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LA ADMINISTRACIN

Isabel Amalia Porto Prez Maestrando en Administracin

GENERALIDADES

Administrar es el proceso de: planear, organizar, dirigir y


controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos.
Chiavenato.

Etimologa de la palabra administracin viene del latn:


AD:
Direccin, tendencia.
MINISTER: Subordinacin u obediencia
(Cumplimiento de una funcin bajo el mando de otro.)

Otras Definiciones

Segn Idalberto Chiavenato, la administracin es "el proceso de planear, organizar,


dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales" .

Para Robbins y Coulter, la administracin es la "coordinacin de las actividades de


trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs
de ellas".

Hitt, Black y Porter, definen la administracin como "el proceso de estructurar y utilizar
conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en
un entorno organizacional" .

Segn Dez de Castro, Garca del Junco, Martn Jimenez y Periez Cristbal, la
administracin es "el conjunto de las funciones o procesos bsicos (planificar, organizar,
dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organizacin" .

Para Koontz y Weihrich, la administracin es "el proceso de disear y mantener un


entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
especficos" [5a].

Reinaldo O. Da Silva, define la administracin como "un conjunto de actividades


dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propsito de alcanzar
uno o varios objetivos o metas de la organizacin"

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN

CONTROL

EMPRESA

DIRECCION

ORGANIZACION

Planeacin
Es el proceso de previsin y preparacin de la organizacin para el futuro,
mediante la formulacin de objetivos, estrategias y en general los
diferentes tipos de planes, con el fin de trazar un curso de accin, tomar
decisiones en condiciones de certidumbre y alcanzar los fines propuestos

Proceso de planeacin
Realizar un diagnostico interno
externo de la organizacin

Formulacin de planes
derivados de apoyo a los
planes bsicos

Establecer objetivos

Considerar premisas (condiciones de


operacin de los planes)

Conversin de los planes en


mediante la realizacin de
presupuestos

Jerarqua de los planes

EJEMPLOS DE MISIONES
Disney: Creamos felicidad al brindar el ms fino entretenimiento para
personas de todas las edades, en cualquier lugar.
Sony: Experimentar la alegra del progreso y aplicar la tecnologa en
beneficio de las personas.
Google: Organizar la informacin mundial para que resulte universalmente
accesible y til.
Wal-Mart: Le ahorramos dinero para que viva mejor.
Samsung: Liderar la revolucin de la convergencia digital.
Ecopetrol: Encontramos y convertimos fuentes de energa en valor para
nuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la
seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al
bienestar de las reas donde operamos, con personal comprometido que
busca la excelencia, su desarrollo integral y la construccin de relaciones de
largo plazo con nuestros grupos de inters.

MISION SEGURTRONIC
La misin de SEGURTRONIC LTDA es prestar el servicio
de seguridad electrnica cumpliendo a cabalidad con los
compromisos adquiridos con nuestros clientes, utilizando
tecnologa de vanguardia garantizando as la seguridad
de nuestros usuarios, bienestar a nuestros empleados y
rentabilidad a los accionistas.

Visin: La visin de SEGURTRONIC LTDA para el ao


2013 es seguir manteniendo la fidelidad de los clientes
existentes y ampliar nuestros servicios a todo el pas.

Volamos y servimos con pasin para


ganar tu lealtad.

Ser la aerolnea lder de Amrica Latina preferida en el


mundo.
- El mejor lugar para trabajar.
- La mejor opcin para los clientes.
- Valor excepcional para los accionistas

Caractersticas de una Misin

Simplicidad. Las declaraciones deben ser simples, en lenguaje claro y preciso. Se debe evitar las
complicaciones y la oscuridad en los conceptos. Una misin que puede ser expresada fcilmente
es ms probable ser recordada y tener la resonancia esperada en los que la conocen.

Honesta y Realista. Es evidentemente perjudicial publicar una misin que se encuentra en


desacuerdo con las actividades de la empresa u organizacin. Una empresa puede incluir en su
misin su preocupacin por el ambiente, pero si sus operaciones diarias reflejan lo contrario, los
resultados pueden ser muy perjudiciales. Los empleados de inmediato captarn el cinismo del
predicamento, dudando de la sinceridad de la gerencia. Es conocido que la hipocresa atrae mayor
atencin que el silencio.

Comunicar expectativas y tica. Cualquier de declaracin de misin debe definir las metas del
negocio y adicionalmente la metodologas seleccionada para conseguirlas. Una buena
declaracin de misin debe incluir los principios generales a los cuales se espera que los
trabajadores adhieran y practiquen. Debe incluir adicionalmente a lo que se obliga la empresa
para con su personal, sus clientes y la comunidad donde se encuentra operando.

Actualizacin Peridica. La declaracin de misin no puede quedarse igual por siempre. Al igual
que todo, pierde vitalidad y actualidad con el tiempo. Debe reexaminarse anualmente, como
mnimo, en estos acelerados tiempos de cambio. La declaracin de misin debe experimentar
revisin y refinamiento continuo para asegurar que siguen siendo tiles y corresponde a la
realidad actual de la empresa.

Organizacin

El propsito de la organizacin es obtener un esfuerzo


coordinado mediante la definicin de relaciones de
autoridad, tareas y funcin. Ello significa establecer lo
que a cada uno le corresponde hacer y ante quin debe
reportarse.

Organigrama

Organigrama:
Representacin grfica de la estructura
orgnica que refleja, en forma
esquemtica, la posicin de las reas que
integran la empresa, los niveles
jerrquicos, las lneas de autoridad y de
asesora"
Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack,
Mc Graw Hill, 2000, Pg. 246.

Direccin

Necesidades
De autoestima
Necesidades
sociales
Necesidades
de seguridad

Necesidades fisiolgicas

MASLOW

HIGINICOS

Necesidades
Auto
realizacin

MOTIVACIONALES

Es la funcin administrativa que trata de influir en las personas, para que


de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de los objetivos de
la empresa y su unidad funcional.
El trabajo en s
Responsabilidad
Progreso
crecimiento
Realizacin
Reconocimiento
status
Polticas administrativas
Y empresariales
Estabilidad en el cargo

Condiciones fsicas de trabajo


Salario
Vida personal

HERZBERG

INFLUENCIA

LIDER

OBJETIVOS

Control

El control es la actividad de seguimiento encaminada a


corregir las desviaciones que pueden darse con relacin a los
objetivos y consiste en hacer comparaciones regulares y
sistemticas del desempeo versus lo esperado por los
planificadores
El control tiene como funcin central medir los resultados
logrados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados
con los estndares derivados de los objetivos definidos en la
funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas
correctivas, si es necesario (Mendoza, p 251)

Sistemas de Control
Control preventivo
El control preventivo, o de "antes", se enfoca en la supervisin y regulacin de los
recursos o insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas
requeridas para llevar a cabo el proceso de transformacin.
Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia
prima, la gente, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la
empresa. Este tipo de control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar
o corregir aquellos que no satisfacen las normas requeridas.
Control concurrente
El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisin de las actividades
que forman parte del proceso de transformacin, con objeto de asegurar que
tales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para el
negocio.
En este tipo de control se hace nfasis en la identificacin de aquellas dificultades
que se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como
resultado productos o servicios deficientes.

Sistemas de Control
Control de retroalimentacin

El control de retroalimentacin, o de "despus", es el que se ejerce despus de que


un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que ste cumpla
con las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, tambin
denominado control de despus de la accin o control de salida, cumple con varias
funciones importantes.

En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control


concurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos.

Controles mltiples

Aunque en forma individual podemos nombrar los tres tipos de control anteriores,
existe tambin la posibilidad de utilizar en la prctica ms de uno en forma
simultnea. De hecho, muchas empresas aplican sistemas de control mltiple que
abarcan dos o ms de los controles descritos anteriormente, e incluyen varios
puntos de control estratgico.

La tarea del control es verificar que todo se haga


conforme con lo que fue
planeado

y organizado

de acuerdo
con las
rdenes
dadas,

con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.

para
identificar
los errores
o desvos,

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

PROCESO DE CONTROL

a/ Evaluacin de resultados - b/Comparacin de


los resultados con los planeado c/ Determinacin
de las causas de desviacin d/ Retroalimentacin

1.- Establecimiento de normas


o estndares de ejecucin

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea


lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar
procesos mas que en perfeccionar funciones
Con este enfoque se marcan estndares que comprenden
sistemas, procedimientos , mtodos de trabajo,
seguimientos operacionales y auditoras que deben formar
parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad colombianas estn sustentadas en
las normas ISO-9001

2.- Medicin de la ejecucin


real en relacin con los
estndares establecidos

Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y


comparada con los estndares de ejecucin a fin de
establecer conclusiones sobre la ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin


correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o


ajustes a los recursos de la empresa, para esto es
necesario conocer las causas de desviacin

CARACTERISTICAS
DE LA ADMINISTRACIN

Universalidad: El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo


social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinacin sistemtica de
medios.

Especificidad: La administracin siempre se encuentra acompaada de ciencias de


diferente ndole como: la economa, la contadura, la ingeniera entre otras, sin embargo
esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relacin en los diferentes procesos.

Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin


resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: mediante sta se busca
obtener un resultado

Unidad Temporal Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes del
proceso administrativo existen simultneamente

Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin


formal

IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIN
La administracin brinda el xito a cualquier organismo social ya que estos dependen
directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los
recursos humanos y materiales que poseen.
o Una adecuada administracin hace que se mejore el nivel de productividad.
o La administracin se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio,
ante esta situacin proporciona previsin y creatividad.
o Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.
o La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier
organismo social.
o En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando una
efectiva administracin.

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