ENSAYO FINAL SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL

JHON JAMES CASTRILLN GALINDO

ESCUELA DE GESTION Y FORMACIN EMPRESARIAL

DEMPRESA
TECNICO LABORAL EN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CALI
2016

GESTIN DOCUMENTAL
Desde hace mucho tiempo el tema de la Gestin documental ha sido de
mucha importancia dentro de las empresas, ya que siempre se ha visto que el
volumen de documentos es numeroso dentro de las PYMES, todo esto hizo
que se empezara a pensar en prcticas y procedimientos para administrar las
compaas, esta disciplina globaliza el flujo de todos los documentos y posee
dos grandes objetivos los cuales son facilitar que a la informacin guardada se
pueda acceder fcilmente y que
permanezca de manera segura todo el
tiempo que sea posible, a pesar de que todo esto se pueda hacer de manera
interna en la empresa existen entidades con mucha experiencia en el tema las
cuales manejan todo este proceso internamente
Durante muchos siglos la gestin documental ha sido manejada en lugares
tales como: archivadores, carpetas de folder y bibliotecarios, ms adelante
esto empez a ser guardado en medios pticos, los informticos han ayudado
supremamente en la evolucin de los sistemas de informacin, ya que muchas
compaas de desarrollo de software se han especializado en disear
programas que hoy en da son de mucha ayuda para llevar el orden de los
documentos dentro de las empresas en las que estemos trabajando ,ya que
todos los dueos de las organizaciones deben llevar un soporte de los
documentos con los que trabajan dentro de ella , porque un desorden en la
papelera de una empresa podra llevar al quiebre de esta , ya que una entidad
siempre debe llevar muy bien sus soportes contables para saber cmo va ha
sido su crecimiento durante los ltimos meses y aos .
Los archivos que solamente hagan parte del papel y no estn dentro de la
base de datos , tambin pueden ser transformados por un software de
procesamiento de documentos e ingresados a nuestro sistema actual para ser
modificados por la empresa, este conjunto de programas entran a hacer parte
de los sistemas de administracin, Para seguir hablando de la gestin
documental entraremos a mirar la importancia que tienen los flujos de trabajos
los cuales son los pasos que nos permiten que se cumplan los objetivos
perfectamente, es decir desde que los documentos se crean, se tramitan o se
destruyen, tambin se debe tener bien claro el funcionamiento de la empresa
para lograr obtener un control de cualquier rea , todo esto es trabajado
mediantes estndares ya estipulados para que la informacin sea clara y no
solo sea ponerla por escrito sino representarla estructuradamente siguiendo
estndares que pasan a ser integrados en los sistemas de datos ,as se podr
asignar adecuadamente responsabilidades , procesos , tiempos y atributos
determinados en cualquier fase de la gestin de la documentacin .
Dentro del flujo del sistema de Gestin documental entraremos a hablar de
algunos elementos que hoy en da han facilitado este trabajo empezaremos
hablando de las bases de datos, en donde entran a ser parte primordial los
clientes ya que los sistemas permiten que los trabajadores ingresen a una
base de datos de la empresa e ingresen valores o se ayuden con los ya

existentes en esta. En una base de datos se puede encontrar toda la

informacin de muchos aos de una empresa por lo que se le puede
considerar como un documento de gestin otro elemento importante es el
hardware que es todo lo que se puede tocar en el computador (teclado
,mouse ,parlantes pantalla), esto hay que tenerlo en cuenta porque son
elementos por los cuales vamos a ingresar y trasmitir los datos a nuestros
sistemas de informacin , por otro parte entraremos a hablar de los escneres
y de los dispositivos de digitalizacin que nos sirven para ingresar al sistema
los documentos originales y convertirlos en medios digitales y por ende poder
realizarle modificaciones , los servidores son de gran ayuda ya que gracias al
buen desempeo generan un procesamiento muy rpido de los documentos
,todo esto gracias a que posee una fuente especial para los servicios de
almacenamiento de archivos , bases de datos , conexin o para conectarsen a
las impresoras gracias a este mecanismo tambin se evitaran la presencia de
virus y se le facilitara a la empresa para desempear una mayor
productividad en el trabajo de sus empleados , el siguiente elemento es el
software que nos ayuda para agilizar procesos y por ende disminuye costos de
manera amplia , estos programas muestran la informacin que necesiten los
empleados de manera instantnea y mejora enormemente el ritmo de trabajo
todo esto gracias a las compaas encargadas de hacer software relacionados
con la gestin documental , Existen
soluciones informticas para toda la
administracin de los archivos , las redes son otro tema de suma importancia
dentro de la compaa ya que por medio de estas los empleados comparten
sus archivos en una unidad local para que sean tomados para realizar informes
de trabajo y puedan acceder entre los empleados de distintos cargos
rpidamente a la informacin , es decir una persona de compras podra
compartir archivos con una persona de contabilidad y as sucesivamente, cada
usuario tiene su usuario y contrasea es de suma importancia que la recuerden
ya que con ella ingresan al aplicativo para revisar sus archivos con los que
tiene que trabajar en el da a da , esto hace parte de una seguridad para que
personas que no tienen que ver nada con la empresa no ingresen a revisar
documentos privados , por ultimo hablaremos de los administradores que son
los encargados de codificar la informacin en el servidor y aplicarle clave de
acceso que solo lo tendrn las personas con cargos superiores o con permisos
especiales
En algunas empresas existen polmicas a la hora de emplear Gestion
documental, hablaremos de 10 razones por las cuales es bueno emplear esta
modalidad en una compaa lo primero es que nos permitir disminuir los
costes documentales de la empresa por tecnologas ms baratas que elaboran
las misma tareas, tambin se mejorara la atencin al cliente ya que se
encuentra en el sistema la informacin de manera oportuna es decir
clasificando la informacin por ubicacin y persona a cargo para garantizar la
entrega correcta de la informacin y ahorrar tiempo , se mejorara la eficacia
de los empleados ya que todo se manejara por el sistema y se dejara a un

lado lo manual , se mejorara el orden de los documentos ya que todo va estar

en el software de gestin documental tambin se reducira la produccin de
documentos de medio fsico y todo lo relacionado con la administracin de los
archivos se reducira tambin la bsqueda de archivos y se permitira la
recuperacin de los que se encuentre en mal estado , se permitira contribuir
en el cumplimiento de los datos manejados en el archivo y se ayudara con el
medio ambiente ya que todos los archivos quedan de manera digital y no se
gasta papel ni se arrojan por ah en cualquier lugar para terminar hablaremos
del control de la informacin la cual nos permite organizar todos los archivos
con los que andemos trabajando , es de suma importancia porque todos los
documentos debemos saber en qu lugar estn clasificados para cuando los
vayamos a usar
A continuacin, hablaremos de buenas prcticas durante la Gestion
documental:
Hoy en da las empresas PYMES quieren conseguir ms con lo poco que
tienen, las empresas a diario generan muchos documentos y estos hacen
parte de la ganancia de la compaa, para esto es que se debe empezar a
implantar la Gestin Documental en las pequeas y medianas empresas, En
otras palabras es todo el proceso por el que pasan los documentos dentro de
la empresa desde que se introduce, registra, ordena y se guarda en el sistema.
VENTAJAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
-Mejora el servicio al cliente
- Reduce costos y tiempos de respuesta
-Fcil y rpido acceso a todos los documentos las 24 horas
-Disminucin en tiempos de bsqueda
-Cumplimientos a las regulaciones del gobierno
-Reduccin de espacios de almacenamiento
-Convertirse en una empresa responsable con el medio ambiente
-Control y seguridad de la informacin
- Evita perdida de documentos
La gestin documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y
mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave
que nos puede ahorrar muchsimo tiempo y dinero al querer encontrar un
documento o informacin, tambin permite conservar documentos teniendo
como base la normatividad de la ley general de archivos.
El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales
y tecnolgicas que garanticen su originalidad e integridad. Tambin debe contar
con un buen sistema de administracin de documentos que permita almacenar

y recuperar la informacin, es vital para la permanencia de cualquier

organizacin, sin importar su tamao.
Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo,
proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la
informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms
rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.

WEBGRAFIA

http://www.processonline.com.co/blog/como-reducir-sus-gastos-en-laadministracion-de-sus-documentos/
http://www.processonline.com.co/blog/10-razones-para-implementar-gestiondocumental/
http://www.ticbeat.com/tecnologias/10-razones-implantar-gestion-documentalempresa/