MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

Documentacin de las Lecciones Aprendidas

Evolucin del proceso de planeacin en el Ministerio de Educacin

Nacional desde la implementacin de los modelos de planeacin
estratgica y de gestin orientado a resultados.
Periodo 2002 - 2009

Plan de Incentivos Grupo 11:

Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas

Oficina de Tecnologa

Profesionales:
Margarita Rosa Avila Gmez
Elsa Nelly Velasco Pulido
Ruth Yaneth Ruiz Alvarez
Carmen Cecilia Campos

Bogot, Noviembre de 2009

I. ANTECEDENTES
A partir de la reforma Constitucional de 1991, se ha realizado un reordenamiento del
sector educativo colombiano tendiente a garantizar y mejorar la prestacin del servicio
con asignacin clara de competencias y funciones en los mbitos poltico, pedaggico,
administrativo y fiscal1. Como consecuencia el Ministerio de Educacin Nacional2 en su
calidad de ente rector del sector se ha visto obligado a adaptar su estructura
organizacional para responder a las demandas y obligaciones exigidas por el entorno
con una funcin centrada en la formulacin de las polticas sectoriales para garantizar
la prestacin del servicio pblico educativo en condiciones de calidad y equidad.
Ese reordenamiento ha tenido un gran nfasis en el proceso de planeacin teniendo
como referente lo establecido en la Ley 1523 de 1994 y especficamente en cuanto: El
plan de desarrollo establecer los elementos bsicos que comprendan la planificacin
como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulacin, aprobacin, ejecucin,
seguimiento y evaluacin, y las orientaciones en el marco del programa de renovacin
de la administracin pblica a travs del CONPES 32944 de 2004, respecto a los
objetivos propuestos para mejorar la eficacia y el impacto de las polticas, programas e
instituciones; incrementar la eficiencia y transparencia en la programacin y asignacin
de los recursos; y estimular la transparencia en la gestin pblica, incorporando de
manera activa el control de la ciudadana.
La transformacin y la experiencia en la implementacin del proceso de planeacin
sectorial e institucional desde el ao 2002 en el MEN, a travs de los modelos de
planeacin estratgica y de gestin orientado a resultados en funcin de mejorar la
gestin y la gerencia pblica, al pasar de una forma de organizacin en funcin de
procesos administrativos por dependencias, por rutinas, caractersticas propias del
modelo burocrtico planteado por Max Weber, a una entidad centrada en aspectos
tcnicos de planificacin y prospectivos de las polticas educativas, en funcin de la
estrategia como el plan que integra las polticas y las metas de la organizacin en
funcin de la misin, es decir en el marco del proceso estratgico planteado por Henry
Mintzberg, se constituye en el objeto en el objeto de la documentacin de la presente
leccin aprendida; se trata de identificar los cambios en el proceso de planeacin en
correlacin con las estrategias de ejecucin durante el perodo 2002 2009; de esta
manera se busca contribuir como aporte documental del conocimiento tcito y la
experiencia de un grupo representativo de profesionales involucrados en el proceso de
planeacin del MEN.
Es as, como en el primer semestre de ao 2002, a partir de un diagnstico en tres
entidades del Estado del orden Nacional5 sobre las diferentes formas de planear en
funcin de la misin, la organizacin tcnica del proceso de planeacin y el manejo de
la informacin, a partir del cual se identific la necesidad de replantear el proceso de
planeacin en el MEN, lo que permiti dar inicio a los cambios del proceso.
Al iniciar el periodo de gobierno en agosto del 2002, tomando como referente principal
el Plan Nacional de Desarrollo 2002-20066, con el direccionamiento de la Ministra de
1

Constitucin Poltica de 1991, de las Leyes 30 de 1992, 60 de 1993, 115 de 1994 y 715 de 2001 y los decretos reglamentarios.
En adelante MEN es Ministerio de Educacin Nacional
3
Ley orgnica del Plan de Desarrollo: tiene como propsito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboracin,
aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y control de los planes de desarrollo.
4
Renovacin de la administracin pblica: gestin por resultados y reforma del sistema nacional de evaluacin.
5
Ministerios de Hacienda, Salud y Trabajo.
6
Plan Nacional de Desarrollo Un Estado Comunitario
2

educacin, Cecilia Mara Vlez White y de la alta direccin, entendida como

Viceministros, Secretaria General, Directores, Sub-directores, Jefe de Oficina Asesora
de Planeacin y Finanzas y dems oficinas asesoras, se inici la aplicacin del modelo
de planeacin estratgica a fin de ejecutar los lineamientos programticos y alcanzar
los objetivos y las metas de desarrollo acordados en el plan nacional de desarrollo.
Para ello se realiz el primer taller de planeacin estratgica en septiembre de 2002,
que cont con la participacin de todos los directivos del MEN, en el que se definieron
los proyectos estratgicos y la secuencia de acciones a ejecutar por parte de la
administracin. Con este ejercicio se crearon las condiciones necesarias para
incrementar la capacidad de gestin y la gobernabilidad de los proyectos
institucionales, as mismo, la facilidad de realizar anlisis para identificar y priorizar las
posibles soluciones a los problemas de la comunidad.
As mismo, en concordancia con la poltica nacional de renovacin del Estado y como
apoyo al proceso de planeacin estratgica en el MEN, se implement el modelo de
gestin orientado a resultados7, cuyo objetivo era transformar los procesos
tradicionales que se venan dando, por un modelo de gestin pblica integral por
resultados y as mismo reformar el sistema nacional de evaluacin introduciendo
cambios en la organizacin en cuanto a la administracin, planeacin, ejecucin,
seguimiento y evaluacin, para cumplir con los objetivos, las competencias y funciones
asignadas a la entidad.
De otra parte, como apoyo al proceso de planeacin estratgica y para disponer de la
informacin de manera organizada y de fcil acceso, se dise el sistema de
informacin de seguimiento de proyectos estratgicos SSP8, el cual fue desarrollado
e implementado al iniciar el ao 2003 por la oficina de planeacin en coordinacin con
la oficina de tecnologa; con el ejercicio de formulacin de los 42 proyectos
estratgicos definidos en el marco de las polticas educativas para los niveles de
primera infancia, preescolar, bsica, media y superior que iniciaron en el mismo ao.
Para cada uno de los proyectos estratgicos se asign un gerente de proyecto, el cual
hace parte del nivel directivo de la organizacin, con responsabilidad de dirigir la
gestin del mismo, en cuanto al cumplimiento de metas, la ejecucin de los recursos
financieros y el equipo de soporte que conforman los planes de accin definidos.
Actualmente se encuentran en ejecucin 30 proyectos estratgicos, mediante los
cuales se permite identificar los avances de las metas definidas en el Plan Nacional de
Desarrollo 2006-2010; a travs de este ejercicio, la oficina asesora de planeacin y
finanzas del MEN mediante la coordinacin del proceso ha logrado una articulacin
institucional y sectorial que permite integrar las polticas sectoriales y fortalecer la
gestin del desarrollo en los diferentes planes y proyectos estratgicos que ha
permitido posicionar a la entidad como referente de organizacin y ejemplo de
planeacin estratgica.

Lineamientos del CONPES 3294 de 2004 Programa de Renovacin de la Administracin Pblica: gestin por resultados y reforma
del sistema nacional de evaluacin.
8
En adelante SSP es Sistema de Seguimiento de Proyectos.

El siguiente grfico ilustra el proceso implementado:

Planeacin y Seguimiento a la Gestin

Banco de proyectos de
Inversin Nacional BPIN
DNP

SIIF

Ministerio de Educacin Nacional

Plan Sectorial

SIGOB Sistema de
Gobierno de Metas
Presidenciales

Estrategias o Polticas
SSP - Sistema de
Seguimiento de
Proyectos
Proyectos Estratgicos
Proyectos
Estratgicos
STONE

Actividades

Iniciacin

Planeacin

Ejecucin

Cierre

Fases
Etapas
Tareas

II. LECCIONES APRENDIDAS

LA PRIMERA LECCIN APRENDIDA ES LA INTEGRALIDAD Y ARTICULACIN DE
LOS MODELOS DE PLANEACIN ESTRATGICA Y DE GESTIN POR
RESULTADOS IMPLEMENTADOS.
Para obtener los resultados acorde con lo planeado es necesario articular el proceso de
planeacin estratgica con toda la gestin de la entidad, con un enfoque participativo
que incluye el anlisis y la discusin de las diferentes perspectivas e intereses, creando
espacios favorables para la concertacin en funcin de optimizar los recursos
disponibles para alcanzar los objetivos.
Es as como se considera de vital importancia la realizacin de talleres estratgicos
donde participan los diferentes actores con responsabilidad en el proceso; en este
ejercicio que se realiza anualmente, permite definir los lineamientos y las metas a corto
y mediano plazo. Igualmente la realizacin de revisiones semestrales sobre la
pertinencia y el desarrollo de las estrategias planteadas permiten realizar evaluaciones
de conjunto y mediante el monitoreo permanente hacer evaluaciones formativas que
facilitan adoptar las acciones correctivas en el momento oportuno.
La planeacin estratgica y la gestin por resultados es indispensable porque permite
tener propsitos claros, adoptar las estrategias, definir los indicadores, las metas para
lograrlos y los recursos necesarios a travs de los proyectos estratgicos y los planes
de accin.

La experiencia generada con la implementacin de este proceso ha permitido a la

Oficina asesora de Planeacin y Finanzas del MEN liderar el ejercicio de
operacionalizacin de las estrategias para dar cumplimiento a los objetivos y las metas
definidas en el marco de las polticas propuestas en el Plan Nacional de Desarrollo
para cada periodo de Gobierno y de la Misin de la entidad, articulando los diferentes
niveles de la planeacin sectorial.
LA SEGUNDA LECCIN APRENDIDA ES LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
DE INFORMACIN DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS ESTRATGICOS SSP.
La incorporacin de una herramienta tecnolgica adecuada a los requerimientos de la
entidad, con la cual se moderniza el proceso de recoleccin de informacin de forma
organizada y actualizada, facilitan el seguimiento y control a los resultados de la
gestin de la entidad para dar cumplimiento al plan de gobierno definido.
Con la implementacin del sistema de monitoreo y evaluacin Sistema de Seguimiento
de Proyectos SSP, acorde a los modelos de planeacin estratgica y de gestin por
resultados, ha facilitado la generacin de informes estandarizados, la rendicin de
cuentas a la ciudadana, el acceso a la informacin en tiempo real a travs de la
intranet a todos los funcionarios del MEN y de la Web del MEN a toda la comunidad
educativa y la ciudadana en general, para efectos de control social y transparencia.
El sistema de informacin SSP ha sido una herramienta til para la articulacin de la
informacin registrada en los diferentes sistemas de informacin relacionados con el
proceso de planeacin y seguimiento a la gestin misional del sector educativo como
son el SIGOB9, el BPIN10, el SPI11, el SIIF12, STONE13 y el SIG14, lo que ha facilitado el
ejercicio de definicin y armonizacin de indicadores de impacto, producto y gestin
para los diferentes niveles de la planeacin y as mismo medir la eficacia, eficiencia y
efectividad.
El SSP se constituye en una herramienta gerencial, que ha facilitado la revisin,
monitoreo y seguimiento a los proyectos estratgicos, por parte de la Oficina de
Planeacin, as como la evaluacin y medicin oportuna de los avances o resultados
obtenidos en cada una de las polticas y por ende de la gestin de los gerentes o
responsables de ejecutar esos proyectos.
III. RESULTADOS ALCANZADOS
El proceso de planeacin estratgica gener un escenario de participacin y
concertacin entre los diferentes actores que ha permitido al MEN contar con proyectos
estratgicos para cada periodo de gobierno y planes de accin anuales que identifican
los aportes individuales y colectivos en funcin de la misin de la entidad.
As mismo ha facilitado armonizar el presupuesto de inversin institucional y sectorial a
fin de garantizar la financiacin de las metas propuestas en cada una de las polticas
educativas definidas, lo que permite mejorar la eficacia y la eficiencia de la entidad. Un
aspecto esencial es la promocin de una gestin pblica adecuada, que da respuesta
9

SIGOB: Sistema de informacin de metas de gobierno.

BPIN: Banco Nacional de Proyectos de Inversin.
11
SPI: Seguimiento a proyectos de inversin.
12
SIIF: Sistema integrado de informacin financiera.
13
STONE: Sistema de informacin financiera y administrativo integrado.
14
SIG: Sistema integrado de Gestin de la calidad.
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responsable a las necesidades de la comunidad, dada la focalizacin de los proyectos

y la inversin de los mismos, que ha permitido contar con informacin actualizada a la
hora de rendir cuentas a la sociedad en general.
Los cambios organizacionales que se han dado en el Ministerio de Educacin Nacional
permiten concluir que han marcado un salto de una estructura de servicio de atencin
de compromisos administrativos, rutinarios y de control burocrtico, a un organismo
centrado en aspectos tcnicos de planificacin y prospectivos de la educacin, la
evaluacin y la prestacin de asesora como ente rector y definidor de polticas
educativas nacionales.
De la integralidad y la articulacin del proceso de planeacin a travs de la
implementacin de los modelos de planeacin estratgica y de gestin por resultados
se han definido las fichas tcnicas que organizan el macroproceso de planeacin y los
subprocesos de planeacin sectorial e institucional que hacen parte del Sistema
Integrado de Gestin de la Calidad del MEN.
Con la implementacin del SSP se ha generado una armonizacin de sistemas de
informacin tanto internos como externos, particularmente con la informacin que
contiene el SSP en indicadores de resultado, producto o gestin, al ser utilizados estos
mismos indicadores, de acuerdo con el requerimiento, en los sistemas como el SIGOB,
SUIFP, SPI, BPIN y SIG.
La informacin estratgica del sector que se difunde por medio del SSP, le permiten a
la comunidad en general estar informada sobre los avances en la poltica educativa.
IV. SUPUESTOS PARA LA IMPLEMENTACIN
APRENDIDAS EN OTROS CONTEXTOS.

DE

ESTAS

LECCIONES

El proceso de planeacin del MEN en el marco de los modelos de planeacin

estratgica y gestin por resultados con el apoyo del SSP ha permitido posicionar a la
entidad como ejemplo, razn por la cual atendiendo diferentes solicitudes, ha sido
presentado en varios escenarios y ha servido como marco de referencia en el ajuste o
cambio del modelo de planeacin en varias entidades del Estado. Entre las diferentes
entidades se encuentran el Departamento Nacional de Planeacin DNP, donde el
aporte ha sido como referente en el diseo del Sistema Unificado de Inversiones y
Finanzas Pblicas SUIFP, el cual est conformado por el Banco de Proyectos de
Inversin BPIN y el Sistema a Seguimiento a Proyectos de Inversin- SPI. De igual
forma, fue presentado en el Curso de Gerencia Social para directivos realizado por el
Banco Interamericano de Desarrollo en octubre ao 2006 y en varias entidades del
sector, como son el Instituto Nacional para Ciegos INCI, Instituto Nacional de Sordos
INSOR, Instituto Nacional de Fomento para la Educacin Superior ICFES y
COLCIENCIAS; y otras entidades no vinculadas al sector educativo, como la
Superintendencia de Servicios Pblicos.
V. COSTOS Y OTROS
INVOLUCRADOS

RECURSOS FINANCIEROS

Y NO

FINANCIEROS

Dada la necesidad de adoptar una herramienta automatizada para apoyar el proceso

de planeacin del MEN especficamente para dar una estructura soporte a la
organizacin de los proyectos estratgicos, se identific la necesidad de desarrollar un
sistema de informacin.

Esta herramienta se concibi como un sistema Web para Intranet que permitiera
registrar, actualizar, almacenar, consultar y generar reportes de la informacin bsica y
de ejecucin de los proyectos estratgicos del MEN.
No habiendo en el mercado un sistema que satisficiera los requerimientos de la
entidad, se tom la decisin de contratar el desarrollo de la herramienta software
personalizado. El desarrollo de la herramienta que fue entregada en mayo de 2003
tuvo un costo de $16.240.000, en 2004 se contrataron los ajustes al sistema por valor
de $12.400.000, en 2006 se desarroll el mdulo de validacin y consulta del sistema
con un costo de $15.868.800, y en el mismo ao se introdujo en la herramienta un
nuevo elemento estructural que fue el periodo de gobierno. A partir de ese momento
todas los ajustes y actualizaciones han sido realizados por el personal de planta de la
Oficina de Tecnologa.
A travs de la interaccin continua entre las reas de Planeacin y de Tecnologa se ha
logrado realizar una afinacin del sistema hasta consolidarlo como la fuente oficial de la
informacin de formulacin y seguimiento de los proyectos estratgicos del Ministerio
de Educacin Nacional.
La herramienta fue desarrollada en ASP, sobre una base de datos Oracle 9i y
actualmente se encuentra en 11g, el acceso se puede realizar a travs de la Intranet y
a travs de pgina Web. Es de utilidad para toda la organizacin desde los diferentes
roles a travs de la intranet, puede ser consultada por todos los servidores y
adicionalmente por todos los ciudadanos va pgina Web del Ministerio.
As mismo el grupo tcnico realiza un acompaamiento de seguimiento a travs de la
asistencia tcnica con calidad conceptual, pertinencia, eficacia y oportunidad,
contribuyendo a que la informacin que se consolide en el sistema de cuenta de la
gestin estratgica. Como apoyo del sistema se cuenta con el documento de
conceptualizacin y metodologa del SSP de gua prctica que facilita la utilizacin de
la herramienta a los usuarios.
VI. REFERENCIAS
Circular Presidencial No. 10 de 2002
Plan Nacional de Desarrollo 2002 - 2006
Ley 812 de 2006. Plan Nacional de Desarrollo 2006 - 2010
Documento CONPES 3248 de 2003. Programa de Renovacin de la
Administracin Pblica.
Documento CONPES 3294 de 2004. Renovacin de la Administracin Pblica :
Gestin por resultados y reforma del Sistema Nacional de Evaluacin