INTRODUCCIN

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la

causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde
tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos
celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se
d en el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso
de que su importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar
la firma de algn funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las
continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin y
recepcin de documentos de diversas ndoles.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en
que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento
que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser
el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el
cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado
contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa
maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en
forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados.

DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en
que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento
que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser
el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al
cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado
contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa
maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en
forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesado
CORRIENTE
Solicitud de Compra
Es un instrumento de control que adems de amparar la operacin,
evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas. Dicha
solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los
inventarios de materiales, y debe incluir toda la informacin referente al
material solicitado:
1. Nmero de solicitud.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Clave del material.
4. Descripcin.
5. Cantidad requerida.
6. Punto de pedido.
7. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad
para expedirla (Control de inventarios).
8. Firma de la persona que la autoriza.
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por
triplicado para darle el siguiente manejo:

1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello

le permitir corroborar que el material que llega al almacn de materia
prima, es efectivamente el que se solicit.
2. Otra copia se enva a la persona encargada de llevar la
contabilidad.
3. El original se enva a la persona encargada de hacer las
compras.
Orden de Compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin
especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una
autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura. Es el comprobante que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones
de pago, lugar y forma de entrega. Debe cumplir con los requisitos
exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema anterior), y
adems:
1. Detalle de la mercadera solicitada,
2. Lugar y fecha de entrega,
3. Forma de envo.
Factura
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se
detallan las mercancas compradas. Es un recibo que demuestra que una
persona (cliente) ha comprado un producto o un servicio. Una factura es
un documento de carcter administrativo que sirve de comprobante de
una compraventa de un bien o servicio y, adems, incluye toda la
informacin de la operacin. Es un documento que refleja toda la
informacin de una operacin de compraventa porque muestra o detalla el
producto comprado o vendido. Sus caractersticas son:

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

2.- Lugar, da, mes y ao en el que se realiza la operacin.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripcin y
precios de las mercancas.
6.- Firma del comprador.
Recibo
Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la
cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona
acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero
en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Un recibo es un
documento escrito que se entrega para dejar constancia y certificar que
alguien ha abonado aquello que deba o tena que pagar. Tambin se lo
denomina como constancia de pago. Sus caractersticas son:
1.- Lugar, da, mes ao en el que se emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se
entrega.
4.- Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en nmeros.
6.- Firma de quien emite el recibo.
Existen varios tipos de recibos, entre las ms importantes tenemos
los recibos de:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.
Recibo de Alquiler.
Recibo de Depsito en cuenta corriente.
Recibo de Depsitos en garanta.
Recibo de Depsitos en custodia.
Recibo de Depsito a plazo fijo.
Recibo de Depsito judicial

Vales
El vale de caja es un documento que sirve para la comprobacin de
gastos menores o prstamos por los cuales no se expide factura o
comprobante de tipo fiscal. Si un empleado solicita un prstamo se le
expide un vale de caja chica Es un documento de crdito que se utiliza
como promesa de pago por el cual el deudor se compromete a pagar a su
acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se determinan
en el mismo documento.
COMPROBANTES BANCARIOS
Un comprobante de depsito es un formulario impreso que
acompaa a los depsitos bancarios. El depositante rellena la ficha de
depsito para indicar qu tipos de fondos estn depositados y en qu
cuentas deben ser depositados. Los comprobantes de depsito son
utilizados por los bancos para realizar un seguimiento del dinero
depositado en el transcurso del da laboral, y garantizar que los fondos no
se desven.
Para los clientes del banco, un comprobante de depsito ofrece
una forma de proteccin, lo que indica que los fondos se contaron y
aceptaron por el banco. Si el depsito se procesa correctamente, el
comprobante de depsito proporcionar un recibo de papel. La principal
finalidad del comprobante bancario es la de servir de recibo o justificante
de cualquier operacin realizada
CUENTA CORRIENTE
Tarjeta Identificacin de Firma

Antes de que el depositante haga su primera entrega de fondos, el

banco requiere que estampe su firma sobre una tarjeta destinada a tal
efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio de identificar la firma
del depositante cuando los cheques de este se presentan al cobro.
Planilla de Depsito
Es un formulario empleado para describir la composicin de un
deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta corriente de
un banco
Talonario de Cheques
Para efectuar un pago mediante cheque, primero se llena el
talonario para as tener control de a quien se le emiti el cheque y por
cuanto se lo emiti. Proporciona al depositante un medio de pago. El
talonario contiene los siguientes datos:
1. Nmero de Cheque
2. Cantidad del Cheque
3. Fecha
4. A quien se le emiti
5. Propsito o motivo por el cual se extendi
6. Saldo anterior
7. Cantidad depositada
8. Total
9. Menos la cantidad del cheque
10. Saldo disponible
Estado de Cuenta
Es una relacin que los bancos envan a cada uno de sus clientes
cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan detalles de

todos los abonos y cargos efectuados a la respectiva cuenta durante el

mes, con indicacin de los saldos inicial y final, y despus de cada
operacin. Proporciona al depositante un estado peridico que le indica el
estado de los fondos
Nota de Crdito
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente,
con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos
casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de
productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La
nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Nota de Debito
Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que
se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto . Es un
comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

CUENTA DE AHORRO
Tarjeta Identificacin de Firma
Proporciona al banco la firma autntica del depositante

Planilla de Depsito
Es un formulario empleado para describir la composicin de un
deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de ahorro,
en un banco o entidad de ahorro y prstamo. Proporciona al banco el
detalle del depsito hecho por el cliente y a ste el comprobante de lo
depositado. Es un formulario impreso por el banco para que sus clientes
lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas cuentas
corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre, el nmero de
su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda decurso legal,
al igual que los diversos cheques
Retiro Ahorro
Es un formulario empleado por el cuenta ahorrista para solicitar al
banco o entidad de ahorro y prstamo el retiro de una determinada
cantidad de dinero, la cual ser cargada a su cuenta.
Libreta de Ahorro
Una libreta de ahorros es un documento en forma de cuadernillo
expedido por una entidad de crdito (banco o caja de ahorros) en el que
se anotan los movimientos de capital efectuados en la cuenta a la que
est asociada. Los apuntes no se hacen a mano (antiguamente se
realizaba de esa manera), sino que son efectuados por las impresoras
propias de la entidad que la ha emitido o de un cajero automtico. Existen
mquinas tipo cajero que pueden actualizar una libreta e imprimir su
saldo.
Nota de Debito y Crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las

empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea
por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o
menor valor de la respectivo cuenta.
Cheques
Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la
cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su
banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario
que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago
incorporado a un ttulo de crdito que permite al librador disponer, en
favor de una determinada persona o del simple portador del ttulo, de
fondos que tenga disponibles en un banco.
Clases de Cheques
Cheque de gerencia: Es aquel emitido por un Banco contra s
mismo, es decir, el Banco es librado y librador al mismo tiempo.
Cheque propio o personalizado: Es el diseado e impreso por
personas o empresas a cargo y riesgo de ellas mismas, siendo sus
caractersticas especiales el poseer el nombre del interesado, la direccin,
el capital social, el logotipo de la empresa, etc. Estos estn bajo la
custodia y responsabilidad del cliente.
Cheque de viajero: Es un medio de pago utilizado por quienes
efectan viajes a escala tanto nacional como internacional. El adquiriente
compra los cheques de viajero en su banco habitual y dispone de ellos
presentndolos en una oficina bancaria que tenga relacin de
corresponsala con el banco vendedor. Maneras de emitir un cheque
1. Cheque a la orden o nominales: El girado a nombre de una persona
fsica o jurdica, haciendo constar su nombre y apellido, o la razn
social (nombre) de la entidad, en el mismo cheque. El tenedor puede,

si no se especifica lo contrario, endosar libremente el documento, sin

otro requisito que el de firmar al dorso del documento.
2. Cheque al portador: Constituye por su facilidad de cobro y transmisin
una especie de billete de banco emitido por un particular, ya que,
contra la simple presentacin por cualquiera, el banco abona o paga la
cantidad indicada en el mismo documento. Por su naturaleza, no
requiere frmula escrita de endoso; se transmite con la simple entrega
material.
3. Cheque no endosable: Es aquel que slo y nicamente puede ser
pagado a su titular u original beneficiario, y que slo puede ser
transmitido en la forma y con los efectos de una cesin o venta
ordinaria
CRDITO
Letra de Cambio
Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en
virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un
tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil
mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito a otra (el
librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la
fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un
instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que
el librador puede diferir del tenedor de la letra.

Pagare
Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete
formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un ttulo
valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una
persona (el emisor) se compromete a pagar a otra persona (el

beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada

previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir,
que se pueden transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos
individuos particulares, empresas o el estado.
Carta de Crdito
La carta de crdito puede ser definida como un contrato de cambio
condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se
perfecciona si el tomador hace uso del crdito que le abre el dador. Este
documento puede contener la autorizacin al tomador de girar a favor de
otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la
carta de crdito son indispensables: a) La cantidad o el monto del crdito;
b) El tiempo en el cual se debe hacer uso de ella; c) La firma autgrafa del
tomador. El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las
cantidades que retire. Si la carta de crdito no fuere pagada, el portador
de ella puede comprobar la causa por medio del protesto. La carta de
crdito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el
corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer
constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daos y
perjuicios

CONCLUSIN
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado
normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para
impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se
utilizan en las operaciones mercantiles.

An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre

dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios
que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un
envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin
interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de
Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de
compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.
Los documentos mercantiles son documentos de crdito de mucha
importancia para realizar las transacciones legales en cualquier pas.
Esas transacciones suelen tener su base legal en el Cdigo de Comercio
Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.
Tanto la letra de cambio, como el pagar y el cheque son
documentos de crdito son mucha importancia ya que los mismos
conforman una garanta de recuperacin del valor de la prestacin de un
servicio o de la venta de algn bien, ya sea mueble o inmueble; puesto
que mediante su emisin, el tomador puede recurrir a fuentes legales
establecidas para hacer efectivo su pago