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Gua para elaborar un buen plan de compras y

elegir a los suministradores con eficiencia

Un potos de proveedores
Cualquier empresa, no importa lo grande que sea ni el
sector en el que opere, debera considerar que la gestin de
proveedores afecta a sus
resultados. De ah que sea fundamental realizar un buen
plan de compras.
has pensado alguna vez por qu compras a un proveedor y no a otro? Has
calculado cunto dinero le cuesta a tu empresa que no te hayas hecho esa
pregunta? En general, son muy pocas las pymes que tienen elaborado un plan de
compras con el rigor que exige el mercado actual. Esta es la idea principal que
manejan los distintos expertos y empresarios consultados por esta revista. Un
asunto que tambin hemos planteado como tema de debate entre un equipo de
alumnos del curso MBA del Centro de Estudios Financieros (CEF), algunas de cuyas
conclusiones tambin exponemos en este reportaje.
Para conceder a las compras el protagonismo que se merecen, debemos
reflexionar sobre la importancia que stas tienen para nuestra empresa. En primer
lugar, tienen una influencia muy directa en el precio final de nuestros productos o
servicios, ms concretamente en un porcentaje que puede llegar hasta el 60%.
Esto significa que una mnima gestin redundar directamente en nuestra cuenta
de resultados. Pero tambin tienen una influencia determinante sobre la calidad.
Algunos estudios han calculado que el 50% de los problemas que surgen en los
productos o servicios ofertados por las empresas tiene su origen en una falta de
calidad en las compras.
Por ambas razones es inaplazable que te plantees el diseo de una poltica de
gestin de proveedores adecuada.
El plan de compras
Aqu tienes algunos consejos prcticos y sencillos que te permitirn seleccionar y
negociar mejor con tus proveedores.
1. Reflexiona: qu hace falta?

Lo primero y fundamental es realizar un inventario de necesidades. Segn se


explica en el libro Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, no
todas las compras representan retos idnticos. Por eso, debemos saber qu
necesitamos, en qu cantidad, en qu momento y a qu precio.
Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que
se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los ms importantes son
aqullos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan estratgicos. Se
llaman as porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones
como por su precio. Es el caso de los equipos informticos necesarios para el
funcionamiento de una corredura de seguros o las propias plizas que ese tipo de
empresa ofrece.
Por otro lado, hay compras ms especficas y cotidianas que tienen un menor valor
aadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.
Al hacer este anlisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos:
beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos ser la clave de nuestro
xito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de
enfrentarse al siguiente paso.
2. Estudia a los candidatos
Despus de saber qu necesitamos comprar, habr que decidir a quin. Hay
proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la
mejor calidad. O lo que es lo mismo: aqullos que son muy baratos, pero por los
que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aqullos que
son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto.
Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en funcin de la
mayor presencia de una u otra cualidad.
Aunque quizs resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un
conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir
ms all e informarse sobre la situacin del mercado y sobre los proveedores que
lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cmaras de comercio, bases de datos
y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos
nuestros conocidos, clientes, etctera, pueden proporcionarnos la informacin
necesaria para realizar la mejor seleccin.
3. Haz los primeros contactos
Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos
proveedores. No le pida a los candida- tos que vengan a verle. Preferentemente,

acuda usted a sus empresas y obsrvelos, aconseja Charles L. Gay en su libro La


contratacin de bienes y servicios . Ser una buena ocasin para observar su
trabajo en directo y recabar una valiosa informacin.
Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te
consideran importante entre el resto de su clientela y qu tipo de compromisos
puedes esperar de esa empresa.
4. Piensa: dos mejor que uno
El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja mantener siempre ms de un
proveedor para cada producto que se compre. Si l incurre en una rotura de stocks,
por ejemplo, tu empresa evitar no poder cumplir los plazos comprometidos con
los clientes.
Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y
estimular la competencia entre unos y otros. Acostmbrate a realizar pequeas
pruebas con los nuevos proveedores para comprobar cmo funcionan antes de
lanzarte a operaciones importantes. Ello redundar siempre en tu propio beneficio.
5. El tamao te importa, y mucho
Otra conclusin del estudio pone el acento en la relevancia del tamao del
proveedor. Se trata de una cuestin importante para no crear excesivas
dependencias en la adquisicin de determinados productos vitales para el
funcionamiento de una empresa.
Si el proveedor es una compaa ms grande que tu empresa, puede que no le
importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeo quiz no
tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.
6. Implanta un sistema de control
Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto.
Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaa al producto.
Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF
asegura que se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluacin por medio de
herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de clculo en las que se haga
un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos.
Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar
tambin cuestiones como la demora en las entregas, las garantas vinculadas al

producto, el precio, el sistema de comunicacin, la reputacin corporativa del


proveedor, etctera.