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4.
Importancia.
El control es de vital importancia dado que:
1.
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2.
3.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
4.
5.
6.
7.
Principios.
La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida,
y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio
para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el
error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad.
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero,
en relaciona con las ventajas reales que este reporte.
De excepcin.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requiere el control.
De la funcin controlada.
La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el
control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
2. Proceso de control.
Establecimiento de estndares.
Un estndar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base
en la cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son mas que los objetivos
definidos de la organizacin.
1.
Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta
de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
2.
3.
Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el rea de produccin, sino para
todas las reas de la empresa.
4.
Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad del
producto, en relacin con la competencia.
5.
6.
Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se
desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los limites de productividad del
personal de la empresa.
Tipos de estndares.
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las necesidades
especificas del rea donde se implementen:
1.
Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base en
el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa competidoras.
2.
Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias
pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia.
3.
Medicin de resultados.
Consiste en medir la ejecucin la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida,
que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de
los problemas mas difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la
efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser
oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiada y fluida.
Correccin
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones en
relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no
obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacion; es aqu en donde se encuentra la
relacin mas estrecha entre la planeacin y el control.
Retroalimentacion
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin obtenida se ajusta
al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
Implantacin de un sistema de control
Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de control se requiere:
1.
Cortar con los objetivos y estndares que sean estables.
2.
3.
Que lso resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos.
4.
Simplificndolos.
B.
Tiempo.
C.
Costo
D.
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es eminenetemente
cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a traves del factor tiempo
se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de
la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas
funciones de la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que
esto depende del rea controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizara los dos factores
siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los artculos o de la materia prima que debe tener
almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material.
4. Control por reas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas
administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genrico como especifico, a fin de
determinar la accin correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de las subfunciones.
Control de produccin
La funcin del control de produccin en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de
costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales
como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis
estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende de cuatro funciones:
Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la
calidad. Programa para asegurar la continua satisfaccin de los clientes externos e internos mediante el
desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios.
Concepto que involucra la orientacin de la organizacin a la calidad manifestada en la calidad de
sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribucin al bienestar general. La definicin de
una estrategia asegura que la organizacin est haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus
objetivos. La definicin de su sistema determinar si est haciendo estas cosas correctamente.
La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuacin de estos a lograr la satisfaccin de sus
clientes (internos o externos). Esto implica la definicin de requerimientos del cliente o consumidor, los
mtodos de medicin y estndares contra que comparar la calidad.
Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el nivel mas econmico de inventarios en cuanto a materiales,
productos en proceso y productos terminados.
Un buen control de inventarios permite:
Calidad
Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la
empresa.
Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.
1.
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al proceso de produccin y
son utilizadas directamente en el mismo.
2.
3.
4.
En sntesis, la organizacin de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.
La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo
que se traduce en perdidas financieras.
Clases de inventarios.
Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la
produccin, derechos de almacenaje, depreciacin.
Productos terminados. Son lo productos terminados que estn listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas
fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.
Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de
pedido y de reposicin, kardex de entrada y salida; hasta tcnicas mas complejas como la investigacin de
operaciones.
Control de la produccin
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a
lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idneos para
lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.
Disminucin de tiempos ociosos
Reduccin de costos.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades
tales como:
a.
Seleccin adecuada de los proveedores.
b.
c.
d.
e.
Comprobacin de precios
b.
c.
Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales
como:
Planes de produccin.
Inventarios.
Compras.
Investigacin y desarrollo.
Trafico.
fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para
establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal debe:
Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que
se repitan.
Control contable
Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica,
oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado
periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de
la operacin de una empresa.
El control contable debe:
Proporcionar informacin veraz y oportuna.
Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones.
Costos.
Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y
anlisis detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta
informacin es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca
de reas que requieren atencin en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc.
Auditoria.
La auditoria contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta
fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con
base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de
verificar:
La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros.
Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, y que su aplicacin sea consistente.
Frecuencia de conflictos.
Productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluacin de puestos.
Anlisis de ausentismo.
Sugerencias y quejas.
Estudios de fatiga.
Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la
organizacin, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y tcnicas varan de acuerdo
con el tamao y las necesidades de cada empresa.
5. Tcnicas de control.
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de informacin
Los sistemas de informacin comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales el administrador se
allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la
organizacin. Los sistemas de informacin que puede utilizar una empresa son mltiples y variables y deben
establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de informacin comprenden
tcnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas
mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema
de informacin es aplicar los principios de excepcin, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin
de que realmente redite beneficios su utilizacin.
Reportes e informes
Existen mltiples tipos de reportes e informes; bsicamente pueden clasificarse en:
a.
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
En trminos generales, al disear, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1.
Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.
2.
Concentracin sobre las excepciones. Debe revelar los indicadores importantes, puntos
dbiles y fuertes mas que situaciones comunes.
Informes de operaciones:
Informes de control: usados para el control directo de las operaciones.
Informes de control corrientes. Para sealar las desviaciones de la realizacin planeada segn
ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las perdidas:
Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realizacin planeada durante
un periodo (usualmente un mes), como una comprobacin de los informes de control corriente y
como una indicacin de la efectividad global de la realizacin de ejecutivos responsables.
Reportes de informacin. Utilizados para la planeacin y determinacin de normas.
Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma
actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o aos.
3.
b.
4.
5.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura
fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que no requieren
de revisiones y ajustes peridicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia.
6.
Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con
informacin oportuna y peridica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo
innecesario.
7.
Reportes de informacin que representan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda
formular planes.
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para transmisin y registro de datos relativos a las
actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la
empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una pliza contabilidad.
Las formas facilitan la transmisin de informacin a la vez que sirven para registrar adecuadamente las
operaciones. Al disear las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.
a.
Aprovechamiento adecuado de los espacios.
b.
Claridad y concisin.
c.
Uniformidad de diseo
d.
e.
f.
g.
h.
Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la funcin financiera, sin
embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de
todos los recursos a travs de la disminucin de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del
establecimiento de polticas de operacin adecuadas, comprobacin de la exactitud de la informacin,
establecimiento de sistemas de proteccin contra perdidas.