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RUBRO
51110114
51110223
51110220
51110215
CONCEPTO
Materiales y Suministros
Comunicaciones y Transporte
Impresiones y Publicaciones
Mantenimiento y Reparaciones
VALOR
$100.000
$100.000
$150.000
$150.000
ARTICULO SEGUNDO: Responsable: los recursos a que se refiere el artculo anterior sern
administrados por la Secretaria General, de acuerdo con la distribucin en los rubros
presupuestales definidos en el artculo anterior de la presente resolucin.
PARGRAFO: Cuando el responsable la caja menor se encuentra en vacaciones, licencia o
comisin, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podr mediante resolucin
encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista
la situacin, para lo cual solo se requiere de la entrega de fondos y documentos mediante arqueo,
en el libro respectivo.
ARTICULO TERCERO: Constitucin y renovacin: La constitucin y renovacin de las cajas
menores, estarn amparadas por los certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos por la
oficina de presupuesto o quien haga sus veces.
ARTCULO CUARTO: clasificacin de gastos y definicin de gastos: Con los recursos destinados
a las cajas menores que podrn cubrir la clase de gastos que se detallan en el artculo primero de
esta resolucin y por la cuanta que se seala para el respectivo rubro presupuestal.
CLASIFICACIN DE LOS GASTOS
GASTOS GENERALES
Son los gastos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios necesarios para la entidad
cumpla con las funciones asignadas por la constitucin y la ley.
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Comprende la compra de bienes destinados a apoyar el desarrollo de las funciones del rgano, lo
mismo que bienes o servicios que permitan mantener y proteger los bienes que son de propiedad
del Instituto o que estn a su cargo, as como los pagos por concepto de las tasas a que estn
sujetos el rgano.
MATERIALES Y SUMINISTROS
Adquisicin de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deben
inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolucin.
Las anteriores adquisiciones se harn con sujecin al Plan de Compras.
IMPRESIONES Y PUBLICACIONES
Comprende gastos por edicin de escritos, publicaciones, libros, trabajos tipogrficos, impresin y
fotocopias de documentos, sellos autenticaciones, pago de avisos y videos de televisin.
COMUNICACIN Y TRANSPORTE
Comprende aquellos gastos tales como los de mensajera, correos, correo electrnico, embalaje y
acarreos de elementos, igualmente incluye el transporte colectivo de los funcionarios de la entidad.
ARTCULO QUINTO: Forma de manejo: El manejo del dinero de la caja menor se efectuara a
travs de una cuenta corriente, de acuerdo con las normas legales vigentes, no obstante, el dinero
que se entrega para la constitucin de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos
identificados en los conceptos del presupuesto general del instututo
ARTCULO SEXTO: Forma de manejo y destinacin: el manejo del dinero de las cajas menores se
efectuara en efectivo, de acuerdo con las normas legales vigentes.
ARTCULO SEPTIMO: Funcionamiento: La caja menor funcionara como un fondo fijo.
ARTCULO OCTAVO: Prohibiciones: No se podrn realizar con fondos de caja menores las
siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a entidades diferentes de su propia organizacin.
ARTICULO DECIMO TERCERO: De con todo lo anterior, las unidades solicitantes de recursos
de caja menor debern presentar solicitud debidamente justificada tcnica y econmicamente,
donde se evidencie que la necesidad del gasto sea de carcter urgente, correspondiendo a la
entidad evaluar la pertinencia de la urgencia y las razones que lo sustentan. La legalizacin de
los gastos de la caja menor por parte de las unidades solicitantes deber efectuarse durante
los tres (3) das siguientes a su realizacin.
ARTICULO DECIMO CUARTO: Reembolsos: los reembolsos se harn en la cuanta de los
gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma
mensual o cuando haya consumido ms de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos
los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se debern reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales
a fin de efectuar un corte de numeracin y de fechas.
ARTICULO DECIMO QUINTO: vigilancia: corresponde a la contralora general de la Repblica
ejercer la vigilancia y el control posterior en los trminos establecidos en el artculo 268 de la
Constitucin Poltica
Los responsables de las Cajas Menores debern adoptar los controles internos que garanticen
el adecuado uso y manejo de los recursos independientemente de las evaluaciones y
verificaciones que le compete adelantar a las oficinas de auditora o Control interno.
ARTICULO DECIMO SEXTO: Responsabilidad: los funcionarios a quienes se les entregue
recursos del tesorero Publico para constituir cajas menores, se harn responsables por el
incumplimiento en la legalizacin oportuna y por el manejo de este dinero.
ARTICULO DECIMO SEPTIMO: el manejo de la caja menor se sujetara a lo dispuesto en ste
acto cuya transcripcin en lo sustantivo se ha efectuado en la presente resolucin.
ARTICULO DECIMO OCTAVO: La presente Resolucin rige a partir de su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dada en Floridablanca a los 29 das de Enero de 2016