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RESOLUCION No 04 DE 2016

POR LA CUAL SE ADOPTA LA CONSTITUCION Y FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR


DEL INSTITUTO PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE DE FLORIDABLANCAIDEFLORIDA, PARA LA VIGENCIA 2016.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE DE
FLORIDABLANCA- IDEFLORIDA.
En uso de sus atribuciones legales, en especial las consagradas en la ley 136 de 1994,
modificada por la ley 1551 de 2012, el Decreto 0030 de 2016, el Acuerdo Municipal No. 079 de
noviembre 8 de 1995 y dems normas concordantes, y.
CONSIDERANDO
Que mediante Acuerdo Municipal No. 079 de noviembre 8 de 1995, se cre el INSTITUTO PARA
LA RECREACION Y EL DEPORTE DE FLORIDABLANCA- IDEFLORIDA, como un
establecimiento pblico del orden municipal, con personera jurdica, autonoma administrativa y
patrimonio propio., cuya direccin y administracin est a cargo de la Junta Directiva y del Director.
Que mediante Decreto Nacional No. 2768 de 2012 y Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, se
reglamenta la constitucin y funcionamiento su manejo y control, de los fondos las cajas
menores.
Que el artculo 2 del decreto No. 2768 del 28 de diciembre de 2012, establece que las cajas
menores se constituirn para cada vigencia fiscal mediante resolucin suscrita por el jefe del
respectivo rgano, en el cual se indique claramente la cuanta, el responsable, la finalidad y clases
de gastos.
Que la caja menor es una unidad de manejo, constituida para sufragar gastos identificados y
definidos en los conceptos del presupuesto del Instituto para la recreacin y el deporte de
Floridablanca - IDEFLORIDA, que tengan el carcter de urgente, por lo que se hace necesaria la
creacin de una caja menor.
Que segn Acuerdo Municipal 016 del 01 de diciembre de 2015 y Acuerdo de Junta Directiva No.
01 de fecha 15 de enero de 2016, se aprob el presupuesto para IDEFLORIDA vigencia fiscal
2016.
Que de conformidad con el monto del presupuesto del Instituto para la recreacin y el deporte de
Floridablanca IDEFLORIDA es de $1.287.820.902 para la vigencia fiscal del ao 2016.
Que la caja menor, de conformidad con la precipitada resolucin que reglamenta la constitucin y
funcionamiento, establecido que la cuanta mxima se fijara de conformidad a los rubros y valores
relacionados en dicho acto administrativo, establecindose que el desembolso mensual mximo
ser
Que de acuerdo con lo establecido en el punto anterior la cuanta mxima de la caja menor del
Instituto asciende a la suma de QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000.oo) M/cte., para la vigencia
2016.
Que en mrito de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE
ARTCULO PRIMERO: Constitucin, denominacin, unidad ejecutora y cuanta: Constityase para
la vigencia fiscal 2016, la Caja Menor denominada: CAJA MENOR DEL INSTITUTO; cuyo gasto
de funcionamiento est amparado por el certificado de disponibilidad presupuestal anexo expedido
por la Oficina de Presupuesto para la vigencia 2016, en los siguientes rubros y cuantas:

RUBRO
51110114
51110223
51110220
51110215

CONCEPTO
Materiales y Suministros
Comunicaciones y Transporte
Impresiones y Publicaciones
Mantenimiento y Reparaciones

VALOR
$100.000
$100.000
$150.000
$150.000

ARTICULO SEGUNDO: Responsable: los recursos a que se refiere el artculo anterior sern
administrados por la Secretaria General, de acuerdo con la distribucin en los rubros
presupuestales definidos en el artculo anterior de la presente resolucin.
PARGRAFO: Cuando el responsable la caja menor se encuentra en vacaciones, licencia o
comisin, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podr mediante resolucin
encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista
la situacin, para lo cual solo se requiere de la entrega de fondos y documentos mediante arqueo,
en el libro respectivo.
ARTICULO TERCERO: Constitucin y renovacin: La constitucin y renovacin de las cajas
menores, estarn amparadas por los certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos por la
oficina de presupuesto o quien haga sus veces.
ARTCULO CUARTO: clasificacin de gastos y definicin de gastos: Con los recursos destinados
a las cajas menores que podrn cubrir la clase de gastos que se detallan en el artculo primero de
esta resolucin y por la cuanta que se seala para el respectivo rubro presupuestal.
CLASIFICACIN DE LOS GASTOS
GASTOS GENERALES
Son los gastos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios necesarios para la entidad
cumpla con las funciones asignadas por la constitucin y la ley.
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Comprende la compra de bienes destinados a apoyar el desarrollo de las funciones del rgano, lo
mismo que bienes o servicios que permitan mantener y proteger los bienes que son de propiedad
del Instituto o que estn a su cargo, as como los pagos por concepto de las tasas a que estn
sujetos el rgano.
MATERIALES Y SUMINISTROS
Adquisicin de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deben
inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolucin.
Las anteriores adquisiciones se harn con sujecin al Plan de Compras.
IMPRESIONES Y PUBLICACIONES
Comprende gastos por edicin de escritos, publicaciones, libros, trabajos tipogrficos, impresin y
fotocopias de documentos, sellos autenticaciones, pago de avisos y videos de televisin.
COMUNICACIN Y TRANSPORTE
Comprende aquellos gastos tales como los de mensajera, correos, correo electrnico, embalaje y
acarreos de elementos, igualmente incluye el transporte colectivo de los funcionarios de la entidad.
ARTCULO QUINTO: Forma de manejo: El manejo del dinero de la caja menor se efectuara a
travs de una cuenta corriente, de acuerdo con las normas legales vigentes, no obstante, el dinero
que se entrega para la constitucin de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos
identificados en los conceptos del presupuesto general del instututo
ARTCULO SEXTO: Forma de manejo y destinacin: el manejo del dinero de las cajas menores se
efectuara en efectivo, de acuerdo con las normas legales vigentes.
ARTCULO SEPTIMO: Funcionamiento: La caja menor funcionara como un fondo fijo.
ARTCULO OCTAVO: Prohibiciones: No se podrn realizar con fondos de caja menores las
siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a entidades diferentes de su propia organizacin.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el estatuto de la contratacin


administrativa y normas que lo reglamentan deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que
establece la ley sobre la nmina, cesantas y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar prstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacn o depsito de la
entidad.
7. Efectuar gasto de servicios pblicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o
regionales de la respectiva entidad, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las
razones que la sustentan.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalizacin,
tales como facturas, resoluciones de comisin, recibos de registradora o la elaboracin de
una planilla de control.
Pargrafo: Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podr
constituir otra o remplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
ARTCULO NOVENO: Registro de creacin en el GD: una vez suscrita la resolucin de
constitucin de la caja menor, previa expedicin de los certificados de disponibilidad
presupuestal, la entidad ejecutora proceder al registro de creacin de la caja menor en el GD,
as como el registro de la gestin financiera que se realice a travs de la misma.
ARTCULO DECIMO: Primer giro: se efectuara con base en los siguientes requisitos:
1. Que exista resolucin de constitucin de conformidad con la resolucin No. 0122 del 13 de
febrero de 2012 para la administracin.
2. Que el funcionario encargado de su administracin haya constituido o ampliado la fianza
de manejo y est debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja
menor.
ARTCULO DECIMO PRIMERO: Registro de operaciones: todas las operaciones que se
realizan a travs de la caja menor deben ser registrados por el responsable de la caja menor
en el GD. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecucin, reembolso y
legalizacin para el cierre de la caja Menor.
Con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros
sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno,
debern efectuar arqueos peridicos y sorpresivos independientemente de la verificacin por
parte de las dependencias financieras de las diferentes entidades y del oficina de auditoria. En
todas las revisiones se debe tener encuentra que la informacin oficial es la que se encuentra
registrada en el GD.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Legalizacin: en la legalizacin de los gastos para efectos
del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos que a continuacin se indican:
1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el GD.
2. Que los documentos soportes de los gastos sean los originales y se encuentren firmados
por los acreedores con identificacin del nombre o razn social y el nmero de documento
de identidad o NIT. objeto, cuanta y que estn a nombre del Instituto para la recreacin y
el deporte de Floridablanca.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est
legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolso la caja menor
segn el caso.
5. Que se haya expedido la resolucin de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo
dispuesto en el artculo 110 del estatuto Orgnico del Presupuesto.
La legalizacin definitiva de las cajas menores, constituida durante la vigencia fiscal, se har
antes del 28 de Diciembre de 2016, fecha en la cual se deber reintegrar el saldo sobrante y el
respectivo cuentadante responder por el incumplimiento de su legalizacin oportuna y del
manejo del dinero que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las acciones legales a que
hubiere lugar.

ARTICULO DECIMO TERCERO: De con todo lo anterior, las unidades solicitantes de recursos
de caja menor debern presentar solicitud debidamente justificada tcnica y econmicamente,
donde se evidencie que la necesidad del gasto sea de carcter urgente, correspondiendo a la
entidad evaluar la pertinencia de la urgencia y las razones que lo sustentan. La legalizacin de
los gastos de la caja menor por parte de las unidades solicitantes deber efectuarse durante
los tres (3) das siguientes a su realizacin.
ARTICULO DECIMO CUARTO: Reembolsos: los reembolsos se harn en la cuanta de los
gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma
mensual o cuando haya consumido ms de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos
los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se debern reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales
a fin de efectuar un corte de numeracin y de fechas.
ARTICULO DECIMO QUINTO: vigilancia: corresponde a la contralora general de la Repblica
ejercer la vigilancia y el control posterior en los trminos establecidos en el artculo 268 de la
Constitucin Poltica
Los responsables de las Cajas Menores debern adoptar los controles internos que garanticen
el adecuado uso y manejo de los recursos independientemente de las evaluaciones y
verificaciones que le compete adelantar a las oficinas de auditora o Control interno.
ARTICULO DECIMO SEXTO: Responsabilidad: los funcionarios a quienes se les entregue
recursos del tesorero Publico para constituir cajas menores, se harn responsables por el
incumplimiento en la legalizacin oportuna y por el manejo de este dinero.
ARTICULO DECIMO SEPTIMO: el manejo de la caja menor se sujetara a lo dispuesto en ste
acto cuya transcripcin en lo sustantivo se ha efectuado en la presente resolucin.
ARTICULO DECIMO OCTAVO: La presente Resolucin rige a partir de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dada en Floridablanca a los 29 das de Enero de 2016

LUZAIDA DEL CARMEN GONZALEZ BELEO


DIRECTOR
Revis Lelio ngel Lizarazo Galvis
Abogado contratista

Proy./ Mara Elsa Oviedo


Contratista

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