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Manual para contratacin de servicios profesionales

Octubre de 1996

ndice
Introduccin
Objetivo
Parte 1: Principios
1.1 mbito de aplicacin y autoridad
1.2 Principios generales
Parte 2: Procedimiento para la contratacin de servicios profesionales
2.1 Trminos de Referencia
2.2 Tipo de contratos
2.3 Modo de seleccin de los consultores
2.4 Notificacin de oportunidades
2.5 Criterios y procedimiento para la evaluacin de ofertas
2.6 Identificacin de proveedores potenciales
2.7 Convocatoria
2.8 Negociacin del contrato y preparacin de los documentos
2.9 Autorizacin y signatarios
2.10 Autorizacin para iniciar el trabajo
Parte 3: Anexos
Directrices y formatos estndar
Anexo A: Establecimiento del mandato
Anexo B: Criterios de evaluacin de propuestas y procedimiento de seleccin de los
servicios profesionales y de consultora
Anexo C: Formato de convocatoria

Introduccin
Objetivo
Los mtodos, procedimientos y formatos descritos en este documento son directrices para
simplificar y facilitar el proceso de adquisicin de servicios profesionales y de consultora. Su
objetivo es promover la equidad, prudencia y probidad en la contratacin, y eliminar los costos
y demoras en que se incurre cuando se intenta reducir los riesgos inherentes en las relaciones
comerciales. Estas directrices se debern aplicar con buen juicio, teniendo en cuenta
calendarios y aspectos financieros relacionados con el manejo de los servicios profesionales.
Poltica de contratacin: se define como poltica de contratacin al conjunto de actividades,
procedimientos y sistemas relacionados, emprendidos o utilizados para que la Comisin
identifique y defina los requerimientos de servicios profesionales antes de ser obtenidos de
personal calificado, y todos los aspectos de la conclusin, administracin y arreglo de los
acuerdos contractuales para tales servicios.

Parte 1: Principios
1.1 mbito de aplicacin y autoridad

Los requerimientos incluidos en este informe, as como los procedimientos y anexos que los
expresan, deben aplicarse para la adquisicin de todos los servicios profesionales que sean
proporcionados por profesionales contratados para apoyar la realizacin del programa anual de
la Comisin.
Este manual no se aplica en el caso de mandatos de compra, acuerdos de colaboracin
entre la CCA y otras instituciones reconocidas, apoyo temporal y propuestas directas de
instituciones ambientales mundiales. Sin embargo, debido a que refleja la filosofa de la
CCA, puede ser utilizado como directriz en la contratacin de diversos tipos de
servicios.
1.2 Principios generales
El objetivo de estos principios es asegurar que los servicios que se contraten sean los
adecuados para el trabajo, que los consultores sean tratados con equidad, y que los servicios
requeridos se obtengan de manera que la Comisin se beneficie y de acuerdo con modalidades
aceptables en caso de revisin o escrutinio externo, segn los siguientes principios:
a. el mandato, jurisdiccin y declaracin de objetivos de la Comisin, lo mismo que las
normas que la rigen, son supremos y predominarn en todos los aspectos de la
planificacin, adquisicin, manejo y administracin de contratos de servicios
profesionales;
b. se tomar en cuenta en todo momento la letra y el espritu del TLC;
c. todos los consultores de los pases miembros son elegibles para concursar y
emprender contratos de servicios. De manera excepcional, se podr contratar
consultores de pases no miembros, con la aprobacin del Director Ejecutivo;
d. el acceso y el concurso para todas las oportunidades deben ser justos, abiertos y
razonables, tomando en cuenta la naturaleza, el valor y las restricciones de tiempo de
cada demanda de servicios;
e. la Comisin procurar mantener un equilibrio razonable en la asignacin de los
contratos de trabajo de consultora entre los ciudadanos de los tres pases miembros;
f. la adquisicin y la administracin de todo contrato de servicios profesionales se har de
manera coherente, justa y equitativa cuidando que no exista conflicto de inters entre
las partes involucradas;
g. las prcticas de contratacin de servicios profesionales debern reflejar y promover el
uso de los tres idiomas oficiales de la Comisin;
h. no deber aprobarse ningn contrato de servicios de consultora que permita que se
beneficie o reciba compensacin personal quien sea en el momento de la firma del
contrato miembro del gobierno o de cualquier cuerpo legislativo nacional, estatal,
regional o provincial, o en el servicio pblico de cualquier pas;
i. los consultores actan en calidad de contratistas independientes y ninguna clusula de
un contrato de servicios profesionales con la Comisin crear una relacin laboral
empresa-empleado;
j. el valor obtenido en compensacin por las sumas pagadas debe ser evaluado en
funcin de la calidad y utilidad de los servicios proporcionados, tomando siempre en
cuenta la prudencia y la probidad con las cuales los servicios han sido contratados,
aceptados y pagados;
k. el resultado de un contrato de consultora deber ser considerado como una
recomendacin a la Comisin, y no deber ser tratado o considerado, por cualquiera de
las partes, como posicin oficial de la Comisin, salvo que sta acepte y adopte
oficialmente como suyo ese consejo, y
l. la Comisin deber esforzarse por mantener un procedimiento lo ms simple posible
para la contratacin de servicios profesionales, y asegurarse que el procedimiento
utilizado sea eficaz y de bajo costo administrativo, al mismo tiempo que resulte justo y
equitativo para la Comisin, los contratistas potenciales y los terceros afectados.

Parte 2: Procedimiento para la contratacin de servicios profesionales

2.1 Trminos de Referencia

(Vase el Anexo A)
Para cada tipo de proyecto en que se contraten servicios profesionales se deber contar con
Trminos de Referencia (TR) por escrito. Antes de ser aceptadas, las propuestas no solicitadas
deberan ser verificadas para asegurar que contienen TR equivalentes a los que se aplican a
otros proyectos. Cualquier omisin deber corregirse en consulta con el proponente.
El Jefe de Programa asignado al proyecto ser el que prepare, en principio, los Trminos de
Referencia. Antes de emitir la convocatoria del proyecto, los TR debern ser aprobados por la
autoridad delegada, el director responsable del proyecto o el Director Ejecutivo. Los TR se
incluirn en la convocatoria. El documento completo de TR deber incluir, sin a ello limitarse,
los elementos siguientes:
a. informe preciso de los objetivos y propsitos del proyecto a emprender;
b. descripcin de los antecedentes del proyecto, su alcance y contexto, as como de las
condiciones en las que ser emprendido, en la medida en que esta informacin permita
a los consultores evaluar correctamente los aspectos materiales del proyecto y
comprender claramente el contexto en el cual se insertan los servicios profesionales
que proporciona;
c. descripcin clara de los servicios profesionales requeridos. Esta "descripcin de
trabajo" establecer con claridad y concisin los resultados y los documentos
requeridos, y la manera en que la Comisin quiere que se conduzca el trabajo.
2.2 Tipo de contratos
Los contratos de servicios profesionales podrn ser de dos tipos: por tiempo o por monto fijo,
segn se describen a continuacin:

a. Los contratos por tiempo se basan en un precio-techo, estimado segn el nivel de

b.

esfuerzo esperado y los honorarios profesionales correspondientes, a los cuales se

agrega el reembolso de gastos como viajes, viticos y comunicaciones (generalmente
al costo y sin cuota fija).
El contrato por monto fijo se basa en una suma en firme, establecida desde el
concurso, que cubre honorarios y (en la mayora de los casos, pero no
necesariamente) gastos.
Todos los contratos deben incluir, como mnimo, una descripcin clara de los servicios
a proporcionar, personas que los proveern y calendarios para su cumplimiento, lo
mismo que las modalidades y condiciones para la provisin de esos servicios, la suma
y las condiciones de pago, y toda otra consideracin relativa al ajuste de esos
servicios.

2.3 Modo de seleccin de los consultores

Los contratos de consultora de los diferentes proyectos se otorgarn mediante alguno de los
tres mtodos siguientes, tratando siempre de mantener un equilibrio razonable entre los
nacionales de los tres estados miembros:

a. Concurso: mtodo "estndar" de la CCA aplicable a contratos cuyo costo no

b.

exceda $US100,000.00 en honorarios profesionales, ms 25% de gastos totales,

tomando en cuenta adems que no haya urgencia particular y exista nmero
suficiente de profesionales calificados y disponibles para el trabajo.
Concurso ampliado: Mtodo utilizado para proyectos en los cuales el costo previsto de
los contratos de consultora sobrepase $US100,000.00. Este nivel de costos, y el valor
y la complejidad probable del trabajo, justifican ampliar la bsqueda para identificar

c.

potenciales consultores calificados que no se hayan dado a conocer o no han sido

previamente identificados por la Comisin.
Contrato directo: Invitacin directa a un consultor para que emprenda un proyecto
cuyo valor no exceda $US25,000.00 en honorarios profesionales ms 25% de
gastos totales. En este lmite, la seleccin por concurso tendra costos
desproporcionados a su valor. Este mtodo se podra aplicar tambin en casos en que
un profesional posea calificaciones exclusivas o excepcionales, o cuando la seleccin
por concurso ponga en riesgo el calendario para el cumplimiento del proyecto.

En casos en que, por necesidades operativas, se tenga que dividir un proyecto en

diferentes subcontratos, la suma de los mismos deber cumplir los lmites especificados
en esta seccin para cada consultor individual en el curso del mismo ao calendario.
Cualquier excepcin a estos procedimientos deber ser autorizada por el Director
Ejecutivo.
2.4 Notificacin de oportunidades de consultora
Para notificar a los consultores potenciales sobre las oportunidades de contratos, se usarn los
procedimientos siguientes:
a. Para el mtodo por concurso, el Secretariado publicar peridicamente avisos con los
nombres o categoras de los proyectos que requerirn servicios profesionales por un
mximo de $US100,000.00. Estos avisos se difundirn en los medios electrnicos que
se juzguen adecuados para informar de una manera completa, justa y eficaz a los
consultores que trabajen en campos relacionados con la materia del proyecto.
Se invitar a los consultores a registrarse en el proyecto de su inters por medio
de una breve propuesta y descripcin de sus calificaciones (mximo de tres
pginas). Estos textos se mantendrn en una base de datos que permita identificar a
los consultores que se consideren mejor calificados para emprender un proyecto
particular, segn ste lo requiera.
b. En el caso del concurso ampliado, el aviso de cada proyecto se difundir en los
mismos medios del mtodo anterior (inciso a), adems de en publicaciones
especializadas del campo del proyecto. Los avisos debern contener una descripcin
breve pero clara, sobre la naturaleza y propsitos de cada proyecto, el calendario y el
presupuesto mximo previstos, y la convocatoria para que los interesados expresen su
candidatura con fecha de cierre para las respuestas.
Los consultores interesados en un determinado proyecto sern invitados a
entregar al Secretariado, en un plazo mnimo de diez (10) das hbiles, una carta
de inters y un informe de sus calificaciones para el proyecto. Las respuestas a
los avisos se conservarn en el expediente del proyecto correspondiente hasta el
momento en que la Comisin est lista para emitir la Convocatoria oficial respectiva.
c.

Los contratos directos, para proyectos con presupuestos no mayores a $US25,000.00,

normalmente no sern anunciados en medios profesionales, de inters pblico o
electrnicos, en particular si una o varias de las condiciones que justifican un mtodo
no competitivo (descrito anteriormente) se aplican al proyecto.

2.5 Criterios y procedimiento de evaluacin de ofertas

(Vase el Anexo B)
Este procedimiento se usar para revisar, calificar y clasificar las propuestas recibidas de
distintos consultores en una seleccin por concurso. Siempre que sea posible, la convocatoria
de cada concurso deber incluir los criterios de evaluacin, escala de puntaje y peso relativo
asignado a cada aspecto, lo mismo que la puntuacin mnima requerida para que la oferta sea

considerada. Estos criterios debern incluir algunos indicadores genricos y otros particulares
del proyecto, segn lo defina el Jefe de Proyecto con la aprobacin del Director. Los criterios y
procedimientos de evaluacin se aplicarn con objetividad y de manera uniforme a cada oferta
recibida.
2.6 Identificacin de consultores potenciales
Cada Jefe de Proyecto tiene la responsabilidad de identificar a los consultores que sern
invitados a presentar ofertas.
a. En el mtodo por concurso, conforme los proyectos con costo estimado entre
$US25,000.00 y $US100,000.00 estn listos para la etapa de seleccin, el Jefe de
Proyecto responsable examinar en el archivo del Secretariado los expedientes de los
consultores, especialmente aquellos que hayan manifestado inters para tal trabajo,
con el propsito de seleccionar a aquellos cuyas calificaciones cumplan mejor los
requisitos del proyecto en particular. Normalmente, se elegirn de tres a seis
consultores, cuidando de mantener el equilibrio entre los consultores de los tres
estados miembros y segn el nmero de consultores que tenga el nivel exigido de
experiencia y capacidad para el trabajo. La convocatoria oficial se enviar a los
consultores seleccionados quienes tendrn un mnimo de diez (10) das hbiles
para responder.
b. En el mtodo por concurso ampliado, aplicable a proyectos con presupuesto estimado
igual o mayor a US$100,000.00, el Jefe de Proyecto conservar en el expediente las
candidaturas recibidas. Con esta informacin se preparar la lista de consultores a
quienes se considere mejor calificados para el trabajo. La lista deber incluir a por lo
menos tres, y normalmente no ms de seis, candidatos a los que se enviar la
Convocatoria oficial. Los consultores dispondrn de un mnimo de 10 das hbiles
para responder.
c. En el mtodo de contrato directo (proyectos con presupuesto inferior a $US25,000.00),
los contratos se asignarn directamente a partir de la lista de consultores ya
identificados por la Comisin.
2.7 Convocatoria
(Vase el Anexo C)
Cuando la seleccin se efecte por concurso, la Convocatoria se preparar para todos los
proyectos que requieran consultores. Un ejemplar se enviar a quienes hayan sido
seleccionados para responder a cada proyecto en particular. La Convocatoria deber contener,
y estar basada, en los Trminos de Referencia para los servicios requeridos. Como mnimo,
deber incluir los TR completos del proyecto o de la tarea a desarrollar, las modalidades y
condiciones generales aplicables al contrato que resulte del procedimiento de seleccin, lo
mismo que el formato, las fechas, y el lugar en el que las candidaturas debern registrarse. La
Convocatoria deber precisar tambin las obligaciones especficas tanto de la Comisin como
del consultor: formato electrnico e impreso para la entrega de los informes (Word 6.0),
posibles multas por entrega atrasada, requisitos de seguros, usos de divisas y tasas de
conversin, entre otros aspectos.
2.8 Negociacin del contrato y preparacin de los documentos
Despus de la recepcin y evaluacin de las propuestas, el Jefe de Proyecto obtendr el
consentimiento de la autoridad responsable (Director o Director Ejecutivo) respecto del
consultor seleccionado y proceder a precisar y negociar los detalles del contrato respectivo. Si
las negociaciones no permiten llegar a un acuerdo sobre las modalidades y condiciones
contractuales, aceptables tanto para la Comisin como para el consultor, el Jefe de Proyecto
pedir autorizacin para comenzar negociaciones con el Consultor que le siga en la lista de
propuestas que satisfagan los requerimientos mnimos del proyecto. En ausencia de otro
asesor aceptable, la autoridad responsable del proyecto decidir si es necesario recomenzar el
proceso de seleccin, buscar otro medio para la contratacin o abandonar el proyecto.

Una vez que haya un acuerdo con el consultor, el Jefe de Proyecto preparar un borrador del
contrato que refleje los requerimientos del proyecto y las modalidades y condiciones para el
trabajo del consultor, usando como base el contrato estndar.
2.9 Autorizacin y signatarios
Para ser vlido, todo contrato debe ser firmado por los representates autorizados del contratista
y de la Comisin. Los siguientes son los representantes autorizados para firmar contratos de
servicios profesionales:
Por el contratista: el contrato ser firmado personalmente por el consultor, si acta en nombre
propio, o por una persona autorizada para adquirir el compromiso, si se trata de una
organizacin comercial o no lucrativa. En los casos en que el contratista sea un consorcio, el
contrato debe ser firmado por un oficial autorizado de cada miembro del mismo.
Por la Comisin: los contratos de servicios profesionales deben ser firmados por un
representante autorizado de acuerdo con las siguientes reglas:
Todo contrato con un
valor total:

Debe ser autorizado y firmado en nombre de

la Comisin por:

a) mximo de $US25,000.00 a) Director o Administrador del Secretariado

b) superior a $US25,000.00 b) Director Ejecutivo
2.10 Autorizacin para iniciar el trabajo
Todo servicio de consultora deber contar con autorizacin por escrito antes de iniciar el
trabajo.

Parte 3 Anexos
DIRECTRICES Y FORMATOS ESTNDAR
A. Trminos de Referencia
B. Criterios de evaluacin de propuestas y proceso para la seleccin de consultores
C. Convocatoria

Anexo A - Trminos de Referencia :

Formato estndar Formato estndar Los Trminos de Referencia del contrato de consultora
deben incluir, al menos, los aspectos siguientes:
a. Objetivos del Proyecto y propsito especfico de los servicios requeridos: un
informe lo ms claro y preciso posible de los objetivos globales del proyecto y del
propsito especfico de cada servicio de consultora requerido, as como del lugar que
ste ocupa entre los otros elementos del proyecto global (si existen);
b. Naturaleza, alcance y calendario de los servicios requeridos: un informe lo ms
claro y preciso posible del alcance y calendario de los servicios (fechas de comienzo y
conclusin, etapas clave y fechas principales de revisin) con una descripcin lo ms
completa posible de la naturaleza de los servicios requeridos y de todas las otras
consideraciones importantes, limitaciones o precauciones particulares que se apliquen
al trabajo;
c. Aportes, papeles y responsabilidades de las partes contratantes: un informe lo
ms claro posible de lo que la Comisin, el consultor y los terceros que participen en el
contrato deben asumir, tanto en sus responsabilidades principales como en otros
papeles o tipos de actividad de apoyo que deben asumir, as como los beneficiarios de
esos servicios;

d. Resultados a entregar: descripcin lo ms precisa posible de los documentos

parciales y finales que debern ser entregados por el consultor o por toda otra parte,
incluidos detalles sobre formato, idioma a utilizar, presentacin y otros aspectos
relacionados con los resultados que se esperan del contrato de consultora. Los textos
debern entregarse en archivo electrnico de MS-Word 6 para PC y usando el Manual
de Estilo de la CCA.
Una vez que los Trminos de Referencia para una tarea particular hayan recibido la aprobacin
necesaria al interior de la Comisin, se les debe acompaar con la Convocatoria respectiva (o
una carta de invitacin) para su distribucin.

Anexo B - Criterios de evaluacin de propuestas y procedimiento para la seleccin de

consultores: Directrices y formato estndar de evaluacin
1.0 Propsitos: La evaluacin de las propuestas que se reciban de los consultores se har con
base en los criterios y mtodos del sistema de clasificacin por puntaje. La aplicacin de los
criterios y la clasificacin por puntaje tiene los siguientes propsitos:
a. Simplificar y hacer ms eficaz el procedimiento de seleccin al identificar con
claridad cules propuestas son "inadmisibles" o "inelegibles";
b. Facilitar la comparacin de las diversas propuestas al identificar con claridad los
elementos a destacar y el valor relativo que se asignar a cada uno;
c. Disponer de una base completa y coherente para preparar respuestas a las
propuestas recibidas;
d. Seleccionar al mejor consultor al identificar y clasificar a los concursantes que hayan
demostrado su competencia para emprender el proyecto;
e. Identificar las modificaciones necesarias en la negociacin del contrato con el
consultor que haya obtenido la ms alta clasificacin.
Los criterios de evaluacin debern aplicarse a las propuestas recibidas para todos los
proyectos, inclusive los de contrato directo. En este ltimo caso, sigue siendo esencial
asegurarse de que las propuestas se ajusten a los Trminos de Referencia y cubran
adecuadamente otras exigencias contractuales.
2.0 Manejo de la evaluacin
2.1 Quin evala las propuestas?
El proceso de evaluacin estar a cargo de un comit ad hoc constituido por entre tres y cinco
miembros, elegidos por el Jefe de Proyecto, quien formar parte del comit y lo presidir.
2.2 Proceso de evaluacin
De acuerdo con los trminos de la convocatoria, se proceder a la evaluacin de la siguiente
forma:
a. Los miembros del comit de evaluacin reciben una copia de cada propuesta recibida y
de la Convocatoria respectiva. Los integrantes del Comit proceden al anlisis de cada
propuesta y atribuyen individualmente una nota o una clasificacin en funcin de la
escala de puntaje y del valor relativo de cada aspecto.
b. El presidente convoca a una reunin del comit de evaluacin, en el plazo ms breve
posible dado el nmero de propuestas a evaluar y la complejidad del proyecto.
c. Durante la reunin, los miembros agregan sus notas y justifican sus evaluaciones,
particularmente si una propuesta presenta importantes diferencias de puntuacin en los
mismos criterios. Se llega entonces a una calificacin final y, por tanto, a la clasificacin
de las propuestas.

d. Despus de asegurarse de que por lo menos una de las propuestas alcanza el mnimo
aceptable, el comit discute la calidad y los otros mritos de cada propuesta.
e. Para cada propuesta, el comit deber preparar un resumen breve de los aspectos
fuertes y dbiles que resulten notables, de acuerdo con los criterios de evaluacin.
f. Los miembros debern firmar un memorando en el que expliquen el procedimiento de
evaluacin y sus resultados.

Anexo C - Convocatoria
Formato estndar
Normalmente, el formato estndar de convocatoria deber contener, como mnimo, la
siguiente informacin:
a. Descripcin del proyecto o de los servicios requeridos: un ttulo descriptivo y un
muy breve resumen de las tareas a desarrollar debern encabezar el documento
haciendo mencin a los Trminos de Referencia, que se anexarn;
b. Una lista de los requisitos obligatorios (aquellos que deben cumplirse para que la
propuesta sea elegible para consideracin adicional);
c. Los siguientes anexos:
i.
Trminos de Referencia de la tarea;
ii.
lista de otra informacin requerida, incluidas referencias de clientes;
iii.
lista de la informacin que deber contener cada CV; y
iv. borrador del contrato, con las condiciones en que se desarrollar el trabajo, o
identificacin del tipo de contrato que ser utilizado.
d. Contactos tiles: nombres, nmeros y direcciones de:
i.
personas de la Comisin o de otras organizaciones que el consultor pueda
requerir para entender mejor el contexto y la naturaleza del trabajo;
ii.
el Jefe de Proyecto coordinador del trabajo, a quien el consultor pueda dirigirse
para aclaraciones sobre los requerimientos de los Trminos de Referencia;
iii.
la autoridad contractual del proyecto a la cual el consultor pueda dirigirse para
aclaraciones sobre asuntos relacionados con el contrato.
e. El proceso de seleccin que se usar: breve descripcin que incluya:
i.
exposicin clara de los criterios que servirn para la evaluacin de las
propuestas, y si el costo ser tomado en cuenta;
ii.
la calificacin mxima y el puntaje de cada criterio;
iii.
el nmero de puntos mnimo que la propuesta debe obtener para ser admitida
y pasar a la etapa siguiente;
f. Nivel estimado de recursos: indicacin del nivel estimado y/o mximo de recursos en
personas-mes de tiempo profesional necesarios para proveer los servicios requeridos,
y/o presupuesto tope;
g. Condiciones de pago: requisitos o preferencias de la Comisin sobre las condiciones
para el pago de los servicios (por ejemplo, a la entrega, aceptacin de entregas
parciales o finales, etctera)
h. Informacin financiera y otras informaciones confidenciales: detalle de
informaciones o de certificados (seguros, situacin financiera, ttulo de propiedad e
independencia, etc.) que el consultor deber entregar, sea con su propuesta o en el
marco de las negociaciones contractuales, junto con los detalles sobre multas por
retraso o intereses por pago tardo, eventualmente aplicables al contrato;
i. Otros consultores invitados a presentar propuestas: nombres de los otros
consultores que fueron invitados a presentar propuestas o a los que se haya enviado la
convocatoria
j. Fecha lmite para la entrega de propuestas y para la decisin: fecha y hora
despus de la cual no se aceptarn propuestas, y fecha prevista para la seleccin del
consultor;
k. Forma de entrega y persona a quien se dirigirn las propuestas: nombre, direccin
y formas de comunicacin electrnica, de la persona habilitada para recibir las
propuestas; modos de transmisin aceptables y restricciones eventuales