UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL

PROYECTO
POR: LUIS LENIN MORI ROJAS
CICLO: X

2014

DEDICATORIA
El presente trabajo est dedicado a mi Familia quienes
Son la base de mi esfuerzo, y a los docentes que nos
Imparten Sus conocimientos, para el desarrollo
de mi formacin profesional.

I. INTRODUCCIN

Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto involucran

acuerdos, incluidos los contratos, que son documentos legales que se
establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa
un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se
obliga a proporcionar algn valor (p.ej., productos, servicios o resultados
especificados) y el comprador se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra compensacin de valor. Un acuerdo puede ser simple o
complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad
de los
entregables o del esfuerzo requerido.
Segn el rea de aplicacin, los contratos tambin pueden denominarse
acuerdos, convenios, subcontratos u rdenes de compra. La mayora de
las organizaciones cuentan con polticas y procedimientos
documentados que definen especficamente las reglas de adquisicin,
as como quin est autorizado a firmar y administrar dichos acuerdos
en nombre de la organizacin. Este trabajo tiene como objetivo dar a
conocer los procesos de gestin, las entradas, salidas y herramientas
para las adquisiciones. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
tambin incluye el control de cualquier contrato emitido por una
organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo entregables
del proyecto a la organizacin ejecutora (el vendedor), as como la
administracin de las obligaciones contractuales contradas por el
equipo del proyecto en virtud del contrato.
Presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de las
Adquisiciones del Proyecto, que incluyen:
Planificar la Gestin de las Adquisiciones (El proceso de documentar las
decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e
identificar a los proveedores potenciales), Efectuar las Adquisiciones (El
proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y
adjudicarles un contrato), Controlar las Adquisiciones (El proceso de
gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los
contratos y efectuar cambios y correcciones segn corresponda), Cerrar
las Adquisiciones (El proceso de finalizar cada adquisicin para el
proyecto).

II. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto involucran

acuerdos, incluidos los contratos, que son documentos legales que se
establecen entre un comprador y un vendedor.
Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual
el vendedor se obliga a proporcionar algn valor (p.ej., productos, servicios o
resultados especificados) y el comprador se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra compensacin de valor.
Un acuerdo puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o
complejidad de los entregables o del esfuerzo requerido.
Las diferentes actividades involucradas en los procesos de Gestin de las
Adquisiciones del Proyecto conforman el ciclo de vida de un acuerdo.
Mediante la gestin activa del ciclo de vida del acuerdo y la redaccin
cuidadosa de los trminos y condiciones de una adquisicin, algunos de los
riesgos identificables del proyecto se pueden compartir o transferir a un
vendedor. Establecer un acuerdo sobre productos o servicios es un mtodo
para asignar la responsabilidad de gestionar o compartir riesgos potenciales.
Un proyecto complejo puede implicar la gestin simultnea o secuencial de
mltiples contratos o subcontratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada
contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto se aborda desde la perspectiva
de la relacin entre el comprador y el vendedor. La relacin compradorvendedor puede existir a muchos niveles en cualquier proyecto, y entre
organizaciones internas y externas a la organizacin compradora.

El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un

interesado clave del proyecto para el vendedor.

El equipo de direccin del proyecto del vendedor debe ocuparse de

todos los procesos de la direccin de proyectos y no exclusivamente
de los de esta rea de Conocimiento.

Los trminos y condiciones del contrato se transforman en entradas

clave de muchos de los procesos de direccin del vendedor. El
contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej. principales
entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones
del equipo del proyecto (p.ej., en proyectos de diseo, se requiere a
menudo que el comprador apruebe las decisiones relacionadas con
los recursos humanos).

La descripcin general de los procesos de Gestin de las Adquisiciones del

Proyecto, incluyen:
2.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones: El proceso de documentar las
decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a
los proveedores potenciales.

2.2 Efectuar las Adquisiciones: El proceso de obtener respuestas de los

proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
2.3 Controlar las Adquisiciones: El proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y
correcciones segn corresponda.
2.4 Cerrar las Adquisiciones: El proceso de finalizar cada adquisicin para el
proyecto.

Grafico II.A Descripcin general de la gestin de las adquisiciones del proyecto

2.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

Planificar la Gestin de las Adquisiciones es el proceso de documentar las
decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a
los proveedores potenciales. El beneficio clave de este proceso es que
determina si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qu adquirir,
de qu manera, en qu cantidad y cundo hacerlo.
El proceso de Planificar la Gestin de las Adquisiciones identifica aquellas
necesidades del proyecto que se pueden satisfacer mejor o que deben
satisfacerse mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera
de la organizacin del proyecto, frente a las necesidades del proyecto que
pueden ser resueltas por el propio equipo del proyecto. Cuando el proyecto
obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeo del
proyecto fuera de la organizacin ejecutora, los procesos desde Planificar la
Gestin de las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones se ejecutan para
cada uno de los elementos que se va a adquirir .

Grafico II.B Planificar la Gestin de las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y

Salidas

Diagrama de flujo

2.1.1 Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto

El enunciado contiene la descripcin del alcance del producto, la

descripcin del servicio y del resultado, la lista de entregables y los
criterios de aceptacin.
EDT/WBS. La estructura de desglose del trabajo.
Diccionario de la EDT/WBS. El Diccionario de la EDT/WBS y los
enunciados detallados del trabajo.

2. Documentacin de Requisitos
Requisitos con implicaciones contractuales y legales, que pueden incluir
aspectos relacionados con la salud, la seguridad, desempeo, medio ambiente,

seguros, derechos de propiedad intelectual, igualdad de oportunidad en

empleo, licencias y los permisos.

el

3. Registro de Riesgos
El registro de riesgos proporciona la lista de riesgos, junto con los resultados
del anlisis de riesgos y de la planificacin de la respuesta a los riesgos.
4. Recursos Requeridos para las Actividades
Contienen informacin sobre necesidades especficas relacionadas, por
ejemplo, con personas, equipos o ubicacin.
5. Cronograma del Proyecto
Contiene informacin sobre duraciones requeridas o fechas exigidas relativas
a los entregables.
6. Estimacin de Costos de las Actividades.
Se utilizan para evaluar cun razonables son las ofertas y propuestas recibidas
de los vendedores potenciales.
7. Registro de Interesados
Proporciona detalles sobre los participantes en el proyecto y sus intereses en
el mismo.
8. Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir son:

condiciones del mercado;

productos, servicios y resultados disponibles en el mercado.
proveedores, incluyendo sus desempeos.
requisitos locales especficos.

9. Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el proceso
Planificar la Gestin de las Adquisiciones Proyecto incluyen:

Las polticas, procedimientos y pautas formales de adquisicin.

Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta para desarrollar el plan
de gestin de las adquisiciones y seleccionar las relaciones
contractuales a utilizar.
Un sistema establecido de proveedores de niveles mltiples, con datos
sobre vendedores precalificados en funcin de la experiencia previa.

Asimismo, existe un tercer tipo hbrido utilizado frecuentemente y que se

denomina contrato por tiempo y materiales. Los tipos de contrato ms
difundidos se abordan a continuacin como tipos diferenciados.

Contratos de precio
fijo
Contratos de Precio Fijo
Cerrado (FFP)
Contratos de Precio Fijo
ms Honorarios con
Incentivos (FPIF)
Contratos de Precio Fijo
con Ajuste Econmico
de Precio (FP-EPA)

Contratos de costos Contrato por Tiempo y

reembolsables
Materiales (T&M)
Contrato de Costo Ms
Honorarios Fijos (CPFF)
Contrato de Costo Ms
Honorarios
con
Incentivos (CPIF)
Contrato de Costo Ms
Honorarios
por
Cumplimiento
de
Objetivos (CPAF)

2.1.2 Herramientas y Tcnicas

1. Anlisis de Hacer o Comprar
Es una tcnica general de gestin utilizada para determinar si un trabajo
particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del
proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
Si se decide efectuar una compra, entonces tambin deber decidirse si se va
a adquirir o a alquilar.
Durante el anlisis de compra tambin se tienen en cuenta los tipos de contrato
disponibles.
2. Juicio de Expertos
El juicio de expertos en compras tambin se puede utilizar para desarrollar o
modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin de las propuestas de
los vendedores.
3. Investigacin de Mercado
Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores
especficos. La informacin obtenida en conferencias, reseas en lnea y una
diversidad de fuentes para identificar las capacidades del mercado.
4. Reuniones
La investigacin por s sola puede no proporcionar la informacin especfica
para formular una estrategia. Al colaborar con oferentes potenciales, la
organizacin que compra el material o servicio se puede beneficiar.

2.1.3 Salidas
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones

Describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin, desde la

elaboracin de los documentos de las adquisiciones hasta
el cierre del
contrato.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestin de las
adquisiciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de
manera general.
2. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones
El enunciado del trabajo (SOW) para cada adquisicin se elabora a partir de la
lnea base del alcance y slo define la parte del alcance del proyecto que se
incluir dentro del contrato en cuestin. El SOW relativo a adquisiciones
describe el artculo que se planea adquirir con suficiente detalle como para
permitir que los posibles vendedores determinen si estn en condiciones de
proporcionar los productos, servicios o resultados requeridos.
El SOW relativo a adquisiciones se redacta de forma clara, completa y concisa.
Incluye una descripcin de los servicios adicionales requeridos, tales como
informar el desempeo o el soporte operativo para el artculo adquirido
despus de finalizado el proyecto.
3. Documentos de las Adquisiciones
Se utilizan cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa en el precio
(como cuando se compran artculos comerciales o de tipo estndar), mientras
que el trmino propuesta generalmente se emplea cuando otras
consideraciones, como la capacidad tcnica o el enfoque tcnico, son
primordiales.
El comprador estructura los documentos de las adquisiciones con objeto de
facilitar la elaboracin de una respuesta precisa y completa de parte de cada
posible vendedor, y de hacer ms fcil la evaluacin de las respuestas.
4. Criterios de Seleccin de Proveedores
Los criterios se desarrollan y utilizan para evaluar o calificar las propuestas de
los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos.
Los criterios de seleccin pueden limitarse al precio de compra si el artculo
que se va a adquirir est fcilmente disponible a travs de varios vendedores
aceptables. En este contexto, el precio de compra incluye tanto el costo del
artculo como cualquier gasto accesorio, por ejemplo los gastos de entrega.

5. Decisiones de Hacer o Comprar

El anlisis de hacer o comprar conduce a una decisin sobre si un determinado

trabajo puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o
debe ser adquirido de fuentes externas.
6. Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento por medio
del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Las solicitudes de
cambio se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.
7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
La actualizacin incluye:

La documentacin de requisitos.
La matriz de trazabilidad de requisitos.
El registro de riesgos.

2.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los
vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
En el caso de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso general
de solicitar respuestas de vendedores y evaluar dichas respuestas. Se puede
elaborar una lista restringida de vendedores calificados basndose en una
propuesta preliminar. Puede realizarse entonces una evaluacin ms detallada,
fundada en un documento de requisitos ms especfico e integral, solicitado a
los vendedores que integran la lista restringida. Adems, las herramientas y
tcnicas aqu descritas pueden utilizarse solas o combinadas de cara a
seleccionar vendedores.

Grafico II.C Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Diagrama de flujo

2.2.1 Entradas
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones
Describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin, desde la
elaboracin de la documentacin de la adquisicin hasta el cierre del contrato.
2. Documentos de las Adquisiciones
Proporcionan un registro de auditora para contratos y otros acuerdos.

3. Criterios de Seleccin de Proveedores

Incluye informacin sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus

capacidades, las fechas de entrega, y los costos.
4. Propuestas de los Vendedores
Conforman la informacin bsica que ser utilizada por un organismo de
evaluacin a fin de seleccionar uno o ms adjudicatarios (vendedores).
5. Documentos del Proyecto
Se incluyen las decisiones contractuales relativas a los riesgos, que se recogen
en el registro de riesgos.
6. Decisiones de Hacer o Comprar
Los factores que influyen en las decisiones de hacer o comprar pueden incluir:

Las capacidades clave de la organizacin.

El valor proporcionado por los proveedores que satisfacen la necesidad.
Los riesgos asociados al cumplimiento de la necesidad de manera
rentable.
La capacidad comparada internamente con respecto a la comunidad de
proveedores.

7. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones

Los enunciados del trabajo pueden incluir:

Especificaciones.
Cantidad deseada.
Niveles de calidad.
Datos de desempeo.
El perodo de ejecucin.
Lugar de trabajo.
Otros requisitos.

8. Activos de los Procesos de la Organizacin

Incluyen:

Listados de vendedores posibles y previamente calificados.

Informacin relativa a experiencias pasadas relevantes con los
vendedores, tanto positivas como negativas.
Acuerdos previos.

2.2.2 Herramientas y Tcnicas

1. Conferencias de Oferentes

Son reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se

celebran antes de la presentacin de ofertas o propuestas. Se utilizan para
asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y
uniforme los requisitos de la adquisicin, y que ningn licitador reciba trato
preferente.
2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas
En el caso de adquisiciones complejas, en las que la seleccin del proveedor
se basar en las respuestas de los vendedores a criterios de ponderacin
definidos previamente, se definir un proceso formal de revisin de la
evaluacin, de acuerdo con las polticas de adquisicin del comprador.
3. Estimaciones In dependientes
En el caso de muchos elementos de adquisicin, la organizacin compradora
puede elegir entre preparar su propia estimacin independiente o contratar los
servicios de un perito profesional externo para realizar una estimacin de
costos, que servir como base de comparacin de las respuestas propuestas.
4. Juicio de Expertos
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. La evaluacin de las propuestas puede ser realizada por un
equipo multidisciplinario de revisin con experiencia en cada una de las reas
cubiertas por los documentos de las adquisiciones y el contrato propuesto.
5. Publicidad
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo se pueden ampliar
mediante la colocacin de anuncios en publicaciones de amplia difusin, tales
como peridicos selectos o publicaciones profesionales especializadas.
6. Tcnicas Analticas
Para asegurar que la necesidad pueda ser satisfecha y de hecho lo sea, las
tcnicas analticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar la
preparacin de un proveedor para proporcionar el estado final deseado, a
determinar el costo esperado para la elaboracin del presupuesto y a evitar
sobrecostos debidos a cambios.
7. Negociacin de Adquisiciones
La negociacin de adquisiciones aclara la estructura, los requisitos y otros
trminos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo
antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los
acuerdos alcanzados.

Puede suceder que el director del proyecto no sea el negociador principal de

las adquisiciones. El director del proyecto y otros miembros del equipo de
direccin del proyecto pueden estar presentes durante las negociaciones para
brindar ayuda y, si fuera necesario, y aportar aclaraciones de los requisitos
tcnicos.
2.2.3 Salidas
1. Vendedores Seleccionados
Son aquellos para los que, en funcin del resultado de la evaluacin de la
propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un rango
competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertir
en el contrato real cuando se formalice la adjudicacin.
2. Acuerdos
Incluye trminos y condiciones y puede incorporar otros aspectos
especificados. Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto el
asegurar que todos los acuerdos satisfagan las necesidades especficas del
proyecto y que a la vez respeten las polticas de la organizacin en materia de
adquisiciones.
Los principales componentes del documento de un acuerdo varan, pero en
general incluyen:

La lnea base del cronograma.

Los informes de desempeo.
El perodo de ejecucin.
Los roles y las responsabilidades.
El lugar de desempeo del vendedor.
Los precios.
Las condiciones de pago.
El lugar de entrega.
Los criterios de inspeccin y aceptacin.
Las garantas.
El soporte del producto.
Los lmites de responsabilidad.
Los honorarios y los anticipos.
Las sanciones.
Los incentivos.
El seguro y las fianzas de cumplimiento.
La aprobacin de los subcontratistas subordinados.
El tratamiento de las solicitudes de cambio.
La clusula de finalizacin y los mecanismos de resolucin alternativa de
controversias (ADR).

3. Calendarios de Recursos

Se documentan las fechas en las que cada recurso especfico o grupo de

recursos puede estar activo o inactivo.
4. Solicitudes de Cambio
Las solicitudes y sus componentes son procesadas para su anlisis y
resolucin mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Incluyen:

La lnea base de costos.

La lnea base del alcance.
La lnea base del cronograma.
El plan de gestin de las comunicaciones.
El plan de gestin de las adquisiciones.

6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Incluyen:

La documentacin de requisitos.
La documentacin relativa a la trazabilidad de requisitos.
El registro de riesgos.
El registro de interesados.

2.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y
correcciones al contrato segn corresponda.
Tanto el comprador como el vendedor administrarn el contrato de adquisicin
con finalidades similares. Cada uno de ellos debe asegurar que ambas partes
cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios
derechos legales se encuentren protegidos. Debido a la naturaleza legal de la
relacin contractual, resulta fundamental que el equipo de direccin del
proyecto tenga conocimiento de las implicaciones legales de las medidas que
se toman al controlar una adquisicin. En proyectos mayores, con mltiples
proveedores, uno de los aspectos clave de la administracin del contrato es la
gestin de las interfaces entre los distintos proveedores.
El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos
adecuados de la direccin de proyectos a la relacin o las relaciones
contractuales, y la integracin de las salidas de dichos procesos con la
direccin general del proyecto. A menudo esta integracin se da en mltiples
niveles cuando intervienen mltiples vendedores y mltiples productos,
servicios o resultados.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.

Controlar la Calidad.
Realizar el Control Integrado de Cambios.
Controlar los Riesgos.

Grafico II.D Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Diagrama de flujo

2.3.1 Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto

Describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin, desde la

elaboracin hasta el cierre del contrato
2. Documentos de las Adquisiciones
Contienen registros completos de apoyo para administrar los procesos de
adquisicin; esto incluye adjudicaciones de los contratos y el enunciado del
trabajo.
3. Acuerdos
Incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.

4. Solicitudes de Cambio Aprobadas

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los
trminos y condiciones del
Contrato, Todos los cambios relativos a
adquisiciones se documentan formalmente por escrito y se aprueban antes de
ser implementados a travs del proceso Controlar las Adquisiciones.
5. Informes de Desempeo del Trabajo

Documentacin tcnica.
Informacin de desempeo del trabajo.

6. Datos de Desempeo del Trabajo

el grado de cumplimiento de los estndares de calidad.

los costos incurridos o comprometidos
la identificacin de las facturas del vendedor que han sido pagadas.

2.3.2 Herramientas y Tcnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Contrato.
Define el proceso por el cual la adquisicin puede ser modificada. Incluye los
formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de resolucin de
disputas y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios.
2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones
Es una revisin estructurada del avance del vendedor para cumplir con el
alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo acordado,
tomando el contrato como referencia. El objetivo de una revisin del
desempeo es identificar los xitos o fracasos en cuanto al desempeo, el
avance con respecto al enunciado del trabajo relativo a adquisiciones y el
incumplimiento del contrato.
3. Inspecciones y Auditoras

Se pueden re alizar durante la ejecucin del proyecto para verificar la

conformidad de los procesos o entregables del vendedor.
4. Informes de Desempeo
Los informes de desempeo proporcionan a la direccin informacin sobre la
eficacia del vendedor en el logro de los objetivos contractuales.
5. Sistemas de Pago
Todos los pagos deben ser efectuados y documentados en estricta observancia
de los trminos del contrato.

6. Administracin de Reclamaciones
Las reclamaciones se documentan, procesan, monitorean y gestionan a lo
largo del ciclo de vida del contrato, generalmente de conformidad con los
trminos del mismo. Si las partes no resuelven por s mismas una reclamacin,
puede ser necesario gestionarla de acuerdo con los procedimientos de
resolucin alternativa de conflictos (ADR) establecidos en el contrato.
7. Sistema de Gestin de Registros
Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las
adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros.
Consiste en un conjunto especfico de procesos, funciones de control
relacionadas y herramientas de automatizacin que se consolidan y combinan
en un todo.
2.3.3 Salidas
1. Informacin de Desempeo del Trabajo
La informacin de desempeo del trabajo proporciona una base para la
identificacin de los problemas actuales o potenciales que servir de respaldo
para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.
Incluye informar sobre el cumplimiento de los contratos, lo que proporciona a
las organizaciones compradoras un mecanismo para el seguimiento de
entregables especficos esperados y recibidos del proveedor.
2. Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y aprobacin a travs
del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
Los cambios solicitados pe ro no resueltos pueden incluir instrucciones
proporcionadas por el comprador o medidas adoptadas por el vendedor, que la
otra parte considere un cambio constructivo en el contrato.

3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Actualizacin incluyen:

Plan de gestin de las adquisiciones.

Lnea base del cronograma.
Lnea base de costos.

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre
otros, la documentacin de las adquisiciones. La documentacin de la
adquisicin puede incluir el contrato de adquisicin con todos los cronogramas
de respaldo, los cambios solicitados del contrato que no han sido aprobados y
las solicitudes de cambio aprobadas.
5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Incluyen:

Correspondencia. Los trminos y condiciones del contrato a menudo

requieren la documentacin por escrito de ciertos aspectos de las
comunicaciones entre el comprador y el vendedor, tales como la
necesidad de advertencias en caso de desempeo poco satisfactorio y
las solicitudes de cambio o de aclaraciones del contrato.
Cronogramas y solicitudes de pago.
Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor. La
documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor es
elaborada por el comprador.

2.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El
beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la
documentacin relacionada para futura referencia.
El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades
administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros
para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en
el futuro. El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno de los contratos
aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples,
puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable
nicamente a una fase determinada del proyecto.

Grafico II.E Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Diagrama de flujo

2.4.1 Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
Contiene el plan de gestin de las adquisiciones, que proporciona los detalles y
las guas para llevar a cabo el cierre de las adquisiciones.
2. Documentos de las Adquisiciones
Para cerrar el contrato, se cataloga la informacin del contrato relativa al
cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeo del costo, junto con toda
la documentacin sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados
de las inspecciones.

2.4.2 Herramientas y Tcnicas

1. Auditoras de la Adquisicin

El objetivo de una auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los

fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de
otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la
organizacin ejecutora.
2. Negociacin de Adquisiciones
En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin
es un objetivo fundamental.
3. Sistema de Gestin de Registros
Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las
adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros.
Mediante el sistema de gestin de registros se archivan los documentos y la
correspondencia del contrato.
2.4.3 Salidas
1. Adquisiciones Cerradas
Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisicin se definen
en los trminos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestin
de las adquisiciones.
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Incluyen:

Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la

documentacin del contrato, incluido el contrato cerrado
Aceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de
aceptacin formal de los entregables proporcionados por el vendedor
sea retenida por la organizacin.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas,
las experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del
proceso se deben elaborar para incluirlas en los archivos del proyecto.

III. CONCLUSIONES

La gestin de las adquisiciones del proyecto involucran acuerdos y

contratos.
Los contratos y acuerdos, proporcionan productos, servicios y resultados
que pueden reflejar simplicidad o complejidad.
El comprador se transforma en el cliente y, es clave del proyecto para el
vendedor.
La gestin para la adquisicin del proyecto, incluye un sistema de ciclo:
planificar, efectuar, controlar y cerrar.
Planificar es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones
del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los posibles
vendedores.
el proyecto que obtiene productos, servicios y resultados de los
procesos desde Planificar la Gestin de las Adquisiciones, hasta Cerrar
las Adquisiciones se ejecutan para cada uno de los elementos que se va
a adquirir.
el planificar las adquisiciones del proyecto requiere, de entradas como:
direccin,
documentacin,
registros,
recursos,
cronogramas,
presupuestos, factores ambientales y activo de los procesos.
El plan de la direccin del proyecto describe la necesidad, la
justificacin, los requisitos y los lmites actuales del proyecto.
La documentacin de los requisitos, contiene informacin que se
considera para la planificacin, y los requisitos son de salud, seguridad,
seguros, etc.
El registro de riesgo presenta la lista de riesgo, juntamente con el
anlisis y la planificacin de la respuesta a los riesgos.
Los recursos requeridos presentan informaciones especficas, sobre las
personas, equipos o ubicacin.
Un cronograma de proyecto contiene las duraciones de las fechas
exigidas para la entrega.
La estimacin de la adquisicin, evala cuan razonables son las ofertas
recibida de los vendedores.
El registro de los interesados detalla los participantes en el proyecto.
El factor ambiental de la empresa se sita, en las condiciones del
mercado, producto, proveedores y trminos.
El activo de los procesos de organizacin influye en la toma de
decisiones para la planificacin de las adquisiciones.
el planificar las adquisiciones del proyecto utiliza herramientas y tcnicas
que incluye: anlisis, juicio, investigacin y reuniones.
Un anlisis de hacer o comprar es una tcnica de gestin para
determinar si un trabajo puede ser realizado satisfactoriamente para el
proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas
El juicio de expertos evala las entradas y salidas del proceso,
desarrollando o modificando las propuestas de los vendedores.

la investigacin de mercado evala las capacidades de la empresa y del

vendedor para ver su capacidad de suministrar los materiales o servicios
deseados.
Las reuniones sirven para formular estrategias de adquisicin.
el planificar las adquisiciones del proyecto utiliza cierres que incluye:
plan de gestin de las adquisiciones, enunciados del trabajo,
documentos, criterios de seleccin de proveedores, decisiones,
solicitudes de cambio y actualizaciones.
el plan de gestin de las adquisiciones es un componente para la
direccin del proyecto que describe como se adquirir bienes y servicios
fuera de la organizacin.
Los enunciados del trabajo Incluyen una descripcin de los servicios
adicionales como informar el desempeo o el soporte operativo para el
artculo adquirido despus de finalizado el proyecto.
Los documentos de las adquisiciones, se realizan normalmente
conforme a las polticas de la organizacin del comprador; puede ser
publicada en peridicos, boletines comerciales, registros pblicos o
Internet.
Efectuar las adquisiciones permite alinear las expectativas de los
interesados internos y externos a travs de acuerdos establecidos.
El efectuar las Adquisiciones, el equipo recibe ofertas y propuestas, y
aplica criterios de seleccin definidos previamente para seleccionar uno
o ms vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo y que
sean aceptables.
Se puede realizar una evaluacin ms detallada, fundada en un
documento de requisitos ms especfico e integral, solicitado a los
vendedores que integran la lista restringida. Adems, las herramientas
y tcnicas pueden utilizarse solas o combinadas dedicada a seleccionar
vendedores.
El Control de las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones
de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar
cambios y correcciones al contrato.
El proceso de Controlar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los
procesos adecuados de la direccin de proyectos.
Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El
beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la
documentacin relacionada para una futura referencia.

IV. RECOMENDACIONES

Toda ejecucin de la aplicacin de este sistema requiere un rea de

adquisicin y la definicin de roles y responsabilidades dentro del equipo
del proyecto.

Un plan de programacin de compras debe considerar todo los

requerimientos del cliente y del proyecto.

Todos los formularios de los proveedores, deben establecerse

claramente en las condiciones de: costo, servicios, informacin general,
datos de la empresa, representante legal y la experiencia del mercado.

Un plan de coordinacin del funcionamiento de los procesos de compra,

debe considerar tanto la operacin como los recursos humanos
empleados.

Toda clasificacin de las solicitudes de compra deben estar acuerdo a

los objetivos, calidad, proceso y procedimiento.

La participacin de los involucrados en el proceso de negociacin con

los proveedores.

Toda informacin expuesta por el cliente debe estar establecida por el

contrato y la informacin pertinente del producto, servicio o resultado.

La negociacin debe estar al alcance del cronograma y el precio final.

Se debe gestionar la relacin entre el comprador y el vendedor.

los informes de estado, los memorandos, las justificaciones, las notas

informativas, los cuadros de mando
electrnicos, deben ser
actualizadas
.
V. BIBLIOGRAFIA

GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE

PROYECTOS Gua del PMBOK) 2013.Quinta edicin pg. 382416.