Gestão de Documentos da Electra com Joomla e Docman

UNIVERSIDADE DA BEIRA INTERIOR
Faculdade de Engenharia
Sistema de Gesto de Documentos da

Electra, SARL
Leila Lima Barros
Dissertao para obteno do Grau de Mestre na especialidade
Engenharia Informtica
(2 ciclo de estudos)
Orientador: Prof. Doutor Paulo Moura
Mindelo, Junho de 2012
ii
Dedicatria
Dedico esta tese minha famlia em especial minha me Marlia, meu marido Rui e minha
filha Carolina.
iii
iv
Resumo
Este trabalho tem como principal objectivo o estudo e implementao de uma soluo de
gesto de documentos no contexto da empresa de fornecimento de gua e electricidade de
Cabo Verde Electra.
A Electra uma empresa Nacional, constituda por dezasseis departamentos, e por vrias
unidades distribudas pelo arquiplago. A insularidade um factor importante e que motivou
as escolhas desde o inicio do trabalho. Os referidos departamentos so responsveis pela
execuo de um grande nmero de processos tcnicos e administrativos. Associados a estes
processos, existem mltiplos documentos, por exemplo, procedimentos e instrues de
servio, respostas a questes frequentes, legislao, minutas que devem estar disponveis, de
forma controlada, para as vrias categorias de utentes da Empresa: clientes, colaboradores
internos e externos, directores e chefes de departamentos, rgos de gesto, etc. Existe uma
grande diversidade e dinmica nos documentos que circulam na Electra.
No existindo ainda na Electra qualquer programa para gerir a sua documentao, foi
proposto o desenvolvimento de um Sistema de Gesto Documental, que dever permitir uma
manuteno fcil e gil dos documentos directamente pelos colaboradores da Electra sem
que, para isso, tenham necessidade de ter grandes conhecimentos tcnicos de informtica.
Para desenvolver esse sistema, foi feito um estudo entre as vrias solues de gesto de
documentos existentes no mercado, com particular nfase nas solues gratuitas e de cdigo
aberto. De entre as vrias solues estudadas foi escolhido o Sistema de Gesto de Contedos
(CMS) Joomla.
O desenvolvimento deste trabalho envolveu quatro fases principais. Numa primeira fase,
foram pesquisadas, estudadas, instaladas, algumas solues possveis para implementar o
sistema. Numa segunda fase foram analisados os processos organizacionais da Electra, bem
como os documentos que lhes esto associados, com o objectivo de identificar os requisitos
do sistema. Numa terceira fase, foi escolhida a soluo mais adequada para o
desenvolvimento do trabalho. Essa escolha recaiu sobre o Sistema de Gesto de Contedos
Joomla. Nessa mesma fase foram feitas vrias pesquisas com o objectivo de encontrar um
componente prprio do Joomla que pudesse obedecer s exigncias da gesto documental. O
Componente escolhido foi o DOCMAN. Na quarta e ltima fase, foi definida a arquitectura da
soluo, implementado e testado o prottipo do Sistema de Gesto de Documentos da
Electra.
vi
Abstract
The main objective of this thesis is to study and implement a document management solution
in the context of the national power and water company Electra.
Electra is a Capeverdean company, consisting of sixteen departments, and several units
distributed throughout the archipelago. Insularity is the key factor that has driven this work
from its beginning. These departments are responsible for implementing a large number of
technical and administrative processes. Associated with these processes, there are multiple
documents, such as procedures and service instructions, answers to frequently asked
questions, legislation, minutes that should be available in a controlled manner, for the
various categories of users of the company: customers, internal and external employees,
managers and heads of departments, governing bodies, etc. There is a large and dynamic
documents circulating within Electra.
Considering that there is not any program to manage documentation in Electra, the
development of a Document Management System was proposed in order to allow a quick and
easy maintenance of the documents directly by Electra employees who do not need to be
highly skilled in computer.
To develop this system it was carried out a study of the various document management
solutions on the market, with particular emphasis on free and open source solutions. From
among the numerous solutions studied Joomla Content Management System (CMS) was
chosen.
This work has developed in four main phases. Initially, we researched, studied and installed
some possible solutions to implement the system. In a second step we considered the
organizational processes of Electra and the documents associated with them, aiming at
identifying the system requirements. In a third phase, it was chosen the most appropriate
solution for the development work. This choice fell on the Joomla Content Management
System. At this stage several researches were carried out in order to find a Joomla
component that could meet the requirements of document management. The component
chosen was DOCman. In the fourth and final stage the architecture of the solution was
defined and the prototype for the document management system of Electra was implemented
and tested.
vii
viii
Agradecimento
Em primeiro lugar agradeo a DEUS por cada conquista da minha vida. ELE que me d
sabedoria, iniciativa e fora para no desistir.
Ningum neste mundo mais merecedor de meus agradecimentos do que minha querida
famlia, especialmente a minha me, meu esposo e minha filha Carolina. Eles so a minha
ncora, meu porto seguro.
Um agradecimento muito especial aos Professores Joel Rodrigues, Director do Mestrado, e
Professor Paulo Moura, pela orientao, pacincia, apoio e ateno. Sem eles, no teria sido
possvel chegar at aqui.
No posso deixar de agradecer aos meus amigos e colegas da Electra, em especial ao meu
Director de Gabinete, Eng. Emanuel Spencer, Zenaida e ao Paulo.
Agradeo tambm ao Vice-Presidente da Universidade do Mindelo, Eng. Joo Dias pela
amizade e incentivo.
A todos, o meu muito obrigada!
ix
ndice
1
Introduo .............................................................................................. 1
1.1
1.1.1
Aplicaes Web ............................................................................ 2
1.1.2
O Protocolo Http ........................................................................... 3
1.2
Descrio do Sistema............................................................................ 4
1.3
Objectivos do Sistema .......................................................................... 4
1.3.1
Objectivo Geral ............................................................................ 4
1.3.2
Objectivo Especifico ...................................................................... 5
1.4
2
Justificao do Trabalho ....................................................................... 5
Caracterizao da Electra ........................................................................... 7

2.1
Dados Gerais ...................................................................................... 7
2.2
Histrico .......................................................................................... 7
2.3
Viso ............................................................................................... 8
2.4
Misso.............................................................................................. 8
2.5
Estrutura Organizacional ....................................................................... 9
A Gesto Documental................................................................................ 10
3.1
Ciclo de Vida dos Documentos ................................................................ 11
3.2
Benefcios da Gesto Documental ........................................................... 13
3.3
Evoluo dos Sistemas de Gesto Documental ............................................. 13
3.4
Actividades e Tecnologias de Gesto Documental ........................................ 15
3.5
Legislao e Regras............................................................................. 16
3.6
Viso do Mercado ............................................................................... 17
3.7
Requisitos da Qualidade ....................................................................... 18
3.7.1
Famlia ISO 9000 .......................................................................... 18
3.7.2
Controlo de Documentos e de Verses ................................................ 20
3.7.3
Acessibilidade ............................................................................. 20
3.8
4
Tecnologias Web ................................................................................. 2
Dificuldades na Gesto ........................................................................ 20
A Gesto Documental e o Software Livre ........................................................ 22

4.1
Introduo ....................................................................................... 22
4.2
Metodologia de Pesquisa das Solues ...................................................... 23
4.3
O Desenvolvimento e Utilizao do Software Livre ....................................... 24
4.4
Sistemas de Cdigo Aberto de Gesto Documental ....................................... 25
4.4.1
Alfresco .................................................................................... 25
4.4.2
KnowledgeTree ........................................................................... 27
4.4.3
Joomla ...................................................................................... 28
4.4.4
Concluso e Justificao da Escolha ................................................... 29
Anlise dos Processos e Documentos da Electra ................................................ 32

5.1
Introduo ....................................................................................... 32
5.1.1
Secretaria Geral .......................................................................... 32
5.1.2
Gesto Administrativa e Financeira ................................................... 33

xi
5.1.3
Gesto de Recursos Humanos .......................................................... 35
5.1.4
Direco de Planeamento ............................................................... 37
5.1.5
Direco de Aprovisionamentos ........................................................ 38
5.1.6
Direco de Infraestruturas ............................................................. 39
5.1.7
Direco Comercial ...................................................................... 40
5.1.8
Direco de Produo ................................................................... 44
5.1.9
Direco de Distribuio ................................................................ 46
5.2
Anlise dos Documentos ....................................................................... 50
5.3
Caractersticas dos Documentos ............................................................. 51
5.3.1
Tipificao dos Documentos ............................................................ 51
5.3.2
Destinatrios dos Documentos ......................................................... 53
5.3.3
Suporte dos Documentos ................................................................ 53
5.4
6
Metodologias Utilizadas ............................................................................. 56

6.1
Metodologia da Pesquisa ...................................................................... 56
6.2
Metodologia de Desenvolvimento ............................................................ 57
6.3
Modelao do Sistema usando UML .......................................................... 58
6.3.1
Elementos da UML ........................................................................ 59
6.3.2
Tipos de Relacionamentos .............................................................. 59
6.3.3
Diagramas da UML ........................................................................ 60
Desenvolvimento do Sistema de Gesto de Documentos ...................................... 62

7.1
Ciclo de vida dos Documentos Organizacionais ............................................ 54
Fases do Desenvolvimento .................................................................... 62
7.1.1
Reviso da Literatura .................................................................... 62
7.1.2
Levantamento de Requisitos............................................................ 62
7.1.3
Anlise do Sistema ....................................................................... 68
7.1.4
Projecto do Sistema...................................................................... 72
7.1.5
Construo/Implementao ............................................................ 74
7.1.6
Testes ...................................................................................... 85
7.1.7
Instalao e Formao ................................................................... 86
7.1.8
Anlise de resultados .................................................................... 87
7.1.9
Redaco da Tese ........................................................................ 87
7.2
Cronograma ..................................................................................... 87
7.3
Recursos Utilizados ............................................................................. 87
Concluses ............................................................................................ 89
8.1
Objectivos Alcanados ......................................................................... 89
8.2
Dificuldades Encontradas ..................................................................... 89
8.3
Melhorias Propostas e Trabalhos Futuros ................................................... 89
Anexos........................................................................................................ 91
Roteiro da Entrevista Semi-Estruturada ............................................................. 91
Apresentao do Sistema Interno..................................................................... 92
Glossrio ..................................................................................................... 97
Referncias Bibliogrficas................................................................................. 99
xii
xiii
Lista de Figuras
Figura 1.1 - Directoria de Instalao do Sistema Pblico ............................................. 4
Figura 2.1 - Organigrama da Electra ..................................................................... 9
Figura 3.1 Ciclo de vida da informao documental Fonte: Rios (2005, p.8) ................... 12
Figura 5.1 - Direco Administrativa e Financeira .................................................... 33
Figura 5.2 Direco Recursos Humanos ............................................................... 35
Figura 5.3 Direco de Planeamento .................................................................. 37
Figura 5.4 Direco de Aprovisionamentos ........................................................... 38
Figura 5.5 Direco de Infraestruturas ................................................................ 39
Figura 5.6 Direco Comercial ......................................................................... 40
Figura 5.7 Fluxograma do Processo de Gesto Tarifria ........................................... 43
Figura 5.8 Fluxograma do Processo de Recuperao de Crditos ................................. 43
Figura 5.9 Fluxograma do Processo de Gesto de Contas dos Clientes .......................... 43
Figura 5.10 Direco de Produo ..................................................................... 44
Figura 5.11 Direco de Distribuio .................................................................. 46
Figura 5.12 Processo de Adiantamento de Salrio .................................................. 50
Figura 6.1 - Relao entre modelos e diagramas do UML. Fonte: Neto (2008) ................... 61
Figura 7.1 - Diagrama de Casos de Uso do Sistema Interno.......................................... 67
Figura 7.2 - Diagrama de Casos de Uso do Sistema Pblico ......................................... 68
Figura 7.3 Diagrama de Classes do Sistema de Gesto Documental .............................. 69
Figura 7.4 Diagrama de Classes do Joomla. .......................................................... 71
Figura 7.5 Diagrama de Sequncia 1.1 Efectuar Registo do Utilizador ......................... 72
Figura 7.6 Diagrama de Sequncia - 1.2 Consultar Documento ................................... 73
Figura 7.7 - Diagrama de sequncia 1.3 Fazer Upload de Novo Documento .................... 73
Figura 7.8 Diagrama de Estados de um Documento ................................................. 74
Figura 7.9 Arquitectura do Joomla .................................................................... 75
Figura 7.10 O Gestor de Mdulos do Joomla. ........................................................ 76
Figura 7.11 Componentes Instalados .................................................................. 77
Figura 7.12 Instalao do DOCman .................................................................... 78
Figura 7.13 Painel de Controlo do DOCman .......................................................... 79
Figura 7.14 Processamento de um Pedido no Joomla............................................... 81
Figura 7.15 Diagrama de Instalao do Sistema ..................................................... 82
Figura 7.16 - A Base de dados no Sistema pblico .................................................... 85
xiv
xv
Lista de Tabelas
Tabela 3.1 - As fases do ciclo de vida de um documento e suas actividades. Fonte: Adaptado
de Rios (2005, p. 8-9). ..................................................................................... 12
Tabela 3.2 - Funcionalidades e tecnologias para gesto electrnica de documentos. Fonte:
Adaptado de Azevedo (2005). ............................................................................ 16
Tabela 4.1- Comparao das funcionalidades do Alfresco, KnowledgeTree e Joomla .......... 31
Tabela 6.1 - Metodologia usada no Desenvolvimento do Sistema .................................. 58
Tabela 7.1 - Requisitos Funcionais ...................................................................... 64
Tabela 7.2 Grupo de Utilizadores do front-end do Joomla. ....................................... 65
Tabela 7.3 Grupos de Utilizadores do Back-end do Joomla ........................................ 66
Tabela 7.4 Utilizadores do Sistema de Gesto de Documentos ................................... 66
Tabela 7.5 - Tipos de Cardinalidade .................................................................... 70
Tabela 7.6 Principais ficheiros da raiz do site Joomla ............................................. 80
Tabela 7.7 Variveis globais mais usadas num programa Joomla ................................. 80
Tabela 7.8 - Servidores da Intranet da Electra ........................................................ 83
Tabela 7.9 - Cronograma de Execuo .................................................................. 87
xvi
xvii
Lista de Acrnimos
BSD
Berkeley Software Distribution,
DFSG
Debian Free Software Guidelines
Electra
Empresa de Electricidade e gua de Cabo-Verde
FTP
File Transfer Protocol
GD
Gesto Documental
GNU
GNU's Not UNIX
GPL
General Public License
HTML
Hyper Text Mark Language
HTTP
Hypertex Transfer Protocol
IP
Internet Protocol
LGPL
Lesser General Public License
PHP
Hypertext Preprocessor
RPC
Remote Procedure Call
SGC
Sistema de Gesto de Contedos
SGD
Sistema de Gesto Documental
SW
Sistema de Workflow
TCP
Transmission Control Protocol
UE
Unio Europeia
UML
Unified Modeling Language
URL
Uniform Resourse Locator
XML
eXtensible Markup Language
xviii
xix
Sistema de Gesto de Documentos da Electra, SARL
1 Introduo
Este trabalho tem como principal objectivo o desenvolvimento de um sistema de gesto
documental para a Empresa de Electricidade e guas de Cabo Verde, Electra. Na Sede da
Empresa, na ilha de So Vicente, circulam regularmente um grande nmero de documentos
administrativos e tcnicos respeitantes aos vrios Departamentos existentes. A SecretariaGeral (SG) o Departamento encarregue da gesto de todos os documentos que entram na
empresa, encaminhando cada documento para o departamento e pessoa responsvel.
Existem tambm mltiplos documentos como procedimentos, instrues de servio, resposta
a questes frequentes, legislao, relatrios, formulrios que devem estar disponveis, de
forma controlada, para os Directores e chefes de Departamentos e todos os colaboradores
internos. Essa grande diversidade de documentos e a forma como circulam na empresa so
responsveis pela dinmica que envolve todo o processo documental da Electra.
Estas trs caractersticas, quantidade, diversidade e dinamismo levaram necessidade de
desenvolver um sistema de gesto de documentos. Pretende-se que a soluo a desenvolver
seja gil e permita uma actualizao dos documentos feita pelos prprios colaboradores da
Electra sem que, para isso, tenham necessidade de ter conhecimentos especializados de
informtica.
O sistema de gesto de documentos desenvolvido neste trabalho foi implementado usando o
Joomla, um sistema de gesto de contedos, de cdigo aberto, e um componente do Joomla,
denominado DOCman que permite a gesto de documentos.
Numa primeira fase do trabalho, foram analisados os processos da Electra, bem como os
documentos e actividades que lhes esto associados, com o objectivo de identificar os
requisitos do sistema. Decorrida esta anlise, foi feito um estudo comparativo das solues de
cdigo aberto existentes de gesto de documentos. Posteriormente, foi definida a
arquitectura
da
soluo,
tendo
sido
consideradas
vrias
alternativas
dentro
das
funcionalidades proporcionadas pelas ferramentas. Como resultado, foi implementado e

testado um prottipo do sistema de gesto de Documentos da Electra que inclui vrios
componentes que auxiliam os colaboradores da empresa na produo e manuteno dos
documentos existentes no sistema. Por ltimo foi feita a avaliao preliminar do impacto
produtivo e econmico da soluo adoptada.
Neste documento, vamos apresentar consideraes relativas aos sistemas de gesto de
documentos em geral e ao sistema implementado em particular, organizadas em oito
captulos.

Neste primeiro captulo, apresentamos uma breve descrio sobre alguns conceitos de
aplicaes Web, com o objectivo de contextualizar as actividades desenvolvidas, bem como o
ambiente de aplicao.
O segundo captulo descreve toda a estrutura organizacional da Electra, para que se perceba
a realidade, as necessidades e os objectivos da Empresa.
O captulo terceiro analisa, exemplifica e demonstra as mais-valias dos sistemas de gesto
documental, a sua evoluo, a legislao em vigor e os requisitos de qualidade de um sistema
deste tipo.
No quarto captulo, realizado um estudo prtico das solues actuais de gesto de
documentos, com particular nfase em solues gratuitas e de cdigo aberto. De entre vrias
solues foram analisadas o Alfresco, o KnowledgeTree e o Joolma.
No captulo quinto feita uma descrio dos processos organizacionais da Electra. Essa
descrio permitiu tipificar os documentos que circulam na empresa bem como caracterizar e
identificar os destinatrios dos mesmos.
O sexto captulo, descreve a Metodologia de pesquisa aplicada, que um procedimento
racional e sistemtico que tem como objectivo proporcionar respostas aos problemas que so
propostos.
O stimo captulo apresenta a Metodologia de Desenvolvimento do Sistema. Optou-se por
ajustar algumas metodologias existentes para uma melhor adequao s especificidades da
Electra. A modelagem do sistema foi feita usando notao UML.
Todas as questes relacionadas com o desenvolvimento do prottipo encontram-se
especificadas no captulo oito e, por ltimo, foram tiradas as concluses sobre o
desenvolvimento do trabalho, incluindo dificuldades encontradas e melhorias propostas.
1.1 Tecnologias Web

1.1.1 Aplicaes Web
O funcionamento de uma aplicao Web baseia-se no modelo Cliente-Servidor. Neste modelo,
o processamento dividido entre clientes e servidores em que os clientes solicitam servios
ou recursos e os servidores executam as requisies e provm o retorno para as mquinas
clientes [LAUDON, 1999]. Numa aplicao Web, os utilizadores usam um software denominado
navegador Web (browser), uma aplicao que executada no computador cliente, atravs do
qual os documentos so acedidos e visualizados.

Para aceder aos documentos internos do Sistema de Gesto Documental da Electra, os
utilizadores podem a partir de um navegador instalado num computador qualquer ligado
rede, solicitar documentos ao servidor de gesto documental e apresent-los no ecr. Dever
to simplesmente iniciar o navegador e digitar o nome do servidor onde o sistema se encontra
instalado.
O acesso aos documentos pblicos processa-se de forma similar. O sistema pblico encontrase hospedado num dos servidores da JCLE1, empresa sediada em Portugal e que responsvel
pela hospedagem do site da Electra (www.electra.cv). Quando feita uma solicitao ao
servidor esta tratada por um software aplicao denominado servidor Web, uma aplicao
que normalmente executada como um servio, ou daemon, que monitora as actividades da
rede numa porta especial, em geral, a porta 80, atravs da qual o navegador envia uma
solicitao especialmente formatada de um documento (pgina Web) para o servidor, o qual
recebe a solicitao, localiza o documento no seu sistema de ficheiros local e o envia para o
navegador.
Segundo CONALLEN (2003), uma aplicao Web um sistema de hipermdia porque seus
recursos so vinculados uns aos outros. O termo Web vem da viso do sistema como um
conjunto de ns com hiperligaes de inter-conexo. Essas hiperligaes proporcionam um
meio de navegar pelos recursos do sistema e facilitam a navegao para outros documentos.
1.1.2 O Protocolo Http

Os navegadores e servidores Web utilizam um protocolo denominado HTTP (Hyper Text
Transfer Protocol) que permite a solicitao e retornos de recursos da Web. Este protocolo
define como um navegador deve formatar e enviar uma solicitao para um servidor Web
(CONALLEN, 2003). Permite a busca de recursos em diversos formatos e no somente de
hipertexto como o nome sugere.
A cada pedido do cliente estabelecida uma ligao TCP com o servidor. Depois de
estabelecida a ligao o protocolo HTTP usa-a para comunicao entre as duas entidades. No
modelo Cliente-Servidor, o cliente envia um pedido HTTP e servidor devolve uma resposta
HTTP. As mensagens HTTP (pedidos e respostas) obedecem a um formato bem definido
organizado em linhas de texto de comprimento varivel.
Normalmente quando um servidor Web configurado, define-se o uso de uma directoria
especfica no sistema de ficheiros local da mquina de hospedagem como a directoria raiz do
site Web. Os documentos so encontrados em relao a esse endereo. No caso do trabalho, o
sistema pblico de gesto documental da Electra, encontra-se em www.docs.electra.cv.
Ver detalhes da empresa em www.jcle.pt

3

Basicamente ficou-se com um domnio independente e exclusivo para o Sistema de Gesto de
Documentos. Nessa directoria foi instalado o Joomla com uma base de dados independente. A
figura 1.1 mostra a directoria criada no servidor externo para alojar o sistema pblico. Os
documentos podem ser transferidos, via FTP, para a referida directoria podendo
posteriormente serem publicados.
Figura 1.1 - Directoria de Instalao do Sistema Pblico
1.2 Descrio do Sistema

O sistema desenvolvido no trabalho visa a informatizao da documentao da Electra, SARL
(instrues de servio, legislao, relatrios, procedimentos, formulrios, etc.). O sistema,
basicamente, tem duas funes divididas da seguinte forma:
Documentao Interna: A documentao chega aos funcionrios a partir de qualquer

computador ligado rede local (Intranet). Internamente tambm existem interfaces
para administrao
do sistema
e da
documentao,
como oficializao
carregamento dos documentos, controlo de utilizadores, etc.
Documentao Pblica: acessvel atravs da Internet, na qual os Clientes e Entidades

Externas no geral podem visualizar documentos pertinentes a eles e onde as outras
empresas que colaboram com Electra podem aceder a documentao relevante.
1.3 Objectivos do Sistema

1.3.1 Objectivo Geral
O principal objectivo do desenvolvimento e instalao do sistema para informatizao da
documentao da Electra, SARL disponibilizar todos os documentos da empresa atravs da

sua Intranet e da Internet de modo a diminuir ou mesmo eliminar a necessidade de verses
impressas dos documentos e obter um melhor controlo e organizao dos mesmos.
1.3.2 Objectivo Especifico

Os objectivos especficos do sistema, esto directamente associados s melhorias adquiridas
com o desenvolvimento e instalao do Sistema de Gesto de Documentos da Electra SARL.
Relativamente aos Documentos Internos, a sua maioria disponibilizada unicamente atravs
da Intranet da Empresa, sendo acessveis pelos utilizadores atravs de um navegador. A
informatizao da documentao da Electra traz empresa as seguintes vantagens:
Diminuio de documentos impressos;
Proibio de modificaes e impresses no autorizadas de documentos, passando a

disponibiliza-los em formato pdf;
Automatizao da aprovao e actualizao das verses dos documentos;
Controlo de acesso dos utilizadores a cada tipo de documento, de acordo com as suas
permisses;
Disponibilizao dos documentos apenas a pessoas certas e autorizadas.
Na pgina principal do Sistema Pblico, os Documentos passam a estar disponveis aos

Clientes, Entidades Externas, Delegaes, Unidades. Estes podem aceder aos documentos a
eles destinados, fornecendo para isso o seu cdigo e senha. Numa primeira fase podero
apenas consultar e numa fase posterior podero tambm inserir documentao. Essa
informatizao tornou possveis os seguintes recursos:
Disponibilizar via Internet, aos Clientes, Entidades Externas, Delegaes e Unidades,

documentos actualmente s disponveis na Empresa, em forma impressa;
Automatizar a forma de aprovao e actualizao dos documentos.
1.4 Justificao do Trabalho

Antes da implementao e instalao do sistema de Gesto de documentos da Electra, toda a
gesto dos documentos era realizada manualmente. Das vrias consequncias dessa gesto
manual dos documentos destacam-se a demora da oficializao e distribuio dos documentos
e gastos avultados com material de impresso a cada nova verso dos documentos.
Com o desenvolvimento e instalao de um sistema informatizado de gesto de documentos,
tornou-se possvel disponibilizar todos os documentos da Electra atravs da Intranet e da
Internet eliminando assim a necessidade de verses impressas dos documentos, gerando
economia de material e obtendo um melhor controlo e organizao dos mesmos, pois o
sistema ajuda a automatizar a aprovao e o controlo de verses e ainda restringe o acesso
dos utilizadores somente aos documentos pertinentes a eles.
5

A cada modificao ou insero de um novo documento, so gerados registos sobre esses
eventos, obtendo um histrico para posterior consulta. Aps insero de um novo documento
o responsvel pode aprov-lo e oficializ-lo usando o sistema, e ento ele estar disponvel
para visualizao pelos outros utilizadores, automatizando assim a forma de oficializao dos
documentos.
Cada utilizador interno possui credenciais, compostas por um nome de utilizador e uma senha
secreta, que so solicitados sempre que o utilizador entra no sistema. O uso destas
credenciais permite definir quais permisses o utilizador ter no sistema. Nomeadamente, o
controlo sobre os tipos de documentos a que o utilizador tem acesso, bem como os tipos de
operaes que ele pode realizar no sistema. As permisses de acesso a cada documento pelo
utilizador so baseadas nos departamentos a que o mesmo pertence e o nvel de acesso ao
sistema.
O Sistema Pblico permite que os Clientes, Entidades Externas, Delegaes, Unidades e
Parceiros tenham acesso a determinados documentos diminuindo deste modo o trabalho dos
mesmos, que antes tinham de ir pessoalmente busc-los na Sede da Electra ou tinham de
esperar para recebe-los via e-mail, fax ou correios. Em alguns casos aps a recepo dos
documentos tinham de preenche-los e reenvi-los. Com a implementao do sistema o
utilizador tem as opes para imprimir os documentos, guardar ou at mesmo preencher
alguns deles.
2 Caracterizao da Electra
Este captulo caracteriza a Electra, SARL Empresa de Electricidade e gua de Cabo Verde,
empresa foco deste estudo, apresentando seus dados gerais, histrico, misso, viso e
estrutura organizacional.
2.1 Dados Gerais

Nome: Electra Empresa de Electricidade e gua, S.A.R.L
Objecto social: Produo, distribuio e venda de electricidade em todo o territrio
nacional, de gua na Praia, So Vicente, Sal e Boa Vista, bem como a recolha e o tratamento
para a reutilizao de guas residuais na cidade da Praia e no Mindelo, podendo dedicar-se a
outras actividades relacionadas com o seu objecto social.
Cdigos de actividade econmica:
Produo de Electricidade 40101
Transporte e Distribuio de Electricidade 40102
Captao e Produo e Distribuio de gua 41000
Saneamento 9000
Capital Social: 600.000 contos.

Localizao: A empresa constituda por nove Delegaes distribudas em todo o territrio
nacional, e a sua sede social fica localizada na Rua Dr. Baltazar Lopes da Silva S. Vicente,
com o telefone n. (+238) 2303030, fax n. (+238) 2324446, e-mail electra@electra.cv, site
www.electra.cv
2.2 Histrico
A Electra E.P., Empresa Pblica de Electricidade e gua, foi criada a 17 de Abril de 1982,
como resultado da agregao dos sistemas elctricos da EAM (Electricidade e gua do
Mindelo), da CEP (Central Elctrica da Praia) e da EAS (Electricidade e gua do Sal), com o
objectivo de formar uma empresa com capacidade tcnica e financeira para garantir o
abastecimento contnuo de gua e electricidade, em condies econmicas e de segurana,
aos centros urbanos das ilhas de S. Vicente, Sal e cidade da Praia.
A Electra foi progressivamente procurando atingir os objectivos fixados, satisfazendo na
medida dos meios de investimento que dispunha a sua misso de fornecer energia e gua s
populaes e adquirindo conhecimentos especializados nestas reas de actividade.

Em Dezembro de 1992 a Electra celebrou um contrato de concesso com a Cmara da
Boavista e passou a assegurar a produo e distribuio de electricidade e gua na vila de Sal
Rei e na zona norte da Ilha.
Com vista a estender a aco da Electra a todo o Pas a Empresa adquire o estatuto de
Sociedade Annima em 1998, de acordo com o Decreto-Lei n 68/98, com um capital social de
600.000 contos, partilhado entre o Estado e as Cmaras Municipais na proporo de 85% e 15%
respectivamente. Gradualmente a Electra, SARL, passa a ter Delegaes em todas as ilhas.
Com a criao da sociedade annima, iniciou-se um processo de privatizao cujo objectivo
era o de encontrar um parceiro estratgico com capacidade tcnica e financeira para fazer
face s perspectivas de desenvolvimento que se desenhavam, atravs da venda de 51% do
capital da empresa. Este processo seleccionou um parceiro estratgico integrado pela EDP
Electricidade de Portugal, S.A. e IPE guas de Portugal SGPS, que ficaram a deter
respectivamente 30,6% e 20,4% do capital da Electra, passando por sua vez, o Estado e as
Cmaras Municipais de Cabo Vede a deterem, respectivamente, 41,65% e 7,35%. Aquelas
empresas e o Estado de Cabo Verde assumem a gesto da Electra em 18 de Janeiro de 2000.
De acordo com Decreto-Lei n 54/2006, celebrou-se no dia 31 de Agosto de 2006 a
reestruturao societria da Electra, ficando atravs desse acto o Estado de Cabo Verde
portador de 51% da totalidade do capital social, devido a compra de um lote de 85.830 aces
s empresas EDP e AdP.
2.3 Viso
NS queremos que a Electra seja a Empresa de referncia em Cabo Verde e uma multi-utility
de reconhecida qualidade.
2.4 Misso
A misso da Electra a de fornecer energia elctrica, gua e servios que agreguem Valor e
Conforto, contribuindo para o desenvolvimento da sociedade, com uma equipa que aposta na
mxima satisfao dos seus clientes, accionistas e colaboradores.
2.5 Estrutura Organizacional
Figura 2.1 - Organigrama da Electra
3 A Gesto Documental
Gerir a documentao de uma empresa ou organizao, implica fazer a gesto do ciclo de
vida dos seus documentos. O ciclo de vida de um documento comea com a sua entrada ou
criao na organizao, a sua consequente disponibilizao aos colaboradores, e termina no
momento em que o documento retirado da organizao ou se torna obsoleto. Durante o seu
ciclo de vida, um documento passa por inmeras fases, muda de estado, sofre alteraes,
enviado e consultado, despachado, anotado, objecto de pareceres, d incio a processos,
arquivado, entre outros.
Estas aces realizadas sobre um documento e o tempo que algumas delas consomem podem
ter consequncias negativas para a organizao. Facilmente se pode chegar a um estado tal
que, a informao no circula, no chega a tempo ao seu destino, no partilhada,
prejudicando o bom funcionamento da organizao e, consequentemente, diminuindo a sua
produtividade.
Os Sistemas de Gesto de Documentos surgiram com base na ideia de se criar um sistema que
permitisse:
armazenar documentos de uma organizao electronicamente,
realizar todas as aces necessrias e possveis de serem efectuadas por uma pessoa
sobre um documento,
garantir fcil e rpido acesso a todos os documentos aquando da sua entrada na

organizao,
facilitar a criao, alterao e envio de documentos,
estabelecer um controlo de acessos rigoroso a todos os documentos e,
possibilitar a auditoria de todos os documentos, permitindo ter conhecimento do seu

historial (incluindo todas as aces realizadas sobre cada documento, quem as
realizou e a data em que foram realizadas).
Os Sistemas de Gesto Documental diminuem consideravelmente o nmero de cpias em

papel que so criadas, que circulam e so armazenadas numa organizao. Para alm disso
potencia a gesto integrada de prazos de reteno da documentao, tornando evidentes as
vantagens que um Sistema de Gesto de Documentos traz para uma organizao.
As funcionalidades dos Sistemas de gesto documental devem estar relacionadas e contemplar
os vrios momentos do ciclo de vida do documento, as quais s so possveis atravs do
recurso a tecnologia sofisticada de tratamento de imagem e de partilha de informao. Por
exemplo, para possibilitar a entrada de um documento no sistema, este deve disponibilizar
10

funes de digitalizao, recepo de fax e e-mail e deve ser apoiado por hardware capaz de
digitalizar, receber faxes e comunicar directamente com o sistema.
Quando um documento inserido no sistema, necessrio disponibiliz-lo aos colaboradores,
situao que requer uma boa capacidade de resposta do sistema aos pedidos de utilizadores.
Nesta fase, a arquitectura do sistema desempenha um papel fundamental, na medida em que
as funes bsicas do sistema como a consulta, pesquisa, alterao, encaminhamento, etc.,
dependem directamente dessa arquitectura. Da escolha dos servidores da Intranet e Extranet
tambm depender o bom desempenho do Sistema.
As implementaes dos sistemas de gesto documental variam consoante as necessidades da
organizao. As funcionalidades referidas anteriormente representam o ncleo dos sistemas
de Gesto Documental, mas por vezes surgem outras necessidades como a capacidade de
reconhecimento de caracteres de alguns sistemas. Assim sendo, os SGD devem ser flexveis,
escalveis e devem ter a capacidade de integrao com outros Sistemas de Informao, por
exemplo ERP.
Os sistemas de gesto documental quando correctamente estruturados e desenvolvidos
constituem uma ferramenta poderosa, de grande valor para qualquer organizao.
3.1 Ciclo de Vida dos Documentos

Segundo Lyrio et al. (2006) fundamental a optimizao de todas as fases do ciclo de vida de
um documento, desde a sua produo ao arquivamento permanente. O desempenho de um
sistema de gesto documental est directamente ligado ao desempenho dos procedimentos
de cada uma das suas fases e do conhecimento das relaes que cada uma delas estabelece
com as demais. De muitos factores dependem a durao do ciclo de vida de um documento,
bem como de cada estgio. O ciclo de vida depende muito do tipo de documento, dos
processos de negcios, dos padres da indstria e at mesmo do carcter legal.
O Ciclo de vida de um documento comea com a sua criao, passando pela aprovao, vrias
revises, arquivamento, localizao e descarte. Estas fases do ciclo de vida de um documento
podem variar conforme a realidade da empresa, situao, ou foco do negcio ou ainda do tipo
documental. A figura 3.1 representa uma abstraco do ciclo de vida da informao
documental.
11
Figura 3.1 Ciclo de vida da informao documental Fonte: Rios (2005, p.8)
As fases do ciclo de vida de um documento e suas actividades esto ilustradas na tabela 3.1:
Fases
Actividades
O documento pode ser criado a partir de uma aplicao, atravs da digitalizao ou
Criao
importao de legado, classificao da informao por categoria ou tipo, indexao e

definio do critrio de segurana.
Caracteriza-se como alterao documental toda modificao estrutural, seja atravs da
Alterao
supresso, do acrscimo ou da substituio de parte ou do todo dos dizeres de um

determinado documento (AGUIA e FALCON, 2008).
Encaminhamento
Aprovao
Redireccionamento do documento a outro utilizador ou grupo, antes de o publicar.

Disponibilizao do documento para reutilizao.
A partir de um conjunto de atributos previamente definidos (metadados), ou atravs de
Recuperao
palavras e frases contidas nos documentos, os documentos armazenados podem ser

localizados e lidos (AT SOLUTIONS, 2008).
O armazenamento de informaes pode ser offline, online, em diferentes mdias de
Arquivamento
armazenamento, desde mdias digitais como discos pticos, CD-ROM, discos magnticos,
fitas, at mdias tradicionais como microfilme e papel (AT SOLUTIONS, 2008).
Descarte
Segurana
Quando o documento deixa de ser necessrio, tornando-se obsoleto ou desnecessrio,

deve ser expurgado de acordo com uma tabela de temporalidade, pr-estabelecida.
Controlo de acesso em vrios nveis como leitura, edio, etc.
Tabela 3.1 - As fases do ciclo de vida de um documento e suas actividades. Fonte: Adaptado de Rios
(2005, p. 8-9).
12
3.2 Benefcios da Gesto Documental

A Gesto de Documentos um conceito bastante amplo por isso torna-se importante
diferenciar os benefcios de uma boa gesto de documentos face a uma m gesto dos
mesmos, dos benefcios alcanados quando essa gesto suportada por Sistemas de
Informao capazes de substituir a grande maioria das intervenes humanas necessrias num
documento.
A Electra uma empresa considerada de grande porte dentro do contexto econmico e social
de Cabo verde, com mais de trinta anos operando em todos as ilhas do arquiplago de CaboVerde. Diariamente ela produz e recebe muitas dezenas, qui centenas de documentos em
papel como por exemplo cartas, faxes, facturas, propostas, oramentos, etc. Em Cabo verde
no existe nenhuma legislao relativa aos prazos de arquivamento dos documentos e a
Electra tem optado por manter toda a sua documentao arquivada. Este cenrio faz-nos
pensar no volume de documentos da empresa e no tamanho do seu arquivo. Sem um sistema
apropriado para gerir a sua documentao, pode-se concluir que no tem sido fcil para a
Electra manter uma boa gesto dos seus documentos.
Alguns estudos relacionados com o tema gesto confirmam que, nos dias de hoje,
praticamente impossvel que uma empresa consiga fazer uma boa gesto dos seus documentos
sem a ajuda de um bom Sistema de Informao. Os Sistemas de Gesto Documental permitem
s empresas que os adquirem, uma reduo significativa do volume de papel e do espao
necessrio para o arquivamento de milhares de documentos. Permitem tambm que todas as
aces que se podem realizar sobre um documento em papel possam ser realizadas sobre um
documento electrnico de uma forma mais clere, fcil e eficiente. Alm da visvel reduo
nos custos, a empresa pode atingir benefcios que, embora no quantificveis, so de extrema
importncia.
Um estudo feito no ano 2000, por uma consultora internacional com largos conhecimentos
sobre o tema, apresenta alguns dados quantitativos sobre os benefcios de um SGD. Por
exemplo, o tempo desperdiado com a gesto documental dentro de uma empresa em
mdia de 20%, havendo casos em que chega aos 40%. Outros valores avanados pela
Consultora so, por exemplo, o custo unitrio do papel, que cerca de 0,18 e o custo do
arquivo fsico, que equivale a cerca de 0,20 por documento. Estes valores que partida so
insignificantes, multiplicados por centenas ou milhares de documentos atingem valores
extraordinrios. Um SGD propem-se a reduzir ou, at mesmo, eliminar os encargos da
empresa com a sua gesto documental.
3.3 Evoluo dos Sistemas de Gesto Documental

Inicialmente os Sistemas de Gesto Documental foram concebidos como sendo apenas um
repositrio fivel de documentos. Logo percebeu-se que para alm desse requisito era
13

imprescindvel permitir um acesso fcil e rpido a esses documentos. No foi preciso muito
tempo para que a ideia subjacente a um sistema de gesto documental fosse permitir guardar
no repositrio, no s documentos fora do uso corrente como documentos utilizados
frequentemente, permitindo que esses mesmos documentos pudessem ser pesquisados
sempre que necessrio. Das funes de pesquisa, ao controlo de acessos e de verses, e
auditoria dos sistemas foram apenas alguns passos.
Rapidamente os sistemas de gesto documental atingiram a forma que tm hoje, passando a
disponibilizar todas as funes que permitem simular as aces possveis de serem realizadas
sobre um documento em papel. A auditoria destes sistemas garante-lhes fiabilidade e
segurana. A gesto dos acessos, das verses, check-in e check-out de documentos, criao
de modelos para posterior criao de documentos, entre outras, garante-lhes o nvel de
funcionalidade exigido pelas organizaes.
Os Sistemas de Gesto Documental foram atingindo um maior grau de maturidade medida
que as necessidades das organizaes, a esse nvel, foram evoluindo e sendo cada vez mais
exigentes. Quando estes sistemas foram ficando mais robustos e, consequentemente, foram
respondendo melhor s necessidades do mercado, foram tambm obtendo maior
reconhecimento por parte das organizaes. Os SGD passaram a ser encarados como sistemas
indispensveis para o bom funcionamento da organizao. A produtividade de uma
organizao aumenta quando a gesto dos seus documentos feita atravs de um sistema
apropriado. Para alm de maior produtividade, resulta tambm em mais qualidade nos
processos internos da organizao e vantagem competitiva face aos concorrentes.
A evoluo dos Sistemas de Gesto Documental deu origem aos Sistemas de Gesto de
Contedos. O conceito de Gesto de Contedos bem mais amplo do que o conceito de
Gesto Documental pois para alm de garantirem todas as funcionalidades de um SGD, fazem
tambm uma gesto mais completa de toda a informao relevante para a empresa. Nesse
tipo de sistemas fala-se em informao, conhecimento e no em simples documentos. O
Joomla por exemplo um sistema de gesto de contedos, muito eficaz e que escolhido para
implementar o Sistema de Gesto Documental da Electra.
Com o crescimento da publicao na Web e proliferao de pginas estticas programadas,
em que o documento se confunde e mistura com a forma, tornou-se imperativo controlar a
produo, formatao e distribuio dos documentos de uma forma organizada e escalvel,
suportada por Sistemas de Workflow. O objectivo deste tipo de sistemas dotar as
organizaes de processos de criao, gesto e publicao de documentos nos vrios canais
seleccionados, proporcionando mecanismos para atribuir e controlar a execuo de tarefas,
bem como a produo, formatao e entrega de documentos, num ambiente de trabalho
colaborativo, disponvel a vrios perfis de utilizadores na organizao.
14

A integrao dos Sistemas de Gesto de Contedos em Portais Corporativos frequente,
promovendo uma total cooperao entre todos os sectores da organizao em prole de um
objectivo comum.
Os Portais Corporativos so aplicaes que se executam na Intranet de forma a permitir s
organizaes um ponto nico de acesso a diferentes fontes de documento, interno ou
externo, personalizado de acordo com necessidades individuais, colocado em contexto e de
fcil actualizao e crescimento. Esta combinao perfeita e constitui, cada vez mais, um
trunfo para as organizaes.
3.4 Actividades e Tecnologias de Gesto Documental

Segundo Azevedo (2005), as actividades relacionadas com a gesto electrnica de documentos
so obteno, gesto, armazenamento e distribuio. Cada uma dessas actividades possui um
papel especfico na organizao de informaes no estruturadas, podendo trabalhar em
conjunto ou isoladamente. As funcionalidades e tecnologias para a gesto electrnica de
documentos encontram-se representadas na tabela 3.2:
Actividades
Tecnologias envolvidas
Agregao
Computer Output to Laser Disk

(COLD)
o Enterprise Report Management
(ERM).
Categorizao
Efeito
Reconhecimento tico de
caracteres (OCR)
o Reconhecimento inteligente de
caracteres (ICR)
o Reconhecimento de caractere
manuscrito (HCR)
o Reconhecimento tico de marca
(OMR)
o Document Imaging
o Eforms / WebForms
o
Forms Processing
Colaborao
o
Obteno
o
o
o
o
Gesto
Document Management
Web Content Management
Workflow
BPM (gerenciamento de
processo de negcio)
Armazenamento
Gesto documental
Controlo de verso
Trilhas de auditoria
check in- check out
Redundant array of independent disks

(RAID)
Captura representao e
transferncia
Fluxo de contedos e
documentos
Armazenagem e
recuperao sob demanda
Retrieval
15
Distribuio
Data Warehouse
Database
SAN/NAS/CAS
Sistema de arquivo (diretrio)
Disco magntico disco ptico
CD-ROM / DVD
Disco ptico
COLD/ ERM
Compresso
Gesto de direitos digitais/ assinatura

digital
Preservao
O contedo certo, para o

pblico certo, no
dispositivo certo.
Microfilme
Armazenamento de longo
SAN /NAS
prazo do contedo
Disco ptico
essencial.
Tabela 3.2 - Funcionalidades e tecnologias para gesto electrnica de documentos. Fonte: Adaptado de
Azevedo (2005).
3.5 Legislao e Regras

A partir do momento em que os sistemas de gesto documental passaram a funcionar como
suporte de informao, tal como o papel, foi necessrio adaptar as leis vigentes da Gesto
Documental tradicional para os Sistemas de Informao.
Nos sistemas de gesto documental, os documentos electrnicos no devem ser destrudos.
Antes, devem ser criados suportes fsicos que garantam, em toda e qualquer circunstncia, a
segurana, inviolabilidade e a permanncia dos documentos no sistema durante um prazo
mnimo estabelecido por lei.
Na Europa, desde 1995, muitos organismos tm vindo a reflectir sobre a temtica da gesto
documental com o objectivo de apresentarem e definirem solues para a gesto electrnica
de documentos. A partir de algumas iniciativas estabeleceu-se uma plataforma europeia
fortalecida e alargada. O objectivo era a criao de normas, definio de legislao,
educao, acesso dos utilizadores, preservao e realizao de eventos.
Nos Estados Unidos da Amrica, alguns escndalos envolvendo falsificao de documentos
serviram de alavanca para a criao de leis visando a proteco de dados e, de alguma forma,
a promoo dos Sistemas de Gesto Documental. Sentiu-se a necessidade de tomada de
medidas imediatas de regulamentao do negcio. Esses escndalos abalaram fortemente
tanto a economia americana como europeia, e mais do que isso semearam desconfiana no
seio das comunidades. Um dos aspectos que originou e facilitou os escndalos foi a
possibilidade de eliminao e alterao de documentos e de correio electrnico. Ou seja, no
existindo um mecanismo de controlo de acesso aos documentos, facilmente um conjunto de
16

colaboradores conseguiu adulterar os documentos internos, iludindo desta maneira os
accionistas e o mercado relativamente situao financeira das empresas. Identificada a
falha no sistema, rapidamente foram elaboradas directrizes que visam a correco de falhas
como essa, e assim as funcionalidades de auditoria passaram a ser uma obrigatoriedade em
todos os Sistemas de Gesto Documental. Estas capacidades de auditoria passam pelo registo
obrigatrio de todas as operaes efectuadas no sistema, de quem as realizou e quando foram
realizadas. Esta obrigatoriedade dos sistemas representa uma oportunidade nica para os
SGD, apresentando caractersticas nicas para controlo de acesso e segurana. Com estas
normas pretende-se combater a corrupo e a fraude, protegendo os interesses de todos os
colaboradores da empresa, desde os administradores at aos trabalhadores.
Actualmente os EUA e a UE esto a colaborar em conjunto, com o objectivo de desenvolver
um conjunto de regras padro que se apliquem a ambos, e desta forma todas as empresas
passarem funcionar sobre os mesmos padres.
A realidade de Cabo-Verde em termos de gesto de documentos est muito longe da europeia
ou da americana. No se espera a curto prazo a definio de normas e leis que regulamentem
a gesto dos documentos no pas pois ainda as organizaes no tomaram conscincia da
grande necessidade e das vantagens do uso de sistemas de gesto documental. Na verdade
ainda h muito para fazer nesse sentido e prev-se que demorar mais alguns anos at
alcanar o sucesso verificado nos pases referidos anteriormente.
3.6 Viso do Mercado

Hoje em dia, existem vrias solues de gesto documental disponveis no mercado. A maioria
dessas solues tm um grande desempenho, so seguros e satisfazem as necessidades das
organizaes. Contudo, tm custos bastantes elevados para a maioria das empresas. Essa
uma das principais razes para que as empresas em Cabo-Verde ainda no faam a gesto dos
seus documentos de forma automtica. Entretanto, muitos estudos tm sido feitos e estes
demonstram que o investimento num SGD tem retorno garantido ao final de 2 ou 3 anos.
Mesmo assim, o investimento inicial pode no ser suportado pela maioria das empresas. Por
exemplo produtos como o Filenet, Staffware ou HummingBird podem custar cerca de 500.000
.
Em alternativa a essas solues proprietrias disponveis no mercado existem solues livres e
cdigo aberto com provas dadas e vrios prmios ganhos. Algumas empresas optam por
Sistemas de Gesto de Documentos desenvolvidos internamente, ou por parametrizao e
adaptao dessas solues de cdigo aberto. O desenvolvimento do Sistema de Gesto de
documentos da Electra recaiu sobre esse tipo de solues por diversos motivos, abordados em
detalhe no captulo 4. As empresas demonstram, cada vez mais, necessidades nesta rea que
comea a ser uma das preocupaes de topo das organizaes. Desta forma, com um
17

investimento inicial mnimo e ajustvel a qualquer oramento, todas as organizaes podero
passar a usar um moderno sistema de arquivo digital que lhes garante melhorias significativas
de produtividade e imagem.
A nvel mundial tm-se feito um esforo conjunto para a criao de legislao e normas de
certificao e auditoria da documentao de todas as empresas conforme foi descrito na
seco 3.5. As empresas devero possuir sistemas capazes de garantir a veracidade dos seus
documentos, atravs de funes de auditoria dos prprios sistemas. neste ponto que se cria
uma forte oportunidade de mercado para os SGD. Seria desejvel que surgissem Sistemas de
Gesto Documental que, no descuidando o seu desempenho ou a robustez, apresentassem
apenas as funcionalidades base de um sistema deste tipo e que fossem capazes de satisfazer
as necessidades das empresas de menor dimenso.
O retorno do investimento em solues de sistemas de gesto documental depende da escolha
adequada da ferramenta que melhor se adequa s necessidades e da rpida implementao e
desenvolvimento da ferramenta seleccionada e adquirida. O sistema de gesto documental
deve ser de fcil assimilao e deve permitir s equipas de colaborao a sua rpida
aprendizagem.
3.7 Requisitos da Qualidade

3.7.1 Famlia ISO 9000
A Organizao Internacional para Padronizao, em ingls "International Organization for
Standardization", popularmente conhecida como ISO uma entidade que actualmente
congrega os prmios de padronizao/normalizao de 170 pases. Fundada em 23 de
Fevereiro de 1947, em Genebra, na Sua, a ISO aprova normas internacionais em todos os
campos tcnicos, excepto na electricidade e electrnica, cuja responsabilidade da
International Electrotechnical Commission (IEC), fundada em 1906.
A expresso ISO 90002 designa um grupo de normas tcnicas que estabelecem um modelo de
gesto da qualidade para organizaes em geral, qualquer que seja o seu tipo ou dimenso.
No ano de 1987 foram criadas, pela primeira vez, as normas da famlia ISO 9000 e em 1994
estas foram revistas. Referem-se ao sistema de gesto da qualidade, e o seu objectivo
uniformizar requisitos a serem adoptados em contratos de fornecimento de materiais e
servios, que representem e traduzam o consenso mundial. A ideia era a criao de um
sistema bsico da qualidade, objectivando a adequao das empresas s novas necessidades
emergentes.
Uma empresa que deseja se certificar ter de cumprir os requisitos mnimos dessas normas. A
certificao significa empresa organizada, devendo ser entendida como uma consequncia e
2
Disponvel em http://pt.wikipedia.org/wiki. Acesso em 22 de Maio de 2011
18

no um fim em si mesma (ALMEIDA JNIOR, 1995). Este conjunto de normas revela o nvel de
organizao das empresas, garante maior confiana nas relaes cliente/fornecedor e
melhora a imagem da organizao.
As normas da srie ISO 9000 so as seguintes:
ISO 9000 Norma de gesto e garantia da qualidade directriz para seleco e uso;
ISO 9001 Sistema da qualidade modelo para garantia da qualidade em projecto,

desenvolvimento, produo, instalao e servios associados;
ISO 9002 Sistema da qualidade Modelo para garantia da qualidade em produo,

instalao e servios associados;
ISO 9003 Sistema da qualidade Modelo para garantia da qualidade em inspeco e

ensaios finais;
ISO 9004-1 Gesto da qualidade e elementos do sistema da qualidade parte 1:

directrizes;

directrizes para servios;

Directrizes para materiais processados;

Directrizes para melhoria da qualidade.
Com a definio dessas normas que passaram a ser padro de referncia, as empresas para
manter e/ou ganhar mercado passaram a implementar os seus sistemas seguindo essas
normas.
Dentro da srie ISO 9000 destacamos a ISO 9004 que um guia prtico para elaborao de um
sistema da qualidade de uso interno da empresa, vista pela ptica do fabricante ou do
fornecedor de servio, enquanto que as ISO 9001, 9002 e 9003 so modelos de comprovao
do sistema da qualidade vistas pela ptica do consumidor, eventualmente de uma situao
contratual, e tm como objectivo assegurar a confiabilidade do produto ou servio. uma
comprovao externa. Especificamente a norma ISO 9002 composta por 19 itens que
determinam os requisitos necessrios para a certificao do sistema. Um dos itens abrange o
Controlo de Documentos e de Dados, cuja redaco detalha a forma como a empresa deve
controlar seus documentos e dados de modo a garantir um fornecimento de produtos e
servios dentro das caractersticas registadas nestes documentos.
Aliadas famlia ISO 9000 esto a ISO 14000 e a BS 8800 (BSI, British Standards Institution). A
primeira trata da Gesto Ambiental, fornecendo ferramentas e estabelecendo um padro de
Sistema de Gesto Ambiental onde a organizao se mobiliza interna e externamente na
conquista da qualidade ambiental enquanto que a segunda trata da Segurana e Sade do
19

Trabalho sob a ptica mais abrangente da Qualidade e no restrita a ordenao das normas
trabalhistas.
3.7.2 Controlo de Documentos e de Verses

O requisito 4.5 da ISO 9001 rege o Controlo de Documentos. Em relao a todos os
documentos que circulam numa organizao deve haver procedimentos claramente
estabelecidos para controlar a criao, a distribuio, a mudana e a reviso. A empresa deve
possuir um sistema que controla os documentos principalmente a verso actual em uso no
processo administrativo e produtivo da empresa.
Existe um enfoque muito grande no sentido de identificar e inutilizar os documentos
obsoletos, evitando desta forma que os processos sejam executados de forma incorrecta,
acarretando no conformidades de acordo com as caractersticas previamente definidas para
o processo.
3.7.3 Acessibilidade
A criao de um documento pressupe que este ser utilizado num dado momento em algum
processo de uma organizao. De acordo com o requisito 4.5 da ISO 9001, os documentos
devem estar disponveis em todos os locais onde so executadas as operaes essenciais para
o funcionamento efectivo do sistema da qualidade. Esta disponibilidade pode ser em forma de
papel, electrnica ou outros meios apropriados, como por exemplo, em vdeo.
3.8 Dificuldades na Gesto

A falta de documentao dos processos de trabalho bem como a mudana ou sada de
profissionais da organizao podem fazer desaparecer Informaes valiosas da mesma.
Todos os documentos de uma organizao devem ser arquivados de forma estruturada de
modo a facilitar a sua localizao quando seja necessrio. Infelizmente isto no acontece e
para agravar ainda mais a situao, muitas vezes os documentos so expostos a factores que
podem provocar danos irrecuperveis, como por exemplo a deteriorao pela aco do
tempo, humidade, fungos, ataques de pragas, etc. Na Electra, por exemplo, o arquivo
Documental fica na Central da Matiota, situada em frente praia da Laginha. A aco do mar,
as pragas e o facto do arquivo ficar parcialmente inundado durante as chuvas constituem
factores que constantemente pem em causa a acessibilidade e a qualidade dos documentos
arquivados.
Por
sua
vez,
os
documentos
electrnicos
normalmente
esto
armazenados
em
microcomputadores e so partilhados de modo a que os diferentes utilizadores os possam

aceder. A localizao do ficheiro ocorre de forma convencional, onde so indicados os locais
20

(pastas/directorias) onde os mesmos esto armazenados. Este mtodo consome tempo na
busca do documento.
Outro ponto crtico o controlo de verses. Quando um documento sofre uma alterao, este
disponibilizado pela verso mais actual. Uma eventual necessidade de consulta a uma
verso anterior normalmente provoca um backup inverso, visto que no mtodo convencional
no existe a preocupao com o armazenamento de verses anteriores.
Segundo os certificadores da ISO, de entre os itens auditados, o que mais tem apresentado
problemas nas empresas o que trata da Gesto de Documentos.
21
4 A Gesto Documental e o Software

Livre
O objectivo deste captulo pesquisar, estudar, testar e comparar algumas solues
existentes de gesto de documentos na categoria das solues gratuitas e de cdigo aberto.
Por diversas razes, principalmente financeiras, o desenvolvimento do Sistema de Gesto
Documental da Electra usando tecnologias livres mostrou ser a melhor soluo para a
empresa.
A escrita deste captulo baseou-se numa ampla pesquisa relacionada ao Software Livre e
Gesto Documental. Do resultado dessas pesquisas destaca-se um artigo intitulado
Plataformas de Software Livre: um estudo sobre alternativas de gesto arquivstica de
documentos3. O texto deste captulo baseado numa adaptao do contedo deste artigo.
4.1 Introduo
Devido a grande quantidade e diversidade de documentos que circulam numa organizao
torna-se imprescindvel efectuar um controlo efectivo sobre os mesmos. A gesto manual dos
documentos no garante o bom desempenho, produtividade e tomadas de decises
conscientes na organizao. necessrio desenvolver internamente ou adquirir um sistema
informatizado de gesto de documentos.
Nesta rea j existem no mercado muitas solues disponveis do software proprietrio4.
Normalmente so solues robustas e eficientes mas em contrapartida, a indstria do
software proprietrio faz com que as organizaes fiquem dependentes no s a nvel
tecnolgico como tambm a nvel financeiro. No iremos entrar em mais detalhes
relativamente a este tipo de solues pois no faz parte do mbito do trabalho desenvolvido.
Em alternativa aos softwares proprietrios surgem as solues livres e de cdigo aberto. Essa
categoria de software na maioria das vezes, contm as mesmas funcionalidades que as
solues proprietrias. Para alm disso apresenta vantagens principalmente a nvel
econmico, de manuteno e tecnolgico. A Electra uma empresa que se encontra numa
3
Disponvel em http://www.repositorio.ufba.br/ri/bitstream/123456789/1746/1/1510.pdf. Acesso em

20 de Dezembro de 2011
Software proprietrio um programa desenvolvido por uma empresa comercial, que no disponibiliza
o cdigo fonte do seu produto (ou programa), o que impede o utilizador de adapta-lo ou adequ-lo s
suas necessidades de uma forma livre e autnoma. Isto liga o utilizador empresa que desenvolveu esse
programa e s tecnologias e padres utilizados por essa empresa para a construo desse software, o
que implica, de forma decisiva, numa situao de dependncia tecnolgica e econmica.
22

situao financeira dbil; actualmente apenas os investimentos relacionados produo e
distribuio de energia e gua esto a ser contemplados. Por mais que a Administrao
reconhea a necessidade de um sistema que faa a gesto dos documentos da empresa, na
presente conjuntura, no estariam dispostos a investir num sistema proprietrio. Logo o
software livre surgiu como a soluo ideal para a implementao do sistema que tanta falta
faz empresa.
O objectivo deste captulo foi pesquisar, identificar e avaliar ferramentas de software livre de
gesto de documentos. A fase da pesquisa e posterior escolha da soluo que melhor se
adaptava realidade da Electra consumiu muito tempo e no foi fcil. Aps identificar
possveis solues, tentou-se perceber o seu funcionamento e avaliar o seu desempenho
analisando as suas funcionalidades. Numa primeira fase essa avaliao foi feita atravs dos
respectivos sites de demonstrao. Tal anlise mostrou-se insuficiente e foi preciso
descarregar, instalar, configurar, parametrizar e testar essas possveis solues de acordo
com a realidade da empresa. O mtodo utilizado na pesquisa dessas solues est
especificado no ponto 4.2.
4.2 Metodologia de Pesquisa das Solues

Para identificar as solues gratuitas e de cdigo aberto existentes no mbito da Gesto de
Documentos, utilizou-se particularmente a pesquisa na Internet, usando para isso o motor de
busca Google (www.google.com). As expresses utilizadas na busca foram muito variadas mas
sempre relacionadas com a gesto de documentos.
Foram analisadas vrias partes de cdigo de projectos j desenvolvimentos no Source Forge, o
principal repositrio de softwares livres. Este projecto considerado um dos maiores espaos
de hospedagem de projectos de softwares livres na Internet. Atravs desse projecto foi
possvel ter acesso a muitos documentos importantes e software para download. Dentre os
vrios sistemas disponveis encontrou-se uma soluo para a gesto de documentos. Esse
projecto pode ser acedido em http://godocs.sourceforge.net/
A escolha do sistema escolhido para a implementao do projecto no obedeceu a nenhum
critrio rgido. Esta teve a ver com o conhecimento j adquirido dessa soluo noutro
projecto e por se considerar esta ferramenta muito flexvel, abrangente e de fcil integrao
com outras aplicaes existentes e em funcionamento na Electra.
23
4.3 O Desenvolvimento e Utilizao do Software Livre

Um dos grandes benefcios da utilizao do software livre sem dvida a liberdade. A
liberdade no seu conceito mais alargado designa a ausncia de submisso, de servido e de
5
determinao, isto , ela qualifica a independncia do ser humano.
Relacionado ao software livre o conceito no apresenta grandes diferenas. A ideia a

mesma e o objectivo ter um software que d autonomia ao utilizador. Muitos
desenvolvedores, grupos, comunidades e mesmo governos tm apostado no software livre.
Hoje vivemos numa sociedade de informao e numa sociedade organizada desta forma o
acesso informao e a partilha do conhecimento devem constituir os pilares dessa
estrutura.
Os softwares livres devero ser desenvolvidos e difundidos abertamente, sem restries de
uso e modificao. Essa linha de desenvolvimento garante aos utilizadores a liberdade de
executar, copiar, distribuir e aperfeioar o programa, de acordo com suas necessidades e
interesses.
Conforme a literatura (RAYMOND, 2001), existem quatro liberdades no mbito do software
livre:
i.
liberdade de executar o programa, para qualquer propsito;
ii.
liberdade de estudar como o programa funciona, e adapt-lo s suas necessidades;
iii.
liberdade de redistribuir cpias de modo que voc possa ajudar ao seu prximo;
iv.
liberdade de aperfeioar o programa e liberar os seus aperfeioamentos, de modo

que toda a comunidade se beneficie.
Um programa s pode ser considerado um software livre se os utilizadores tm todas essas

liberdades. Muitas vezes se confunde software livre com software grtis. Esses dois
conceitos apresentam diferenas marcantes pois existem programas que podem ser obtidos
gratuitamente, mas que no podem ser alterados nem redistribudos. Por outro lado, o
utilizador pode pagar uma taxa para receber cpias de software livre, ou pode obt-las sem
nenhum custo. Mas independentemente de como se obteve a cpia, sempre deve haver a
liberdade de copiar e modificar o software (livre), ou at mesmo vender cpias.
Existem algumas licenas que regulamentam essas questes relacionadas ao software livre e
do software de cdigo aberto, tais como a GNU6 GPL General Public License, a GNU LGPL
Lesser General Public License, a DFSG Debian Free Software Guidelines, a BSD Berkeley
Definio retirada do site http://pt.wikipedia.org/wiki/Liberdade
Disponvel em http://www.gnu.org
24

Software Distribution, entre vrias outras. Em termos gerais, a GPL baseia-se nas mesmas
quatro liberdades descritas no quarto pargrafo.
Muitos estudiosos defendem cabalmente o uso do software livre, pois estes apresentam
vantagens quando comparados com os softwares proprietrios. Se este tipo de software
apresenta um bom nvel de desempenho, seguro, independente, barato, etc., em princpio
deveriam ser sempre escolhidos para uso no s nas instituies mas tambm nas prprias
empresas. Apesar das vrias vantagens, o software livre apresenta tambm algumas
desvantagens. HEXSEL, 2002 lista algumas desvantagens relativas ao uso do software livre.
So elas:
Interface de utilizador no uniforme nos aplicativos;
Instalao e configurao podem ser difceis;
Mo-de-obra escassa e/ou custosa para desenvolvimento e/ou suporte.
O software livre garante fcil portabilidade na medida que adopta o uso de padres e
formatos abertos e no mbito da gesto documental constitui uma boa alternativa.
Normalmente so solues que apresentam grande capacidade de adaptao o que as torna
muito eficientes. Por outro lado, garantem o livre acesso informao e ao conhecimento
produzido, dois princpios fundamentais que devem ser garantidos na Sociedade da
Informao.
4.4 Sistemas de Cdigo Aberto de Gesto Documental

Durante a pesquisa surgiram muitas solues de gesto de documentos de cdigo aberto.
Entre elas o KnowledgeTree, o Alfresco, o Joomla, OpenDocMan e o Dspace. Entretanto e no
sendo possvel analisar todas essas solues optou-se por estudar mais detalhadamente as trs
primeiras. A escolha do KnowledgeTree e do Alfresco deveu-se apenas ao estudo das suas
vantagens, desvantagens, facilidades de uso, etc. O Joomla foi a nica escolha baseada em
conhecimentos j adquiridos anteriormente pois o site da Electra foi desenvolvido usando o
Joomla.
4.4.1 Alfresco
O Alfresco7 surgiu em 2005 por iniciativa de John Newton e John Powell e constitui um dos
principais sistemas de Gesto de Contedos Empresarial. Foi construdo pela experiente
equipa oriunda de especialistas da indstria como a Documentum, Vignette e Interwoven.
Como qualquer software livre, o Alfresco, possibilita a parametrizao de interfaces e
funcionalidades, passando pelo controlo de acessos, que d maior poder aos gestores de
administrar ficheiros e actividades.
Descrio das funcionalidades baseada no site da Comunidade Portuguesa do Alfresco

https://sites.google.com/site/alfrescopt/descritivo-do-alfresco. Acesso em 28 de Out. de 2011.
25

As principais vantagens do uso do Alfresco passam pela possibilidade de centralizar e
organizar os documentos, imagens e vdeos, reunindo-os num nico servidor. Ainda segundo
Moraes, o sistema oferece benefcios como segurana de acesso e regras para movimentao
dos arquivos entre departamentos.
O Alfresco oferece uma soluo integrada de baixo custo que inclui:
Gesto Documental
Gesto de Contedos Web
Colaborao
Plataforma de Contedos e Repositrio
Servios de Interoperabilidade de Gesto de Contedos
Gesto de Registos
Gesto de Imagem
Relativamente gesto Documental o Alfresco funciona utilizando uma unidade de disco

partilhada que possibilita a continuidade do uso das mesmas ferramentas de criao de
documentos j conhecidos como o Microsoft Office, OpenOffice, Dreamweaver ou AutoCAD.
possvel continuar a trabalhar normalmente sem mudanas. Tem ainda a capacidade de
guardar, actualizar, partilhar, pesquisar e auditar com um Workflow simples. Essa unidade de
disco partilhada funciona como um sistema de arquivo virtual. Atravs dela pode-se criar as
aplicaes de contedo de que se necessita. O processo comea no simples acto de arrastar
um documento para uma pasta, dando incio a um fluxo de trabalho. Com isso consegue-se
saber todas as propriedades do documento, tais como o nome do autor ou outras palavraschave. Todas essas propriedades podem ser usadas para pesquisar o documento mais tarde.
to simples como configurar uma regra de filtro de correio electrnico.
Utilizadores e grupos podem visualizar e testar mudanas atravs da pr-visualizao de
actualizaes de stios Web.
A plataforma Alfresco Surf uma plataforma leve de construo de aplicaes Web focada na
facilidade de uso, permite a criao rpida aplicaes Web de nova gerao centradas na
produtividade. Contudo essa parte no foi explorada por no fazer parte do mbito do
trabalho.
O Alfresco tem algumas funcionalidades como a Biblioteca de Documentos que permite
carregar todos os contedos de um projecto e deixar os utilizadores visualizarem os
contedos independentemente da aplicao original em que foi criada.
Tambm possvel efectuar o controlo dos contedos de modo a saber quem, quando e o que
foi alterado num determinado contedo. Pode-se pesquisar pessoas de forma to simples
26

como pesquisar contedo. Basta para isso criar a equipa virtual certa para o projecto no
momento certo. O Alfresco o primeiro sistema de gesto de contedos a oferecer o suporte
do protocolo Microsoft Office SharePoint. Com menor custo, sem necessidade de instalao
de nenhum software cliente adicional e permitindo a livre escolha do hardware, sistema
operativo, base de dados, servidor de aplicao e portal.
Na localizao http://www.alfresco.com/try/ possvel analisar as potencialidades do
sistema atravs de uma opo de demonstrao. No mesmo stio ainda possvel fazer o
download do Alfresco Community e do Enterprise. Para o desenvolvimento do sistema de
gesto documental achou-se melhor testar o Enterprise por ser mais completo e implementar
todas as funcionalidades que fazem falta na Electra. Entretanto, este vlido por apenas 30
dias. Tambm foram assistidos alguns vdeos que fazem a demonstrao do sistema de gesto
de contedos Alfresco (ver http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoemumaHora). O
frum tambm foi muito importante para o esclarecimento de algumas dvidas (ver em
https://forums.alfresco.com/br/index.php).
4.4.2 KnowledgeTree
Este software livre uma iniciativa sul-africana, desenvolvida pela empresa JamWarehouse.
uma ferramenta tecnologicamente muito bem desenvolvida e muito abrangente no que
concerne a gesto de documentos. Suporta diversos modelos de licenciamento, entre eles a
GNU GPL. Tem o rtulo de software potvel pois funciona em vrios sistemas operativos como
o Windows ou o Linux, e a sua base de dados MySQL.
O KnowledgeTree8 suporta a maioria das funcionalidades intrnsecas gesto Documental.
Entre elas podemos destacar, criao, indexao, armazenamento, resumos, recuperao de
informaes, etc. Com esta aplicao possvel fazer o controlo das verses dos documentos,
engloba funcionalidades de workflow que nos permite acompanhar o documento dentro da
organizao desde sua a criao at ser considerado obsoleto ou ser arquivado. Ou seja,
feito o acompanhamento do ciclo de vida do documento. Para alm das funcionalidades
enumeradas permite tambm definir permisses de leitura, escrita e modificao, utiliza um
sistema de check-out, metadados, etc.
O programa est disponvel em vrias lnguas inclusive em portugus. Esse projecto de
traduo para lngua portuguesa, surgiu a partir da colaborao de programadores
simpatizantes com tal iniciativa.
No endereo https://demo.ktdms.com/login.php possvel testar sem instalar a aplicao e
ver comprovada o seu bom funcionamento. No sitio http://www.ktdms.com
o sistema pode
ser descarregado juntamente com seu cdigo fonte.
Disponvel em www.KnowledgeTree.com. Acesso em 28 de Out. 2011

27
4.4.3 Joomla
O Joomla9 um sistema de gesto de contedos considerado por muitos o melhor sistema de
cdigo aberto que existe. Foi criado em 2005 a partir de outro CMS popular, o Mambo e est
se tornando um dos mais populares sistemas de gesto de contedos, com uma comunidade
actuante e crescente. O Joomla apresenta um conjunto de vantagens que explicam a sua
popularidade. Destacam-se as seguintes:
Joomla decididamente software livre e no h perspectiva de mudana com

relao a isso (isto , vai continuar disponvel gratuitamente);
J existem vrios mdulos e componentes disponveis, criados partir da base

herdada do Mambo;
A popularidade do Joomla est crescendo rapidamente, logo, a sua comunidade;
A equipa por trs do Joomla, composta por membros chave criadores do Mambo,
est fortemente comprometida com o projecto e est disposta a modernizar o
software continuamente;
um dos CMS com mais recursos disponveis e de fcil utilizao;
Foi escrito com PHP e MySql, dois dos softwares de cdigo aberto mais populares
da Internet.
A utilizao do Joomla liberta os utilizadores, possibilitando a criao, modificao,

publicao dos seus contedos garantindo sua total independncia do pessoal tcnico.
Uma grande parte das funes necessrias para fazer funcionar um portal so comuns e
previsveis, tais como registo de utilizadores, criao, edio e publicao de contedo,
publicao de banners de propaganda, etc. e no Joomla esses recursos j esto prprogramados e prontos para serem utilizados. Alguns componentes, como o capaz de gerir
documentos no vem por defeito com o Joomla mas pode ser instalado. Existem vrios
componentes que tm essa finalidade e so na sua maioria gratuitos e poderosos. Pode-se
ento dizer que o CMS Joomla extensvel, atravs da instalao de mdulos e componentes
que servem para agregar funcionalidades eventualmente no presentes na instalao bsica.
Assim, caso o utilizador precise de uma funcionalidade e no encontre nenhum componente
disponvel na Internet, ele mesmo pode programar ou contratar algum para fazer isso,
podendo tornar o componente disponvel para outros utilizadores comercialmente ou atravs
de licena GNU/GPL. Como utilizador ou desenvolvedor, ele ir passar a integrar a
comunidade Joomla. Embora o Joomla fosse j conhecido, efectuou-se alguns testes no site
de demonstrao da ferramenta em http://demo.Joomla.org/ .
Baseado em pesquisas feitas em http://www.joomweb.com.br/joomla/cms-joomla.html e em

http://www.wrdesign.com.br/index.php/joomla/48-por-que-utilizar-o-joomla-e-quais-seus-beneficios
Acesso em 28 Out. 2011.
28

Para desenvolver o Sistema de Gesto de Documentos da Electra foi instalado um componente
denominado Docman, que implementa as funcionalidades bsicas da gesto documental.
Antes de ser descarregado e instalado foram feitas algumas simulaes e testes em
http://www.Joomlademo.com/docman/ . Outro componente instalado com o objectivo de
garantir um melhor encaminhamento dos processos foi um componente de Workflow. Esta
extenso permite ao administrador definir os fluxos de trabalho. Da mesma forma este
componente foi
descarregado
workflow-extension-beta-.html
em
http://community.Joomla.org/blogs/community/942-
seu
funcionamento
testado
em
http://demo.fatica.net/administrator/ . Esta ltima localizao permite testar vrias

extenses sem efectivamente os instalar.
O facto do CMS Joomla ser escrito em PHP e utilizar a base de dados MySql considerada para
muitos uma desvantagem. tambm tida como desvantagem o facto de haver uma certa
dependncia dos templates do CMS. O mesmo pode ser dito com relao a factores como
usabilidade e acessibilidade.
Mas se por um lado existem algumas desvantagens, por outro as vantagens so muito maiores.
O facto de estar na forma de um software livre o que praticamente elimina os custos com
licena de uso e garante o acesso ao cdigo fonte, por si s j uma grande vantagem. A
existncia das comunidades online em Portugal, Brasil, Estados Unidos, Moambique, apoia
muito
desenvolvimento
crescimento
do
Joomla.
Por
conseguinte,
relao
custo/benefcio bem clara.
4.4.4 Concluso e Justificao da Escolha

O objectivo desta seco comparar as trs solues de gesto de documentos de cdigo
aberto descritas neste captulo e justificar a escolha de uma delas, no caso o Joomla. A
comparao das trs tecnologias Alfresco, KnowledgeTree e Joomla consistiu na anlise
das vantagens e as desvantagens numa perspectiva de desenvolvimento, de funcionalidades e
de integrao.
Os trs sistemas pesquisados e testados so populares em termos de utilizao. Relativamente
s funcionalidades, as aplicaes cumprem os requisitos funcionais exigidos para a construo
de um sistema de gesto documental. No que diz respeito aos requisitos no funcionais as
aplicaes tambm so semelhantes. So todas muito intuitivas, simples de configurar e
utilizar. Incorporam as funcionalidades bsicas de autenticao e segurana e tm um bom
desempenho.
A escolha da plataforma para o desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra
recaiu sobre o Joomla principalmente por ser um sistema sobejamente conhecido pois o site
da Electra (www.electra.cv) foi desenvolvido no Joomla e a ideia inicial associado ao projecto
29

a de integrar o sistema de gesto documental ao site da empresa de modo a facilitar o
acesso aos colaboradores das outras ilhas e a todas as entidades, parceiros e clientes.
Tal como descrito na seco anterior o joomla, como os demais, resolve o problema do alto
custo que se teria ao comprar um sistema de gesto documental ou de se criar de raiz e
manter um sistema repleto de contedos e que precisa ser actualizado constantemente. Por
outro lado, toda a gesto do sistema pode ser feito sem a necessidade de uma equipa grande
de desenvolvedores e programadores especializados. Muitos dos seus recursos j esto prprogramados e prontos para serem utilizados. Caso assim no fosse, o trabalho no poderia
ser desenvolvido por apenas uma pessoa em to pouco tempo.
No inicio das pesquisas o Alfresco tambm se revelou uma potencial opo. Bem optimizado
esta ferramenta poderia atender s necessidades de gesto documental da Electra.
Entretanto, problemas como a gesto dos utilizadores, integrao, traduo do sistema que
parcial e algumas dificuldades na sua configurao diminuram a probabilidade do sistema vir
a ser utilizado. O Alfresco Enterprise chegou mesmo a ser instalado, configurado e testado em
nvel do Gabinete de Sistemas de Informao, por um perodo de trinta dias.
Para melhor identificar e comparar as funcionalidades dessas trs solues foi elaborado a
tabela abaixo com os seguintes elementos de comparao:
Organizao e Armazenamento de Documentos relacionada com a capacidade de o

sistema guardar permanentemente os documentos, em ficheiro ou em contedo;
Aprovao e Publicao de contedos Esses contedos como j foi referido podem

ser pginas ou documentos. Este elemento permite-nos avaliar a capacidade dos
sistemas em publicar e partilhar os contedos quer com os utilizadores internos ou
externos empresa;
Segurana Este um aspecto critico e que deve ser sempre priorizado. Relacionado
com a capacidade do sistema em permitir fazer o controlo de acesso atravs de
regras, baseadas em nveis hierrquicos de segurana;
Insero de metadados os metadados auxiliam a recuperao da informao;
Templates - Utilizao de modelos com o objectivo de padronizar os documentos;
Pesquisa de documentos Localizao dos documentos atravs de fragmentos de

texto, fontica e por proximidade semntica, sem a necessidade de codificao em
linguagem de consulta;
Controlo de verses - Controlo das vrias verses do documento. A criao de cada

documento notificada pelo sistema bem como as alteraes feitas nos j existentes.
As informaes relativas a quem gerou, do que foi modificado e quando ocorreu a
nova verso so guardadas no sistema;
Integrao com outras aplicaes Pensando na questo da insularidade o sistema

de gesto documental desenvolvido dever funcionar integrado no site da Electra.
30
Alfresco
KowledgeTree
Organizao e Armazenamento de Documentos
SIM
SIM
Joomla
(Docman)
SIM
Aprovao e Publicao de contedos
SIM
SIM
SIM
Segurana
SIM
SIM
SIM
Insero de metadados
SIM
SIM
SIM
Templates
SIM
SIM
SIM
Pesquisa de documentos
SIM
SIM
SIM
Elementos de Comparao
Controlo de verses
SIM
SIM
SIM
Integrao com outros sistemas
SIM
SIM
SIM
Tabela 4.1- Comparao das funcionalidades do Alfresco, KnowledgeTree e Joomla
A comparao das trs solues mostra claramente que no existe vantagem a nvel tcnico
de um sistema relativamente a outro. Existem sim diferenas a nvel de algumas
funcionalidades mais avanadas que oferecem aos utilizadores finais mas, no geral todas
garantem as funcionalidades bsicas exigidas na gesto documental.
31
5 Anlise dos Processos e Documentos

da Electra
5.1 Introduo
Neste captulo, so analisados os processos e actividades desempenhadas pelos vrios
departamentos da Electra. Atravs do conhecimento pormenorizado das actividades
realizadas em cada departamento foi possvel identificar as categorias de documentos
existentes bem como os seus destinatrios. O estudo dos procedimentos organizacionais
permitiu definir os requisitos que o sistema de gesto documental dever satisfazer para
proporcionar uma manuteno gil e simples dos documentos. Para tal, vamos comear por
analisar os processos dos vrios departamentos da Empresa.
5.1.1 Secretaria Geral

o gabinete que, na dependncia da Comisso Executiva, assegura as seguintes funes:
Assegurar os apoios administrativos e logsticos directos ao Conselho de Administrao

e Comisso Executiva e aos respectivos membros, individualmente;
Preparar informaes, estudos e processos especficos de apoio ao CA e CE e zelar

pela adequada difuso;
Apoio Administrao na comunicao interna e externa;
Incentivo comunicao interna, quebra de barreiras mudana e divulgao da

Misso e Princpios de Gesto;
Elaborao de Boletins Internos;
Gesto do Centro de documentao;
Apoio s diversas reas da Empresa;
Representao jurdica da Empresa;
Elaborao de pareceres, cooperao e representao do Conselho e da empresa em

matria jurdica e de contencioso.
32
5.1.2 Gesto Administrativa e Financeira
Figura 5.1 - Direco Administrativa e Financeira
Direco que, na dependncia da Comisso Executiva, assegura as seguintes funes:
Organizao dos processos de candidatura, controlo e acompanhamento financeiro,

contabilstico e administrativo dos projectos financiados por terceiros;
Coordenao do servio de prestaes de garantias a entidades externas;
Coordenao e apoio nas relaes da Electra (e participadas) com as instituies

bancrias e outras entidades externas;
Promoo do acompanhamento das necessidades financeiras da Empresa (e

participadas) assegurando a negociao e a gesto da dvida;
Assegurando ainda, atravs das reas de coordenao seguintes, as funes descritas:

Contabilidade
Execuo da contabilidade geral e analtica da Empresa;
Fornecimento de dados s distintas entidades fiscalizadoras;
Execuo da conciliao de contas de terceiros, incluindo a conciliao bancria;
Participao na definio do plano de contas da Empresa;
Execuo das obrigaes de carcter fiscal e parafiscal, garantindo o cumprimento de

todas as exigncias legais;
Controlo e execuo da facturao a entidades externas;
Controlo da informao contabilstica;
Anlise dos processos administrativos e logsticos e proposta de normas e

procedimentos, tendo em vista a optimizao e uniformizao processual;
Oramento e Controlo Oramental
33
Execuo, assegurando a coerncia e consolidao de todos os componentes do

Oramento da Empresa;
Programao de outputs peridicos, analisando desvios e tendncias (tableau de

board e relatrios de informao de gesto);
Criao e manuteno de planos de conta, software tabelas de suporte ao

Oramento;
Manuteno das tabelas e execuo das interfaces para o Oramento;
Coordenao do oramento de fornecimentos e servios de terceiros (oramento de

funcionamento);
Anlise dos processos e proposta de normas e procedimentos, tendo em vista a

optimizao e uniformizao processual;
Tesouraria
Execuo do oramento anual de tesouraria da Empresa;
Elaborao de provises de pagamentos e recebimentos e abastecimento de recursos

das tesourarias;
Realizao de todas as operaes de tesouraria da Empresa;
Controlo dos fundos movimentados;

Logstica
Execuo de todas as actividades logsticas de apoio geral, nomeadamente:

economato, comunicaes, expedio, recepo e registo de correio, reprografia,
etc;
Execuo/superviso das actividades logsticas ligadas s instalaes e aos

transportes, nomeadamente a gesto de frota, a gesto de equipamentos de
escritrio, a gesto da segurana e manuteno de instalaes e a estafetagem;

Patrimnio e Seguros
Actualizao permanente do registo patrimonial da Empresa;
Coordenao dos assuntos relacionados com o patrimnio no tcnico das reas de

Distribuio;
34
Manuteno do arquivo da documentao relativa aos bens imveis;
Anlise e avaliao dos bens imveis a adquirir ou alienar;
Emisso de pareceres sobre o estado de conservao dos bens mveis e imveis no

tcnicos;
Legislao/registo de imveis a favor da Empresa;
Coordenao da actividade de seguros;
Informao de Gesto
Agregao da informao de gesto de toda a empresa
5.1.3 Gesto de Recursos Humanos
Figura 5.2 Direco Recursos Humanos
Direco que, na dependncia da Comisso Executiva, assegura, atravs das seguintes reas
de coordenao, as funes descritas:
Desenvolvimento, Gesto Provisional e Formao;
Desenvolvimento e execuo da gesto provisional de Recursos Humanos;
Gesto dos efectivos (admisses, sadas);
Gesto de carreiras;
Estudo de metodologias de recrutamento e seleco;
Elaborao de contratos de trabalho;
Colaborao com o CA na definio de objectivos e incentivos por funo;
Coordenao da avaliao de desempenho;
Gesto problemas disciplinares;
Identificao, em conjunto com todas as reas, das necessidades de formao;
Definio e proposta ao CA da estratgia de formao;
Elaborao do oramento de formao;
Organizao, acompanhamento e avaliao das aces de formao;
Elaborao das estatsticas de formao.
35
Promoo, participao e acompanhamento do estudo e desenvolvimento de aces

relacionadas com a situao scio-profissional dos trabalhadores;
Apoio aos grupos mais vulnerveis na Empresa, facilitando a sua promoo e bemestar social;
Operaes do Trabalho
Execuo da recolha e introduo de dados da gesto corrente de pessoal (ajudas de

custo, tempos suplementares, gesto de salrios...);
Gesto da informao residente no sistema de gesto de pessoal e sistemas

interligados;
Processamento de turnos e subsdios sociais;
Interaco com a segurana social, organismos oficiais e sindicatos;
Colaborao em processos de reforma de trabalhadores.
Controlo e Oramento
Apoio implementao de novos procedimentos na rea de Recursos Humanos;
Controlo da correcta aplicao de procedimentos em vigor na rea de Recursos

Humanos;
Elaborao de relatrios tipo da rea de Recursos Humanos;
Recolha de dados para a informao de gesto;
Colaborao na elaborao e compilao de dados para o oramento de pessoal;
Realizao do controlo oramental e anlise de desvios.
Organizao
Cooperao na preparao e apreciao de propostas de alterao da estrutura

orgnica da empresa;
Elaborao quadros de atribuies e de actividades bsicas, organigramas e dotaes,

e cooperao na sua implementao;
Realizao de estudos para uniformizao e racionalizao de processos e mtodos de

trabalho;
36
Acompanhamento da implementao do novo modelo organizativo.
5.1.4 Direco de Planeamento
Figura 5.3 Direco de Planeamento
Planeamento da Produo da Distribuio e da Manuteno;
Planeamento, oramentao e acompanhamento da execuo dos investimentos

anuais e plurianuais na Produo;
Anlise das obras no previstas no Plano de Investimento;
Anlise tcnico-econmica dos programas de investimento;
Anlise dos dados resultantes da monitorizao do estado de explorao dos centros

produtores;
Planeamento anual, plurianual e anlise tcnica e econmico dos programas de

investimento nas redes de distribuio;
Anlise e estudo de solues relativamente a solicitaes, nomeadamente, pedidos de

ligao que ultrapassam determinados valores;
Acompanhamento da execuo do Plano de Investimento, conforme acordo com as

estruturas envolvidas;
Anlise dos dados resultantes da monitorizao do estado das redes;
Planeamento anual, plurianual e anlise tcnica e econmico dos programas de

manuteno;
Acompanhamento da execuo do Plano de Manuteno, conforme acordo com as

estruturas envolvidas;
Anlise dos dados resultantes da monitorizao do estado dos sistemas.
Planeamento Estratgico
Controlo global do Business Plan da Empresa;
37
Consolidao do plano Plurianual de investimentos e manuteno;
Elaborao de projeces plurianuais das contas da Empresa;
Estabelecimento e controlo de objectivos e respectivos indicadores para as diversas

reas de actividades;
Elaborao do balano energtico e das estimativas das taxas de crescimento dos

consumos e Clientes;
Estudos tarifrios;
Apoio ao CA no relacionamento com a Entidade Reguladora de forma a garantir uma

actuao coerente;
Desenvolvimento de estudos para elaborao de propostas a apresentar Entidade

Reguladora.
5.1.5 Direco de Aprovisionamentos
Figura 5.4 Direco de Aprovisionamentos
Gesto de Produtos
38
Compras de artigos de negociao centralizada
Aprovisionamento de:
Combustveis e lubrificantes
FSE e outros servios
Produtos da Produo
Produtos da Rede
Gesto de Armazns
Gesto de materiais e equipamentos (stocks e armazns)
Gesto directa dos armazns do Mindelo (armazm central), Praia e Sal
Gesto de Fornecimentos
Gesto de transportes dos produtos
Desalfandegamentos
5.1.6 Direco de Infraestruturas
Figura 5.5 Direco de Infraestruturas
Direco que, na dependncia da Comisso Executiva, atravs das seguintes reas de

coordenao, assegura as funes descritas:
Gesto de projectos de Produo e Distribuio de Electricidade
Gesto de projectos de Produo e Distribuio de gua
Gesto de projectos de guas Residuais
Procura das solues tcnicas mais adequadas (investigao e inovao tecnolgica);
Elaborao de projectos, obteno da sua aprovao e licenciamento;
Elaborao de planos de implementao dos projectos seguindo o planeamento da
Empresa;
Coordenao e execuo de obras por administrao directa;
Preparao e elaborao dos processos de concurso;
Avaliao de propostas e colaborao nas eventuais negociaes;
Acompanhamento da execuo dos projectos procurando as solues mais adequadas;
Coordenao de aces de comissionamento e formalizao da recepo de trabalhos;
Anlise de pedidos de alterao de rede e eventual execuo do respectivo projecto;
Normalizao de materiais e equipamentos;
Normalizao de processos de construo e fiscalizao;
Cadernos de encargos;
39

Actualizao do registo das instalaes;
Elaborao de oramentos.
5.1.7 Direco Comercial
Figura 5.6 Direco Comercial
Direco que, na dependncia da Comisso Executiva, tem as seguintes atribuies genricas:
Interface entre a Empresa e os Clientes;
Normalizao e regulamentao de processos;
Gesto do SISTEMA COMERCIAL:
Parametrizao
Gesto de Acessos
Apoio na obteno de dados para informao de gesto
Gesto oramental;
Estudos e projectos comerciais;
Apoio a auditorias;
Normalizao e regulamentao de processos;
Anlise tarifria;
Planeamento de aces de formao;
Emisso de pareceres tcnicos/comerciais.
Assegurando ainda, atravs das reas de coordenao seguintes, as funes descritas:

Marketing
40
Estudos de Mercado;
Avaliao Qualidade dos Servios;
Estudos e Promoo de Estratgias Comerciais;
Promoo da Imagem Comercial e Institucional.
Atendimento Telefnico
Atendimento de Clientes;
Leituras;
Contratao;
Reclamaes;
Informaes Gerais;
Avarias;
Campanhas.
Operaes Comerciais
Facturao;
Cobranas;
Interfaces com outros sistemas de informao;
Controlo dos nveis de servio;
Controlo do processo de facturao e cobranas;
Fechos mensais de facturao;
Gesto de Crditos;
Gesto de incobrveis;
Tratamento de reclamaes e indemnizaes;
Tratamento de processos de fraudes;
Controlo das campanhas de reduo das perdas comerciais;
Apoio Gesto das lojas;
Apoio resoluo de anomalias de facturao;
Gesto de Lojas.
Assegurada atravs das Unidades Organizativas, de Santiago que coordena as lojas do Maio,
Fogo e Brava, de S. Vicente que coordena as lojas de Santo Anto, So Nicolau e Boavista e do
Sal, cujas atribuies so coordenar as seguintes funes:
Apoio actividade as Lojas;
Gesto de agentes de cobrana e lojas franshising;
Apoio comercial a Clientes MT, BTE e clientes de gua com tarifa no domstica:
Contratao de Clientes (MT e guas no domsticos);
Anomalias facturao;
Facturao diversa;
41
Confirmao de crditos;
Gesto de cortes;
Gesto de crditos;
Gesto de todas as reclamaes escritas;
Assistncia a Clientes MT, BTE e clientes de gua com tarifa no

domstica
Acompanhamento do processo de leituras, incluindo IP;
Acompanhamento do processo de Ordens de Servio (OS`s);
Acompanhamento da execuo de novas ligaes;
Apoio Tcnico/Comercial
Controlo da qualidade de servio;
Melhoria da Base Dados de Cliente
Coordenao e Apoio das Campanhas de reduo das perdas

Comerciais;
Competindo s lojas existentes em cada ilha as seguintes funes:
Apoio comercial a clientes de Baixa Tenso, de gua, e de

saneamento domstico;
Contratao de Clientes, incluindo BTE;
Gesto de Cortes e dvidas;
Gesto crditos;
Gesto de Leituras;
Controlo e gesto de Ordens de Servio;
Gesto de roteiros de leituras;
Controlo dos nveis de servio;
Gesto e tratamento de reclamaes no escritas;
Gesto de agentes de cobrana e lojas franshising;
Tratamento de aumentos de potncia ou caudal;
Tratamento de novas ligaes;
Tratamento de loteamentos;
Tratamento de indemnizaes;
Tratamento de processos de fraude.
Uma das formas de melhor compreendermos as caractersticas e complexidade desses

processos e actividades recorrendo aos Fluxogramas. O Departamento Comercial como j foi
referido responsvel por um vasto conjunto de processos, entre eles a Gesto Tarifria. Este
processo embora no ocorra com muita frequncia causa sempre alguma tenso entre a
empresa e os clientes e nesse processo participam agentes externos como o Governo e a ARE
Agncia de Regulao Econmica. Alguns exemplos de fluxogramas ligados a rea comercial
42

sero abaixo representados com o intuito de se perceber melhor alguns desses processos e
ajudar na identificao de documentos que possam surgir no decorrer desses processos.
Figura 5.7 Fluxograma do Processo de Gesto Tarifria
Figura 5.8 Fluxograma do Processo de Recuperao de Crditos
Figura 5.9 Fluxograma do Processo de Gesto de Contas dos Clientes
43
5.1.8 Direco de Produo
Figura 5.10 Direco de Produo
Direco que assegura, na dependncia da Comisso Executiva, a coordenao e controlo das

actividades de explorao das instalaes de produo de gua e de electricidade e as
respectivas reas de manuteno. A misso desta Direco assegurada atravs das
estruturas seguintes, cujas funes se descrevem:
Produo de Electricidade;
Acompanhamento da execuo das actividades de explorao de

instalaes de produo de electricidade;
Proposta e acompanhamento da execuo das polticas e programas de

explorao, tendo em conta a realizao do despacho econmico
(produo);
Promoo da execuo do cumprimento do despacho econmico;
Proposta e acompanhamento da execuo das polticas de ambiente e

proposta de medidas correctivas;
Realizao da gesto da informao dos centros produtores;
Produo de gua;
Acompanhamento da execuo das actividades de explorao de

instalaes de produo de gua;
Proposta e acompanhamento da execuo das polticas e programas de

explorao, tendo em conta a realizao do despacho econmico
(produo);
44
Promoo da execuo do cumprimento do despacho econmico;
Proposta e acompanhamento da execuo das polticas de ambiente e

proposta de medidas correctivas;
Realizao da gesto da informao dos centros produtores;
Identificao dos programas de manuteno dos centros de produo a
Manuteno
estabelecer, sua priorizao e calendarizao;
Elaborao, realizao e controlo dos planos de manuteno programada

e programas de execuo;
Oramentao da Manuteno por produto e rea geogrfica;
Coordenao, obteno e alocao dos meios necessrios ao cumprimento

dos programas;
Identificao das peas de reserva necessrias sua actividade;
Criao de uma base de dados com fichas de inspeco de actualizao

contnua;
Normalizao de processos de manuteno;
Monitorizao contnua do estado de conservao das instalaes;
Participao na anlise de incidentes de explorao e apresentao de

proposta de aces correctivas;
Energias Renovveis
Coordenao e controlo de todas as actividades de explorao das

centrais elicas;
Identificao dos programas de manuteno a estabelecer, sua priorizao

e calendarizao;
Promoo da encomenda das peas de reserva, necessrias execuo

dos planos de manuteno;
Unidades de Produo
Existe uma Unidade de Produo em cada ilha excepto na ilha de Santiago onde existem as
Unidades de Produo da Praia e do Interior de Santiago. Cada Unidade de Produo est
organizada nas seguintes reas organizacionais cujas funes se descrevem:
Conduo;
Execuo das actividades de explorao de instalaes de produo de

electricidade ou gua (conforme o caso);
Execuo do cumprimento do despacho econmico;
45
Realizao da vigilncia e actuao em caso de avaria, providenciando a

rpida reposio do servio;
Registo de dados para a gesto da informao dos centros produtores;
Manuteno de 1 linha;
Participao na execuo da manuteno e reparao de avarias;
Participao na identificao dos programas de manuteno;
Participao na identificao das peas de reserva necessrias sua
Manuteno
actividade;
Participao na monitorizao contnua do estado de conservao das

instalaes;

proposta de aces correctivas.
5.1.9 Direco de Distribuio
Figura 5.11 Direco de Distribuio
A misso desta Direco assegurada atravs das estruturas seguintes, cujas funes se
descrevem:
46

Distribuio de Electricidade
Acompanhamento das actividades de explorao de instalaes de

distribuio de electricidade;
Proposta de polticas e programas de explorao;
Acompanhamento da execuo do Plano, de acordo com as Unidades de

Distribuio;
Monitorizao do estado da Rede;
Uniformizao de procedimentos e difuso das melhores prticas pelas

Unidades de Distribuio;
Realizao da gesto da informao das instalaes da distribuio;
Actualizao dos registos da rede;
Distribuio de gua
Acompanhamento das actividades de explorao de instalaes de

distribuio de gua;
Acompanhamento da execuo do Plano, de acordo com as Unidades de

Distribuio;
Monitorizao do estado da Rede;

Realizao da gesto da informao das instalaes da distribuio;
Coordenao, controlo e execuo das actividades de explorao de
guas Residuais
instalaes de recolha, tratamento e reutilizao de guas residuais;
Acompanhamento da execuo do Plano de expanso da rede de guas

residuais;
Monitorizao do estado das infra-estruturas;

Realizao da gesto da informao das infra-estruturas;
47

Manuteno
Identificao dos programas de manuteno das redes de distribuio a

estabelecer, sua prioridade e calendarizao;
Elaborao, realizao e controlo dos planos de manuteno programada

e programas de execuo;
Oramentao da Manuteno por produto e rea geogrfica;
Coordenao, obteno e alocao dos meios necessrios ao cumprimento

dos programas;
Identificao das peas de reserva necessrias sua actividade;

Criao de uma base de dados com fichas de inspeco de actualizao
contnua;
Normalizao de processos de manuteno;
Monitorizao contnua do estado de conservao das instalaes;

proposta de aces correctivas;
Reutilizao de guas Residuais Tratadas
Promoo do desenvolvimento da reutilizao das guas residuais;
Unidades de Distribuio
Existe uma Unidade de Distribuio em cada ilha excepto em Santiago onde existem as
Unidades de Produo da Praia e do Interior de Santiago. Cada Unidade de Produo est
organizada nas seguintes reas organizacionais cujas funes se descrevem:
Novas Ligaes:
gua;
Electricidade;
guas residuais;
Execuo de novas ligaes de electricidade e/ou guas, incluindo residuais:
Croquis e oramentao;
Adjudicao a empreiteiros ou execuo por equipas

prprias da empresa;
Fiscalizao de obras;
Elaborao de propostas de melhoria dos processos de

novas ligaes;
48
Acompanhamento e fiscalizao de obras, por delegao

da Direco de Infra-estruturas;
Anlise e tratamento de pedidos de viabilidade;
Anlise de projectos e fiscalizao de urbanizaes;
Gesto de projectos de menor dimenso;
Recolha e actualizao de dados da rede;
Manuteno, reparao de avarias e manobras nas redes
Manuteno e Manobras de Rede
gua;
Electricidade;
guas residuais;
de
electricidade
(execuo
por
e/ou
equipas
guas,
incluindo
prprias
residuais
polivalentes
ou
outsourcing);
Elaborao
de
informaes
sobre
pedidos
de
indemnizao e reclamaes de terceiros;
Recolha e actualizao de dados da rede;
Aferio de contadores;
Identificao e propostas de actuao relativas a

deficincias da rede;
Execuo e/ou adjudicao a empreiteiros das actuaes

em Ordens de Servio e Leituras de contadores;
Execuo do controlo metrolgico;
Coordenao e fiscalizao dos prestadores de servio

para Ordens de Servio e Leituras.
Da anlise dos processos dos Departamentos da Electra, ficou claro que embora cada um
tenha a sua especificidade esto todos relacionados. No entanto, podemos concluir desta
primeira anlise, que existe um conjunto de reas de actividade, composta cada uma por
mltiplos processos, aos quais, so associados um modelo, documentos e actividades.
O processo de adiantamento de salrio, por exemplo da responsabilidade do departamento
de Pessoal, mas est directamente ligada Direco Administrativa Financeira. As principais
fases que constituem este processo esto representadas na figura 5.12
49
Figura 5.12 Processo de Adiantamento de Salrio
5.2 Anlise dos Documentos

A anlise dos processos da Electra permitiu identificar conjuntos de documentos associados a
cada processo. Normalmente numa empresa a cada processo esto relacionados muitos
documentos. Estes para alm de existirem em quantidade, apresentam tambm uma grande
diversidade quanto aos seus tipos, suportes e destinatrios. Esta anlise dos documentos da
Electra permitiu identificar as diversas origens dos documentos. Alguns documentos surgem
das interaces entre os vrios departamentos da empresa, ou seja so originados
internamente. Outros tm origem externa como por exemplo outras empresas, clientes,
instituies, Ministrios do Governo ou ainda o dirio da Repblica, no caso da legislao,
indispensvel na definio de normas e alguns critrios da empresa.
Estas diferentes provenincias levam uma diversificao quanto aos tipos de documentos.
Associada a essa tipificao, est o suporte dos documentos pois este varia em funo da
origem e por vezes at do prprio tipo de documento.
Paralelamente, na Electra identificamos uma grande diversidade de documentos e de
destinatrios, o que torna essa gesto documental ainda mais complexa. De facto, no Joomla
mais fcil gerir a diversidade de documentos do que a diversidade de destinatrios. Muitos
documentos identificados so do interesse de uma quantidade significativa de destinatrios
cuja categoria na empresa bem diferente. A Electra uma empresa com uma hierarquia
constituda por vrios nveis. Essa variedade leva por outro lado a uma diversificao dos
interesses de cada um nos documentos. Para exemplificar vamos considerar dois documentos
diferentes destinados a dois utilizadores distintos. Os dois documentos esto relacionados a
um mesmo assunto e destinam-se aos dois destinatrios. No entanto, um dos documentos
50

pode ser relevante para um dos destinatrios enquanto que o outro documento s interessa
ao outro destinatrio, o que pode gerar alguma dificuldade na gesto dos mesmos.
A experincia nos revela que os processos e os procedimentos dentro da organizao no so
muito mutveis. Contudo dever ser possvel actualizar os documentos de forma rpida e
fcil. Aliada a essa necessidade temos o facto da manuteno dos documentos ser feita pelos
prprios funcionrios da Electra, reforando mais uma vez, a exigncia de que o processo de
manuteno e actualizao deva ser simples e fcil. Cada funcionrio, dependendo da sua
permisso poder criar, editar, modificar, publicar, remover os documentos do sistema.
5.3 Caractersticas dos Documentos

Neste ponto, so descritas as principais caractersticas dos documentos. O controlo a que
sujeito cada documento depende do seu tipo, suporte e destino. A partir desta
caracterizao, so analisados, num ponto seguinte, os requisitos para o sistema de gesto
documental.
Cada tipo de documento identificado na Electra est associado a um processo, pois estes
surgem na sequncia da execuo de um determinado processo ou actividade. Para facilitar a
estruturao e classificao dos documentos definiu-se uma relao entre os processos
empresariais e os assuntos a que referem os documentos. Desta forma, a cada processo passa
a corresponder um assunto e assim consegue-se estabelecer uma ligao entre a anlise dos
processos e a gesto dos documentos.
5.3.1 Tipificao dos Documentos

Como referimos no captulo anterior, os documentos que circulam na Electra so muito
diversificados. Da anlise feita a esses documentos foi possvel organiz-los em grupos que
espelham os diferentes tipos de documentos da empresa. So eles:
Legislao: Esse tipo de documento refere-se a uma norma ou conjunto de normas jurdicas
criadas atravs dos processos prprios do acto normativo e estabelecidas pelas autoridades
competentes para o efeito. Dentro do tipo Legislao podemos destacar os seguintes subtipos:
Leis
Decretos-lei
Decretos
Regulamentos
Despachos
Contratos: Este grupo de documentos refere-se a todos os contratos existentes na Electra.

Entre eles, destacam-se os contratos dos trabalhadores da empresa, dos prestadores de
51

servios, dos fornecedores de bens e servios, de arrendamentos, de emprstimos bancrios
entre outros.
Manuais: So guias destinados aos funcionrios da empresa para facilitar o uso de algumas
ferramentas existentes na organizao. Incluem textos e imagens (print-screen) com o
objectivo de melhor orientar os colaboradores da empresa no desempenho das suas
actividades operacionais.
Regulamentos Internos: Estes documentos definem regras e normas da prpria empresa.
Estes documentos no podem ser alterados, de tal forma que o sistema dever permitir o
carregamento de documentos. A considerar o Cdigo Laboral Cabo-verdiano, Acordo colectivo
de trabalho, Abonos para falhas, etc.
Despachos: Referem-se a todos os documentos que a Comisso Executiva elabora e d a
conhecer aos trabalhadores em carcter definitivo. Por exemplo, nomeaes, transferncias,
mudanas de horrio, alteraes salariais, resciso de contratos
Processos de Trabalho: Cada procedimento que executado dentro da Electra constitudo
por uma srie de actividades desempenhadas segundo uma certa ordem e orientados por
pessoas ou departamentos responsveis.
Facturas: Engloba as facturas destinadas aos clientes da Electra que podem ser colocadas em
formato pdf para que os clientes tenham acesso a elas. Por outro lado pode conter as facturas
dos fornecedores de bens ou servios Electra. Estes devem ser adicionados ao sistema com
recurso a digitalizao.
Formulrios: Agrupa todos os documentos que existem na Electra com o objectivo de
internamente solicitar bens ou servios. Por exemplo requisies de materiais no Economato,
pedido de compra de bens e servios, solicitaes de ajudas de custo, de compra de
passagens, viaturas, pedidos de dispensa, declaraes de tempo de servio, solicitao de
adiantamentos de salrios, pedidos de reenquadramento, etc.
Relatrios: Estes documentos englobam relatrios e Contas da Electra, descrio de projectos
em andamento, entre outros.
Perguntas frequentes (FAQ): As perguntas frequentes permitem informar os utilizadores de
forma mais didctica. So uma compilao de perguntas frequentemente colocadas acerca de
determinado tema. Por exemplo, perguntas e respostas esclarecedoras sobre o fornecimento
de energia, leitura, facturao, cobrana, atendimento, etc.
52

Avisos: Estes documentos permitem informar aos funcionrios da Electra e outros utilizadores
sobre acontecimentos ou eventos que possam estar previstos para uma determinada data ou
perodo.
5.3.2 Destinatrios dos Documentos

Estes conjuntos de documentos de natureza diversa indicados no ponto 5.3.1 so destinados a
diferentes pessoas ou grupos dentro da Electra. No entanto, estes destinatrios, futuros
utilizadores do sistema, podem ser organizados em funo da categoria que ocupam na
Empresa, devido ao facto dos interesses serem comuns a pessoas com a mesma posio. Isto
, pessoas com funes similares tm interesse nos mesmos assuntos. Sendo assim, os
utilizadores foram segmentados em cinco categorias:
rgos de Gesto (CE);
Directores de Departamentos;
Chefes de Departamentos;
Colaboradores Internos;
Entidades Externas (Clientes, parceiros, ministrios, etc.).
Existem documentos relacionados a determinados assuntos que so destinados a alguns

grupos. Esse o cenrio mais simples em que todos os membros de um grupo tm acesso aos
mesmos documentos. Mas se por um lado, existem documentos que todos os utilizadores que
fazem parte de um grupo podem aceder, existem outros que no. Ou seja, dentro do mesmo
grupo dever haver forma de restringir o acesso a determinados documentos. De facto, a
quantidade e variedade de utilizadores bem como a quantidade e variedade de Documentos
constitui um dos factores de complexidade quanto a gesto de documentos.
5.3.3 Suporte dos Documentos

Os dois pontos anteriores analisam a variedade de tipos documentos existentes na Electra
bem como os possveis destinatrios dos mesmos. Para alm da variedade de tipos e de
destinos necessrio identificar os suportes dos documentos. De facto, o conjunto de
documentos acima referidos apresenta suportes diferentes consoante a origem ou o tipo do
documento. Na Electra existem vrios documentos sob diferentes formas, como ficheiros
resultantes de processadores de texto, folhas de clculo, e-mails e fax, documentos em
papel, relatrios e outros. Diariamente na Electra diferentes pessoas criam, consultam ou
editam alguns desses documentos. Entretanto os documentos no so usados exclusivamente
por indivduos, eles constituem tambm a base para a comunicao entre as pessoas e os
processos de negcios.
Na Electra, por ainda no existir um sistema automatizado de gesto de documentos, a troca
de informaes feita usando papel. Os Despachos da Comisso Executiva, por exemplo so
53

enviados por e-mail aos directores e dado a conhecer aos restantes colaboradores em papel.
Os avisos, dentro da sede, so impressos e afixados nos corredores gerando alguns
constrangimentos pois muitas vezes passam despercebidos e os funcionrios ficam sem ter
acesso informao ou tem-na fora de tempo.
Alguns documentos so gerados a partir de aplicaes especficas, como por exemplo o Word,
Excel, AutoCad, etc. e so armazenados electronicamente, possibilitando a vrias pessoas ou
departamentos efectuar consultas. Nestes casos o controlo de acesso conseguido atravs
das opes de partilha de pastas e ficheiros e esses documentos so convertidos em pdf para
evitar modificaes no desejadas. Os Relatrios anuais da Empresa constituem um bom
exemplo desse tipo de documentos. O perodo de disponibilizao dos documentos no
definido rigorosamente. Depende essencialmente das necessidades de consulta e do espao
no repositrio de dados.
5.4 Ciclo de vida dos Documentos Organizacionais

Os documentos que circulam na Electra possuem finalidade funcional, isto , atendem s
necessidades da empresa. O seu ciclo de vida comea desde o momento da sua criao ou
recebimento, passando pela sua utilizao dentro da empresa, ou seja, sua vida til, at o
seu destino, que pode culminar com a eliminao, se este no atender mais s necessidades
da organizao. A criao dos documentos pode ser feita indirectamente, ou seja, criado a
partir de uma determinada ferramenta e inserido no sistema ou criado directamente no
sistema. Assim sendo, vamos ento considerar que os documentos tm os seguintes tipos de
suporte:
Ficheiros (documentos criados fora do sistema);
Pginas (criados directamente no sistema).
No Sistema Pblico, os documentos so na sua maioria criados atravs de outra ferramenta e

posteriormente, carregados para o sistema. Estes podem ser modificados ou no, dependendo
do formato que se encontrem. Os ficheiros podem ser inseridos no sistema por FTP (protocolo
de transferncia de ficheiros) ou carregados directamente atravs do browser. Os
funcionrios da Electra, futuros utilizadores do Sistema Interno, vo com muita frequncia
tambm ter a necessidade de inserir um novo documento pelo que esta tarefa no dever
oferecer dificuldades. Dever ser fcil e gil. Com base nas duas alternativas, a insero
atravs do browser muito mais apelativa pela sua facilidade e por ser uma forma intuitiva
de insero. No caso dos ficheiros, esta opo ento privilegiada.
Para os documentos convertidos em pginas, existem dois aspectos importantes a considerar:
a directoria onde o novo documento colocado aps a sua criao, e a forma como as verses
so geridas quando um determinado documento alterado. No Joomla a opo que permite a
criao directa de documentos no sistema define uma categoria relacionada com o
54

documento criado. Para alm da criao e edio das pginas ter de ser fcil e rpida,
tambm essencial que aps a sua criao o documento seja guardado na directoria definida.
O controlo das verses dos documentos possibilita aos funcionrios da empresa consultar
verses antigas e editar as verses actuais. Caso o controlo de verses no seja bem feito
pode levar a situaes em se confundem as verses anterior e actual. Estas duas
funcionalidades so imprescindveis para garantir a fiabilidade do sistema. De facto, o
conjunto destas duas funcionalidades permite garantir por um lado, a ausncia de duplicao
de pginas e por outro lado, a identificao clara das verses de uma pgina.
Aps terem sido produzidos, os documentos tm de ser disponibilizados para os utilizadores.
Essa disponibilizao representa um aspecto crtico do sistema pelo facto de alguns
documentos no poderem ser visualizados por determinadas categorias de destinatrios,
apesar do respectivo assunto ser do seu interesse. A disponibilizao de documentos pode ser
feita atravs de hiperligaes para os documentos ou atravs de consultas directas aos
repositrios de documentos. Nestas duas alternativas, preciso considerar o facto de alguns
documentos no poderem ser disponibilizados para alguns utilizadores ou grupos de
utilizadores. No caso das hiperligaes, possvel lidar com esta limitao divulgando ou no
a hiperligao em funo do utilizador. No entanto, essa soluo no basta. De facto, apesar
do utilizador no poder aceder ao documento atravs de uma hiperligao, pode faz-lo
recorrendo ao respectivo URL. por esse motivo que se torna essencial definir permisses de
acesso para cada documento ou grupo de documentos. Se as permisses forem intrnsecas ao
prprio documento, um utilizador no autorizado para um determinado documento, no
conseguir visualiz-lo nem por hiperligao, nem atravs do URL. Ou seja, a ocultao da
hiperligao consoante o utilizador no suficiente, tem de ser complementada pela
definio de permisses no prprio documento. As permisses so essenciais para impedir a
visualizao dos documentos por utilizadores no autorizados.
55
6 Metodologias Utilizadas
Este captulo faz referncia s metodologias usadas na pesquisa e no desenvolvimento.
No existe uma nica metodologia de pesquisa correcta ou aplicvel para todo e qualquer
tipo de anlise. O que determina qual a metodologia a ser ser utilizada o tipo de estudo e
o objectivo da anlise. O trabalho comea na seleco da amostragem e continua com o
cuidado na recolha e anlise dos dados que pode ser electrnica ou manual.
Relativamente s metodologias de desenvolvimento a ideia tambm a mesma. Ou seja no
existe uma nica metodologia que pode ser aplicada. possvel a combinao de
metodologias em que o resultado uma outra metodologia completamente diferente. Uma
boa metodologia, junto com um bom trabalho de anlise, projecto e construo, tem tudo
para gerar sistemas de informao com excelente relao custo-benefcio.
Nos subcaptulos 6.1 e 6.2 so descritas as metodologias de pesquisa e desenvolvimento
usadas no trabalho de desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra.
6.1 Metodologia da Pesquisa

Na concepo de Gil (1991, p. 19), pesquisa o procedimento racional e sistemtico que
tem como objectivo proporcionar respostas aos problemas que so propostos, sendo
necessria quando no se dispe de informao suficiente para responder ao problema, ou
ento quando a informao disponvel se encontra em tal estado de desordem que no possa
ser adequadamente relacionada ao problema.
Para o desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra foi necessrio fazer uma
ampla pesquisa e estudo da produo documental da empresa. O objectivo foi o de identificar
os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados, os destinatrios, definir quais e
quando podero ser eliminados e quais devero ser preservados permanentemente.
Essa foi sem dvida uma das tarefas mais complicadas na realizao do trabalho devido a
desordem e desorganizao da documentao da Electra. Nesta fase do trabalho a adopo de
uma tcnica de pesquisa foi fundamental para se obter um bom resultado.
Para alm da pesquisa documental, fez-se tambm uma pesquisa qualitativa, que consiste na
recolha de dados e informaes sobre um fenmeno ou assunto, inspirando ou sugerindo uma
hiptese explicativa. Segundo Richardson (1999, p. 90) uma tentativa de uma compreenso
detalhada dos significados e caractersticas situacionais apresentadas pelos entrevistados, em
lugar da produo de medidas quantitativas de caractersticas ou comportamentos. Ainda
Richardson (1999, p. 91) complementa que, o pesquisador torna-se um reprter imparcial,
56

que permite aos entrevistados expressar a prpria definio da situao [...] e tem tudo
para aprender da experincia das pessoas que entrevista [...].
A tcnica de recolha de dados adoptada na elaborao da presente pesquisa foi a entrevista
semi-estruturada. Para muitos autores essa tcnica de recolha de dados combina algumas das
vantagens e das desvantagens de cada um dos outros tipos. Na concepo de Phillips (1974, p.
165), na entrevista semi-estruturada, a qual o referido autor chama de entrevista
semipadronizada, o entrevistador deve fazer um certo nmero de perguntas principais e
especficas, mas pode ser livre de ir alm das respostas dadas a essas perguntas.
Nessa tarefa de recolha dos dados foram entrevistados o Director do GSI, a Chefe do Gabinete
de Marketing, a Directora dos Recursos Humanos e uma colaboradora da Secretaria Geral. Os
roteiros das entrevistas encontram-se nos captulos anexos.
Para anlise dos dados obtidos atravs das entrevistas no foi usada nenhuma tcnica
especfica. Essencialmente analisou-se o contedo que no variou muito tendo em conta as
questes colocadas aos entrevistados. Foram organizadas as informaes e fazendo uso da
experincia j adquirida conseguiu-se chegar a um ponto de unio, a um consenso
relativamente execuo dos processos organizacionais.
6.2 Metodologia de Desenvolvimento

A definio de uma metodologia de desenvolvimento evita problemas no decorrer do qualquer
projecto de desenvolvimento. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), uma metodologia
bem elaborada, pode trazer benefcios em todas as fases, desde o planeamento para
aquisio ou desenvolvimento da soluo at a sua instalao, seguida de sua
operacionalizao.
A metodologia que constitui a primeira alternativa foi o modelo em cascata, que apesar de
ser considerado lento e burocrtico, j havia sido usado em projectos acadmicos. O modelo
em cascata resulta numa substancial integrao e esforo de teste para alcanar o fim do
ciclo de vida, um perodo que tipicamente se estende por vrios meses ou anos. Devido
escassez de tempo e principalmente maior flexibilidade, um mtodo gil10 pareceu ser a
melhor alternativa. Este mtodo, pelo contrrio, produz um desenvolvimento completo e
teste de aspectos (mas um pequeno subconjunto do todo) num perodo de poucas semanas ou
meses. Enfatiza a obteno de pequenos pedaos de funcionalidades executveis para cedo
agregar valor ao negcio, e continuamente agregar novas funcionalidades atravs do ciclo de
vida do projecto.
10
Disponvel em http://pt.wikipedia.org/wiki/. Acesso em 20 de Julho de 2011.
57

Das pesquisas e estudos relativos gesto documental no h um consenso sobre qual a
melhor metodologia a utilizar. Nenhuma das metodologias conhecidas e estudadas de
desenvolvimento de projectos de sistemas se ajusta completamente aos requisitos dos
sistemas de gesto documental. Diante dos critrios discutidos, optou-se por usar uma
metodologia combinada mas tendo como referncia o modelo do ciclo de vida. Este modelo
define as etapas consideradas essenciais para o desenvolvimento de qualquer sistema. A
tabela 6.1 descreve sucintamente cada etapa do desenvolvimento do sistema.
Etapas
Actividades
Definio do projecto
feita a avaliao da necessidade de desenvolvimento do sistema.

Identificao e discusso dos problemas e das oportunidades da organizao,
levantamento da infra-estrutura actual, identificao dos processos
organizacionais, identificao do fluxo informacional e documental.
Anlise do Projecto
Anlise da documentao existente, entrevistas e questionrios. Anlise dos

processos organizacionais, levantamento dos documentos relacionados aos
processos, levantamento dos requisitos, Elaborao do documento de
especificao de requisitos do software.
Especificao do
Projecto
Elaborao do projecto lgico e fsico. No projecto lgico, estabelecida a

arquitectura do sistema, isto , as transaces que o utilizador
desempenhar com o sistema, como processos que alteram os dados, regras
integradas aos processos etc. No projecto fsico, o design lgico traduzido
em projectos de software e hardware.
Construo/Programao
Nesta etapa, as especificaes detalhadas na fase anterior so transformadas

em software para o SI proposto.
Instalao
Acompanhamento
Instalao, configurao, parametrizao, verificao do sistema, testes

finais, formao da equipa tcnica e formao dos utilizadores finais
Constitui a fase ps-implementao, Operao assistida, reviso peridica,
manuteno e suporte, correco de erros no descobertos anteriormente e
o aumento de funes do sistema medida que novos requisitos so
identificados e atendimento on-line, quando necessrio.
Tabela 6.1 - Metodologia usada no Desenvolvimento do Sistema
6.3 Modelao do Sistema usando UML

A Unified Modelling Language (UML) uma linguagem ou notao de diagramas para
especificar, visualizar e documentar modelos de 'software' orientados a objectos. A UML no
um mtodo de desenvolvimento, pois no diz o que fazer primeiro ou que fazer depois ou
como desenhar o seu sistema, mas ajuda a visualizar o seu desenho e a comunicar com os
outros. O UML controlado pelo Object Management Group (OMG) e a norma da indstria
para descrever graficamente o 'software'.
Segundo GUEDES (2003), a UML (Unified Modeling Language ou Linguagem de Modelagem
Unificada) uma linguagem visual utilizada para modelar sistemas computacionais por meio
do paradigma de Orientao a Objectos. Essa linguagem tornou-se, nos ltimos anos, a
58

linguagem padro de modelagem adoptada internacionalmente pela indstria de Engenharia
de Software.
A UML uma linguagem de modelao, cujo objectivo auxiliar os engenheiros de software a
definir as caractersticas do software, tais como seus requisitos, seu comportamento, sua
estrutura lgica, a dinmica de seus processos e at mesmo suas necessidades fsicas em
relao ao equipamento sobre o qual o sistema dever ser implementado (GUEDES, 2003)
6.3.1 Elementos da UML

Na UML existem quatro elementos essenciais que podem classificados como elementos
estruturais, comportamentais, de agrupamento e de anotao, porm somente dois foram
utilizados para a modelagem do sistema:
Elementos estruturais: so partes mais estticas do modelo e representam elementos

conceituais ou fsicos (JUNIOR, 2001): diagrama de classes;
Elementos comportamentais: os elementos comportamentais so as partes dinmicas

de um modelo em UML e representam comportamento no tempo e espao (JUNIOR,
2001): diagrama de casos de uso, diagrama de sequncia, diagrama de grficos de
estados.
6.3.2 Tipos de Relacionamentos

Os relacionamentos definem as dependncias e ligaes entre as classes, objectos, pacotes,
tabelas, entre outros. Na UML existem quatro tipos de Relacionamentos. So eles:
Associaes: uma associao um relacionamento estrutural, especificando que os

objectos de um item esto conectados a objectos de outro item. Uma associao
uma ligao entre classes, uma semntica de ligao entre objectos das classes
envolvidas na associao;
Uma agregao um caso especial de associao. A agregao indica que o

relacionamento entre as classes do tipo partes-todo;
Generalizao: a definio de generalizao em UML : O relacionamento

taxionmico entre um elemento mais geral e um mais especfico. O elemento mais
especfico definido pelas caractersticas do objecto mais geral, porm inclui
informaes adicionais. Assim, a herana permite ao elemento se especializar dentro
de um novo elemento. Uma classe pode herdar uma outra classe, mas um objecto
nunca pode herdar outro objecto, ou seja, generalizao usada em tipos, nunca em
instncias;
Dependncia: sua semntica liga dois modelos de elementos (um dependente e outro
independente), uma classe cliente dependente de alguns servios da classe
fornecedora, mas no tem dependncia estrutural interna com o fornecedor. Indica
59

uma situao, na qual, uma mudana num elemento (independente), pode afectar
outro elemento da dependncia (elemento dependente). Os clientes de uma classe
podem ter tantas instncias como subclasse, sendo til definir interfaces diferentes
para cada um desses tipos;
Realizao: a realizao um relacionamento semntico entre classificadores, em

que um classificador especifica um contrato que outro classificador garante executar
(BOOCH, 2000). Este tipo de relacionamento encontrado nas relaes de classes e
interfaces, sendo as interfaces com o utilizador responsveis por realizar as classes.
6.3.3 Diagramas da UML

A UML composta de vrios diagramas, e tem como principal objectivo fornecer mltiplas
vises do sistema a ser modelado. Permite analisar e modelar o sistema sob diversos
aspectos, sendo assim possvel atingir a completude da modelagem, permitindo que cada
diagrama complemente os outros.
Cada diagrama da UML analisa o sistema, ou parte dele, sob uma determinada ptica, como
se o sistema fosse modelado em camadas, sendo que alguns diagramas enfocam o sistema de
forma mais geral, apresentando uma viso externa do sistema, como o objectivo do
Diagrama de Casos de Uso, enquanto outros oferecem uma viso de uma camada mais
profunda do software, apresentando um enfoque mais tcnico ou ainda visualizando apenas
uma caracterstica especfica do sistema ou um determinado processo (GUEDES, 2003).
Quantos mais diagramas forem utilizados maior a probabilidade de serem descobertas
falhas, diminuindo a possibilidade da ocorrncia de erros futuros. Os diagramas UML utilizados
para modelagem do Sistema de Gesto Documental da Electra foram:
Diagrama de casos de uso: na modelagem comportamental de um sistema, um

subsistema ou uma classe, o diagrama de casos de uso apresenta uma viso externa
de como esses elementos podem ser utilizados nesse contexto (JUNIOR, 2001);
Diagrama de classes: so os diagramas mais utilizados em sistemas de modelagem

orientados a objectos. O diagrama de classes composto basicamente por um
conjunto de classes orientadas entre si (JUNIOR, 2001);
Diagrama de sequncia: diagrama de interaco responsvel pela modelagem dos

aspectos dinmicos de um sistema e que d nfase ordenao temporal das
mensagens trocadas entre objectos deste sistema (JUNIOR, 2001);
Diagrama de grficos de estados: o diagrama de grficos de estados modela o fluxo

de controlo de um estado para outro atravs de mquinas de estado (JUNIOR, 2001).
composto por estados simples e compostos e transies, incluindo eventos e aces;
Diagrama de componentes: o diagrama de componentes est amplamente associado

linguagem de programao que ser utilizada para desenvolver o sistema modelado
60

(GUEDES, 2003). Este diagrama representa os componentes do sistema quando este
for implementado;
Diagrama de instalao: Descreve a configurao de elementos de suporte ao

processamento, componentes de software, processos e objectos existentes nesses
elementos.
A figura representa a relao entre modelos e os diagramas do UML:
Figura 6.1 - Relao entre modelos e diagramas do UML. Fonte: Neto (2008)
61
7 Desenvolvimento do Sistema de Gesto

de Documentos
Este captulo apresenta as fases de desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da
Electra, o cronograma executado e os recursos utilizados no desenvolvimento.
O desenvolvimento do sistema propriamente dito foi iniciado com a instalao do Joomla e do
DOCman, componente utilizado para fazer a gesto dos documentos da empresa. O Template
foi o mesmo do stio Web da Electra. Neste dever ter uma opo que remeter os
utilizadores ao Sistema de Gesto Documental. Da que decidiu-se manter o mesmo template
para dar a ideia de um sistema nico e integrado.
7.1 Fases do Desenvolvimento

As fases do projecto de desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra foram
realizados sequencialmente conforme metodologia definida no captulo anterior. O
cronograma de execuo do projecto mostra o tempo aproximado dedicado a cada fase desde
a reviso da literatura at a escrita da dissertao.
7.1.1 Reviso da Literatura

A reviso da literatura, ou reviso bibliogrfica, a anlise crtica, meticulosa e ampla das
publicaes correntes numa determinada rea do conhecimento e deve ser realizada como
parte inicial de qualquer estudo cientfico. No caso concreto do trabalho de desenvolvimento
do sistema de gesto documental, o primeiro passo foi conhecer o que j havia sido
desenvolvido por outros pesquisadores nessa matria.
A reviso da literatura foi sendo realizada paralelamente s demais fases, durante todo o
perodo de desenvolvimento do trabalho. A reviso bibliogrfica permitiu a elaborao de
toda a parte introdutria e terica includa no trabalho e tambm serviu de pesquisa para
novos conhecimentos que foram aplicados no desenvolvimento do sistema.
7.1.2 Levantamento de Requisitos

Requisitos so declaraes que definem como e o que o sistema deve fazer. As
funcionalidades do sistema so definidas a partir das necessidades do utilizador. Entretanto,
so muitos os conceitos que tratam de requisitos, sendo assim, torna-se relevante descrevelos no intuito de proporcionar um melhor entendimento do escopo dessa pesquisa. Requisitos
so objectivos ou restries estabelecidas por clientes e utilizadores do sistema que definem
as diversas propriedades do sistema. Os requisitos de software so, obviamente, aqueles de
62

entre os requisitos de sistema dizem respeito s propriedades do software. Um conjunto de
requisitos pode ser definido como uma condio ou capacidade necessria que o software
deve possuir para que o utilizador possa resolver um problema ou atingir um objectivo ou
para atender as necessidades ou restries da organizao ou dos outros componentes do
sistema (PRESSMAN, 2005) (REZENDE, 2004).
Os requisitos de software dividem-se em requisitos funcionais e no funcionais (MOREQ,
2001). Os requisitos funcionais so as descries das diversas funes que clientes e
utilizadores querem ou precisam que o software oferea. Eles definem a funcionalidade
desejada do sistema. O termo funo usado no sentido genrico de operao que pode ser
realizada pelo sistema, sejam atravs de comandos dos utilizadores, ou seja, pela ocorrncia
de eventos internos ou externos ao sistema. Requisitos no funcionais11 so os requisitos
relacionados ao uso da aplicao em termos de desempenho, usabilidade, confiana,
segurana, disponibilidade, manuteno e tecnologias envolvidas.
Com base nas respostas obtidas a partir das entrevistas feitas conseguiu-se listar os seguintes
Requisitos Funcionais considerados essenciais para que seja feita uma boa gesto dos
documentos da Electra. So eles:
RF1 O sistema deve controlar o acesso dos utilizadores por meio de nome de utilizado
senha;
RF2 O sistema deve permitir o registo dos utilizadores;
RF3 O sistema deve permitir que o utilizador altere o seu cdigo de acesso ao sistema;
RF4 O sistema deve permitir a modificao de dados do utilizador;
RF5 O sistema deve prover acesso a documentos pelos utilizadores de acordo com seu nvel
de privilgio;
RF6 O sistema deve permitir o upload dos ficheiros;
RF7 O sistema deve permitir a modificao de dados dos documentos;
RF8 O sistema deve fornecer condies de aprovao ou rejeio de documentos;
RF9 O sistema deve fazer um controlo das vrias verses dos documentos;
RF10 O sistema deve fazer um controlo de nmero de reviso dos documentos;
RF11 O sistema deve manter um histrico das actividades;
11
Disponvel em http://pt.wikipedia.org. Acesso em 5 de Setembro de 2011
63

Requisitos No Funcionais do sistema:
RNF1 O sistema dever operar em plataforma LINUX/Windows;
RNF2 O sistema dever funcionar atravs de um servidor WEB;
RNF3 O sistema dever ter uma interface para acesso na Intranet e outra para acesso
atravs da Internet;
RNF4 A interface de acesso via Internet dever ser integrada ao site da Electra;
RNF5 O sistema dever ser acedido via browser, sendo necessrio o software Acrobat
Reader para visualizar os ficheiros pdf;
RNF6 Os ficheiros enviados ao sistema devem estar no formato. pdf, .docx, ou outro,
dependendo do tipo de documento;
RNF7 O sistema ser desenvolvido em Joomla;
RNF8 O sistema dever utilizar MySQL (WELLING, 2003) como base de dados;
Para o levantamento de requisitos foram realizadas reunies com alguns directores, chefes de
departamentos e outros colaboradores das diversas reas. Estas reunies tambm foram
importantes pois no seu decorrer iam sendo apresentadas as verses dos prottipos e
recolhidas observaes dos responsveis a respeito do sistema. Nesta fase tambm foram
definidos os recursos necessrios para o desenvolvimento e implementao do sistema tanto a
nvel fsico como lgico.
As principais funcionalidades do sistema devem atender os requisitos funcionais. Uma
determinada funo do sistema poder abranger alguns requisitos funcionais do sistema. Essa
correspondncia exemplificada na tabela 7.1
Nmero
Nome da Funo
Gerir Registo
Efectuar registo, efectuar sada, alterar palavra passe.
2
3
Consultar Documentos
Criar Documentos
Ler Documentos, imprimir documentos.

Criar Documentos.
Editar Documentos
Gerir Documentos
Gerir Verses dos
documentos
Editar, modificar os documentos criados.

Aprovar, publicar e fazer upload de novos ficheiros de documentos.
Consultar histrico de verses dos documentos, controlar o nmero
de verses dos documentos
Registar, alterar dados dos utilizadores, definir permisses e excluir
utilizadores
6
7
Gerir Utilizadores
Tabela 7.1 - Requisitos Funcionais
64
Descrio
7.1.2.1 Actores
Um actor uma entidade externa que interage com o sistema. Actores podem ser pessoas
reais (por exemplo utilizadores do sistema), outro sistema de computador ou eventos
externos.
No Sistema de Gesto Documental da Electra, os actores representam basicamente os
utilizadores do sistema. Cada utilizador dependendo das suas permisses poder ter acesso a
determinados documentos ou categorias de documentos.
A cada utilizador criado durante o desenvolvimento do sistema foi atribudo permisso com
base nos grupos de utilizadores pr-definidos do Joomla. No Joomla existem dois grandes
grupos de utilizadores12: os de front-end e os de back-end. Os utilizadores de front-end s
tm acesso a uma rea mas os de back-end tm acesso s duas reas do site. Para entrarem
no sistema tm de preencher os campos nome de utilizador e senha no mdulo de login. Estes
grupos esto subdivididos em vrias categorias de utilizadores que facilitam a distribuio da
carga de trabalho pelas pessoas de uma organizao. Cada uma das categorias tem as suas
permisses e limitaes.
Tipo
Annimo
Registado
Permisses
Limitaes
Pode ver a informao do tipo pblico.
S tem acesso as reas que no
Pode registar-se.
so para utilizadores registados.
Tem acesso informao do tipo

registado e pblico
NO
No tem acesso a informao do

tipo
especial.
No
pode
NO
adicionar nem editar contedo.

S
Autor
Especial
pode
editar
pelo
os
registos
Tem acesso informao registado,
criados
prprio.
Novo
especial e pblico. Pode criar e editar
contedo sujeito a aprovao e
contedo.
publicao por algum da rea
SIM
de administrao.
Editor
Director
basicamente um Autor com permisses

para editar todos os registos.
um Editor com a possibilidade de fazer
publicao de registos.
SIM
SIM
Tabela 7.2 Grupo de Utilizadores do front-end do Joomla.
O modificador especial um distintivo dos utilizadores que fazem a manuteno do site e

til quando se pretende publicar informao apenas para este grupo restrito de utilizadores.
12
Disponvel em http://www.dueceira.pt/docs/publicacoes/42_Manual%20D3.pdf
65

Tipo
Permisses
Limitaes
Pode criar, editar,

Gestor
apagar contedo e
Apenas tem acesso a gesto de contedo e media.
seces /categorias.
No pode instalar temas nem ficheiros de linguagem. No
pode
Administrador
Tudo
eliminar
nem
configurar
conta
do
super
administrador. No tem acesso a configurao global nem as

informaes de sistema. No tem acesso ao componente
mass mail
Super
Administrador
Tudo
Nenhuma
Tabela 7.3 Grupos de Utilizadores do Back-end do Joomla
Todos os grupos de back-end se fizerem login no front-end sero considerados do tipo

Publicador. S existe um super administrador, no entanto, possvel criar vrios
administradores e gestores. Num primeiro momento todos os utilizadores do Sistema de
Gesto de Documentos foram considerados como utilizadores de front-end. Foi criado apenas
um utilizador com privilgios de Administrador para o desenvolvimento e um super
Administrador criado no momento da instalao do Sistema. A partir da pr-definio do
Joomla relativamente aos utilizadores, foram criados os utilizadores do sistema, tendo a cada
um sido associado um tipo. Por exemplo, foi criado o user LBarros (Leila Barros) que tem
privilgios de administrador enquanto foi criado um outro utilizador IMatos (Isa Matos),
colaboradora do Departamento Comercial, do tipo registado com os privilgios mnimos, ou
seja s consulta.
A tabela 7.4 resume os tipos de utilizadores criados para o desenvolvimento do Sistema de
Gesto de Documentos da Electra e as suas respectivas funcionalidades no sistema.
Utilizadores
Registados
Descrio
Representa os utilizadores com permisso apenas de leitura dos
documentos
Autor
Representa os utilizadores com permisso para criar, enviar documentos

e editar seus prprios documentos
Editor
Representa o grupo de utilizadores capazes de editar todos documentos
Publicador
Editar documentos, aprovar, publicar e fazer upload de novos ficheiros

de documentos, Consultar histrico de verses dos documentos
Administrador
Representa o responsvel por administrar e configurar o sistema
Tabela 7.4 Utilizadores do Sistema de Gesto de Documentos
66
7.1.2.2 Diagramas de Casos de Uso

As figuras 7.1 e 7.2 representam os diagramas de casos de uso do sistema interno e externo,
respectivamente. Estes diagramas revelaram-se de extrema utilidade na medida em que
auxiliaram a comunicao entre o desenvolvedor e os utilizadores. Os diagramas apresentados
aos utilizadores nas reunies foram facilmente compreendidos e rapidamente aceites pois um
dos objectivos desses diagramas mostrar as funcionalidades do sistema do ponto de vista
dos utilizadores. Ou seja, os utilizadores devem ver no diagrama de Casos de Uso as principais
funcionalidades de seu sistema.
O diagrama de Caso de Uso representado por:
Actores;
Casos de Uso;
Relacionamentos entre estes elementos.
Estes relacionamentos podem ser:
Associaes entre actores e casos de uso;
Generalizaes entre os actores;
Generalizaes, extends e includes entre os casos de uso.
Figura 7.1 - Diagrama de Casos de Uso do Sistema Interno
67
Figura 7.2 - Diagrama de Casos de Uso do Sistema Pblico
7.1.3 Anlise do Sistema

A anlise modela o problema e engloba as actividades necessrias para entender o domnio do
mesmo problema, ou seja, descreve o que deve ser feito. Consiste numa actividade de
investigao. O projecto, por sua vez modela a soluo e resulta nas actividades de criao,
ou seja, como pode ser feito.
Estas duas actividades podem ser feitas separadamente ou combinados como parte de um
conjunto de actividades. A anlise pode tambm ser entendida como todas as actividades
executadas com ou para o conhecimento do cliente. O resultado dessas actividades deve ser
discutido e aprovado pelo cliente. Nesta perspectiva o projecto inclui as actividades que
resultam em informao que interessa apenas ao programador. Um modelo de anlise deve
ser aprovado pelo cliente e pode incluir uma pequena discusso da soluo, principalmente
no que diz respeito parte de conexo ou ligao com o utilizador.
Com o uso da notao UML foi possvel representar a estrutura e o comportamento geral do
sistema, facilitando assim a fase de projecto. Durante a anlise do sistema foram obtidos os
diagramas de casos de uso gerais e os diagramas de classes.
O diagrama de classes lista todos os conceitos do domnio que sero implementados no
sistema e as relaes entre os conceitos. uma modelagem muito importante pois define a
estrutura do sistema a desenvolver e muito til para o sistema na medida em que especifica
todas as classes que o sistema necessita possuir e a base para a construo dos diagramas
de comunicao, sequncia e estados. O diagrama de classes resulta do levantamento de
requisitos, definio dos casos de usos e classes.
A figura 7.3 representa o diagrama de classes do Sistema de Gesto Documental da Electra.
68
Figura 7.3 Diagrama de Classes do Sistema de Gesto Documental
O diagrama de classes representado na figura 7.3 mostra a estrutura do Sistema de Gesto

Documental da Electra. Considerou-se cinco classes essenciais: Utilizador, Grupos de
Utilizadores, Documento, Tipos de Documentos e Departamentos.
A classe Utilizador representa todos os utilizadores que interagem de alguma forma com o
sistema. Tem como atributos o cdigo do utilizador e o nome. Cada utilizador identificado
unicamente pelo seu cdigo. O comportamento dessa classe e das demais classes
demonstrado pelos seus mtodos. O utilizador, dependendo dos seus privilgios, pode se
registar, consultar, eliminar documentos, etc. Da a relao com a classe Documentos. Esta
classe descreve as propriedades dos documentos que sero integrados e geridos no Sistema.
Cada documento tem um cdigo de identificao e pertence a um determinado tipo ou
categoria de documentos. Os documentos podem ser criados, editados, aprovados, publicados
e eliminados pelos utilizadores. Por exemplo, uma determinada lei que foi homologada uma
instncia da classe documentos, tem o seu cdigo de identificao que nico e pertence a
um determinado tipo ou categoria de documentos, nesse caso, Legislao. O utilizador que
inseriu o documento no sistema considerado o autor desse documento. A classe Tipo
Documentos tem como atributos o Cdigo, pois cada tipo identificado por um cdigo do
tipo inteiro e a descrio desse Tipo. Por exemplo, o 1 identifica o Tipo Legislao, o 2
identifica o Tipo Regulamentos Internos, etc. Podem ser criados novos tipos de Documentos,
pode-se consultar e alterar os tipos existentes e associar documentos e utilizadores a um
determinado tipo de Documento. Cada Departamento da Electra identificado por um cdigo
e possvel criar novos departamentos, consultar e alterar informao dos departamentos
existentes. A cada Departamento esto associados vrios Documentos e um Documento s
pertence a um Departamento.
69

Todos os utilizadores do sistema pertencem a pelo menos um grupo. Existem utilizadores que
para determinados tipos de documentos podem apenas consultar, outros podem ainda criar
mas no publicar enquanto temos utilizadores que para determinados tipos tm o controlo
absoluto dos documentos. O acesso e a manipulao dos documentos de um determinado tipo
dependem dos privilgios que esse utilizador tem para essa categoria de documentos. A um
determinado tipo de documento podem ser dadas permisses a nvel do grupo ou individuais.
Um mesmo grupo de utilizadores poder ter acesso a diferentes tipos de documentos e o
mesmo tipo de documento pode ser acedido por diferentes grupos.
No diagrama de classes do sistema de gesto documental, o relacionamento utilizado foi a
Associao e essas associaes foram explicadas de forma clara e simples no pargrafo
anterior. As associaes so relacionamentos estruturais entre instncias e especificam que
objectos de uma classe esto ligados a objectos de outras classes. Esta relao significa que
as instncias das classes so conectadas, seja fisicamente ou conceitualmente. O sentido da
navegao especifica a direco da associao. Por defeito as associaes e agregaes so
bidireccionais. No caso da figura 7.3 no indicada a direco e navegao pelo que podem
ser lidos de duas formas, isto , nas suas duas direces. A multiplicidade ou cardinalidade
por outro lado, define quantos objectos participam do relacionamento. A tabela abaixo
resume os tipos de multiplicidade que existem e que esto representados no diagrama de
classes.
Operao
Operador
Apenas um
Zero ou muitos
0..*
Um ou muitos
1..*
Zero ou um
0..1
Intervalo especfico
1i..1s
Tabela 7.5 - Tipos de Cardinalidade
Tendo em conta que o sistema foi desenvolvido no Joomla, penso ser relevante conhecer e
perceber as classes automaticamente criadas quando se instala o Joomla e a relao entre
elas. Essa estrutura de classes13 e a relao entre elas esto representadas na figura 7.4.
13
Disponvel em http://www.torkiljohnsen.com
70
Figura 7.4 Diagrama de Classes do Joomla.

Fonte: http://www.tconibo.org/nucleus/media/1/20080326-database_schema.png
O modelo do Joomla possui mais de 30 tabelas divididas em grupos como publicao de

contedo, componentes, menus, templates e outros. Essas divises foram destacadas em
rectngulos com diferentes cores como se pode ver na figura. Embora apresente algumas
limitaes como falta de padronizao e problemas de nomenclatura, tipos de dados e
normalizao pode-se dizer que o modelo do Joomla robusto e atende s necessidades dos
desenvolvedores.
71
7.1.4 Projecto do Sistema

Como j havia sido mencionado o projecto do sistema se encarrega de transformar os
resultados da anlise de Requisitos num documento ou conjunto de documentos capazes de
serem interpretados directamente pelo programador. Para a elaborao do projecto do
Sistema de Gesto Documental da Electra foi preciso especificar todos os detalhes do
programa, projectar e testar a sua construo conceptual.
Nesta etapa especificada a forma como cada tipo de utilizador interage com o sistema e
como cada parte do sistema interage com as demais. Foram definidas as estruturas de base
de dados, a estrutura bsica da ligao com o utilizador e as ferramentas utilizadas para o
desenvolvimento. Como resultado dessa fase foram obtidos os diagramas de sequncia e de
estados. No se considerou necessrio o desenho dos diagramas de colaborao pois
expressam informaes semelhantes s dos diagramas de sequncias; o que muda a forma
como elas so mostradas.
7.1.4.1 Diagramas de Sequncia

O Diagrama de sequncia uma ferramenta importante no projecto de sistemas orientados a
objectos. A elaborao dos diagramas podem consumir muito tempo para sistemas grandes e
complexos mas eles oferecem as bases para a definio de uma boa parte do projecto como:
os relacionamentos necessrios entre as classes, mtodos e atributos das classes e
comportamento dinmico dos objectos. No caso concreto do Sistema de Gesto Documental
da Electra no se considerou necessrio fazer diagramas de sequncia para todos os casos de
uso do sistema. Modelou-se apenas algumas funcionalidades pois criar este tipo de diagrama
para todas as partes do sistema no seria produtivo nem traria os benefcios esperados.
Fazendo uso dos diagramas de sequncia, foram representadas as seguintes funcionalidades
do sistema: efectuar registo do utilizador, consultar documentos e fazer upload de novo
documento respectivamente nas figuras 7.5, 7.6 e 7.7.
Figura 7.5 Diagrama de Sequncia 1.1 Efectuar Registo do Utilizador
72
Figura 7.6 Diagrama de Sequncia 1.2 Consultar Documento
Figura 7.7 - Diagrama de sequncia 1.3 Fazer Upload de Novo Documento
7.1.4.2 Diagrama de Estados

O comportamento de uma classe de objectos representado atravs de um diagrama de
transio de estados, que descreve o ciclo de vida de uma dada classe, os eventos que
causam a transio de um estado para o outro e as aces resultantes da mudana de estado.
Segundo a UML a especificao da dinmica do sistema deve ser feita atravs de diagramas de
estados. Constri-se um diagrama de estados descrevendo o comportamento de cada classe e
eventuais diagramas comportamentais para descrever a dinmica de todo o sistema ou de
certos mdulos.
73

A figura 7.8 representa o diagrama de estados da classe documentos. Neste diagrama pode-se
observar todos os estados pelos quais o documento passa dentro do sistema, desde sua espera
por aprovao at estar disponvel para consulta pelos utilizadores, ou seja, publicado.
Figura 7.8 Diagrama de Estados de um Documento
Os documentos do Sistema Interno ou Externo podem ser criados ou revistos. Um novo

documento quando criado fica aguardando aprovao, e caso no precise ser revisto,
aprovado e publicado, ficando assim disponvel para ser consultado pelos utilizadores do
Sistema. Certos documentos so disponibilizados apenas durante um certo tempo que
definido no acto da sua criao. Passado este tempo fica automaticamente indisponvel.
Qualquer documento antes de ser aprovado precisa ser revisto e corrigido. Quando o
documento deixa de ser necessrio, tornando-se obsoleto ou desnecessrio e nesse caso deve
ser retirado do sistema.
7.1.5 Construo/Implementao
A implementao do Sistema de Gesto de Documentos da Electra foi feita utilizando o
Joomla, um sistema de software de gesto de contedos de cdigo aberto que permite a
construo de websites e aplicaes online poderosas.
Esta seco descreve a ferramenta Joomla, numa perspectiva do programador.
74

O Joomla um projecto de cdigo aberto, totalmente desenvolvido em PHP e HTML e com
ligao base de dados MySQL. O joomla j se encontra na verso 2.5 lanada em Janeiro de
2012.
A interface do Joomla, como j foi referido neste trabalho, est dividida em duas partes: o
front-end e o back-end. atravs do front-end que os utilizadores do sistema iro consultar a
documentao da empresa podendo a visualizao desse contedo estar limitada de acordo
com as restries estabelecidas pela administrao.
O back-end do site a rea de administrao, que restrita a utilizadores da administrao e
onde possvel estruturar grande parte do sistema. Nesta rea existem vrias ferramentas,
que ajudam o administrador na criao, edio e gesto dos contedos, como publicao e
instalao de novos mdulos, componentes, criar e gerir utilizadores, criar inquritos e
formulrios, etc.
Nessa rea foram criados alguns documentos do tipo pgina, foram atribudas permisses de
acesso, foram criados todos os utilizadores do sistema, os inquritos de avaliao de
desempenho do sistema, instalado o template e tambm instalado e configurado o Docman,
componente do Joomla que faz a gesto de documentos.
O Sistema de Gesto de Documentos da Electra foi implementado sobre a Framework Joomla,
conforme descrito na Figura 7.9, que composta por inmeras classes e mtodos PHP.
Figura 7.9 Arquitectura do Joomla
A arquitectura do Joomla suporta a camada de extenses, que composta pelo template

(aspecto e distribuio dos objectos), por componentes e mdulos. Os componentes so todas
as aplicaes que possuem um menu de configurao a partir do back-end do site, para
definir parmetros sobre o funcionamento do componente no front-end. Os componentes so
responsveis por adicionar funcionalidades como: galerias de imagens, criao dinmica de
75

formulrios, comrcio electrnico, banners publicitrios, help-desk, estatsticas, gesto de
documentos, entre outras. Atravs da instalao e remoo de extenses, que podem ser de
cdigo aberto ou proprietrias, pode-se adicionar ou remover funcionalidades ao sistema. No
trabalho os componentes utilizados foram: Docman, Inquritos, Contactos, Formulrios e
Workflows. Para usar os componentes da gesto documental e para a definio de workflows
foram precisas pesquisas e posterior instalao e configurao dos mesmos. Caso no
houvessem extenses que servissem os objectivos, poder-se-ia desenvolver novas extenses.
Os mdulos comparativamente aos componentes podem ser vistos como extenses mais
pequenas. O principal objectivo dos mdulos desempenhar pequenas tarefas, tanto no
front-end como no back-end do site. Como exemplo de mdulos temos menus, calendrios,
carrinhos de compras, formulrios de login, entre outras.
Quando se opta por usar um mdulo definido a sua posio no template mas o seu aspecto,
depende exclusivamente do desenho do template. No entanto, alguns templates permitem
definir os parmetros do mdulo para alterar a sua aparncia individual. Na rea de
administrao, o menu mdulos contm uma lista de todos os mdulos instalados no prprio
site. Podem estar publicados ou no, ser reordenados, atribudos os nveis de acesso, definida
a sua posio no template e as pginas em que aparecem.
Figura 7.10 O Gestor de Mdulos do Joomla.
7.1.5.1 Vantagens e Desvantagens do Uso do Joomla

Para o desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra poder-se-ia ter utilizado
outros tipos de programas ou sistemas de cdigo aberto mas desde muito cedo a escolha
recaiu sobre o Joomla.
76

As principais vantagens em utilizar o Joomla foram:
Rpida implementao;
Custo reduzido em relao a solues proprietrias;
Pouca manuteno pois seu cdigo bastante estvel;
Interface simples para operar;
Inmeros mdulos e componentes que podem ser facilmente instalados.
A necessidade de implementar uma funcionalidade especfica constitui a principal

desvantagem do Joomla. Nesses casos h que desenvolver um componente ou um mdulo para
o Joomla e a podem surgir inmeras dificuldades.
7.1.5.2 Componentes do Joomla instalados

Terminada a instalao do Sistema de Gesto de Contedos Joomla torna-se possvel a
instalao de qualquer extenso. Isso faz-se no back-end do sistema e na barra de
ferramentas escolhe-se a opo Extenses, depois Instalar/Desinstalar. A seguir faz-se a
escolha do ficheiro de instalao do componente e prime-se o boto Instalar.
Para este trabalho, aps a discusso sobre os requisitos funcionais do sistema, foi necessria a
instalao de alguns componentes sendo o mais importante o DOCman que um dos
componentes que podem ser usados na gesto de documentos. Com este componente
possvel organizar documentos atravs de mltiplas categorias e subcategorias, e
disponibiliz-los para descarregar de acordo com o nvel de acesso do utilizador.
Figura 7.11 Componentes Instalados
77

data de elaborao deste trabalho, a verso mais recente do DOCman (1.4.0) era ainda
desenvolvida para o Joomla 1.0.x. Isto , esta verso do componente no usa o novo interface
de programao que est presente no Joomla a partir da sua verso 1.5. Esta limitao ir
desaparecer com a publicao da futura verso 2.0 do DOCman, mas por enquanto, para que
este componente possa funcionar num sistema Joomla 1.5 ou superior, necessrio activar o
modo de compatibilidade com extenses desenvolvidas para verses antigas. Activa-se o
modo de compatibilidade atravs do Gestor de plugins, disponvel atravs da respectiva
opo do menu Extenses. Nesta rea, basta mudar o estado do plugin Sistema
Compatibilidade, carregando no respectivo cone da coluna Activado.
A partir daqui, a instalao do DOCman processa-se de forma idntica a qualquer outro
componente do Joomla. Primeiro, comea-se por descarregar para o computador local o
pacote de instalao da verso mais recente do componente e instalar atravs da opo
Extenses Instalar/Desinstalar. Deve seleccionar o ficheiro de instalao atravs do boto
Browse..., e em seguida deve premir o boto Carregar o Arquivo e Instalar.
Figura 7.12 Instalao do DOCman
Depois deste passo o DOCman fica instalado em Ingls. Para aplicar a traduo para portugus
de Portugal necessrio descarregar o pacote respectivo, descompactar o seu contedo e
copi-lo para a raiz da instalao do Joomla. Durante o processo de cpia ser questionado se
pretende substituir ficheiros, devendo responder afirmativamente.
Depois de instalado o DOCman com sucesso, pode aceder ao painel de controlo, atravs do
caminho Componentes DOCman.
78
Figura 7.13 Painel de Controlo do DOCman
Para comear a utilizar as funcionalidades disponveis no Joomla necessrio aceder ao Back

end (administrao) e criar Categorias, Grupos, Ficheiros e Documentos.
7.1.5.3 Diagrama de Componentes

Este diagrama mostra os vrios componentes num sistema e suas dependncias. Um
componente qualquer ficheiro que contenha uma parte necessria consecuo de um
software. O componente pode ser uma pgina HTML, um ficheiro txt, dll, jar, php, etc.
Nesta subseco do trabalho explicado o funcionamento da plataforma Joomla. Foi feito um
estudo para se perceber como so executadas as solicitaes ao servidor e entender quais so
os ficheiros usados, as classes e as variveis globais envolvidas no processo. Este estudo
baseou-se essencialmente no manual Joomla! Viso geral para Programadores (Componentes)
V 1.0. Este manual encontra-se disponvel em http://pt.scribd.com/doc/60987355/JoomlaTut-VisaoGeralProgramadores-v1-0-2 e alguns dos conceitos, tabelas e imagens usados nesta
seco foram retirados deste manual. A tabela 7.5 lista e descreve a hierarquia de ficheiros
do Joomla.
Nome
Descrio
Administrator
Pasta onde se encontram todos os ficheiros que tratam da parte

administrativa do site.
Components
Todos os ficheiros dos componentes instalados, excepto os da parte

administrativa.
Includes
Ficheiros do ncleo do Joomla.
Languages
Todos os ficheiros de linguagem
Mambots
Todos os ficheiros dos mambots do site.
Modules
Todos os ficheiros dos mdulos de front-end instalados.
Templates
Ficheiros de todos os templates de front-end.
Index.php
Ficheiro de inicio do front-end do site.
79
Index2.php
Ficheiro de inicio do back-end do site.
Configuration.php
Ficheiro que contem vrias variveis de configurao do site.
Globals.php
Ficheiro que trata de declarar vrias variveis globais usadas

durante a execuo do programa.
Tabela 7.6 Principais ficheiros da raiz do site Joomla
O programa de Gesto de Documentos da Electra, bem como qualquer programa desenvolvido

na plataforma Joomla, utiliza variveis que se encontram definidas na tabela 7.6.
Nome
Descrio
URL ou POST
$_VALID_MOS
Permite implementar uma medida de

segurana que impede o acesso
directo aos ficheiros de cdigo
excepto index.php
$option
Especifica
carregar.
$act
Especifica o tipo de informao a

carregar.
$task
Especifica o que fazer ao tipo de

informao especificada em $act, por
exemplo guardar ou apagar.
$Itemid
Especifica o id nico do elemento que

est a fazer um pedido, por exemplo
o id de um link de menu. Indica qual
o contedo a apresentar.
$database
Um objecto de conexo base de

dados. Implementa vrios mtodos
que facilitam a manipulao dos
dados.
$mainframe
Objecto que possui muitas rotinas de

interaco com o Joomla.
qual
componente
NO
SIM
SIM
SIM
SIM
NO
NO
Tabela 7.7 Variveis globais mais usadas num programa Joomla
Na tabela o modificador de url ou post significa que esta varivel iniciada em alguma
parte do cdigo a partir das variveis get ou post com o mesmo nome, recebidas no servidor
aps os pedidos pelo utilizador. Estas variveis so usadas para que o servidor execute as
tarefas que foram pedidas pelo utilizador.
80
Figura 7.14 Processamento de um Pedido no Joomla
O pedido processa-se da seguinte forma:

1. Carregar index.php e definir $_VALID_MOS
2. Existe o ficheiro configuration.php?
3. Carregar configuration.php
4. Carregar Joomla.php
5. Carregar database.php
6. Carregar frontend.php
7. Existem as variveis option ou itemid?
8. Criar objecto de base de dados (varivel $database)
9. Tentar obter uma option se no foi especificado em 7
10. Criar objecto mosMainframe
11. Criar o array $_MOS_OPTION
12. Carregar o componente
13. Carregar o template
14. Carregar frontend.html.php
15. mosShowHead
16. mosLoadModules
17. mosMainBody
18. Mostrar a pgina
Na figura 7.14 cada passo da cor do ficheiro que est na realidade a executar o cdigo, os
ficheiros de cor branca indicam que executam apenas cdigo de apoio a algumas tarefas.
Sempre que um utilizador acede ao sistema, escrevendo o endereo ou carregando num link,
81

o Joomla recebe um pedido e executa uma srie de tarefas para determinar o tipo de
utilizador que fez o pedido, a seco pretendida e o contedo em particular a ser exibido.
Como seria de esperar o primeiro ficheiro a ser executado o index.php encontrado no
directrio de raiz do site.
7.1.5.4 Diagrama de Instalao

Um diagrama de instalao modela o inter-relacionamento entre recursos de infra-estrutura,
de rede ou artefactos de sistemas. Normalmente neste tipo de diagramas so desenhados os
servidores. Estes recursos so chamados de nodes ou ns. O diagrama de instalao do
Sistema de Gesto Documental da Electra est representado, de forma simplificada na figura
7.15.
Figura 7.15 Diagrama de Instalao do Sistema
Como j foi anteriormente referido o Sistema de Gesto Documental da Electra tem as suas
funes divididas. Por um lado temos a documentao interna que pode ser acedida pelos
funcionrios da empresa a partir de qualquer microcomputador conectado Intranet, e por
outro lado temos a documentao pblica que pode ser acedida pelos utilizadores externos
(clientes, parceiros e entidades externas) atravs da Internet. Por vezes os utilizadores
internos podero ter necessidade de interagir com o sistema pblico e nesses casos o acesso
controlado por uma firewall Endian.
Internamente os utilizados esto todos ligados rede local da empresa e a gesto dos mesmos
feita no servidor ELMAD01 que aloja o domnio da Rede (electra.local). A todas as mquinas
clientes que acedem rede so atribudas um endereo IP automaticamente com base no
servidor DHCP (Dinymic Host Configuration Protocol).
82

Estas solicitam endereos IP medida que necessitam. A Intranet da Electra suportada por
vrios servidores. A tabela 7.8 resume os aspectos bsicos que caracterizam esses servidores.
Nome do Servidor
Funo
Obs.
192.168.51.50 192.168.51.57
Active Directory
Em Explorao
ELMPV01.electra.local
192.168.51.51 192.168.51.57
Primavera/WebCentral
Em Explorao
ELMVC01.electra.local
192.168.51.52 192.168.51.57
Vcenter
Em Explorao
Backup VDI
Em Explorao
ELMAD01.electra.local
IP
GW
ELMVDI01.electra.local 192.168.51.53 192.168.51.57

ELMTS01.electra.local
192.168.51.54 192.168.51.57
Terminal Services I
Em Explorao
ELMTS02.electra.local
192.168.51.56 192.168.51.57
Terminal Services II
Em Explorao
VDI 02 - Sun Rays
Em Explorao
VDI 03 - Sun Rays
Em Explorao
Data Recovery
Storage Partilhado(SUN)
Vmware data recovery

ELMST01.electra.local
ELMST02.electra.local
192.168.51.60 192.168.51.57
10.100.2.60
10.100.2.57
192.168.50.19 192.168.50.57
NAS
Tabela 7.8 - Servidores da Intranet da Electra
A tecnologia da Intranet permite implementar uma poderosa ferramenta de comunicao e de

trabalho em grupo e constituiu a base para o acesso ao Sistema Interno de Gesto Documental
da Electra.
Todos os acessos ao Sistema, Pblico ou Interno, so respondidos por um Servidor Web Interno
ou Externo, que executa toda a lgica necessria para a disponibilizao da pgina que foi
pedida. Todos os acessos s Base de Dados do Sistema Interno ou Pblico so efectuados pelos
Servidores Web, e nunca directamente pelos utilizadores que acedem ao sistema.
Por questes de segurana a rede da Electra est segmentada em duas partes bem definidas:
uma de acesso pblico controlado (autenticao) e outra parte da rede definida como rede
interna em que o acesso restrito organizao. Essas polticas de seguranas so definidas
na Firewall Endian da Electra. O software da Endian de fcil instalao e caracterizado
por ser flexvel e ter grande capacidade de gesto. Os seus componentes incluem firewall de
inspeco de pacotes, proxy no nvel das aplicaes para vrios protocolos (HTTP, FTP, POP3,
SMTP) com suporte a antivrus, verificao de vrus e spam para o trfego de e-mail (POP e
SMTP), controlo de contedo da Web e soluo de VPN (baseado no OpenVPN).
O Sistema de Gesto Documental da Electra requer por um lado a criao de pginas pblicas
e por outro a criao de pginas internas, ou seja, que apenas podem ser acedidas a partir da
prpria organizao.
Para a implementao do sistema foi necessrio instalar e configurar os seguintes servidores:
Instalao de um Servidor de Base de Dados MySQL 5.0.51b na rede Interna que ir

conter a Base de Dados do Sistema Interno denominada <<Electra_sgd>>.
83
Internamente os utilizadores tm acesso directo ao Sistema, uma vez que o servidor

Web da rede interna est na mesma rede que o Servidor MySQL. Os documentos que
iro ser disponibilizados esto directamente ligados a questes internas, como por
exemplo alguns regulamentos, despachos, avisos, comunicados, etc. Contudo, nem
todos os utilizadores internos tm privilgios de acesso a esses documentos, pelo que
os dados relativos aos utilizadores, seus grupos, senhas e privilgios esto todos
guardados na Base de Dados.
Instalao de um Servidor Web na rede interna onde as pginas do sistema iro ser
criados e alojados. O Servidor instalado foi o Apache 2.2.8
Instalao e Configurao do Servidor Web e do Servidor de Base de Dados no Servidor

Pblico. Essa tarefa foi garantida pelo servio de suporte externo. Foram instalados
um servidor Apache 2.2.8 e um Servidor de Base de Dados MySQL 5.1.59. Por questes
de segurana foi criada uma conta SQL especfica para aceder s bases de dados no
servidor pblico e para isso basta digitar http://www.electra.cv/mySQLAdmin.
Instalou-se um driver ODBC para acesso remoto a Base de Dados MySQL. Este tipo de
acesso facilita as operaes nas tabelas.
Definida esta configurao, os acessos externos sero encaminhados para o Servidor Web
pblico sendo filtrados primeiramente numa Firewall Cisco da JCLE. Este Servidor tem acesso
Base de Dados, Electra docs, onde so armazenados todos os documentos que devero ser
acedidos pelas Entidades externas bem como informaes relativas sua criao, como por
exemplo, data, responsvel do documento, verso, etc. Na Base de Dados tambm esto
armazenadas os dados dos utilizadores que precisam autenticar-se para aceder ao sistema e
cujos privilgios variam embora, numa primeira fase do trabalho, possam apenas consultar a
documentao. Todo o histrico dos documentos ficar guardado na Base de Dados MySQL.
A Figura 7.16 ilustra o acesso Base de Dados do Sistema Pblico.
84
Figura 7.16 - A Base de dados no Sistema pblico
A Base de Dados Electra docs armazena todos os documentos, imagens, pginas, ou de uma
forma mais geral todos os contedos do Sistema Pblico. Na mesma base de dados esto
guardados todos os dados dos utilizadores e dos grupos a que pertencem. Os cdigos e senhas
esto guardados na tabela jos_users e protegidos usando a criptografia MD5.
Futuramente pretende-se integrar o Sistema de Gesto Documental da Electra com outros
Sistemas de Informao da Electra, nomeadamente o WebCentral que uma soluo
disponibilizada pelo PRIMAVERA que permite s empresas o suporte e a integrao de todo e
qualquer processo de negcio atravs da Internet. por isso um produto essencial para todas
as empresas que pretendam garantir a existncia de uma Intranet ou Extranet, atravs das
quais os seus funcionrios, parceiros, clientes e potenciais clientes, podero interagir
activamente com a sua organizao.
7.1.6 Testes
A realizao de testes uma tarefa indispensvel para se saber se o produto desenvolvido
est em consonncia com os requisitos iniciais e para se avaliar a qualidade do software.
Existem muitas tcnicas para se testar um software. Contudo, no caso do Sistema de Gesto
Documental da Electra, no foi utilizada nenhuma tcnica especfica.
Basicamente, para testar o sistema, fez-se a insero de documentos reais em uso na Electra.
No foi possvel inserir todos os documentos, mas pelo menos, para cada tipo foi inserido um
documento para ser testado. Por exemplo, para a gesto da correspondncia, deu-se incio a
um processo que comeou com a digitalizao de uma carta, dirigida ao Presidente do
85

Conselho de Administrao. Depois de digitalizado, o documento foi carregado no sistema,
pela responsvel da Secretaria Geral e encaminhada ao PCA. Depois deste, por ter privilgios
para tal, ter dado o seu parecer, foi novamente encaminhado responsvel da Secretaria
Geral, para responder ao remetente da correspondncia de acordo com o parecer do
presidente. Assim como estes foram testados os outros tipos de documentos da Empresa.
Com a execuo dos testes foi possvel descobrir erros referentes a atribuio de permisses
determinados utilizadores, a propriedades dos documentos, funcionamento de hiperligaes,
e pouco mais. Os erros e falhas encontradas durante os testes foram sendo corrigidas,
obtendo-se um funcionamento e desempenho bastante satisfatrio do sistema.
7.1.7 Instalao e Formao

Para a completa instalao do sistema foram definidos mais alguns detalhes. A nvel interno,
a disponibilizao do Sistema de Gesto Documental da Electra foi um processo simples. A
instalao e configurao dos servidores do sistema pblico tambm no ofereceu grandes
dificuldades e foi possvel contar com o servio de suporte da JCLE Informtica e Servios
Lda. Depois foi s instalar os componentes, o template escolhido e importar a Base de dados.
Inicialmente pensou-se em duas maneiras de montar o Sistema de Gesto Documental da
Electra:
Integrado no site da Electra
Site independente
Das anlises feitas a segunda opo mostrou-se mais eficiente. Basicamente ficou-se com um
domnio diferente, do tipo www.docs.electra.cv. Nesta directoria ou rea instalou-se
novamente o Joomla com uma base de dados independente e a transferncia dos dados fez-se
via FTP.
Para concluir a instalao ainda foram feitas as seguintes tarefas:
Registo de todos os potenciais utilizadores do sistema;
Eliminao de dados e ficheiros de teste criados durante a implementao;
Criao de uma hiperligao no site pblico da Electra apontando para o sistema de

Gesto Documental.
Terminada a instalao do sistema, seguiu-se a formao dos utilizadores. medida que se

criavam os utilizadores no sistema ia sendo enviado um e-mail a cada um com as suas
credenciais ou seja, cdigo de utilizador e senha. No primeiro acesso o utilizador pode alterar
a sua senha. Estes s conseguem aceder a uma parte do sistema, de acordo com seu nvel de
privilgios.
86
7.1.8 Anlise de resultados

Durante o perodo de testes, cada utilizador, de acordo com o seu departamento e tipo de
acesso, foi criando documentos, efectuando consultas, editando documentos, controlando
verses, ou seja, testando as vrias funcionalidades do sistema.
De uma forma geral o funcionamento do sistema foi considerado bastante satisfatrio pelos
utilizadores e pela Administrao da Empresa, atendendo a todos os requisitos solicitados
durante as reunies. Entretanto sugeriram algumas melhorias, principalmente ao nvel de
desenho do sistema e na melhoria de acesso a alguns documentos. Essas sugestes no foram
implementadas mas ficaram anotadas para uma futura reviso do sistema.
7.1.9 Redaco da Tese

A Tese foi sendo escrita em paralelo com as demais fases do trabalho. Teve o seu incio ainda
durante a fase de anlise do sistema, e s terminou depois do sistema ter sido instalado,
testado e de se ter garantias sobre o seu bom funcionamento. O trabalho final contm toda a
documentao gerada nas fases de Anlise do Sistema, Projecto e Anlise dos Resultados,
bem como registos das dificuldades encontradas e concluses sobre o desenvolvimento.
7.2 Cronograma
Embora as pesquisas relacionadas com o tema da dissertao tenham comeado no ano de
2008, por diversos motivos, houve uma interrupo na continuidade da pesquisa e redaco
da referida dissertao. Esse perodo no est representado no cronograma.
A tabela 7.9 apresenta o cronograma onde so definidas as actividades executadas entre
Janeiro de 2011 a Junho de 2012 por se considerar que neste perodo que foram
efectivamente desenvolvidas as tarefas essenciais e necessrias para o desenvolvimento do
Ju
n12
-1
1
Ab
r11
M
ai
-1
1
Ju
n11
Ju
l11
Ag
o11
Se
t11
O
ut
-1
1
No
v11
De
z11
Ja
n12
Fe
v12
M
ar
-1
2
Ab
r12
M
ai
-1
2
M
ar
Fe
v
Ja
Etapas
n11
Meses
-1
1
sistema. Algumas dessas tarefas foram realizadas de modo sequencial e outras em ciclo.
Reviso Bibliogrfica
Requisitos
Anlise / Projecto
Implementao
Formao
Anlise Resultados
Redaco Trabalho
Tabela 7.9 - Cronograma de Execuo
7.3 Recursos Utilizados

Os requisitos mnimos para instalao e utilizao do Joomla so:
87
O servidor Web Apache 1.3;
O ambiente de desenvolvimento PHP 4.3.10;
O servidor de base de dados MySQL 3.23.
No caso do desenvolvimento do Sistema de Gesto Documental da Electra foram instalados os

seguintes softwares:
PHP 5.2.6: linguagem para desenvolvimento;
Apache 2.2.8: servidor Http;
MySQL 5.1.51b: base de dados;
Joomla 1.5: sistema de gesto de contedos
ArgoUML: CASE para modelagem de diagramas UML e da base de dados;
Microsoft Word 2007: documentao e redaco do trabalho;
Notepad ++: editor PHP e HTML;
Internet Explorer: browser.
A instalao do Joomla no servidor interno foi feita com sucesso seguindo os seguintes passos:
Descarregar os ficheiros do Joomla ( http://www.Joomla.org/download.html);
Extraco dos ficheiros para a directoria do servidor instalado no sistema

(C:\wampp\www\SGD);
Abrir um browser e inserir o url respectivo ( http://localhost/SGD);
Seguir os passos da instalao no prprio browser.
Depois de terminada a instalao, para se aceder ao back-end do site utiliza-se o endereo

http://localhost/SGD/administrator, e para se aceder ao front-end utiliza-se o endereo
http://localhost/SGD.
Os recursos fsicos utilizados na fase de desenvolvimento foram:
88
Microcomputador para desenvolvimento;
Servidores da Intranet da Electra;
Provedor externo (JCLE) para hospedagem do Sistema Pblico;
Conexo ADSL para o servidor;
Intranet.
8 Concluses
8.1 Objectivos Alcanados
Com o desenvolvimento e instalao do Sistema de Gesto Documental foi possvel
disponibilizar os documentos da Electra, SARL atravs da Intranet e da Extranet, eliminando
assim a necessidade de verses impressas dos documentos e obtendo um melhor controlo e
organizao dos mesmos.
necessrio frisar que o desenvolvimento deste trabalho permitiu conciliar conhecimentos
tericos aprendidos com a experincia profissional adquirida na Electra nos ltimos dez anos.
Possibilitou tambm a agregao de outros conhecimentos, devido s dificuldades
encontradas e s pesquisas necessrias para super-las.
A busca por novas solues que atendessem s necessidades do sistema, atravs de pesquisas
em livros e da Internet, bem como as discusses e trocas de experincias com outros colegas,
trouxe conhecimento de novos conceitos e novas tecnologias.
Relativamente ao Joomla, pode-se concluir que a sua utilizao permite a criao de uma
soluo eficiente e com um desempenho equivalente ou superior a sistemas desenvolvidos de
raiz, podendo facilmente ser criado um stio Web que contm uma parte administrativa
(back-end). A utilizao do Joomla per si proporciona o reaproveitamento de vrios
componentes j desenvolvidos (muitos deles gratuitos), o que reduz em certa parte o volume
de trabalho de desenvolvimento do sistema.
8.2 Dificuldades Encontradas

Com a utilizao do Joomla surgiram algumas dificuldades relacionadas com a criao de
novos grupos de utilizadores. Este sem dvida o calcanhar de Aquiles do sistema. Foi
muito mais fcil gerir a diversidade de documentos do que a diversidade de destinatrios.
Uma outra dificuldade encontrada para o desenvolvimento do sistema foi a parte de
localizao e organizao dos documentos da empresa. Muitos deles encontravam-se
desorganizados, espalhados pelos vrios Departamentos e ilhas e outras em pssimo estado
no permitindo assim a sua digitalizao.
8.3 Melhorias Propostas e Trabalhos Futuros

Num futuro prximo prev-se algumas alteraes pois constatou-se que em determinados
aspectos o Sistema de Gesto de Documentos pode ser melhorado. Sero realizadas melhorias
relacionadas com a segurana, design e praticidade do sistema. Dentre esse pontos pode-se
destacar:
89
Melhorar o impedimento de acesso directo aos documentos atravs de url;
Realizar um estudo sobre o uso adequado de cores para as telas do sistema;
Criar um manual de ajuda para os utilizadores;
Migrao do Joomla 1.5 para o 2.5.
Acredita-se que aps a migrao para o Joomla 2.5 muitas das dificuldades mencionadas
podero ser ultrapassadas, principalmente as relacionadas com o controlo dos utilizadores.
Em termos de possveis trabalhos futuros, destacam-se:
A criao de documentos pelas entidades externas Electra que nesta primeira fase
s podem consultar documentos. Esta opo poder facilitar a troca de documentos
entre essas entidades e a empresa;
A criao de uma equipa para localizar, organizar e digitalizar toda a documentao

existente nos arquivos da empresa. Ser feita uma proposta Administrao nesse
sentido para que se consiga ter toda a documentao da Electra num nico
repositrio e em bom estado;
Quanto ao sistema desenvolvido, este poder ter bastante trabalho futuro, visto que a
qualquer momento podem ser adicionados novos componentes (por exemplo um
componente de chat Live Support), mdulos (por exemplo um mdulo que
active/desactive recebimento de Newsletter pelo utilizador) ou novos templates no
Joomla;
A integrao do Sistema de Gesto Documental da Electra ao WebCentral do ERP

Primavera tambm est prevista para breve pois juntando essas duas solues a
informao disponibilizada quer aos funcionrios, parceiros, clientes ou potenciais
clientes ser mais abrangente e rica e estes podero interagir activamente com a
Electra;
Integrao do Sistema de Gesto Documental ao Sistema de Gesto de Reclamaes

da Electra. No primeiro estaro disponveis todos os formulrios a serem preenchidos
quando aquando de uma reclamao e essa integrao permitir aos clientes dar
entrada aos processos de reclamao sem que para isso seja necessrio a sua
deslocao s lojas da Electra.
90
Anexos
Roteiro da Entrevista Semi-Estruturada
A entrevista, ajudou a identificar os principais documentos gerados em cada departamento,
os seus destinatrios e a perceber melhor como feito o controlo dessa produo, os
documentos recebidos de outras Entidades, as datas limites de conservao do documento, os
volumes existentes, etc. Quanto consulta desses documentos, tentou-se fazer o
levantamento dos utilizadores reais e potenciais, bem como a existncia de critrios de
controlo dos documentos.
Foram entrevistados alguns directores de departamentos, entre eles, o Eng. Emanuel
Spencer, director do GSI, a responsvel pelo Marketing, Dra. Gisela Costa, e uma das
colaboradoras da Secretaria-Geral, D. Iolanda Fortes. As questes abaixo apresentadas
constituem as perguntas base da entrevista.
1. Que tipos de documentos circulam no seu Departamento e na Electra em geral?
2. Como feita a gesto desses documentos na Electra?
3. Em que momento se pode arquivar alguns desses documentos?
4. Quais so os procedimentos adoptados quando chega uma correspondncia?
5. Quais as vias possveis de entrada da correspondncia?
6. Como feita a distribuio e o encaminhamento dos documentos administrativos?
7. Por quanto tempo garantida a preservao de documentos?
8. Quem so as pessoas responsveis pelo processo de criao dos documentos?
9. Quem so os responsveis pelo processo de gesto de documentos?
10. Os documentos so aprovados por quem?
11. Quem so os responsveis pelo processo de preservao de documentos?
12. Quem so os responsveis pelo processo de distribuio de documentos?
13. Quais os aspectos positivos e negativos do processo da gesto dos Documentos?
91
Apresentao do Sistema Interno

1. Pgina Inicial do Sistema de Gesto Documental
Esta a primeira tela carregada quando se acede ao sistema interno. esquerda temos o
logotipo da Electra, ao lado,vrias imagens da empresa (header.swf), um men de topo e um
men lateral para aceder informao bsica dos departamentos.
Do lado direito aparece a mdulo de autenticao, onde os utizadores devero introduzir o
cdigo e a senha para aceder informao registada. Logo a seguir, surge informao dos
utilizadores em linha e depois um inqurito onde os utilizadores podem avaliar o sistema.
2. Pgina Disponvel aps Autenticao
92
Aps o utilizador ter feito a sua autenticao no Sistema surge um novo menu, Menu do
Utilizador. Este menu apresenta alguns itens que variam de acordo com as permisses
atribudas a cada utilizador. Alguns tm privilgios para criar, modificar e publicar
documentos, enquanto outros podero apenas consultar. Entretanto qualquer utilizador
poder alterar a sua senha e editar seus dados pessoais.
Como j foi referido, o sistema permite a criao de documentos (pginas) que antes de
serem publicados tm de ser aprovados e s sero visualizados pelos utilizadores que tm
acesso aos mesmos. Na tela em baixo, pode-se ver como so criados os documentos do tipo
pginas. O documento associado logo a uma categoria. Estes depois de criados tero de ser
aprovados pelos Publicadores.
3. Criao de Documentos no Sistema
O Joomla aplica o conceito de transaco ou de check-in e check-out. Isto permite que

quando um utilizador entra no ambiente de edio (operao de check-out) de item este fica
indisponvel a todos os outros utilizadores garantindo assim a integridade da informao. O
item s fica disponvel quando o utilizador prime o boto de save, apply ou cancel (operaes
check-in).
Por ser uma aplicao Web o utilizador pode inadvertidamente fazer check-out e por
exemplo, perder a ligao e no chegar a fazer check-in. Para estas situaes existe o Boto
do menu do utilizador que permite fazer check-in de todos os itens que esse utilizador estava
a editar.
93

4. Publicao de Documento
O documento aps ser criado poder ser publicado mas antes ter de ser aprovado. O
publicador tem a opo de aprovar ou no o documento que o utilizador com um nvel inferior
introduziu directamente no sistema atravs do editor que muito parecido com o Microsoft
Word.
5. Os sub-menus aps autenticao
Nesta tela est o menu de acesso aos documentos, que foram colocados no sistema via FTP ou
por upload. O menu dividido em itens de acordo com os departamentos a que o utilizador
94

tem acesso e subdividido em tipos de documentos. Os tipos de documentos disponveis para
cada
departamento
so:
Leis,
Contratos,
instrues
de
Servio,
Procedimentos,
Regulamentos, Processos, formulrios, etc.

6. Opes da Categoria Contratos
Na tela acima o utilizador autenticado tem o controlo absoluto sobre os Contratos. Estes
contratos so geridos utilizando o componente Docman e foram colocados no sistema por FTP.
7. Procurar/ Localizar documentos
Atravs da opo de procura pode-se localizar os documentos com base na categoria e mais
alguns detalhes.
95

8. Fazer upload de Documento
Como foi referido anteriormente, os utilizadores podem carregar documentos directamente

no Sistema. Esta opo de envio do documento para o sistema permite ao utilizador ir buscar
um ficheiro no seu computador, por exemplo, e coloc-lo no sistema, podendo nesse instante
definir as permisses para esse documento.
96
Glossrio
Base de Dados: conjunto de dados organizados de acordo com uma sequncia lgica que
permite fcil acesso por parte dos programas de aplicao.
Browser: tambm conhecido como Web browser ou simplesmente browser, um programa
que habilita seus utilizadores a interagirem com documentos HTML hospedados num Servidor
Web.
Home Page: tambm pode ser chamado site ou stio, mais conhecido pelo nome ingls site,
de Website ou Web site.
Host: qualquer mquina ou computador conectado a uma rede. Os hosts variam de
computadores pessoais a super computadores, dentre outros equipamentos, como router.
Login: Identificao de um utilizador perante um sistema, computador ou rede. Normalmente
para ter acesso, preciso digitar sua identificao (login), seguida de uma senha.
Navegador: ver browser.
Servidor Web: aplicativo responsvel por fornecer ao computador do cliente utilizadores de
sites e pginas electrnicas), em tempo real, os dados solicitados.
Software: termo ingls generalizado que designa o conjunto de programas armazenados em
computador em memria de massa.
Upload: acto de transferir o ficheiro do seu computador para um computador remoto, usando
qualquer protocolo de comunicaes.
Hardware: Termo que indica todas as partes fsicas, elctricas e mecnicas de um
computador. Em outras palavras, o equipamento.
Hipermdia: documento que contem imagens, sons, textos e vdeos, utilizando ligaes de
hipertextos para permitir o acesso para outro documento.
Link: elo; ligao. Em sistemas de organizao/apresentao de informaes em forma de
hipertextos, um item especfico de informao ligado a outros itens relacionados por meio
de elos.
97

Design: conjunto de tcnicas e de concepes estticas aplicadas representao visual de
uma ideia ou mensagem, criao de logtipos, cones, sistemas de identidade visual, vinhetas
para televiso, projecto grfico de publicaes impressas etc.
Frames: subdivises da janela principal do navegador ou browser. Cada subdiviso funciona
como uma pequena janela, exibindo contedos independentes.
98
Referncias Bibliogrficas
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100

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UNIVERSIDADE DA BEIRA INTERIOR

Sistema de Gesto de Documentos da

Leila Lima Barros

Dissertao para obteno do Grau de Mestre na especialidade

Orientador: Prof. Doutor Paulo Moura

Mindelo, Junho de 2012

Aplicaes Web ............................................................................ 2

O Protocolo Http ........................................................................... 3

Objectivos do Sistema .......................................................................... 4

Objectivo Geral ............................................................................ 4

Objectivo Especifico ...................................................................... 5

Justificao do Trabalho ....................................................................... 5

Caracterizao da Electra ........................................................................... 7

Dados Gerais ...................................................................................... 7

Estrutura Organizacional ....................................................................... 9

Ciclo de Vida dos Documentos ................................................................ 11

Benefcios da Gesto Documental ........................................................... 13

Evoluo dos Sistemas de Gesto Documental ............................................. 13

Actividades e Tecnologias de Gesto Documental ........................................ 15

Viso do Mercado ............................................................................... 17

Requisitos da Qualidade ....................................................................... 18

Famlia ISO 9000 .......................................................................... 18

Controlo de Documentos e de Verses ................................................ 20

Tecnologias Web ................................................................................. 2

Dificuldades na Gesto ........................................................................ 20

A Gesto Documental e o Software Livre ........................................................ 22

Metodologia de Pesquisa das Solues ...................................................... 23

O Desenvolvimento e Utilizao do Software Livre ....................................... 24

Sistemas de Cdigo Aberto de Gesto Documental ....................................... 25

Concluso e Justificao da Escolha ................................................... 29

Anlise dos Processos e Documentos da Electra ................................................ 32

Secretaria Geral .......................................................................... 32

Gesto Administrativa e Financeira ................................................... 33

Gesto de Recursos Humanos .......................................................... 35

Direco de Planeamento ............................................................... 37

Direco de Aprovisionamentos ........................................................ 38

Direco de Infraestruturas ............................................................. 39

Direco Comercial ...................................................................... 40

Direco de Produo ................................................................... 44

Direco de Distribuio ................................................................ 46

Anlise dos Documentos ....................................................................... 50

Caractersticas dos Documentos ............................................................. 51

Tipificao dos Documentos ............................................................ 51

Destinatrios dos Documentos ......................................................... 53

Suporte dos Documentos ................................................................ 53

Metodologias Utilizadas ............................................................................. 56

Metodologia da Pesquisa ...................................................................... 56

Metodologia de Desenvolvimento ............................................................ 57

Modelao do Sistema usando UML .......................................................... 58

Elementos da UML ........................................................................ 59

Tipos de Relacionamentos .............................................................. 59

Diagramas da UML ........................................................................ 60

Desenvolvimento do Sistema de Gesto de Documentos ...................................... 62

Ciclo de vida dos Documentos Organizacionais ............................................ 54

Fases do Desenvolvimento .................................................................... 62

Reviso da Literatura .................................................................... 62

Anlise do Sistema ....................................................................... 68

Instalao e Formao ................................................................... 86

Anlise de resultados .................................................................... 87

Redaco da Tese ........................................................................ 87

Recursos Utilizados ............................................................................. 87

Objectivos Alcanados ......................................................................... 89

Dificuldades Encontradas ..................................................................... 89