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SISTEMAS

INFORMACIN

INTEGRALES

DE

DEFICIONES.
Un Sistema Integral de Informacin (SII), es un Sistema de Informacin que hace uso intensivo y
extensivo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) para integrar o
centralizar la gestin de la informacin dentro de una organizacin. Un SII soporta todos los
procesos de negocio y de soporte de la organizacin.
Los componentes de TI de los SII ofrecen herramientas que soportan procesos de: 1

Almacenamiento de datos. (p.e. DBMS)

Interaccin social. (p.e. correos electrnicos, foros, chat, wikis, redes sociales)

Gestin del conocimiento. (p.e. Sistemas de gestin de conocimiento)

Toma de decisiones. (p.e. Sistema de Inteligencia de Negocios)

Difusin de informacin. (p.e. portales, correo electrnico, generadores de reportes

seguimiento de indicadores. (p.e. tableros de comando)

Gestin de documentacin.

Gestin de procesos.

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y


administracin de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados
para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarn parte de alguna de las
siguientes categoras:

Personas;

Actividades o tcnicas de trabajo;

Datos;

Recursos materiales en general (recursos informticos y de comunicacin, generalmente,


aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y
automticos) y dan lugar a informacin ms elaborada, que se distribuye de la manera ms
adecuada posible en una determinada organizacin, en funcin de sus objetivos.
Gestin de la informacin (GI) es la denominacin convencional de un conjunto
de procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la informacin, desde su obtencin
(por creacin o captura), hasta su disposicin final (su archivo o eliminacin). Tales procesos
tambin comprenden la extraccin, combinacin, depuracin y distribucin de la informacin a
los interesados. El objetivo de la gestin de la informacin es garantizar
la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la informacin.
Un proceso de negocio (en ingls business process) es un conjunto de tareas relacionadas
lgicamente, llevadas a cabo para generar productos y servicios. Los procesos reciben insumos
para transformarlos utilizando recursos de la empresa. Los procesos de negocio normalmente
atraviesan varias reas funcionales. Otra definicin de proceso, considerando el concepto de
valor agregado podra ser: un proceso es un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que
existen para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio; por lo tanto, toman una
entrada y le agregan valor para producir una salida. Los procesos tienen entonces clientes que
pueden ser internos o externos, los cuales reciben a la salida, lo que puede ser un producto
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fsico o un servicio. Estos establecen las condiciones de satisfaccin o declaran que el producto
o servicio es aceptable o no (Barros, 1994; pg. 56).
Existen tres clases de procesos de negocio:
Procesos estratgicos: Estos procesos dan orientacin al negocio. Por
ejemplo, planificacin estratgica.
Procesos sustantivos, clave o de generacin de valor: Estos procesos dan el valor
al cliente, son la parte principal del negocio. Por ejemplo, entregar el paquete (en una
empresa de paquetera y mensajera), preparar la comida y servirla (en un restaurante)
o transportar al viajero (en una aerolnea).
Procesos de apoyo vertical u horizontal: Estos procesos dan soporte a los procesos
centrales. Por ejemplo, contratar personal o dar soporte/servicio tcnico.
La gestin del conocimiento (del ingls knowledge management) es un concepto aplicado en
las organizaciones. Tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera
hasta el lugar en dnde se va a emplear (BA Fuentes, 2010) e implica el desarrollo de las
competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus
miembros, as como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.
Usualmente el proceso implica tcnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de
los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda
compartir.
En la actualidad, las tecnologas de informacin permiten contar con herramientas que apoyan
la gestin del conocimiento en las empresas, apoyando en la recoleccin, la transferencia, la
seguridad y la administracin sistemtica de la informacin, junto con los sistemas diseados
para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento. En detalle, se refiere a las herramientas
y a las tcnicas diseadas para preservar la disponibilidad de la informacin llevada a cabo por
los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, as como reducir el riesgo.
La gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de
informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos,
aplicando principios de racionalizacin y economa. Un sistema de gestin documental por lo
general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin,
seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.
La Gestin de Procesos de Negocio (en ingls: Business Process Management o BPM) es
una metodologa corporativa y disciplina de gestin, cuyo objetivo es mejorar el desempeo
(eficiencia y eficacia) y la optimizacin de los procesos de negocio de una organizacin, a travs
de la gestin de los procesos que se deben disear, modelar, organizar, documentar y optimizar
de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de optimizacin de
procesos. El BPM es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos de
negocio de una organizacin. Un proceso de negocio representa una serie discreta de
actividades o pasos de tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio,
tareas y organizaciones.
Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el
soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son
llamadas Business Process Management Software (BPMS), y con ellas se construyen
aplicaciones BPM. Normalmente siguen una notacin comn, denominada Business Process
Modeling Notation (BPMN). Otras poseen una notacin propia y son capaces de generar cdigo.

Ejemplo de diagrama de proceso de negocio. Fuente: Wikipedia

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.

Desde un punto de vista empresarial, segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de
usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en (Laudon & Laudon 2004):
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente
a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. Es un tipo de sistema de
informacin que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la informacin generada por
las transacciones producidas en una organizacin. Una transaccin es un evento que genera
o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de
informacin. Para que un sistema informtico pueda ser considerado como un TPS, este
debe superar el test ACID.
En bases de datos se denomina ACID a las caractersticas de los parmetros que permiten
clasificar las transacciones de los sistemas de gestin de bases de datos. Cuando se dice
que es ACID compliant se indica -en diversos grados- que ste permite realizar
transacciones.
En concreto ACID es un acrnimo de Atomicity, Consistency, Isolation
Atomicidad, Consistencia, Aislamiento y Durabilidad en espaol.

and Durability:

Atomicidad: Si una operacin consiste en una serie de pasos, todos ellos ocurren o
ninguno, es decir, las transacciones son completas.
Consistencia: Integridad. Es la propiedad que asegura que slo se empieza aquello que
se puede acabar. Por lo tanto se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las
reglas y directrices de Integridad de la base de datos. La propiedad de consistencia
sostiene que cualquier transaccin llevar a la base de datos desde un estado vlido a
otro tambin vlido. "La Integridad de la Base de Datos nos permite asegurar que los
datos son exactos y consistentes, es decir que estn siempre intactos, sean siempre los
esperados y que de ninguna manera cambien ni se deformen. De esta manera podemos
garantizar que la informacin que se presenta al usuario ser siempre la misma."
Aislamiento: es la propiedad que asegura que una operacin no puede afectar a otras.
Esto asegura que la realizacin de dos transacciones sobre la misma informacin sean
independientes y no generen ningn tipo de error. Esta propiedad define cmo y
cundo los cambios producidos por 3una operacin se hacen visibles para las dems

operaciones concurrentes. El aislamiento puede alcanzarse en distintos niveles, siendo


el parmetro esencial a la hora de seleccionar SGBDs.
Durabilidad: Persistencia. Es la propiedad que asegura que una vez realizada la
operacin, sta persistir y no se podr deshacer aunque falle el sistema y que de esta
forma los datos sobrevivan de alguna manera.
Sistemas de informacin gerencial (MIS). Estos sistemas son el resultado de
interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos colectivamente
llamados sistemas de informacin1 orientados a solucionar problemas empresariales.
Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls) se diferencian de los
sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros
sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin. son una
necesidad hoy en da, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales
deben ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar informacin relevante para
tomar diferentes cursos de accin. Los SIG actualmente son conocidos como Business
intelligence (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de
decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin
son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS). Es "un sistema de informacin basado en un
computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la
solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones.
Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el
propio anlisis de la situacin" (Turban).
Permite extraer y manipular informacin de una manera flexible.
Ayuda en decisiones no estructuradas.
Permite al
combinarla.

usuario

definir

interactivamente

qu informacin necesita

cmo

Suele incluir herramientas de simulacin, modelizacin, etc.


Puede combinar informacin de los sistemas transaccionales internos de la empresa con
los de otra empresa externa.
Su principal caracterstica es la capacidad de anlisis multidimensional (OLAP) que permite
profundizar en la informacin hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde
diferentes perspectivas, realizar proyecciones de informacin para pronosticar lo que puede
ocurrir en el futuro, anlisis de tendencias, anlisis prospectivo, etc.
Sistemas
de
informacin
ejecutiva
( EIS).
Un Sistema
de
Informacin
Ejecutiva (Executive
information
system, EIS por
sus
siglas
en
ingls)
es
una herramienta de Inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorear el estado de las variables de un rea o
unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma.
Se puede considerar que un EIS es un tipo de Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) cuya
finalidad principal es que el responsable de un departamento o compaa tenga acceso, de
manera instantnea, al estado de los indicadores de negocio que le afectan, con la
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posibilidad de estudiar con detalle aquellos aspectos que no estn cumpliendo con los
objetivos establecidos en su plan estratgico u operativo, y as determinar las medidas de
contingencia ms adecuadas.
Una de las caractersticas ms importantes de un EIS es que permite a usuarios con perfil
no tcnico construir nuevos informes y navegar por los datos de la compaa, con el
objetivo de descubrir informacin que les resulte relevante. Esto se debe, entre otras cosas,
a que la interfaz grfica de estas aplicaciones suele ser muy atractiva e intuitiva.
ElEIS suele incluir tambin alertas de negocio, informes histricos comparativos y anlisis
de tendencias. Por otro lado, es comn que se puedan realizar subscripciones a los informes
o listados ms significativos.
Un EIS suele necesitar de la implantacin de un data warehouse o data mart que acte
como fuente central de informacin, unificando, depurando e integrando las distintas bases
de datos operacionales de la compaa. Por otro lado, es posible adaptar la estructura
del EIS a la teora de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por
Kaplan y Norton, o bien a cualquier otro modelo de seguimiento de indicadores que maneje
la organizacin.

Sistemas de automatizacin de oficinas ( OAS). Consisten en aplicaciones destinadas a


ayudar al trabajo diario del administrativo de una organizacin, forman parte de este tipo
de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los editores de presentaciones,
los clientes de correo electrnico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en
un mismo paquete de software para facilitar su distribucin e instalacin, al conjunto se le
conoce con el nombre de suite ofimtica.
Sistema experto (SE). Es una aplicacin informtica capaz de solucionar un conjunto de
problemas que exigen gran conocimiento de un tema determinado. Un sistema experto es
un conjunto de programas que, sobre una base de conocimientos, posee informacin de
uno o ms expertos en un rea especfica. Se puede entender como una rama de
la inteligencia artificial, donde el poder de resolucin de un problema en un programa de
computadora viene del conocimiento de un dominio especfico. Estos sistemas imitan las
actividades de un humano para resolver problemas de distinta ndole (no necesariamente
tiene que ser de inteligencia artificial). Tambin se dice que un SE est basado en el
conocimiento declarativo (hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control
(informacin sobre el seguimiento de una accin).
Para que un sistema experto sea una herramienta efectiva, los usuarios deben interactuar
de una forma fcil, reuniendo dos capacidades para poder cumplirlo:
Explicar sus razonamientos o base del conocimiento: los sistemas expertos se deben
realizar siguiendo ciertas reglas o pasos comprensibles de manera que se pueda generar
la explicacin para cada una de estas reglas, que a la vez se basan en hechos.
Adquisicin de nuevos conocimientos o integrador del sistema: son mecanismos de
razonamiento que sirven para modificar los conocimientos anteriores. Sobre la base de lo
anterior se puede decir que los sistemas expertos son el producto de investigaciones en
el campo de la inteligencia artificial ya que sta no intenta sustituir a los expertos
humanos, sino que se desea ayudarlos a realizar con ms rapidez y eficacia todas las
tareas que realiza.
Debido a esto en la actualidad se estn mezclando diferentes tcnicas o aplicaciones
aprovechando las ventajas que cada una de estas ofrece para poder tener empresas ms
seguras. Un ejemplo de estas tcnicas sera los agentes que tienen la capacidad de
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negociar y navegar a travs de recursos en lnea; y es por eso que en la actualidad juega un
papel preponderante en los sistemas expertos.

Sistema Planificacin de Recursos (ERP).- Los sistemas de planificacin de recursos


empresariales son sistemas de gestin de informacin que automatizan muchas de las
prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera
como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de
que una empresa integre nicamente esa parte.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a la informacin.
Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.


Hay un conjunto de caractersticas que definen un sistema de informacin, entre las que se
pueden destacar las siguientes:
1. Disponibilidad de la informacin cuando es necesaria y por los medios adecuados.
2. Suministro de la informacin de manera selectiva evitando sobrecargas e informacin
irrelevante. Supone la sustitucin de cantidad por calidad de la informacin.
3. Variedad en la forma de presentacin de la informacin.
4. El grado de inteligencia incorporado en el sistema (relaciones preestablecidas entre las
informaciones contempladas en el sistema).
5. El tiempo de respuesta del sistema: diferencia entre una peticin de servicio y su
realizacin.
6. Exactitud: conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales (p.e. en el
caso de las predicciones).
7. Generalidad: conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades.
8. Flexibilidad: capacidad de adaptacin y/o ampliacin del sistema a nuevas necesidades. Un
SI no debe ser esttico puesto que las necesidades de las organizaciones varan con el
tiempo.
9. Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un perodo de
disponibilidad de uso.
10. Seguridad: proteccin contra prdida y/o uso autorizado de los recursos del sistema.
11. Reserva: nivel de repeticin de la informacin para proteger de prdidas catastrficas de
alguna parte del sistema.
12. Amigabilidad para con el usuario: grado con que el sistema reduce las necesidades de
aprendizaje para su manejo.

TIPOS DE INFORMACIN A SUMINISTRAR POR UN S.I.


Conforme los negocios cambian y va naciendo una nueva cultura empresarial el viejo estilo de
gestin, informal y personal, va siendo sustituido por un enfoque de gestin ms estructurado,
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despersonalizado y apoyado en la informacin.

Vamos a distinguir las diferentes categoras de informacin segn los niveles de direccin que
debe cubrir un SI:
El examen de stos revela la existencia de tres divisiones:
Direccin General (Alta direccin): que tiene bajo su responsabilidad la formulacin de la
Planificacin estratgica, y la asignacin de recursos a lo largo de las unidades funcionales.
Direccin Funcional (Mandos intermedios): que gestiona los recursos que le han sido
asignados sobre la funcin de la que es responsable.
Direccin operativa (Mandos operativos): que est prcticamente absorbida por el aspecto
operativo de la organizacin.

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.


1.1. Software de Gestin contable
Las primeras aplicaciones de la informtica en la empresa se introdujeron alrededor
de 1960 (Ferran & Salim 2008), en el rea de la Gestin Contable. La contabilidad
est claramente definida, mediante leyes, normas y reglas que deben seguir las
empresas, independientemente de su naturaleza y el sector al que pertenezcan. Por
ello, el diseo e implantacin de un Software para la gestin de la contabilidad es
mucho ms sencillo que para otras reas de la empresa, ya que el "anlisis de
requerimientos" ya viene dado desde las administraciones de los diferentes pases, y
es exactamente el mismo para todas las empresas que se rigen por la legislacin de
un mismo pas. As, aparecen los primeros sistemas de informacin de gestin de
empresa, que eran bsicamente Software contable.
1.2. Gestin administrativa
Inmediatamente despus de la aparicin del software contable, surgi la necesidad
de gestionar tambin el rea administrativa mediante un sistema de informacin. De
esta manera se desarrollaron sistemas de informacin para tal fin, que podran
gestionar las facturas, los pagos y los cobros, etc., As, estos quedaban almacenados
en un sistema informtico, para su posterior consulta, estudio, etc. Si adems, el
sistema de informacin para la gestin del rea administrativa, estaba integrado con
la parte contable y financiera, el ahorro de trabajo y el aumento de la
productividad, la disminucin de errores y costes, estaba garantizada.
1.3. Control de Stocks
Tras ello, el desarrollo de software para la empresa, centr sus esfuerzos de
investigacin y desarrollo en el rea de control de Stock, apareciendo as los
sistemas ICS (Inventory Control Systems). Con estos sistemas, se poda conocer el
stock de cada producto existente en almacn, los consumos realizados en los diferentes periodos, y por supuesto, su
valoracin, algo imprescindible en la
empresa actual. De nuevo, la integracin con el resto de aplicaciones informticas
de la empresa (contabilidad y administracin) se revelaron como un factor muy
importante en la optimizacin de los procesos.
1.4. Material Requirements Planning (MRP)
Como se puede observar en diferentes trabajos (Motwani et al. 2005) (Andonegi et
al. 2005) (McGaughey & Gunasekaran 2009) (Ferran & Salim 2008) (Gunasekaran
2009), entre finales de los aos sesenta y principios de los setenta, aparecen los
primeros sistemas MRP (Materials Requeriments Planning). Estos sistemas, surgen
como evolucin de los ICS, mediante la utilizacin de las BOM (Bill of Materials)
La caracterstica fundamental de los sistemas MRP es que aplican un enfoque
jerrquico a la gestin de inventarios, permitiendo bsicamente la elaboracin del
plan de materiales a partir de tres elementos fundamentales:
El Programa Maestro de Produccin (PMP).
La lista de materiales (BOM).
El fichero de registro de inventarios (FRI).
Los MRP alcanzan notables avances, entre los que destacan la reduccin de
inventarios, la reduccin de tiempos de proceso y suministro y el incremento de la
eficiencia. Sin embargo, para alcanzar estos beneficios es necesaria una gran
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exactitud en el PMP.

Pero el principal problema de los MRP es que pasa por alto las restricciones de
capacidad y las tcnicas de gestin de talleres.
1.5. Manufacturing Requirement Planning (MRP II)
Los sistemas MRP II son una evolucin natural de los Sistemas MRP que surgen
durante los aos 80 (Motwani et al. 2005; Andonegi et al. 2005; McGaughey &
Gunasekaran 2009; Ferran & Salim 2008; Gunasekaran 2009). En esta nueva fase
en la evolucin de los sistemas de informacin para la gestin, se tienen en cuenta
tanto las necesidades de gestin y planificacin del material, como las de recursos y
capacidades necesaria para la fabricacin.
Aunque las siglas de estos nuevos sistemas de informacin (MRP II) son las
mismas que en el caso de sus antecesores (MRP), no significan lo mismo. MRP II
representa las palabras Manufacturing Resources Planning, y se aade el II,
para diferenciarlos claramente de los MRP tradicionales, que se centran
exclusivamente en la gestin de materiales.
Este tipo de sistemas, como su nombre indica, estn centrados en el rea de
produccin, si bien es cierto, que tratan de integrarse con otras aplicaciones que
gestionen otras reas de la empresa.

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