Como Escrever um Procedimento

Operacional Padro
Procedimento Operacional Padro (POP) uma documentao que consiste
em um passo a passo de um trabalho a ser executado. Voc pode precisar
atualizar ou modificar um POP j existente, ou talvez tenha que comear um
absolutamente do zero. Parece desafiador, mas na verdade apenas um
trabalho extremamente minucioso de checklist. D uma olhada no Passo 1 para
dar o pontap inicial.

Parte 1 de 3: Formatando seu POP

1. Escolha o formato. No existe jeito certo ou errado de escrever um POP.
Entretanto, sua empresa provavelmente tem vrios POPs que voc pode dar
uma olhada para seguir a formatao, desenvolvendo seu documento de
acordo com a preferncia da empresa. Se tal for seu caso, utilize um dos POPs
existentes como modelo. Se no houver nenhum pronto, voc tem algumas
opes:

Lista de passos simples. Essa formatao para procedimentos de

rotina que so curtos, tm poucos resultados possveis, e so razoavelmente
diretos. Apesar das documentaes e das instrues de segurana exigidas,
voc pode organizar uma lista de itens, com frases simples, dizendo ao leitor o
que fazer.

Lista hierrquica de passos. Geralmente, esse formato para

procedimentos longos - com mais de dez passos, e que envolve algumas
decises a serem tomadas, esclarecimentos e terminologia. geralmente uma
lista de passos principais, com subitens, ordenados especificamente.

Fluxograma. Se o procedimento semelhante a um mapa com um

nmero quase infinito de possibilidades, sua melhor aposta ser um
fluxograma. Voc deve optar por esse formato se seus resultados nem sempre
so previsveis.
2. Considere o leitor. Existem trs fatores que devem ser levados em
considerao antes de escrever seu POP:

Conhecimento prvio do leitor. Eles esto familiarizados com a empresa

e os procedimentos? Eles conhecem a terminologia? A linguagem que voc
utilizar tem que estar de acordo com o conhecimento do leitor.

Suas habilidades lingusticas. Existe alguma chance de algum que

domina sua lngua ler o seu POP? Se isso for possvel, voc pode incluir
imagens e diagramas comentados.

O tamanho do seu pblico. Se vrias pessoas faro uso do seu POP (de
diferentes cargos e funes), voc pode formatar seu documento semelhante a
um dilogo em script: sujeito 1 completa uma ao, seguido pelo sujeito 2 e
assim por diante. Dessa maneira, cada leitor pode ver sua funo exata no
processo.
3.Considere seu conhecimento. Isto se resume a responder as seguintes
questes: voc a melhor pessoa para escrever isto? Voc sabe o que decorre
deste processo? O que poderia dar errado? Como torn-lo seguro? Se voc
no conseguiu responder a essas questes, pode ser melhor passar a tarefa a
outra pessoa. Um POP mal escrito - ou pior, impreciso - no vai apenas reduzir
a produtividade e levar a falhas de operao, mas tambm pode oferecer riscos
aos funcionrios e ter impactos adversos em qualquer coisa - da equipe ao
ambiente. Em resumo, no assuma esse risco.

Se lhe atriburam tal tarefa e voc se sente forado (ou obrigado) a fazer,
no tenha medo de pedir ajuda queles que executam esse procedimento
diariamente. Conduzir entrevistas normal durante a criao de qualquer POP.
4. Decida entre um formato curto ou longo para seu POP. Se voc estiver
escrevendo ou atualizando um POP para um grupo de pessoas que j esto
familiarizados com o protocolo, a terminologia etc., pode ser que eles
aproveitariam mais um POP direito e simples, que se parece mais com uma
checklist. Neste caso, voc pode escrever em um formato curto.

Alm do propsito bsico e das informaes relevantes (data, autor,

nmero de identificao etc.), o POP pode conter apenas uma lista de passos.
Voc pode optar por esse caminho se no forem necessrios detalhamento e
esclarecimentos.
5. Mantenha em mente o propsito do seu POP. bvio que vocs tm um
procedimento dentro da empresa que repetido vrias e vrias vezes. Mas h
uma razo especfica para este POP ser til? necessrio enfatizar
segurana? Medidas de controle? utilizado para treinamento ou diariamente?
Aqui esto algumas razes porque seu POP necessrio para o sucesso da
sua equipe:

Para assegurar o cumprimento de padres de controle.

Para maximizar a demanda da produo.

Para garantir que o procedimento no tenha impactos negativos no

ambiente.

Para garantir segurana.

Para assegurar que tudo flua de acordo com o planejamento.

Para prevenir falhas na manufatura.

Para ser utilizado como documento em treinamentos.

Se voc sabe o que seu POP deve enfatizar, ser mais fcil

estruturar sua escrita a partir desses pontos. tambm mais fcil pensar na
importncia deste POP.

Parte 2 de 3: Escrevendo seu POP

1. Analise o material necessrio. Em geral, POPs tcnicos consistem de
quatro elementos, alm do procedimento em si:

Pgina de ttulo. Aqui, est includo: 1) o ttulo do procedimento, 2) o

nmero de identificao do POP, 3) data de edio ou reviso, 4) o nome da
agncia/departamento/setor a que o POP se aplica, e 5) assinaturas daqueles
que prepararam e aprovaram o documento. Essa pgina pode ser formatada da
maneira que voc preferir, desde que a informao seja clara.

ndice. O ndice ser necessrio apenas se seu POP for um tanto longo,
para facilidade de referncia. Voc no precisa de nada alm daquele formato
padro.

Controle de Qualidade. Um procedimento s tem qualidade se puder ser

checado. Tenha os materiais necessrios e fornea detalhes, a fim de que o
seu leitor possa ter certeza que obteve o resultado esperado. Voc pode ou
no incluir outros documentos, como amostras de avaliao de performance.

Referncia. Liste todas as referncias citadas ou significantes. Se voc

se referir a algum outro POP, anexe as informaes necessrias ao apndice.

Sua empresa pode ter um protocolo diferente deste. Se h outros

POPs aos quais voc pode se referir, siga a estrutura que j foi utilizada pela
sua empresa.
2. Para o procedimento em si, no deixe de mencionar os seguintes
tpicos:

mbito e aplicabilidade. Em outras palavras, descreva o propsito do

processo, seus limites e como ele utilizado. Inclua padres, requisitos
regulamentares, papis e responsabilidades, assim como entradas e sadas.

Metodologia e procedimento. O principal: liste todos os passos com os

detalhes necessrios, incluindo quais equipamentos sero necessrios.

Mencione procedimentos sequenciais e fatores decisrios. No deixe de
abordar os "e se...", possveis interferncias e consideraes sobre segurana.
Esclarecimentos sobre terminologia. Identifique siglas, abreviaturas e

todas as frases que no so linguagem comum.

Avisos de sade e segurana. Liste-os em uma seo prpria, ao lado

dos passos que representam riscos. No negligencie esta seo.

Equipamentos e suprimentos. Faa uma lista do material necessrio,

onde e quando encontrar o equipamento, regulamentos sobre o equipamento

etc.
Precaues e interferncias. Basicamente, uma seo para resoluo

de problemas. Considere o que pode dar errado, em que prestar ateno e o

que pode interferir no produto final, ideal.
D a casa um destes tpicos uma seo prpria (geralmente

marcada por nmeros ou letras) para evitar que seu POP fique confuso e que
seja facilmente interpretado.
No faa uma lista exaustiva. Este apenas o comeo. Pode ser

que sua empresa especifique outros aspectos que exijam ateno.

3. Escreva concisamente e facilite a leitura. provvel que no seja uma
leitura para lazer. Ento seja simples e direto - seno, a ateno do leitor pode
se perder, ou ele pode at achar o documento formidvel, mas difcil de
compreender. Em geral, mantenha as frases curtas.
Aqui est um mau exemplo: Certifique-se de limpar todo o p

acumulado no eixo de ar antes que voc comece a usar o equipamento.

Aqui est um bom exemplo: Remova a poeira do eixo de ar antes do

uso.

De maneira geral, no use "voc". Fica implcito no texto. Fale sobre as

atividades na voz ativa e comece as frases com imperativos.
4. Se necessrio, entreviste os profissionais envolvidos no processo para
saber como eles executam a tarefa. A ltima coisa que voc pode querer
que um POP com imprecises. Voc pode comprometer a segurana da
equipe, sua eficcia, tempo, simplesmente por no dar ateno a um processo
j estabelecido - seus colegas de equipe podem se sentir ofendidos. Ento, se
for necessrio, faa perguntas! Voc no vai querer errar.

Claro que, se voc no sabe, consulte vrias fontes, fale com vrias
pessoas, considerando todos os papis e responsabilidades. Um membro do

time pode no seguir o procedimento operacional padro, outro pode no estar

envolvido em todo o processo.
5. Quebre as partes mais pesadas do texto em diagramas e
fluxogramas. Se h alguma etapa que pode ser desafiadora, facilite as coisas
para seus leitores, utilizando algum tipo de esquema ou diagrama. Fica mais
fcil de ler e poupa a mente do seu leitor de tentar decifrar toda aquela
informao. Alm de parecer mais completo e bem escrito.
No utilize alguma dessas estratgias apenas para engrossar o

documento. Siga esse caminho se for realmente facilitar a compreenso do

leitor.
6. Cada pgina deve conter uma notao para controle de
documentao. Esse POP apenas um entre muitos outros POPs - por isso,
sua empresa deve ter algum tipo de banco de dados para catalogar esses
documentos, com algum tipo de sistema de referncia. Seu POP parte desse
sistema de referncia e, portanto, precisa de algum cdigo de identificao.
a que entra essa notao.
Cada pgina deve conter um ttulo curto ou nmero de identificao, um

nmero de reviso, data, numerao de pgina no formato "pgina # de #", no

canto superior direito (na maioria dos formatos). Voc pode precisar de notas
de rodap, dependendo da preferncia de sua empresa.

Parte 3 de 3: Garantindo o sucesso e preciso

1.Teste o procedimento. Se voc no quiser testar o procedimento,
provavelmente voc no o redigiu bem o suficiente. Pea para algum com
um conhecimento limitado do processo (ou uma pessoa que possa representar
o leitor comum) usar o seu POP para gui-lo. Quais as questes que no foram
abordadas? Se houver alguma, inclua-a e faa as melhorias necessrias.

melhor pedir para que vrias pessoas testem seu POP. Indivduos
diferentes levantaro questes diferentes, permitindo uma ampla
variedade de respostas.

Teste o procedimento com algum que nunca o executou antes.

Qualquer um com conhecimento prvio ir contar com suas prprias
referncias para completar a tarefa, enquanto uma pessoa ainda
inexperiente nesse procedimento ir considerar principalmente as
informaes apresentadas noseu trabalho.

2. Pea queles que conhecem o procedimento para revisarem o POP. No

fim das contas, no importa muito o que seus superiores pensam sobre o
documento. Importa mais queles que executam a tarefa abordada. Ento,
antes de submeter seu trabalho aos de cima, mostre o documento aos que iro
utiliz-lo. O que eles acham?

Permitir que eles se envolvam e se sintam como parte do processo

aumentar as chances de eles aceitarem este POP. E, inevitavelmente, eles
tero timas ideias!
3. Pea aos seus conselheiros e equipe de Controle de Qualidade para
revisarem o POP. Aps a aprovao da equipe, envie para os conselheiros.
Eles provavelmente tero menos questes a respeito do contedo, mas eles
sabero dizer se est dentro da formatao exigida, se voc se esqueceu de
alguma coisa e qual o protocolo para torn-lo oficial, registrando-o no
sistema.

Encaminhe o POP para aprovao, utilizando o sistema de

gerenciamento de documentos, para garantir uma pista de auditoria da
aprovao. Este Passo varia de empresa para empresa. Basicamente, o
documento precisa estar dentro das instrues e regulamentos.

Ser necessrio que ele seja assinado e a maioria das empresas, hoje
em dia, aceitam assinaturas eletrnicas.
4. Uma vez aprovado, comece a implementar o POP. Isto pode exigir um
treinamento formal para o grupo envolvido no procedimento, ou seu documento
ser pendurado no banheiro. De qualquer forma, faa-o funcionar! Voc
trabalhou muito nele. o momento de ser reconhecido!

Verifique se seu POP est sempre atualizado. Se ficar ultrapassado,

atualize-o. Aprove novamente as atualizaes e redistribua o novo documento
conforme necessrio. A segurana, produtividade e sucesso da sua equipe
dependem deste papel.
DICAS

Cheque a clareza. Confira se no existem interpretaes dbias. Mostre

o procedimento a algum que desconhece o processo e pea a opinio deles
sobre o documento. Voc pode se surpreender.

Lembre-se de envolver o pblico relacionado sempre que possvel para

que o processo documentado relate o processo real.

Utilize fluxogramas e representaes ilustrativas para que o leitor no

tenha dvidas sobre o processo.

Pea para as pessoas revisarem o documento antes de enviar para

aprovao.

Use portugus claro para explicar os passos.

Mantenha um histrico do documento, mesmo depois de cada

atualizao.

Confira se existe uma verso antiga deste POP antes de escrever a sua.
Podem ser necessrias apenas algumas mudanas rpidas. Mas no deixe de
document-las!