PROCEDIMIENTO

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Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos

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PROCEDIMIENTO
PROCESO MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS

ELABORADO POR

REVISADO POR

Marcela Gmez Lobos

Dra. Maria A. Moreno Muoz
Jefa
Unidad
de
Farmacia
Subdirectora
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO Gestin Asistencial
Servicio de Salud O`Higgins
Servicio de Salud O`Higgins

N Versin
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Fecha

Motivo de la revisin

06/07/2011 Elaboracin Procedimiento

APROBADO POR

Dr. Cristian A. Gabella Petridis

Director
Servicio de Salud O`Higgins

Paginas elaboradas o
modificadas
Todas

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1. Objetivo

Disear un procedimiento que garantice una gestin racional de los stocks de medicamentos
adquiridos por los establecimientos de la Red, asegurando de esta manera que los pacientes
reciban estos en forma oportuna.
2. Alcance

Se aplica a todos los hospitales que conforman el Servicio de Salud O'Higgins.

3. Referencias

Norma Tcnica N 12. Gua para la Organizacin y Funcionamiento de la Atencin

Farmacutica en Atencin Primaria de Salud, aprobada por Res ex N 1089, 31/10/85.
MINSAL. ( Documento adjunto, anexo N 01)

Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacuticos y

Dispositivos Mdicos Insumos en Atencin Primaria de Salud. ORD N 268, 19/08/2009.
MINSAL. ( Documento adjunto, anexo N 02)

Decreto 404 - 405/83.Reglamento de Estupefacientes y Psicotrpicos.20/02/84. MINSAL.

Disponible pgina web del Congreso Nacional, www.bcn.cl. ( Documento adjunto, anexo
N 03)

4. Definiciones

Cadena de Fro

Es un conjunto de procedimientos necesarios para la conservacin,

distribucin y almacenamiento de medicamentos que requieren
refrigeracin, dentro del rango de temperatura +2 C a +8 C.

Dispensacin

Es un acto farmacutico asociado a la entrega y distribucin de los

medicamentos con las consecuentes prestaciones especficas: Anlisis de
la orden mdica, Informacin sobre la buena utilizacin de los
medicamentos, y preparacin de la dosis que se debe administrar

Pedido a Bodega

Es la solicitud de medicamentos a Bodega de Farmacia que cubra la

necesidad semanal o mensual, o de acuerdo al calendario establecido.

Planilla Excel

Planilla diseada en la herramienta Excel que tiene como objeto

normalizar los campos de registros de existencia de medicamentos
en Bodega y Farmacia de los hospitales.

Receta

Es la orden suscrita por un profesional legalmente facultado (Cdigo

Sanitario Libro V, Art. 112, 115 y 117)

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Registro de
Psicotrpicos y
Estupefacientes

Son aquellos medicamentos sujetos a control legal (DTO 404 y DTO 405),
Benzodiacepinas y Barbitricos, Morfnicos u otros.

Resumen diario

Es el registro de todos los despachos de medicamentos e insumos del da.

Sobre stock

Corresponde a la cantidad de cada artculo, que supera el stock

mximo.

Stock crtico

Es la cantidad mnima de cada artculo que alcanza a cubrir el tiempo

que demora en tramitarse un pedido.

Stock mximo

Es la mxima cantidad que puede alcanzar el nivel de existencia de un

artculo, sin que sea antieconmica su mantencin y corresponde a la
cantidad programada mensual ms la existencia crtica.

Tarjeta BINCARD

Documento para realizar el registro de los ingresos y las salidas de

los medicamentos.

Libro pedido
entrega Bodega

Formulario en que se registra los medicamentos en calidad y

cantidad para ser traspasados de una unidad a otra

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5. Flujo de Informacin

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6. Glosario de Flujo de Informacin

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7. Resumen del Proceso

ACTIVIDAD

OBJETIVO

RESPONSABLE

REGISTRO

Inventariar
Medicamentos
Bodega

Garantizar el control del stock de

medicamentos y vencimientos en
Bodega mensualmente.

Encargado Bodega del

Establecimiento

Tarjeta Bincard
y Planilla Excel

Inventariar
Medicamentos
Farmacia

Garantizar el control del stock de

medicamentos,
consumos
y
vencimientos
en
Farmacia
mensualmente.

Auxiliar Farmacia del

Establecimiento

Tarjeta Bincard
y Planilla Excel

Consolidar
Informacin

Consolidar
la
informacin
entregada por Farmacia y Bodega

Encargado Farmacia
del Establecimiento

Planilla Excel

Enviar
Planilla

Enviar la informacin del stock de

medicamentos del establecimiento
a la DSSO mensualmente

Director del
Establecimiento

Planilla Excel

Control Sobre
stock

Mantener informacin actualizada

mensualmente del Stock y sobre
stock de medicamentos en la Red.

Jefe Unidad Farmacia

DSSO

Planilla Excel

Programar y
Gestionar

Asegurar una programacin de

compra en CENABAST adecuada y
ajustada a consumos, saldos y
vencimientos
en
cada
establecimiento.

Encargado Farmacia
del Establecimiento

Sistema
CENABAST

Monitorear
Gasto

Monitorear el gasto realizado por

los establecimientos en relacin a
la programacin de medicamentos.

Jefe Unidad Farmacia

DSSO

Copia de
Programacin

Despachar

Distribuir
los
medicamentos
solicitados por los Hospitales.

CENABAST

Sistema
CENABAST

Realizar la recepcin de los

medicamentos despachados por la
CENABAST y otros proveedores,
ajustado a la normativa vigente, y
enviar copia de gua de despacho a
Contador.

Encargado Bodega del

Establecimiento

Hoja de
recepcin
Tarjeta Bincard

Recepcionar

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Gestionar
Faltantes

Proporcionar un mecanismo eficaz

para la compra de medicamentos
faltantes, no despachados por
CENABAST.

Encargado Farmacia
del Establecimiento

Memo

Dispensar
Medicamentos

Garantizar
la
entrega
de
medicamentos a los usuarios de
acuerdo a normativa vigente.

Auxiliar Farmacia del

Establecimiento

Receta

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8. Descripcin del proceso

8.1

Actividad: Inventariar Medicamentos en Bodega

Responsable: Encargado de Bodega

Bodega debe mantener un inventario mensual del stock de medicamentos y vencimientos.

Para ello debe ordenar la bodega segn las Orientaciones para el Almacenamiento y
Transporte de los Productos Farmacuticos y Dispositivos Mdicos Insumos en
Atencin Primaria de Salud. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo N 02)
Para estos efectos se pueden producir dos casos:
a) La Unidad cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel
Inventario mensual medicamentos hospitales, y enviarla va correo electrnico, al
Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo N 04).
b) La Unidad no cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel
Inventario mensual medicamentos hospitales impresa, con la informacin solicitada y
entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo N 04).
El Bodeguero debe rebajar los pedidos desde Farmacia en la Tarjeta BINCARD, cada vez
que estos sean solicitados desde esta Unidad e informar al Encargado de Farmacia en el
caso de que un medicamento se encuentre en stock crtico.
La informacin de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la
primera semana del mes siguiente.
8.2

Actividad: Inventariar Medicamentos en Farmacia

Responsable: Auxiliar de Farmacia

La Unidad de Farmacia del establecimiento debe mantener un inventario mensual del stock
de medicamentos y vencimientos. Para ello debe ordenar los medicamentos en la Unidad de
acuerdo a la normativa vigente, Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de
los Productos Farmacuticos y Dispositivos Mdicos Insumos en Atencin Primaria de
Salud. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo N 02)
Para estos efectos se pueden producir dos casos:
a) La Unidad cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla Excel
Inventario mensual medicamentos hospitales, y enviarla va correo electrnico, al
Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo N 04).
b) La Unidad no cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla
Excel Inventario mensual medicamentos hospitales impresa, con la informacin
solicitada y entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo N 04).
El Auxiliar de Farmacia debe rebajar los consumos diarios de medicamentos, en la Tarjeta
BINCARD.

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La informacin de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la

primera semana del mes siguiente.
8.3

Actividad Consolidar Informacin

Responsable: Encargado de Farmacia

El Encargado de Farmacia debe consolidar la informacin contenida en las planillas Excel

enviadas desde Bodega y Farmacia. Adems deber confeccionar conjuntamente las
planillas Inventario mensual medicamentos hospitales y Medicamentos para canje y
donacin, y remitirlas va correo electrnico al Director del establecimiento. (Documentos
adjuntos, anexos N 04 y N 05 respectivamente).
8.4

Actividad Enviar planilla

Responsable: Director

El Director del establecimiento es el responsable de validar y enviar las planillas

mensualmente a la Unidad de Farmacia de la Direccin de Servicio, a ms tardar el primer
viernes del mes siguiente.
El ltimo da hbil del mes de diciembre, el director del establecimiento, una vez recibida la
planilla de medicamentos vencidos (Anexo N 06), del Encargado de Farmacia, deber
reemitirla va correo electrnico a la Unidad de Farmacia de la DSSO.
8.5

Actividad Controlar sobre stock

Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO

Una vez recibida la informacin de los distintos hospitales que conforman la Red del Servicio,
la Unidad de Farmacia debe actualizar las planillas mes a mes.
En los casos que no se recepcione la informacin dentro de los plazos indicados, y
transcurridos los tres primeros das hbiles de vencido el plazo, el Jefe de la Unidad de
Farmacia de la DSSO, debe informar va correo electrnico al Director del hospital que no
envo la informacin, dando un plazo de dos das hbiles para cumplir lo solicitado. De
persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Gestin Asistencial de la situacin
en cuestin.
Una vez recepcionada la planilla Medicamentos vencidos en el mes de diciembre, mediante
instructivo, la Unidad de Farmacia de la DSSO en el mes de enero, indicar de manera oficial
a los establecimientos el procedimiento correspondiente para la destruccin de los distintos
medicamentos.

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8.6

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Actividad Programar y Gestionar

Responsable: Encargado de Farmacia

Es responsabilidad del Encargado de Farmacia del establecimiento, programar anualmente

en la pgina Web de la CENABAST www.cenabast.cl 1los requerimientos de medicamentos
para el ao siguiente, tomando como base los consumos histricos, la informacin
consolidada de Bodega y Farmacia, el arsenal farmacolgico vigente, normas teraputicas, el
presupuesto asignado para medicamentos y la dotacin de mdicos del establecimiento.
Debe reprogramar adems, trimestralmente en la misma pgina de CENABAST, el aumento
o disminucin del 20% de lo programado.
Se debe enviar copia de la programacin y la reprogramacin al Director del establecimiento,
a la Bodega del establecimiento y al Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO.
Debe informar al Comit de Farmacia de su establecimiento, el detalle del sobre stock de los
medicamentos y elaborar estrategias locales para evitar vencimientos.
Debe establecer anualmente los stocks crticos y stock mximos, de todos los medicamentos
del establecimiento y supervisar que estos se encuentren visibles en las tarjetas BINCARD.
Debe enviar mensualmente al Director del establecimiento en planilla Excel, los listados
valorizados de medicamentos en sobres stock a canjear y/o donar en la Red Asistencial.
Anualmente en el mes de diciembre, debe enviar al Director del establecimiento la planilla de
medicamentos vencidos
8.7

Actividad Controlar Sobre Stock

Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO

El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe recepcionar mensualmente los listados

de medicamentos en sobre stock actualizados y valorizados, para canje o donacin y
difundirlos en la Red. Transcurridos los tres primeros das hbiles de vencido el plazo, el Jefe
de la Unidad de Farmacia de la DSSO, debe informar va correo electrnico al Director del
hospital que no envo la informacin, dando un plazo de dos das hbiles para cumplir lo
solicitado. De persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Asistencial de la
situacin en cuestin.
El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe monitorear y disear estrategias
regionales para evitar vencimientos de los medicamentos que continen en sobre stock.
8.8

Actividad Despachar
Responsable: CENABAST

Ver Instructivo Acceso y administracin del sitio web de CENABAST, Anexo N07.

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CENABAST, debe despachar los medicamentos solicitados en la programacin a cada

establecimiento.
8.9

Actividad Recepcionar
Responsable: Encargado de Bodega

Al llegar los medicamentos provenientes de cualquier proveedor, el Encargado de Bodega

debe revisar:
a) El estado de las cajas, por si existe deterioro visible.
b) Inviolabilidad de los envases.
c) Cumplimiento de la cadena de fro
d) Vencimiento de los medicamentos
Para realizar la recepcin de los medicamentos debe revisar:
- la orden de compra, gua de despacho o factura.
- Los documentos que den cuenta de devoluciones y/o traspasos de otros
establecimientos segn la Norma N 11 ( Inserta en la Norma General Tcnica N 12
Anexo N 1)
Debe informar al Encargado de Farmacia los medicamentos faltantes en el despacho
realizado por CENABAST, segn la copia de la programacin.
Ordenar los medicamentos en las estanteras por orden alfabtico, cdigo de CENABAST y
vencimiento. Dar prioridad de salida a aquellos medicamentos que se encuentren con fecha
de vencimiento ms cercana.
Distribuir los medicamentos solicitados a Farmacia de acuerdo a calendario de entrega (salvo
que se produzca alguna excepcin) mediante el libro de Pedido de Bodega, el que debe
incluir adems el detalle de los frmacos y su vencimiento.
8.10

Actividad Gestionar Faltantes

Responsable Encargado de Farmacia

Una vez recibida la informacin de bodega de los medicamentos no despachados por

CENABAST, el Encargado de Farmacia debe gestionar la solicitud de compra de los
medicamentos.
Tambin debe realizar la solicitud de compra cada vez que el Encargado de Bodega le
informe que un medicamento se encuentra en stock crtico.
8.11

Actividad Dispensar Medicamentos

Responsable Auxiliar de Farmacia

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El Auxiliar de Farmacia debe solicitar los medicamentos que requiera al Encargado de

Bodega, mediante el Libro de Pedidos Entrega de Bodega 2, de acuerdo al calendario de
entregas y urgencias.
Una vez recibido el pedido el Auxiliar de Farmacia, debe revisar la cantidad de
medicamentos, el vencimiento y estado fsico de lo solicitado.
Ordenar los medicamentos en las estanteras por orden alfabtico, codificacin CENABAST y
vencimiento.
Tambin informar al Encargado de Farmacia los medicamentos que no entreguen de Bodega
en el pedido.
Para Dispensar la orden mdica debe:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Contar los medicamentos requeridos.

Separarlo de su envase original.
Rotular los envases con letra clara o timbre.
Envasar solo un medicamento por bolsa.
Registrar el nombre del responsable del despacho al reverso de la receta.
Verificar el contenido del envase, su etiqueta y lo indicado en la receta.
Entregar los medicamentos al paciente.
Brindar informacin verbal necesaria al paciente o familiar respectivo.

De acuerdo a la Norma Tcnica N 12, los Registros que debe llevar la Unidad de Farmacia
son:
Ingresos, egresos y saldos en Tarjeta BINCARD.
Estadstica de Recetas y prescripciones
Registro de Entrega de recetarios a los profesionales facultados a prescribir.
Registro de dispensacin de medicamentos para paciente crnico.
Registro de Psicotrpicos y Estupefacientes.
Consumos diarios
Elaborar los informes mensuales de consumos y saldos de medicamentos. (planilla
Excel Anexo N 4)
h) Registro de firmas de los profesionales facultados para prescribir en el
establecimiento.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

9. Participaron en la elaboracin de este procedimiento

QF Marcela Gmez Lobos, Jefe Unidad de Farmacia DSSO.

QF Pamela Pino Farias, Asesora Unidad de Farmacia DSSO.
2

Ver Anexo N 8

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QF Jessica Silva Vega, Asesora Unidad de Farmacia DSSO.

Apoyo metodolgico.
Gerardo Cisternas Soto, Profesional Unidad Control de Gestin y Procesos DSSO.
Leonardo Carrasco Daz, Profesional Unidad Desarrollo Organizacional DSSO.
Jorge Molina Milln, Profesional Unidad Control de Gestin y Procesos DSSO.

Anexo N 01
Norma Tcnica N 12 Gua para la Organizacin y funcionamiento de la Atencin
Farmacutica en Atencin Primaria de Salud, aprobada por Res. Ex. N 1089 del 31/10/85.
MINSAL

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Norma General
Tcnica N12.pdf

Anexo N 02
Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacuticos y
Dispositivos Mdicos Insumos en Atencin Primaria de Salud, Ord. N 268 del 19/08/2009.
MINSAL

Orientaciones
Almacenamiento y Transporte.pdf

Anexo N 03
Decreto 404 405/83 Reglamento Estupefacientes Psicotrpicos. 20/02/84 MINSAL. Se
encuentra disponible en la Biblioteca del Congreso de Chile www.bcn.cl

Decreto405.pdf

Decreto404.pdf

Anexo N 04
Planilla Excel Inventario Mensual Medicamentos Hospitales

Inventario Mensual
.xls

Anexo N 05
Planilla Excel Medicamentos para Canje y Donacin

Canje y Donacin.xls

Anexo N 06
Planilla Excel Medicamentos Vencidos

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Medicamentos
Vencidos.xls

Anexo N 07
Instructivo Acceso y Administracin del Sitio Web de CENABAST

Plataforma
CENABAST .pdf

Anexo N 08
Libro Pedido Entrega de Bodega

Pedido Ent.
bodega.pdf

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