1 Costes Criterios Implantacion Erp 701kb PDF

Eleccin de ERP:
Criterios y Costes de
implantacin de un ERP
en la implantacin
de soluciones
Microsoft
Business
Solutions
Miguel ngel Ortuo

Director IBdos
Participante en ms de 300 proyectos de implantacin ERP
Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin
ndice
1
2
3
4
5
Introduccin y concepto - ERP

Enterprise Resource Planning
Costes en la implantacin
Adecuada asignacin de esfuerzos
y recursos
Factores crticos y Administracin
de Riesgos en la implantacin
ROI - Retorno de la inversin
Introduccin y concepto - ERP

Enterprise Resource Planning
ERP?
Enterprise Resource Planning (formal)
El ERP es una herramienta que ayuda

a integrar todos los procesos del
negocio y a optimizar los recursos
disponibles.
Estructura lgica de un sistema ERP - Funcionalidad

rea de Gestin
Contabilidad y Finanzas
Gestin de cobros (Cartera)
Activos Fijos
rea de Negocio
Compras y Ventas
Existencias
CRM
Gestin de Servicios + SAT
Gestin de Relaciones (MKT+VTAS)
SCM Supply Chain

FABRICACIN
DISTRIBUCIN
e-Products
Portal de Usuario
Portal de Negocio
Herramientas Conectividad
Caractersticas principales buscadas en un ERP

Integrado
Flexible
Modular y abierto
Multifuncional
Tiempo real
Conectividad
e-business
Expectativas de la implantacin...
1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

2.- Informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz...)
3.- Definicin y mejora de procesos y herramientas de control de gestin.
4.- Reducir costes de operacin (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las reas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business









Expectativas vs. resultados de la implantacin
Una vez arrancado el sistema es importante hacer

balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
Se establecieron las expectativas

antes de invertir?

Se establecieron los procesos de

medicin de cumplimiento de expectativas?

Se controlaron los
procesos de implantacin?

Se midieron los resultados

de la implantacin?

Se consiguieron ventajas competitivas

al termino de la implantacin?

Realizara otra implantacin?

Expectativas concretas
Se debe traducir en mejoras concretas
Mejorar servicio a cliente
Inventario reducido
Manufactura estabilizada
Personal cuente con informacin de calidad que les permita
tener una mejor visibilidad para realizar su trabajo.
Unido a:
Retorno de la inversin realizada en hardware, software,
servicios y tiempo invertido por la Organizacin.
ERP - Enterprise Resource Planning

Costes en la implantacin
Costes a considerar en una implantacin

COSTES EXTERNOS
Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...)
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento
COSTES INTERNOS
Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa
Costes asociados a la aparicin del ERP en la empresa
Distribucin lgica de los Costes Externos

COSTES EXTERNOS
Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...)
10%
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
30%
Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento
60%
Infraestructura
10%
Software
30%
Servicios
60%
Distribucin lgica de los Costes Internos
20%
Dedicacin necesaria
por parte de los
recursos de la
compaa.
Costes asociados a la
aparicin del ERP en la
empresa
80%
LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS

PUEDE IR DESDE UN
1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
INFRAESTRUCTURA TCNICA
Los avances en infraestructura tcnica estn haciendo viables
proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento tcnico puede echar abajo el resto de trabajos
asociados a la implantacin de un ERP.
COSTE VISIBLE
Hardware
Red
Comunicaciones
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)

Dedicacin necesaria por parte de los
recursos de la compaa.
Anlisis de las necesidades
Reasignaciones y Reutilizaciones
Peticin y seguimiento de ofertas con
proveedores
Coste de comunicaciones
Coste de seguridad
Contratos de mantenimiento
SOFTWARE
Los costes del Software son marcados por los fabricantes
Un software va ntimamente ligado al proveedor de servicios.
La solucin es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantacin...
COSTE VISIBLE
Mdulos propios del software
Licencia

recursos de la compaa.
Coste de seguridad
Eleccin del Software
Coste de la actualizacin
SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIN Y MANTENIMIENTO.

Un proyecto de implantacin se realiza por un equipo de trabajo
formado por recursos de la compaa y recursos del proveedor
de servicios.
COSTE VISIBLE
Servicios de consultara y
organizacin

recursos de la compaa...con una dedicacin
en todas las fases similar a la del proveedor
de servicios...
Nuevos desarrollos
Implantacin y Formacin
Mantenimiento
Coste de fuera de alcance

Adecuada asignacin de
esfuerzos y recursos
Clave principal...
La nica manera de no errar en la adecuada asignacin de esfuerzos y recursos al proyecto
es seguir la metodologa proporcionada por la empresa consultora de implantacin. Slo
con la repeticin se consigue ir depurando los mtodos.
El XITO de un
proyecto, depende
ms de la
metodologa de
implantacinque
del propio
software
Proceso metodolgico en la implantacin...

NALISIS Y DISEO
Definicin
del
Proyecto
Presentacin
del
Proyecto
Alcance del
proyecto
Equipo
ProveedorCliente
Calendario
estimativo
Calendario
Final
DESARROLLO DE LA SOLUCIN
Definicin
de
Requisitos
Requisitos
funcionales
Desarrollo
de
adaptaciones
Planificacin
Cadena de
pruebas
(testing)
Infraestructura
tcnica
Configuracin
del
Sistema
Configuracin
realizada
Recepcin y
aceptacin
(desarrollos)
Equipo de
trabajo
Conversin
de
datos
maestros
Validacin de
migracin de
ficheros
maestros
IMPLEMENTACIN
Formacin
Documentacin
de usuarios
(desarrollo
realizados)
Puesta en
explotacin
Aceptacin
final del
sistema
Contrato
de
mantenimiento
Seguimiento
de incidencias
Infraestructura tcnica
Formacin
Gestin del cambio

Factores crticos y
Administracin de Riesgos en
la implantacin
Principales riesgos de una implantacin

Las razones principales de fallos de una implantacin son:
Paquetes de software que no cubren las

necesidades bsicas.
Mala migracin de datos.
Involucracin parcial de la compaa en el

proyecto.
Salida del patrocinador del proyecto.
Capacitacin insuficiente en el sistema y en

nuevos procesos.
Uso ineficiente de los consultores.
Administracin del cambio no ejecutada o de

manera insuficiente.
Medidas para controlar los riesgos de implantacin
Control de procesos y seguridad...
La implantacin de un ERP es relativamente sencilla.
1.
2.
El ERP debe almacenar informacin fija que la compaa necesita para

administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos
estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).
A esta informacin se le agregan
procesos como ordenes de venta,
trabajo, compra, control de
inventario, lista de materiales, etc.

Algunas consideraciones....
Si la informacin
que maneja
la compaa
no es depurada
y los procesos de
negocio no se adecuan
al nuevo modelo de
trabajo
Solo se automatiza informacin

y los procesos no mejoran

Si la informacin
que maneja
la compaa
no es depurada
y los procesos de
al nuevo modelo de
trabajo
Si hay controles y seguridad sobre

Procesos e Informacin

...con la implantacin del ERP,

obtendremos
y los procesos de
Si la informacin
mejoras significativas:
que maneja
la compaa
no es depurada
al nuevo modelo de
trabajo
Mejor servicio a clientes,

Inventario reducido,
Mejoras enyproduccin
Si hay controles
seguridad sobre
Informacin
de calidad
Procesos
e Informacin
Etc.
Reingeniera de Procesos...
1.
No se obtendrn beneficios en la implantacin

si no hay cambio cultural en la
organizacin.
2.
El ERP de habilitar y
establecer nuevos
procesos para la gestin de los negocios.

3.
El ERP debe crear confianza en la informacin

que fluye por los procesos de la organizacin sea
oportuna, veraz y segura.
Administracin de riesgos...
1.
Establecer mecanismos
que administren los riesgos.
2.
Crear un
de control
equipo que permita:
Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.
Que se apoye la reingeniera de procesos
Que se apoye la nueva tecnologa
Administre de forma correcta la gestin del cambio.
ELECCION DEL ERP...

Parmetros que debemos considerar...
Requerimientos resueltos por ERP estndar
Flexibilidad
Coste de la solucin
Experiencias y casos de xito en el sector
Calidad de los distribuidores
Solidez financiera del vendedor
Tecnologa empleada y su estabilidad
Cantidad y perfil de clientes
Inversin en I+D
Capacidad de customizacin
Cantidad de mdulos adaptables
Facilidad de uso
Escalabilidad
ELECCION DEL IMPLANTADOR...

Parmetros que debemos considerar...
Experiencia en el sector
Coste
Conocimiento y experiencia del personal en el producto
Metodologa de implantacin
Presencia global
Proximidad geogrfica
Compromiso en la implantacin
Experiencia en integracin de sistemas
Disponibilidad de recursos
Estabilidad financiera del implanador
Servicio de soporte post-implantacin
Formacin

ROI - Retorno de la inversin
El ROI como concepto...
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada

unidad monetaria invertida durante un perodo
de tiempo.
Formalmente sera el valor actualizado de la

corriente de beneficios generada por la inversin
a lo largo de su vida til; partido por el valor
actual de la inversin realizada.
ROI=(Beneficios/Costes)x100
Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el

beneficio es muy complicado ya que queda
mezclado con multitud de factores.
El mtodo ROI. Perodo de Recuperacin
Cantidad de tiempo en recuperar la

inversin realizada.
Tiene una carencia: no contar con los

intereses del capital.
reas clave para incrementar el ROI

1.
Incremento de la productividad,
reduciendo el tiempo empleado por los
trabajadores para realizar sus tareas, e
incrementando la eficacia de los procesos
de negocio.
2. Reduccin de costes, en la medida en

que la mejora en la eficacia lo permita.
3. Generacin de ingresos.
Se puede abordar negocios que antes
estaban vedados por las limitaciones de las
aplicaciones y la ineficiencia de los
procesos.
Algunos ejemplos prcticos...

Empresa de
Ingeniera
SITUACIN INICIAL
Intensivo en personal y control analtico.
Empresa buscando un ahorro en costes.
Disgregacin de sistemas.
Dobles y triples imputaciones de datos.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Deteccin de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos.
Implantacin de un ERP de fcil uso.
Reduccin de tareas y ahorro de costes de personal.
Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.
Evaluacin de 1 ao en retorno de la inversin.
Algunos ejemplos prcticos...

Empresa venta
y distribucin
de libros
SITUACIN INICIAL
Parado expansin de Delegaciones (imposibilidad de control)
Dobles imputaciones
Decenas de personas dedicadas slo a revisin de duplicaciones.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Deteccin de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
Anlisis del lugar de entrada de datos
ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos.
Implantacin de un ERP.
Organizacin de tareas y mejoras del control
Personal reducido en IT y en los puntos de control.
Imputacin del dato donde se produce.
Posibilidad de continuar la poltica expansiva de la compaa.
Evaluacin de 6 meses en retorno de la inversin.
Proceso tpico
Antes
Medir situacin actual en el caso de existir aplicacin.
Identificar procesos bsicos susceptibles de mejora.
Recoleccin de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Estimar los costes del proyecto
Puedo incrementar la productividad?en qu procesos?
me permitir ahorrar costes?
qu oportunidades de negocio podra abordar?
Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.
Despus
Nmeros resultante tras la inversin (costes finales, beneficios
obtenidos)
Conversin de estos datos en valores monetarios.
Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas,
aumentos de mrgenes respecto a la situacin anterior.
Exposicin basada en la experiencia y

conocimiento acumulado, en ms de 300
proyectos de implantacin de Sistemas de
Gestin Empresarial (ERP)
Ms informacin:
902 119 437
marcom@ibdos.com

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Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Introduccin y concepto - ERP

ROI - Retorno de la inversin

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Introduccin y concepto - ERP

Enterprise Resource Planning (formal)

El ERP es una herramienta que ayuda

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Estructura lgica de un sistema ERP - Funcionalidad

Gestin de cobros (Cartera)

Gestin de Relaciones (MKT+VTAS)

SCM Supply Chain

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Caractersticas principales buscadas en un ERP

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

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1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

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1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa.

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Se establecieron las expectativas

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Se establecieron los procesos de

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Se midieron los resultados

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Se consiguieron ventajas competitivas

Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer

Realizara otra implantacin?

ERP - Enterprise Resource Planning

Costes a considerar en una implantacin

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Distribucin lgica de los Costes Externos

Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)

Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Distribucin lgica de los Costes Internos

LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS

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