Word basisvaardigheden voor verslaglegging

1. Inleiding
Als natuurkundige ben je regelmatig aan het meten, onderzoeken en modelleren.
Microsoft Excel (labjournaals, numerieke modellen) en Microsoft Word (meetrapporten, verslagen)
zijn de meest gebruikte software pakketten in het bedrijfsleven om onderzoeksresultaten vast te
leggen. In het begin tijd investeren om vaardig te worden in deze pakketten gaat je veel tijd besparen
tijdens en na je studie.
In dit document staan de Word basisvaardigheden beschreven die je nodig hebt om efficint een net
PGO verslag of meetrapport te maken. Er wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van begeleidende
instructievideos van het internet. Deze zijn via links in dit document verwerkt. Deze vaardigheden
oefen je vanaf de eerste PGO casus.

2. Opmaak en inhoudsopgave in Word

Theorie:
Een onderzoeksverslag bestaat altijd uit hoofdstukken die weer onderverdeeld zijn in paragrafen. Het
is heel handig om deze hoofdstukken en paragrafen op te maken via de functie stijlen in Word.
Naast het feit dat je document mooi opgemaakt is heeft het als bijkomend voordeel dat je een
automatische inhoudsopgave kunt genereren. In deze video wordt de opmaak en het automatisch
aanmaken van de inhoudsopgave uitgelegd.
PGO verslagen maak je altijd samen met je groep. Een veelvoorkomend probleem is dat de
rapporteur op het einde handmatig alle hoofdstukken en paragrafen moet gaan nummeren. Dan kan
Word automatisch wanneer je gebruik maakt van de ingebouwde stijlen. In deze video wordt het
uitgelegd.
Oefening:
Pas deze opmaak toe in je PGO verslagen vanaf periode 1

3. Bijschriften en verwijzingen naar tabellen en grafieken

Theorie:
Natuurkundigen gebruiken bijna altijd tabellen en grafieken om hun meetdata te presenteren. In
natuurkundige rapporten gebruik je nooit de zin: Zie onderstaande figuur, maar verwijs je altijd
naar het nummer van een figuur. Word heeft ingebouwde functies om tabellen en figuren
automatisch te nummeren (bijschriften) en er naar te verwijzen. Het grote voordeel hiervan is de
nummering automatisch wordt aangepast wanneer je op het laatste moment besluit om in je verslag
nog een figuur of tabel in te voegen.
Hoe het precies werkt wordt uitgelegd in deze video.
1 kanttekening: Word update niet automatisch alle figuur nummers wanneer je ergens een figuur
invoegt. Je moet Word hier opdracht toe geven door de toetsencombinatie Ctrl+a (Alles selecteren)
en vervolgens op F9 te drukken (Alle velden updaten). Vergeet dit niet voordat je je verslag naar de
printer stuurt.
1

Oefening:
Pas de automatische bijschriften en verwijzingen toe in je PGO verslagen vanaf periode 1

4. Bijschriften en verwijzingen naar vergelijkingen

Theorie:
De theorie in natuurkundige verslagen wordt bijna altijd beschreven met vergelijkingen. In het
document Excel en Word basisvaardigheden voor het labjournaal heb je geleerd hoe je vergelijkingen
maakt in Word.
Hoe je ze automatisch nummert wordt uitgelegd in deze video. Je kunt dan in de tekst verwijzen naar
de vergelijkingen op dezelfde manier als je verwijst naar figuren en tabellen. De vergelijkingen
worden dus ook automatisch doorgenummerd wanneer je ergens een vergelijking tussenvoegt.
Oefening:
Pas de automatische nummering van vergelijkingen toe in je PGO verslagen vanaf periode 1

5. Automatische paginanummering
Theorie:
Verslagen bevatten altijd genummerde paginas. De algemene afspraak is om de paginanummering
te laten beginnen bij het hoofdstuk inleiding. Word bevat een functie voor automatische
paginanummering. Om deze nummering te laten starten bij de indeling moet je je document indelen
in secties. Hoe het precies werkt is beschreven in deze video. In het tweede leerjaar leer je hoe de
paginas voor de inleiding en hoe de bijlages genummerd moeten worden.
Oefening:
Pas de automatische nummering van vergelijkingen toe in je PGO verslagen vanaf periode 1

6. Bronvermeldingen
Theorie:
De theorie in je verslagen in bijna altijd gebaseerd op bestaande literatuur (boeken,
wetenschappelijke publicaties, websites). Word bevat een functie waarmee je je bronnen kunt
beheren. Een groot voordeel hiervan is dat het bronnenarchief niet in je document zit, maar in Word
zelf. Bronnen die je vaak gebruikt (zoals het boek van Giancoli) hoef je dus maar 1 keer in je
bronnenarchief in te voeren en kun je dan in meerdere verslagen gebruiken. Bronnen worden dan
automatisch genummerd en een bronnenlijst kun je automatisch aanmaken. Hoe het precies werkt
wordt uitgelegd in deze video.
Let op: In de video wordt de zogenaamde APA stijl van bronvermelding gehanteerd. Bij Fontys TN
gebruiken we de stijl van bronvermelding genaamd IEEE. Selecteer deze stijl dus onder het tabblad
verwijzingen (references voor Engelse versie van Word).
Oefening:
Pas de automatische bronvermelding toe in je PGO verslagen vanaf periode 1