REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGA DE
ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
AMPLIACIN BARCELONA

OPTIMIZACIN DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

POR LA EMPRESA BALANCEADOS EL MORRO, C.A.
DEL

MUNICIPIO

LICENCIADO

DIEGO

BAUTISTA

URBANEJA DEL ESTADO ANZOATEGUI AO 2014

Tutor Acadmico:

Elaborado por:

Prof. Mara Luisa Acevedo

Carlos Espinoza
C.I: 19.673.668
Daihelis Velsquez
C.I: 20.712.885

Barcelona, Febrero 2015

INTRODUCCIN
En las organizaciones, las funciones del departamento de compras
estn en mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno),
respecto al curso del proceso de adquisicin del material o servicio solicitado,
con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn
retraso o desvo. En caso de existir ste, la unidad funcional podr comprar
algn contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante. Para el
caso de adquisicin de algn elemento solicitado, existe una orden en que
deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro
que no es una regla comn para todas las empresas ya que cada empresa
tiene sus propios procedimientos, pero se puede hacer una lista ordenada de
los pasos que pueden ser generales para tal funcin.

De acuerdo a lo expuesto, se presenta la presente investigacin, con

el propsito de optimizar el procedimiento de compras por la empresa
Balanceados el Morro, C.A., del Municipio Diego Bautista Urbaneja del
Estado Anzotegui

ao

2014.

El

estudio

permitir

la

mejora

del

procedimiento de compras de la mencionada empresa, mediante la

implementacin de los correctivos necesarios que conlleven a un nivel
optimo de funcionabilidad.

El trabajo de investigacin est estructurado por cinco (5) captulos

que se describen a continuacin: Captulo I: denominado el problema,
donde se presenta de forma clara y precisa, el planteamiento del mismo, los

objetivos planteados en la investigacin y la justificacin de sta. Captulo

II: Marco Terico, se encuentra desglosado en: Antecedentes, bases
tericas, bases legales que sustentan la presente investigacin, definicin de
trminos y operacionalizacin de variables. Captulo III: donde se refleja el
tipo de investigacin y la tcnica de recoleccin de datos, poblacin y
muestra, as como las tcnicas de anlisis de datos utilizadas. Captulo IV.
Descripcin de los Objetivos. Se realiza descripcin detallada de cada una
de las actividades realizadas durante la ejecucin de los objetivos
especficos. Captulo V. Conclusiones y Recomendaciones. Referencias
Bibliogrficas y Anexos.

CAPTULO I
EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para que la primera operacin de la empresa comience, es necesario

que los materiales e insumos estn disponibles, que su abastecimiento sea
garantizado con cierto grado de certeza para atender las necesidades y que
sea continuo a lo largo del tiempo. El ritmo de funcionamiento de la empresa
requiere, por lo tanto, un flujo constante de materiales e insumos que
provienen del ambiente externo para mantener un grado de operatividad
ptimo que les permita atender las necesidades de los clientes.

En las empresas cuyo norte es la produccin, para obtener un

beneficio econmico, el concepto de las compras de materiales o materia
prima causa mayor impacto sobre el rendimiento y los dividendos, el hecho
que las rdenes de compra sean emitidas a tiempo para que los proveedores
puedan cumplir con las fechas establecidas para la entrega de los suministro,
afectaba sin lugar a dudas la produccin y el abastecimiento

de los

productos para satisfacer la demanda de los consumidores qu es el ltimo

eslabn en la cadena de produccin.

El concepto de compras involucra todo el proceso de localizacin de

proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs
de negociaciones de precio y condiciones de pago, as como el
acompaamiento del proceso (seguimiento) con el proveedor escogido y la
recepcin del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro
de las especificaciones solicitadas.

La empresa Balanceados el Morro, C.A., la cual

es una firma

comercial ubicada en la Av principal de Lecheras, en el centro Empresarial

piso 4 oficina 410, desempeando su labor desde el 30/03/12. La misma est
estructurada en 5 departamentos: RRHH, ventas, compras, contabilidad y
legal, siendo su funcin principal la produccin de alimentos balanceados
para animales. Esta organizacin, mantiene relacin comercial directa con
otras organizaciones: Inversiones Coalmar, Haripesca y Alimentos Marino,
resultando con esta cercana, en una serie de problemas administrativos,
especficamente en el rea de compras.

La empresa Balanceados el Morro, C.A., no tiene organizadas las

rdenes de compras y servicios por empresas. Esto tiene como
consecuencia directa que frecuentemente se cometan errores, al emitir
documentos

de

compras

sin

seguir

las

normas

administrativas

correspondientes, cual hace difcil la contabilizacin de las cuentas en el

departamento de contabilidad, suscitndose los inconvenientes que trae
consigo el tener que investigar la procedencia de la orden emitida y el tiempo
que se pierde por este concepto.

Las compras generalmente se realizan sin la autorizacin del gerente

y no se le informa al administrador de la operacin realizada. Este hecho
motiva que en muchos casos se presenten conflictos en el departamento de
compras, donde la gerencia y la administracin no reconocen la deuda por
las adquisiciones realizadas, retrasando los pagos de las facturas por que la
transaccin fue realizada en forma inconsulta sin la debida aprobacin que la
sustentara administrativamente. Este hecho se presenta constantemente ya
que quien emite el respectivo documento no cumple con las normas
administrativas establecidas para evitar los inconvenientes presentes, a
pesar de existir un precedente que sustenta la debilidad existente.

Se emiten ordenes de compras a nombre de determinada empresa, y

se le carga la deuda a otra firma que no realiz la referida adquisicin,
generando esta accin, conflictos entre los departamentos de compras y
contabilidad retardndose los pagos de las deudas contradas hasta que
sean aclaradas las acciones que llevaron a cometer el error descrito, lo cual
induce a realizar un procedimiento administrativo engorroso que por el
tiempo que tarda en ser ejecutado, ha creado problemas al departamento de
administracin.

Al realizar el conteo de mercancas, existen diferencias entre el stock

de productos existentes

y las rdenes de compras. Ocasionando esta

situacin, los constantes reclamos del Departamento de Ventas, ya que no

disponen de informacin precisa de los productos disponibles lo cual los
conlleva a cometer errores al ofrecer bienes de los cuales no disponen y que
en la mayora de los casos se relacionan con los inventarios de ms alta
rotacin y de mayor frecuencia de solicitud de parte de los clientes. Las
frecuentes inconsistencias halladas durante el contaje de la mercanca
almacenada ha ocasionado que determinados productos se encuentren ya
vencidos o deteriorados, ocasionando perdida para la empresa.

Constantemente se presentan prdidas de rdenes de compras de

productos ya adquiridos. Este hecho impide el pago a los proveedores ya
que la orden de compra debe de ir anexa a la factura para ser procesada la
cancelacin de la deuda, generando complicaciones en los departamentos
de contabilidad y administracin. Igualmente, el extravo del documento de
compras, genera retazos en el almacn, ya que no se pueden verificar o
cotejar las cantidades fsicas en existencia en almacn con el debido
sustento administrativo, para comprobar sus datos de procedencia y fecha de
entrada a la empresa.

El propsito de la investigacin est enfocado en la optimizacin del

procedimiento de compras de la empresa Balanceados el Morro, C.A.,
ubicada en el municipio Lcdo. Diego Bautista Urbaneja del estado Anzotegui
ao 2014. El estudio estar sustentado en un diseo de campo, de nivel
descriptivo, donde se utilizar la tcnica de observacin directa para la
obtencin de los primeros datos, complementada con la gua de observacin
y el guin de entrevista.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General
Optimizar el procedimiento de compras de la empresa Balanceados el
Morro, C.A., del municipio Lcdo. Diego Bautista Urbaneja del estado
Anzotegui.

Objetivos Especficos

Describir los pasos del procedimiento de compras de la empresa

Balanceados el Morrro, C.A., del municipio Lcdo. Diego Bautista
Urbaneja del estado Anzotegui.
Identificar las deficiencias presentes en el procedimiento de compras

de la empresa Balanceados el Morro, C.A., del municipio Lcdo. Diego

Bautista Urbaneja del estado Anzotegui.
Establecer los lineamientos para optimizar el procedimiento de
compras de la empresa Balanceados el Morro, C.A., del municipio
Lcdo. Diego Bautista Urbaneja del estado Anzotegui.

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

La investigacin se realiza motivado a la deficiencia presentada

durante la aplicacin del procedimiento de compras en la empresa
Balanceados el Morro, C.A., y las implicaciones que de esta situacin se
derivan, donde es necesario el aporte de la debida solucin, para minimizar
los errores suscitados los cuales afectan a otros departamentos de la
organizacin relacionados con la adquisicin de bienes y servicios
necesarios para la operatividad de la firma comercial. La importancia de
realizar el estudio planteado ser puesta de manifiesto, al implementar la
solucin adecuada a las necesidades que presenta la empresa en cuanto a
la mejora de su procedimiento de compras, para atender los requerimientos
de la clientela en cuanto al suministro de los bienes y servicios solicitados en
forma oportuna.

Todo esto permitir a la organizacin verse beneficiada, al disponer de

una nueva forma de ejecutar los procesos de adquisicin de productos de
forma adecuada buscando la manera de realizar las actividades relacionadas
en una forma optima. En cuanto al aporte de la investigacin a los
trabajadores, les permitir disponer de las herramientas administrativas
adecuadas para ejecutar sus actividades de forma eficiente y confiable, ya
que habrn adquirido nuevos conocimientos de importante significado. Al
hacer referencia a los investigadores que realizan el estudio, estos adquirirn
nociones metodolgicas que les facilitarn solventar situaciones futuras en el
rea donde se desenvuelvan.

Qu aportes suministrar a la investigacin la descripcin del

procedimiento de compras?