ACTIVIDAD 3

CMO SE REALIZA EL PROCESO DESDE LA RECEPCIN HASTA LA

DISTRIBUCIN DE UN DOCUMENTO?

SOLUCION
La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen
oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrnico
y servicios de correo y mensajera externa autorizados por la empresa. Con el fin
de realizar esta actividad en forma eficiente el responsable de la Unidad de
Correspondencia, cuando numere, registre y clasifique las comunicaciones y los
dems documentos, los ubicar en un casillero identificado con cada una de las
dependencias de la Entidad y una para el medio externo; en donde reposarn los
documentos hasta la hora de los recorridos.

-DETERMINE SI LA COMUNICACIN SE GENERA DE FORMA INTERNA O

EXTERNA

1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

- TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE COMUNICACIN QUE SE GENERE

EN LA EMPRESA DETERMINADA
MENCIONE CULES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU
DESTINO?

MEDIOS

Transmisin de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de Fax
diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin
correspondiente al envo del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario debe
firmar en la planilla del recorrido la recepcin del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las
dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Mensajero interno

Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias Se

imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y
se registra en la misma el nombre claro del usuario en seal de recibido.
El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de
salida y la hora de llegada.
El mensajero ser el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que
se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas
por los mensajeros
Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser
enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero
Externo, con fecha y hora de ejecucin de cada trmite y enviarla a la Direccin de
Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecucin satisfactoria de la misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo,
en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir.

Correo certificado

La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por correo

certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos (nombre del
destinatario, direccin del envo, ciudad y telfono), va correo electrnico, a la
Direccin de Archivo y Correspondencia (para casos que superen los treinta (30)
sobres).
Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados con los
datos del remitente y destinatario (nombre, direccin, ciudad y telfono).
Cuando el envo es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el formato
Entrega de Dinero
En el momento en que la Direccin de Archivo y Correspondencia decida enviar
comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegir la empresa
autorizada por la Institucin.
En el evento en que se realice un envo por correo certificado, la Direccin de
Archivo y Correspondencia deber comunicar el valor del mismo a la dependencia
solicitante, para que sta a su vez de la aprobacin para realizar el envo por este
medio.
Archivo y Correspondencia deber entregar una orden de trabajo (talonario
entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en donde
se adjunte la relacin y los documentos a enviar. Adems, se debe especificar la
cantidad y destino de los mismos (urbano, nacional o internacional).
La empresa de correo debe entregar a la Direccin de Archivo y Correspondencia
un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de entrega
correspondientes, igualmente, debe entregar un informe de las diligencias que no
fueron efectuadas.

Entrega personal
Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea
hacer la dependencia.
En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen
correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, debern solicitar
previamente la radicacin del documento en la oficina de Archivo y
Correspondencia.

FINALMENTE ELABORE UN MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA

INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD