CONDICIONES GENERALES PARA LA CERTIFICACIN DE

SISTEMAS DE GESTIN
Clave EPEC02

Responsable: Coordinacin de Sistemas de Gestin

1.

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Condiciones Generales para la Certificacin de Sistemas de Gestin

Fecha de aplicacin: 2015-03-30

OBJETIVO
Establecer las condiciones bajo las cuales el IMNC decide sobre otorgar, mantener, ampliar/reducir, suspender y retirar la
certificacin a las organizaciones que tienen documentado e implantado un sistema de gestin.

2.

CAMPO DE APLICACIN
Este documento aplica a las organizaciones que inician el proceso de certificacin de su sistema de gestin, as como
aquellas que han obtenido la certificacin con el IMNC.
La certificacin de sistemas de gestin no constituye una certificacin de productos, procesos o servicios, la cual es objeto
de otro tipo de certificacin.

3.

REFERENCIAS:
Para la adecuada aplicacin de este documento y de acuerdo con el tipo de sistema de gestin a certificar, se requieren
consultar las siguientes referencias en su edicin vigente:
3.1 ISO 19011:2011 / COPANT / ISO 19011-2011 / NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2012 -Directrices para la auditoria de los
sistemas de gestin
3.2 ISO 9001/COPANT/ISO 9001/NMX-CC-9001-IMNC: Sistemas de gestin de la calidad Requisitos
3.3 ISO 14001/NMX-SAA-14001-IMNC: Sistemas de gestin de ambiental Requisitos con orientacin para su uso
3.4 NMX-SAST-001-IMNC: Sistemas de administracin de seguridad y salud en el trabajo Especificacin
3.5 NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC / ISO 22000 - Sistemas de gestin de la inocuidad de los alimentos Requisitos para
cualquier organizacin en la cadena alimentaria
3.6 ISO/TS 22003 Sistemas de gestin de la inocuidad de los alimentos Requisitos para los organismos que realizan la
auditora y la certificacin de sistemas de gestin de la inocuidad de los alimentos
3.7 ISO/IEC 17021- Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y certificacin
de sistemas de gestin
3.8 ISO 50001:2011 / NMX-J-SAA-50001-ANCE-IMNC-2011: Sistemas de Gestin de la Energa Requisitos con orientacin
y uso.
3.9 RPEC01 Reglamento para el uso de marcas IMNC- Certificacin de sistemas de gestin
3.10 IAF MD 1:2007 IAF Mandatory Document for the Certification of Multiple Sites Based on Sampling
3.11 IAF MD 2:2007 IAF Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems
3.12 IAF MD 3:2008 IAF Mandatory Document for Advanced Surveillance and Recertification Procedures
3.13 IAF MD 4:2008 IAF Mandatory Document for the use of Computer Assisted Auditing Techniques (CAAT) for
Accredited Certification of Management Systems
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3.14 IAF MD 5:2013 IAF Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits
3.15 IAF MD 7:2010 IAF Mandatory Document for Harmonization of Sanctions to be applied to Conformity Assessment
Bodies
3.16 IAF MD 10:2013 IAF Mandatory Document for Assessment of Certification Body Management of Competence in
Accordance with ISO/IEC 17021:2011
3.17 IAF MD11:2013 IAF Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021 for Audits of Integrated Management
Systems
3.18 IAF MD12:2013 IAF Mandatory Document Assessment of Certification of Activities for Cross Frontier Accreditation
3.19 IAF GD3:2003 IAF Guidance on Cross Frontier Accreditation
4.

DEFINICIONES
Para efectos de este documento se aplican las definiciones establecidas en la norma de referencia correspondiente de
acuerdo con el sistema de gestin, as como las siguientes:
4.1 Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
4.2 Auditoria etapa 1: Consiste en verificar la descripcin del sistema de gestin, si se contemplan todos los elementos sealados
por la norma de referencia correspondiente, as como la viabilidad para realizar la auditoria de etapa 2.
4.3 Auditoria etapa 2: El propsito de la auditora de la etapa 2 es evaluar la implementacin, incluida la eficacia, del sistema de
gestin del cliente. La auditora de la etapa 2 debe tener lugar en las ubicaciones del cliente.
4.4 Auditora de seguimiento: Las auditoras de seguimiento son auditoras in situ, pero no son necesariamente auditoras de todo
el sistema y deben planificarse junto con las otras actividades de vigilancia, de manera que el organismo de certificacin pueda
confiar en que el sistema de gestin certificado contina cumpliendo los requisitos entre las auditoras de renovacin de la
certificacin.
4.5 Auditoria notificada a corto plazo: Servicio de Auditora notificada al Cliente con el fin de investigar quejas, en respuesta a
cambios, seguimiento de clientes con la certificacin suspendida, accidentes, incendios.
4.6 Auditoria de vigilancia: Auditora realizada peridicamente a una organizacin para verificar la continuidad o mantenimiento
de la conformidad del certificado de registro de empresa otorgado durante su periodo de vigencia.
4.7 Certificado de registro de empresa: Documento proporcionado por el IMNC a la organizacin, como evidencia de que los
sistemas de gestin de la organizacin est en conformidad con los requisitos de la norma de referencia y con los requisitos
especficos del esquema de certificacin.
4.8 Dictamen: Documento emitido por el IMNC en donde se expresa la decisin de otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender
o retirar la certificacin del sistema de gestin de la organizacin.
4.9 Documentacin del sistema: La infraestructura documental que describe puntualmente las actividades que realiza la
organizacin. en su sistema de gestin.
4.10 Organizacin multisitio: Organizacin que cuenta con una red de oficinas o sucursales (sitios), donde se tiene un sistema de
gestin centralizado a partir del cual se planifican y controlan las actividades que se realizan parcial o totalmente en cada sitio
4.11

Sitio: Una localidad permanente donde una organizacin realiza un trabajo o un servicio.

4.12

Sitios adicionales: Un nuevo sitio o grupo de sitios que sern adicionados a una red existente de multisitios certificados.

4.13 Sitio temporal: Un sitio temporal es una instalacin realizada por una organizacin para realizar un trabajo especfico por
un periodo de tiempo definido y que no se convertir en sitio permanente (por ejemplo sitios de construccin)
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4.14 Testificacin: Evaluacin realizada por alguna entidad de acreditacin, su equivalente o por el propio IMNC con el propsito de
verificar el desempeo tcnico del equipo auditor del IMNC.
4.15 Observador: Persona que acompaa al equipo Auditor; pueden ser miembros de la Organizacin del Cliente, consultores,
Personal de un Organismo de acreditacin que est presente, Autoridades Reglamentarias o cualquier otra persona, cuya
presencia est justificada. El observador no interviene en ninguna de las etapas del ejercicio de la auditoria.
4.16 Consultora de sistemas de gestin: Participacin en el diseo, la implementacin o el mantenimiento de un sistema de
gestin. No podr tener contacto directo con el Organismo Certificador, ni toma de decisiones sobre el Sistema evaluado.
5.

CRITERIOS DE ACEPTACIN
5.1 Podr participar en este esquema cualquier organizacin, de cualquier tipo y tamao que opere un sistema de gestin
acorde a las normas citadas en el apartado 3, excepto si se trata de un organismo de certificacin, o si la relacin
representa una amenaza a la imparcialidad.
5.2 Al firmar la propuesta econmica la organizacin manifiesta que ha ledo, comprendido y acepta las Condiciones
Generales para la Certificacin de Sistemas de Gestin vigentes, que se encuentran disponibles en la pgina del IMNC.
5.3 No ser aceptable que por superar el obstculo de la existencia de una no conformidad de un sitio especfico, la
organizacin busque excluir del alcance, el sitio problemtico durante el proceso de certificacin.
5.4 La decisin acerca de otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender o retirar la certificacin, as como las sanciones
a que se haga acreedora la organizacin, es responsabilidad del comit de dictaminacin, tomando como base lo
establecido en estas condiciones.
5.5 Con base en los requisitos legales y normativos aplicables al IMNC, la organizacin debe permitir que el equipo
auditor del IMNC se acompae de personal de la entidad de acreditacin o del mismo IMNC para que testifique el
desempeo y la competencia tcnica de los auditores del IMNC.
5.6 El IMNC debe dar aviso oportuno de cualquier cambio en estas condiciones de certificacin a las organizaciones, en
cuyo caso el IMNC debe verificar que cada organizacin certificada realice los ajustes necesarios a su sistema de
gestin dentro del tiempo que para tal fin se establezca.
5.7 El IMNC notificar por escrito a las organizaciones las sanciones a que se hagan acreedoras.
5.8 Para las organizaciones multisitio se debe cumplir con lo establecido en el documento IAF MD 1:2007 IAF
Mandatory Documentforthe Certification of Multiple Sites BasedonSampling, el cual est disponible en el sitio web de
IAF.
5.9 El cliente debe haber cubierto el 100% del costo del servicio y no tener adeudos pendientes, para que el IMNC le
entregue el certificado obtenido.

6.

ESPECIFICACIN
6.1 Condiciones generales para otorgar la certificacin
El IMNC debe otorgar la certificacin siempre y cuando la organizacin:
a)
tenga un sistema de gestin documentado, implementado, en operacin de acuerdo con la(s) norma(s) de
referencia, (vase apartado 3 de estas condiciones);
b)
acepte la propuesta econmica de los servicios;
c)
firme y cumpla los requisitos establecidos de las condiciones de certificacin, en su caso; contrato y/o
propuesta econmica.
d)
haya ledo y aceptado lo establecido en el reglamento de uso de marca de sistemas de gestin del IMNC;
e)
demuestre que su sistema de gestin cumple con todos los requisitos de la norma de referencia;
f)
presente al IMNC toda informacin requerida para ejecutar las diferentes etapas del proceso de certificacin
de acuerdo a lo establecido en estas condiciones;
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g)

permita al equipo auditor, durante las diferentes etapas del proceso de certificacin inicial, el acceso a las
instalaciones que sean necesarias, as como la consulta de los registros afectados dentro del alcance del sistema
de gestin para dar cumplimiento a los objetivos de la evaluacin;
h) apruebe la auditoria de etapa 1; el lapso para aprobar esta etapa es de seis meses contados a partir de la fecha
de realizacin de este servicio
i) apruebe la auditoria de etapa 2; el lapso para aprobar esta etapa es de doce meses contados a partir de la fecha
del ltimo da de realizado este servicio. En caso de no obtener el dictamen positivo en el lapso estipulado, el
proceso de certificacin debe iniciarse desde el principio.
j) permita el acceso a la informacin sobre como documenta y atiende las quejas de sus clientes y dems partes
interesadas;
k) de las facilidades necesarias a los auditores para entrevistar al personal involucrado con el sistema de gestin;
l) atienda los hallazgos de la auditoria de etapa 2 de acuerdo con lo establecido por el IMNC; la organizacin cuenta
con un plazo mximo de 30 das naturales para la entrega del Plan de Acciones Correctivas contados a partir
de la entrega del Informe. El anlisis debe incluir la identificacin de la causa raz, correcciones (si aplican), las
acciones correctivas propuestas para la atencin de cada no conformidad, los plazos y responsables previstos
para la implementacin y para la verificacin de la eficacia de las mismas. El auditor cuenta con un plazo
mximo de 60 das calendario a partir de la fecha de entrega del Informe al cliente para entregar el expediente
para su dictamen en las condiciones que se encuentre.
m) enve la informacin adicional que el comit de dictaminacin requiera a fin de solventar las no conformidades
registradas durante la auditora de etapa 2;
n) de las facilidades para atender las auditoras de seguimiento que el comit de dictaminacin considere
necesarias;
o) para el caso de sistemas de gestin de la inocuidad de los alimentos, se debern incluir dentro del alcance los
procesos o servicios de la organizacin que afecten directamente la inocuidad de los alimentos.
p) informe acerca de cualquier conflicto de inters que pudiera existir entre el personal del IMNC y la organizacin;
Nota:
Las siguientes situaciones afectan la imparcialidad de los servicios:
I. Que durante la evaluacin el auditor recomiende la forma en que el auditado cierre sus no
conformidades,
II. Que el equipo auditor o parte de ste, ofrezca sus servicios de forma personal para asesorar a la
empresa en cuanto a su sistema de gestin,
III. Que el equipo auditor o parte de ste ofrezca sus servicios para proporcionar capacitacin o asesora
para la atencin de las no conformidades registradas durante la evaluacin,
IV. Que el auditor pida algn beneficio econmico o de otra naturaleza con el fin de alterar los resultados
de la evaluacin
V. Que algn miembro del equipo auditor observe una conducta inadecuada como presentarse bajo el
influjo de alguna sustancia enervante,
VI. Que el auditor sea acompaado por personal no autorizado por las partes,
VII. Que el equipo auditor registre hallazgos o no conformidades sin apego a lo establecido en las normas
de referencia a evaluar o en los documentos del sistema de gestin del auditado,
VIII. Cualquier otra que pudiera afectar la objetividad, transparencia o imparcialidad de la evaluacin.
La organizacin debe abstenerse, de manera directa o indirecta, de adoptar conductas para que los
miembros del equipo auditor del IMNC, o cualquier otro empleado del IMNC relacionado con el
proceso de certificacin, induzcan o alteren los informes de las auditoras o cualquier otra informacin
relevante que afecte el resultado del procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones
ventajosas para lograr la certificacin.
6.2 Condiciones para mantener la certificacin
El IMNC debe mantener la certificacin basndose en la demostracin de que la organizacin contina cumpliendo las
condiciones originales en las que le fue otorgada la certificacin. Por lo que el IMNC realizar auditorias de vigilancia,
y la organizacin debe:
a)

cumplir con todos los elementos establecidos en el apartado 6.1 de estas condiciones, excepto con el inciso h);

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b)
c)
d)

e)

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evidenciar que mantiene o ha mejorado el nivel encontrado en la auditoria previa a su sistema de gestin, como
resultado de la auditoria de vigilancia;
observar apego estricto al Reglamento de uso de marca de sistemas de gestin del IMNC;
notificar al IMNC cualquier cambio que afecte las condiciones originales en las que le fue otorgada la
certificacin, tales como: cambios de domicilio, razn social, propietario, personal clave de la organizacin,
representante de la direccin, la estructura del sistema de gestin documentado, cierre de alguno de sus sitios,
el alcance de las operaciones cubiertas por el sistema de gestin certificado, y cualquier otra que pueda afectar
la conformidad del sistema.
aceptar y atender las auditorias de vigilancia y las auditorias de seguimiento y solventar satisfactoriamente las no
conformidades registradas durante estas; la primera auditora de vigilancia debe realizarse a ms tardar a los
Doce meses contados a partir del ltimo da de la auditora de etapa 2, independientemente de la fecha en que
fue otorgada la certificacin.
cumplir con los periodos para la actualizacin o transicin de su sistema de gestin en funcin de las
modificaciones a las normas de referencia as como de cualquier otro requisito que el IMNC establezca.

6.3 Condiciones para ampliar/reducir el alcance de la certificacin

Una vez otorgada la certificacin, el alcance del certificado puede ser modificado, ya sea ampliando o reduciendo sus
procesos, productos/ servicios, sitios, y/o departamentos involucrados en su alcance inicial, para lo cual la
organizacin debe solicitarlo por escrito indicando las modificaciones deseadas.
Si se trata de ampliar o reducir sitios la solicitud debe incluir:
I.
Domicilio del o los sitios
II.
Razn social o comercial de cada sitio
III.
Nmero de empleados que laboran por sitio
IV.
Elementos de la norma que sern evaluados en casa sitio
V.
En el caso de SGIA los sitios a considerar en una ampliacin deben estar en el mismo pas. Si la organizacin
cuenta con sitios fuera del pas en donde se encuentra ubicado el o los sitios que forman parte del alcance
de la certificacin inicial, estos no podrn ser considerados para una ampliacin.
El IMNC, debe otorgar la ampliacin / reduccin del alcance siempre y cuando la organizacin:
a)
b)
c)
6.4

cumpla con todos los elementos establecidos en el apartado 6.1 de estas condiciones, excepto los incisos e) y h);
cumpla con los requisitos aplicables a las actividades relacionadas con la ampliacin o reduccin y sus
interacciones;
observe apego estricto al Reglamento de uso de marca de sistemas de gestin del IMNC.
Auditoras con notificacin a corto plazo
El IMNC puede tener que realizar auditoras de clientes certificados bajo la forma de Visitas notificadas a corto
plazo con el fin de investigar quejas, en respuesta a cambios, o como seguimiento de clientes con la certificacin
suspendida, incidentes que se hayan presentado en la Organizacin, tales como Explosiones, incendios o
accidentes.
En estos casos:
a) Le ser enviada al cliente la Notificacin de Auditoria a corto plazo y le ser indicada la razn por la cual
se gener. El IMNC designar al equipo auditor.
b) El IMNC le har llegar el plan de auditora indicando el Objetivo de la visita
c) La evaluacin en sitio se realiza conforme al plan, se entrega un informe de Auditora; En caso de detectarse
incumplimientos, la Organizacin deber entregar su plan de Acciones a fin de que el Auditor integre el
expediente para ser presentado al Comit de Dictaminacin.
d) La decisin de comit ser notificada al Cliente.
e) El costo del da auditor es acorde a los precios vigentes.

6.5 Condiciones para suspender la certificacin

6.5.1
A las organizaciones se les suspender por un perodo determinado la certificacin, al presentarse cualquiera de
las siguiente situaciones:
a)

no cumplir con las condiciones para mantener la certificacin referenciadas en el apartado 6.2;

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b)
c)
d)
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hacer o permitir que se haga una declaracin engaosa concerniente a la certificacin concedida;
utilizar la certificacin de forma tal que pueda daar la reputacin del IMNC y/o del sistema de
certificacin, y comprometa la confianza pblica sobre la certificacin;
cuando se presente un conflicto de inters entre el equipo auditor que realiz la evaluacin y la
organizacin, y este ltimo no lo notifique al IMNC;
cuando sea solicitado voluntariamente por la propia organizacin certificada.

Las causas que originaron la suspensin de la certificacin deben resolverse en el plazo otorgado por el comit de dictaminacin,
que no podr ser mayor a seis meses.
Segn la naturaleza de las causas que llevaron a la suspensin de la certificacin, el IMNC por medio de su comit de dictaminacin
podr programar una auditoria de seguimiento para verificar que estos problemas han sido atendidos satisfactoriamente.
6.6 Condiciones para retirar la certificacin
El IMNC debe retirar la certificacin cuando:
a)
b)

la organizacin no atienda satisfactoriamente las causas que provocaron una suspensin, en el plazo otorgado
por el comit de dictaminacin;
a solicitud expresa de la organizacin por as convenir a sus intereses, para lo cual la organizacin debe manifestar
esta intencin por escrito al IMNC al menos con tres meses de anticipacin a la fecha en que decida sea retirado el
certificado.

6.7 Condiciones para renovar la certificacin

a)

La organizacin y el IMNC deben programar en coordinacin una auditora de re-certificacin con el tiempo
suficiente para atender los hallazgos que pudieran existir, antes de que el certificado expire.

b)

Si la organizacin no desea renovar su certificacin debe comunicarlo al IMNC.

c)

En el caso de que se hayan producido cambios significativos en el Sistema de gestin, el cliente o el contexto en
el que opera el sistema de gestin, es necesario realizar la auditoria de etapa 1 para renovar la certificacin.

d)

Las condiciones para renovar el certificado son las mismas que las establecidas en el apartado 6.1 Condiciones
para otorgar la certificacin.

6.8 Programacin de servicios

a)

b)

c)

d)
e)
f)

Las fechas para la realizacin de las etapas 1 y 2 del proceso de certificacin, as como las fechas para las
auditorias de vigilancia se programarn de comn acuerdo entre la organizacin y el IMNC, respetando los
tiempos establecidos para cada servicio.
Para el caso de los sistemas de gestin de la inocuidad de los alimentos (SGIA) las fechas se deben programar
considerando las caractersticas especficas de temporalidad de cada organizacin, de tal suerte que se pueda
auditar la operacin de la organizacin acorde al alcance especfico solicitado
El IMNC enviar a la organizacin la notificacin de fechas y auditores para la realizacin de sus servicios, si en
un lapso de cinco das la organizacin no confirma por diferentes medios su aceptacin o no, ambas partes
entendern que la notificacin ha sido aceptada.
Una vez que la evaluacin ha sido confirmada, sta podr ser reprogramada a solicitud por escrito de la
organizacin sin ninguna penalizacin, hasta con 10 das hbiles anteriores a la fecha establecida.
La reprogramacin de las vigilancias se podr realizar siempre y cuando la fecha de ejecucin de la auditoria
no exceda los tiempos establecidos para tal efecto.
En caso de que la organizacin solicite la reprogramacin de su auditora fuera de los lineamientos
establecidos en los incisos anteriores, el IMNC tiene el derecho a facturar en el acto el 10% del importe del
servicio correspondiente, an cuando no se haya prestado ningn servicio ni realizado ninguna actividad.

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Sanciones
7.1 Las organizaciones certificadas que se encuentran en las condiciones de suspensin y/o retiro del certificado se harn
acreedoras dependiendo de la severidad de la falta a:
a)
amonestacin por escrito;
b)
limitar el alcance del certificado;
c)
suspensin del certificado;
d)
retiro del certificado;
e)
accin legal, cuando se requiera.
7.2 Cualquiera que sea la sancin impuesta, quedar registrado en el listado de empresas certificadas el cual estar
disponible a todo aquel que lo solicite.
7.3 El comit de dictaminacin determina tiempos y condiciones para que la organizacin certificada de solucin a la falta
o incumplimiento que origin la sancin

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