Manual de Control Interno PDF

MANUAL
DE CONTROL
INTERNO
DE LA POLICA
NACIONAL
Aprobacin:15-10-2010
MANUAL DE CONTROL INTERNO

DE LA POLICA NACIONAL
Publicacin de la Polica Nacional de Colombia
Direccin General - Oficina de Planeacin
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN
Presidente de la Repblica
Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR
Ministro de Defensa Nacional
Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Director General Polica Nacional
Mayor General RAFAEL PARRA GARZN
Subdirector General Polica Nacional
Mayor General ORLANDO PEZ BARN
Inspector General Polica Nacional
Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO
Director de Seguridad Ciudadana
Contenido
Contenido
PRESENTACIN.............................................................................................. 7
RESOLUCIN................................................................................................... 9
GENERALIDADES
1.1
DEFINICIN..................................................................................................12
1.2
FINALIDAD....................................................................................................12
1.3
MBITO DE APLICACIN............................................................................12
1.4
ALCANCE LEGAL.........................................................................................12
1.5
MARCO CONCEPTUAL................................................................................12
1.5.1
Concepto de control......................................................................................12
1.5.2
Concepto de control interno..........................................................................13
EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO

EN LA INSTITUCIN
2.1
ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO

DE LA POLICA NACIONAL..........................................................................16
2.2
ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN

CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL.........................................17
HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
3.1
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.....................................20
3.2
PROCESOS..................................................................................................20
3.2.1
Procedimientos..............................................................................................20
3.2.2
Polticas de operacin...................................................................................20
3.3
PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES..................20
3.3.1
El Programa Anual de Auditoras..................................................................21
3.3.2
Auditora interna............................................................................................21
3.3.3
Informe ejecutivo anual.................................................................................22
3.3.4
Informe de control interno contable...............................................................22
3.3.5
Autoevaluacin..............................................................................................22
3.3.6
Subcomits de control interno y calidad........................................................23
Manual de Control Interno de la Polica Nacional
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.3
4.4
4.5
4.5.1
4.5.2
4.6
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.6.4
4.6.5
4.6.6
4.6.7
4.6.8
4.6.9
QU SE DEBE CONTROLAR
CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.....................................26
Control al direccionamiento estratgico........................................................26
Control a la gerencia de procesos.................................................................26
Control a la gestin del talento humano........................................................26
CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD..................................27
CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN.......................................................27
CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN.......................................................28
CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS
Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS
DE LA AUTOEVALUACIN..........................................................................29
Autoevaluacin de la gestin de los procesos..............................................30
Autoevaluacin de la gestin estratgica......................................................31
OTROS ASPECTOS A CONTROLAR...........................................................32
Evaluacin de la rendicin de cuentas..........................................................32
Evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias.......................................32
Evaluacin de la satisfaccin del cliente.......................................................32
Evaluacin del cumplimiento del Plan Estratgico Institucional....................32
Evaluacin del desempeo de los procesos.................................................33
Seguimiento y medicin del producto o servicio...........................................33
Evaluacin y seguimiento a la administracin del riesgo..............................33
Evaluacin y seguimiento del control del producto
o servicio no conforme..................................................................................33
Seguimiento informacin relativa a la percepcin
del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.................................33
LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL
5.1
ANLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES.......................................36
5.1.1 Anlisis de causas con enfoque preventivo..................................................36
5.1.2 Anlisis de causas con enfoque prospectivo................................................36
5.1.3 Anlisis de causas con enfoque reactivo......................................................36
5.2
FORMULACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO..............................36
GLOSARIO...................................................................................................................39
ANEXOS .....................................................................................................................49
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Presentacin
Presentacin
El control es un plan que prev todas las medidas administrativas necesarias en la
Institucin, para el logro del direccionamiento estratgico, del modelo de operacin por
procesos y del direccionamiento del talento humano; en este plan se establecen las
polticas y procedimientos que persigue la Polica Nacional con el fin de salvaguardar
los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la informacin para
promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicacin de las polticas para
el logro de metas y objetivos programados.
Desarrollar un buen sistema de control interno se convierte en una herramienta que
brinda una seguridad razonable para que los objetivos institucionales se cumplan,
empleando para ello la evaluacin independiente aplicada a travs de las auditoras
internas y una autoevaluacin que permita a cada comandante, director o jefe de unidad,
verificar su propia gestin y de esta manera su aporte a los compromisos que la Institucin ha adquirido con el Gobierno y con los ciudadanos; de ah que la efectividad
del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los valores ticos del
personal que disea, administra y vigila el control interno de la entidad, actividad en la
cual estamos comprometidos todos.
El control interno es de vital importancia para la optimizacin de las operaciones y el
crecimiento de la Institucin, tanto en lo administrativo como en lo operacional, y beneficia desde quienes estamos encargados de dirigirla, hasta el propio ciudadano, quien
tendr un mayor grado de confianza sobre la entidad, la cual, a travs de su propio autocontrol, prevalecer en el tiempo aportando beneficios a la seguridad y estabilidad del
pas.
El presente manual compila los conceptos y la metodologa para ejercer el control interno
en la Polica Nacional, a partir del concepto de control interno definido por el MECI
1000:2005 versin 2, la conceptualizacin institucional del proceso de control interno,
los procedimientos de auditora, el fomento de la cultura del control, los subcomits de
control interno y de calidad, la metodologa para el ejercicio de la autoevaluacin del
control a los procesos y procedimientos, la valoracin del estado de operacionalizacin
de los 29 elementos de control del sistema de control interno, y culmina con una metodologa para la autoevaluacin de la gestin de los procesos y de la estrategia; todos estos
aspectos enfocados a la identificacin de desviaciones que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Este documento se convierte en la herramienta base para la aplicacin del control
interno en la Institucin y tiene como propsito asegurar la eficiencia, eficacia y transparencia del ejercicio de las funciones de la Polica Nacional y de los servidores pblicos,
integrantes de la misma, desarrollando sus competencias con el fin de mejorar la prestacin del servicio de polica en cumplimiento de la misin constitucional y de los fines
esenciales del Estado.
Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Polica Nacional de Colombia
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Manual de Control Interno

de la Polica Nacional
Publicacin basada en la
Resolucin No. 03296 del 15 de octubre de 2010,

mediante la cual el Director General expide el
Manual de Control Interno de la Polica Nacional.

CAPTULO
GENERALIDADES
1.1. DEFINICIN
El Manual de Control Interno se define como el instrumento de consulta permanente
para la correcta aplicacin del control interno en todos los componentes que conforman
el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, en aras de ejercer un adecuado
control en la entidad y as brindar una seguridad razonable de que los objetivos y metas
institucionales se alcanzarn.
1.2. FINALIDAD
Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y
la estrategia, en todos los niveles (estratgico, tctico y operativo) del Sistema de
Gestin Integral de la Polica Nacional y unificar criterios frente al ejercicio del control
interno, como insumo para mejorar el desempeo de la Polica Nacional y la calidad de
su servicio.
1.3. MBITO DE APLICACIN

Aplica a todos los procesos y unidades que conforman los niveles estratgico, tctico y
operacional de la Polica Nacional.
1.4. ALCANCE LEGAL

Las normas y parmetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos
legales establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la
Polica Nacional, y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incorporada al Sistema de Gestin Integral.
1.5. MARCO CONCEPTUAL

El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el
Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
versin 2, en la norma tcnica NTC ISO 19011, en la norma tcnica de calidad para la
gestin pblica NTCGP 1000:2009, en el modelo Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (C.O.S.O.), en la Gua Rol de las Oficinas de Control
Interno emitida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en el Manual
del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, y comprende los conceptos,
herramientas y metodologas necesarios para el ejercicio del control interno y su contribucin para la mejora continua de la Institucin y la calidad de su servicio. Para tal fin se
requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos:
1.5.1.
Concepto de control
Control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar, controlar; tambin

es la situacin de estar bajo el dominio, direccin, regulacin o comando de algo o de
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Generalidades
alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal o institucional de regulacin

o restriccin; y por ltimo como el estndar de comparacin en la experimentacin cientfica1.
Tambin se define como la funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la
ejecucin de un programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse
continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realizacin de sus objetivos2.
El control debe contener como mnimo los siguientes elementos:
Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, lineamientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone
el Sistema de Gestin Integral.
Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparndolo con la forma real como se aplica en la Institucin.
Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identificacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos
y la estrategia.
1.5.2.
Concepto de control interno
Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de

la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los
compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las acciones y
la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las
debilidades que se presentan en el quehacer institucional3.
El modelo C.O.S.O. define el control interno como un proceso efectuado por el consejo
de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de
objetivos dentro de las siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables4.
1
2
3
4
Fuente: es.wiktionary.org/wiki/control
Fuente: www.elauditor.info/dicc_amp.php
Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI 1000:2005. SEGUNDA
VERSIN. Pg. 3
Informe C.O.S.O. (Committee of Sponsoring Organizations of Tread-way Commission, National Commission on Fraudulent
Financial Reporting) Pg. 3
13

CAPTULO
EL EJERCICIO
DEL CONTROL
INTERNO
EN LA INSTITUCIN
Si se observan apartes de la definicin establecida por el Departamento Administrativo de

la Funcin Pblica en el Manual de Implementacin Modelo Estndar de Control Interno
para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el control interno se define como el conjunto
de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad;
esto implica que todos y cada uno de los servidores pblicos, uniformados o no uniformados, integrantes de la Institucin, estn comprometidos con el ejercicio del control.
Es necesario entonces aplicar, por parte de quienes integran la Polica Nacional, los principios de autocontrol, autorregulacin y autogestin, que permitan controlar el trabajo,
detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los
procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento
en los lineamientos institucionales y legales establecidos.
2.1. ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO

DE LA POLICA NACIONAL
En la Polica Nacional de Colombia, el rea de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artculo 3, a saber:
Evaluacin y seguimiento. Por medio de las auditoras internas que se desarrollan
en cumplimiento del Programa Anual de Auditoras, las cuales pueden ser: auditoras
integrales, auditoras especficas, auditoras de seguimiento y auditoras de calidad.
Asesora y acompaamiento. A travs de los informes de las auditoras internas,
mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de
mejora identificadas en los procesos y unidades, aportando herramientas a la alta
direccin para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de
Gestin Integral. De otro lado, ejerciendo la secretara tcnica del Subcomit Central
de Control Interno y Calidad se acompaa el seguimiento a los compromisos de
mejoramiento adquiridos por los dueos y responsables de los procesos.
Fomento de la cultura del control. Realizado a travs de un programa anual de
actividades de sensibilizacin, que socializa y actualiza al personal de las diferentes
unidades policiales en el nivel central y desconcentrado, sobre los lineamientos que
en materia de control interno, Sistema de Gestin Integral y mejora continua son
expedidos por la Oficina de Planeacin como duea de los procesos de Direccionamiento Estratgico y Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, y por el
rea de Control Interno como duea de los procesos de Control Interno y Mejora
Continua.
Relaciones con entes externos. Encarga al rea de ser el enlace entre los entes
de control externo como Contralora General de la Repblica, Ministerio de Defensa
Nacional, Alta Consejera para la Presidencia, Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, Contadura General de la Nacin, entre otras; para requerir infor-
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El ejercicio del Control Interno

en la Institucin
macin dentro de la Institucin necesaria para la presentacin de los informes que

solicitan dichos entes de control, tales como: plan de mejoramiento institucional ante
CGR, informes de avance trimestrales de los planes de mejoramiento, informes de
austeridad en el gasto pblico, informes de gastos de funcionamiento, informes de
control interno contable, informe ejecutivo anual, informe de hallazgos representativos detectados por la Oficina de Control Interno dentro del Programa Presidencial
de Lucha contra la Corrupcin.
Valoracin del riesgo. Realizada en el marco de la evaluacin independiente, detectando de forma anticipada la ocurrencia de eventualidades que obstaculicen el cumplimiento de los objetivos institucionales e informndolas a los dueos de proceso y la
alta direccin, para que se adelanten las acciones preventivas que sean del caso.
Frente al proceso Control Interno. El Jefe del rea de Control Interno es el
dueo del proceso de Control Interno. Se encarga de liderar la gestin y el control
del proceso, emitiendo los lineamientos en materia de evaluacin independiente,
evaluacin del sistema de control interno, autoevaluacin del control y autoevaluacin
de la gestin, socializando y verificando constantemente su correcta aplicacin.
Frente al proceso Mejora Continua. Promueve la identificacin de oportunidades de mejoramiento y el cierre del ciclo de mejoramiento continuo PlanearHacer-Verificar-Actuar (P.H.V.A.) en la Institucin, que coadyuvan al incremento en
el desempeo de los procesos que conforman el Sistema de Gestin Integral de la
Polica Nacional, as como la bsqueda permanente de la mejora en la calidad del
servicio.
Frente al Subcomit de Control Interno y Calidad. El rea de Control Interno es la
encargada de realizar la secretara tcnica del Subcomit Central de Control Interno
y Calidad y emite los lineamientos que se requieran en la Institucin para el adecuado
funcionamiento de estos subcomits, como elemento de control y monitoreo peridico
de los subsistemas, componentes o elementos que conforman el Sistema de Gestin
Integral de la Polica Nacional.
2.2. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN

CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno recae en todas y cada una
de las unidades policiales que conforman la estructura orgnica de la Polica Nacional;
el principio de autocontrol es fiel ejemplo de ello, por tanto se requiere de la participacin activa de todos los integrantes de la Institucin para el xito del proceso Control
Interno y del Sistema de Control Interno, como eje fundamental para brindar a la alta
direccin y la comunidad policial en general, seguridad razonable de que los objetivos y
metas institucionales se alcanzarn.
17
Las unidades policiales en todos los niveles (estratgico, tctico y operacional), como
dueas, responsables o ejecutoras de procesos, y comprometidas en la contribucin
para el logro de los objetivos estratgicos que conlleven a la Meta Estratgica Grande
y Ambiciosa (M.E.G.A.), debern ejecutar adecuadamente los elementos de control
del Sistema de Control Interno que le apliquen, as como implementar correctamente
los puntos de control que aseguren que las actividades crticas de procesos y procedimientos se cumplan, facilitando el logro de los objetivos tanto en los procesos como en
la estrategia.
Como elemento de consulta permanente, y con el compromiso que debe ser actualizado
peridicamente por el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin
Integral, en la medida que se emita doctrina institucional por parte de los diferentes
dueos de proceso, se presenta en el Anexo No. 1 del presente manual, una tabla que
resume las evidencias mnimas que posee la Institucin para cumplir y dar aplicacin a
los 29 elementos de control del Modelo Estndar de Control Interno.
18
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CAPTULO
HERRAMIENTAS
PARA EL CONTROL
3.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El mando institucional dispuso la expedicin de un Manual del Sistema de Gestin
Integral, que describe de manera detallada todas las caractersticas de este sistema,
indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactan, las
reglas bsicas para su adecuado funcionamiento y, en general, cada uno de los mtodos
considerados como fundamentales para alcanzar una gestin coherente del talento
humano y todos los recursos necesarios para lograr con xito la labor de dar seguridad
a los colombianos.
Dicho manual resulta el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el
control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestin Integral, puesto que la Institucin
debe aplicarlo en todos sus niveles para contribuir al logro de los objetivos.
3.2. PROCESOS
Los procesos en s mismos se convierten en herramientas para el control, puesto que
cuentan en su estructura con varios apartes que sirven para tal fin, como son las entradas
y salidas, los documentos asociados, los instrumentos de seguimiento y evaluacin, las
actividades de verificar, los puntos de control, los riesgos y las polticas de operacin;
incluso la matriz de caractersticas y estndares, as como la matriz de productos, usuarios
y clientes cuando aplique, puesto que se convierten en criterios que al compararlos con
la realidad (forma como son aplicados realmente en su ejecucin) y tomar decisiones,
permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.
3.2.1. Procedimientos
Adems de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de
Gestin Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una
actividad o tarea de un proceso, es decir, especifican el mtodo o secuencia lgica con
la que deben operar los servidores pblicos de la Institucin que los ejecutan. Esto los
cataloga como criterio de control, y al verificarlos o compararlos contra la forma en la
que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la
mejora de los mismos y de los procesos que componen.
3.2.2. Polticas de operacin

Se considera como otro criterio para el ejercicio del control, puesto que definen las directrices para garantizar el xito de la operacin del proceso, asegurando que las actividades crticas del proceso coadyuven al logro de los objetivos del mismo.
3.3. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control,
toda vez que adems de cumplir con las caractersticas anteriores, es el proceso que
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Herramientas para el Control
permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el sistema y emite directrices para el

correcto ejercicio de dicho control en la Institucin y en cada proceso que la compone.
Busca garantizar el examen autnomo y objetivo del Sistema de Gestin Integral y
comprende los procedimientos necesarios para dinamizar el control como insumo para
la mejora continua institucional.
Este proceso est compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la
Institucin de que los objetivos se alcanzarn, tales como:
3.3.1. El Programa Anual de Auditoras

Compila y agenda los ejercicios de evaluacin independiente que en la Institucin se
van a realizar durante cada vigencia, generando con ello un orden en el control que
se ejercer sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestin Integral, para
detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejoramiento que permitirn al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a la estabilidad de la
Polica Nacional. En la Polica Nacional para el inicio de cada vigencia se genera un acto
administrativo que expide el programa anual de auditoras.
3.3.2. Auditora interna

Es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que,
al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de
Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz, eficiente y efectiva.
La auditora interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del sistema,
que analiza las debilidades y fortalezas del control, as como el desvo de los avances de
las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas
en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de
los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios vlidos, y servir de apoyo a los
directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados
esperados.
Las clases de auditoras que realiza el rea de Control Interno son:
Auditoras internas integrales. Evalan y verifican todos los aspectos de una unidad
policial o proceso, de tal manera que se obtenga una visin completa del estado en
que se encuentra y se promueva la identificacin de oportunidades de mejoramiento.
Auditoras internas especficas. Generalmente ordenadas por la alta direccin y
realizadas extraordinariamente al programa anual de auditoras, para evaluar, verificar, medir, o establecer el estado actual de un proceso, procedimiento o aspecto
puntual, sobre el cual se requiere tomar medidas o decisiones inmediatas.
21
Auditoras internas de seguimiento. Permiten identificar el grado de cumplimiento

y efectividad de los planes de mejoramiento y as determinar si la mejora continua
est arrojando los resultados esperados.
Auditoras internas de calidad. Evalan el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica o la norma ISO 9001
que se encuentre vigente, para efectos de establecer el grado de conformidad del
sistema y su nivel de preparacin para satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes y partes interesadas.
3.3.3.
Informe ejecutivo anual
Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la

Funcin Pblica para evaluar el Sistema de Control Interno. En la actualidad se le incorporaron algunos elementos para evaluar aspectos clave del Sistema de Gestin de la
Calidad. Esta evaluacin permite identificar las oportunidades de mejoramiento de los
dos sistemas, que de manera estructural se aplicarn en la Institucin, para contribuir al
aseguramiento de los objetivos.
En la Institucin esta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre
el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, interviniendo, entre otras, las Oficinas de Planeacin, Control Interno, Secretara General, Direccin Administrativa y Financiera, Inspeccin General, Direccin de
Talento Humano. El informe es generado en un aplicativo va web, que incluye varias
encuestas a manera de listados de chequeo y las conclusiones formuladas a partir de los
resultados de cada elemento, componente y subsistema del Sistema de Control Interno,
as como de los requisitos ms relevantes del Sistema de Gestin de la Calidad.
3.3.4.
Informe de control interno contable
Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de

una evaluacin independiente a los estados contables y a la informacin soporte que los
genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles que posee
la Institucin para garantizar una informacin contable veraz, oportuna y que contribuya
a la acertada toma de decisiones.
3.3.5.
Autoevaluacin
La autoevaluacin es uno de los elementos del Modelo Estndar de Control Interno

que permite determinar el estado, aplicacin y efectividad de los controles, as como el
anlisis de los resultados de la gestin en procesos y estrategia basada en indicadores.
Se divide en dos:
Autoevaluacin del Control. La autoevaluacin del control en la Polica Nacional
permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos que buscan
asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La autoevaluacin del control, adems,
permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de Control Interno
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Herramientas para el Control
en cada unidad y en la Institucin, estableciendo el grado de avance en la implementacin del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operacin.
Autoevaluacin de la Gestin. Se define la autoevaluacin de la gestin como
el elemento de control que, basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los planes y programas y en los procesos de la Polica Nacional, permite
una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los
resultados previstos e identifica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar
los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la entidad, hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
La autoevaluacin de la gestin favorece el monitoreo de los factores crticos de
xito de los procesos y de la estrategia, al detectar desviaciones que se encuentren
por fuera de su rango de tolerancia o meta, para establecer las medidas correctivas
que garanticen la continuidad de la operacin y la satisfaccin de los objetivos de la
entidad.
3.3.6. Subcomits de control interno y calidad

Adicional a lo establecido en la resolucin que se encuentre vigente sobre el particular, que
regule el funcionamiento de los Subcomits de Control Interno y Calidad en la Institucin,
estos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la Institucin.
Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y
monitoreo a cualquier tema del mbito institucional, para identificar oportunamente las
debilidades y promover la toma de decisiones, a travs de la formulacin de acciones de
mejoramiento que permitan reencauzar en los niveles estratgico, tctico y operacional,
el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeo de los mismos.
Existen tres tipos de subcomits en la Polica Nacional:
Subcomit central de control interno y calidad. Conformado por los directores y
jefes de oficinas asesoras, y presidido por el director o subdirector general, en el que
dirimen y toman decisiones de carcter institucional en cualquier mbito o tema que
afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestin Integral.
Subcomits regionales de control interno y calidad. Presidido por cada director,
jefe de oficina asesora o comandante de regin de polica e integrado de conformidad
con la estructura orgnica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de
unidades subordinadas y dems unidades de tercer nivel, en los mbitos operativo,
administrativo y docente, segn sea el caso.
Subcomits locales de control interno y calidad. Presidido por los directores,
comandantes o jefes respectivos de unidades de tercer nivel como: policas metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formacin, seccionales de sanidad,
centros sociales, vacacionales, colegios y dems unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los
mbitos operativo, administrativo y docente, segn sea el caso.
23

CAPTULO
QU SE DEBE
CONTROLAR
A partir de esta seccin, el Manual de Control Interno presentar los sistemas, subsistemas, componentes o elementos que deben ser controlados y explica la metodologa
para tal fin.
4.1. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El control al Sistema de Gestin Integral es el ms complejo a realizar por cuanto
encierra todos los aspectos que dinamizan la Institucin; sin embargo, la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
4.1.1.
Control al direccionamiento estratgico
Debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeacin como duea del
proceso Direccionamiento Estratgico, dentro de la evaluacin del desempeo del
mismo, realizada a travs de la medicin y anlisis a sus indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad. De otro lado, realiza la medicin y anlisis a los indicadores del
cuadro de mando integral institucional y del cuadro de mando integral de cada direccin
y oficina asesora. Esta evaluacin permite medir la gestin en la estrategia y detecta
desviaciones u oportunidades de mejoramiento.
Similares herramientas emplea el evaluador independiente y evaluador externo para
identificar en un ejercicio de auditora, por medio de la comparacin de evidencias reales
contra el criterio de auditora (que para el caso son las metas establecidas para los indicadores del cuadro de mando integral o del proceso), para brindar a la alta direccin
informacin que conduzca a la toma de decisiones para la mejora.
4.1.2.
Control a la gerencia de procesos
Se debe evaluar el modelo de operacin por procesos, las caracterizaciones de los

procesos, la documentacin de los procedimientos, la interaccin entre procesos, las
responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administracin del riesgo y la
gestin ambiental y toma como punto de comparacin los lineamientos establecidos en
el Manual del Sistema de Gestin Integral, con sus anexos, las actividades del proceso
Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral y de los procedimientos que de este
se desprendan.
4.1.3.
Control a la gestin del talento humano
Se evala a travs del proceso Direccionamiento del Talento Humano con sus
despliegues y procedimientos, del Modelo de Gestin Humana Fundamentado en
Competencias, adems, mediante los objetivos estratgicos de la perspectiva Cliente
Interno y del eje estratgico Talento Humano de los mapas estratgicos que se
encuentren vigentes en la Institucin; para identificar oportunidades de mejoramiento
en aras de incrementar el desempeo de este componente bsico del Sistema de
Gestin Integral.
26
1CI-MA-0001
VER:0
Qu se debe controlar
4.2. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Este control se realiza por medio de la evaluacin al cumplimiento de los requisitos, los
principios, los procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, contemplados en
la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001
que se encuentre vigente. El control a este Sistema en la Institucin se realizar a travs
de la autoevaluacin del control, de las auditoras internas de calidad y de las auditoras
realizadas por el ente certificador.
4.3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN
El control a la aplicacin y efectividad de los 29 elementos que componen el Sistema de
Control Interno se realiza por medio de la autoevaluacin del control, de la evaluacin
independiente al sistema de control interno con el ejercicio de auditoras internas, y por
medio del informe ejecutivo anual.
Para enriquecer el contenido del presente manual se profundizar sobre la forma de
ejercer control sobre el sistema de control interno por medio de la autoevaluacin del
control, as:
La herramienta de autoevaluacin de los elementos de control del sistema de control
interno para cada unidad es la lista de chequeo (Anexo 2) del presente manual.
Son responsables de autoevaluar los elementos de control del sistema de control
interno todas y cada una de las unidades policiales, de acuerdo con su nivel.
Cada unidad policial (regiones de polica, policas metropolitanas, departamentos de
polica, escuelas de formacin, colegios de bienestar, seccionales de sanidad, centros
vacacionales, centros sociales) presenta a la unidad inmediatamente superior, de
acuerdo con la estructura orgnica de la Polica Nacional, una sola autoevaluacin
consolidada de los elementos de control del sistema de control interno presentes en
su unidad.
Con base en lo anterior, las unidades del nivel central (direcciones y oficinas
asesoras), una vez recibida la autoevaluacin de sus unidades desconcentradas y
de sus dependencias subordinadas, presentan una sola autoevaluacin consolidada
ante el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral.
El dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, con base en
los resultados obtenidos de la autoevaluacin de los elementos de control del sistema
de control interno en las unidades de primer, segundo y tercer nivel, aplicar, con su
equipo de mejora, las acciones de mejoramiento al control que sean necesarias utilizando para ello la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua que se
encuentre publicado en la Suite Visin Empresarial.
27
Las unidades policiales, para obtener la informacin de su autoevaluacin, pueden

efectuar muestras selectivas de sus unidades desconcentradas y dependencias
subordinadas, previendo para las unidades operativas incluir, entre otras, estaciones
de Polica; esta muestra deber emplear herramientas estadsticas reconocidas en
el mbito acadmico, conservando los registros respectivos, sin que sea inferior al
20% del total de la poblacin en cada caso por unidad que consolida de acuerdo a
su nivel, de tal forma que el margen de confiabilidad de la informacin sea aceptable.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, a partir de la publicacin del presente
manual, la autoevaluacin de los elementos de control del Sistema de Control Interno se
efectuar una vez transcurridos tres trimestres calendario de cada vigencia y se contar
con un plazo de un mes para su realizacin. Una vez ejecutada la autoevaluacin existir
un plazo de 15 das hbiles para la consolidacin de los resultados de la autoevaluacin
del Sistema de Control Interno y su envo al dueo del proceso de Direccionamiento
del Sistema de Gestin Integral (por tratarse de uno de los subsistemas del Sistema de
Gestin Integral), quien formular las acciones de mejoramiento con la metodologa y
plazos establecidos por el proceso Mejora Continua.
4.4. CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

A TRAVS DE LA AUTOEVALUACIN
Para el control a los procesos y procedimientos, adems de tener establecida en la Institucin la herramienta de auditoras internas, se posee una herramienta para que cada
dueo de proceso pueda detectar de primera mano las debilidades en los controles
(puntos de control) asociados a sus procesos y procedimientos, denominada autoevaluacin del control, as:
La herramienta a emplear para la autoevaluacin de los controles que se encuentran
en los procesos y procedimientos es el anexo No. 3 del presente manual. Esta herramienta debe ser aplicada a cada control en forma individual.
Deben existir informes trimestrales de autoevaluacin del control de los procesos
y procedimientos presentados ante el dueo del proceso respectivo, dentro de los
15 das hbiles siguientes al corte de cada trimestre calendario, de manera que al
trmino de cada vigencia se haya autoevaluado por lo menos una vez, la totalidad de
los controles existentes en los procesos y los procedimientos que ejecutan.
Cada dueo de proceso, de acuerdo con su nivel, es responsable de realizar un
programa de autoevaluacin, donde especifique las fechas, unidades a nivel pas,
y los responsables de autoevaluar los controles de los procesos y procedimientos
que aplican. Este cronograma de autoevaluacin debe estar elaborado dentro de los
primeros 45 das calendario al inicio de cada vigencia.
Los dueos de proceso de primer nivel, autoevalan los controles de su proceso y
procedimientos que ejecuten, programan las unidades y dependencias que deben
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autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en

forma directa del primer nivel. Una vez autoevaluados los controles a su proceso y
a los procedimientos que se desprenden en forma directa del primer nivel, el dueo
de proceso de primer nivel recopila la informacin de las unidades que efectuaron la
autoevaluacin, la consolida, la analiza conforme a la metodologa establecida por el
proceso Mejora Continua y formula acciones de mejoramiento para los controles a
estos procesos y procedimientos.
Los dueos y responsables de los procesos de segundo nivel autoevalan los
controles de su proceso y programan las unidades que deben autoevaluar los
controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa
del segundo nivel. Una vez autoevaluados los controles a estos, recopilan la informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y reportan
una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso de primer nivel respectivo o, en su
defecto, previa coordinacin con este ltimo, analizan, proponen o formulan segn
sea el caso, con sus equipos de mejora, acciones de mejoramiento para los controles
a estos procesos y procedimientos.
Los responsables y ejecutores de proceso de tercer nivel, cuando aplique, autoevalan
los controles de su proceso y programan las unidades y dependencias que deben
autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden
en forma directa del tercer nivel. Una vez autoevaluados los controles a los procedimientos que se desprenden en forma directa del tercer nivel, recopila la informacin
de las unidades o dependencias que efectuaron la autoevaluacin, la consolidan y
reportan una sola autoevaluacin ante el dueo de proceso; de lo contrario, y previa
coordinacin con el mismo, analizan y proponen acciones de mejoramiento participando en las reuniones de los equipos de mejora de cada proceso, o ejecutan las
acciones de mejoramiento formuladas por los mismos.
Si el dueo de proceso considera imprescindible y cuenta con los recursos necesarios,
podr realizar visitas de acompaamiento a algunas de las unidades desconcentradas que ejecutan su proceso, como mecanismo de recoleccin de la informacin
para la autoevaluacin del control de su proceso; para ello deber incluirlo previamente dentro del programa de autoevaluacin del control para la vigencia.
4.5. CONTROL A LA GESTIN DE LOS PROCESOS

Y LA GESTIN ESTRATGICA A TRAVS DE LA
AUTOEVALUACIN
Este control se desarrolla comnmente a travs de la evaluacin del desempeo de
los procesos, de la auditora interna y de la autoevaluacin en la que bsicamente se
profundizar en el presente manual, as:
La Suite Visin Empresarial es la herramienta bsica para la obtencin de la informacin
relacionada con los resultados de los indicadores de gestin para planes, programas y
procesos.
29
La autoevaluacin de la gestin integra la autoevaluacin de la gestin estratgica y la

autoevaluacin de la gestin de procesos.
Debern realizarse informes de autoevaluacin de la gestin de manera trimestral, con
corte trimestre calendario, y rendirlo dentro de los 10 das hbiles siguientes a las fechas
de corte ante el dueo de proceso respectivo.
Para presentar el informe de autoevaluacin de la gestin se utilizar el formato anexo
No. 4 del presente manual.
4.5.1.
Autoevaluacin de la gestin de los procesos
Cada dueo de proceso es el responsable de realizar la autoevaluacin de la gestin

correspondiente a su proceso, obtenida del resultado arrojado por los indicadores del
proceso y de su plan de manejo de riesgos, comparndolo con los criterios de medicin
establecidos en la ficha tcnica del indicador respectivo.
Los dueos de proceso de primer nivel autoevalan la gestin de su proceso y requieren
a las unidades o dependencias que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa
del primer nivel, para que autoevalen la gestin en los segundos y terceros niveles.
Una vez autoevaluada dicha gestin, el dueo de proceso de primer nivel recopila la
informacin de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza y
formula acciones de mejoramiento con sus equipos de mejora, aplicando la metodologa
que expida el proceso Mejora Continua.
Los dueos y responsables de proceso de segundo nivel autoevalan la gestin de su
proceso y requieren a las unidades que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa
del segundo nivel, para que autoevalen la gestin en los terceros niveles. Una vez
autoevaluada la gestin, el dueo de proceso de segundo nivel recopila la informacin
de las unidades que efectuaron la autoevaluacin, la consolida, analiza o propone con
sus equipos de mejora las acciones de mejoramiento respectivas.
Los responsables de proceso en los terceros niveles autoevalan la gestin de su
proceso. Una vez autoevaluada la gestin, recopilan la informacin, la consolidan,
analizan y proponen acciones de mejoramiento ante el dueo del proceso respectivo.
Los resultados de la autoevaluacin de la gestin de procesos debern ser remitidos en
ltima instancia ante cada dueo de proceso de primer nivel, para la toma de decisiones
a que haya lugar dentro de su proceso, aplicando la metodologa que sobre el particular
expida el proceso Mejora Continua.
Para la toma de decisiones estructurales a que haya lugar frente a la gestin del sistema,
el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral recibir los
resultados de la autoevaluacin de la gestin de los 17 procesos de primer nivel,
empleando igualmente la metodologa establecida por el proceso Mejora Continua.
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VER:0
4
4.5.2.
Autoevaluacin de la gestin estratgica
La autoevaluacin de la gestin estratgica se realiza comparando los resultados de

los indicadores que miden la gestin de los objetivos estratgicos del cuadro de mando
integral, contra las metas, rangos o criterios de medicin que figuren en la ficha tcnica
de cada indicador, de tal forma que se identifiquen las desviaciones positivas o negativas
de la gestin estratgica real frente a la planificada.
De conformidad con las responsabilidades y facultades que en materia de planificacin
estratgica se asignen desde la alta direccin en la Institucin, los directores, jefes de
oficinas asesoras, comandantes de regin de polica, comandantes de policas metropolitanas, comandantes de departamentos de polica, directores de escuelas de formacin,
rectores de colegios de bienestar, administradores de centros vacacionales, administradores de los centros sociales y dems unidades de tercer nivel, son responsables de
realizar la autoevaluacin de la gestin estratgica correspondiente a su unidad.
El dueo del proceso de Direccionamiento Estratgico deber consolidar las desviaciones detectadas a la gestin estratgica, que sea enviada por los directores, comandantes y jefes de unidad, y analizar las causas, de tal forma que formule o proponga,
segn sea el caso, las acciones de mejoramiento a que haya lugar para optimizar el
desempeo de la gestin estratgica en la Institucin.
En las unidades de segundo nivel, tercer nivel, los responsables y ejecutores del proceso
Direccionamiento Estratgico recopilarn y reportarn ante el dueo de proceso Direccionamiento Estratgico de primer nivel, la informacin correspondiente a su unidad
frente a la autoevaluacin de la gestin estratgica.
En caso de que las directrices institucionales en materia de planificacin estratgica no
faculten a las unidades desconcentradas para medir su gestin estratgica por medio
de la metodologa de cuadros de mando integral, la autoevaluacin de la gestin de
cada unidad surgir de la sumatoria de los resultados de la gestin de los procesos que
ejecutan, es decir, de la comparacin de los resultados de los indicadores del proceso
contra los criterios de medicin establecidos en la ficha tcnica de cada indicador,
previa coordinacin con la Oficina de Planeacin y con el rea de Control Interno de
la Direccin General, para efectos de estandarizar el mtodo de obtencin, reporte y
consolidacin de los resultados, que en todo caso emplear el formato Anexo No. 4 del
presente documento.
Es importante tener en cuenta algunas consideraciones finales frente al control a travs
de la autoevaluacin:
La consolidacin de los resultados de las autoevaluaciones realizadas o recopiladas,
en todos los casos resultar de la aplicacin del promedio matemtico, es decir, de
sumar los resultados obtenidos y dividirlos por el nmero de autoevaluaciones realizadas o aspectos evaluados.
31
Los resultados de la autoevaluacin, en cualquiera de sus modalidades, se denominarn compromisos para la mejora y forman parte de las oportunidades de mejoramiento
que surgen de la evaluacin externa, evaluacin independiente, la autoevaluacin y la
revisin por la direccin; todas ellas requerirn posteriormente aplicar el procedimiento
y metodologa provenientes del proceso Mejora Continua.
El rea de Control Interno efectuar verificacin, seguimiento y evaluacin a la aplicacin del presente manual, por medio de la evaluacin independiente, de la aplicacin
de las polticas de operacin y de los puntos de control del proceso control interno.
4.6. OTROS ASPECTOS A CONTROLAR

La dinmica institucional ha generado otros aspectos bien importantes para ejercer
control en los diferentes mbitos y son aplicados en forma similar a la autoevaluacin;
los resultados de la implementacin de estos permiten identificar oportunidades de
mejoramiento que debern ser tratadas con base en la metodologa establecida por el
proceso de Mejora Continua.
4.6.1.
Evaluacin de la rendicin de cuentas
Escenario donde, adems de rendir cuentas al cliente interno y externo, se obtiene

de primera mano retroalimentacin del mismo, vital para la toma de decisiones que
conlleven a la mejora del servicio.
4.6.2.
Evaluacin de las quejas, reclamos y sugerencias
Obtenida principalmente en las Oficinas de Atencin al Ciudadano, donde se recopila

informacin del cliente externo e interno que llevan a tomar correcciones, acciones
preventivas, correctivas o de mejora en la prestacin del servicio y productos que genera
la Institucin a travs de los diferentes procesos.
4.6.3.
Evaluacin de la satisfaccin del cliente
Realizada normalmente a travs de encuestas o entrevistas aplicadas inmediatamente

despus de suministrado el producto o prestado el servicio, para establecer el nivel de
satisfaccin del cliente e identificar oportunidades de mejoramiento para los mismos.
4.6.4.
Evaluacin del cumplimiento del Plan Estratgico Institucional
Evaluacin realizada para establecer el grado de cumplimiento de la estrategia institucional y determinar qu tanto se encuentra la Institucin encaminada al logro de los objetivos estratgicos y la MEGA, a partir del anlisis de los resultados de los indicadores del
Cuadro de Mando Integral; momento que debe generar la toma de decisiones, es decir,
identificar las oportunidades de mejoramiento para encauzar o reencauzar la estrategia
institucional.
32
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4
4.6.5.
Evaluacin del desempeo de los procesos
Informacin clave para identificar gilmente las oportunidades de mejoramiento que

requieren los procesos para incrementar su desempeo, o recuperar el desempeo
esperado. Se realiza con metodologa similar pero en forma independiente de la autoevaluacin de la gestin, ante requerimientos del mando institucional o iniciativa propia del
dueo de proceso, donde se mide el desempeo de los procesos a partir del resultado
de uno o varios de sus indicadores, comparndolos contra el desempeo esperado que
figura en la ficha tcnica del indicador.
4.6.6.
Seguimiento y medicin del producto o servicio
Por iniciativa del dueo de proceso, por requerimiento de la alta direccin, o por autorregulacin, se realizan revisiones posteriores a la entrega del producto o la prestacin
del servicio, se detectan debilidades frente a las caractersticas o estndares mnimos
esperados del mismo, que motivan la toma de decisiones para ajustar o mejorar dicho
producto o servicio.
4.6.7.
Evaluacin y seguimiento a la administracin del riesgo
Al evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la administracin del riesgo en cada

proceso o en la Institucin, se detectan debilidades o desviaciones que impulsan la
mejora de este componente y contribuyen al aseguramiento en el logro de los objetivos
institucionales.
4.6.8.
Evaluacin y seguimiento del control del producto o servicio no

conforme
Realizado previo a la entrega o en el momento de entrega al cliente final, del producto

o servicio que genera cada proceso, de tal manera que se detecten los productos o
servicios defectuosos, es decir, los que no cumplen con las caractersticas o estndares
mnimos establecidos y se adopten medidas para la mejora de los mismos.
4.6.9.
Seguimiento informacin relativa a la percepcin del cliente,

respecto al cumplimiento de los requisitos
Tambin realizado con encuestas tales como Invamer Gallup o verificaciones presenciales que pretenden establecer si el cliente percibe que se estn cumpliendo los requisitos del producto o servicio conforme a sus necesidades o expectativas reales, con lo
cual se identifican igualmente oportunidades para mejorar esa percepcin.
33

CAPTULO
LA MEJORA
COMO RESULTADO
DEL CONTROL
La mejora continua es el resultado de un proceso constante o peridico en cada entidad

u organizacin que permite detectar de manera preventiva, reactiva o prospectiva, las
necesidades de incrementar el desempeo actual en la bsqueda permanente de la
satisfaccin del cliente, creando la ruta ms adecuada para alcanzarlo.
5.1. ANLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES

En la Polica Nacional existen tres momentos bsicos en los cuales se desarrolla anlisis
de causas y tienen que ver directamente con el enfoque desde el que se pretenda
impulsar la mejora continua, esto es: la preventiva, la reactiva y la prospectiva:
5.1.1.
Anlisis de causas con enfoque preventivo
Se realiza principalmente con la metodologa de administracin del riesgo, en la que

se analiza un contexto estratgico, por medio del empleo de herramientas bsicas
tales como la lluvia de ideas, la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas,
Amenazas), la matriz PESTA (Polticos, Econmicos, Sociales, Tecnolgicos, Ambientales), entre otras, que permiten analizar de manera tcnica las causas raz que podran
llegar a generar la materializacin de uno o varios riesgos. Sobre esta metodologa se
puede profundizar consultando la doctrina que sobre el particular expide el dueo del
proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral en la Institucin.
5.1.2.
Anlisis de causas con enfoque prospectivo
Se realiza un diagnstico estratgico y emplea bsicamente la matriz DOFA, sin descartar

el empleo de otras herramientas que permiten identificar las causas o factores internos y
externos que inciden en la problemtica actual de la Institucin, en la que se visualizan
las brechas entre el desempeo actual y el deseado, como insumo principal para actualizar o emprender una nueva planificacin estratgica a mediano o largo plazo. Sobre
esta metodologa se puede profundizar y consultar la doctrina que sobre el particular
expide el dueo del proceso Direccionamiento Estratgico en la Institucin.
5.1.3.
Anlisis de causas con enfoque reactivo
Se emplea para las acciones de mejoramiento que comprenden las acciones correctivas y acciones de mejora, como resultado de una evaluacin independiente o autoevaluacin e identifica los factores internos y externos que incidieron para la deteccin de
hallazgos u oportunidades de mejoramiento. En esta se emplean metodologas para el
anlisis de causas establecidas en el procedimiento y la metodologa expedida por el
dueo del proceso Mejora Continua.
5.2. FORMULACIN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Para el caso en que se deban implementar correcciones inmediatas o acciones de
contingencia, no se requiere de un anlisis de causas, pero s de unas rdenes y deci-
36
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VER:0
La mejora como resultado del Control
siones inmediatas o de unos planes de contingencia preestablecidos para reaccionar

adecuadamente ante las eventualidades presentadas.
Una vez agotada la etapa de anlisis de causas, se procede a realizar la formulacin de
acciones de mejoramiento que contrarresten las causas identificadas. Para esta etapa,
as como la de anlisis de causas, se emplear la metodologa establecida por el dueo
del proceso Mejora Continua.
37
Glosario
Glosario
Accin correctiva: acciones para eliminar las causas de las no conformidades o
hallazgos, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben
ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Accin de mejora: son las diferentes actividades que emprende la entidad, la unidad
policial, el rea o grupo, con el fin de mejorar los resultados de su gestin. Estas acciones
comprenden desde aquellos proyectos de avance significativo formulados hasta las
iniciativas estratgicas emprendidas en los diferentes planes de accin.
Accin de mejoramiento: se refiere a las acciones correctivas, preventivas o de mejora
que surgen del ejercicio de auditoras integrales, auditoras especficas, auditoras de
seguimiento, auditoras de calidad, autoevaluacin, revisin por la direccin y auditoras
por entes certificadores o acreditadores.
Accin preventiva: acciones para eliminar las causas de no conformidades, hallazgos
potenciales o riesgos, para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser
apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
Adecuacin: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Administracin del riesgo: es la capacidad que tiene la Institucin para emprender
las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar
negativamente el logro de los objetivos institucionales y protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia.
Adquisicin de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratacin, convenio,
concesin o provisin de bienes o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de
la entidad.
Alta direccin: persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico, que dirigen
y controlan una entidad.
Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Aspectos por mejorar: se entiende como aspectos por mejorar aquella informacin
contenida en los informes presentados por los entes certificadores y acreditadores que
no alcanzan la connotacin de no conformidad pero que deben ser tenidos en cuenta
para formular acciones preventivas, ya que representan riesgos potenciales.
39
Auditora interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del
Sistema de Gestin Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y
se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Autocontrol: es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente de
su nivel jerrquico dentro de la Institucin, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de
tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garantice el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz.
Autoevaluacin: conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada
en la entidad pblica, permite en la Institucin medir la efectividad de los controles en
los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para
cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean
necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
La autoevaluacin evala los controles y monitorea la operacin de la entidad a travs
de la medicin de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseo y
operacin en un perodo de tiempo determinado, por medio de la medicin y el anlisis
de los indicadores, cuyo propsito es tomar las decisiones relacionadas con la correccin
o el mejoramiento del desempeo.
Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un
producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.
Cliente: organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio; el trmino
cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
Competencia: aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
Compromisos para la mejora: son los resultados contenidos en los informes que
surgen de la autoevaluacin, realizada por las diferentes unidades de la Institucin y la
revisin por la alta direccin.
Conformidad: cumplimiento de un requisito.
Control: funcin que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecucin de un
programa, proyecto u operacin de manera que puedan compararse continuamente los
resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la
realizacin de sus objetivos.
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Glosario
El control debe contener como mnimo los siguientes elementos:

Criterio: documento de regulacin externa o autorregulacin que dicta normas, lineamientos o parmetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone
el Sistema de Gestin Integral.
Comparacin: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparndolo con la forma real como se aplica en la Institucin.
Toma de decisin: la aplicacin del control no es completa si no conlleva a la identificacin de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos
y la estrategia.
Control de la calidad: parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Control Interno: conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los
servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin
de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de
manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.
El modelo COSO define el control interno como un proceso efectuado por el consejo
de administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de
objetivos dentro de las siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
Conveniencia: grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y
polticas organizacionales.
Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Diseo y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica,
programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de
un proceso o sistema, producto o servicio.
Documento: informacin y su medio de soporte.
Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
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Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos: gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Entidades: entes de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otros prestadores de
servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.
Especificacin: documento que establece requisitos.
Estandarizacin: actividad sistemtica de una organizacin para establecer y utilizar
estndares.
Estandarizacin de procedimientos: consiste en que todas las personas que intervienen en las actividades y tareas, las ejecuten tal como estn establecidas, lo cual
permite unificar el quehacer policial y garantizar los resultados.
Estructura orgnica: distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus
correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad
dentro del marco de la Constitucin y la ley.
Equipo de mejora: grupo de personas de cada proceso con la capacidad de liderar el
anlisis de la informacin y con las competencias necesarias en el uso de las diversas
metodologas para lograr en forma efectiva que la determinacin de las causas que
generan las oportunidades de mejora sean correctas.
Evento: un incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un intervalo
de tiempo especfico.
Funcin de una entidad: se entiende como el objeto social o la razn de ser de la
entidad.
Frecuencia: es una medida expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en
un tiempo dado. Ej.: una vez cada da / una vez cada semana / una vez cada 15 das/
una vez cada mes.
Gestin: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad.
Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.
Habilidad: capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempear una actividad.
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Glosario
Hallazgo: resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditora, recopilada frente

a los criterios de auditora; en la Polica Nacional se determina hallazgo nicamente a
los identificados por el rea de Control Interno en las auditoras que ella realice y a los
encontrados por la Contralora General de la Repblica (CGR) en el ejercicio de las auditoras que ellos desarrollen en la Institucin.
Identificacin del riesgo: elemento de control que posibilita conocer los eventos
potenciales que ponen en riesgo el logro de los objetivos, la misin, estableciendo su
descripcin, agentes generadores, causas y los efectos de su ocurrencia.
Impacto ambiental: la alteracin del medio ambiente, provocada directa o indirectamente por un proyecto o actividad en un rea determinada.
Informe de auditora: documento firmado por los auditores, elaborado por el Lder de la
Auditora, que debe ser presentado durante los prximos diez (10) das hbiles despus
del cierre de la auditora, remitido en comunicado oficial, firmado por el Director General
de la Polica Nacional.
Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad.
Iniciativa estratgica: acciones adelantadas para lograr un objetivo estratgico.
Lluvia de ideas: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de
nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Se busca la generacin de la
mayor cantidad posible de ideas o identificacin de riesgos, partiendo del principio del
pensamiento divergente. La lluvia de ideas es una tcnica de grupo para generar ideas
originales en un ambiente relajado y se da la oportunidad de hacer sugerencias sobre un
determinado asunto aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
Manual de calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la
Calidad de una entidad.
Nota: los Manuales de calidad pueden variar en cuanto al detalle y formato para
adecuarse al tamao y complejidad de cada entidad en particular.
Mapa de procesos: es una representacin grfica, que permite visualizar en forma
genrica la interrelacin de los procesos que desarrolla la Entidad en cumplimiento de
su misin, para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Mapa de riesgos: es el documento que consolida los riesgos, la probabilidad, el
impacto, la evaluacin, la valoracin de controles, las opciones de manejo, las acciones,
los responsables, el cronograma y los indicadores.
Mecanismos: medios prcticos integrados que se emplean para desarrollar un determinado fin institucional.
Mejora continua: accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
43
Meta: punto mximo cuantificable de desarrollo o resultado de un proceso.

Misin: la Misin responde al para qu fue creada la Polica Nacional, cul es su razn
de ser, establece el campo propio de actuacin de la Institucin, es decir, a qu debe
dedicarse para cumplir con el mandato constitucional.
Monitoreo: comprobar, supervisar, observar crticamente o registrar el progreso de una
actividad, accin o sistema en forma sistemtica, para identificar cambios.
No conformidad: incumplimiento de un requisito; en la Polica Nacional se determina no
conformidad nicamente a las identificadas por un ente certificador o acreditador.
Objetivo: resultado especfico que la Institucin aspira a lograr a travs de su misin
en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con los procesos.
Objetivo de la calidad: concebidos como los logros inherentes a la calidad que la
Institucin se ha propuesto alcanzar para mejorar la calidad del servicio; deben estar
alineados con la Poltica de Calidad.
Oportunidad de mejoramiento: en la Polica Nacional se determina oportunidad de
mejoramiento a los hallazgos, no conformidades, aspectos por mejorar y compromisos
para la mejora, las cuales sern nutridas de: auditoras realizadas por el rea de Control
Interno, auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica (C.G.R), auditoras realizadas por entes certificadores o acreditadores, la autoevaluacin y la revisin
por la direccin, segn el caso.
Partes interesadas o grupos de inters: son las organizaciones y las personas que
pueden afectar, ser afectadas por una decisin o actividad (clientes, proveedores, accionistas, empleados, aliados de negocios).
Plan: estructura de objetivos y acciones estipulados en el tiempo y con asignacin de
normas, procedimientos, presupuesto y responsables para ser implementados.
Polticas: directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar
la accin institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.
Poltica de la calidad de una entidad: intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una
entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin
de la entidad.
Polticas institucionales: son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden,
que determina el sentido estratgico de la accin, desarrollado mediante objetivos identificados en el mapa estratgico institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel.
Principios institucionales: definimos los principios ticos como verdades universales
que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el
quehacer en el desarrollo de las funciones policiales.
44
1CI-MA-0001
VER:0
Glosario
Probabilidad: es la posibilidad de que ocurra un evento especfico o resultado, medido

por la frecuencia y factibilidad de ocurrencia del riesgo y expresado de manera cualitativa y cuantitativa.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde,
cundo, por qu y cmo.
Proceso: es un conjunto de actividades interrelacionadas, definidas, repetitivas y
medibles que transforman insumos agregndoles valor, convirtindolos en productos o
servicio, para satisfacer necesidades de clientes.
Procesos gerenciales: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y
estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio):
incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
Procesos de evaluacin y mejora: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y
recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia
y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones
correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos gerenciales, de
soporte y los misionales.
Procesos de soporte: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los
recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin,
anlisis y mejora.
Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Programa: plan de un solo uso que abarca un grupo relativamente amplio de actividades y que especifica etapas importantes para su realizacin, conjuntamente con su
orden y cronologa y las unidades responsables de cada etapa.
Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto o servicio.
Proyecto: conjunto de objetivos y acciones, claramente estipulados y ubicados en el
tiempo, con precisin de recursos y resultados, encaminados a lograr la solucin de un
problema que justifica y da origen al proyecto. Una caracterstica determinante de todo
proyecto es la especificacin de un momento de inicio y un momento de terminacin.
Proyecto de avance significativo: actividades planteadas en un plan de trabajo que
decide adelantar una unidad policial, grupo o dependencia con el fin de mejorar el
desempeo de su gestin en un determinado periodo de tiempo.
45
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas.
Relacin costo-beneficio: es el mtodo utilizado para comparar y estimar el costo
de la ejecucin de las acciones versus los beneficios obtenidos para la mitigacin del
riesgo.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Revisin por la direccin: compromiso de la direccin: Identificar, determinar y documentar los lineamientos o directrices que manifiesta la alta direccin con relacin al
desarrollo de la gestin institucional y su documentacin. Garantiza el compromiso de la
alta direccin de la entidad con el Sistema de Gestin de la Calidad, asegurando la identificacin continua de las necesidades y expectativas de los clientes, la asignacin de los
recursos necesarios para su cumplimiento y la gestin sobre los procesos y programas
de la entidad, de manera que la poltica y objetivos de calidad se alcancen.
Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de hechos o fenmenos internos o externos
que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos en la Institucin. El diccionario de
la Real Academia de la Lengua Espaola lo define como la proximidad de un dao.
Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.
Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin
de lograr un propsito.
Sistema de Gestin de la Calidad para entidades: herramienta de gestin sistemtica
y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de
calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades.
Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.
Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo
aquello que est bajo consideracin.
Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
46
1CI-MA-0001
VER:0
Glosario
Visin: la Visin es un sueo con fecha. Est constituida por aquello en que es necesario que la organizacin se convierta, cumpliendo su Misin, para garantizar su permanencia exitosa en el tiempo.
Vulnerabilidad: es la condicin en que se encuentran las personas y los bienes
expuestos a una amenaza. Depende de la posibilidad de ocurrencia, de las medidas
preventivas, de la propagacin, de la frecuencia del evento y de la dificultad en el control
del mismo.
47

ANEXOS
ANEXO No. 1
EVIDENCIAS MNIMAS PARA SOPORTAR LA APLICACIN
DE LOS 29 ELEMENTOS DE CONTROL DEL MODELO ESTNDAR
DE CONTROL INTERNO
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
1. Subsistema Documento con

de control
los principios
estratgico
y valores de la
entidad, construido participati1.1
Componente: vamente.
ambiente
de control
Acto administrativo que
1.1.1
adopta el docuElemento:
mento con los
acuerdos
principios y
compromisos valores de la
y protocolos
entidad.
ticos
CMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Resolucin 05297 del 05/12/08 Por la cual se Todas las

reformula la plataforma estratgica de la Polica unidades policiales
Nacional, Artculo 5.
del pas.

crea el Comit tico Institucional instancia organi- unidades policiales
zacional encargada de promover y liderar la Inte- del pas.
gridad Policial. Verificar en todas las unidades.
Artculo 6, Literal d.
Resolucin 05293 del 04/12/08 Por la cual se
fortalece el Sistema tico Policial, se incorporan
los referentes ticos: Cdigo de Buen Gobierno;
Principios y Valores Institucionales; Acuerdos
y Compromisos; Cdigo de tica; Imperativos
y Directrices ticas, y se modifica y adiciona la
Resolucin 06340 del 28/12/06.
Directiva Permanente 021 del 04/04/08 Instrucciones para el Desarrollo del Programa Cultura de
la Legalidad en la Polica Nacional.
Directiva Administrativa Permanente 013 del
07/10/08 Consolidacin y Fortalecimiento de la
tica Pblica Integridad Policial.
Socializacin
de los principios
y valores de la
organizacin a
todos los servidores.
Actas de socializacin.
Todas las
unidades policiales
Conductas de entrada o salida en eventos de del pas.
sensibilizacin o capacitacin.
Encuestas realizadas sobre el tema.
Autoevaluacin realizada al tema.
Verificacin o evaluacin donde se compruebe la
interiorizacin y aplicacin.
Actas de induccin y reinduccin en cumplimiento
al plan de induccin y reinduccin.
50
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
1.
Subsistema
de control
estratgico
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Manual de
Funciones y
Competencias
Laborales.
1.1
Componente:
ambiente de
control

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Todas las
Resolucin 02562 del 11 de agosto de 2010 Por
unidades policiales
la cual se crea el Manual del Sistema de Gestin
del pas.
Integral.
Mediante el SIFRE Sistema de Informacin de
Funciones y Requisitos para Desempear Cargos.
Historias laborales del personal en cada unidad.
adopta el Manual de Funciones Especficas para
el Personal Uniformado de la Polica Nacional y se
deroga la Resolucin No. 6062 del 16 de octubre
de 1986.
1.1.2
Elemento:
desarrollo
del talento
humano

adopta el Manual Especfico de Funciones y
Requisitos para los empleados pblicos civiles y
no uniformados de la Polica Nacional y se deroga
la Resolucin 3591 de 2005.
Plan institucional
de formacin y
capacitacin.
DINAE y apli Directiva Administrativa Transitoria que se expide

cacin en todas
cada ao por la cual se establece el Plan Anual de
las unidades
Capacitacin de la Polica Nacional.
policiales del pas.
Directiva Administrativa Transitoria que se expide
cada ao por la cual se establece el Plan Anual de
Formacin, Actualizacin y Entrenamiento.
Informacin correspondiente para la ejecucin y
seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin de
estos planes, en cada unidad.
Evidenciar la encuesta que realiz la Oficina de
Talento Humano de la unidad, para identificar las
necesidades de capacitacin del personal.
Informes de evaluacin de las capacitaciones.
Programa
de induccin
realizado a
los servidores
vinculados a la
entidad.
Programa de
reinduccin
realizado en
respuesta a
cambios organizacionales,
tcnicos o
normativos.
Aplicacin de la Resolucin 01749 del 22/03/06 Todas las

Por la cual se expide el Protocolo de Induccin unidades policiales
y Reinduccin para el personal de la Polica del pas.
Nacional, evidenciar cronograma y actas de
induccin y reinduccin.
Actas de induccin y reinduccin realizadas con
base en los movimientos de personal ocurridos en
la unidad y en los diferentes tipos de cargos.
51
ELEMENTO
1.1.2
Elemento:
desarrollo
del talento
humano
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Programa de
bienestar.
Aplicacin de la Resolucin 1747 del 22/03/06 Todas las

Sistema de Estmulos e Incentivos de la Polica unidades policiales
Nacional.
del pas.
Plan de incentivos.
Verificar que se estn aplicando los estmulos

al personal y los criterios empleados para su
ejecucin.
Seleccin merito- No aplica para la Polica Nacional de Colombia.

crtica de cargos
directivos (en las
entidades que
aplique).
Sistema de
evaluacin del
desempeo
acorde con la
normatividad
que rige para la
entidad.
No aplica.
Aplicacin del Decreto 1800 del 14/09/00 Por Todas las

el cual se dictan normas para la evaluacin del unidades policiales
desempeo del personal uniformado de la Polica del pas.
Nacional. Artculo 54.
Ejecucin de la Resolucin 2037 del 07/06/01 Por

la cual se establecen los parmetros para el diligenciamiento, aplicacin y trmite de los formularios de Evaluacin del Desempeo Policial para
el personal uniformado de la Polica Nacional.
Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la

gestin, en su seccin 2.
Formulario No. 2 diligenciado y actualizado seguimiento.
Formulario No. 1 diligenciado concertacin de la

gestin en su seccin 3.
52
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
1.
Subsistema
de control
estratgico
1.1
Componente:
ambiente de
control
1.1.3
Elemento
estilo de la
direccin
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
Acuerdos de
gestin suscritos
y evaluados en
las entidades a
No aplica para la Polica Nacional de Colombia.
las que les aplica
el Ttulo VIII de la
Ley 909 de 2004.
Evidencias que
soporten el
compromiso de
la alta direccin
con la aplicacin de las
herramientas
y polticas que
facilitan la implementacin del
MECI y Sistema
de Gestin de
Calidad, donde
se aplique.
RESPONSABLES
No aplica.
Resolucin 03971 de 30/10/08 Por la cual se Todas las

modifica la designacin del representante de la unidades policiales
Direccin General para la implementacin del del pas.
Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional
basado en la complementariedad de los Sistemas
de Gestin de Calidad, Control Interno y Desarrollo
Administrativo.
Resolucin 02319 de 30/05/08 Por la cual se

crean los Grupos: Directivo, Operativo y Evaluador
para la Implementacin del Sistema de Gestin
Integral en la Polica Nacional y se asignan responsabilidades.
Directiva Administrativa Transitoria 065 del

06/08/08 Formulacin del Plan Estadstico e
Implementacin y Estructuracin de la Lnea Base
de Indicadores en la Polica Nacional.

29/05/08 Capacitacin como Auditores Internos
de Calidad de un Personal de la Polica Nacional.

29/05/08 Diseo y Formulacin del Cuadro de
Mando Integral para la Polica Nacional.

18/07/08 Diplomado sobre los Procesos de
Calidad para la Atencin al Ciudadano.

18/11/08 Seminario Herramientas para la Revisin
Gerencial dirigido al Nivel Directivo de la Polica
Nacional, orientado por el ICONTEC.
53
ELEMENTO
1.
Subsistema
de control
estratgico
1.2
Componente:
direccionamiento
estratgico
1.2.1
Elemento:
planes y
programas
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
La planeacin
Diagnstico estratgico que para cada actuali- OFPLA DIPON.
de la entidad
zacin del Plan Estratgico Institucional se realiza,
contempla:
liderada por la Oficina de Planeacin del Nivel
Documento diagCentral, teniendo en cuenta:
nstico estratgico.
La misin y
visin institucionales adoptados
y divulgados.
Resolucin 05297 del 05/11/08, por la cual se

reformula la Plataforma Estratgica de la Polica
Nacional.
Objetivos institucionales.
Mapa estratgico de cada direccin y oficina

asesora.
Acciones, cronogramas responsabilidades y

metas.
Directiva Administrativa Transitoria que para cada Todas las

vigencia se expida para la formulacin de planes unidades policiales
de Accin para direcciones, oficinas asesoras, del pas.
polica fiscal y aduanera y unidades de tercer nivel.
Mapa estratgico Institucional.
Conocimiento
y aplicacin en
Cuadros de mando integral.
todas las unidades
Cada servidor pblico aporta a la consecucin policiales del pas.
de los objetivos estratgicos y la MEGA, a travs
de las tareas que le corresponda desempear o
apoyar, relacionadas con un plan de accin en
cada vigencia. Y por otro lado, aporta a la consecucin de los objetivos de los procesos, por medio
de las actividades y procedimientos que desarrolla
da a da en su cargo.
Planes de necesidades y plan de compras anual.

Planes de manejo de riesgos, planes de contingencia y dems planes que se manejan en la Institucin.
Evidenciar la forma como se planea la prestacin
de un servicio para el cliente, identificando algunos
documentos que puede mencionar en donde se
soporta la programacin de un servicio como son:
- Plan de accin.
- Polticas de operacin (caracterizacin) SVE.
- Procedimientos.
- rdenes de servicio.
- Oficio de solicitud.
- Llamada 123.
- Plan de marcha.
- Cronograma de actividades mensual que asigna
responsabilidades, objetivos, etc.
54
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
1.
Subsistema
de control
estratgico
1.2
Componente:
direccionamiento
estratgico
1.2.1
Elemento:
planes y
programas
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Definicin de
indicadores
de eficiencia,
eficacia y efectividad que
permite medir y
evaluar el avance
en la ejecucin
de los planes y
programas.
Cuadro de mando integral.
Proceso de
seguimiento
y evaluacin
que incluya la
evaluacin de la
satisfaccin del
cliente y partes
interesadas.
Resultados arrojados por los indicadores de Todas las

efectividad que son los que miden la calidad de unidades policiales
los productos y la satisfaccin del cliente (se del pas.
encuentran en la caracterizacin del proceso y en
el cuadro de mando integral).
Caracterizacin de los procesos.

Plan de manejo de riesgos.
Suite Visin
Scorecard.
Empresarial,
mdulo
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
Balance corresponda.
Las encuestas de Invamer Gallup.

Evidenciar las acciones y decisiones tomadas
despus del anlisis de los resultados de la satisfaccin del cliente.
Elementos de entrada para la revisin por la
Direccin.
1.
Subsistema
de control
estratgico
1.2
Componente:
direccionamiento
estratgico
1.2.2
Elemento:
modelo de
operacin por
procesos
Modelo de
operacin por
proceso que
contemple
procesos caracterizados (identificacin de las
interrelaciones,
proveedores,
insumos, actividades, clientes,
productos, indicadores, normas,
entre otros) .
Resolucin 05295 del 05/11/08 Por la cual se Direcciones y

adopta el Modelo de Operacin por Procesos para oficinas asesoras
la Polica Nacional.
en su definicin, y
todas las unidades
Caracterizacin de procesos: Se determina en del pas en su
la caracterizacin del proceso en las entradas y aplicacin, segn
corresponda.
salidas de cada una de las actividades.
Evidencias de la consulta que se realiz a los
clientes de cada proceso, sobre sus necesidades
para determinar las caractersticas y estndares
del producto o servicio.
Matriz de caractersticas y estndares, matriz de
productos usuarios y clientes de cada direccin y
oficina asesora duea de proceso.
Portafolio de productos o servicios.
Suite Visin Empresarial: mdulo calidad o
procesos.
Cada policial debe estar en condiciones de
mencionar a qu proceso pertenecen, qu actividades realizan de la caracterizacin y/o procedimientos que ejecutan y si cuentan con la
documentacin que les permite su ubicacin y
explicacin.
55
ELEMENTO
1.
Subsistema
de control
estratgico
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Mapa de
procesos.
1.2.2
Elemento:
modelo de
operacin por
procesos
Estructura organizacional de
la entidad que
facilite la gestin
por procesos.
1.2.
Componente:
direccionamiento
estratgico
1.3
Componente:
Administracin de
riesgos
1.3.1
Elemento:
contexto
estratgico
56
Mapa proceso DISN

Mapa proceso DISEC
Mapa proceso DITAH
Mapa proceso DITRA
Mapa proceso OFITE
Mapa proceso POLFA
Mapa de Procesos
Polica Nacional
RESPONSABLES
DIPN, DIASE,
DIBIE, DIJN,
DINAE, DINCO,
DIPOL, DIPRO,
DISN, DISEC,
DITAH, DITRA,
OFITE, POLFA.
Decreto 4222 del 23/11/06 con sus modificaciones. Todas las

unidades policiales
del pas.
Resoluciones con la estructura orgnica de las
direcciones, oficinas asesoras y dems unidades
policiales vigentes.
Manual de funciones por competencias, alineadas
a las actividades de los procesos y procedimientos
en que interviene cada cargo de la estructura
orgnica.
1.2.3
Elemento:
estructura
organizacional
1.
Subsistema
de control
estratgico
Mapa de procesos (I o II nivel) segn corresponda

y explicar los procesos que le aplican.
Mapa proceso DIASE

Mapa proceso DIBIE
Mapa proceso DIJN
Mapa proceso DINAE
Mapa proceso DINCO
Mapa proceso DIPOL
Mapa proceso DIPRO

1.2
Componente:
direccionamiento
estratgico
1.
Subsistema
de control
estratgico

POLICA NACIONAL
Publicacin en la gua de disposiciones de la

Polired y en la Suite Visin Empresarial, entre
otros.
Definicin de
la metodologa
e instrumentos
para adelantar
el proceso de
administracin
del riesgo adoptados por la alta
direccin.
Resolucin 04459 del 17/10/08 Por medio de la

cual se adopta el Manual de Lineamientos Metodolgicos para la Administracin del Riesgo en la
Polica Nacional y se deroga la Resolucin 04971
del 31 de diciembre de 2007.
Definicin OFPLA
DIPON, aplicacin
todas las unidades
policiales del pas.
Identificacin de
factores internos
y externos de
riesgo.
Lluvia de ideas anexa al Instructivo No. 008 SUDIR Direcciones y

OFPLA del 05/02/2010 Actualizacin mapa de oficinas asesoras
riesgos de la vigencia.
en su definicin.
Resolucin 03633 del 08/10/07 Por medio de la

cual se fijan las polticas para la Administracin del
Riesgo en la Polica Nacional.
1DS-FR-0006 Formato contexto estratgico.
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
1.3.2
Elemento:
identificacin
de riesgos
Riesgos iden Resolucin 05343 del 09/12/08 Por la cual Direcciones y

tificados por
se adopta el Mapa de Riesgos Institucional por oficinas asesoras
procesos que
Procesos y el Plan de Manejo de Riesgos en la en su definicin.
pueden afectar el Polica Nacional.
cumplimiento de
los objetivos de
1DS-FR-0007 Formato identificacin de riesgos.
la entidad.
1.3.3
Elemento:
anlisis de
riesgo
Anlisis de la
1DS-FR-0008 Formato anlisis de riesgos.
probabilidad de
ocurrencia de los
riesgos.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
Anlisis del
impacto de las
consecuencias
de los riesgos.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
1.3.4
Elemento:
valoracin
del riesgo
1DS-FR-0008 Formato anlisis de riesgos.
Evaluacin de
1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos.
los riesgos frente
a los procesos.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
Identificacin
1DS-FR-0009 Formato valoracin de controles.
de los controles
existentes para
prevenir la probabilidad o mitigar
el impacto de
los riesgos analizados.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
Evaluacin de
los controles
existentes para
valorar los
riesgos identificados.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
Determinacin
de la valoracin
del riesgo frente
a los procesos.
1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos.
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin.
Definicin de
acciones de
control necesarias.
Evaluacin de las acciones de control y se Direcciones y

concluye la efectividad de estas y la propuesta o oficinas asesoras
no de nuevos riesgos.
en su definicin.
Mapa de riesgos
por proceso.
Cumplimiento Instructivo No. 008 SUDIR OFPLA Direcciones y

del 05/02/2010 Actualizacin mapa de riesgos de oficinas asesoras
la vigencia.
en su definicin, y
todas las unidades
1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
1DS-FR-0011 Formato de seguimiento.
El procedimiento obligatorio de acciones preventivas se cumplir a travs del procedimiento Administrar riesgos en la Polica Nacional.
57
ELEMENTO
1.3.5
Elemento:
polticas de
administracin del
riesgo
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Mapa de riesgos
institucional.
1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos
Direcciones y
oficinas asesoras
1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
Definicin por
parte de la alta
direccin de las
polticas para el
manejo de los
riesgos.
Resolucin 03633 del 08/10/07 Por medio de la Direcciones y

cual se fijan las polticas para la Administracin del oficinas asesoras
Riesgo en la Polica Nacional.
en su definicin, y
todas las unidades
Evidenciar los registros de cumplimiento en el del pas en su
Formato de Seguimiento (1DS-FR-0011). De igual aplicacin, segn
forma deber evidenciar cmo se les hace segui- corresponda.
miento.
Divulgacin del
mapa de riesgos
institucional y
sus polticas.
Direcciones y
oficinas asesoras
Conductas de entrada o salida en eventos de en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
2.
Subsistema
de control de
gestin
Polticas de
operacin
adoptadas por
proceso.
2.1
Componente:
actividades
de control
2.1.1
Elemento:
polticas de
operacin
Formato poltica de operacin (anexo a la carac- Direcciones y

terizacin de cada proceso, acto administrativo).
oficinas asesoras
en su definicin, y
Resoluciones que adoptan cada proceso de primer todas las unidades
del pas en su
y de segundo nivel en la Polica Nacional.
aplicacin, segn
Evidenciar el acta de Subcomit de Control Interno corresponda.
y Calidad segn le aplique a la unidad (Central,
Regional o Local), en cumplimiento a la Resolucin Nro. 3555 de 2007.
Socializacin, interiorizacin y aplicacin polticas
y objetivos de calidad.
Divulgacin de
las polticas de
operacin.
Direcciones y
oficinas asesoras
Conductas de entrada o salida en eventos de en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
58
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
2.
Subsistema
de control de
gestin
2.1
Componente:
actividades
de control
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Procedimientos
a travs de
los cuales se
desarrollan los
procesos.

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES

adopta la Gua de Gestin Documental para la unidades policiales
Polica Nacional.
del pas.
adopta el Catlogo de Procesos y Procedimientos
del Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional, y sus resoluciones modificatorias.
Resoluciones que adoptan cada proceso de primer
y de segundo nivel en la Polica Nacional.
2.1.2
Elemento:
procedimientos
Interiorizacin y aplicacin correcta por cada

servidor pblico, de los procedimientos que se
desprenden de los procesos y que l ejecuta en la
Polica Nacional.
Divulgacin
de los procedimientos.

adopta la Gua de Gestin Documental para la unidades policiales
Polica Nacional.
del pas.
Procedimiento Control de documentos que se
encuentran en la Suite Visin Empresarial.
Aplicacin de los 6 procedimientos obligatorios
de la NTCGP 1000.2009: Control de documentos,
control de registros, auditora interna, control de
producto o servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas.
No solo se trata de poseer soporte de socializacin,
sino demostrar que se estn ejecutando los procedimientos tal y como fueron documentados.
2.1.3
Elemento:
controles
Controles
correctivos y
preventivos definidos para cada
proceso o actividad.
Todas las
unidades policiales
Mapa de riesgos, columna: acciones de control (8). del pas.
Puntos de control (Verificar que estn asociadas
a las actividades crticas del proceso y su aplicacin).
Dentro de la prestacin del servicio evidenciar
cules son los puntos de control, que garanticen
que el uso del servicio sea seguro y correcto,
como instrucciones, procedimientos, guas, etc.
Aplicacin y registros del procedimiento Control
de producto o servicio no conforme SVE.
Puntos de control establecidos en cada procedimiento documentado en la Institucin.
Cada policial debe estar en la capacidad de
mencionar claramente cules son los puntos de
control que aplican en su actividad, procedimiento
o proceso y qu registros se generan de ello.
Cuando aplique, ejecutar y evidenciar la calibracin de equipos para el servicio.
59
ELEMENTO
2.1.4
Elemento:
indicadores
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
Indicadores
Caracterizacin de cada proceso: instrumentos de
definidos
seguimiento y evaluacin.
por proceso
para medir
Resolucin 02550 del 16/06/08 Por medio de
la eficiencia,
la cual se adopta el Manual de Indicadores de la
eficacia y efectiPolica Nacional.
vidad del avance
y cumplimiento
Indicadores del proceso: medir el cumplimiento del
en la ejecucin
objetivo del proceso y de las actividades crticas.
de planes y
programas.
Evidenciar la utilizacin de herramientas estadsticas para el anlisis de los resultados de los indicadores.
RESPONSABLES
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
Matriz de indicadores.
2.1.5
Elemento:
manual de
operaciones
Manual de opera- Manual del Sistema de Gestin Integral que se

ciones adoptado
encuentra publicado en la Suite Visin Emprey divulgado.
sarial, y que recoge los manuales de operaciones
y de calidad de la Polica Nacional.
2. Subsistema Mecanismos para

de control de la recepcin,
gestin
registro y
atencin de
sugerencias,
2.2
Componente: recomendaciones,
informacin
peticiones, necesidades, quejas
2.2.1
o reclamos, por
Elemento:
parte de la ciudainformacin
dana.
primaria
Direcciones y
oficinas asesoras
en su definicin, y
todas las unidades
del pas en su
aplicacin, segn
corresponda.
Instructivo 033 del 19/04/05, las unidades deben Todas las

tener implementadas las Oficinas de Atencin al unidades policiales
Ciudadano.
del pas.
Instructivo 012 del 29/07/08, todas las Direcciones
deben tener un punto de atencin.
Directiva Permanente 008 DIPON INSGE del
30/01/08. Implementacin del Programa OAC.
Pgina web - Lnea Directa - Buzn de sugerencias - Chat institucional - Correo institucional
- Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas Comits de Vigilancia y Consejos de Seguridad.
En los procesos misionales la satisfaccin del
cliente se mide habitualmente con la encuesta de
Invamer Gallup.
Existen otras direcciones como la DISAN, DIBIE,
DINCO, DITAH, en donde existen mecanismos
propios de manejo de quejas y reclamos y
medicin de satisfaccin del cliente.
Identificacin
de las fuentes
de informacin
primaria.
60
Caracterizacin
entradas.
de
cada
proceso:
columna Todas las

unidades policiales
del pas.
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
2. Subsistema Mecanismos de
de control de consulta con
gestin
distintos grupos
de inters para
2.2
obtener inforComponente: macin sobre
informacin
necesidades y
prioridades en
2.2.1
la prestacin del
Elemento:
servicio.
informacin
primaria
Mecanismos
para la obtencin
de informacin
requerida para
la gestin de la
entidad.

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Mecanismos de consulta con los grupos de inters Todas las

en cada direccin y oficina asesora.
unidades policiales
del pas.
DIBIE, encuestas del clima organizacional.
Pgina web, link Comntele al Director.
Encuestas de percepcin (ejemplo: Invamer
Gallup).
DIRAF, pgina web, calidad de la dotacin.
Existencia del plan de necesidades.
Plan de compras.
Todas las
unidades policiales
del pas.
Plan de distribucin de elementos.

Programacin presupuestal.
Estudios de conveniencia y oportunidad.
Sistema de Informacin para la Vigilancia de la
Contratacin Estatal, SICE.
Oficiales de enlace ante diferentes organismos.
Encuestas.
2. Subsistema Mecanismos
de control de para recibir sugegestin
rencias o recomendaciones
2.2
por parte de los
Componente servidores.
informacin
Encuestas de clima organizacional.
2.2.2
Elemento:
informacin
secundaria
Buzn de sugerencias.
DISAN - SIAU.
Todas las
unidades policiales
del pas.
Pgina web.
Lnea Directa.
Chat institucional.
Correo institucional.
Reuniones de Relacin General.
Tablas de
Retencin
Documental de
acuerdo con lo
previsto en la
normatividad
(Ley 594 de
2000).
Tablas de retencin documental de acuerdo con

su misionalidad.
Las tablas estn ajustadas a la actual estructura
de la dependencia o unidad.
Fuentes de
Gua de disposiciones.
informacin
Conocimiento de los aplicativos o sistemas de
(manuales,
informacin de acuerdo con la misionalidad de
informes, actas,
cada direccin y oficina asesora.
actos administrativos) sistemati Navegar en la Suite Visin Empresarial hasta
zadas y de fcil
encontrar el listado maestro de documentos con
acceso.
la informacin de su proceso.
Todas las
unidades policiales
del pas.
Todas las
unidades policiales
del pas.
61
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
2. Subsistema Manejo orga Manual de Comunicaciones Oficiales.

Todas las
de control de nizado o sisteunidades policiales
gestin
matizado de la
del pas.
Procedimiento documentado de archivo y correscorrespondencia.
pondencia.
Sistemas de
2.2
Informacin.
Componente:
informacin
2.2.3
Elemento:
sistemas de
informacin
Manejo organizado o sistematizado de

recursos fsicos,
humanos, financieros y tecnolgicos.
Planes y formatos de mantenimiento correctivo y Todas las

preventivo.
unidades policiales
del pas.
Diligenciamiento de los formatos establecidos en
los procedimientos:
- Procedimiento 2TI-PR-0006 Realizar mantenimiento de repetidoras, bases y mviles y porttiles con formatos asociados.
- Procedimiento 1LA-PR-0020 Mantenimiento de
automotores.
- Procedimiento 1LA-PR-0022 Mantenimiento de
Instalaciones Policas.
- Procedimiento 2TI-PR-007 Instalacin y mantenimiento de redes elctricas.
- Procedimientos del proceso Logstica y Abastecimiento.
ECO (Estudios de Conveniencia y Oportunidad)
Registro en el SICE.
Plan de distribucin de elementos.
Cada servidor pblico debe estar en la capacidad
de describir los equipos y medios requeridos o
utilizados para la produccin del servicio, de cada
actividad de la caracterizacin del proceso o del
procedimiento ejecutado.
Medios tecnol- Sistema de Informacin y Seguimiento de Atencin Todas las

gicos o electral Ciudadano (SISAC).
unidades policiales
nicos disponibles
del pas.
(Ley 962 de
2005) para la
atencin a las
peticiones,
quejas, reclamaciones o
recursos.
62
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
2. Subsistema
de control de
gestin
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Sistema documental institucional.

POLICA NACIONAL
Manual de operaciones del SGI.
RESPONSABLES
Todas las
unidades policiales del pas.
Programa de Gestin Documental. Resolucin

2764 del 26/06/08.
2.2
Componente
informacin
Gua de Gestin Documental. Resolucin 4894

del 12/11/08.
2.2.3
Elemento:
sistemas de
informacin
Proceso de Gestin Documental.
Procedimientos de gestin documental: control

documentos, control de registros, archivo central,
archivo de gestin, archivo histrico, conservacin, consulta, disposicin final, tablas de
retencin documental.
2.3
Componente:
comunicacin
pblica
2.3.1
Elemento:
comunicacin
organizacional
Informacin
sistematizada
y actualizada
referente
a recursos
fsicos, tecnolgicos, humanos
y financieros.
Aplicativos como: SIBIN - SICLI - SIATH - SINVE

- SIGES - SIPCO - SIPROD - SICBI - SIVIDE
- SIFAF - SIGOA - SISEC - SADAP - SISAC SIFAC - SIDIR - SIPRE - LSI - SIOPER - SIRAD
- SIPDE - SICOVI - SARCV - SAGRE - SIPLAC SIKAR - SIGEA - SICCA - SIPAC - SIFRE - SICO,
entre otros.
Todas las
Poltica de
comunicacin
institucional
definida:
Proceso
de comunicacin entre la
direccin de la
entidad y los
dems servidores y entre
los responsables de los
procesos.
Resolucin 05318 del 12/12/08.
COEST
lo definen, todas
las unidades
del pas,
lo aplican.
Actos administrativos (rdenes de servicio,

comunicados oficiales y actas). La forma como
se ha socializado la documentacin del sistema
en su unidad/dependencia.
63
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
2.3
Componente:
comunicacin
pblica
Poltica de comu- Polticas de operacin anexo a la caracterizacin

nicacin institudel proceso Comunicacin Pblica.
cional definida:
Evidenciar la forma cmo se comunica con el
Proceso de
cliente, cmo le da a conocer las caractersticas,
comunicacin
2.3.2
cambios a las caractersticas, condiciones de presentre la entidad
Elemento:
tacin del servicio y los registros de esa comuniy los ciudacomunicacin danos, grupos de cacin.
informativa
inters.
Algunos registros de la comunicacin con el cliente
pueden ser: correo institucional, carteleras, boletines, comunicaciones oficiales, portafolio de
servicios, etc.
Informes de
resultados de la
gestin.
RESPONSABLES
COEST y direcciones operativas,
definen las polticas de comunicacin pblica, y
todas las unidades
del pas lo aplican.
Informe de gestin de la ltima vigencia. Instructivo Todas las

104.
unidades policiales
del pas.
Ley 951 del 31/03/05. Acta informe de gestin.
Directiva Permanente 032 del 23/12/04.
Directiva Permanente 036 del 29/12/05.
Resolucin 5674 del 24/06/05 de la CGR.
Instructivo 104 DIPON OFPLA 19/12/08.
Informacin
Los programas, proyectos, obras, su seguimiento Todas las
sobre programas, y cumplimiento de cada direccin, oficina asesora unidades policiales
proyectos, obras,
y unidad policial.
del pas.
contratos y administracin de los Publicacin de contratos en la pgina web:
contratos.gov.co. Decreto 2434 del 2006.
recursos.
Seguimiento y ejecucin plan de compras.
Publicacin plan de compras y los estados financieros en la pgina web.
Rendicin anual
de cuentas
con la intervencin de los
distintos grupos
de inters,
veeduras y
ciudadana.
Invitacin a los veedores ciudadanos para parti- Todas las

cipar en la rendicin anual de cuentas.
unidades policiales
del pas.
Resolucin 356 del 05/09/07 Contadura General
de la Repblica, Cap. 2, Procedimiento No. 7.
Audiencias pblicas de rendicin de cuentas.
Evidenciar los momentos de participacin
ciudadana y los procedimientos empleados para
tal fin, como son el programa OAC para el tema
misional e institucional, y para la DISAN, DIBIE y
DINCO mecanismos de quejas y reclamos propios
de sus servicios, la presentacin de rendicin de
cuentas internas o a la comunidad, dependiendo
de la Unidad.
Publicacin
Trmites en la web asociados a cada uno de los Todas las
de los trmites
procesos y consolidado por unidades.
unidades policiales
y formularios
del pas.
oficiales a travs
de los medios
tecnolgicos o
electrnicos (Ley
962 de 2005).
64
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
2.3
Componente:
comunicacin
pblica
2.3.3
Elemento:
medios de
comunicacin
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Medios de
comunicacin entre
la entidad,
cliente, grupos
de inters y
organismos de
control.
Pgina web e intranet; emisoras PONAL; lnea

directa, Oficina de Atencin al Ciudadano; correo
electrnico; boletines; comunicados y rueda de
prensa; Gua de Disposiciones; revistas institucionales; programa de televisin.
Todas las
rea de
atencin al
usuario que
facilite el
acceso a la
informacin
sobre los
servicios
que ofrece la
entidad.
Las Oficinas de Atencin al Ciudadano y Punto

de Atencin cumplen con el Numeral 14 del
Anexo 2, de la Directiva Permanente 035 del
20/12/06.
Todas las
Medios de
acceso a la
informacin con
que cuenta la
entidad
Existen entre otros: Pgina web, Polired; emisoras

PONAL; lnea directa, Oficina de Atencin al
Ciudadano; correo electrnico exchange; boletines; comunicados y rueda de prensa; Gua de
Disposiciones; revistas institucionales; programa
de televisin, especficos para cada direccin y
oficina asesora.
Todas las
Publicacin
a travs de
medios electrnicos (pgina
web), de leyes,
decretos, actos
administrativos
o documentos
de inters
pblico (ley 962
de 2005).
De acuerdo con la Ley 962 los documentos de

inters pblico relacionados con la direccin u
oficina asesora estn publicados en la pgina
web de la Polica Nacional.
Todas las
OFPLA - DIPON. Documentos que imparten

directrices institucionales para desarrollar esta
actividad.
65
ELEMENTO
3.
Subsistema
de control de
evaluacin
3.1
Componente:
autoevaluacin
3.1.1
Elemento:
autoevaluacin del
control
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Actividades de
sensibilizacin
a los servidores
sobre la cultura
de la autoevaluacin del
control.

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Participacin de cada direccin, oficina asesora

y dems unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el
Programa Anual de Auditoras Internas y actividades de sensibilizacin sobre la Cultura del
Control, a las unidades del pas, durante cada
vigencia.
ARCOI, DINAE,
OFPLA, definen
lineamientos institucionales. Las
unidades
policiales del pas,
lo replican.
Participacin en temas de cultura de autocontrol

que haya contenido el Plan Anual de Capacitacin,
aplicado en cada vigencia mediante Directiva
Transitoria.
Herramientas de
autoevaluacin
de control definidas.
Seguimiento a la formulacin de los indicadores ARCOI, OFPLA,

del plan de manejo de riesgos para cada proceso. definen lineamientos institucionales. Las
Socializacin y cumplimiento del mapa de riesgo unidades
asociado a los procesos.
policiales del pas,
lo replican.
Socializacin del procedimiento de autoevaluacin
del control.
Socializacin del procedimiento de auditora
interna.
Realizacin de los Subcomits de Control Interno y
los respectivos seguimientos de los compromisos
adquiridos en estos.
Registros de las visitas que, a manera de autoevaluacin, realicen los dueos de procesos a las
unidades responsables y ejecutoras de los
mismos, evidenciando las decisiones tomadas
como resultado de la autoevaluacin.
Registros aplicacin del procedimiento Control
de producto o servicio no conforme con base en
las caractersticas y estndares del producto o
servicio establecidas por el cliente.
Metodologa y
autoevaluacin.
procedimientos
para
realizar
Gua para elaborar planes de mejoramiento interno

por procesos.
66
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
3.1.2
Elemento:
autoevaluacin de la
gestin
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Herramientas de
autoevaluacin
de gestin definidas.

POLICA NACIONAL
Evaluacin de los resultados que arrojen los indicadores de planes, programas y procesos (en el
cuadro de mando integral estn los indicadores
asociados a la estrategia y en la caracterizacin
estn los indicadores de la gestin asociados a los
procesos) y compararlos contra las metas y objetivos trazados, realizando anlisis de ello.
RESPONSABLES
ARCOI, OFPLA,
definen lineamientos institucionales. Las
unidades policiales del pas, lo
replican.
Evidenciar los anlisis y decisiones tomadas como

resultado de la autoevaluacin de la gestin de los
procesos y la estrategia. Para los anlisis emplear
metodologas tales como: lluvia de ideas, anlisis
causa - efecto, los cinco porqus, anlisis paretto,
diagrama de distribucin de frecuencia, histogramas, espina de pescado, etc.
Socializacin del procedimiento de autoevaluacin
publicados en la S.V.E.
Realizacin de los Subcomits de Control Interno y
los respectivos seguimientos de los compromisos
adquiridos en estos.
Registros de las visitas que, a manera de autoevaluacin, realicen los dueos de procesos a las
unidades responsables y ejecutoras de los
mismos, evidenciando las decisiones tomadas
como resultado de la autoevaluacin.
Evidenciar evaluacin de los resultados del servicio
prestado a la ciudadana o al cliente del proceso.
Debe demostrar cmo, dentro de la planificacin,
al momento de la prestacin se ha verificado que
el servicio cuenta con las caractersticas establecidas en la matriz de producto, caractersticas y
estndares, para garantizar el cumplimiento de las
necesidades y expectativas del cliente y partes
interesadas.
Metodologa y
autoevaluacin.
procedimientos
para
realizar
Gua para elaborar planes de mejoramiento interno

por procesos.
Actividades de
sensibilizacin
a los servidores,
sobre la cultura
de la autoevaluacin de la
gestin.
Participacin de cada direccin, oficina asesora

y dems unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el
Programa Anual de Auditoras Internas y actividades de Sensibilizacin sobre la Cultura del
Control, a las unidades del pas durante cada
vigencia.
ARCOI, DINAE,
OFPLA, definen
lineamientos institucionales. Las
unidades policiales del pas, lo
replican.
Participacin en temas de cultura de autocontrol y

autogestin que haya contenido el Plan Anual de
Capacitacin aplicado en cada vigencia mediante
Directiva Transitoria.
67
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
3.2
Informe ejecutivo En cada direccin y oficina asesora su partiComponente: anual.
cipacin o conocimiento en la elaboracin del
evaluacin
informe ejecutivo anual.
independiente
OFPLA, ARCOI,
lideran, apoyan
direcciones y
oficinas asesoras,
conforme a cada
Coordinacin entre la Oficina de Planeacin y el tema evaluado.
rea de Control Interno para liderar el desarrollo
del informe ejecutivo anual.
3.2.1
Elemento:
evaluacin
independiente
al sistema de
control interno
3.2.2
Elemento:
auditora
interna
Procedimiento de Socializacin del proceso de control interno, del ARCOI, define

auditora interna.
proceso de autoevaluacin y del procedimiento de lineamientos
auditora interna.
y aplica auditoras internas
como evaluador
Socializacin de la Resolucin 4994 del 18/11/08 independiente.
Adopcin de los seis procedimientos obligatorios DISAN y DINAE
de la norma NTCGP 1000:2004.
aplican evaluacin
independiente
conforme a
normatividad legal
vigente a su misionalidad.
3.3
Componente:
planes de
mejoramiento
Herramientas
de evaluacin
definidas para la
elaboracin del
Plan de Mejoramiento Institucional.
3.3.1
Elemento:
plan de mejoramiento
institucional
Procedimiento Ejecutar acciones de mejora- ARCOI define

miento del proceso Mejora continua.
lineamientos.
Unidades Policiales del pas
Gua para elaborar planes de mejoramiento insti- aplican.
tucional, del proceso Mejora continua, publicado
en la Suite Visin Empresarial.
Documentacin relacionada con el cumplimiento y
seguimiento del plan de mejoramiento ante CGR e
interno por procesos.
Directiva Transitoria emitida en cada vigencia para
realizar el taller para la elaboracin y estandarizacin del Plan de Mejoramiento Institucional y por
Procesos de la Polica Nacional ante la Contralora
General de la Repblica.
Los proyectos de avance significativo no van al
plan de mejoramiento pero s son una accin de
mejora para la Institucin y deben poseer registros.
(Ejemplo: Vigilancia por Cuadrantes DISEC,
Universidad de Polica DINAE, proyecto CENOP,
Modelo de Gestin Humana Fundamentado en
Competencias DITAH, entre otros).
68
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ELEMENTO
3.3.2
Elemento:
plan de mejoramiento por
proceso
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR
Herramientas
de evaluacin
definidas para la
elaboracin del
Plan de Mejoramiento por
Procesos.

POLICA NACIONAL
RESPONSABLES
Procedimiento Ejecutar acciones de mejora- ARCOI, OFPLA

definen lineamientos. Unidades
Gua para elaborar planes de mejoramiento policiales del pas
interno por procesos, del proceso Mejora aplican.
continua publicado en la Suite Visin Empresarial.
Planes de mejoramiento y acciones correctivas,
resultado de las auditoras internas realizadas por
el rea de Control Interno, o como resultado de la
autoevaluacin en cada proceso.
Pueden generar acciones de mejoramiento (previo
anlisis de causas) para plan de mejoramiento
interno por procesos:
- Compromisos adquiridos en los Subcomits de
Coordinacin de Control Interno y Calidad.
- Resultado de la evaluacin de la rendicin de
cuentas.
- Resultado evaluacin de las quejas, reclamos y
sugerencias.
- Resultado evaluacin de la satisfaccin del
cliente.
- Resultado cumplimiento Plan Estratgico Institucional.
- Resultado evaluacin de la gestin y el control.
- Resultado evaluacin del desempeo de los
procesos.
- Resultado seguimiento y medicin del producto o
servicio.
- Resultado administracin del riesgo.
- Resultado control del producto o servicio no
conforme.
- Resultado seguimiento de la informacin relativa
de la percepcin del cliente, con respecto al
cumplimiento de los requisitos.
Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento
por cuanto no requieren anlisis de causas, sino
de las acciones que se ordenaron para subsanar
una debilidad detectada, por tanto, deben generar
registros.
69
ELEMENTO
3.3.3
Elemento:
plan de mejoramiento
individual
PRODUCTOS
MNIMOS
A EVALUAR

POLICA NACIONAL
Herramientas
Procedimiento Ejecutar acciones de mejorade evaluacin
definidas para la
elaboracin del
Gua para elaborar planes de mejoramiento indiPlan de Mejoravidual, del proceso Mejora continua, publicado
miento Individual. en la Suite Visin Empresarial.
RESPONSABLES
ARCOI, DITAH,
definen lineamientos. Las
unidades policiales
del pas lo aplican.
En las direcciones y oficinas asesoras, el desarrollo de los Artculos del 14 al 17 del Decreto 1800
del 14/09/00.
Concertacin de la gestin, formato seguimiento,
evaluacin del desempeo.
Pueden generar acciones correctivas (previo
anlisis de causas), para Plan de Mejoramiento
Individual:
- Evaluacin del desempeo del servidor pblico.
Auditoras internas a las actividades que
desempea el servidor frente a sus procedimientos o procesos en los que interviene.
Autoevaluacin del control y/o de la gestin
realizada a los procesos, procedimientos o
unidad/dependencia donde labora e interviene el
servidor pblico
- Resultados subcomits Central, Regional o Local
de Control Interno y Calidad.
- Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento
por cuanto no requieren de anlisis de causas,
sino de las acciones que se ordenaron para
subsanar una debilidad detectada, por tanto,
deben generar registros.
Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo est sujeto a variaciones, en la medida en que
se expida doctrina o autorregulacin en la institucin, que en todo caso ser la que se encuentre
publicada en la Suite Visin Empresarial (SVE), regulada por el dueo del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral.
70
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ANEXO No. 2
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN
DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
Cdigo: 1CI-FR-0010
LISTA DE CHEQUEO
PARA LA AUTOEVALUACIN DE LOS ELEMENTOS
DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
UNIDAD
Fecha:
Versin: 0
NIVEL
Grado, Apellidos
y Nombres
Cargo
Regin
Unidad
Fecha
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL MECI 1000 Y NTCGP 1000

Califique cada afirmacin del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoracin:
No sabe
No se
cumple
Se cumple
insatisfactoriamente
1. Subsistema: control estratgico
Se cumple
aceptablemente
Se cumple en alto grado
Se cumple
plenamente
1.1. Componente: ambiente de control
1.1.1. Elemento: acuerdos, compromisos y protocolos ticos

Ha sido socializado.
Verifique si el documento Est en proceso de socializacin e interiorizacin.
que contiene los principios y valores ticos de Est interiorizado y conocido por el personal.
Es aplicado conforme a lo establecido por la Polica o
la Polica o Unidad:
Unidad.
1.1.2. Elemento: desarrollo del talento humano
Verifique si el Manual Contempla el propsito principal de cada puesto de
de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal.
tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeo
Polica o Unidad:
de cada puesto de trabajo.
Est basado en un diagnstico institucional de necesidades de capacitacin.
Verifique si el Proceso de
Incluye la formulacin y aprobacin de un plan instituFormacin y Capacitacin
cional de capacitacin para la vigencia.
en la Polica o Unidad:
Contempla la evaluacin de los resultados del plan de
capacitacin correspondiente a la vigencia anterior.
Verifique de acuerdo con El programa de induccin se aplic dentro de los plazos
la Resolucin No. 1749 determinados por la norma.
del 22 de marzo de 2006
por la cual se expide el
Protocolo de Induccin El programa de reinduccin se aplic en respuesta a
y Reinduccin para el cambios organizacionales, tcnicos o normativos.
personal de la Polica
Nacional si:
71
Verifique si el programa
de bienestar social de la
Polica o unidad:
Verifique si el programa
de incentivos de la Polica
o unidad:
Verifique si el manejo de
la gerencia pblica en la
Polica o unidad incluye:
Verifique si el sistema de
evaluacin del desempeo
aplicado en la unidad,
contempla:
Adicionalmente, solo para

instituciones que se regulan
por la Ley 909 de
2004/2009 o ISO 9001,
verificar:
72
Est basado en un diagnstico institucional.

Se adopt un plan de bienestar para la vigencia
Tiene cobertura del 100% de los policiales de la Institucin o unidad.
Contempla la evaluacin de los resultados del Programa
correspondiente a la vigencia anterior.
Incluye la medicin del Clima Laboral por lo menos una
vez en los dos ltimos aos.
Incluye la formulacin de planes de incentivos a los policiales para la vigencia.
Contempla la evaluacin de la ejecucin del plan de
incentivos correspondientes a la vigencia anterior.
Procesos de seleccin meritocrtica para el ingreso a
los empleos gerenciales (cuando aplique).
Definicin de los perfiles y las competencias laborales
de los empleos gerenciales.
Definicin y seguimiento al cumplimiento de las metas
del nivel directivo.
Procesos de evaluacin del desempeo acorde con la
normatividad que rige para la Polica.
Correspondencia entre las metas individuales con las
metas del rea o del proceso al que pertenece el policial
(indicadores de gestin).
Retroalimentacin sobre el desempeo individual de los
policiales.
Formulacin de acciones de mejoramiento individual.
Seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones
de mejoramiento individual.
Documentacin de las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento.
Formulacin del Plan Institucional de Formacin y capacitacin con participacin del personal.
Contenidos del plan de capacitacin enmarcados dentro
de las reas temticas definidas en el Plan Nacional de
Formacin y Capacitacin.
Realizacin de programas de Proteccin y Servicios
Sociales.
El programa de incentivos contempla por lo menos seis
de los incentivos sealados en el Artculo 33 del Decreto
1567 de 1998.
Se tiene reglamentado el proceso para la seleccin y
premiacin de los Equipos de Trabajo.
Se ha adoptado el mtodo para la suscripcin y
evaluacin de la concertacin de la gestin.
Se suscribe la concertacin de la gestin con el 100%
de los directores, dueos de procesos, jefes oficinas
asesoras, comandantes de regin, comandantes metropolitanas, comandantes de departamentos, directores
de escuelas, centros vacacionales, rectores de colegio
y dems unidades de tercer nivel.
Cada concertacin de la gestin contiene cronogramas,
responsabilidades, metas e indicadores.
Se ha evaluado la concertacin de la gestin de la
vigencia anterior.
Se utilizan los resultados de la concertacin de la gestin
como referente para realizar la evaluacin individual de
los policiales.
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
1.1.3. Elementos Estilo de Direccin

Elemento que se evaluar a partir de los resultados de la evaluacin de los 28 elementos restantes, determinando as el impacto del estilo de direccin en el xito del Sistema de Control Interno.
1.2. Componente Direccionamiento Estratgico
1.2.1. Elemento Planes y Programas
Est elaborado y socializado.
Est en proceso de socializacin e interiorizacin.
Est interiorizado y conocido por el personal.
Contempla la misin y visin institucional.
Contempla las polticias y objetivos institucionales.
Contempla acciones, cronogramas, responsabilidades y
metas acordes con el quehacer misional de la Polica o
Unidad.
Contempla herramientas de seguimiento y evaluacin
que midan el cumplimiento de metas (indicadores).
Dicho esquema es coherente con el presupuesto anual
y plurianual de la Polica o unidad.
Dicho esquema es coherente con las necesidades de la
Verifique si el (los) docu- ciudadana.
mento(s) que contiene(n) Permite la planificacin de los productos y/o servicios
el esquema de planeacin que presta la Polica o unidad.
institucional, utilizado en Dicho esquema es coherente con las necesidades de la
la unidad:
ciudadana.
Se ejecutan las acciones de acuerdo con lo planeado.
Se ejecuta el presupuesto de acuerdo con lo planeado.
Se cumplen los cronogramas.
Se cumplen las metas.
Se definen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir el avance en la ejecucin de
los planes.
Contempla un proceso de seguimiento y evaluacin
documentado.
Se ejecuta el proceso de seguimiento y evaluacin de
los planes y programas de manera peridica.
Se generan acciones correctivas o preventivas, ante
posibles desvos en la planeacin.
La poltica de calidad de la Polica o unidad responde al
direccionamiento estratgico.
Adicionalmente solo para La poltica de calidad toma en cuenta las expectativas
Instituciones que estn de los usuarios.
implementando la NTCGP
1000: NTCGP 1000:2009 La poltica de calidad refleja el compromiso de la Polica
o Unidad por el mejoramiento continuo.
o ISO 9001:2008
Los objetivos de calidad son coherentes con la poltica
de calidad.
1.2.2. Elemento: modelo de operacin por procesos
Verifique si el modelo de Presenta diseo del mapa de procesos.
operacin por procesos de Contempla identificacin y clasificacin de procesos.
la Polica o unidad cumple
Incluye caracterizacin de Procesos.
con las siguientes caracteEs conocido y comprendido por el personal.
rsticas:
Los procesos son aplicados adecuadamente en el desarrollo de la gestin institucional.
En el mapa de procesos
Posee puntos de control definidos.
verifique:
Contiene evaluacin de los objetivos de los procesos, a
partir de los indicadores definidos para cada uno.
73
1.2.3. Elemento: Estructura Organizacional

Verifique si la estructura Facilita el desarrollo de los procesos.
organizacional
de
la Es coherente con la Tabla de Organizacin Policial (TOP)
Polica o unidad:
y el manual de funciones y de competencias laborales.
Verifique si el Manual Contempla el propsito principal de cada puesto de
de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal.
tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeo
Polica o unidad:
de cada puesto.
Para cada uno de los elementos de la administracin del riesgo, verifique si de forma adecuada:
Se identificaron los factores internos de riesgo.
Se identificaron los factores externos de riesgo.
1.3.1. Elemento: contexto Se analiz y utiliz el contexto estratgico como fundaestratgico
mento para el manejo del riesgo.
Se definieron los parmetros para adelantar el proceso
de administracin del riesgo.
Se identificaron los riesgos con base en el contexto
estratgico.
1.3.2. Elemento: identifi- Se identificaron los riesgos con base en los objetivos de
cacin de riesgos
los procesos institucionales.
Se establecieron las causas y efectos de los riesgos
identificados.
Se analiz la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Se analiz el impacto de las consecuencias de los
1.3.3. Elemento: anlisis
riesgos.
del riesgo
Se determin la vulnerabilidad de los procesos frente a
los riesgos.
Se definen los controles para prevenir o mitigar el
impacto de los eventos que pueden generar riesgos
para la Polica o Unidad.
Se documentaron los controles para prevenir o mitigar
los riesgos de la Polica o Unidad.
1.3.4. Elemento:
Se mide la efectividad de los controles con relacin a la
valoracin del riesgo
ocurrencia del riesgo.
Se priorizaron los riesgos teniendo en cuenta la efectividad de los controles.
Se definieron acciones para mitigar los riesgos (ERCA:
evitar, reducir, compartir o transferir, asumir).
Se definieron los lineamientos para el manejo de los
riesgos.
Se divulgaron las polticas del tratamiento del riesgo a
1.3.5. Elemento:
los policiales de la Institucin o Unidad.
poltica de administracin
Verificacin del cumplimiento de las polticas de tratade riesgos
miento del riesgo.
Resultados de las polticas de tratamiento del riesgo
evaluadas.
2. Subsistema de Control de Gestin.
2.1. Componente: actividades de control.
2.1.1. Elemento: polticas de operacin
Verifique si los linea- Se han definido.
mientos internos para la Se estn identificando.
accin y desempeo en
Se adoptaron oficialmente.
cada proceso:
Estn debidamente documentadas.
Se han divulgado entre todos los policiales de la InstiSolo si ya se adoptaron:
tucin o Unidad.
Los policiales las conocen y aplican.
74
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
2.1.2. Elemento: Procedimientos

Verifique si el estado
Se han definido.
actual de las actividades
a travs de las cuales se
En proceso de definicin.
desarrollan los procesos
de la Polica o Unidad
Ya se definieron.
(Procedimientos):
Se han adoptado por parte de los responsables de los
procesos.
Solo si ya se definieron:
Se han divulgado y son conocidos entre los policiales

que intervienen en el desarrollo de cada proceso.
Estn debidamente documentados.
Se ejecutan tal como se han documentado, permitiendo
el desarrollo efectivo de los procesos.
Se revisan periodicamente, generando mejoras.
2.1.3. Elemento: Controles

Se han definido.
Verifique si el estado
Se encuentran en proceso de definicin.
actual de los controles:
Ya se definieron.
Solo si ya se definieron:
Se documentaron apropiadamente los controles para

prevenir o mitigar los riesgos del proceso o la Institucin.
Se divulgaron a los policiales de la entidad.
Se conocen y se estn aplicando adecuadamente.
Se definieron indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir el avance en la ejecucin de
los planes y programas.
2.1.4. Elemento:
indicadores
Los indicadores definidos hacen parte del proceso de

seguimiento y evaluacin de la Polica o Unidad.
Se generan acciones correctivas o preventivas, a partir
de la aplicacin de los indicadores definidos.
Se divulgaron a los policiales de la Institucin o Unidad.
Se conocen y aplican adecuadamente por todos los policiales.
2.1.5. Elemento: manual de operaciones

Est diseado o construido.
Verifique el estado del Se encuentra en proceso de diseo y construccin.
Manual de Operaciones Se dise y construy a partir de la recopilacin e intede la Polica o unidad:
gracin de la informacin que regula las actuaciones de
la Polica o Unidad.
Se adopt oficialmente.
Solo si ya se adopt:
Se ha divulgado entre todos los policiales.

Se conoce y aplica adecuadamente por toda la polica.
Adicionalmente, solo para instituciones que estn implementando la NTCGP 1000 o ISO 9001
Se ha diseado y construido.
Verifique si el estado del
Se encuentra en proceso de consolidacin.
Manual de Calidad de la
Se elabor bajo los lineamientos de la NTCGP 1000 o
Polica o unidad:
ISO 9001.
Incluye el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad,
Solo si ya se dise y las polticas, objetivos de calidad y el mapa de procesos.
construy:
Es conocido y aplicado por toda la Polica.
75
2.2. Componente: informacin

2.2.1. Elemento: informacin primaria
Las sugerencias, recomendaciones peticiones, necesidades, quejas o reclamos, que presenta la ciudadana.
Un registro sistematizado de las observaciones sobre la
gestin de la entidad y los procesos contractuales que
presentan las veeduras u otros grupos de control social.
Verifique si los mecanismos para recepcin y
registro de la informacin,
tienen en cuenta:
Informacin suministrada por las fuentes externas

(comunidad, proveedores, oganismos de control o de
regulacin, organismos de cooperacin o de financiacin, otras entidades u organismos, sean pblicos o
privados) como insumo base para el desarrollo de los
procesos.
Acciones de consulta con distintos grupos de inters:
comunidad, proveedores, organismos de control,
cooperacin, veeduras, entre otros, desarrolladas para
obtener informacin sobre necesidades y prioridades en
la prestacin del servicio.
2.2.2. Elemento: informacin secundaria

Se disearon y construyeron.
Sugerencias y recomendaciones que presentan los policiales de la Polica o unidad.
Tablas de retencin documental de acuerdo con lo
Verifique si los meca- previsto en las normas archivsticas.
nismos para organizar y Informacin referente a sus recursos fsicos y tecnolprocesar la informacin, gicos, identificada, conocida y aplicada.
tienen en cuenta:
Informacin referente a sus recursos humanos, edentificada, conocida y aplicada.
Utilizacin de la informacin suministrada por las fuentes
internas (manuales, informes, actas, actos administrativos) como insumo para el desarrollo de los procesos.
2.2.3. Elemento: sistemas de informacin
Se disearon y construyeron.
Sistematizacin y clasificacin de la correspondencia de
manera organizada.
Manejo organizado o sistematizado de los recursos
fsicos y tecnolgicos.
Manejo organizado o sistematizado del talento humano.
Verifique si los sistemas Verificacin de la oportunidad y veracidad de la inforde informacin tienen en macin reportada a los diferentes sistemas gubernacuenta:
mentales de informacin y a los grupos de inters o
veeduras respectivas.
Procesamiento oportuno de la informacin recopilada
para agilizar y facilitar los procesos de control social por
parte de las veeduras ciudadanas.
Generacin y sistematizacin de la informacin originada
en las consultas externas, presentada de manera clara
y comprensible.
76
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
2.3. Componente: comunicacin pblica

2.3.1. Elemento: comunicacin organizacional
Ya se defini.
Canales de comunicacin entre la direccin de la Polica
o Unidad y las dems policiales.
Canales de comunicacin entre los responsables de los
Verifique si la poltica de
procesos de la Polica o unidad.
comunicacin institucional
Mecanismos de seguimiento y evaluacin al funcionade la entidad contiene:
miento de los mismos.
Hay una retroalimentacin oportuna con base en las
sugerencias proporcionadas por los servidores de la
Polica o unidad.
2.3.2. Elemento: comunicacin informtica
Dar a conocer los informes de resultados de gestin de
la entidad.
Dar a conocer informacin de los programas, proyectos,
obras, contratos y administracin de los recursos.
Generar espacios que propicien la retroalimentacin en
las audiencias anuales de rendicin de cuentas, con la
intervencin de los distintos grupos de inters, veeduras
y ciudadana.
Trmites de competencia de la entidad, divulgados
a travs de medios tecnolgicos o electrnicos (Ley
Verifique si los canales 962/05).
de comunicacin entre
la Polica o unidad y Formularios oficiales divulgados a travs de los cuales
las partes interesadas se formaliza la prestacin de los servicios o el desarrollo
de los trmites de la entidad (Ley 962/05).
permiten:
Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de
inters general, publicados a travs de medios electrnicos (Ley 962/05).
Entrega a los usuarios de informacin referente a
normas, funciones, servicios y trmites de su competencia, sin el requerimiento de la presencia personal y
a travs de medios impresos, electrnicos, telefnico o
por correo (Ley 962/05).
Remisin de documentos solicitados a travs de correo
electrnico y correo certificado (Ley 962/05).
3. Subsistema Control de Evaluacin
3.1. Componente: autoevaluacin
3.1.1. Elemento: evaluacin del control
Ya se definieron.
Verifique si las herramientas para realizar Los servidores pblicos fueron sensibilizados sobre las
la autoevaluacin del mismas.
control:
Son conocidos y aplicados adecuadamente.
3.1.2. Elemento: autoevaluacin de la gestin
Ya se definieron.
Verifique si las herraLos servidores pblicos fueron sensibilizados sobre las
mientas para realizar
mismas.
la autoevaluacin de la
Contempla un proceso de evaluacin y seguimiento
gestin:
documentado, con base en los indicadores.
77
3.2. Componente: Evaluacin Independiente

3.2.1. Elemento: Evaluacin independiente del Sistema de Control Interno
El informe ejecutivo anual de Control Interno se ha presentado de manera oportuna al Consejo Asesor
Nacional en materia de Control Interno.
Realiza otros ejercicios de evaluacin sobre el desarrollo e implementacin del MECI.
Adicionalmente
verifi- Informa al directivo responsable sobre las dificultades o
que que el responsable debilidades en la implementacin del modelo.
del control interno en la
Hace recomendaciones resultado de las evaluaciones.
Polica o unidad:
Verifica las acciones correctivas y/o de mejoramiento
que se aplican.
3.2.2. Elemento: auditora interna
Responda estas preguntas si usted, su unidad o su proceso, se

encuentra facultado mediante acto administrativo por el Director
General de la Polica Nacional para realizar evaluacin independiente.
Determine
el
estado Se ha definido.
actual del Programa Anual Se defini pero no se ha ejecutado efectivamente.
de Auditora en su Polica
Se defini y se ejecuta de acuerdo con lo previsto.
o unidad:
Tiene en cuenta el procedimiento definido por la entidad,
para realizar la auditora interna.
Solo si se defini y se Dicho procedimiento debe incluir: la verificacin al
ejecuta,
verifique
si cumplimiento de los objetivos de la entidad y la normacumple con las siguientes tividad que la regula; la verificacin de la eficacia,
condiciones:
eficiencia y efectividad de los procesos y del manejo
de recursos, y la evidencia documental como soporte
fundamental para su desarrollo.
Estos se presentan basados en un soporte oportuno,
claro y confiable, sustentado en las observaciones
resultado de las auditoras de gestin y/o calidad.
En cuanto a los informes Se les hace el seguimiento correspondiente para veride auditora, verifique si:
ficar el logro y efectividad de las acciones correctivas o
preventivas establecidas.
Permiten el seguimiento de los mapas de riesgos de la
entidad.
Adicionalmente, solo para El programa anual de auditora incluye el desarrollo de
instituciones que estn auditoras de calidad.
implementando la NTCGP Se definieron planes de mejoramiento y/o acciones
1000: 2004/2009 o ISO correctivas o preventivas para eliminar las no conformi9001:
dades detectadas en las auditoras de calidad.
3.3. Componente: planes de mejoramiento
3.3.1. Elemento: plan de mejoramiento institucional
Verifique si las herra- Se han definido.
mientas (procedimientos,
formatos,
aplicativos,
etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definicin.
de mejoramiento institucional:
Mejora sustancialmente el desempeo de la Polica o
unidad.
Atiende rigurosamente las osbservaciones hechas por la
oficina de control interno.
Solo si ya se definieron, Contiene las estrategias para hacer frente a los hallazgos
verifique si:
encontrados por los organismos de control respectivos.
Contiene las acciones de mejora pertinentes para el
cumplimiento de los objetivos de la Polica o unidad.
Realiza una verificacin continua a las acciones establecidas para comprobar su efectividad.
78
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
3.3.2. Elemento: plan de mejoramiento por procesos

formatos,
aplicativos,
etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definicin.
de mejoramiento institucional:
Proporcionan acciones de mejora para llevar a cabo la
realizacin de los procesos de manera clara y enfocada
al funcionamiento exitoso de la Polica o unidad.
Proporcionan los mecanismos necesarios para mejorar
Solo si ya se definieron, el cumplimiento de los procesos.
verifique si:
Guardan coherencia con el desarrollo de las estrategias
de mejoramiento institucional.
Cuentan con un mecanismo de contingencia en caso
de presentarse fallas en algn nivel de desarrollo de los
procesos.
3.3.3. Elemento: plan de mejoramiento individual
formatos, aplicativos, etc.)
para realizar el plan de En proceso de definicin.
mejoramiento individual:
Permiten la retroalimentacin sobre el desempeo individual de los policiales.
Contienen la formulacin de acciones de mejoramiento
Solo si ya se definieron, individual.
verifique si:
Facilitan el seguimiento al desarrollo y efectividad de las
acciones de mejoramiento individual.
Documentan las acciones de mejoramiento individual y
los resultados de su seguimiento.
4. Preguntas complementarias a la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad (solo diligenciadas
por las entidades que se encuentran dentro del alcance de la Ley 872 de 2003 NTCGP 1000:2009 o ISO
9001).
El control de documentos.
El control de registros.
4.1. Verifique si la Polica
o unidad cuenta con los Las auditoras internas.
procedimientos exigidos El control del producto no conforme.
por la norma en:
La generacin de acciones correctivas.
La generacin de acciones preventivas.
Aprobando documentos antes de su emisin.
Revisando y actualizando documentos cuando sea
necesario.
4.2. Se controlan los documentos requeridos por el
Sistema de Gestin de la
Calidad:
Identificando cambios y el estado de revisin actual de

los documentos.
Asegurando que las versiones actualizadas de los documentos se encuentren disponibles, previniendo el uso
de documentos obsoletos.
Asegurando que los documentos permanecen legibles y
fcilmente identificables.
Asegurando que se identifiquen los documentos de
origen externo y se controle su distribucin.
79
4.3. Se cuenta con mecanismo de control de

registros que:
4.4. La alta direccin hace

seguimiento del Sistema
de Gestin de la Calidad
en la Polica o unidad, por
medio de:
Se han definido e implementado mecanismos que

den a conocer a todos los
policiales de la entidad
la poltica, los objetivos y
directrices del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos y la operacin eficaz, eficiente y efectiva del SGC.
Permanezcan legibles, fcilmente identificables y recuperables.
Sean fcilmente identificables, almacenados, protegidos, recuperados y dispuestos, y se pueda determinar
el tiempo de su retencin.
Resultado de las auditoras.
La retroalimentacin del cliente.
El desarrollo de los procesos y la conformidad del
producto y/o servicio.
El estado de las acciones de seguimiento de revisiones
previas efectuadas por la direccin.
Los cambios que podran afectar el Sistema de Gestin
de la Calidad.
Recomendaciones para la mejora.
Los riesgos identificados por la Polica o proceso.
Seguimiento a la planeacin institucional.
Verificacin del cumplimiento de la poltica y objetivos
de calidad.
Se han definido.
Definidos pero no se implementan acorde con lo previsto.
Se definieron y se implementan de acuerdo con lo
previsto.
Se ha valorado su efectividad.
Han contado con la participacin del 100% de los poliSolo si se definieron y se
ciales o un porcentaje representativo en la Polica.
implementan, verifique:
Han contado con el apoyo y liderazgo del equipo
directivo.
La Polica o unidad ha optado por la certificacin en NTCGP 1000:2004 o NTCGP 1000:2009 o ISO 9001
ante un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio:
Cul:
La Polica o unidad se encuentra certificada en NTCGP 100:2004/2009 o ISO 9001 por un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio:
Cul:
Por favor escriba su opinin y sugerencias acerca del presente instrumento.
Elabor:
MY. MAURICIO GMEZ M.
IJ. DORLEY LEN LPEZ
Fecha:
Revis:
Aprob:
MY. RICARDO MOYA ROMERO

Fecha:
CR. GABRIEL PARADA DAZ

Fecha:
Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo est sujeto a modificaciones, por tanto la versin
actualizada se deber consultar en la Suite Visin Empresarial (SVE).
80
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ANEXO No. 3
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN

DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO CONTROL INTERNO
Cdigo: 1CI-FR-0008
LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIN

DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha:
Versin: 0
Objetivo: Verificar, evaluar y determinar la calidad y efectividad de los controles establecidos en cada uno de los procesos y/o procedimientos, en funcin de contribuir al logro de los objetivos de la Polica Nacional.
Instrucciones de diligenciamiento:
Diligencie la informacin bsica inicialmente, previendo seleccionar un solo proceso por instrumento de autoevaluacin aplicado.
El formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso o por el analista de procedimiento.
El diligenciamiento del formulario debe ser en el archivo Excel, por cuanto se encuentran las opciones de respuesta predeterminadas.
Califique cada pregunta, de acuerdo con la lista que aparece al dar clic en la celda CONTROL frente a cada pregunta.
No haga modificaciones al formulario.
Debe diligenciar todas las celdas CONTROL de las preguntas, para el nmero total de controles del proceso o procedimiento autoevaluado.
Al finalizar la autoevaluacin para el total de los controles establecidos por el proceso o procedimiento, el sistema evala la necesidad
de establecer acciones de mejora a los controles.
Cdigo y nombre
proceso
Cdigo y nombre
procedimiento
Nivel del
proceso
Fecha
Diligenciamiento
Grado, apellidos
y nombres
Unidad
No.
Pregunta
El proceso o procedimiento en evaluacin tiene identificados puntos

de control?
El punto de control identifica claramente qu se quiere controlar?
El punto de control define claramente el responsable de ejecutarlo?
El punto de control permite identificar para qu se ejecuta dicho

control?
El punto de control define claramente el tiempo o periodicidad de

ejecucin?
Existe un mtodo definido para aplicar el control asociado a este

proceso o procedimiento?
El control puede detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin?
El punto de control aporta directa o indirectamente a controlar las

desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos del proceso?
El punto de control se est aplicando actualmente en las unidades

que le corresponden?
Cargo
CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
10 Existen registros de la aplicacin del control?

11
El punto de control tiene relacin directa con una actividad crtica del
proceso o procedimiento?
81
CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
No.
Pregunta
12
Para el control evaluado existen estndares o criterios de evaluacin

o comparacin?
13
El criterio establecido para el control permite comparar el resultado

del desempeo del proceso, contra el que fue establecido como
criterio, para verificar si hay desvo o variacin con relacin al
desempeo esperado?
Las personas que identifican o aplican el punto de control han sido

14 entrenadas debidamente y cuentan con las competencias necesarias
para aplicarlo?
15
El control, al detectar e indicar errores actuales, puede prevenir

errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin?
16
Los costos, los recursos y el tiempo usado en la aplicacin del punto

de control es adecuado para el desarrollo del mismo?
Es necesario adelantar acciones de mejora al control?

Comentarios u observaciones generales sobre los puntos de control:
Elabor:
MY. MAURICIO GMEZ M.
IJ. DORLEY LEN LPEZ
Fecha:
Revis:
Aprob:

Fecha:

Fecha:
82
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ANEXO No. 4
FORMATO AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN
EN PROCESOS Y ESTRATEGIA
PROCESO CONTROL INTERNO
Pgina 1 de 1
Cdigo: 1CI-FR-0009
AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN EN PROCESOS

Y ESTRATEGIA
Fecha:
Versin: 0
Objetivo: Verificar, evaluar y determinar, basado en un conjunto de indicadores de gestin, el comportamiento de los procesos, la
obtencin de las metas y de los resultados previstos en la estrategia e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los
correctivos que garanticen mantener la orientacin de la unidad o Institucin, hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Instrucciones de diligenciamiento:
Diligencie la informacin bsica inicialmente, seleccionando si se va a autoevaluar la gestin de un proceso o de una unidad.
Para autoevaluar la gestin de los procesos, este formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso.
Para autoevaluar la gestin de la unidad, este formulario debe ser diligenciado por el comandante, director o jefe.
El informe de la autoevaluacin de la gestin debe ser trimestral.
Para el diseo de las acciones de mejoramiento, se deber tener en cuenta los lineamientos establecidos por el proceso Mejora
Continua.
La informacin detallada de cada indicador debe ser extractada de la ficha tcnica del respectivo indicador.
Cdigo y nombre
del proceso
Fecha
Diligenciamiento
Nombre Indicador
Nivel proceso
(gestin proceso)
Nivel unidad
(gestin estrategia)
Grado,
Nombre
Cargo
Quien diligencia
el formato
Quien diligencia
el formato
Frmula de Clculo
Unidad
Interpretacin del Indicador

Meta
Resultado
del Indicador
Parmetro de
comparacin
(criterio, rango, estndar)
Anlisis del resultado del Indicador
Accin
de mejoramiento
Anlisis de la gestin total del proceso o la unidad:

Elabor
IJ DORLEY ENRIQUE LEN LPEZ
Fecha:
Revis:
Fecha:
Aprob:
Fecha:
83
ANEXO No. 5
CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO
CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS
La informacin relacionada con el proceso Control Interno se encuentra publicada en la
Suite Visin Empresarial (herramienta bsica para la documentacin oficial del Sistema
de Gestin Integral), con el cdigo 1CI-CP-0001 y sus anexos como aparece a continuacin:
Cdigo
Nombre
Versin
Fecha Versin
1CI-PR-0001
AUDITORA INTERNA
05/oct./2009
11:42:36
1CI-FR-0002
CONTROL ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIN
04/oct./2009
22:37:01
1CI-CP-0001
CONTROL INTERNO
25/jun./2010
18:42:29
1CI-DP-0001
DESPLIEGUE DEL PROCESO CONTROL INTERNO
29/jul./2010
18:38:11
1CI-FR-0003
EVALUACIN ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIN
04/oct./2009
22:54:03
1CI-FR-0001
FICHA TCNICA EVENTO DE SENSIBILIZACIN
04/oct./2009
22:18:58
1CI-PR-0003
FOMENTAR LA CULTURA DEL CONTROL INTERNO
04/oct./2009
23:03:27
1CI-FR-0005
LISTA DE VERIFICACIN
05/oct./2009
11:20:45
1CI-FR-0004
PLAN DE AUDITORA
05/oct./2009
11:10:58
1CI-FR-0007
PRUEBAS DE APOYO
05/oct./2009
11:28:16
Nota aclaratoria: la informacin registrada en este anexo est sometida a variaciones, en la

medida en que el dueo del proceso Control Interno actualice y publique, previo control de documentos, informacin relacionada con los productos y anexos del mismo, en la Suite Visin Empresarial (SVE), herramienta donde se podr consultar la versin actualizada.
84
1CI-MA-0001
VER:0
Anexos
ANEXO No. 6
CARACTERIZACIN PROCESO MEJORA CONTINUA
CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS
La informacin relacionada con el proceso Mejora Continua se encuentra publicada
en la Suite Visin Empresarial (herramienta bsica para la documentacin oficial del
sistema de gestin integral), con el cdigo 1MC-CP-0001 y sus anexos como aparece a
continuacin:
Cdigo
Nombre
Versin
Fecha Versin
1MC-PR-0004
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
22/jul./2009
10:02:34
1MC-DP-0001
DESPLIEGUE MEJORA CONTINUA
23/jul./2010
11:01:09
1MC-PR-0005
EJECUTAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO
25/jun./2010
15:10:38
1MC-FR-0002
FORMATO TRATAMIENTO DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
22/jul./2009
09:45:42
1MC-GU-0002
GUA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO POR PROCESOS
25/jun./2010
17:04:27
1MC-GU-0003
GUA PARA ELABORAR PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
25/jun./2010
17:29:18
1MC-GU-0001
GUA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
25/jun./2010
16:44:10
1MC-CP-0001
MEJORA CONTINUA
01/jun./2010
10:31:30
1MC-FR-0003
PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO
25/jun./2010
14:19:17
Nota aclaratoria: la informacin registrada en este anexo est sometida a variaciones, en la medida en que el dueo del proceso Mejora Continua actualice y publique, previo control de documentos, informacin relacionada con los productos y anexos del mismo en la Suite Visin Empresarial (SVE), herramienta donde se podr consultar la versin actualizada.
85
Direccin y Conceptualizacin
Brigadier General JANIO LEN RIAO
Jefe Oficina de Planeacin
Coronel GABRIEL PARADA DAZ
Jefe rea de Control Interno
Coronel LEN GUILLERMO BARN CALDERN
Jefe Oficina Comunicaciones Estratgicas
Teniente Coronel GUSTAVO FRANCO GMEZ
Jefe Grupo Doctrina y Servicio de Polica
Elaboracin y redaccin
Intendente Jefe DORLEY ENRIQUE LEN LPEZ
Asesor Mejora Continua y Fomento de la Cultura del Control ARCOI
Colaboradores
Grupo Impresos y Publicaciones COEST
Diagramacin e impresin
Imprenta Nacional de Colombia

Bogot, D. C., Colombia, 2010.
87

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MANUAL DE CONTROL INTERNO

Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR

Ministro de Defensa Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Polica Nacional

Mayor General RAFAEL PARRA GARZN

Subdirector General Polica Nacional

Mayor General ORLANDO PEZ BARN

Inspector General Polica Nacional

Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO

Director de Seguridad Ciudadana

Concepto de control interno..........................................................................13

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO

ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO

ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.....................................20

PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES..................20

El Programa Anual de Auditoras..................................................................21

Informe ejecutivo anual.................................................................................22

Informe de control interno contable...............................................................22

Subcomits de control interno y calidad........................................................23

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno

Resolucin No. 03296 del 15 de octubre de 2010,

Manual de Control Interno de la Polica Nacional.

Manual de Control Interno

1.3. MBITO DE APLICACIN

1.4. ALCANCE LEGAL

1.5. MARCO CONCEPTUAL

Control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar, controlar; tambin

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal o institucional de regulacin

Concepto de control interno

Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno

Si se observan apartes de la definicin establecida por el Departamento Administrativo de

2.1. ROL DEL REA DE CONTROL INTERNO

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

El ejercicio del Control Interno

macin dentro de la Institucin necesaria para la presentacin de los informes que

2.2. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIN

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Manual de Control Interno

3.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

3.2.2. Polticas de operacin

3.3. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Herramientas para el Control

permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el sistema y emite directrices para el

3.3.1. El Programa Anual de Auditoras

3.3.2. Auditora interna

Manual de Control Interno de la Polica Nacional

Auditoras internas de seguimiento. Permiten identificar el grado de cumplimiento

Informe ejecutivo anual