Naturaleza y propsito de la Organizacin

Publicado en septiembre 21, 2006 por edukativos

La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y
agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones
dentro del grupo social. Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad
humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para
obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas,
sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede
ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de
organizacin.
Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho,
incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la
organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para
poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que
deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se
relacionan unas con otras.
Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas
como en cualquier institucin.
As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien
es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades
y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
A continuacin se enumeran y explican los elementos de la organizacin los
cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administracin:
Elementos de la organizacin:

Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una

secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera;
(jerarquizacin) que dispone de las funciones del grupo social por
orden de rango, grado o importancia. La segunda;

(departamentalizacin) que divide y agrupa todas las funciones y

actividades, en unidades especficas, con base en su similitud.
Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de
un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y
rapidez, en desarrollo de los objetivos.

Conceptos
Qu es Organizacin?
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una
empresa alcanzar determinados objetivos.
Qu es estructura organizacional?
La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organizacin
cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.
Qu es el Departamento?
El departamento es una o varias divisiones de la organizacin. Departamento
es un rea bien determinada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre
la cual un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades
especficas.
Tipos de organizacin
La organizacin formal
La organizacin formal es la determinacin de los estndares de interrelacin
entre los rganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos
de la organizacin para lograr los objetivos.
Caractersticas bsicas de la organizacin formal

Consta de escalas jerrquicas o niveles funcionales establecidas en el

organigrama
Es racional
Es una de las principales caractersticas de la teora clsica
Segn Taylor (defensor de este tipo de organizacin) la organizacin
debe basarse en la divisin del trabajo y por consiguiente en la

especializacin del obrero, pretendiendo una organizacin funcional

superespecializada.
Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad

Organizacin Lineal
Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de
los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval.
Caractersticas De La Organizacin Lneal

Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una

jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos

por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teora
clsica de la administracin.
Tiene Lneas formales de comunicacin, nicamente se comunican los

rganos o cargos entre s a travs de las lneas presentes del

organigrama excepto los situados en la cima del mismo.
Centralizar las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su

superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la organizacin

Posee configuracin piramidal a medida que se eleva la jerrquica
disminuye el nmero de cargos u rganos.

Ventajas De La Organizacin Lineal

Estructura sencilla y de fcil compresin.

Delimitacin ntida y clara de las responsabilidades de los rganos o

cargos involucrados.
Facilidad de implantacin.
Estabilidad considerable.
Es el tipo de organizacin ms indicado para pequeas empresas.

Desventajas De La Organizacin Lineal

La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden

conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organizacin lineal.

No se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y

constantes de la sociedad moderna.

Esta basada en la direccin nica y directa, puede volverse

autoritaria.
Enfatiza en la funcin de jefatura y de mando y la exagera, pues
supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede

especializarse en nada (la organizacin lineal impide la

especializacin).
A medida que la empresa crece, la organizacin lineal conduce
inevitablemente a la congestin, en especial en los niveles altos de la
organizacin.

Campo De Aplicacin De La Organizacin Lineal

Cuando la organizacin es pequea y no requiere ejecutivos

especialistas en tareas altamente tcnicas.

Cuando la organizacin esta comenzando su desarrollo.
Cuando las tareas llevadas acabo por la organizacin estn

estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones

Cuando la organizacin tiene vida corta y la rapidez en la ejecucin

del trabajo se hace ms importante que la calidad del mismo.

Cuando la organizacin juzga ms interesante invertir en consultora
externa u obtener servicios externos, que establecer rganos internos
de asesora.

Organizacin Funcional
Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o
principio de la especializacin de las funciones para cada tarea
Caractersticas De La Organizacin Funcional

Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el

conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobre los

subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca la

mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes

niveles.
Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los

rganos o cargos especializados.

Enfasis en la especializacin: especializacin de todos los rganos a
cargo.

Ventajas De La Organizacin Funcional

Mxima especializacin.
Mejor suspencin tcnica.

Comunicacin directa ms rpida

Cada rgano realiza nicamente su actividad especfica.

Desventajas De La Organizacin Funcional

Prdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la

imposicin de disciplina, aspectos tpicos de la organizacin lineal, no

son lo fundamental en la organizacin funcional.
Subordinacin mltiple: si la organizacin funcional tiene problemas

en la delegacin de la autoridad, tambin los presenta en la

delimitacin de las responsabilidades.
Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los

diversos rganos o cargos son especializados en determinas

actividades, tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y
su enfoque.
Tendencia a la tensin y a los conflictos en la organizacin: la rivalidad

y la competencia, unidas a la prdida de visin de conjunto de la

organizacin pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de
objetivos que pueden ser antagnicos creando conflictos entre los
especialistas.
Confusin en cuanto a los objetivos: puesto que la organizacin
funcional exige la subordinacin mltiple, no siempre el subordinado
sabe exactamente a quien informar de un problema. Esa duda genera
contactos improductivos, dificultades de orientacin y confusin en
cuanto a los objetivos que deben alcanzar.

Campo De Aplicacin De La Organizacin Funcional

Cuando la organizacin por ser pequea, tiene un equipo de

especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz

y est orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y
definidos.
Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la
organizacin delega durante un perodo determinado autoridad
funcional a algn rgano especializado.

Organizacin De Tipo Lnea-Staf

Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para
tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus
desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva.

Criterios Para Diferenciar Lnea Y Staf

Relacin con los objetivos de la organizacin: las actividades estn directas e
ntimamente ligadas a los objetivos de la organizacin o el rgano del cual
forman parte, mientras que las actividades del staff estn asociadas
indiferentes.
Ejemplo: los rganos de produccin y de ventas representan las actividades
bsicas y fundamentales de la organizacin: las actividades metas los dems
rganos complementarios y secundarios representan las actividades medio. Si
se produce algn cambio en los objetivos de la organizacin, la estructura
lnea-staff tambin lo cambiar.
Generalmente todos los rganos de lnea estn orientados hacia el exterior de
la organizacin donde se sitan sus objetivos, mientras que los rganos de
staff estn orientados hacia dentro para asesorar a los dems rganos, sean de
lnea o de staff.
Tipos de autoridad: el rea de lnea tiene autoridad para ejecutar y decidir los
asuntos principales de la organizacin. El rea de staff no necesita esa
autoridad, ya que sta es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste
en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios
especializados.
El hombre de la lnea necesita el staff para desarrollar sus actividades,
mientras que el hombre del staff necesita la lnea para aplicar sus ideas y
planes.

Las principales funciones del staff son:

Servicios
Consultora y asesora
Monitoreo
Planeacin y control

Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organizacin
desde el ms bajo al ms alto.
Caractersticas De La Organizacin Lnea-Staf
Funcin de la estructura lineal con la estructura funcional, cada rgano
responde ante un solo y nico rgano superior; es el principio de la autoridad
nica.
El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las
secciones toman la decisin final con base en aquella recomendaciones. Aquel
no puede obligar a los dems rganos a que acepten sus servicios y
recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de lnea, sino de staff, es
decir, de asesora y prestacin de servicios especializados.
Coexistencia de las lneas formales de comunicacin con las lneas directas de
comunicacin, se produce una conciliacin de las lneas formales de
comunicacin entre superiores y subordinados.
Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos), y rganos de apoyo
(asesora), la organizacin lnea-staff representan un modelo de organizacin
en el cual los rganos especializados y grupos de especialistas aconsejan a los
jefes de lnea respecto de algunos aspectos de sus actividades.
Jerarqua versus especializacin, la jerarqua (lnea) asegura el mando y la
disciplina, mientras la especializacin (staff) provee los servicios de consultora
y de asesora.