPEF.
RAH
Integra conforme al
Registro Central.
Expediente

de los LGOCAPEF.
RAH
RAH
Etapa II (De la descripcin)
RAH
RAH
RAH
RAH
RAH
Revisa en el Registro
Central la existencia
de un instrumento de
consulta.
Existe instrumento
de consulta? S:
contina en la
actividad 5. No:
contina en la
actividad 2.
Registro Central, Catlogo,

Inventario, Guas, ndices

de los LGOCAPEF.
Selecciona el
instrumento de
consulta y de
acuerdo con sus
elementos define el
nivel de descripcin.
Anlisis

de los LGOCAPEF.
Analiza y describe,
en su caso, fondo,
seccin, serie,
expedienteo
documento.
Unidad de descripcin

de los LGOCAPEF.
Integra el informe y
un ejemplar del
instrumento de
consulta al Registro
Central.
Instrumento de consulta

de los LGOCAPEF.
Entrega un ejemplar
del instrumento de
consulta en copia
para servicio de
consulta al pblico.
Oficio, instrumento de consulta

de los LGOCAPEF.
5.2.3.2 Conservacin
Objetivo
Instrumentar las medidas preventivas y correctivas que sean necesarias para la conservacin
adecuada del acervo documental histrico.
Descripcin
Este apartado describe las actividades relacionadas con el establecimiento de las condiciones
adecuadas para el archivo histrico en su repositorio, considerando el medio ambiente, la
seguridad, el control de plagas, la iluminacin, la temperatura y humedad.
5.2.3.2 Conservacin
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
CA
Instruye al RAH
establecer el
monitoreo de las
Oficio
Artculos 17, fraccin II de la LFA,

13, fraccin II del RLFA y Dcimo
de los LGOCAPEF.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
condiciones
ambientales en las
reas de depsito
del acervo
documental
histrico.
RAH
Coloca los
instrumentos de
medicin en las
reas del archivo
sujetas a
evaluacin.
RAH
Obtiene los datos

de cada
instrumento de
medicin.
Registros de los
instrumentos de medicin

13, fraccin II del RLFA, y Dcimo
de los LGOCAPEF.
Analiza los datos

obtenidos, elabora
un reporte y
recomendaciones
para envo al CA.
Oficio

de los LGOCAPEF.
Analiza el reporte y
recomendaciones.
Existe factor de
riesgo? S:
contina en la
actividad 6. No:
contina en la
actividad 8.
Anlisis

de los LGOCAPEF.
Instruye al RAH
para que tramite
con el rea
correspondiente las
mejoras al rea de
archivo histrico.
Oficio

de los LGOCAPEF.
RAH
Da seguimiento e
informa al CA la
ejecucin de la
instruccin.
Informe

de los LGOCAPEF.
RAH
Integra el informe al
Registro Central.
Expediente

de los LGOCAPEF.
RAH
CA
CA
Instrumentos de medicin

de los LGOCAPEF.
5.2.3.3 Servicio de consulta

Objetivo
Difundir y promover el aprovechamiento social del patrimonio documental de la dependencia
o entidad.
Descripcin
Proporcionar en forma gil y eficiente, el servicio al pblico para la consulta en sala de los
documentos bajo su resguardo.
5.2.3.3 Servicio de consulta
Responsable
No.
Actividades
Mtodo o herramienta
Normatividad
RAH
Registra al usuario
conforme a los datos
de su identificacin
oficial vigente.
Registro
Artculos 17, fraccin II y 26 de

la LFA, 13, fracciones I y II del
RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Informa al usuario
cules son los
instrumentos de
consulta con los que
cuenta.
RAH
Es necesario que le
proporcione los
instrumentos de
identificacin para
localizar los
expedientes?
Anlisis
Arts. 17, fraccin II y 26 de la

LFA , Art. 13, fracciones I y II
del RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
Guas, inventarios
documentales y catlogos
disponibles

RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
Boleta

RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
S: contina en la
actividad 3. No:
contina en la actividad
4.
RAH
Entrega los
instrumentos
solicitados, ya sea en
soporte impreso o
electrnico.
RAH
Facilita la boleta de
control de consulta
para el registro del
expediente a consultar.
Localiza y entrega el
expediente al usuario
para su consulta.
Expediente

RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
Custodia la boleta de
control de consulta,
previamente firmada
por el usuario, hasta la
devolucin del
expediente.
Boleta

RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
RAH
Recibe el expediente
consultado, revisa y
verifica su integridad
fsica y numrica, firma
de recibido y procede a
su colocacin en su
respectivo espacio.
Expediente

RLFA y Dcimo de los
LGOCAPEF.
RAH
Elabora informe de
usuarios atendidos en
la sala de consulta.
Informe
Artculo 17, fraccin II de la LFA

y Dcimo de los LGOCAPEF.
RAH
RAH
5.3
Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin

5.3.1 Clasificacin de Informacin
Objetivo
Facilitar la clasificacin que por excepcin y conforme a los supuestos de reserva y
confidencialidad, establecidos en la LFTAIPG, realizan los titulares de las unidades
administrativas de las dependencias y entidades.
Descripcin del procedimiento
Este apartado describe las actividades que habr de realizar la unidad administrativa para
clasificar su informacin.
Actividades secuenciales por responsable
Responsable
Unidad
administrativa
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Genera, obtiene,
adquiere,
transforma la
informacin o
recibe una
solicitud de
Revisin fsica o
electrnica
Arts. 13, 14, 15, 16 y 18 de la

LFTAIPG, 26 y 27 del RLFTAIPG y
Dcimo Quinto al Trigsimo Sexto
de los Lineamientos de clasificacin
y desclasificacin.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
acceso respecto
de la misma.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa
Identifica los
expedientes o
documentos que
contengan
informacin que
deba clasificarse
como reservada o
confidencial.
Revisin fsica o
electrnica
Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG

y Dcimo Quinto al Trigsimo Sexto
de los Lineamientos de clasificacin
y desclasificacin.
Clasifica la
informacin,
insertando una
leyenda a los
expedientes o
documentos que
indique su
carcter de
reservado y/o
confidencial.
* Toma nota para
efectos del
procedimiento
5.3.4.
Formato de clasificacin y
desclasificacin de la
informacin
Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG,

30 del RLFTAIPG y
Trigsimo sptimo al Cuadragsimo
segundo de los Lineamientos para la
clasificacin y desclasificacin.
5.3.2 Ampliacin del Periodo de Reserva

Objetivo
Orientar a las unidades administrativas de las dependencias y entidades para que, por
excepcin, soliciten a travs del Comit la ampliacin del periodo de reserva siempre que sta
se justifique.
Este apartado describe las actividades que habrn de realizar las unidades administrativas y
el Comit para solicitar la ampliacin del periodo de reserva, en los casos en que se justifique.
Responsable
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
Identifica los
documentos cuyo
periodo de reserva
est por vencer y
requieren
ampliacin, por lo
menos con 5 meses
de anticipacin.
Revisin fsica o
electrnica
Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y

35 del RLFTAIPG.
Unidad
administrativa
Determina que
subsisten las causas
que dieron origen a
la reserva.
Revisin fsica o
electrnica

35 del RLFTAIPG.
Remite al Comit,
con 4 meses de
anticipacin, la
solicitud de
ampliacin del
periodo de reserva y
justifica que
subsisten las causas
que motivaron la
misma.
Oficio

35 del RLFTAIPG.
Comit
Analiza la solicitud
de ampliacin del
periodo de reserva.
Se justifica la
ampliacin?
S, contina en la
actividad 7.
No, contina en la
actividad 5
Revisin fsica

35 del RLFTAIPG
Comit
Comunica al titular
Oficio
Unidad
administrativa
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
de la unidad
administrativa la
determinacin de
que no se justifica la
ampliacin solicitada
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Comit
Unidad
Administrativa
35 del RLFTAIPG
Desclasifica la
informacin cuya
ampliacin no se
justific, una vez
vencido el periodo
de reserva.
* Toma nota para
efectos de
los procedimientos
5.3.3 y
5.3.4.
Fin de
procedimiento
informacin
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34,

fraccin I del RLFTAIPG y
Lineamientos Trigsimo sptimo
al Cuadragsimo tercero de los
Lineamientos de clasificacin y
desclasificacin
Solicita la
ampliacin al INAI
de manera fundada
y motivada, por lo
menos con 3 meses
de anticipacin al
vencimiento del
periodo de reserva.
Oficio

35 del RLFTAIPG.
Recibe respuesta
del INAI o se
actualiza la
afirmativa ficta.
Se autoriza la
ampliacin y/o
verifica la
configuracin de la
afirmativa ficta?
S, contina en la
actividad 9.
No, contina en la
actividad 5
Oficio y/o comunicacin

electrnica, o falta de
respuesta en los 2 meses
posteriores a la
presentacin de la
solicitud
Art. 35 del RLFTAIPG
Comunica al titular
de la unidad
administrativa la
autorizacin de la
ampliacin del
periodo de reserva o
la afirmativa ficta.
Oficio y/o comunicacin

electrnica
Arts. 15 de la LFTAIPG y 35 del

RLFTAIPG.
10
Registra la
ampliacin del
periodo de reserva.
* Toma nota para
efectos del
procedimiento 5.3.4.
informacin
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 35
del RLFTAIPG y Lineamientos
Trigsimo sptimo al
Cuadragsimo tercero de los
desclasificacin.
5.3.3 Desclasificacin de Informacin

Objetivo
Desclasificar la informacin cuando haya transcurrido el periodo de reserva, o no habiendo
transcurrido, ya no subsistan las causas que dieron origen a la clasificacin, atendiendo las
circunstancias de modo, tiempo y lugar.
Este apartado describe las actividades que habrn de observar las unidades administrativas
de las dependencias y entidades para desclasificar la informacin.
Responsable
Unidad
administrativa
No.
Actividad
Desclasifica
expedientes o
documentos
clasificados como
reservados, cuando:
a) Venza el perodo
de reserva;
b) Desaparezcan las
causas que dieron
Mtodo o Herramienta
Normatividad
informacin
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34
del RLFTAIPG, Dcimo tercero y
Dcimo cuarto de los
desclasificacin.
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
origen a la
clasificacin, o
c) El Comit o el INAI
instruyan en su caso,
la desclasificacin.
Unidad
administrativa
Unidad
administrativa o
Unidad (segn
corresponda)
Elabora la relacin de
expedientes o
documentos
desclasificados.
Documento

RLFTAIPG.
Actualiza los ndices

de expedientes
reservados del INAI
conforme al
procedimiento 5.3.4.
Sistema de ndices de
expedientes reservados

RLFTAIPG.
5.3.4 Actualizacin de los ndices de Expedientes Reservados

Objetivo
Actualizar semestralmente los ndices de expedientes reservados a travs del sistema de
ndices de expedientes reservados establecido por el INAI.
Este apartado describe las actividades que habrn de observar las unidades administrativas
de las dependencias y entidades para actualizar semestralmente los ndices de expedientes
reservados.
Responsable
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Promueve, entre las

unidades
administrativas,
previo a la fecha en
que deben ser
remitidos, la
actualizacin de los
expedientes que
durante el semestre
correspondiente
fueron:
a) clasificados,
b) desclasificados, y
c) en su caso, las
ampliaciones de
periodos de reserva.
Correo electrnico y/o

sistema de control de
gestin interna
Tercero de los Lineamientos

para notificar al INAI los ndices.
Unidad
administrativa
Identifica los
expedientes que
durante el semestre
correspondiente
fueron:
a) clasificados,
b) desclasificados, y
c) en su caso, las
ampliaciones de
periodos de reserva.
Sistema de ndices,
documento electrnico o
gestin interna

RLFTAIPG.
Unidad
administrativa/
Unidad
Accede al Sistema de
ndices y realiza la
actualizacin.
Sistema de ndices

Enva al Comit a
travs del Sistema de
ndices, y se lo
comunica por oficio,
informando el total de
expedientes
clasificados y
desclasificados,
dentro de los
primeros 10 das
hbiles de los meses
de enero y julio de
Sistema de ndices y
oficio

Unidad
Unidad
administrativa/
Unidad
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
cada ao.
Recibe a travs del
Sistema de ndices
para su aprobacin,
dentro de los 10 das
hbiles siguientes al
periodo de envo por
parte de la unidad
administrativa.
Sesin
Arts. 17 y 29 de la LFTAIPG y 31
del RLFTAIPG.
Instruye a la Unidad
para su envo al INAI
a travs del Sistema
de ndices, dentro de
los 10 das hbiles
siguientes a la
aprobacin.
Sistema de ndices
Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del

RLFTAIPG y Tercero y Cuarto
de los Lineamientos para
notificar al INAI los ndices.
Enva la actualizacin
de ndices de
expedientes
reservados al INAI y
genera el acuse
correspondiente.
Sistema de ndices y
acuse
Cuarto de los Lineamientos para

notificar al INAI los ndices.
Comit
Instruye a la Unidad o
a la unidad
administrativa, en su
caso, para que realice
las adecuaciones que
correspondan.

gestin interna y/o oficio

RLFTAIPG.
Unidad
administrativa/
Unidad
Realiza las
adecuaciones
instruidas por el
Comit.
Sistema de ndices

RLFTAIPG.
Sistema de ndices

RLFTAIPG.
Comit
Los aprueba?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
Comit
Unidad
Verifica el
cumplimiento de sus
instrucciones.
Comit
10
Fueron observadas?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
5.4
Atencin a Solicitudes de Acceso a la Informacin

Objetivo
Atender las solicitudes de acceso a la informacin de manera eficiente y oportuna.
Este apartado describe las actividades que habrn de realizar las dependencias y entidades
para atender de manera gil y expedita las solicitudes de acceso a la informacin, las que
debern atenderse en los plazos que establecen las disposiciones aplicables en materia de
transparencia y acceso a la informacin pblica gubernamental aplicando cuando
corresponda, los plazos internos previstos en los criterios especficos que adopte el Comit
para asegurar mayor eficiencia en la gestin de las solicitudes.
Responsable
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Etapa I (De la Unidad)
Unidad o SPH
Recibe al solicitante
que acude
directamente a la
dependencia o
entidad y lo orienta y
Recepcin fsica; correo

certificado, mensajera, o
medios electrnicos o
INFOMEX
Arts. 28, fraccin III, 40 y 41 de

la LFTAIPG, 56 y 66 del
RLFTAIPG, Tercero, Quinto,
Dcimo Primero y Dcimo
Segundo de los Lineamientos
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
apoya en la captura
de su solicitud de
informacin.
de acceso a la informacin.
Se recibi por
escrito libre, correo
certificado,
mensajera o medios
electrnicos?
contina en la
actividad 2.
Se recibi por
INFOMEX? contina
en la actividad 3.
Unidad o SPH
Registra la solicitud
en el INFOMEX, el
mismo da de su
recepcin, excepto
cuando se hubiese
recibido despus de
las 18:00 horas, en
cuyo caso, la captura
se har al da hbil
siguiente, generando
el acuse y envindolo
al solicitante en el
medio elegido para
recibir notificaciones.
INFOMEX y/o correo

certificado

RLFTAIPG, Tercero y Quinto
de los Lineamientos de acceso
a la informacin.
INFOMEX
Arts. 40 de la LFTAIP, 69 del

RLFTAIPG y Quinto, fraccin
VI de los Lineamientos de
acceso a la informacin.
INFOMEX
Art. 48 de la LFTAIPG.
INFOMEX
Correo electrnico o
Arts. 43 de la LFTAIPG, 70,

fraccin I del RLFTAIPG y
Revisa el contenido
de la solicitud.
La informacin
solicitada es
competencia de la
dependencia o
entidad?
a) No, contina en la
actividad 7.
Unidad o SPH
b) No lo puede
determinar, por lo que
lo turna a la unidad
administrativa
correspondiente para
su determinacin,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II.
c) S, contina en la
actividad 4.
Se encuentra en
alguna de las
hiptesis a que se
refiere el Art. 48 de la
LFTAIPG?
Unidad o SPH
S, no se dar trmite
a la solicitud, contina
en la actividad 9.
No, contina en la
actividad 5.
Cumple con los
requisitos a que se
refiere el artculo 40
de la LFTAIPG?
Unidad o SPH
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 8.
Unidad o SPH
(Tambin viene de la
actividad 2 de la
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Etapa II)
Turna la solicitud a la
o las unidades
administrativas que
pudieran tener la
informacin, dentro
de los 2 das hbiles
siguientes a aqul en
que se haya recibido,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa II.
Unidad o SPH
Orienta al solicitante,
dentro de los 5 das
hbiles siguientes a la
recepcin, sobre la
dependencia o
entidad que pudiera
tener la informacin.
Quinto, fraccin III de los

Lineamientos de acceso a la
informacin.
INFOMEX y/o correo

certificado

RLFTAIPG y Quinto, fraccin
VI de los Lineamientos de
INFOMEX y/o correo

certificado
Art. 40 de la LFTAIPG y Quinto,

fraccin IV de los Lineamientos
INFOMEX
Arts. 42 y 48 de la LFTAIPG.
Unidad o SPH
Requiere al
solicitante, por nica
vez, dentro de los 10
das hbiles
siguientes a la
presentacin de la
solicitud, para que
proporcione, en un
plazo que no exceda
de un mes, mayores
elementos para
identificar la
informacin.
Recibe mayores
elementos para
identificar la
informacin?
S, contina en la
actividad 6.
No, se desecha la
solicitud por el
INFOMEX.
Unidad o SPH
a) Si es ofensiva, la
solicitud es
desechada y se
notifica por el
INFOMEX.
b) Si es
sustancialmente
idntica a otra
solicitud presentada
por la misma persona
y bajo idntica
modalidad es
desechada y se
notifica por el
INFOMEX.
c) Si la informacin se
encuentra
pblicamente
disponible se indica el
lugar en el que se
encuentra.
Etapa II (Atencin de solicitudes de acceso a informacin pblica o clasificada)

Unidad
Correo electrnico o
Art. 43 de la LFTAIPG y Quinto,
DIARIO OFICIAL
administrativa
(Viene de las
actividades 3, inciso
b), o 6 de la Etapa I.
La Unidad o SPH
turn solicitud de
informacin).
(Primera Seccin)
fraccin III de los Lineamientos

Anlisis
Arts. 40 y 42 de la LFTAIPG y
69 del RLFTAIPG.
Anlisis
Anlisis

RLFTAIPG.
Revisin fsica y/o

electrnica
Analiza el sentido y
alcance de la solicitud
de acceso.
Es de su
competencia?
S, contina en la
actividad 3.
No es de su
competencia y
sugiere a la Unidad:
Unidad
administrativa
a) Sugiere el turno a
una diversa unidad
administrativa y
contina en la
actividad 6 de la
Etapa I.
b) La dependencia o
entidad no es
competente y orienta
sobre la institucin
competente, contina
en la actividad 7 de la
Etapa I.
Analiza si cuenta con
los elementos
necesarios para
identificar la
informacin solicitada.
S cuenta con los
elementos, contina
en la actividad 4.
Unidad
administrativa
No cuenta con los

elementos, enva a la
Unidad una
aclaracin para el
solicitante, * contina
en la actividad 8 de la
Etapa I.
* Siempre y cuando
no se haya solicitado
una aclaracin previa.
Unidad
administrativa
Considera necesario
solicitar la ampliacin
del plazo de
respuesta.
S, contina en la
actividad 1 de la
Etapa IV.
No, contina en la
actividad 5.
Realiza una
bsqueda exhaustiva
de la informacin en
sus archivos.
Unidad
administrativa
(Tambin viene de la
actividad 5, Etapa IV)
Existe la informacin
en sus archivos?
S, contina en la
actividad 6.
No, contina en la
actividad 1 de la
Etapa III.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Determina si la
informacin es
pblica, reservada o
confidencial.
(Tambin viene de la
actividad 5, Etapa III.
S, localiz la
informacin)
La informacin es
pblica?
a) S, contina en la
actividad 7.
Unidad
administrativa
b) No, es reservada
y/o confidencial, la
clasifica conforme al
procedimiento 5.3.1, o
en su caso, verifica
subsistan las causas
que dieron origen a
su clasificacin, y
contina en la
actividad 9.
Revisin fsica
Arts. 42, 43 y 45 de la
LFTAIPG, 70 del RLFTAIPG y
Lineamientos Cuarto, Quinto y
Sexto de los Lineamientos de
Enva a la Unidad o
SPH dentro de los 15
das hbiles
siguientes a aqul en
que se recibi la
solicitud, la
informacin solicitada,
y/o indica el nmero
de fojas en que
consta y/o la
modalidad en que se
encuentra disponible;
o bien, la fuente, lugar
y forma en que se
puede consultar,
reproducir o adquirir
la informacin,
contina en la
actividad 8, inciso a).
(Tambin viene de la
actividad 11).
INFOMEX
Arts. 42 de la LFTAIPG y 70,

fraccin II del RLFTAIPG,
Tercero y Cuarto de los
Lineamientos en la modalidad
de consulta directa y artculo
Dcimo Segundo, fraccin V
inciso b) del AEIDA.
a) Recibe la
respuesta de la
unidad administrativa
y contina en la
actividad 12.
b) Recibe la
determinacin del
Comit no
concediendo la
prrroga y notifica a la
unidad administrativa,
contina en la
actividad 5. (Viene de
la actividad 2, Etapa
IV. Comit, no
concedi la prrroga).
INFOMEX
Arts. 28, fraccin IV y 41 de la

LFTAIPG.
Comunica al Comit,
de manera fundada y
motivada, la
clasificacin de la
informacin y, en su
caso, el plazo de la
reserva, dentro de los
8 das hbiles
Oficio y solicitud de acceso
Arts. 45 de la LFTAIPG, 70,

fraccin III del RLFTAIPG y
Lineamientos Cuarto, Quinto y
Sexto de los Lineamientos de
c) No, es
parcialmente
reservada y/o
confidencial, la
clasifica conforme al
procedimiento 5.3.1,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa V.
Unidad
administrativa
Unidad o SPH
Unidad
administrativa
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
siguientes a su
recepcin.
Comit
10
Resuelve en el menor
tiempo posible, de
manera fundada y
motivada, respecto de
la clasificacin de la
informacin y lo
comunica a la Unidad.
Cuenta con los
elementos para emitir
la resolucin?
S, contina en la
actividad 11.
No, analiza la
posibilidad de ampliar
el plazo de respuesta
y contina en la
actividad 2 de la
Etapa IV.
Resolucin y/o correo

electrnico y/o sistema de
control de gestin interna
y/o oficio

fraccin III del RLFTAIPG.
INFOMEX y correo
y/o oficio
70 del RLFTAIPG.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante, o correo
certificado
Arts. 27, 28, fraccin IV, 41 y

44 de la LFTAIPG, 51 y 68 del
RLFTAIPG y Lineamientos
Sexto a Dcimo de los
informacin.
Comunica la
resolucin a la unidad
administrativa y al
solicitante.
La resolucin
confirma la
clasificacin y niega
el acceso a la
informacin?
a) S.
Unidad
11
b) No, revoca la
clasificacin y
concede el acceso a
la informacin,
indicando a la unidad
administrativa el plazo
para su cumplimiento,
contina en la
actividad 7 en caso
de que la informacin
sea pblica, o
c) No, modifica la
clasificacin y
concede el acceso a
la informacin,
contina en la
actividad 1 de la
Etapa V, para
elaborar versin
pblica de la
informacin.
Unidad o SPH
12
Comunica, en su
caso, la disponibilidad
de documentos.
Hay costos de
reproduccin y envo?
No, contina en la
actividad 13.
S, contina en la
actividad 14.
Unidad o SPH
13
Proporciona al
solicitante acceso a
los documentos.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante
Arts. 50 y 54 del RLFTAIPG y

Cuarto de los Lineamientos en
la modalidad de consulta
directa.
Unidad o SPH
14
Comunica al
solicitante los costos
de reproduccin y
envo, en su caso,
genera el formato de
pago
correspondiente.
INFOMEX o medio
seleccionado por el
solicitante o correo
certificado
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG,
50, 51 y 73 del RLFTAIPG y
Lineamiento Sexto, fracciones
I, III y V de los Lineamientos de
Unidad o SPH
15
Recibe la notificacin
de pago por parte del
solicitante.
INFOMEX o medio elegido

por el solicitante

RLFTAIPG.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Unidad o SPH
16
Requiere a la unidad
administrativa el
envo de la
informacin que se
puso a disposicin.
Unidad
administrativa
17
Entrega a la Unidad o
SPH, en el menor
tiempo posible, la
informacin.
Fsica
18
Entrega o enva la
informacin al
solicitante, en un
plazo no mayor de 10
das hbiles,
contados a partir de la
fecha de pago.
Registra en el
INFOMEX la entrega
de la informacin.
Entrega en la Unidad o por

mensajera o correo
certificado
Arts. 28, fraccin IV, 41 y 44 de

la LFTAIPG y 51, 54 y 74 del
RLFTAIPG.
Unidad o SPH
Correo electrnico o
74 del RLFTAIPG.
Etapa III (Atencin de solicitudes de acceso a informacin inexistente)
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Unidad o SPH
Unidad
administrativa
Comunica al Comit,
dentro de los 5 das
hbiles siguientes a
aquel en que recibi
la solicitud, la
inexistencia de la
informacin,
orientando, en su
caso, sobre la posible
ubicacin de la
misma.
(Viene de la actividad
5, Etapa II. No existe
la informacin en sus
archivos).
Oficio y solicitud de
informacin

fraccin V del RLFTAIPG.
Analiza el caso y, de
ser procedente,
determina la adopcin
de medidas para
localizar la
informacin.
Se requieren
medidas para
localizar la
informacin?
a) S, contina en la
actividad 3.
b) S, pero es prximo
el vencimiento del
plazo de respuesta
(20 das hbiles),
contina en la
actividad 2 de la
Etapa IV.
c) No, contina en la
actividad 7.
Anlisis

Instruye a la Unidad o
SPH o unidad
administrativa para
que realice las
gestiones necesarias
para localizar la
informacin.
Correo electrnico o
Arts. 29, fraccin IV y 46 de la

LFTAIPG.
Comunica, el mismo
da, a la unidad
administrativa la
instruccin del
Comit.
Correo electrnico o
Art. 29, fraccin IV de la

LFTAIPG.
Adopta las medidas

comunicadas por el
Comit o la Unidad o
SPH para localizar la
informacin.
Localiza la
informacin?
S, contina en la
actividad 6 de la
Etapa II.
No, contina en la
actividad 6.
Revisin fsica


Unidad
administrativa
Comit
Unidad
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
Comunica al Comit
la inexistencia de la
informacin.
Oficio y/o sistema de


Resuelve, en el
menor tiempo posible,
de manera fundada y
motivada, sobre la
inexistencia de la
informacin y lo
Resolucin y correo
y/o oficio

Comunica la
resolucin al
solicitante y a la
unidad administrativa.
INFOMEX, o medio
seleccionado por el
certificado
Sexto, fraccin VI de los
informacin.
Etapa IV (Ampliacin del plazo de respuesta o prrroga)
Unidad
administrativa
Comit
Comit
Unidad
Unidad
administrativa
(Tambin viene de la
actividad 4, Etapa II.
S, requiere solicitar la
ampliacin)
Solicita al Comit,
indicando las razones
que motiven la
ampliacin del plazo
de respuesta.
Oficio y solicitud
Analiza la ampliacin
del plazo de
respuesta.
(Viene de las
actividades 10, Etapa
II o 2, inciso b), Etapa
III)
Es procedente la
prrroga?
S, contina en la
actividad 3.
No, contina en la
actividad 8, inciso b)
de la Etapa II.
Anlisis
Arts. 44 de la LFTAIPG, y 71
del RLFTAIPG.
Determina la
ampliacin del plazo
de respuesta hasta
por 20 das hbiles,
indicando las razones
que lo motiven y lo
Acuerdo, resolucin, oficio

y/o sistema de control de
gestin interna

RLFTAIPG.
Comunica la
determinacin del
Comit, a la unidad
administrativa y al
solicitante.

INFOMEX o correo
certificado o estrados
Lineamiento Quinto, fraccin V
a la informacin.
Recibe la
determinacin del
Comit, contina en
la actividad 5 de la
Etapa II.


RLFTAIPG.
Etapa V (Versiones pblicas)

(Viene de la actividad
6, inciso c) de la
Etapa II)
Unidad
administrativa
a) Determina que la
informacin solicitada
es parcialmente
reservada y/o
confidencial.
(Tambin viene de la
actividad 11, inciso c)
de la Etapa II)

Arts. 43 de la LFTAIPG y 30 y 70,

fraccin IV del RLFTAIPG.
Revisin fsica o electrnica
Arts. 43 de la LFTAIPG; 30, 41

y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
b) Recibe notificacin
de la resolucin del
Comit para generar
una versin pblica.
Unidad
administrativa
Verifica las partes

reservadas y/o
confidenciales del
documento o
expediente.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
Comunica al Comit,
de manera fundada y
motivada, la
clasificacin de las
partes o secciones
del documento o
expediente, as como
su disponibilidad en
versin pblica, y la
forma de
reproduccin.
Oficio
Arts. 43 de la LFTAIPG; 30, 41,

45 y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
Anlisis
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG;
30, 41 y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
Confirma la
clasificacin del
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica, y
contina en la
actividad 7.
Resolucin
30, 41 y 70, fraccin IV del
RLFTAIPG.
Comit
Revoca la
clasificacin del
documento o
expediente y:
a) Determina se
otorgue acceso a la
versin ntegra de la
informacin solicitada
y contina en la
actividad 11 inciso c)
de la Etapa II.
b) Determina se
otorgue acceso al
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica
conforme a la
resolucin, y continua
en la actividad 7.
Resolucin
30, 41 y 70 del RLFTAIPG.
Comit
Comunica la
resolucin a la
Unidad.
Correo electrnico o
Arts. 70, fraccin IV del

RLFTAIPG.
Unidad
administrativa
Comit
Analiza la
clasificacin del
documento o
expediente y su
disponibilidad en
versin pblica y
determina la
procedencia de sta.
Procede la
clasificacin?
S, contina en la
actividad 5.
No, contina en la
actividad 6.
Comit
Comunica a la unidad
administrativa y al
solicitante la
resolucin del Comit.
Unidad
La reproduccin
tiene costo?
S, contina en la
actividad 9.
Correo electrnico o
INFOMEX y/o oficio y/o
medio que, en su caso,
haya elegido el solicitante o
correo certificado
Arts. 41, 42 y 43 de la
LFTAIPG; 50, 51, 54 y 73 del
RLFTAIPG y Lineamiento
Sexto, fracciones I, II, III y V de
los Lineamientos de acceso a
la informacin.
No, contina en la
actividad 11.
Unidad
Recibe la eleccin del

medio de
reproduccin y, en su
caso, genera el
formato de pago y/o
envo.
INFOMEX o medio que, en

su caso, haya elegido el
certificado
Lineamiento Sexto, fraccin V
a la informacin.
DIARIO OFICIAL
Unidad
10
Recibe la notificacin
del pago del costo de
reproduccin de la
informacin y/o envo
correspondiente.
Unidad
11
Requiere a la unidad
administrativa remita
la versin pblica
correspondiente.
12
Elabora versin
pblica del
expediente o
documento, y entrega
a la Unidad, en el
menor tiempo posible.
Unidad
administrativa
Unidad
13
(Primera Seccin)
INFOMEX o medio que, en

su caso, haya elegido el
solicitante

Fsica o electrnica
30, 41, 51, 73 y 74 del
RLFTAIPG, Sptimo de los
desclasificacin y los
Lineamientos de versiones
pblicas.
Fsica o electrnica
Recibe versin
pblica y la entrega al
solicitante, en un
plazo no mayor de 10
das hbiles,
contados a partir de la
fecha de la
notificacin de
disponibilidad de la
informacin y/o del
pago del costo de
reproduccin y en su
caso, del envo.
5.5
Recurso de Revisin y Atencin de Resoluciones del INAI

Objetivo
Atender con oportunidad los requerimientos de informacin, promover las manifestaciones y
alegatos que resulten necesarios con motivo de los recursos de revisin que interpongan los
particulares ante el INAI, en contra de las determinaciones y respuestas recadas a las
solicitudes de acceso a la informacin o, en su caso, dar cumplimiento a las resoluciones
emitidas por el INAI.
Este apartado describe las actividades que habrn de observar las dependencias y entidades
para atender de manera gil y expedita los trmites derivados de la sustanciacin de recursos
de revisin, incluyendo las resoluciones que recaigan a los mismos.
Responsable
No.
Actividad
Mtodo o Herramienta
Normatividad
Recibe del INAI

notificacin relativa a
un recurso de revisin
procedente, interpuesto
por el particular, que
Arts. 28, 29 y 49 de la LFTAIPG,
puede ser:
Unidad o SPH y/o
Comit
Herramienta de
a) Acuerdo de
admisin y traslado al
Comit (contina en la
actividad 2), y/o
b) Requerimiento de
informe sobre el
contenido de la
comunicacin
88 del RLFTAIPG y Octavo de

los Lineamientos para
comunicacin con el INAI.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
informacin clasificada
(contina en la
actividad 2), y/o
c) Solicitud de
informacin adicional
sobre el motivo de la
respuesta otorgada
(contina en la
actividad 2), y/o
d) Acuerdo de acceso
a la informacin
clasificada o
celebracin de
audiencia con las
partes, contina en la
actividad 9.
Unidad o SPH y/o

Comit
Analiza si requiere
informacin de la
involucrada para
atender las
notificaciones a), b) o
c) recibidas.
Anlisis

Arts. 28, 29 y 43 de la LFTAIPG.
Requiere
informacin?
S, contina en la
actividad 3.
No, contina en la
actividad 5.
Unidad o SPH y/o

Comit
Requiere la
informacin a la unidad
administrativa el mismo
da en que recibi el
acuerdo de admisin.
Unidad
administrativa
Remite, en el menor
tiempo posible, la
informacin solicitada.

Arts. 42, 43, 45 y 46 de la

LFTAIPG.
Elabora el proyecto de
alegatos y/o
documentacin
necesaria para la
sustanciacin del
recurso de revisin.
Documentos diversos
del RLFTAIPG.
Unidad o SPH y/o

Comit
Unidad o SPH y/o

Comit
Somete el proyecto
6
correspondiente al
Documentos diversos
Comit.
del RLFTAIPG.
Aprueba el proyecto de
alegatos y/o
Comit
documentacin
necesaria para la
Documentos diversos
Art. 29 de la LFTAIPG y 90 del

RLFTAIPG.
sustanciacin del
recurso de revisin.
Remite al INAI los
alegatos y/o
Unidad o SPH y/o
Comit
documentacin
necesaria para la
sustanciacin del
recurso de revisin,
Herramienta de
comunicacin y, en su
Octavo, fraccin III de los
caso, correo electrnico
Lineamientos para comunicacin
o correo certificado o
con el INAI.
estrados
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
incluyendo,
dependiendo del
asunto, la notificacin
de la Unidad al
solicitante de un
alcance o modificacin
de respuesta.
En su caso, contina
en la actividad 11.
Unidad o SPH y/o
Comit
Comunica a la unidad
9
administrativa el
acuerdo.
a) Atienden la
celebracin de
audiencia (contina en
la actividad 5) y/o
Unidad o SPH o
Comit y unidad
10
administrativa
b) Determina otorgar
Anlisis y/o Asistencia al
acceso a la informacin
INAI
e informan al INAI
dicha circunstancia
(contina en el inciso
a) de la actividad 12).
Unidad o SPH y/o
Comit
11
Recibe la resolucin
emitida por el INAI.
Herramienta de
comunicacin
Octavo, fraccin VI de los

Lineamientos para comunicacin
con el INAI.
Anlisis
Oficio
Analiza la resolucin
para identificar el
sentido y alcance que
puede ser:
Unidad o SPH y/o
Comit
a) Desechar, sobreseer
12
o confirmar.
b) Revocar o modificar,
13.
Unidad o SPH y/o

Comit
13
Realiza las gestiones

necesarias a efecto
que se d
cumplimiento a la
resolucin en los
trminos y plazo
ordenados por el INAI.
Atiende los
requerimientos de la
Unidad o SPH y/o
Comit en los trminos
de la resolucin emitida
por el INAI y dentro del
Unidad
administrativa
14
tiempo concedido por

el mismo, segn
corresponda:
a) Cuando la
resolucin modifica y la
informacin es pblica,
en lo conducente se
observar lo sealado
Oficio
Arts. 42, 43, 45 y 46 de la

LFTAIPG.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
en la Etapa II a partir
de la actividad 7 del
procedimiento 5.4.
b) Si se determina que
la informacin es
reservada y/o
confidencial o, en su
caso, parcialmente
reservada y/o
confidencial, en lo
conducente se
observar lo sealado
en la Etapa II a partir
de la actividad 9 o en la
Etapa V a partir de la
actividad 2, ambas del
procedimiento 5.4.
c) Si se confirma que
la informacin es
inexistente, en lo
conducente se
observar lo sealado
en la Etapa III, a partir
de la actividad 2 del
procedimiento 5.4.
Concluido el
procedimiento
correspondiente, todas
continan en la
actividad 15.
Notifica el
Unidad o SPH y/o
Comit
15
cumplimiento al INAI a
Herramienta de
Noveno de los Lineamientos
ms tardar el da de su
comunicacin
para comunicacin con el INAI.
vencimiento.
5.6
Transparencia Focalizada
Objetivo
Orientar a las unidades administrativas de las dependencias y entidades, para la identificacin
o generacin, procesamiento, sistematizacin, publicacin y difusin, de informacin
socialmente til.
Descripcin
Este apartado describe las actividades a travs de las cuales las unidades administrativas de
las dependencias y entidades, tomando en consideracin su marco jurdico de actuacin,
caractersticas, particularidades, condiciones y circunstancias, debern identificar o generar,
procesar, sistematizar, publicar y difundir hacia sus audiencias estratgicas o especficas y a
la poblacin en general, informacin socialmente til, a travs de sus portales de internet, as
como de otros sistemas o medios.
Responsable
Unidad
No.
Actividades
Mtodo o Herramienta
Normatividad
a. Solicita a la unidad
administrativa
identificar informacin
Correo electrnico o
Objetivo 1. Impulsar un gobierno

abierto que fomente la rendicin
de cuentas en la Administracin
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
socialmente til,
conforme a su marco
jurdico de actuacin,
caractersticas,
particularidades,
condiciones y
circunstancias.
Contina en la
actividad 8.
Pblica Federal. Estrategia 1.4

Mejorar la transparencia de la
informacin socialmente til de la
APF. Lneas de Accin 1.4.1,
1.4.3 y 1.4.5 del Programa para
un Gobierno Cercano y Moderno.
Indicadores del Programa para
un Gobierno Cercano y Moderno:
ndice de Transparencia
Focalizada.
b. Solicita al Comit la
aprobacin de la
constitucin de grupos
de apoyo. Contina en
la actividad 2.
Aprueba y establece
grupos de apoyo a la
Unidad.
Sesin
Unidad
Solicita a la unidad
administrativa nombre
al SPD para conformar
el grupo de apoyo.
Correo electrnico o
gestin interna u oficio
Unidad
administrativa
Comunica a la Unidad,
el SPD que conformar
el grupo de apoyo.
Correo electrnico o
Unidad
Registra al SPD que

conformar el grupo de
apoyo.
Documento
Identifica la informacin
para ponerla a
disposicin de los
usuarios del portal de
internet.
Anlisis y sntesis
Enva la informacin
identificada por la
para su validacin,
9.
Anlisis
Analiza y selecciona
informacin
socialmente til, para
ponerla a disposicin
de los usuarios del
portal de internet,
contina en la
actividad 10.
Anlisis
Comit
Unidad y grupo de
apoyo
Unidad y grupo de
apoyo
Unidad
administrativa
Valida la informacin
para asegurar que sea
Unidad
administrativa
accesible, relevante,
comprensible,
Revisin fsica y rbrica
asequible, y
actualizada.
Unidad
administrativa
Unidad
10
11
Enva la informacin
validada a la Unidad.
Solicita al rea de
tecnologas de la
informacin o
responsable de
Correo electrnico o
Correo electrnico o
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
publicar la informacin,
su difusin en el portal
de internet o en su
caso, en otras
plataformas
informticas.
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
12
Evala la calidad de la
informacin
socialmente til
publicada en el portal
de internet o en su
caso, en otras
plataformas
informticas.
Portal de internet, o en
su caso, otras
plataformas.
13
Utiliza otros sistemas o

medios para difundir la
informacin
socialmente til hacia
sus audiencias
estratgicas o
especficas.
Ejercicio de Participacin
Ciudadana de la
dependencia o entidad;
sesin informativa o de
trabajo con la audiencia
estratgica o especfica;
otros sistemas o medios
que determine la Unidad.
14
Verifica la difusin de
la informacin
socialmente til hacia
sus audiencias
estratgicas o
especficas.
Evidencia del uso de

para difundir la
informacin socialmente
til hacia sus audiencias
estratgicas o
especficas.
15
Utiliza otros sistemas o

medios de manera
permanente, para
incentivar el uso,
intercambio y difusin
de la informacin
socialmente til en la
poblacin en general.
Ejercicio de Participacin
Ciudadana de la
dependencia o entidad;
sesin informativa o de
trabajo con la audiencia
estratgica o especfica;
que determine la Unidad.
Verifica el uso de
sistemas, medios o
implementacin de
acciones adicionales,
Unidad
16
que incentiven el uso,

intercambio y difusin
de la informacin
socialmente til, en la
poblacin en general.
5.7
Formatos para la gestin documental

Elementos mnimos del formato de control de correspondencia
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad;
3) Nombre de la unidad administrativa; 4) Ttulo Ficha de control de correspondencia"; 5) Ejercicio que
corresponda; 6) Fecha de elaboracin; 7) Folio.
Columnas/filas/celdas: 8) Nmero consecutivo; 9) Destinatario; 10) Remitente; 11) Fecha de
recepcin; 12) Hora; 13) Tipo de documento; 14) Nmero de oficio; 15) Breve descripcin del asunto;
16) Trnese a; 17) rea de adscripcin; 18) Indicaciones; 19) Fecha de recepcin en el rea
tramitadora; 20) Nombre y firma de quien recibe; 21) Carcter del trmite (urgente, a la brevedad
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
posible); 22) Seguimiento; 23) Resolucin final; 24) Observaciones; 25) Anexos.
Firmas: 26) Nombre y firma o sello de la oficiala de partes o del destinatario; 27) Nombre de quien
recibe la correspondencia o la solicitud de envo.
Elementos mnimos del Reporte diario de correspondencia
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad; 2) Nombre de la Dependencia o
Entidad; 3) Nombre de la unidad administrativa; 4) Ttulo Reporte diario de correspondencia; 5)
Ejercicio que corresponda; 6) Fecha de elaboracin; 7) Nmero de hoja y total de stas.
Columnas/filas/celdas: 8) Nmero consecutivo; 9) Nmero de folio asignado; 10) Hora de recepcin;
11) Remitente; 12) Destinatario; 13) Mensajero; 14) Hora de entrega; 15) Tiempo de entrega en
minutos; 16) Origen del documento (ventanilla, correo certificado, Intercambio Gubernamental); 17)
Tipo de remitente (Dependencia o Entidad, empresa, organizacin, persona fsica).
Firmas: 18) Nombre, cargo y firma del responsable de elaborar el reporte (mnimo un subdirector de
rea, jefe de oficina o equivalente).
Adems de los que establezcan los criterios tcnicos archivsticos que para tales efectos
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios del inventario de archivo de trmite y concentracin

Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o
entidad; 3) Tipo de inventario: de archivo de trmite/concentracin, 4) Nmero de hoja, p. ej. Hoja 1 de
3; 5) Unidad administrativa productora; 6) Fondo; 7) Seccin; 8) Serie.
Columnas/filas/celdas: 9) Nmero consecutivo; 10) Nmero de caja; 11) Nmero del expediente; 12)
Clasificacin archivstica del expediente; 13) Descripcin o asunto; 14) Periodo de trmite (ao de
apertura y de cierre); 15) Nmero de folios; 16) Valor documental (Administrativo, legal, fiscal y/o
contable); 17) Vigencia documental (nmero de aos en el archivo de trmite y en el archivo de
concentracin, total de aos); 18) Condiciones de acceso (Reservada y confidencial); 19) Ubicacin
topogrfica; 20) Tradicin documental (Documentacin en original/Documentacin en copia).
emita el AGN.
Elementos mnimos del formato de vale de prstamo de expedientes. Archivo de trmite
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad
administrativa; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario:
Nombre completo, puesto, nmero de identificacin, rea de adscripcin, piso, telfono y/o extensin,
correo electrnico, 7) Datos del expediente: Nmero consecutivo del expediente, total de expedientes,
fecha de devolucin, fecha de prrroga (en su caso); 8) Registro de anomalas.
Firmas: 9) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepcin; 10) Autoriz:
Responsable del archivo de trmite, de conformidad al marco jurdico vigente.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
emita el AGN.
Elementos mnimos del formato de vale de prstamo de expedientes semiactivos. Archivo de

concentracin
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad
administrativa; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario:
Nombre completo, puesto, nmero de identificacin, rea de adscripcin, ubicacin fsica, piso, telfono
y/o extensin, correo electrnico; 7) Datos del expediente: Nmero de transferencia, nmero
consecutivo del expediente, total de expedientes, fecha de devolucin, fecha de prrroga, clave de
ubicacin topogrfica conforme a infraestructura establecida; 8) Registro de anomalas.
Firmas: 9) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepcin; 10) Autoriz:
Responsable del archivo de concentracin, de conformidad al marco jurdico vigente.
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios del Inventario de transferencia primaria/ secundaria

entidad; 3) Tipo de inventario de transferencia: primaria/secundaria; 4) Nmero de hoja, p. ej. Hoja 1
de 3; 5) Fecha de transferencia; 6) Nmero de transferencia; 7) Unidad administrativa productora; 8)
Fondo; 9) Seccin; 10) Serie.
Columnas/filas/celdas: 11) Nmero consecutivo; 12) Nmero de caja; 13) Nmero del expediente; 14)
Clasificacin archivstica del expediente; 15) Descripcin o asunto; 16) Periodo de trmite (ao de
apertura y de cierre); 17) Nmero de folios; 18) Valor documental (Administrativo, legal y
fiscal/contable); 19) Vigencia documental (nmero de aos en el archivo de trmite y en el archivo de
concentracin, total de aos); 20) Condiciones de acceso (Reservada y confidencial); 21) Tradicin
documental (Documentacin en original/Documentacin en copia).
Hoja de cierre: 22) Deber incluir la siguiente leyenda: El presente inventario consta de __fojas y
ampara la cantidad de __expedientes de los aos de __al__, contenidos en__ cajas, con un peso
aproximado de __kg.; 23) Nombre, firma, cargo y rea de adscripcin de la persona que formul el
inventario; 24) Nombre, firma, cargo y rea de adscripcin de la persona que revis el inventario; 25)
Nombre y firma del titular de la unidad administrativa que autoriz el inventario; 26) Nombre y firma del
responsable del archivo de concentracin o histrico, segn sea el caso, que recibe el inventario.
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios del inventario de baja documental
entidad; 3) Tipo de inventario: de baja documental; 4) Nmero de hoja, p. ej. Hoja 1 de 3; 5) Unidad
administrativa productora; 6) Fondo; 7) Seccin; 8) Serie.
Columnas/filas/celdas: 9) Nmero consecutivo; 10) Cdigo de clasificacin archivstica; 11) Nmero
de caja; 12) Nmero de expediente; 13) Descripcin del expediente; 14) Periodo de trmite (ao de
apertura y de cierre); 15) Tradicin documental (Documentacin en original/Documentacin en copia);
16) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable); 17) Vigencia documental (nmero de
DIARIO OFICIAL
(Primera Seccin)
aos en el archivo de trmite y en el archivo de concentracin, total de aos).

Firmas: 18) Deber incluir la siguiente leyenda: El presente inventario consta de __ fojas y ampara la
cantidad de__ expedientes de los aos __contenidos en __ cajas o paquetes; con un peso aproximado
de __ kilogramos.; 19) Nombre, firma y cargo de la persona que elabor el inventario; 20) Nombre,
firma y cargo de la persona que revis el inventario; 21) Nombre y firma del titular de la unidad
administrativa que autoriz el inventario.
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios de la declaratoria de prevaloracin de archivos para

transferencia secundaria
entidad; 3) Nombre del formato Declaratoria de Prevaloracin de archivos; 4) Lugar y fecha.
Cuerpo del texto: 5) Deber incluir la siguiente leyenda:
Se declara que el inventario documental que respaldan los archivos cuya transferencia secundaria se
promueve consta de ___ fojas que amparan los expedientes procedentes de la ___________.
La transferencia secundaria se realiza con base en el catlogo de disposicin documental vigente y en
que han prescrito los valores primarios ________________ y que posee valores secundarios.
Se comprob que la documentacin ha cumplido con las vigencias documentales de ____ aos en el
archivo de trmite y ____ aos en el archivo de concentracin. Al revisar el inventario se observ que
ste refleja el contenido de ___ expedientes correspondientes al periodo _________, contenidos en
___________ cajas, con un peso aproximado de _______________ kilogramos, equivalentes a
________________ metros lineales de documentacin.
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes a activo fijo,
obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones
en otras entidades, as como juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de
responsabilidades pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada y/o confidencial
cuyos plazos no han prescrito, conforme a las disposiciones aplicables.
Firmas: 6) Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa productora de la
documentacin.
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios de la declaratoria de prevaloracin de archivos para baja
documental
entidad; 3) Nombre del formato Declaratoria de Prevaloracin de archivos; 4) Lugar y fecha.
Cuerpo del texto: 5) Deber incluir la siguiente leyenda:
Se declara que el inventario documental que respalda los archivos cuya baja documental se promueve
consta de ___ fojas que amparan los expedientes procedentes de la ___________.
(Primera Seccin)
DIARIO OFICIAL
La baja documental se realiza con base en el catlogo de disposicin documental vigente y que han
prescrito los valores primarios ________________ y se identific que no posee valores secundarios, de
conformidad con la normatividad aplicable.
Cabe sealar que se llev a cabo un procedimiento de valoracin documental y no se identific
documentacin con probable valor histrico; se verific que la documentacin ha cumplido con las
vigencias documentales de ______ aos en el archivo de trmite y ______ aos en el archivo de
concentracin respectivamente.
Al revisar el inventario de baja contra expedientes, se observ que este refleja el contenido de
____________ expedientes con periodo ________________, contenidos en ___________ cajas, con
un peso aproximado de _______________ kilogramos, equivalentes a ________________ metros
lineales de documentacin.
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes a activo fijo,
obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones
en otras entidades, as como juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de
responsabilidades pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada y/o confidencial
cuyos plazos no han prescrito, conforme a las disposiciones aplicables
documentacin.
emita el AGN.
Elementos mnimos necesarios de la ficha tcnica de prevaloracin de archivos

entidad; 3) Nombre del formato Ficha tcnica de prevaloracin de archivos; 4) Lugar y fecha.
Columnas/filas/celdas: 5) Unidad administrativa productora; 6) Funciones o atribuciones de la unidad
administrativa; 7) Carcter de la funcin o atribucin (sustantiva o comn); 8) Valores documentales
(Administrativo, legal, fiscal, contable); 9) Datos de los archivos (Periodo documental, cantidad de
expedientes, cantidad de cajas, peso aproximado kg, metros lineales, estado fsico); 10) Metodologa
de valoracin.
documentacin.
emita el AGN.
____________________________

13

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

13

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

(Primera Seccin)

Jueves 3 de marzo de 2016

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

Jueves 3 de marzo de 2016

Jueves 3 de marzo de 2016

Comit: Instancia de carcter colegiado encargada de instituir, coordinar y supervisar, en

Jueves 3 de marzo de 2016

Dependencias: Secretaras de Estado y sus rganos administrativos desconcentrados,

Jueves 3 de marzo de 2016

Gestin documental: Tratamiento integral de la documentacin a lo largo de su ciclo vital a

Informacin proactiva: Informacin que bajo criterios de accesibilidad, confiabilidad,

Selectivo o cualitativo: Aquel que trata de conservar los documentos ms importantes o

Sistemtico: Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina

Organizacin: Conjunto de operaciones intelectuales y mecnicas destinadas a la clasificacin,

Jueves 3 de marzo de 2016

Procedimiento: Sucesin cronolgica de actos concatenados entre s, que se constituyen en

Jueves 3 de marzo de 2016

Unidad: Instancia de carcter colegiado encargada de recabar y difundir la informacin de las

LFA: Ley Federal de Archivos.

Jueves 3 de marzo de 2016

Corresponder a los titulares de las dependencias y entidades, conforme al mbito de sus

Los titulares de las dependencias y entidades, en el mbito de sus respectivas atribuciones, se

Abstenerse de emitir o de dejar sin efecto, disposiciones, acuerdos, normas, lineamientos,

La aplicacin de las polticas, disposiciones, acciones, y procedimientos administrativos contenidos

El coordinador de archivos deber:

Elaborar y establecer criterios especficos en materia de administracin de archivos y

Jueves 3 de marzo de 2016

Elaborar, de manera conjunta con los responsables de los archivos de trmite, de

Establecer un programa de capacitacin y asesora archivstica;

Elaborar el Plan anual de desarrollo archivstico en el que debe quedar incluido el

Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base

Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin de la dependencia o entidad de

Realizar, a travs del responsable de la coordinacin de archivos y de sus unidades

Corresponder a las dependencias y entidades, adems de elaborar los instrumentos de control

Identificar plenamente la documentacin para su destino final de acuerdo con el Catlogo de

Integrar sus expedientes de baja documental y transferencia secundaria, conforme

Para el expediente de baja documental: acuse de la solicitud de dictamen de destino final

Para el expediente de transferencia secundaria: acuse del oficio de solicitud de dictamen

Corresponder a las dependencias y entidades determinar las reas administrativas encargadas de

Implementar un sistema que permita la eficiente y oportuna administracin de la

Para la recepcin de documentos o paquetera, el sistema manual o informtico deber asignar:

Fecha y hora de recepcin;

Jueves 3 de marzo de 2016

Descripcin breve del asunto;

Los dems que se estimen pertinentes en atencin a la naturaleza de las funciones y

Para el caso de envos de correspondencia, documentos o paquetera, el sistema deber

rea o unidad administrativa que solicita o realiza el envo;

Tipo de documento, paquete o correspondencia;

Nmero del documento;

Fecha del documento;

Nmero de gua que ampara el envo;

Aquellos que se estimen indispensables para el adecuado control y seguimiento de la

En la recepcin fsica de la correspondencia, mensajera o paquetera, el rea administrativa

Nombre y firma del servidor pblico habilitado para recibir;

Nmero de fojas que integran el documento, y

En la recepcin fsica de la correspondencia, mensajera o paquetera, el rea administrativa

Abstenerse de recibir documentos de carcter judicial o administrativo que prevean un

Abstenerse de recibir documentos de carcter eminentemente personal, tales como:

Abstenerse de recibir animales, fluidos o tejido orgnico, alimentos, dinero, valores,

Cuando se trate de mensajera con la leyenda de clasificado, reservado o confidencial, o de

VII. El responsable de la administracin de la correspondencia oficial propondr, con base en las

Jueves 3 de marzo de 2016

se encargar de instruir su difusin en los portales de internet de la dependencia o entidad y

En materia de documentos o paquetera oficial, el rea administrativa encargada de recibir y