Adoo de Sistemas de E-procurement: Potencialidades e Barreiras

Autoria: Fabiana Martins de Souza Tacco, Patricia Brecht Innarelli, Otvio Prspero Sanchez

RESUMO

Neste estudo buscou-se identificar as potencialidades e barreiras na adoo de sistemas

e-procurement. Por meio da estratgia metodolgica qualitativa foram realizadas trs
entrevistas estruturadas com especialistas da rea. A anlise dos dados foi feita com a tcnica
Anlise de Contedo. Como concluses, do ponto de vista gerencial, a utilizao do sistema
e-procurement pelos fornecedores proporciona maior acesso a clientes e melhor controle
gerencial, h riscos de falta de maturidade organizacional e falta de competitividade, a
utilizao pelos compradores proporciona produtividade, eficincia operacional, reduo de
custos de aquisio, havendo riscos de subutilizao do sistema por uso de sistemas paralelos.

INTRODUO
Com o advento da internet, o nmero das transaes realizadas por meio de plataforma
eletrnica - comrcio eletrnico - vem se expandindo amplamente com significativas taxas de
crescimento ano aps ano, isto tanto entre organizaes (B2B), quanto entre organizaes e
consumidores finais (B2C), incluindo tambm transaes governamentais (B2G). De acordo
com pesquisas realizadas pelo ECOMMERCE.ORG as transaes realizadas por esta
modalidade em 2012 foram de R$ 22,50 bilhes. Neste bojo destaca-se a importncia do
estudo das modalidades de transaes que ocorrem no comrcio eletrnico, em especial, com
o e-procurement, que vem ganhando relevncia no cenrio nacional e internacional na ltima
dcada, por suportar eletronicamente transaes comerciais entre empresas, conhecido
tambm como um modelo business to business (B2B). Poucos estudos relacionados ao
e-procurement e ao B2B vem sendo realizados no Brasil, o que torna importante um estudo
neste campo.
Com a evoluo e o crescimento do uso da Tecnologia de Informao (TI) nas
transaes comerciais, surge a necessidade de um aprofundamento nos estudos relacionados a
e-procurement, o qual proporciona s organizaes benefcios considerveis na cadeia de
suprimentos, em especial, nos processos de aquisio de bens e servios para pleno
abastecimento da empresa (MORRIS et al., 2000; SMART; HARRISON, 2003;
ABERDEEN, 2005; TATSIS et al., 2006).
O e-procurement vem ganhando destaque em relao a sua adoo pelas organizaes,
ele contribui no apenas para a reduo dos custos de aquisio, mas ajudar a movimentar
empresas de manufatura e de distribuio possibilitando uma empresa ser estendida, na qual a
cadeia de suprimentos torna-se um processo contnuo e ininterrupto que se estende do
comprador atravs de venda parceiros (NEEF, 2001).
Diante deste contexto apresentado, o presente estudo teve como objetivo identificar as
potencialidades e barreiras da prtica de e-procurement pelas organizaes. Para atender o
objetivo proposto, esse estudo foi desenvolvido em trs sees: na primeira seo, no
referencial terico apresentado o contexto da pesquisa, considerando aspectos do Supply
Chain Management, E-commerce, Business-to-business (B2B), a definio de um sistema
e-procurement, suas funcionalidades, arquiteturas tecnolgicas e aspectos referentes a adoo
do sistema (benefcios, riscos e barreiras); na segunda seo, so expostos os procedimentos
metodolgicos, a anlise dos dados e discusso dos resultados; por fim, na terceira seo,
sero apresentados as consideraes finais desse estudo.
1. REFERENCIAL TERICO
1.1 Contexto
A importncia do aprofundamento sobre a Gesto da Cadeia de Suprimentos (Supply
Chain Management - SCM) vem sendo mostrada nos diversos estudos realizados (SOROOR
et al., 2009; AKYUZ; ERKAN, 2010; ARZU AKYUZ; ERMAN ERKAN, 2010; FOSTER et
al., 2011; ZHANG et al., 2011). O gerenciamento da cadeia de suprimentos possibilita o
beneficio global e de longo prazo de todas as partes da cadeia por meio do compartilhamento
e cooperao das informaes, possibilitando um melhor aproveitamento da produtividade,
reduo de custos e atendimento ao usurio. Com o objetivo de obter e proporcionar valor a
cadeia, nas diversas atividades, fundamental a utilizao de tecnologia da informao
(SOROOR et al., 2009). A partir da evoluo e do crescimento do uso de Tecnologia de
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Informao (TI) nas transaes entre organizaes (agentes participantes da SCM),

benefcios, consequncias, barreiras e riscos so gerados cadeia (NEEF, 2001; TATSIS et
al., 2006; RAI et al., 2009; RONCHI et al., 2010; GILANINIA et al., 2011). Como
consequncias ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, pode-se citar, o aumento da
cooperao nos relacionamentos entre os agentes, tanto nas dimenses internas quanto nas
dimenses externas a organizao; aumento da capacidade de resposta, considerando o grande
ganho em velocidade no processamento das transaes do negcio; criao de novos
relacionamentos com consumidores para a identificao de suas necessidades;
desenvolvimento de novos canais de vendas, como o caso de modelos de negcios baseados
em web - comrcio eletrnico; melhoria do desempenho e posio competitiva no canal
(GILANINIA et al., 2011).
O processo evolutivo dos negcios na era digital compreende a comunicao e
integrao interorganizacional por meio de redes de negcios que esto fundamentadas em
tecnologia de informao e internet, que melhoram a colaborao entre os players e,
consequentemente, o servio ao cliente (ALBERTIN; ALBERTIN, 2005). As solues de TI
para a integrao interempresarial precisam proporcionar uma conexo flexvel entre as
organizaes viabilizando a natureza dinmica e oportunista das relaes comerciais,
demandando acordos sobre a padronizao de processos, contedo e troca de informaes
para lidar com as mudanas no ambiente de negcios (GOSAIN et al., 2004).
O comrcio eletrnico neste cenrio, ganha destaque por tornar possvel diversos tipos
de transaes entre diferentes tipos de usurios de internet e por aprimorar o relacionamento
interorganizacional entre os parceiros de uma cadeia de valor. O e-commerce deve
desempenhar um papel importante no mercado mundial do sculo XXI (GUNASEKARAN et
al., 2009). O comrcio eletrnico entre organizaes (B2B) vai reestruturar significativamente
a maneira como uma organizao adquire bens, resultando um processo eficiente e reduo de
custos de forma permanente (NEEF, 2001). Dos vrios modelos de e-commerce existentes
(B2B, B2C, B2E e B2G), o B2B - business to business, tem se relevado uma ferramenta de
sucesso j que proporciona a automatizao e padronizao de processos entre as
organizaes, promovendo a integrao dos negcios (VENKATESH; BALA, 2012), por
meio de ferramentas como EDI (Electronic Data Interchange), Internet, WWW (World Wide
Web), ERP (Enterprise Resource Planning) e e-procurement, que viabilizam atividades de
transporte, controle, entrega e pagamento entre os parceiros da cadeia de suprimentos.
Neste contexto o e-procurement se situa como uma dimenso do B2B e um elemento
relevante para o desenvolvimento das organizaes, tanto para operaes globais quanto para
operaes domsticas. O uso de aplicaes de compras habilitadas pela Internet tem emergido
como um aspecto integral dos esforos de e-business nas empresas contemporneas
(SWAMINATHAN; TAYUR, 2003; MISHRA et al., 2007). Ainda, o e-procurement tem
ganho popularidade nas prticas organizacionais e seus benefcios tem encorajado sua adoo
por vrias reas (RONCHI et al., 2010). Entretanto, necessrio o entendimento dos
executivos de que a aquisio por meio de mercados B2B mais do que simplesmente uma
inovao tecnolgica, pois provoca mudanas fundamentais para toda a atividade de compras
de uma organizao (MISHRA; AGARWAL, 2010).
1.2 Definio de E-procurement
A atividade de compras, muito relevante e estratgica s organizaes, trata-se do
processo de suprimentos e envolve diversas etapas como, o reconhecimento das necessidades
e especificaes dos materiais, requisio de solicitao, aprovao, seleo de produtos,
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cotao de preos, avaliao das alternativas, seleo de fornecedores, criao do pedido,

compra (ato de aquisio), monitoramento do recebimento, dentre outras (GARRIDOSAMANIEGO et al., 2010), sendo que diversas reas tem uma forte dependncia desta
atividade organizacional, que bastante rdua. A compra de materiais pode ser desmembrada
em duas categorias: compra de material direto - que se refere a materiais que sero utilizados
diretamente no processo produtivo e compra de materiais indiretos - que se desdobra em
Gesto de Recursos Operacionais (Operating Resource Management - ORM), relativos a
compra de produtos e servios de escritrio que suportam o dia a dia administrativo da
organizao; e Manuteno, Reparos e Operaes (Maintenance, Repair and Operations MRO), que se refere a itens crticos para a manuteno das operaes no dia a dia das
organizaes (NEEF, 2001) e que, normalmente, so classificados como curva C. O eprocurement ou o sistema de aquisies eletrnicas permite que todas as atividades relativas a
compras de itens ORM e MRO sejam realizadas por meio de uma plataforma eletrnica,
dando agilidade e maior controle ao processo.
De acordo com a literatura o e-procurement definido de algumas formas: para
Alaniz; Roberts (1999) o e-procurement uma soluo tecnolgica que facilita as compras
corporativas atravs da internet. As solues de Internet para o e-procurement, incluem a
plataforma tecnolgica e os servios prestados por meio de portais de comrcio eletrnico;
considerando o estudo de Morris et al., (2000) o e-procurement demanda a utilizao de
tecnologias e servios baseados em internet para a automatizao e agilizao dos processos
de uma organizao, desde a requisio ao pagamento, e segue uma srie de passos a partir da
formulao da estratgia de compra corporativa at a estratgia de utilizao m sistema de
compra baseado na internet. Nesta mesma direo, Aberdeen (2001) considera o eprocurement como o desenvolvimento de mercados privados, baseados na web, que
automatizam as compras, comunicaes, transaes e contribuem para reforar a colaborao
entre os parceiros da cadeia de suprimentos, racionalizao dos processos, controle de custos,
e melhoraria da troca de informaes dentro e fora das fronteiras da organizao. Nesse
mesmo sentido, o estudo desenvolvido por Tatsis et al., (2006 p. 64) amplia a definio,
conceituando um sistema e-procurement como "a integrao, gerenciamento, automao,
otimizao e capacitao do processo de aquisio de uma organizao por meio da utilizao
de aplicaes tecnolgicas e ferramentas eletrnicas baseadas na web". Ainda, GarridoSamaniego et al., (2010) considera que o e-procurement interpretado como o resultado da
aplicao de tecnologias de internet e de comrcio eletrnico para as atividades de compra de
uma organizao.
1.3 Funcionalidades E-procurement
Projetado para melhorar a tomada de decises por parte dos compradores, o eprocurement permite a colocao de um pedido de cotao, um pedido de informaes ou
uma solicitao de proposta para o fornecedor, caso o usurio no encontre o produto ou
servio necessrio dentro do catlogo padro (SMART, 2010b).
Um sistema eletrnico de aquisies (e-procurement) pode apresentar inmeras
funcionalidades, tais como: Workflow que faz a gesto dos procedimentos de autorizao
para processar pedidos, at a aprovao pelo responsvel final que permite a criao da ordem
de compra; Integrao de Sistemas a integrao da plataforma de e-procurement com o
sistema ERP da companhia ou aplicaes de BackOffice, e outros terceiros, tais como
fornecedores ou provedores de servios logsticos; Repositrio e gesto de contedo
permite que o fornecedor carregue e atualize o contedo do catlogo de acordo com as
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mudanas nas negociaes dos contratos, por meio de uma simples ferramenta de gesto de
contedo; e-RFX conjunto de aplicativos que suporta a anlise do comprador acerca do
mercado de fornecedores. Ainda, h ferramentas de busca, avaliao de fornecedores e
sistemas de pontuao, ferramentas de anlise de propostas, tcnicas de avaliao, dentre
outros. Alm disso, colocao de pedido (emisso do pedido de modo automtico ao
fornecedor a partir da soluo e-procurement), rastreamento e monitoramento do pedido
(permite ao usurio verificar o status do pedido (tracking) e todo o histrico da ordem rastreamento), e-invoicing (que permite o recebimento de faturas em formato eletrnico
relatrios especficos de apoio anlise de gastos e controle), so funcionalidades de um
sistema e-procurement (BRUN et al., 2004; RONCHI et al., 2010; CANIATO et al., 2012).
Neste mesmo sentido, o estudo proposto por (DE BOER et al., 2002), considera que o
e-procurement formado pelas seguintes dimenses: e-MRO, web-based ERP, e-sourcing, etendering, e-reverse auctions, e-informing, descritas a seguir:
E-MRO e Web-based ERP processo de criao e aprovao dos pedidos, colocao
de pedidos, e acompanhamento do recebimento de produtos e servios via softwares baseado
em internet, sendo que a funcionalidade de e-MRO (eletronic material release order) trata de
itens indiretos, j a funcionalidade Web-based ERP lida com itens diretos; E-sourcing
processo de identificao de novos fornecedores para uma categoria especifica de produto ou
servio associada a uma dada necessidade por meio da internet; E-tendering se refere ao
processo de solicitao de cotaes aos fornecedores para informaes e preos de produtos e
servios, por meios eletrnicos (DE BOER et al., 2002).
E-reverse auctions so conhecidos como Leiles Reversos, uma funcionalidade
que habilita o cliente a comprar produtos e servios necessrios de um nmero conhecido ou
desconhecido de fornecedores (DE BOER et al., 2002). Desta forma, em vez do vendedor
oferecer um produto com o intuito de conseguir o melhor lance, o comprador (cliente) oferece
uma proposta ou contrato para fornecedores de produtos e servios relativos a uma
determinada categoria conforme sua necessidade. Sendo assim, os fornecedores qualificados
para participar do leilo, que normalmente acontece em um e-marketplace, concorrem entre si
efetuando lances, de modo que o leilo termina quando o menor lance o menor preo -
oferecido (SMART; HARRISON, 2003; SMART, 2010c).
E-informing - o processo de coleta e distribuio de informaes dos pedidos, a partir
das reas internas e externas a organizao, via meios eletrnicos de internet.
E-catalogues O catlogo eletrnico um recurso visual onde os produtos e suas
especificaes so dispostas visualmente para a escolha pelo comprador. Os catlogos
eletrnicos podem reduzir drasticamente os custos de coordenao, coleta e anlise de dados,
entretanto estrutura e tecnologia so necessrias para o efetivo uso de catlogos ele permite
que os usurios internos selecionem, dentre especficas categorias de compras, entre os
diferentes produtos e servios oferecidos por diferentes fornecedores, conforme os acordos
contratuais previamente negociados (BARON et al., 2000; SCHOENHERR; TUMMALA,
2007; SMART, 2010b; CANIATO et al., 2012).
Marketplaces so ambientes virtuais de negociao conduzidos por intermedirios,
que estabelecem relacionamentos entre compradores e vendedores, facilitando transaes
entre si, com vistas conduo de um comrcio mais eficiente. Nesta plataforma
organizacional, os participantes podem trocar informaes sobre preos e ofertas, os
compradores podem encontrar novos produtos e servios e os vendedores podem identificar
oportunidades de novos mercados e clientes, possibilita a reduo dos custos de transao
para ambos. Fornecedores oferecem contedo, permitindo que os compradores naveguem em
vrios catlogos em um site, podendo ser "horizontais", por oferecer uma ampla gama de
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produtos, tais como material de escritrio, ou "verticais", oferecendo produtos de

determinados segmentos (SCHOENHERR; TUMMALA, 2007; CHANG; WONG, 2010;
SMART, 2010a).
1.4 Arquiteturas Tecnolgicas
Os sistemas de e-procurement so suportados por arquiteturas tecnolgicas, ou seja,
so plataformas tecnolgicas que viabilizam o sistema eletrnico de aquisies, podendo ter
sido idealizadas e estabelecidas por diferentes agentes, sendo: buyer hosted (hospedado pelo
comprador, na qual clientes desenvolvem uma plataforma para a interao com sua base de
fornecedores), seller hosted (hospedado pelo vendedor, na qual o cliente adota o sistema de eprocurement desenvolvido por um fornecedor) e arquiteturas intermedirias (que se desdobra
em quatro tipos: (1) Application service providing (ASP): as funcionalidades do eprocurement so fornecidas por uma organizao que aluga a plataforma tecnolgica; (2)
Business process outsourcing (BPO): as funcionalidades de e-procurement so gerenciadas
por um provedor, que pode cuidar da plataforma, gerenciar o contedo, e integrar o sistema e
o processo de fornecimento global; (3) Revendedor (Reseller) o cliente compra via eprocurement atravs de um revendedor e no diretamente do fornecedor; (4) Rede de
fornecedores (supply network) o cliente acessa uma base de fornecedores que integrada e
gerenciada por um intermedirio) (RONCHI et al., 2010).
Tais arquiteturas tecnolgicas podem ser fornecidas via modelo de negcios
tradicional de compra de software, e tambm por meio de um novo modelo de entrega de
software denominado SaaS - Software-as-a-Service, que so aplicaes de sistemas
fornecidos atravs da Internet em um formato de servio (BENLIAN et al., 2011).
1.5 Adoo de Sistemas de e-procurement
A adoo pelas organizaes de sistemas e-procurement estimulada pela clara
percepo e entendimento dos benefcios e ganhos a serem alcanados com a sua
implementao, garantindo, desta forma, a visibilidade acerca dos ganhos e riscos
provenientes de tal adoo, podendo aumentar a adeso a um sistema eletrnico de aquisies.
(TATSIS et al., 2006; GUNASEKARAN et al., 2009). Relevante destacar que os
compradores e unidades de negcio podero resistir adoo de um sistema eletrnico de
aquisies considerando que ele reduzir a autonomia, flexibilidade e poder de compra
(ABERDEEN, 2005).
O uso de tecnologia de informao proporciona diversos benefcios s organizaes,
que so relativos a custo, produtividade, qualidade, flexibilidade e inovao, tanto quando o
uso para suportar a infraestrutura, quanto para aplicaes em processos organizacionais
(ALBERTIN; ALBERTIN, 2005). As organizaes, ao adotarem o sistema e-procurement
podem alcanar inmeros benefcios e ganhos com potencial para a melhoria de seu
desempenho organizacional, tais como: Reduo dos preos - h uma reduo de custos de
aquisio, visto que ao estabelecer um processo de compra por meio de uma plataforma
eletrnica minimiza-se a possibilidade de eventuais desvios na conduta do comprador
beneficiando um ou outro fornecedor de sua preferncia; Reduo das despesas
administrativas - a automatizao de todo o processo de aquisio reduz a utilizao de papel,
o trabalho e comunicao manual com telefone e fax, minimiza a possibilidade de erros na
incluso dos pedidos, elimina etapas e pessoal para a execuo de tarefas operacionais,
viabilizando o fluxo de processamento dos pedidos; Reduo de inventrio - que acontece
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como uma consequncia dos menores ciclos de pedido, visto que necessito de menos estoque,
j que se reduz a incerteza no abastecimento; Diminuio do tempo do ciclo de pedido - um
sistema eletrnico de aquisies melhora a velocidade da execuo de todas as tarefas
relativas aquisio, visto que automatiza um processo manual - troca de e-mails, fluxo de
aprovao, cotaes via fax, dentre outros, reduzindo a interferncia humana nas atividades
mais operacionais que no agregam valor ao negcio processo e, consequentemente,
reduzindo o tempo entre o pedido e seu recebimento (MORRIS et al., 2000; SMART;
HARRISON, 2003; ABERDEEN, 2005; TATSIS et al., 2006). oportuno destacar outros
benefcios como: eficincia no processo, transparncia, controle, racionalizao da base de
fornecedores, descentralizao do processo de compras e reduo do nmero de aquisies
no planejadas (RONCHI et al., 2010).
Relevante destacar que h riscos e barreiras s organizaes ao adotarem o eprocurement. A partir da identificao na literatura, pode-se citar os seguintes aspectos como
os principais: Incerteza na Tecnologia - a falta de robustez da soluo tecnolgica,
caracterizada por falta de segurana, inconsistncias e integrao com outros sistemas;
Processo de Mudana - um processo que requer tempo, planejamento e recursos para a
alterao de tarefas que eram feitas manualmente para uma perspectiva de automao;
Mudana Cultural - tal transformao do processo de compras pode gerar resistncia dos
profissionais das organizaes a adeso do novo sistema, que podem continuar o uso do
modelo tradicional; Ausncia de Infraestrutura Logstica - este pode ser um risco, sendo
necessrio a existncia de uma estrutura logstica que d suporte as operaes do sistema
eletrnico de aquisies, que demanda flexibilidade (ALANIZ; ROBERTS, 1999;
CHAFFEY, 2002; TATSIS et al., 2006). H outros problemas que podem impactar em uma
maior lentido na adoo de e-procurement pelas organizaes, como a falta de capital para
investimentos relativos, falta de uma gesto profissional e habilidades tcnicas, falta de
tecnologias e ferramentas para o uso do sistema (GUNASEKARAN et al., 2009).
Neste sentido, Caniato et al. (2012, p. 947) desenvolveram um modelo do processo de
implementao de e-procurement, composto por elementos relativos e algumas fases sendo:
Pr-implementao (envolve os aspectos de identificao e avaliao de benefcios e
identificao das funcionalidades), Implementao (trata dos aspectos de envolvimento das
pessoas e treinamento dos colaboradores) e Ps Implementao (que prev o monitoramento
da utilizao do sistema e-procurement, considerando a adoo e benefcios). A adoo de um
sistema e-procurement pode ser impactada tambm por dimenses da estrutura
organizacional, sendo, cultura interna, competncias organizacionais e tecnologias internas
organizao, a relevncia do departamento de compras perante a organizao, assim como o
comprometimento do alto escalo da empresa (POWER; SOHAL, 2002; CANIATO et al.,
2012).
2. PROCEDIMENTOS METODOLGICOS
A estratgia de investigao utilizada a pesquisa qualitativa de natureza exploratria,
que muito vantajosa quando se busca explorar um fenmeno. Um roteiro com vinte
questes, fundamentadas no referencial terico, foi construdo para a conduo das
entrevistas. Os dados foram obtidos por meio de trs entrevistas estruturadas realizadas com
especialistas da rea de e-procurement. A entrevista estruturada conduzida quando j so
conhecidos o temas de pesquisa e as variveis que necessita-se investigar (SEKARAN, 2000).
A tcnica de amostragem utilizada a no probabilstica por convenincia, em virtude do
acesso aos respondentes. As entrevistas foram gravadas, com durao total, de
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aproximadamente, 2 horas e, posteriormente, foram transcritas para a continuidade do

processo, a anlise dos dados.
Para analisar as entrevistas coletadas, foi utilizada a Anlise de Contedo (BARDIN,
2007), uma tcnica especialmente til quando se pretende interpretar e atribuir significados s
comunicaes. Por assim dizer, esta tcnica de anlise de dados relevante e proporciona um
avano ao desenvolvimento terico no campo da administrao, com estudos de abordagem
qualitativa (MOZZATO; GRZYBOVSKI, 2011).
Os dados foram analisados com o auxlio do software Qualitative Data Analysis QDA Miner 4.0, um software de fcil uso para a anlise de dados qualitativos, sendo til para
as etapas de codificao, notas, recuperao e anlise de colees de pequenos e grandes de
documentos (PROVALIS, 2013).
A seguir h uma breve descrio do perfil dos entrevistados.
O entrevistado 1 tem ampla experincia profissional com mais de dez anos de
experincia na rea de compras e e-procurement. A entrevista com este participante teve
durao de 32 minutos e 14 segundos (E1).
O entrevistado 2 possui vasto conhecimento e experincia profissional, tem atuado na
rea de compras e e-procurement h pelo menos vinte e cinco anos. A entrevista com este
profissional teve durao de 01hora e 05 minutos (E2).
O entrevistado 3 possui extensa experincia profissional e atua na rea de compras e eprocurement h mais de dez anos. A entrevista com este profissional teve durao de 31
minutos e 10 segundos (E3).
2.1 Anlise dos Resultados e Discusso
A anlise do contedo dos dados das entrevistas foi realizada, primeiramente foi feita
a pr-anlise do material, prosseguindo com sua explorao para a identificao das
categorias, nesta etapa foi utilizado o software Qualitative Data Analysis - QDA Miner 4.0,
com vistas a extrao dos principais elementos. As unidades de significado foram agrupadas
em categorias: C1: Definio e-procurement; C2: Funcionalidades de e-procurement aos
compradores (clientes); C3: Funcionalidades de e-procurement aos fornecedores
(vendedores); C4: Benefcios aos compradores (clientes); C5: Benefcios aos fornecedores
(vendedores); C6: Implantao do sistema; C7: Riscos e barreiras aos compradores (clientes)
e C8: Riscos e barreiras ao fornecedores (vendedores). Tais categorias so apresentadas na
anlise a seguir.
O processo de compras uma tarefa muito rdua nas organizaes. Envolve a busca e
o relacionamento com diferentes tipos de fornecedores e a gesto de uma grande quantidade
de itens necessrios ao dia a dia das organizaes. uma rea muito estratgica e relevante j
que disponibiliza dinheiro das empresas, e a forma como este recurso gasto, possveis
ineficincias ou equvocos no exerccio desta atividade podero trazer impactos significativos
ao desempenho organizacional e, consequentemente, a sustentabilidade financeira da
organizao (TRKMAN; MCCORMACK, 2010). Considerando a resposta dos entrevistados
nota-se que a definio de e-procurement condizente com a literatura, que o considera
como a utilizao de uma plataforma eletrnica nas aquisies, que permite a organizao,
por meio de um sequenciamento inteligente de atividades, o registro de todas as etapas do
processo de aquisio, permeando o relacionamento entre fornecedor e cliente (ALANIZ;
ROBERTS, 1999; MORRIS et al., 2000; ABERDEEN, 2001; TATSIS et al., 2006).
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E1: "A gente parte primeiro do tema procurement, que focando nas compras, e acho que o tema
procurement era sempre buscando fontes de informao [...] O tema procurement, depois o eprocurement, que como utilizar isso atravs de plataformas eletrnicas, plataformas que
pudessem falar com o fornecedor de forma online, que pudesse trazer mais rastreabilidade, e mais
auditabilidade para o processo".
E2: "Na realidade a tentativa de tentar transportar um processo que hoje de compras para um
sistema informatizado. Seja o processo por uma tomada de preos simples, seja o processo de uma
compra atravs de um catalogo eletrnico [...] Seja o uso de mecanismos adicionais que um
sistema eletrnico pode prover, uma soluo de leilo, uma capacidade que o sistema te d de
auditabilidade que muito maior".
E3: "de forma simples, uma forma mais automatizada e mais inteligente de executar processos de
aquisio de materiais e servios".

Quando questionados sobre as funcionalidades de e-procurement sob o ponto de

vista do cliente (comprador), todos os entrevistados fizeram meno a uma soluo de
cotaes, denominado na literatura por De Boer et al., (2002) como e-tendering.
Considerando que os compradores devem garantir o abastecimento de um nmero
significativo de itens, em especial os itens MRO, uma soluo eletrnica de cotaes muito
til. Relevante tambm a prpria natureza da funcionalidade de e-procurement que
possibilita a comunicao com o fornecedor em tempo real. H uma meno em referncia as
funcionalidades E-MRO e Web-based ERP, que permitem a criao de requisio de pedidos
(ou solicitao, como usado na definio do e-procurement item 2.3). A funcionalidade
Leilo Reverso foi mencionada por um entrevistado, que destacou seu papel ainda
coadjuvante, apesar de necessria aos processos de negociao.
E2: "Solues de negociao acho que so solues, a de leilo, n, so solues que j tiveram
uma importncia muito grande, hoje tem uma soluo menor, ela est muito ligada a um [...]
Ento, acho que uma soluo necessria, uma soluo reverso (leilo), para a negociao, mas
ela hoje tem papel mesmo de coadjuvante [...] As empresas precisam de soluo de cotao, isso
um fato, no existe a possibilidade de eliminar esse processo, elas usam muito isso [...] Mas, acho
que so esses os caminhos mesmo, compra por contrato, catlogo e soluo de cotao [...]
Cotao. No Brasil hoje isso, cotao".
E3: "basicamente requisio, cotao e pedidos".

Quando questionados sobre as funcionalidades de e-procurement sob o ponto de

vista do fornecedor (vendedor), os entrevistados destacam a soluo de cotaes, que
proporciona ao fornecedor uma perspectiva muito abrangente do controle e gesto sobre sua
performance no atendimento aos clientes, no tocante a taxa de cotaes recebidas e ndice de
atendimento.
E1: "controlar cotaes. Puxa, eu tenho agora um relatrio, algum lugar que eu posso avaliar
quantas vezes eu fui solicitado para cotar, que preo que eu cotei, se eu ganhei pedidos ou no [...]
Olha, eu tive acesso para 100 propostas e das 100 propostas, eu recebi pedido para 30. Bom, j
um indicador, em termos de funcionalidade gerencial".
E2: "algumas solues tecnolgicas trazem o informaes sobre o ndice de atendimento em um
processo de compra. Quanto tempo levou, quantas cotaes foram respondidas em um
determinado perodo de tempo, ento essa informao j traz um aspecto de gesto do ponto de
vista do controle da rea"
E3: "Resposta de cotao e resposta de pedido de compra".

Acerca dos benefcios aos compradores (clientes) os entrevistados mencionaram

aspectos relativos a compliance, transparncia, auditabilidade, rastreabilidade e controle do
processo como um todo. Este resultado consistente com o estudo de Smart (2010b), que
estudou 3 negcios e obteve resultados semelhantes acerca dos benefcios, que considerou
como direcionadores do uso de e-procurement, compliance (observncia) dos gastos,
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visibilidade do gasto global, auditabilidade dos gastos. Controle e transparncia tambm so

relatados na literatura como importantes benefcios do sistema (RONCHI et al., 2010).
E1: "Acho que o principal (benefcio) o compliance, por conta da transparncia. Quando a gente
pensa em grandes corporaes, e que tem departamento de compras assim com 50 funcionrios, 30
funcionrios, 70 funcionrios, como controlar o que essas pessoas esto fazendo, como controlar
como elas esto se comunicando com o fornecedor"
E2: " Maior auditabilidade do processo. Qualquer informao colocada na plataforma, ela no
tirada, ela pode ser at alterada, mas a rastreabilidade do processo est l dentro" [...] Maior
visibilidade do que est sendo comprado. Se ele quiser ter, se ele no quiser ter, tambm tem
formas dele escapar, mas se ele quiser ter, ele tem muito mais visibilidade".

Ainda considerando os benefcios aos compradores (clientes), percebe-se que a

funo do comprador ganha uma outra conotao, ou seja, h uma transformao no papel do
comprador, que deixa de se preocupar com atividades operacionais do cotidiano e passa a
gastar mais tempo com tarefas mais estratgicas, atuando nas necessidades do cliente e
negociao. Coerente com o estudo de Smart (2010b), um direcionador de e-procurement
evidente nos trs casos estudados relativo a necessidade de haver um movimento da gesto
de compras das atividades transacionais para as estratgicas".
E1: "Porque o foco fica na negociao e no na transao, manda a cotao, guarda no arquivo
porque eu tenho medo do auditor chegar e eu no ter a cotao l. Est l no sistema, j fiz, est l,
vai para a frente".

Tambm analisando a perspectiva de benefcios aos compradores (clientes), um

sistema eletrnico de aquisies proporciona muitos benefcios e ganhos operacionais, estes
aspectos so fortemente evidenciados pela anlise das respostas dos entrevistados e
corroborados pela literatura, que destaca a Reduo de despesas administrativas e Diminuio
do ciclo do pedido (MORRIS et al., 2000; SMART; HARRISON, 2003; ABERDEEN, 2005;
TATSIS et al., 2006; RONCHI et al., 2010; SMART, 2010b). Os entrevistados apresentaram
os seguintes aspectos: produtividade, eficincia, resultado, velocidade, controle, gesto,
otimizao de processos, reduo do custo operacional
E1: maior produtividade, maior eficincia, maior resultado [...] Ento em eficincia ganha
velocidade
E2: "Maior gesto, maior controle [...]Se tem muito menos gerao de papel, ento voc tem um
lado tambm ambiental que muito interessante [...] Velocidade do processo.". Uma mdia de um
comprador na frente de um "processinho", at que bem estruturadinho, mas manual, ele consegue
fazer um coisa entre cinco a seis pedidos de compras por dia. Um profissional na mesma condio,
usando uma plataforma tecnolgica, ele faz 11 a 13 pedidos de compra por dia, ele chega a esse
patamar. A produtividade, ela vai muito mais para cima [...]Tirar trabalho operacional fortemente
[...] Ento tem um lado mesmo de reduo de custo operacional que muito forte".
E3: " otimizar processos, reduzir custo operacional".

A Reduo dos preos ou Reduo de custos de aquisio so benefcios aos

compradores (clientes) que tambm se apresentaram na entrevista e so corroborados pela
literatura. visto que ao ter um processo automatizado e registrado em uma plataforma segura,
minimiza-se o volume de compras no planejadas (Maverick Buying) (MORRIS et al., 2000;
NEEF, 2001; SMART; HARRISON, 2003; ABERDEEN, 2005; TATSIS et al., 2006;
RONCHI et al., 2010).
E3:reduzir o custo de aquisio mesmo, olhar o total, o custo total de aquisio, tambm comprar
mais barato alm de reduzir o custo de processo.

10

A descentralizao do processo de compras e Reduo dos Estoques tambm foram

consideradas como benefcios aos compradores (clientes) na entrevista (ABERDEEN, 2005;
RONCHI et al., 2010).
E2: "No sei se vocs j tiveram a oportunidade de ver um comprador de material de escritrio, ele
termina de fazer um pedido de lpis, caneta, borracha, ele fala: ufa, terminei, ele olha para o lado
j tem gente pedindo de novo lpis, caneta, borracha. Esse mundo ele desaparece. A partir do
momento que voc entregou essa possibilidade para outro fazer a chama requisio de compras, a
rea de compras deixou de ter um trabalho operacional desses itens, uma vez que ela negociou
tudo por contrato".
E2: Traz benefcios de controle de estoque, voc tem uma reduo de controle de estoque at
usando, por exemplo, o exemplo do material de escritrio, muito comum voc ter o estoque
principal da empresa e os estoquezinhos que esto espalhados pelos armrios que por a vo [...]

A percepo dos entrevistados quanto aos benefcios aos fornecedores (vendedores)

pelo uso de sistemas e-procurement positiva, as evidncias retratam aspectos relativos a:
acesso a informao - tendo em vista que o sistema proporciona uma estatstica de
atendimento a este canal, histrico, ndice de vendas, atendimento a cotaes, dentre outros;
acesso a um mercado maior de clientes, possibilitando a expanso das vendas; reduo de
despesas administrativas com vendedores. interessante notar que so raros os estudos que
consideram o impacto da adoo de e-business, sob a perspectiva dos fornecedores, no tocante
a benefcios e desempenho, entretanto, tal achado coerente com a literatura identificada que
apresenta como benefcio estratgico o desenvolvimento de novos negcios e como benefcios
operacionais a eficincia em custos a partir de um maior volume de vendas, aumento da
rentabilidade (SANDERS, 2007).
E1: "Bom, acho que ter uma estatstica sobre esse canal, que talvez seja mais interessante que o
canal tradicional, acho que pode ter um aumento na velocidade do fechamento de negcios, uma
diminuio desses gastos com vendas e maior transparncia, evitando at corrupes [...] Tem
acesso a novos clientes, n? Entrar em uma comunidade onde tem l o meu cliente, o cliente que
me convidou para entrar nessa comunidade, e quando voc entrou nessa comunidade tem l muitas
de empresas grandes que eu jamais teria acesso".
E2: "uma soluo de cotao, ele tem um histrico do que ele j fez, do que ele j praticou [...] Se
uma soluo, por exemplo, de leilo, ele tem a possibilidade at de comparao de preos da
performance da empresa dele em relao ao mercado, ento ele tem informao" [...] ndices de
vendas, por exemplo, em uma plataforma de catalogo eletrnico [...] Ento existe forte
possibilidade de voc reduzir, ou por outro lado, existe forte possibilidade de voc aumentar o
contexto de venda da sua empresa."
E3: "ele tem a oportunidade de vender para vrios, ento ele tambm acaba enxergando
oportunidades de expanso de vendas. Passa a ser um canal, a ferramenta de e-procurement,
quando a gente pensa em um modelo de comunidade".

Interessante notar que no tocante aos benefcios aos fornecedores (vendedores)

houve a evidncia de um aspecto importante no localizado na literatura pesquisada: a
transformao do papel do vendedor, que assim como a funo do comprador, passa a ser
mais estratgica, se distanciando do operacional e transacional.
E1: "O vendedor tem que ser de fato um gerador de negcios, ento, eles passam a ser um gerente
de contas. Eu fao a gesto de uma conta, no fao aquele trabalho operacional de tentar entender
o que o cliente quer, tentar anotar, fazer reunies, colocar isso em um fluxo que talvez esteja muito
na cabea dele. Ento o vendedor vira mais estratgico, tentar trabalhar realmente na necessidade
dos clientes, e a empresa tambm para de perder dinheiro com bobagem".

Todos os entrevistados foram unnimes em enfatizar a necessidade de um processo de

Gerenciamento de Mudanas (Change Management) quando questionados sobre aspectos
relativos a implantao do sistema, destaca-se a necessidade da assimilao da mudana
11

pelas profissionais envolvidos em prol da utilizao do sistema. Tal resultado coerente com
a literatura, importante que as pessoas compreendam que a lgica de execuo dos
processos mudou e assimilem a importncia da nova sistemtica, para isto a gesto da
mudana necessria e minimiza os riscos inerentes (ALANIZ; ROBERTS, 1999;
CHAFFEY, 2002; TATSIS et al., 2006). Resultados condizentes tambm com as prescries
da metodologia ITIL (Information Technology Infrastructure Library) para implementao de
sistemas de TI, que no grupo de funes operacionais, d destaque ao Gerenciamento de
Mudanas, que cuida da implantao de maneira eficiente das mudanas aprovadas com a
chegada no novo sistema (ITIL, 2004).
E1: "realmente o Change Management, claro, a primeira mudana : vamos mudar. E
documentar o que voc faz de uma forma, na realidade. As reas de compras dificilmente... elas
tem l o seu manual, como que as coisas acontecem, mas muitas das coisas esto nas cabeas da
pessoas, dos compradores em si, dos aprovadores, e dos gerentes de compras"
E2: "H uma tendncia de que as camadas mais altas queiram utilizar, as camadas menos altas
tenham restrio a utilizar. Ento, tem um processo mesmo de Change Management para voc
fazer a soluo ser utilizada no nvel que voc espera que ela seja utilizada. Isso leva algum tempo,
alguns meses para que voc tenha efetivamente pleno uso da soluo tecnolgica"
E3: " que o Change Management, esse muito importante, e s vezes voc pode ter algum tipo
de dificuldade, algum tipo de resistncia em voc mudar os processos que j esto estabelecidos.
Uma vez que voc ultrapassa essa barreira"

Ainda considerando o aspecto da implantao do sistema, os entrevistados

consideraram fator crucial para o sucesso da implantao de um sistema e-procurement a
utilizao de uma metodologia de projetos, coerentemente com a literatura de gerenciamento
de projetos de tecnologia de informao, que considera que as organizaes realizam esforos
para a assimilao, implantao e utilizao de TI, tais esforos so expressos na forma de
projetos de TI (ALBERTIN; ALBERTIN, 2005).
E1: "Acho que projeto, tem que ter a metodologia de projeto. Mais nada, no sei. Se no seguir
um projeto, uma metodologia clara de PMO acho que no vai dar certo".
E2: "Participao, forte participao no projeto, nem sempre isso uma realidade; tentar
transportar de uma forma clara a cultura da empresa para o que chamado de especificao; e
investir bastante tempo no que chamada validao da especificao. Se voc investe tempo em
validar uma coisa que foi desenhada para voc, voc tem uma possibilidade de conquistar um
sucesso maior".

O envolvimento e suporte da alta direo fundamental s organizaes que desejam

ter sucesso na implantao de um sistema e-procurement, a assimilao desta inovao
intraorganizao perpassa a legitimao de seu uso pelos gerentes seniores, que devem apoiar
e estar fortemente envolvidos com vistas a adeso e assimilao pelos colaboradores,
minimizando e superando a resistncia inicial (RAI et al., 2009). De acordo com os
entrevistados o envolvimento, apoio e patrocnio da alta direo na implantao de um
sistema e-procurement so importantes para a utilizao do sistema na empresa, o que
coerente com a literatura.
E2: "Ento, se ela no for envolvida, voc pode no ter um apoio dessa entidade (alta direo) no
passo seguinte [...] Tem um lado de implementao em que tambm voc tem de novo que ter o
apoio dessa entidade.
E3: "Mal patrocinados internamente (projetos), parte da empresa no utiliza, criou-se uma
resistncia e essa resistncia no foi vencida para a utilizao do sistema".

Acerca dos riscos e barreiras aos clientes (compradores) pelo uso de uma soluo
de e-procurement evidenciou-se a importncia de se considerar o aspecto cultural para
minimizar a resistncia dos envolvidos, tambm coerente com a literatura (ALANIZ;
ROBERTS, 1999; CHAFFEY, 2002; TATSIS et al., 2006). Outros aspectos foram
12

demonstrados, com potencial de minimizar os riscos, so relativos a adoo individual de

tecnologia, como expectativa de desempenho - benefcio, e expectativa de esforo facilidade de uso, soluo amigvel (VENKATESH et al., 2003). Outros aspectos importantes
que ampliam a discusso sobre riscos e barreiras quanto a possveis comportamentos
corruptos seja pela empresa ou pelas pessoas envolvidas no departamento de compras e
quanto a subutilizao do sistema, pelo uso de sistemas paralelos.
E2: "barreira cultural, acho que o lado cultural. Se ele no quebra o lado cultural ele consegue
fazer uma implementao [...] tem um lado mesmo de cultura que tem que trazer o beneficio. Para
ser fcil o lado cultural funcionar, a soluo tem que ser muito amigvel, muito fcil de utilizar,
que ele usa aquilo com prazer, n, ento tem esse lado [...] Um projeto mal implementado um
risco, se voc no conseguir transportar toda a sua necessidade para l um risco.
E2: "Se a empresa for uma empresa que tem o seu lado corrupto, isso uma tremenda
desvantagem para ele.
E3: "Acho que s tem desvantagem se o sistema no for bem utilizado [...] se paralelamente
soluo voc ainda manda um pedido de compra por e-mail, por fax, se voc no tem um canal
nico de contato com seus fornecedores e a realmente voc vai ter insucesso na utilizao das
ferramentas".

Considerando os riscos e barreiras aos fornecedores (vendedores) houve destaque a

competitividade do mercado e a necessidade do fornecedor estar preparado para atuar em um
mercado de intensa concorrncia, desta forma, a ausncia de uma estrutura fsica e recursos
necessrios e capacitados a atender as demandas deste novo canal de vendas, tanto no aspecto
de resposta s cotaes, quanto sob a perspectiva de atendimento ao cliente como um todo e
nvel de servio, coerente com a literatura que destaca problemas na adoo, falta de uma
gesto profissional e habilidades tcnicas e falta de tecnologias e ferramentas para o uso do
sistema (GUNASEKARAN et al., 2009). Outro fator considerado risco o possvel
comportamento desonesto do fornecedor.
E1: "Risco... ele est agora no mercado competitivo, n? Ento, ele tem que ser mais competitivo
se ele quiser se manter fornecedor da empresa que adotou o e-procurement. Tem que ser mais
competitivo".
E2: Ele pode ter um problema se tiver uma estrutura fsica ruim [...] Se ele um mal fornecedor do
ponto de vista do que o comprador est medindo como performance, ele vai ter um problema [...]
Se tiver o lado corrupto tambm, que tambm est sendo registrado ali
E3: A desvantagem se eu no estou preparado para responder atravs de um sistema de eprocurement, se eu no tenho uma estrutura mnima [...] tem que ter algum que esteja l
acompanhando os processos, respondendo dentro do tempo pedido pelos clientes, seno voc vai
perder negocio [...] Ento tem prazo de cotao e quando vence aquele prazo, desaparece a
cotao".

3. CONSIDERAES FINAIS
Este estudo teve como objetivo a identificao das potencialidades e barreiras na
adoo de sistemas e-procurement. Pela a anlise dos dados da presente pesquisa, o eprocurement considerado como uma plataforma eletrnica que viabiliza e suporta todo o
processo de compras de uma organizao. Quanto as funcionalidades proporcionadas por um
sistema e-procurement, tanto sob a perspectiva dos compradores, quanto dos fornecedores,
evidenciou-se a soluo de cotaes.
Acerca dos benefcios proporcionados por uma soluo e-procurement aos
compradores, h uma vasta lista de benefcios evidenciados nesta pesquisa, proporcionados
pela automao do processo de compras, onde se destacam: compliance, transparncia,
auditabilidade, rastreabilidade, controle do processo como um todo, transformao no papel
do comprador, produtividade, eficincia, velocidade, controle, gesto, otimizao de
13

processos, reduo do custo operacional, reduo de custos de aquisio, descentralizao do

processo de compras, reduo de estoques, resultado que corroborado pela literatura
(MORRIS et al., 2000; SMART; HARRISON, 2003; ABERDEEN, 2005; TATSIS et al.,
2006; RONCHI et al., 2010; SMART, 2010b). Na perspectiva dos fornecedores, destacam-se
como benefcios o acesso a novos clientes e o desenvolvimento de novos negcios estratgicos e a eficincia em custos, a partir de um maior volume de vendas, aumento da
rentabilidade - operacionais.
Quanto implantao do sistema, ficou evidente a necessidade do estabelecimento de
um processo de Change Management, em prol da assimilao da mudana pelos envolvidos.
A utilizao de uma robusta metodologia de projetos foi considerada fator determinante para
o sucesso da implementao de sistema e-procurement, e tambm se fez presente a
importncia do envolvimento e suporte da alta direo com vistas a adoo pelos
colaboradores.
Em relao aos riscos e barreiras na adoo do sistema pelos clientes, destacam-se o
aspecto cultural; a falta de assimilao dos benefcios e ganhos pelos colaboradores; a
dificuldade de uso do sistema - ferramenta no amigvel; a utilizao de sistemas paralelos e
possveis comportamentos desonestos por parte dos envolvidos, que podem dificultar a
implementao e favorecer a resistncia dos colaboradores para a utilizao do sistema. Sob o
prisma dos fornecedores, alguns riscos se evidenciaram, tais como a competitividade do
mercado que pode ser uma barreira na medida em que no haja gesto profissional e uma
estrutura qualificada para o atendimento a demanda e clientes. Outro risco identificado o
eventual comportamento desonesto por parte do fornecedor.
Este estudo traz contribuies para a teoria, para o aumento do arcabouo terico no
campo da adoo de sistemas interorganizacionais - business-to-business, em especial eprocurement, visto que so poucos os estudos no Brasil sobre o tema. Sob o ponto de vista
gerencial, ele pode auxiliar os gestores no estabelecimento de tticas para melhorar o
processo de adoo e implementao do sistema. Para estudos futuros recomenda-se
aprofundar a investigao acerca das potencialidades e riscos do uso de e-procurement sob a
perspectiva dos fornecedores e sugere-se que o desenvolvimento de estudos de caso
complementares em fornecedores e compradores. Adicionalmente, tendo em vista a
identificao dos conceitos fundamentais envolvidos, pode-se sugerir uma pesquisa
quantitativa que poder fornecer uma viso mais completa do cenrio de empresas.
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