Word Teoria PDF

INFORMTICA
CODICE-CENTRO DE OPOSICIONES
C) Monserrate Guilabert Valero, 62
03205 Elche (Alicante)
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WORD
1. PROCESADORES
FUNDAMENTALES:
DE
TEXTOS:
CONCEPTOS
1.1. CONCEPTO.
El trmino procesadores de texto, tambin llamados tratamientos de textos, proviene de la traduccin del trmino
ingles Word Processing que engloba de manera general todos los programas cuyo material en bruto es el texto. Del
software de aplicacin existente, los procesadores de texto constituyen los programas ms difundidos y usados. Se
utilizan para crear, manejar e imprimir todo tipo de documentos como cartas, artculos, informes e incluso libros
completos. El procesador de texto es la herramienta ofimtica ms extendida.
De manera formal, podramos definir a un procesador de textos como: Un programa que permite escribir en el
ordenador, o trabajar con datos ya existentes para realizar operaciones de correccin y formato de documentos de
cualquier tamao y complejidad, para posteriormente imprimirlos.
El ordenador y el procesador de textos, son los sustitutos de la mquina de escribir.
1.2. EVOLUCIN.
Se han atravesado varias fases, que permiten distinguir con claridad entre:
Editores de Texto: Son simplemente programas que aceptan texto del teclado y lo muestran en la pantalla.
No realizan operaciones con formato. Se suelen utilizar por programadores. Ejemplos: EDIT, EDLIN, Write.
Procesadores de textos: El usuario puede escribir texto y realizar con l un gran nmero de operaciones de
correccin, movimiento de bloques, formato de documentos, para despus imprimirlo. Son utilizados por la
mayora de personas en su trabajo. Ejemplos: Wordperfecto, Ami Pro, Word
Programas de Autoedicin: Son el paso ms all de los procesadores de texto. Permiten disear pginas
completas de un peridico o revistas teniendo el texto y algunos grficos como elementos bsicos. Utilizados
por aquellas personas que necesitan capacidades especficas de diseo. Ejemplos: Ventura, PageMaker,
FrameMaker, QuarkXpress..
1.3. PRESTACIONES.
MS Word XP o WinWord como se le conoce en todo el mundo, es un poderoso procesador de textos, que entre sus
principales funciones incorpora el manejo de:
Estilos
Plantillas u hojas modelo
Revisin ortogrfica en lnea
Autocorreccin
Tablas
Dibujos e imgenes
Grficos
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2.- NOVEDADEAS DEL WORD XP

2.1. Novedades del Tratamiento de Textos:
Con la aparicin de Windows 95, Microsoft unific las numeraciones de los tres principales productos Office, que se
llam Office 95. en 1997 apareci Office 97 cuyas novedades ms relevantes eran el Ayudante de Office, el chequeo
de la Gramtica y la posibilidad de guardar los documentos con formato HTML. A mediados de 1999 apareci Office
2000, cuyos componentes principales son Word 2000, Excell 2000, Access 2000 y PowerPoint2000
Word 2002 mantiene una cierta continuidad de estilo con Word 95 y Word 97, pudindose leer los documentos
creados en Word 2002 por los de Office 97 y Office 2000. Sin embargo, no son compatibles con el Office 95 y versiones
anteriores.
Al igual que Word 97 y Word 2000, Word 2002 tambin soporta el formato HTML ofreciendo un modo de
visualizacin especfico para HTML que facilita la labor del usuario al escribir pginas WEB sencillas. Word 2002
puede mezclar en un documento textos, frmulas matemticas, imgenes, grficos, tablas, hojas de clculo, etc, y
mostrar en pantalla una imagen exacta de cmo va aquedar impreso dicho documento. Esto es lo que se llama una
aplicacin WYSIWYG (What You See Is What You Get: Lo que se ve es lo que se obtiene), de esta forma los errores se
detectan de inmediato, permitiendo realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se est
preparando.
MS Word XP tiene la capacidad de intercambiar informacin entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante),
siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo el ambiente Windows y soporten OLE.
La tecnologa OLE (Object Linkng and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) est basada en el concepto de
que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrn ser
editados directamente en la aplicacin contenedora sin la necesidad de abrir la aplicacin que le dio origen. Esta
capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicacin con mltiples objetos sin tener que realizar las
ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando documentos de altsima calidad.
2.2. Etiquetas Inteligentes

Las etiquetas inteligentes aparecen segn se necesiten para proporcionar opciones para completar una tarea
rpidamente. Existen etiquetas inteligentes de opciones de Pegado y de opciones de Autocorreccin. Solamente
colocando el ratn encima del icono de pegado o autocorreccin nos aparecer una flecha, que pinchndola nos
desplegar un submen con las distintas posibilidades de pegado o autocorreccin.
2.3. Paneles de tareas

Este elemento no exista en la versin anterior de Word.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrar informacin diferente segn lo que estemos
haciendo en el momento de abrirlo.
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Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta pgina acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de
tareas que aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos ms tiles para esa situacin: nos muestra
los documentos recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc.
Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas ser diferente y nos mostrar las opciones ms usuales en el
trabajo con imgenes, como puedes ver en la imagen de la derecha.
En la primera lnea del panel de tareas aparecece el ttulo del panel, en este ltimo ejemplo el ttulo es "Insertar
imagen".
Posibilidad de acceder a tareas importantes desde un nico sitio con los paneles de tareas. Realizar bsquedas, abrir
documentos, visualizar el Portapapeles, formatear documentos y presentaciones, descargar plantillas de la Web, y
ms.
El panel aparecer a la derecha de la pantalla sin ocultar ninguna opcin ni barra de herramientas. Todas las tareas
posibles estn vinculadas para un acceso ms rpido (texto en color azul).
En el panel de tareas se podrn observar tambin una amplia lista de plantillas, tareas realizadas anteriormente,
portapapeles
El panel no siempre aparecer, depende de la herramienta a utilizar.
2.4. Etiquetas inteligentes Opciones de Pegado

Permite cambiar el formato de los datos copiados antes de pegarlos en el documento nuevo con las etiquetas (o
fichas) inteligentes de las Opciones de Pegado. Existe la posibilidad de aplicar caractersticas especficas a los datos,
basndose en el contenido.
Solamente colocando el ratn encima del icono de pegado nos aparecer una flecha, que pinchndola nos desplegar
un submen con las distintas posibilidades de pegado.
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2.5. Etiquetas inteligentes Opciones de Autocorreccin

Permite controlar funciones automticas que tengan lugar en aplicaciones de Office. Existe la posibilidad de deshacer
o inhabilitar correcciones automticas, y de acceder al cuadro de dilogo de Opciones de Autocorreccin sin ir al
men de Herramientas.
Solamente colocando el ratn encima del icono de autocorreccin nos aparecer una flecha, que pinchndola nos
desplegar un submen con las distintas posibilidades de autocorreccin.
2.6. Compatibilidad de formato de archivo

La compatibilidad entre Office XP, Office 2000, y Office 97 (a excepcin de Access 97) permite a los usuarios de las
tres versiones compartir documentos de forma transparente. La versin 2002 de Access emplea el formato de archivo
de Access 2000 por defecto.
2.7. Archivo nuevo (Panel de tareas)

Ahora es posible crear un documento nuevo desde otro, crear documentos
desde plantillas almacenadas en la red, y ver una lista de plantillas y
documentos empleados recientemente. Todo ello al mismo tiempo.
2.8. Galera de plantillas de Office(Panel

de tareas)
El nuevo panel de tareas de Documento Nuevo permite acceder directamente
a los cientos de plantillas profesionales disponibles en Internet en la Galera de
Plantillas de Office.
2.9. Recuperacin de documentos

En caso de error en el programa, Microsoft Power Point , Word, Excel, y
Access permiten guardar el archivo en el que se est trabajando al ocurrir el error. Este mtodo tambin permite
abandonar de forma segura un programa que no responde, e iniciar la recuperacin de un documento mientras que
se cierra la aplicacin. El panel de recuperacin de documentos aparecer a la izquierda de la pantalla sin ocultar
nada.
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2.10. Auto Recuperacin

La recuperacin automtica, incluida en Word, Excel, PowerPoint, y Publisher, permite determinar cada cunto
tiempo se guarda el archivo. Si tiene lugar un error, descarte el archivo recuperado, gurdelo en lugar del original. Se
accede desde el cuadro de dilogo Herramientas, Opciones.
2.11. Reparar y extraer

Esta sofisticada caracterstica de recuperacin aparece automticamente en Word y Excel cuando tiene lugar un error
o un documento no se carga adecuadamente. Tambin es accesible desde el cuadro de dilogo de Abrir Archivo.
2.12. Opcin Multi-Seleccin
Con la opcin Multi-Seleccin de Microsoft Word XP puedes ahorrar tiempo en darle formato a tu documento.
o Selecciona una parte del texto en tu documento.
o
Mantn
presionada
la
tecla
CTRL
y
selecciona
otra
parte
del
documento.
o Aplica un formato a ambas secciones al mismo tiempo.
2.13. Comandos de Voz y Dictado.

Adems de utilizar el teclado y el ratn, ahora puede seleccionar elementos de mens, barras de herramientas y
cuadros de dilogos, con la voz. Tambin puede dictar texto. Estas caractersticas estn disponibles en las versiones
Microsoft en chino simplificado, ingls (EEUU), y japons, y exige algunos requisitos de hardware especiales.
2.14. Compatibilidad para Escritura a Mano.

Puede utilizar el reconocimiento de escritura a mano para escribir texto en un documento office. Puede escribir
utilizando un dispositivo de entrada de escritura a mano (como una tableta de grficos o un tablet PC) o puede
escribir con el Ratn. La escritura natural se convierte a caracteres tipogrficos. En Word y Microsoft Outlook, puede
elegir dejar el texto en la forma manuscrita.
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3.- ARRANCAR WORD XP

Hay varias formas de arrancar Word.
Desde el botn Inicio:

Desde el icono de Word, que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o
en el men Inicio
Para ello hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men como el de la parte izquierda de la imagen
inferior , y al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador como vemos en la parte derecha de la imagen inferior, buscar Microsoft Word y
hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Enviar a, y en la ventana que se
abrir elegir Escritorio (crear acceso directo).
Arranque automtico al iniciar Windows. Si queremos que cada vez que encendamos el ordenador tambin
se arranque Word hay que repetir los pasos anteriores para crear un acceso directo pero ahora este acceso
directo debemos arrastrarlo a la carpeta Inicio, para ello abriremos el Explorador de Windows y para
Windows98, nos colocaremos en C:\Windows\Men Inicio\Programas\Inicio y arrastraremos el acceso directo
a esta carpeta. La prxima vez que arranquemos el ordenador tambin se arrancar Word. Para Windows XP
la carpeta est en C:\Documents and Settings\usuario-xxx\Men Inicio\Programas\Inicio
Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows
Desde la barra de tareas: arrastrar el icono hasta la barra de tareas.
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4.- LA VENTANA DE WORD

4.1. Elementos de la ventana de Microsoft Word
Al iniciar Word se abre la ventana de la aplicacin con un nuevo documento en blanco. El aspecto de la ventana es el
siguiente:
Los elementos que encontremos en la ventana de Word pueden variar dependiendo de cmo tengamos configurada
la aplicacin. La mayora de los elementos que aparecen en la ventana se pueden controlar desde el men Ver. Los
principales elementos que podemos encontrar en la ventana de Word son los siguientes:
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los
hemos sealado con una flecha roja.
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4.1.1 Reglas
En la ventana de Word vamos a encontrar dos reglas, la regla horizontal y la regla vertical. La ms importante y a la
vez ms til es la regla horizontal.
La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangras para los prrafos seleccionados, modificar el tamao
de las columnas de una tabla, ajustar el ancho de las columnas de estilo periodstico, etc. En la vista Diseo de
impresin o en Presentacin preliminar, podemos utilizar las reglas horizontal y vertical para modificar los mrgenes
de la pgina y colocar diversos elementos en ella como sangras y tabulaciones.
Permite al usuario comprobar los centmetros de pgina disponible. Las zonas grises representan los mrgenes de
una pgina. Si no est visible se puede activar con el men Regla| Ver. Podemos mostrar u ocultar las reglas,
utilizando el comando Ver > Regla.
La regla horizontal siempre se muestra en la parte superior de la ventana del documento.
La regla vertical slo se muestra en la vista Diseo de pgina o Presentacin preliminar.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible
cambiar las sangras y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los mens.
Las sangras se pueden modificar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha.
Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra francesa. El tringulo de la
derecha marca la sangra de la derecha.
Para modificar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la zona izquierda de la
regla:
Al pinchar sobre el cuadrado se movern los dos tringulos tambin.

La sangra en primera lnea: el tringulo que se debe desplazar es el superior. La primera lnea empezar
en el punto que se marque con el tringulo superior, el resto de las lneas empezarn donde est situado
el tringulo inferior izquierdo.
La sangra francesa: para dar a un prrafo una sangra francesa se modifica el tringulo inferior
izquierdo de la regla.
La primera lnea del prrafo empezar donde marca el tringulo superior izquierdo, el resto de las lneas donde
marca el tringulo inferior izquierdo.
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4.1.2. Barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen botones que nos permiten tener un acceso rpido a los comandos ms
utilizados. Podemos controlar las barras de herramientas que se muestran en la pantalla con el comando Ver > Barras
de herramientas
Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden
visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.
4.1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas

En el men Ver|Barra de herramientas aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles, las activas
tienen una a la izquierda. Sealando con el ratn se pueden activar o desactivar las que interesen. Normalmente
estarn activadas nicamente las barras de herramientas de Estndar y Formato.
Barra de Formato y Estndar comparten o no una fila
Las barras de herramientas ms utilizadas y que siempre suelen estar presentes en la pantalla son la barra Estndar y
la barra Formato.
La barra de herramientas Estndar contiene botones que nos permiten crear un nuevo documento en
blanco, abrir un documento, guardar, imprimir, vista previa, corrector ortogrfico, cortar, copiar,
pegar, etc.
La barra de herramientas Formato contiene botones que nos permiten seleccionar un estilo, tipo de
fuente, tamao, negrita, cursiva, subrayado, alineacin del texto, numeracin y vietas, aumentar y
disminuir sangra, bordes, color de relleno, color del texto, etc
Podemos elegir entre que las barras de Formato y estndar compartan una sola lnea, como vemos aqu,
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o que cada una ocupe una lnea como vemos en esta otra imagen
La opcin inicial es que compartan una fila, no obstante, si

decidimos cambiarlo , no tenemos ms que ir al men
Herramientas, Personalizar carpeta, Opciones y se abrir la
siguiente pantalla en la que deberemos desactivar la casilla Las
barras de Formato y Estndar comparten una fila.
Si las barras de Formato y Estndar comparten una fila podemos
repartir la fila como ms nos guste. Dar ms espacio a la barra
Estndar o a la de Formato o el mismo a ambas. Basta colocar el
cursor donde empieza la barra de Formato y cuando tome la forma
de una cruz con puntas de flecha, arrastrar a derecha o izquierda.
Automticamente se irn reajustando los botones.
Agregar y quitar botones
Para ver los botones que permanecen ocultos por falta de espacio
hacer clic en este icono que est al final de cada barra.
Se abrir una ventana, como la que vemos en la imagen, con el resto
de los botones de la barra.
Hacer clic en el botn que se quiera utilizar. Al utilizar un nuevo

botn, este se aade a la parte visible de la barra.
Para quitar un botn de la parte visible de la barra mantener
pulsada la tecla ALT mientras se arrastra el botn fuera de la barra.
Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o
quitar botones y aparecer una lista como la que vemos a
continuacin, marcar o desmarcar el botn que queramos agregar o
quitar
de
la
barra.
Tambin se pueden agregar botones a las barras desde el men
Herramientas, Personalizar carpeta, Comandos. Se abrir un
cuadro de dilogo en el que podemos, para cada categora, arrastrar
los botones a las barras.
La opcin que aparece en ltimo lugar nos permite Restablecer
barra de herramientas, y dejarla como en la instalacin inicial
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4.1.2.2 Barra de estado

La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de informacin
muy til: la pgina en la que est situado el cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo; la
posicin del cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc. Nos muestra diversa informacin
acerca del documento activo o de la tarea en curso.
La barra de estado se muestra en pantalla de forma predeterminada. Para ocultarla, debemos utilizar el comando
Herramientas > Opciones, seleccionamos la ficha Ver y desactivamos la casilla de verificacin Barra de estado.
La informacin que aparece en la barra de estado depende de la tarea que estemos realizando en cada momento. La
barra de estado muestra una breve descripcin del comando o del botn de barra de herramientas seleccionado. Si
seleccionamos un comando que tarda algn tiempo en ejecutarse, por ejemplo, guardar un documento, la barra de
estado muestra un mensaje para indicarnos que la operacin se est realizando.
La barra de estado muestra informacin acerca del texto visible en la pantalla e indica tambin si determinados
modos de trabajo estn activos, por ejemplo, sobreescritura.
4.1.3 Los caracteres invisibles

Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio sealado mediante
un punto, los prrafos acaban con un smbolo , y los tabuladores con una flecha.
Estos son marcas que luego no se imprimirn y que tienen como funcin indicar los espacios, saltos de prrafo,
tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incmodas son de una
gran
utilidad
para
llevar
un
correcto
control
del
formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su presentacin al empezar a trabajar.
Para ello se presiona el botn
de la barra de herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn.
4.1.4 Vistas de trabajo y de presentacin del documento en la pantalla

Word presenta seis vistas de trabajo y de presentacin de los documentos: Normal,
Diseo Web, Diseo de impresin, Esquema, Documento maestro y Presentacin
preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el men Ver o desde la solapa
de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la
Presentacin preliminar que se activa desde el men Archivo o desde el botn
barra de herramientas Estndar.
de la
Cuando cambiamos de presentacin, el punto de insercin siempre permanece

en la misma posicin en el documento.
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Tambin podemos acercar una parte del documento con la funcin de zoom para tener una visin ms
detallada. Si deseamos ver en pantalla nicamente el documento (sin reglas, barras de herramientas ni
otros elementos), utilizaremos la funcin de pantalla completa. Si deseamos ver diferentes partes de un
mismo documento, podemos dividir la ventana con el comando Ventana > Dividir.
Para cambiar la vista del documento debemos acceder al men Ver. En este men vamos a encontrar los
comandos para cambiar de una vista a otra.
Tambin podemos utilizar los botones que vamos a encontrar a la izquierda de la barra de desplazamiento
horizontal.
4.1.4.1. Vista normal

Para seleccionar esta vista se utiliza el botn
de la esquina inferior izquierda de la ventana.
Podemos utilizar la vista Normal para escribir, modificar y aplicar formato al texto. La vista Normal muestra el
formato del texto pero simplifica el diseo de la pgina, de forma que se puede escribir y modificar rpidamente.
La Vista Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen las notas al pie,
grficos, pies de pgina o encabezados que se muestran en ventanas independientes. Es la vista predeterminada.
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4.1.4.2 Vista Diseo de impresin

Esta vista presenta el documento ya encajado en las pginas tal y como luego se imprimir, con las notas, grficos,
los encabezados y los pies de pgina. Resulta ms claro trabajar con l que con el modo Normal. Pero tiene el
inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las
pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.
Si deseamos escribir y modificar texto en esta vista, podemos aumentar el espacio de pantalla ocultando el espacio en
blanco de la parte inferior y superior de la pgina.
Situando el puntero del ratn en el espacio de separacin entre dos pginas, el puntero cambia su forma por la que se
muestra a continuacin.
Entonces hacemos clic con el botn izquierdo del ratn y desaparecer el espacio en blanco que quedar entre
pginas, as como los encabezados y pies de pgina.
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4.1.4.3. Vista Esquema

La Vista Esquema permite organizar el documento mediante ttulos, subttulos, secciones, etc. de un modo muy
sencillo.
En la vista esquema podemos contraer un documento para ver exclusivamente los ttulos principales o expandirlo
para ver el documento completo. En esta presentacin es ms fcil desplazarse o mover texto hasta una posicin
bastante alejada o cambiar la jerarqua de los temas.
Cuando trabajamos en la vista esquema no aparecen los lmites de pgina, los encabezados y pies de pgina, los
grficos y los fondos.
La vista esquema tambin facilita el trabajo con documentos maestros.
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4.1.4.4. La Presentacin preliminar

La Presentacin preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseo de pgina
muestra varias pginas del documento con lo que es posible tener una visin general de la apariencia del trabajo. Se
suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se ver ms en
detalle en la seccin del manual dedicada a la impresin.
En la
vista preliminar podemos ver saltos de pgina, texto oculto y marcas de agua. Desde esta presentacin, puedes ver
una o varias pginas al mismo tiempo, acercar o alejar la presentacin con el zoom, ajustar los mrgenes, etc. Desde
la vista preliminar tambin es posible modificar el documento o cambiar su formato antes de imprimirlo.
que aparece en la barra de
Para modificar el documento desde la vista preliminar debemos pinchar el botn
herramientas de vista preliminar.
Para pasar al modo de vista preliminar debemos seleccionar el comando Archivo > Vista preliminar. Tambin
podemos activar la vista preliminar con el botn
de la barra de herramientas Estndar.
Para ver el documento desde la Presentacin Preliminar se debe utilizar el botn

Preliminar.
o el men Archivo|Vista
4.1.4.5.Mapa del documento

El Mapa del documento es un panel independiente que muestra una lista de ttulos del documento. Podemos
utilizarlo para desplazarnos rpidamente por el documento y conocer en todo momento la posicin de un texto
dentro de ste.
Cuando hacemos clic sobre un ttulo del Mapa del documento, Word salta al ttulo correspondiente en el documento,
lo muestra en la parte superior de la ventana y lo resalta en el Mapa del documento.
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Para mostrar/ocultar el Mapa del documento debemos utilizar el comando Ver > Mapa del documento. Tambin
podemos mostrar/ocultar el Mapa del documento con el botn
Estndar.
que se encuentra en la barra de herramientas
4.1,4.6. Vista Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como si se estuviera
viendo en .Internet con un navegador como Explorer o Netscape. Podemos utilizar la vista Diseo Web cuando
estemos creando una pgina Web o un documento para ver en pantalla. En la vista Diseo Web, podemos ver
fondos, el texto se ajusta a la ventana y los grficos se colocan del mismo modo que en un navegador Web
4.1.4.7. Pantalla completa. En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. de forma que el
documento ocupa toda la pantalla. Slo aparece un pequeo recuadro "Cerrar pantalla completa" para poder volver a
pantalla normal. barras de herramientas y barras de desplazamiento. De esta manera podemos ver mayor porcentaje
del documento. Si queremos utilizar los comandos del men mientras trabajamos en modo Pantalla completa,
debemos situar el puntero del ratn en la parte superior de la pantalla y aparecer la barra de mens.
Para pasar al modo de Pantalla completa debemos seleccionar el comando Ver > Pantalla completa. Para desactivar
este modo de trabajo debemos pinchar el botn Cerrar la pantalla completa, que encontramos en la barra de
herramientas Pantalla completa, o bien pulsar la tecla Escape (Esc).
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4.1.4.8. Ver varios documentos a la vez.

El men Ventana es til cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con
todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el
documento activo, esto mismo tambin se puede conseguir con la tecla Tabulacin o
haciendo clic en el icono de la barra de tareas de Windows. El men Ventana tambin
permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, As
como ver un mismo documento en dos ventanas independientes.
Organizar todo, si abrimos dos, o ms documentos y utilizamos este comando, veremos
como aparecen dos o ms ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las
ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo de color ms oscuro. Para hacer
que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la
ventana.
Podemos variar el tamao y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las esquinas de
las ventanas y, cuando ste cambie de forma, arrastrarlo a la posicin elegida. A continuacin se muestran una
forma de organizar las ventanas en horizontal.
Dividir, si utilizamos este comando , del men Ventana, aparecer una lnea horizontal con una doble flecha, para
que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.
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4.1.5. Ayuda
Word:
de
Para activar la Ayuda de Word

podemos hacer clic en el
interrogante de la barra de
mens. Veremos este men en el
que podemos elegir entre varias
formas de obtener ayuda:
1)
Men de Ayuda de Microsoft Word. Tambin se accede al pulsar F1. Se nos mostrar un pantalla en la que
veremos estas tres fichas:
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1. Contenido. Nos muestra una tabla de contenidos para ver los temas de ayuda. Haciendo clic en el smbolo +
que aparece delante de cada tema podemos ver los puntos de que consta ese tema. Al hacer clic en un punto,
se nos muestra la explicacin en la parte derecha de la pantalla.
2. Asistente para ayuda. Nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. Nos presentar los puntos
relacionados con la pregunta que acabamos de hacer para que elijamos uno de ellos.
3. Indice. Al escribir una palabra clave nos muestra los temas relacionados.
b) Mostrar/Ocultar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando
detecta que necesitamos ayuda. Por ejemplo si ve que vamos a escribir una carta nos
ofrecer ayuda para ello
Hacer clic en Opciones para configurar cuando queremos que nos muestra ayuda de
forma automtica.Tambin podemos hacer preguntas en lenguaje natural y hacer clic en
el botn Buscar. Entonces nos mostrar los temas encontrados y al elegir uno de ellos
entraremos en la misma pantalla con tres fichas del punto anterior.
Personalmente creo que es mejor ocultar el ayudante de Office y utilizar el men de
ayuda, ya que en algunas ocasiones el ayudante nos puede despistar un poco con sus
sugerencias, no siempre acertadas.
c) Utilizar Que es esto?
El cursor se convierte en una flecha con una
interrogacin y al colocarlo
sobre un elemento de la pantalla nos da
una explicacin sobre la
funcin de ese elemento. Por ejemplo al
colocarlo en el icono Pegar nos muestra esta explicacin
d) Office en el Web. Nos conecta a la ayuda para Office en Internet.
e) Activar producto. Al adquirir Word2002 disponemos de 30 dias para activar el producto, si no lo hacemos el
programa se bloquear y dejar de funcionar.
f) Acerca de Microsoft Word. Aqu se nos muestra informacin sobre Word2002, como, por ejemplo, la versin del
programa, el usuario autorizado, el identificador del producto, etc.
g) Detectar y reparar. Intenta solucionar problemas de la instalacin de Word automticamente. Esta opcin no se
muestra inicialmente en el men, pulsa en las fechas del final del men para verla.
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5.
CREACIN DE DOCUMENTOS.
5.1.
CREAR UN DOCUMENTO:
Para utilizar las plantillas (plantilla: archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a
elementos como el estilo y el diseo de pgina de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word
pueden dar forma a un nico documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web), los
asistentes (asistente: mdulo de Word que realiza preguntas y, a continuacin, crea un elemento, como un formulario
o una pgina Web, segn sus respuestas), y los documentos existentes como punto de partida, se pueden seguir uno
de los siguientes procedimientos:
5.1.1. Desde una plantilla o un asistente:

En el men Archivo, clic en Nuevo.
En el Panel de tareas Nuevo Documento, en Nuevo desde
plantilla, hacer clic en Plantillas Generales. Hacer clic en la ficha
correspondiente al tipo de documento que desee crear y, a
continuacin, hacer doble clic en el icono de la plantilla o del
asistente que desee.
Aparece entonces una ventana en la que podemos elegir,
agrupados por temas, entre una gran variedad de asistentes y
plantillas para elaborar diversos tipos de documentos.
Asistentes: Un asistente es una herramienta que nos ayuda paso a paso en la creacin de un
documento. Es la manera ms fcil de crear un documento. Word dispone de asistentes para crear
cartas, currculos, circulares y otros tipos frecuentes de documentos.
Plantillas: Una plantilla es un modelo para documentos de cierto tipo, tales como cartas, circulares o
informes. Una plantilla es un modelo para documentos de cierto tipo, tales como cartas, circulares o
informes.
o
o
5.1.2. Desde una copia de un documento existente.

En el men Archivo, hacer clic en Nuevo.
En el panel de tareas, Nuevo Documento, en Nuevo desde documento existente, hacer clic en Elegir
Documento. Hacer clic en el documento del que desee crear un nuevo documento. Si desea abrir un
documento guardado en una carpeta diferente, busque y abra la carpeta.
o Hacer clic en Crear Nuevo.
Este documento se crea en la carpeta que contiene el documento original.
o
o
5.1.3. Desde un documento en blanco.

Al iniciar Word, aparece un nuevo documento en blanco llamado Documento1. Paranempezar a trabajar, basta con
empezar a escribir. Podemos crear un nuevo documento en blanco en cualquier momento haciendo clic en el botn
Nuevo
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5.2 CREAR UNA CARTA:

En el men Archivo, haga clic en Nuevo.
En el panel de tareas, Nuevo documento, en Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en Plantillas Generales.
o Haga clic en ficha Cartas y Faxes.
o Haga doble clic en Asistentes para cartas.
Si este asistente no aparece en el cuadro de dilogo Plantillas, es posible que necesite instalarlo. Seguir las
instrucciones del Asistente para cartas.
5.3. GUARDAR:
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios
cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o
del sistema.
5.3.1. Guardar la primera vez

Para guardar un documento recin creado se puede elegir el men Archivo|Guardar o pulsar el botn
de la
barra de herramientas Estndar. Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se est
empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones:
Telf.: 965 44 22 13
Lo primero que se debe seleccionar es dnde se guarda el documento. Con el men desplegable de Guardar en: se
selecciona
la
unidad
y
dentro
de
ella
la
carpeta
que
contendr
el
documento.
En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la unidad o carpeta seleccionada. Si
se
hace
doble
clic
sobre
una
carpeta
aparecer
el
contenido
de
la
misma.
Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente paso es escribir el nombre del
archivo en el recuadro Nombre del archivo.
Telf.: 965 44 22 13
Es muy importante fijarse dnde se guarda el archivo y con qu nombre, si no despus resulta imposible encontrar el
archivo.
Tambin se puede guardar el archivo como un documento de word, o como un documento de Word de la versin
anterior, como un documento de slo texto... Todo depende de lo que ponga en el recuadro Guardar como tipo:
El men que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la barra de desplazamiento.
Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botn Guardar.
5.3.2. Guardar los cambios

Despus de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a medida que se
el documento volver a guardarse en la misma unidad
efectan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botn
que la primera vez y con el mismo nombre. No aparecer ninguna ventana.
5.3.3. Guardar como

La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere guardar el documento:
Con otro nombre, para hacer una copia.
En otra unidad o en otra carpeta.
Como otro tipo de archivo.
Al elegir esta opcin se abrir la ventana de Guardar Como:
Desde esta ventana se puede modificar la unidad de almacenamiento, el nombre del archivo y guardarlo como Word
6.0 o 95.
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5.4. ABRIR:
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono
Abrir, aparecer una ventana similar a la que vemos aqu.
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre l (veremos
como su nombre cambia de color) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento
es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos
que estn dentro de la carpeta que aparece en el
campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay
documentos pero tambin puede haber otras
carpetas, las carpetas se reconocen porque
tienen delante un icono amarillo.
Para
abrir
un
documento
se
utiliza
la
herramienta
. Al hacer clic sobre ella se
abrir esta ventana:
Lo primero que se debe hacer es buscar la
unidad en la que est almacenado el
documento. Dentro de la unidad, en qu
carpeta. Si el documento no aparece es importante asegurarse que se est buscando el tipo correcto de archivo; si no
se recuerda de que tipo de archivo se trata se puede escoger la opcin Todos los archivos:
De esta forma sern visibles todos los archivos que puede abrir este programa.
Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como esta. En la Unidad 1 veremos todos sus componentes; ahora
nos vamos a fijar slo en algunas cosas.
En la parte superior est, en color azul, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que
estamos trabajando. Como hemos arrancado Word sin decirle sobre qu documento queremos trabajar, nos abre un
documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos
el nombre.
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Si aparece el dibujo de un clip con ojos (el ayudante del Office) que te ofrece ayuda, haz clic donde dice "Cerrar",
para que desaparezca, ya que, de momento, no lo vamos a necesitar.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders a corregir los pequeos errores y a
desplazarte por el documento.
Ms abajo tienes el ejercicio "Crear un documento" donde est todo explicado paso a paso.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea, observars
como salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado
de la imagen se llama "ent"). Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando
segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra
que tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma
cuando est
dentro del rea de texto y esta otra

cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas
que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta
que indica dnde acaba
el documento.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin, mueves el
punto de insercin. Cuando cometes un error, y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que
retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como "bksp" en la imagen,
aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda)
Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla con la
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flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar donde est el error;
entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error, mueve el
ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers como el punto de
insercin se desplaza justo
a esa
posicin y entonces
ya
puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (del o Supr) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin.
5.5. CERRAR:
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar
superior derecha de la pantalla o en el men Archivo elegir Salir.
Nota:
o
Guardar con Teclado: ctrl. + G.
Abrir un documento: Presionamos simultneamente <ctrl> + <A> <ctrl> + <F12>
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de la esquina
6. EDICIN BSICA
6.1. Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer
paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando
estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para
colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el
documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la parte superior del rea de trabajo:
es el llamado punto de insercin que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea
horizontal que aparece al final del texto escrito es la gua de escritura que indica el lmite inferior del documento.
Para mover el punto de insercin para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el ratn all donde se quiera
empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en medio del texto, la flecha
forma de
se transforma en un cursor con
. Tambin se pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin
una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.
o
, que es
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de
insercin se colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una
posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una
lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la
lnea.
Combinacin de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda
Crtl + flecha izquierda
Una palabra a la derecha
Crtl + flecha derecha
Un prrafo arriba
Crtl + flecha arriba
Un prrafo abajo
Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que
no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor
mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros.
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Combinacin de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una pgina adelante
Crtl + AvPg.
Una pgina atrs
Crtl + RePg.
Al principio del documento
Crtl + Inicio
Al final del documento
Crtl + Fin
Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma
grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento
y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de
insercin.
Podemos
desplazarnos
de
las
siguientes
formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una
pantalla hacia arriba/debajo del documento
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo
movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la
mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte
superior/inferior
nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos
pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de
desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos
seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble
flecha
o
o
o
superior/inferior
nos
desplazaremos
una
pgina
arriba/abajo.
podemos cambiar el objeto pgina por otros,

Haciendo clic en el botn central del crculo
como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Comando Ir a: el comando Edicin > Ir a desplaza el punto de insercin a la pgina que
indiquemos.
Word registra las tres ltimas posiciones en las que se ha situado el punto de insercin. Es posible
retroceder a una posicin anterior con la combinacin de teclas Mays + F5.
Mapa del documento. En el men Ver tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una
especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos
desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver
con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la
derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms
ancho de lo que cabe en una pantalla.
En Ms Word Xp aparece una herramienta de movimiento rpido en la Barra de desplazamiento vertical como
se ilustra en la siguiente figura, esta herramienta sirve para seleccionar un elemento de bsqueda y de este
modo poder recorrer el documento saltado de un registro a otro en diferentes categoras.
Al dar clic sobre el botn central de esta herramienta, se despliega el recuadro que permite elegir como se
quiere analizar el documento, dando la opcin Examinar por como se ilustra a continuacin.
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o Caracteres no imprimibles
Los caracteres no imprimibles son smbolos que se ven en pantalla para reflejar en donde existen espacios,
cambios de prrafo, tabuladores y otro tipo de marcas de referencia en el manejo del texto. Estos caracteres no se
imprimen, son slo para referencia en pantalla. Con el botn
(este botn se llama cdigo de control), de la
barra de herramientas se pueden mostrar/ocultar estos caracteres. A continuacin aparecen algunos de los
caracteres no imprimibles.
Carcter no Imprimible
Cambio de prrafo
Espacio
Tabulador
o Modo de insercin y modo de sobreescritura
En MS Word XP se tienen dos modos de escritura: el modo de insercin y el modo de sobreescritura.
El modo de insercin (Insert): nos permite que al escribir no cambiemos el texto ya escrito por el que
vamos escribiendo, permite intercalar los caracteres que escribimos en el texto.
El de sobreescritura (SOB): por el contrario, rescribe el texto.
Al iniciar el MS Word 97, ste est en modo de insercin. Para cambiarlo a modo sobreescritura, o
desactivarlo, se presiona la tecla <Insert> o se ejecuta un doble-clic en la barra de estado donde dice SOB
(sobreescritura), apareciendo en negrita la palabra SOB en la barra de estado, al desactivarla desaparece.
Repetir texto escrito previamente: Word mantiene un registro del texto que vamos escribiendo. Con el comando
Edicin > Repetir escritura podemos volver a introducir un texto que hayamos escrito previamente
5.2. Seleccionar Texto
Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto hay que indicar a Word sobre qu elemento se quiere que lo haga.
As, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese
formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto: se
pone en negativo, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco.
A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.) se
aplicar nicamente sobre el texto seleccionado.
Si nos equivocamos al seleccionar texto podemos hacer clic en cualquier otra parte del documento y comenzar de
nuevo.
Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado.
o Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos:
Telf.: 965 44 22 13
o
o
Arrastrar: Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botn del ratn,
arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.
Cliqueando:
En general, podemos seleccionar cualquier cantidad de texto en un documento, haciendo un
clic con el botn izquierdo en el punto donde queramos comenzar la seleccin y arrastrando
el ratn hasta el punto donde queramos finalizarla.
Otras opciones de seleccin de texto utilizando el ratn son las siguientes:
Una palabra: doble clic sobre la palabra.
Una lnea de texto: movemos el puntero a la izquierda de la lnea hasta que la
flecha se oriente hacia la derecha y hacemos un clic.
Una frase: manteniendo pulsada la tecla Control, hacemos un clic en cualquier
parte de la frase.
Un prrafo: movemos el puntero a la izquierda del prrafo hasta que la flecha se
oriente a la derecha y hacemos doble clic. Tambin podemos hacer tres veces clic en
cualquier parte del prrafo.
Un bloque grande de texto: hacemos clic al comienzo del texto que queremos
seleccionar, a continuacin nos desplazamos hasta el final del texto a seleccionar y,
manteniendo presionada la tecla Mays, hacemos un clic.
Un bloque vertical de texto: arrastramos sobre el texto manteniendo pulsada la
tecla Alt.
Un documento completo: movemos el puntero a la izquierda del texto (en
cualquier parte del documento)
o Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico
quedar enmarcado por un recuadro negro
Teclado Para hacer una seleccin con el teclado se utilizan las mismas teclas que para el movimiento del
punto de insercin, pero aadiendo la tecla <Mays>.
Para seleccionar
Presione las teclas
Un carcter a la derecha
Mays. + flecha derecha
Un carcter a la izquierda
Mays. + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Mays.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Mays.+ flecha izquierda
Hasta el final de la lnea.
Mays. + Fin
Hasta el principio de la lnea.
Mays. + Inicio
Una lnea abajo
Mays. + flecha abajo
Una lnea arriba
Mays. + flecha arriba
Hasta el final del prrafo
Ctrl + Mays. + flecha abajo
Hasta el principio del prrafo
Ctrl + Mays. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Mays. + AvPg
Una pantalla arriba
Mays. + RePg
Hasta el final del documento

o
Ctrl + E
SELECCIONAR TEXTO NO CONTINUO: Para seleccionar bloques de texto no contiguos, debemos realizar los
siguientes pasos:
Seleccionamos el primer bloque de texto, por ejemplo, un prrafo o una frase.
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Mantenemos pulsada la tecla Control.

Seleccionamos el resto de bloques de texto.
Para borrar y corregir, sin seleccionar previamente ( en cuyo caso sera Supr) el texto se hace uso de dos teclas
bsicamente. La tecla <Supr> y <Retroceso>. Ambas teclas tiene la funcin de borrado, pero la primera borra el texto
hacia delante y la segunda lo borra hacia atrs.
Texto original:
Esto es una pru I eba.
Usando <Supr>:
Esto es una pru I ba.
Usando <Retroceso>: Esto es una pr I eba.
** El smbolo I es la posicin del cursor.
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar
previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Presione las teclas
Un carcter a la izquierda
Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda
Ctrl + Retroceso
Un carcter a la derecha
Supr
Una palabra a la derecha
Crtl + Supr
TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera
letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en
su lugar la palabra correcta.
5.4. Funciones de Edicin
Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten
copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar
trozos de texto de un lugar a otro.
5.4.1. Copiar, Cortar o Pegar:
Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar informacin en forma transparente entre una y
otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los mens que se pueden encontrar en la mayora de las aplicaciones
de Windows es el men Edicin que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.
Al realizar la operacin Cortar o Copiar la informacin se coloca en un rea de memoria llamada el Portapapeles.
Cuando existe informacin en el Portapapeles, sta est disponible para cualquier aplicacin de Windows. Adems,
cuando se tiene informacin en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de
informacin sea (texto, grficas, dibujos, etc.). La accin Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a
colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas
veces sea necesario. La informacin que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las
operaciones Cortar o Copiar nuevamente.
o
o
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar. La accin Copiar coloca la
informacin en el Portapapeles y no borra el original.
Cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. El comando
Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la opcin ideal para
mover la informacin a un nuevo destino
Se pueden utilizar varios mtodos.
Telf.: 965 44 22 13
Mediante el ratn y los iconos del men de herramientas: Seleccionar el elemento ( carcter, palabra,
prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar,
,colocar el cursor en el punto de
destino y hacer clic en el icono pegar.

o
Mediante men: Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men Edicin, elegir la opcin copiar o
cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir pegar del men edicin.
Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos:
1) Normal. Seleccionar con

doble clic, presionar el botn
derecho, elegir copiar o cortar, en
el men contextual
ir a la posicin donde vamos a

copiar o pegar, presionar botn
derecho y elegir pegar.
2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado
debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la
opcin copiar aqu.
o
Slo con el teclado:. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY +
Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C (cortar con Ctrl + X). Y por ltimo, ir a
la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.
Men rpido: Estas mismas acciones se pueden realizar con un men rpido, que aparece presionando el botn
secundario del ratn sobre la seleccin que se desea cortar, copiar o pegar, y tambin aparece presionando las
teclas <Mays> + <F10>.
Opciones de Pegado: Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo
copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en
estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin
embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que
desentonara en el lugar donde lo vamos a pegar. Para solucionar esto existen las
Opciones de pegado. Cmo se usan estas opciones? Cada vez que pegamos
aparece un pequeo icono Pegar
al lado de la palabra que acabamos de pegar.
Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.
o
Conservar formato de origen. Es la opcin por defecto, pega tal y como se copi.
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o
o
Hacer coincidir formato de destino. Hace que lo que se pega tome el formato del lugar donde se
pega. Por ejemplo, si estamos pegando en medio de un texto que est en estilo cursiva, lo que
peguemos pasar tambin a tener estilo cursiva.
Conservar slo texto. Hace que lo que se pega quede sin el formato original. Por ejemplo, si lo que
pegamos estaba en estilo negrita, quedar pegado en estilo normal.
Aplicar estilo o formato... Hace que se abra el panel de Estilos y formatos, para que podamos aplicarle
un estilo o formato a lo que acabamos de pegar.
Pegado especial
Adems de Pegar utilizado en forma tradicional,
se puede realizar la operacin de Pegado especial,
Esta vincula el contenido del Portapapeles a la
aplicacin donde fue creada, de manera que si
cambia la informacin en la aplicacin de origen
cambia tambin en el destino. Para hacer un
pegado especial, una vez que ha sido copiada o
cortada la informacin, se selecciona del men
Edicin el comando Pegado especial. Aparece la
siguiente caja de dilogo:
Esta opcin permite Pegar con vnculo. Crea una
liga con el contenido del Portapapeles a la
aplicacin donde fue creada, de manera que si cambia la informacin en la aplicacin de origen cambia tambin en el
destino, sin importar si fue creada con MS Word XP o con otra aplicacin.
Para realizar un vnculo es necesario que la aplicacin donde se cre permita que existan stos. Adems, se debe
guardar el archivo que contiene la informacin que se est vinculando, para que si se modifica el archivo origen se
puedan actualizar los cambios en el destino.
Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar con vnculo de la caja de dilogo y definir como se har ste:
Objeto: Una representacin grfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de
contenido del Portapapeles.
Texto Formateado (RTF): El texto con el formato asignado.
Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato.
Imagen: Una representacin grfica de informacin como un Windows metafile.
Bitmap: Una representacin grfica usada para dibujos de otras aplicaciones como Paint.
Una vez establecida el vnculo, podemos indicarle al MS Word XP que la muestre flotando sobre el Texto o como un
icono con las opciones Flotar sobre el Texto y Como icono, respectivamente.
Vnculos
Cuando algn documento tiene uno o ms vnculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial, se pueden ver
y modificar con el men Edicin y el comando Vnculos. Esta opcin normalmente est deshabilitada, pero al hacer
un vnculo se habilita.
Aparecen listados todos los vnculos que tiene el documento. Podemos a travs de esta caja definir si las
actualizaciones sern Manual o Automticamente. Si seleccionarnos Manualmente podemos indicar que Actualice
ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen
seleccionamos Cambiar Origen. Tambin podemos Romper el vnculo.
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Pegar hipervnculos
El hipervnculo es la relacin que se establece en un documento
con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar
sobre un tema en especfico tratado en un documento y dentro de
otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.
El hipervnculo hace al lector y al autor ms fcil el acceso a
informacin relacionada. Al copiar informacin de otra aplicacin
podemos pegarla en MS Word XP como un hipervnculo. Basta
con seleccionar del men Edicin la opcin Pegar como
hipervnculo. Al acercar el cursor al hipervnculo, ste adquiere la
siguiente forma
. Al dar clic, inmediatamente se abre la
aplicacin origen, con el archivo y la posicin en el mismo,
indicados por el hipervnculo.
5.4.2. Arrastrar (Mover y copiar con MS Word XP)
Adems de los mtodos que ya se vieron, MS Word XP tiene un mtodo ms para copiar y mover. Con este mtodo
la informacin no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.
Para mover algn texto u objeto primeramente se selecciona, despus se coloca el ratn sobre el borde del rea
seleccionada. El apuntador del ratn cambia a la siguiente forma:
Con un clic sostenido se mueve la seleccin al lugar deseado. Aparece una lnea punteada que indica la
posicin que tendr el texto en el momento de soltar el ratn. Para copiar se utiliza el mismo mtodo, pero
presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador del ratn cambia a la siguiente forma:
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratn. Una vez se ha seleccionado
el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botn del ratn arrastrar hasta el lugar en que
se quiere dejar el texto.
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5.4.3. Deshacer o Rehacer

o Deshacer: Esta opcin permite deshacer todos los pasos dados desde la ltima vez que se guard el archivo.
Para ello hay que seleccionar el men Edicin|Deshacer, o presionar el botn

de la barra de
herramientas Estndar, o <Ctrl> + <Z>.
Con el teclado o con el men se deshace la ltima operacin, pero con el icono se abre una lista de las
acciones realizadas y se pueden seleccionar varias o todas. El nmero de acciones que se pueden almacenar
depende de la cantidad de memoria que disponga la computadora
Rehacer: Tambin es posible repetir la ltima accin realizada, y acciones que se han deshecho. Para rehacer
una operacin se selecciona el men Edicin|Repetir o el botn

de la barra de herramientas Estndar, o
<Ctrl> + <Y>.Igual que con Deshacer se tiene con el icono una lista de acciones que se pueden repetir
Ambos botones presentan a su derecha una flecha, al presionarla se despliega un men con una lista de las acciones
hechas o deshechas para facilitar el proceso.
5.4.4. Bsqueda y sustitucin de texto

En Word existe una forma de buscar automticamente una palabra dentro de un documento de esa forma se puede
buscar informacin relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita... para sustituirla.
Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Buscar o con la combinacin de teclas Ctrl + B. Se abrir esta ventana:
Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera encontrar. A continuacin se pulsa el botn Buscar
Siguiente.
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El programa buscar esa palabra desde la posicin actual hasta el final del documento, la primera coincidencia que
encuentre la seleccionar y el programa esperar rdenes sobre el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar.
La bsqueda se puede afinar ms pulsando el botn Ms:
Las opciones Coincidir mays/mins y Palabras completas sirven para limitar la bsqueda a la localizacin de esa
secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa, o limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de
maysculas y minsculas con el trmino definido de bsqueda. MS Word XP considera las letras como fueron
escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversin a maysculas. La
palabra encontrada se puede sustituir automticamente por otra.
Aparecern varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo es posible
especificar algunas cuestiones de formato con el men desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable Especial, que permite buscar retornos de
carro, tabulaciones, etc. de hacer coincidir maysculas, la palabra completa o usar un carcter comodn.
Formato: Lista los formatos para buscar o reemplazar. Esta opcin permite buscar los textos y
reemplazarlos con los formatos especificados.
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Especial: Selecciona un carcter especial que se est buscando.
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el comando Buscar

Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Reemplazar o con la combinacin de teclas Ctrl + L.
reemplazar.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o
frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos
permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez.
Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
Para sustituir se pulsa la pestaa Reemplazar de la ventana:
Telf.: 965 44 22 13
Aparecer el recuadro Reemplazar con, dentro de

l se escribe el texto por el cul se quiera sustituir el texto encontrado. Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa
el botn Reemplazar. Si se quieren Reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de bsqueda de una
sola vez se pulsa el botn Reemplazar Todas. Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar
Siguiente.
Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botn Cancelar para cerrar la ventana.
5.4.5. Autotexto
Cuando se est utilizando un texto repetitivo a lo largo de
todo un documento no es necesario volverlo a teclear cada
vez que se necesite. El texto se puede guardar e insertar
cada vez que sea necesario con una clave. Como en otras
operaciones, lo primero que se debe hacer es seleccionar el
texto que se desea guardar, despus seleccionamos del
men Insertar el comando Autotexto. Aparece la siguiente
caja de dilogo:
En ella definimos el Elemento de Autotexto, sealamos si
estar disponible para todos los documentos o alguna
plantilla en especial. En la parte inferior aparece una vista
previa del texto que se utilizar constantemente. Con
Agregar lo incluimos dentro de la lista de los posibles autotextos. Ya que est almacenado el texto, se puede insertar
en el documento utilizando la misma opcin del men. Para hacerlo, sealamos el nombre y le indicamos y
presionamos Insertar. Otra forma de hacerlo es escribiendo el nombre del autotexto y presionando <F3>.
Auto completar: El Autocompletar es una funcin del MS Word XP que ofrece alternativas para terminar de
escribir un texto en el momento que se est realizando la captura con solo dar un <Intro>, como lo muestra la
siguiente figura.
Las palabras en las que MS Word XP ofrece el Autocompletar son aquellos elementos que existen en el Autotexto. Es
importante verificar que la casilla Mostrar sugerencia de Autocompletar para autotexto y fechas del separador
Autotexto est seleccionada como se observa en la siguiente figura.
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Autorresumen: MS Word XP introduce la facilidad de resumir textos extensos con el comando Autorresumen
del men Herramientas. Cuando MS Word Xp termina de resumir, presenta la ventana que se muestra a
continuacin.
En esta caja de dilogo se selecciona el tipo de resumen que crearemos.

Resaltar puntos principales
Marca los prrafos seleccionados para formar el resumen.
Crear un documento nuevo para poner el Con el Resumen crea un documento independiente del
resumen
original
Insertar un resumen ejecutivo o extracto al inicio Coloca todos los prrafos del resumen juntos al inicio del
del documento
documento
Ocultar todo excepto el resumen sin salir del Oculta el texto que no forma parte del resumen
documento original
Para definir la extensin del resumen podemos utilizar las siguientes opciones:
Porcentaje del original
Esta opcin permite seleccionar el nivel de detalle que se
desea incluir en el resumen, ya sea en porcentaje o en
cantidad de palabras.
Resumen
Indica la estadstica de cmo quedar{a el resumen con el
porcentaje seleccionado
Documento original
Muestra la estadstica del documento original
El comando Autorresumen ahorra tiempo al usuario a la vez que ofrece alternativas de presentacin para la sntesis
obtenida.
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5.4.6. El Portapapeles:
En el portapapeles, Word2002 se va guardando lo que copiamos o cortamos. Cada vez que usamos Copiar, Cortar y
Pegar estamos usando el portapapeles, aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automtico del
portapaleles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ltimo elemento que se
copi.
Pero el portapapeles tambin se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus posibilidades. Las
ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la caracterstica de copiado selectivo de los elementos del
portapapeles, es decir, se puede elegir qu elemento pegar (o pegarlos todos). Tambin se puede sacar provecho de
su capacidad de hasta 24 elementos. Otra caracterstica interesante es que nos permite copiar y pegar fcilmente
entre diferentes aplicaciones de Microsoft Office.
Cmo se usa?
El portapapeles est siempre activo pero no tiene mucho sentido verlo en
pantalla cuando slo queremos pegar o copiar el ltimo elemento. Por esto, slo
aparecer automticamente en la pantalla al utilizar dos veces el comando
Copiar o Cortar.
Tambin podemos hacerlo visible en cualquier momento activando la barra de
herramientas Portapapeles, para ello ir al men Edicin, Portapapeles de
Office, segn se ve en la figura.
El portapapeles se muestra en el panel de tareas como puedes ver en esta
imagen.
En la parte superior nos dice cuntos elementos contiene de los 24 que
caben como mximo.
Luego tenemos dos botones para Pegar todo y Borrar todo. A
continuacin aparecen los elementos que hay en el portapapeles, cada
elemento tiene un icono delante que nos informa de su origen como
veremos ms adelante.
A continuacin vamos a ver la forma de copiar y pegar con el
portapapeles, as como vaciarlo.
Aadir elementos al portapapeles
Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o Cortar. Podemos aadir
elementos en Word2002 o en otros programas de Office, e incluso en cualquier
otro programa que tenga la funcin Copiar y Pegar (que son la mayora), para ello
basta con ir al programa del que deseamos copiar y hacer Copiar, al volver a
Word2002 observaremos que se ha aadido un nuevo elemento.
Pegar
La principal funcin del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el documento. Podemos copiar un
elemento concreto haciendo clic sobre l, o copiar todos los elementos pinchando en el icono Pegar todo. Si
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utilizamos el icono Pegar de la barra estndar o la combinacin de teclas CTRL + V, se pegar el ltimo elemento
del portapapeles.
Vaciarlo
Pinchar en el icono Borrar todo
y se borrarn todos los elementos. Si queremos borrar
un slo elemento, colocar el cursor sobre dicho elemento y aparecer un pequeo
tringulo negro, al hacer clic sobre l aparecern las opciones Pegar y Eliminar (como
puedes ver en esta imagen) para borrar el elemento seleccionar Eliminar.
Estructura
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24. Es como cuando dejamos libros,
uno encima de otro.,Cuando hacemos Copiar aadimos un elemento que pasar a ser el ltimo de la pila, y cuando
hacemos Pegar sacamos de la pila el ltimo que se apil.
Si queremos aadir ms elementos cuando est llena, deberemos eliminar el primero de la pila. Cuando hagamos
Copiar la veintitresava vez Word2002 nos preguntar si queremos borrar lo que copiamos en primer lugar. Lo que
diferencia al portapapeles de una 'pila' en sentido estricto, es que aqu existe la posibilidad de sacar elementos del
medio de la pila, (haciendo doble clic sobre ellos) y que cada vez que hacemos Pegar no se elimina el ltimo
elemento de la pila, slo se pega en el documento.
En la barra de ttulo nos indica cuntos elementos hay en el portapapeles (por ejemplo: 3 de 24).
Diferencias entre el portapapeles de Office y el de Windows.
El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa distinta. Sin embargo estn
estrechamente relacionados, cuando copiamos en el de Office, tambin se copia en el de Windows y cada vez que
copiamos en el de Windows se aade un elemento al de Office. Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en
cualquier aplicacin que tenga la funcin Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque el
portapapeles de Office slo se puede utilizar para pegar en las aplicaciones Office. Para pegar en otras
aplicaciones hay que usar el portapapeles de Windows. Tambin hay que tener en cuenta que al hacer Borrar todo
en el de Office tambin se borra el de Windows.
Ms cosas
1.- Se puede distinguir el origen de los elementos que hay en el portapapeles porque tienen diferentes iconos, los
elementos copiados desde Word2002 tienen un icono con una letra W, los elementos de otros programas no la
tienen.
2.- Si no te gusta que el portapapeles aparezca de forma automtica al hacer dos veces clic en Copiar, puedes ir a
Opciones y desmarcar la casilla Mostrar automticamente el portapapeles de Office. Para hacerlo visible en
cualquier momento puedes activarlo desde el men Ver, Barra de herramientas, Portapapeles.
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7. FORMATOS
Word permite que el resultado final del trabajo sea idntico al que saldra de una imprenta profesional. Para ello
tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro.
A los formatos de fuente se les conoce tambin como formatos de carcter, ya que en oposicin a los formatos de
prrafo que deben aplicarse a prrafos enteros, los formatos de fuente se pueden aplicar a frases, a palabras o incluso
a un solo carcter.
Todos los formatos que vamos a estudiar, ya sean formatos de fuente, prrafo, etc. se pueden copiar con el botn
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos.
1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc..
2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras.
3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como
tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc.
Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los
estilos y las plantillas. Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato
definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma
todas las cartas tienen un aspecto caracterstico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos.
Cuando queremos dar un determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo
haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin
de formatos bsicos. As que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es lo que
vamos a hacer en esta unidad.
Las ms habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de
entrar en los mens, por ellos se vern primero cmo se aplican por este procedimiento, completando la explicacin
en algunos casos con la opciones de los mens.
6.1. Formato Carcter. Fuente
Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras
escritas con WordArt o las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les
pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra
de formato o en una parte de la barra estndar: fuente, tamao y estilo de fuente.
Fuente. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el
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pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual,

esto har que se abra una ventana con
las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de
forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men desplegable tiene dos zonas separadas
por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior
todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la
derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn
central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer
clic sobre ella para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el men desplegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre,
hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante.
Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.
Tamao.
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es
el punto (1 punto= 0,35 mm) (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y
12 puntos.
Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,
cursiva y subrayado
. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono ms
claro).
Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a
hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva.
Simplemente
consecutivamente.
hay
que
aplicar
los
estilos
Mediante las opciones del men Formato, Fuente se pueden manejar

las opciones ms comunes (Fuente, Estilo y Tamao) que tambin
estn disponibles desde la barra de formato y otras que se utilizan
menos pero que son tambin muy tiles y que vamos a ver ahora.
La ventana inicial de formato fuente es la que se muestra a
continuacin, tiene tres solapas o fichas: Fuente,
Espacio entre caracteres y Efectos de texto.
Fuente. Vamos a ver las diferentes posibilidades
que nos ofrece esta ficha.
Fuente: permite seleccionar el tipo de
fuente. Est disponible en la barra de
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herramientas Formato con el botn .

Estilo de fuente: permite modificar el aspecto del texto aplicando efectos como negrita, cursiva y
subrayado. Estos tres efectos se encuentran disponibles en tres botones de la barra de herramientas Formato
.
Tamao: por razones histricas relacionadas con el tamao de las letras de imprenta, el tamao del texto
se mide en puntos y suele ser un mltiplo de 6. sin embargo, de forma manual podemos aplicar cualquier
tamao que deseemos. Tambin podemos usar el botn correspondiente de la barra de herramientas Formato
.
Color de fuente: el color del texto por defecto es automtico y se ajusta segn el color del fondo. Se
encuentra disponible en la barra de herramientas Formato
. Seleccionar el texto al que vamos a cambiar
el color y hacer clic en el botn con el tringulo en Color de fuente, aparecer esta ventana para que hagamos
clic en el color deseado. Si el color que buscamos no est en la ventana, hacer clic en Ms colores... y
aparecer una paleta con ms colores para elegir.
Subrayado. Elegir uno de los estilos de subrayado. Una vez hemos elegido un tipo de subrayado se
activar la opcin Color de subrayado, y podremos abrir una ventana igual que la de color de fuente para
elegir el color del subrayado.
Efectos. A continuacin tenemos unas casillas para aplicar los efectos de Tachado, Doble Tachado, etc. Se
llama efectos al superndice, subndice, Tachado, VERSALES, etc. En la ventana Vista previa se nos muestra el
resultado de aplicar estos efectos. La casilla Oculto nos permite ocultar texto en un documento, de forma que
no se ver en pantalla ni aparecer al imprimir el documento. Para ver dicho texto al imprimir o en vista
preliminar, ir al men Archivo, en Imprimir, seleccionar el botn Opciones y activar la casilla Texto oculto. Para
ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botn
Word dispone de botones para definir el estilo y color de subrayado y los efectos del texto. Sin embargo estos botones
no aparecen por defecto en la barra de herramientas de formato y debe ser el usuario el que los incluya en la misma.
Los efectos de superndice y subndice se pueden aplicar utilizando las combinaciones de teclas Ctrl+ y Ctrl=,
respectivamente.
En la parte de abajo de la ventana disponemos de una vista previa que permite visualizar el texto resultante con
todos los formatos aplicados.
Predeterminar: Por defecto, cada vez que

abrimos un documento nuevo la fuente activa es
Times New Roman de tamao 12. Mediante el
botn Predeterminar..., podemos cambiar esta
situacin y hacer que cualquier otra fuente,
tamao, estilo, etc. sea el predeterminado, es
decir, que sea el que se utiliza en la plantilla llamada NORMAL. En esta plantilla estn definidas las
caractersticas que tiene un nuevo documento.
Lo nico que hay que hacer es elegir las caractersticas deseadas y hacer clic en Predeterminar... aparecer un
mensaje como ste pidindonos la confirmacin.
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La tercera forma de cambiar el formato del carcter es presionado el botn secundario del ratn con el texto
seleccionado o las teclas <Mays>+<F1O>. De este men podemos seleccionar el comando Fuentes, y nos
aparece la caja de dilogo que al seleccionar el comando Fuentes del men Formato.
Adems, con el icono
podemos darle un aspecto destacado a
nuestro texto. Este icono cambiar nicamente el fondo del texto
seleccionado. Este tipo de formato para el texto slo se encuentra en la
barra de herramientas.
Espacio entre caracteres Si hacemos clic en esta ficha veremos el siguiente
cuadro de dilogo que nos permite cambiar las proporciones de los
caracteres, manteniendo el tamao de fuente fijado en el cuadro de
dilogo anterior.
Las opciones que encontramos en esta ficha son las siguientes:
Escala: permite modificar la escala del texto para agrandar o
disminuir la anchura del texto, aunque conservando la altura original.
Espacio: permite aumentar o disminuir el espacio entre los
caracteres, de modo que estos pueden separarse o juntarse hasta llegar
a solaparse. El tamao de los caracteres originales no se modifica como
ocurre en el caso de la escala.
La diferencia entre Escala y Espacio es la siguiente: Escala afecta a la
anchura de cada letra, mientras que Espacio slo afecta a la distancia de
separacin entre caracteres.
Posicin: permite definir la distancia exacta a la cual queremos
situar el texto, por encima o por debajo de la lnea de base.
o Con la opcin Posicin disminuido, podemos escribir
subndices,
o y con Posicin elevado escribiremos superndices.
Efectos de Texto: Animacin. Esta ficha nos lleva a este cuadro de
dilogo en el que disponemos de una ventana para elegir la animacin
sobre el texto que deseemos. Permite aplicar determinados efectos
visuales sobre el texto. Estos efectos nicamente se mostraran en
pantalla.Existen diferentes efectos de animacin, como, por ejemplo, fila de hormigas negras, que hace que unos
guiones negros giren alrededor del texto.
Atajos de teclado para formatos de fuente: A continuacin se relacionan una serie de atajos de teclado para las
operaciones ms comunes relacionadas con los formatos de fuente:
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6.2. Formato de prrafo

Un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo
ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo
, normalmente las marcas de prrafo no se

de la barra estndar.
Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos
introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no
se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo
anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y
modificar las caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato,
pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms
adelante.
Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular
una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Para aplicar una instruccin de prrafo
basta con tener el cursor dentro del prrafo que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso
de que se quiera aplicar el mismo formato a varios prrafos se tendr que seleccionar al menos una parte de cada
uno de ellos. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca
de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.
Los formatos de prrafo nos van a permitir modificar el aspecto del documento controlando elementos como:
alineacin del texto, sangras, espaciado de prrafos, interlineado, etc. Como su propio nombre indica, los formatos
de prrafo se aplican a prrafos completos.
Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar
disponibles en la barra de formato.
Tambin se puede acceder a ellas desde el men Formato, Prrafo, junto con otras posibilidades que veremos ms
adelante.
Alineacin.
para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:
Estos son los botones

izquierda
centrada
derecha
justificada
Este prrafo tiene Este prrafo tiene Este prrafo tiene

Este prrafo tiene una
establecida
establecida
la establecida
alineacin justificada.
alineacin izquierda. alineacin centrada.
alineacin derecha.
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes
de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro
de una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver ms adelante.
Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se
realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones
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de la barra de formato,
segn
queramos
desplazar
hacia
la
izquierda
o
hacia
la
derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar
otro valor que deseemos.
Mediante las opciones del men Formato, Prrafo se pueden manejar todas las caractersticas del formato prrafo.
El cuadro de dilogo inicial de formato prrafo es el que se muestra a continuacin.
a) Sangra y espacio. En esta ficha vamos a ver la Alineacin, el Espaciado y el Interlineado, el Nivel de esquema lo
-Alineacin. En este campo tenemos un botn para desplegar
la lista con los cuatro tipos de alineacin disponibles.
Izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineacin por
defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con
pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas
de formato o elegirla del cuadro de dilogo Prrafo del men
Formato.
-Sangra. Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen. Hay varios tipos de sangras:
Sangra de primera lnea: si es slo la primera lnea la que se separa.
Sangra izquierda: se separan todas las lneas con respecto al margen izquierdo.
Sangra derecha: se separan todas las lneas con respecto al margen derecho.
Sangra francesa: se separan todas las lneas del prrafo menos la primera, se suele emplear en prrafos
numerados.
Los prrafos numerados o con una vieta con sangra francesa se pueden hacer directamente con los botones
de la barra de herramientas de formato.
Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda
la derecha
. Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustracin:
Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con
el men Formato|Prrafo. Los valores se introducen
numricamente en el cuadro de opcin correspondiente:
Para seleccionar el tipo de sangra se

pulsa en el men Especial:
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y uno en
Espaciado.
Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el prrafo
anterior y posterior. Este espaciado se mide en puntos, igual que el tamao de la fuente.
Interlineado
. El interlineado es el
espacio vertical que separa las lneas
dentro de un prrafo, podemos modificarlo
mediante la ventana de Interlineado que nos
ofrece
las
siguiente
posibilidades:
Los interlineados-la separacin entre las
lneas- ms normales son los mismos que
los de una mquina de escribir: sencillo, 1,5
lneas y doble.
Para aplicar los interlineados se selecciona el men
Formato|Prrafo:
Dentro de la ventana se pulsa sobre el men
Interlineado para seleccionar el tipo de interlineado,
tambin se puede especificar la distancia numricamente
con el men En. El espacio entre prrafos es la
separacin que se deja entre un prrafo con respecto al
que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dndole
varias veces a la tecla de retorno de carro, as no se puede dar medidas concretas e
inferiores al espacio dejado por un retorno. Esta instruccin es fundamental dentro de los
estilos.
Para modificar el espacio entre prrafos se utilizan
los mens anterior y posterior:
Tipos de Interlineado:
Sencillo, es el establecido por defecto.
1,5 lneas.
Doble. Dos lneas.
Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos
deseados pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas.
Exacto, como la opcion anterior pero permitiendo la superposicin de las lneas.
Multiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lineas, incluso con
decimales.
TRUCO: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco para llegar
hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO, esto har que la lnea se
reparta homogeneralmente para que llegue hasta el final, con lo cual el prrafo quedar perfectamente
justificado.
b)
Lneas y Saltos de Pgina
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En esta pantalla podemos controlar cmo se comportan los saltos

de pgina respecto de los prrafos, controlar la paginacin del
documento. Algunos problemas tpicos de paginacin son lneas
que quedan sueltas al principio o al final de una pgina, prrafos
partidos en dos pginas, etc.
-Control de lneas viudas y hurfanas. Si activamos esta casilla
impediremos que por un salto de pgina automtico quede la
ltima lnea de un prrafo en la primera lnea de una pgina (lnea
viuda). Tambin evitaremos que quede la primera lnea de un
prrafo como ltima lnea de una pgina (lnea hurfana).
-Conservar con el siguiente. Activando esta casilla impediremos
que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados por un
salto de pgina.
-Conservar lneas juntas. Al activar esta casilla impediremos que
un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo
seleccionado. Word2002 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se
pueden insertar saltos de pgina manualmente desde el men Insertar, Salto..., Salto de pgina, como veremos en el
punto correspondiente. Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede
dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede
interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina. Para conseguir esto debemos activar la casilla
Conservar lneas juntas.
-Salto de pgina anterior. Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado,
por lo que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina.
-Suprimir nmeros de lnea. Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado
del prrafo seleccionado.
-No dividir con guiones. As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al
final de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.
Atajos de teclado para formatos de prrafo
Combinacin de teclas
Control+T
Control+J
Control+Q
Control+D
Control+H
Control+Mays+R
Control+F
Control+Mays+G
Control+W
Control+1
Control+2
Control+5
Control+0 (cero)
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Efecto
Centrar un prrafo
Justificar un prrafo
Alinear un prrafo a la izquierda
Alinear un prrafo a la derecha
Sangrar un prrafo a la izquierda
Quitar la sangra a la izquierda en un prrafo
Sangrar un prrafo a la derecha
Quitar la sangra a la derecha en un prrafo
Eliminar el formato de un prrafo
Interlineado de espaciado simple
Interlineado de espaciado doble
Interlineado de 1,5 lneas
Agregar o suprimir un espacio de una lnea antes de un
prrafo
Control+Mays+E
Control+O
Control+Mays+A
Control+!
Control+
Control+Mays+3
Control+Mays+I
Aplicar un estilo de prrafo

Iniciar Autoformato
Aplicar el estilo Normal
Aplicar el estilo Ttulo1
Aplicar el estilo Lista con vietas
6.3 Otros Formatos: Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB.
Para ir a la tabulacin anterior pulsar MAYS + TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word2002 tiene
por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que
deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin.
La tecla de tabulacin desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un punto concreto hay
que poner en l una marca de tabulacin. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulacin
haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla
, y despus volviendo hacer clic en el
lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay ms que ir pulsando la tecla de tabulacin para que el cursor
se
detenga
en
los
lugares
marcados.
Si se quiere mover uno de los altos de tabulacin una vez hecha la tabla, hay que tener en cuenta que son
independientes para cada prrafo, por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar
todos los prrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.
Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones
afectan solo al prrafo en el que se definen.P ara establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos:
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin
que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones:
izquierda, centrada, derecha, decimal y lnea de separacin.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer
clic,
veremos
como
se
inserta
el
icono
con
la
tabulacin
seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y
hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Por ejemplo, en
Izquierda
Centrada
Derecha
Linea
vertical
la
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regla de
en
en
en
de
la
imagen
se
la
la
la
separacin
han
establecido
en
las siguientes tabulaciones:

posicin
2,5
posicin
4,7
posicin
6,7
la
posicin
8,2
Decimal
en
la
posicin
Teniendo en cuenta que la escala vara un poco las proporciones quedara una tabla parecida a esta:
9,2
Lo nico que no se pude definir al colocar los tabuladores de esta forma, es el Relleno y asignar tabuladores de Barra
y eliminar todos los tabuladores.
Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna.
Tambin se pueden fijar las tabulaciones mediante el men Formato, Tabulaciones, dando la posicin exacta en cm.
y especificando un carcter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.
Para eliminar un tabulador, se da un clic sostenido sobre el smbolo del tabulador en la regleta, y se mueve hacia
arriba o hacia abajo fuera del rea de la regleta y se suelta el botn del ratn. En ese momento desaparece el
tabulador. Los cambios que realice sern para el rengln en el que est el cursor en ese momento. Si se desea hacer
cambios en varios renglones tendr que seleccionar toda la informacin que requiera de los tabuladores, antes de
mover o eliminar cualquier tabulador.
Mediante la ventana del men Formato, Tabulaciones se pueden establecer las tabulaciones de forma similar a como
se hace con la regla horizontal pero pudiendo aadir rellenos. Para establecer las tabulaciones se teclea la posicin
en cm. en el campo Posicin, a continuacin hacer clic en el tipo de alineacin deseada, luego podemos elegir un tipo
de relleno con el que se rellenarn los espacios en blanco a la izquierda de la tabulacin y por ltimo pulsar el botn
Fijar, esto har que la tabulacin que acabamos de crear aparezca en la lista de tabulaciones. Si queremos eliminar
una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el botn Eliminar. Tambin tenemos un botn
para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en que nos encontramos. Una vez tengamos todas la tabulaciones
preparadas pulsaremos el botn Aceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal
los iconos de las tabulaciones que acabamos de fijar. Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta
ventana o la regla horizontal, independientemente de la forma en la que se cre la tabulacin. Por ltimo, en esta
ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta
con escribir otro nmero en la ventana.
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6.4 Cambio a Maysculas:

En el men Formato, la opcin Cambiar a maysculas y minsculas... nos ofrece cinco posibilidades para cambiar
las maysculas del texto seleccionado:
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en
maysculas el resto en minsculas.
MINSCULAS. Todas las letras en minsculas.
MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas.
Tipo Ttulo. La primera letra de cada palabra en mayscula y
el resto de la palabra en minsculas
tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en
minscula y el resto de la palabra en maysculas.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado
presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente de las tres formas,
siguientes:
-MAYSCULAS.
-minsculas.
-Tipo oracin.
6.5 Letras Capitales:
Para colocar la primera letra de un prrafo de un tamao mayor al resto, se utiliza del
men Formato el comando Letra capital. Al seleccionar esta opcin aparece la
Con esta opcin obtenemos una letra de mayor tamao al inicio del prrafo. Se debe
elegir la Fuente: Lneas que ocupa: y la Distancia desde el texto: a la que se va a
colocar.
6.6 Copiar Formato:
En la barra estndar tenemos disponible el icono para copiar formato
Este icono
permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos,
solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede
utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la
barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato
, el cursor
tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar
el formato, y hacer clic sobre ella.
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Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar
formato,
, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se
desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la
forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto
el formato carcter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un
documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con
hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento. Aunque si queremos tener
almacenado ese nuevo formato para ttulos para poder utilizarlo en otros documentos quizs sea mejor crear un estilo
con ese formato, como veremos ms adelante.
6.7 Paneles de Formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta Cmo podemos saber qu formatos tiene aplicado
un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual versin de Word2002
haba algunas maneras aisladas de ver los formatos que tena aplicado un texto. Pero en la actual versin se ha
dado un paso adelante mediante los paneles de formato que resuelven este problema de un modo ms satisfactorio.
Adems los paneles de formato permiten aplicar formatos de una manera eficiente.
Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y formato muestra de forma muy sencilla y visual los
formatos existentes en la pgina y el panel Mostrar formato que muestra de manera ms exhaustiva los elementos
de formato. Vamos a verlos ahora.Para acceder a los paneles de formato ir al men Ver y seleccionar Panel de
tareas, luego hacer clic en el tringulo de la cabecera del panel de tareas para seleccionar uno de los paneles de
formato.
Panel Estilos y formato.
En la parte superior tenemos la zona Formato del texto seleccionado, en esta zona podemos ver las
caractersticas del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el
punto de insercin). En el caso de la imagen que ves, el texto tiene la fuente Courier New y el tamao 8 puntos.
Ms abajo tenemos la zona Elija el formato que desea aplicar, en esta zona podemos ver los diferentes formatos
y estilos que contiene nuestro documento. En la primera lnea aparece Borrar formato, que hace que desaparezca
el formato del texto seleccionado, a continuacin podemos ver los formatos existentes en el documento, en el
caso de esta imagen, Centrado, Courier New, 8 pt, Derecha, etc.
El formato del texto que tenemos seleccionado aparece con un recuadro alrededor.
En la imagen es Courier New, 8 pt. Como puedes ver en la imagen, se aprecia
fcilmente cmo son los diferentes formatos ya que cada lnea tiene aplicado el
propio formato a que hace referencia. Con este panel se pueden hacer muchas cosas,
como los estilos, ahora vamos a hablar de dos formas sencillas, pero potentes, de
utilizar este panel.
1. Ver el formato de nuestro documento. Para ver el formato en una parte de
nuestro documento slo tenemos que colocar ah el punto de insercin y
aparecern sus caractersticas de formato en la parte superior del panel: Formato del
texto seleccionado.
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2. Aplicar formatos.Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel nicamente hay que
seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el
formato que queremos aplicar.
Panel Mostrar formato.
Este panel muestra el formato de una parte del texto del documento, precisamente del texto donde tengamos
colocado el punto de insercin o del texto que tengamos seleccionado, este texto aparece en el recuadro Texto
seleccionado. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a
nivel de formato fuente, como a nivel de formato prrafo e incluso a nivel de seccin. Por ejemplo, en esta
imagen vemos que se ha seleccionado el texto "traductor" y que tiene un formato fuente Times New Roman de
12 puntos, negrita y subrayado; tambin vemos que tiene un formato prrafo con alineacin centrada, sin
sangras. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato, en este caso, el texto
"traductor" est en negrita y subrayado.
De igual forma que en el punto anterior vamos a ver las dos formas bsicas de utilizar este panel.
1. Ver el formato. En este caso slo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos
seleccionado, mientras que en el panel anterior podamos ver los distintos formatos que contena el
documento. Sin embargo en este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia.
2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se
abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en
Fuente se abrir el cuadro de dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si
hicisemos clic en el men Formato, Fuente.
De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes
cuadros de dilogo del men Formato. Es decir, podemos
modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es
una gran ventaja.
6.8 Auto formato:
La funcin Autoformato del men Formato permite aplicar un formato
predefinido por MS Word XP al documento activo.
Al seleccionar este comando se abre la ventana de la derecha.
En la parte superior de la ventana aparecen dos alternativas. Aplicar
Autoformato ahora, indica que se quiere usar el formato automtico en
este momento y Aplicar Autoformato y revisar cada cambio, es la
instruccin para ver los cambios realizados por el autoformato y
compararlos con la versin original del documento. En el botn de Opciones, Establece las opciones que Word va a
utilizar con el comando Autoformato. La lista desplegable que aparece en el recuadro inferior ofrece el tipo de
documento que se puede modificar con el autoformato, Documento General, Carta o
Correo Electrnico.
6.9. Bordes y sombreado

A cada prrafo o grupo de prrafos se le puede poner un
borde y/o una sombra. Para ponerte un borde o sombra a
la seleccin se utiliza el comando Bordes y sombreado del
men Formato.
El mtodo ms sencillo de aplicar bordes
a un prrafo, a un grupo de prrafos o a
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una tabla es utilizar estas herramientas de la barra de bordes

Con este men se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la flecha se desplegarn
algunos de los bordes que se pueden aplicar:
Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al prrafo. Con las herramientas de la
barra de formato no se pueden aplicar todas las opciones, para tenerlas todas disponibles se debe seleccionar el men
Formato|Bordes y sombreado...se abrir esta ventana:
Se pueden seleccionar los bordes ya diseados de la izquierda haciendo clic sobre cualquiera de ellos, o bien ir
confeccionando un borde con las distintas herramientas.
Primero se selecciona el estilo de la lnea. Despus el color y luego el grosor de la lnea, haciendo clic en la flecha del
Ancho:
Si se est aplicando bordes a un
grupo de prrafos o a las celdas
de una tabla, tambin se puede
poner bordes entre ellos. Cuando
se trate de una tabla o de varios
prrafos aparecern ms botones:
Al dar clic sobre Opciones aparece la siguiente caja de dilogo:
En ellas se puede definir la distancia Desde el texto
hasta el borde.
El separador Borde de Pgina muestra la siguiente
caja de dilogo:
Esta caja funciona exactamente igual a la anterior,
pero en este caso todas las caractersticas del borde
que se definan sern aplicadas a una pgina, a una
seccin o a todo el documento.
Las Opciones para los bordes de las pginas son:

Se debe definir la distancia entre la pleca y el borde de la hoja en Margen,
las medidas se considerarn desde el Borde de la pgina o desde el texto. Si
contamos con bordes en el prrafo es posible Alinear bordes de prrafo y
tabla con el borde de la pgina. Mostrar siempre en primer plano evita
que aparezcan en forma de marca de agua, Rodear encabezado y Rodear
pie de pgina permite que estos elementos sean rodeados por el borde de
la pgina
Al dar un clic sobre el botn Mostrar Barra aparece los iconos que son
comunes para tablas y bordes que se muestran en la siguiente figura.
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Tipo de lnea
Grueso de lnea
Color de la lnea
Posicin de la lnea
Sombreados
Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un prrafo que se suelen aplicar para destacar su contenido.
Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la pestaa Sombreado:
Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno haciendo clic sobre un color de la paleta.
A continuacin se selecciona la trama, que es la intensidad con la que sea aplicar el color. En Vista previa se ver
cmo va quedando el prrafo o la tabla.
Si se ponen sombreados ms oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para que se lea correctamente, poner la letra
de color blanco y con negrita. En los pies de pgina de este manual se puede ver un ejemplo de prrafo con borde
superior y sombreado de 60% (Microsoft Word nmero de pgina).
6.9. Nmeros Vietas

Hay textos que se escriben en forma de lista, tpicos, contenido, subdivisiones de un tema, etc., en los cuales se
utilizan las vietas o los nmeros para dividirlos. Word para Windows puede colocar estas vietas o nmeros sin
necesidad de que se escriba cada uno.
Vietas
Para colocar vietas al texto, ste se selecciona y se realiza alguna de
las siguientes operaciones:
o
Men: Seleccionamos del men Formato el comando

Numeracin y vietas, el separador Vietas.
Con el mouse: Damos un clic sobre este icono
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Si utilizamos el men aparece la siguiente caja de dilogo:

Seleccionamos el tipo de vieta que deseamos utilizar. Si sealamos Sangra francesa se alinea el prrafo completo a
la altura de la primera lnea, de lo contrario el prrafo se alinea con respecto a la vieta.
Con el botn Personalizar podemos cambiar las vietas utilizadas. Al seleccionarlo aparece la siguiente caja de
dilogo:
Se puede seleccionar un carcter distinto como vieta de la lista, o dando un clic
sobre el botn Vieta escoger alguno de las fuentes disponibles. El Tamao: y el
Color: tambin se pueden modificar. En Posicin de la Vieta podemos definir la
Alineacin del texto de la lista: con respecto a la sangra, la Distancia desde la
sangra al texto y la Distancia desde la vieta al texto:.
Cuando modificamos uno de los diseos predefinidos, el botn Restablecer nos
permite volver a las caractersticas originales de ese diseo.
Numeracin
Para colocar numeracin (por prrafo), se selecciona alguna de las siguientes
opciones:
o
Men: Seleccionamos del men Formato el comando Numeracin

y Vietas y el separador Numeracin.
o Con el mouse: Damos un clic sobre este icono

.
La operacin de la caja de dilogo que aparece al utilizar el men es la misma
que para Vietas pero utilizando nmeros. Si se desea modificar la
numeracin se da un clic sobre el botn de Personalizar.
Para pasar de un nivel a otro debemos utilizar los botones de aumentar y
disminuir sangra que tenemos disponibles en la barra de herramientas
Formato
. Si queremos bajar un nivel debemos utilizar el botn de
aumentar sangra, mientras que para subir un nivel utilizaremos el botn de
disminuir sangra.
Al seleccionar este botn aparece la siguiente caja de dilogo:
Si se desea aadir texto antes o despus de la numeracin se escribe
directamente en el recuadro Formato numrico.
Estilo de nmero: Lista de estilos de nmeros o vietas.

Iniciar en: Nmero a partir del que se desea empezar.
Posicin del nmero: Donde se colocar el nmero, izquierda, derecha o centrado.
Alineacin: Cambiamos la sangra desde donde comenzar la numeracin.
Tabulacin despus de: Haga clic en la tabulacin que desee.
Sangra: Cambiamos la sangra del texto.
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A continuacin se enumeran los distintos formatos de prrafo que tenemos disponibles en Word:
1. Alineacin horizontal
1.1. Izquierda
1.2. Derecha
1.3. Centrada
1.4. Justificada
2. Sangra
2.1. Izquierda
2.2. Derecha
2.3. Especial
2.3.1. Primera lnea
2.3.2. Francesa
3. Espaciado de prrafos
3.1. Anterior
3.2. Posterior
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7.- CORREGIR TEXTO

Una vez que se ha capturado todo el texto que contendr el documento es importante corregirlo. Adems,
de leerlo para evaluar su contenido, podemos utilizar las herramientas para correccin que nos
proporciona el MS Word XP.
7.1. Idioma
MS Word XP puede manejar varios idiomas. Es importante aclarar
que al seleccionar otro idioma, le estamos indicando al MS Word XP
que nuestro documento est escrito en otro idioma. Por lo tanto, el
diccionario de ortografa, l de sinnimos y el corrector de guiones se
ajustar al nuevo idioma. Para que la correccin ortogrfica y los
sinnimos funcionen deben estar instalados los diccionarios
correspondientes al idioma.
Para cambiar el idioma que queremos que utilice el MS Word XP
para el documento se utiliza del men Herramientas, el comando
Idioma y del submen Definir idioma. Al hacerlo aparece la
De la caja seleccionarnos el idioma. Si queremos que ste sea el mismo idioma determinado para todos los
documentos, as lo indicamos dando un clic sobre el botn de Predeterminar.
7.2. Revisin Ortogrfica y Gramatical

La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto.
Word2002 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde
las primeras versiones.
Evitar que hayan errores en nuestros textos
es ahora mucho ms fcil. No obstante
conviene saber que revisar un documento y
que Word no encuentre ningn error no
quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya
que hay errores que Word no puede detectar
puesto que dependen del contexto. La forma
que tiene Word para detectar las palabras
errneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario
que lleva incorporado, junto con algunas
reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el
significado de las palabras en cada contexto.
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Por ejemplo, si escribimos "La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "Vasta ya de
gritar!". Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que
existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso
"basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y la
revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los
libros son buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o una revisin gramatical o ambas a la vez, como
veremos a continuacin.
7.2.1 Revisin ortogrfica
Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida la introduccin del texto o
revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
7.2.1.1Revisar al finalizar. Para establecer esta forma de revisin debemos ir al men Herramientas,
Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa y gramtica, aparecer un cuadro de dilogo como este,
debemos
dejar
sin
marcar
la
casilla
Revisar
ortografa
mientras
se
escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografa
podemos hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estndar
2.- Pulsando F7.
3.- Ir al men Herramientas y elegir Ortografa y gramtica.
Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se
detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello. Dependiendo del tipo de
error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta
ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se
muestra en esta imagen.
En la parte superior de la ventana, en
la barra de ttulo, nos informa del
idioma que se est utilizando en la
correccin, en este caso, el Espaol.
En la zona titulada "No se encontr:"
aparece en color rojo la palabra no
encontrada (cientifico) y la frase del
texto en la que se encuentra esa
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palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas
que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrar la palabra correcta (cientfico). En este caso el error era la ausencia de la tilde (acento).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la
sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms
adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y continua revisando el

documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar
ninguna accin sobre ella. Continua revisando el documento.
Agregar. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta accin
cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la
vuelva a detectar como no encontrada.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra no encontrada.
Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la
palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar este botn.
Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de
la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de
sugerencias a la lista de Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la
autocorreccin.
En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para desplegar una lista en la que
elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido est disponible en nuestro ordenador.
Si queremos que tambin realice la revisin
gramatical junto con la revisin ortogrfica,
marcar la casilla Revisar gramtica.
El botn Opciones nos lleva al cuadro de
dilogo que hemos visto al principio de esta
pgina
Para modificar las opciones de ortografa
debemos ir al men Herramientas,
Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa
y gramtica, aparecer un cuadro de dilogo
como este.
Vamos a ver las diferentes opciones que nos
ofrece:
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Revisar ortografa mientras escribe. Activa la revisin ortogrfica de modo permanente, cuando
cometamos un posible error lo subrayar en rojo ondulado.
Ocultar errores de ortografa en este documento. Esta casilla slo se puede marcar si tenemos marcada
la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado rojo en las palabras
errneas
Sugerir siempre. Si la desactivamos Word no ofrecer la lista de sugerencias cuando encuentra un error.
Esta casilla no tiene efecto si tenemos marcada la primera casilla.
Slo diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario principal para ofrecer
sugerencias.
Si
no
est
marcada
utilizar
todos
los
diccionarios
disponibles.
Omitir palabras en maysculas. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las palabras en
maysculas cuando realice la revisin ortogrfica. De esta forma se evita que detecte errores en los
nombres
de empresas,
organismos, etc.
que
se
suelen escribir en
maysculas.
Omitir palabras con nmeros. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las palabras que contienen
nmeros (Informe34c, Ejercicio5) cuando realice la revisin ortogrfica.
Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dar error en los nombres de
archivos ( cuenta4.exe ), ni en las direcciones de internet ( http://www.codice.com ), ni en las direcciones de
correo electrnico ( webmaster@aulaclic.com ).
Cuando Word acaba de revisar el documento aparece una
ventana como esta avisndonos. Si modificamos el
documento podemos revisarlo de nuevo. Si volvemos a
revisar un documento la lista de todas las palabras sobre
las que hayamos elegido Omitir todas se borrar, por lo
cual volvern a ser detectadas como errores.
7.2.1.2. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de
revisin debemos ir al men Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar ortografa mientras
se escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo
permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el texto y los que cometamos segn
vamos introduciendo nuevo texto.
Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que
cuando encuentre un posible error no mostrar el
cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino
que subrayar la palabra no encontrada con un
subrayado ondulado en color rojo, como vemos
en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor
en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho
del ratn, entonces aparecer una pequea
ventana, como la que vemos en la imagen, que
nos permitir tratar el error de forma similar a
Telf.: 965 44 22 13
como acabamos de ver para Revisar ortografa al finalizar

Veamos las opciones de esta ventana:
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para
corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla
con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imgen
las sugerencias son: cientfico, cientfica.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar
ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada.
Observar que falta el botn Omitir, pero no es ningn problema ya que si queremos omitir el error
detectado basta con no elegir ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se
cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la
ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn
caso.
Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a
mostrar subrayada.
Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la lista con las sugerencias para que
elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin.
Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
Ortografa. Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana para corregir los errores que hemos
visto en el apartado Revisar al finalizar.
Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de
proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe
de revisar todo el documento no podremos
comenzar a trabajar. Ese tiempo depender
de la longitud del documento y de la
potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es
mejor desactivar esta opcin, antes de
abrirlo. Si estamos creando un nuevo
documento, no notaremos ningn retraso
por tener activada esta opcin.
7.2.2. Revisin Gramatical
La revisin gramatical trata de
corregir los errores en la estructura de
las frases. Para realizar esta correccin
Word debe trasladar a un lenguaje
Telf.: 965 44 22 13
lgico todas las reglas que rigen la gramtica castellana y adems debe ser capaz de realizar todas las
combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho ms compleja que comprobar si una
palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extraar que la revisin gramtical realizada por
Word no sea tan perfecta como la revisin ortogrfica.Al igual que en la revisin ortogrfica existen
dos formas bsicas de revisar la gramtica, revisar una vez concluida la introduccin del texto o
revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
7.2.2.1. Revisar al finalizar.
Para elegir esta forma de revisin primero debemos configurar las opciones de Ortografa y gramtica.
Para ello ir al men Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa y gramtica,
aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar gramtica
mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar gramtica con ortografa, y Aceptar
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisin de una de estas tres formas:
1.- Hacer clic en el icono Revisar
de la barra estndar.
2.- Pulsar F7.
3.- Ir al men Herramientas y elegir Ortografa
gramtica
pulsar
Aceptar.
Cuando encuentre un posible error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello.
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones
disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el
ejemplo que se muestra en
esta imagen.
En la superior aparece en
color verde la palabra
detectada como errnea
(los congreso) y la frase
del texto en la que se
encuentra esa palabra.
Justo encima aparece una
explicacin
del
error
encontrado, en este caso
"Concorcondancia
en
el
grupo nominal" y debajo
tenemos una zona titulada Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la
palabra errnea. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (el
congreso).
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En este caso el error era la falta de concordancia entre el articulo (los) y el sustantivo (congreso).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la
sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms
adecuado sera "Cambiar", pero veamos el significado de cada uno de ellos:
Omitir. No realiza ninguna accin sobre la palabra errnea y contina revisando el documento.
Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasar por alto sin
realizar ninguna accin. Contina revisando el documento.
Oracin siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona "error
gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuacin pulsar el botn Oracin
siguiente.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra errnea
El resto de los botones tienen la misma funcin que ya hemos visto para la ortografa.
7.2.2.2. Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la gramtica. Para elegir esta forma de revisin debemos ir al men
Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar gramtica mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuar la revisin gramatical de modo permanente, de forma que nos
mostrar los errores que ya existen en el texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo
texto.
La diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no nos mostrar el
cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar el posible error con un subrayado
ondulado
en
color
verde,
como
vemos
en
la
imagen
de
la
derecha.
Para corregir el error debemos colocar el
cursor en la palabra subrayada y pulsar el
botn derecho del ratn, entonces aparecer
una pequea ventana como la que vemos en
la imagen que nos permitir tratar el error de
forma similar a como acabamos de ver.
Veamos las caractersticas de esta ventana:
Error. En la primera lnea nos
muestra el posible error. En este caso
es un error de concordancia entre el sustantivo de gnero femenino y el adjetivo de gnero
masculino.
Sugerencias. A partir de la segunda lnea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras
sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos
Telf.: 965 44 22 13
ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la
sugerencia elegida. En este caso la sugerencia es correcta: bonita.
Omitir oracin. Pasar por alto esta oracin sin realizar ninguna accin sobre ella.
Gramtica. Al hacer clic aqu nos llevar a la misma ventana que acabamos de ver cuando
revisamos la gramtica al finalizar
Cuando habilitamos Estadsticas de legibilidad, al terminar la
correccin gramatical y ortogrfica aparece una caja de dilogo
similar a la siguiente:
Esta caja nos muestra datos estadsticos del documento, datos
computados, los promedios.
7.3. Sinnimos:
MS Word XP cuenta con algunos sinnimos para corregir la
redaccin de un documento. Esta herramienta facilita la
bsqueda de nuevos trminos en el documento cuando se
ha utilizado una misma palabra con demasiada
frecuencia. Para buscar un sinnimo se selecciona la
palabra que se desea cambiar y se utiliza alguna de las
siguientes opciones:
Men: Seleccionamos del men Herramientas, el
comando Idioma y del submen Sinnimos.
Con el teclado: Presionamos simultneamente
<Mays> + <F7>.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo.
En Sinnimos para: aparece la palabra seleccionada, en Significados nos muestra el significado de la
palabra y en la caja Reemplazar por el sinnimo: nos muestra los posibles sinnimos. Una vez que
seleccionamos el sinnimo adecuado, sealarnos Reemplazar. Si no comprendemos uno de los sinnimos
propuestos, podemos utilizar el Buscar para ver su significado y uso.
7.4. Guiones:
En ocasiones es necesario colocar guiones en el documento. Un guin hace la separacin silbica de una
palabra en dos lneas distintas, en el margen derecho. Aparentemente, esta opcin es redundante con la
justificacin, pero nos permite trabajar con muchas columnas o dentro de una tabla. Para que nuestro
documento cuente con separacin silbica utilizamos del men Herramientas, el comando Idioma y del
submen Guiones.
Divisin automtica del documento: Pone guiones
automticamente al escribir.
Dividir palabras en maysculas: Le pone guiones a palabras
escritas con todas las letras maysculas.
Telf.: 965 44 22 13
Zona de divisin: Medida en la cual se desea poner guiones al documento a partir del lado
derecho.
Limitar guiones consecutivos a: Nmero mximo de lneas de texto consecutivas que pueden
terminar con guiones.
Manual: Permite poner guiones manualmente al documento.
Cuando se selecciona el modo Manual, el MS Word XP busca las palabras susceptibles a la separacin y
propone el cambio. El cambio se puede Aceptar o No.
NOTA: Los cambios al formato del documento que se vern mas adelante pueden afectar la colocacin de los guiones, por lo tanto
si se hacen cambios de este tipo es importante que se vuelvan a aplicar los guiones para que no queden colocados fuera de lugar.
7.5.-Contar palabras
Para obtener estadsticas sobre el documento, seleccione del men
Herramientas el comando Contar Palabras. Esta opcin muestra las
estadsticas del texto seleccionado o de todo el documento.
7.6.- Autocorreccin:
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos
errores que no es capaz de detectar por otros mtodos y
nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias
correcciones.Por ejemplo, como puedes ver en la imagen,
cada vez que encuentre la palabra ocasion (sin acento) la
reemplazar con la palabra ocasin. De igual forma
reemplazar por ocasin las palabras ocasoin y ocasin, ya
que se supone que son errores al querer teclear ocasin.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorreccin
ir
al
men
Herramientas,
Autocorreccin... y aparecer un cuadro de dilogo como
este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.
Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si
activamos esta casilla cuando aparezcan dos
maysculas seguidas al principio de una
palabra Word sustituir la segunda mayscula
por
una
minscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAysculas
SEguidas" se corregira a: "Corregir Dos
Maysculas
Seguidas".
Poner en mayscula la primera letra de una
Telf.: 965 44 22 13
oracin. Pone en mayscula la primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final
de una oracin, como por ejemplo un punto, un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que
empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la
semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra
en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las siguientes
en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna
Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los
que vemos en la imagen. Por ejemlo, la palabra "que" cuando va detras de una interrogacin va
siempre
acentuada.
Agregar. Tambin podemos aadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar los campos
Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botn Agregar (aunque ahora este
botn no se ve en la imagen). Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas
O.N.U. las reemplace por Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones
a algunas opciones de Autocorreccin. Por ejemplo, para la casilla Poner en mayscula la primera
letra de una oracin podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se
aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos.
7.7.-Control de Cambios
Continuamente se hacen modificaciones a los documentos, pero ocasionalmente existen documentos que
estn siendo revisados por ms de una persona, en los cuales se necesita llevar un registro de las
modificaciones. MS Word XP permite hacer un seguimiento a las modificaciones o cambios, para ello es
importante que el documento sea preparado previamente en copias que se repartirn a los revisores, para
mantener un control final, aceptar o rechazar los cambios realizados y mantener un registro de ellos.
MS Word XP utiliza marcas de revisin para controlar los cambios de forma que, una vez revisado el
documento, puedan verse los cambios y comentarios realizados por cada revisor.
Una marca de revisin, es aquella sealizacin que MS Word XP coloca en donde se ha borrado, insertado
o modificado la informacin de un documento. Las Marcas de revisin pueden utilizarse para resaltar las
revisiones segn se vayan realizando o para comparar dos versiones de un mismo documento, como se
explica ms adelante.
Un comentario, es una nota que agrega un autor o revisor a un documento.
7.7.1
Preparar un Documento para su Revisin. Es muy importante configurar la creacin de versiones

para que automticamente se guarde la versin al cerrar. Para ello se selecciona el comando
Telf.: 965 44 22 13
Versiones de men Archivo y se activa la casilla de verificacin Guardar automticamente una

versin al cerrar y se da un clic en el botn Cerrar.
Preparar las copias de un documento para su revisin y combinacin es muy sencillo realizando los
siguientes pasos:
1. Abrir el documento que se desea preparar para
revisin.
2. Comprobar si el documento contiene mltiples
versiones haciendo clic en el comando Versiones del
men Archivo. Si existen varias versiones, se guarda
la versin actual como un documento independiente
con un nombre diferente y se utiliza esta copia como la
copia de revisin. De lo contrario, los revisores pueden
abrir y ver versiones anteriores del documento.
3. Se da un clic en el comando Proteger Documento del men Herramientas. Al hacerlo aparece la
4. Para permitir que otros usuarios cambien el documento e inserten comentarios y que controlen los
cambios mediante marcas de revisin, se debe estar seguro que la opcin Cambios realizados est
seleccionada. Para permitir que otras personas inserten slo comentarios pero sin cambiar el contenido del
documento se da un clic en Comentarios en el recuadro de excepciones. Para permitir que slo los
revisores autorizados agreguen cambios y comentarios, se escribe una Contrasea (opcional) que ellos
conozcan. Para mayor informacin acerca de cmo proteger archivos, vea el final de esta seccin.
5. Envese el documento para su revisin, ste puede enviarse por medio de red o en discos. El documento
puede enviarse con rapidez para su revisin en lnea haciendo clic en el icono de Enviar a destinatario de
correo
de la Barra de Herramientas Revisin y escribir a continuacin los nombres de los revisores en
el encabezado del mensaje
Cuando se espera volver a revisar el documento ms adelante, ste puede configurarse de manera que MS
Word XP guarde una instantnea de la versin actual cada vez que un revisor cierre el documento
despus de realizar cambios. Todas las versiones se almacenan en un documento, aunque en forma
Telf.: 965 44 22 13
predeterminada MS Word XP slo muestra la versin actual. Por cada versin del documento, MS Word
XP registra la fecha y la hora en que se guardo la versin y el nombre de la persona que realiz los
cambios. Pueden consultarse cualquiera de las versiones anteriores en una ventana independiente,
abriendo la versin desde el cuadro de dilogo Versiones.
Para realizar el seguimiento de las correcciones se utiliza el comando Control de cambios del men
Herramientas, abrir una barra de herramientas como se muestra a continuacin.
Nuestra barra de navegacin nos permitir ir avanzando o retrocediendo sobre los cambios, adems de
aceptar o rechazar los cambios:
El icono
nos permite retroceder.
El icono
nos permite avanzar.
El icono
El icono
nos permite aceptar los cambios

nos permite Rechazar, cambiar o eliminar comentario
El icono
nos permite agregar un nuevo comentario
El men Mostrar al presionarlo se despliega las siguientes opciones:
Nos indica que si queremos nos muestre todos los cambios en el documento ya sean Comentarios y el
comando Opciones de los comentarios ingresados.
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Esta ventana indica como ser marcado el cambio, podremos de definir las caractersticas de las
Inserciones:, Formato:, Color:, tambin podremos personalizar las propiedades graficas de los Globos.
Adems se nos permite tener un control visual ms ordenado sobre los cambios de todo el documento,
presionado el icono
Panel de Revisiones.
7.7.2 Comparar y Combinar Documentos

El comando Comparar y Combinar documentos del
men de Herramientas, compara un documento
abierto que se haya modificado con el documento
original y marca las diferencias adems de mezclar la
informacin contenida en ambos documentos
existentes en el documento modificado.
El ejecutar este comando MS Word XP abre la
siguiente ventana:
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Esta ventana es igual a la que se utiliza para Abrir un archivo y en se selecciona el archivo que se desea
comparar con el documento activo. MS Word XP establece una comparacin entre ambos archivos y
genera marcas de cambios con las modificaciones que encuentre respecto al original.
Las marcas que generan son presentadas en rojo, resaltando las diferencias de un documento con el otro.
7.7.3. Aceptar o rechazar los cambios

Una vez que se han revisado los cambios stos pueden ser rechazados, ignorados, o aceptados segn se
decida. Para esto se selecciona el icono
Rechazar, cambiar o eliminar comentario de la barra Revisin
despliega la siguiente caja de dilogo:
7.7.4 Proteger Documento

El comando Proteger documento del men Herramientas, evita que se cambie todo o una parte de los
documentos en pantalla, a excepcin de lo especificado. Tambin puede asignarse una contrasea para
que otros usuarios puedan realizar notas en un documento, marcar revisiones o rellenar algunas partes de
un formulario en pantalla. Cuando un documento est protegido, el nombre de este comando cambia a
Desproteger documento y sirve para realizar la funcin inversa en el documento activo. Las excepciones
que se pueden respetar al proteger un documento, pueden ser: los Cambios realizados, los Comentarios o
los Formularios.
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8. DISEO DE PGINA
8.1. Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que
luego puede ser imprimida. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes en
los cuales no se puede escribir.
Estos mrgenes se definen en el men Archivo, Configurar pgina... se nos muestra un cuadro de
dilogo como este con tres fichas:
En el cuadro de dilogo de la ficha Mrgenes
podemos fijar los mrgenes tecleando los cm.
deseados
en
cada
campo.
Superior: debemos indicar la distancia entre
el borde superior de la pgina y la primera
lnea
del
documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre la
ltima lnea del documento y el borde inferior
de
la
pgina.
Izquierdo: introduciremos la distancia entre
el borde izquierdo de la pgina y el principio
de
las
lneas
del
documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre el
borde derecho de la pgina y el final de las
lneas del documento.
Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar
un libro.
Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de
encuadernacin.
Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin
llamada apaisada).
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos,
Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar
claramente en qu consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada
de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.
Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos
documentos que creemos.
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En la ficha Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin
la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
En la ficha Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los
mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en
la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a
la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto,
generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como
el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta
unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de
pgina deberemos ir a la ficha Diseo y en ese cuadro
de
dilogo
rellenaremos
los
campos
correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que

deseamos que haya entre el borde superior
del papel y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben

quedar entre la ltima lnea del pie de pgina
y el borde inferior de la pgina.
Una vez fijados todos los parmetros que

acabamos de ver para apreciar el efecto global de los
mrgenes en nuestro documento debemos pasar a
vista de Diseo de impresin o a Vista preliminar.
Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de
impresin de una pgina con encabezado y pie de
pgina (que se ven en un tono ms claro). Podemos
observar como en las reglas horizontal y vertical hay
una zona ms oscura que indica el tamao de los
mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del
encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro
del margen inferior
Desde esta vista tambin se pueden modificar los
mrgenes. Para modificar el margen superior basta
colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y
cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del
margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
8.2. Nmeros de Pgina

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Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas,
ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no
aparece en el documento.
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el men Insertar o mediante los
Encabezados y pies de pgina.
Si nuestro documento contiene Encabezados y
Pies de pgina conviene insertar tambin los
nmeros de pgina al mismo tiempo, como
Si no es as se pueden insertar los nmeros de
pgina mediante el men Insertar, que vamos a
ver ahora.
En cualquier caso Word colocar los nmeros de pgina en el encabezado o el pie de pgina, segn la
posicin que elijamos para el nmero de pgina.
Para insertar nmeros de pgina debemos ir al men Insertar, Nmeros de pgina... y aparecer un
cuadro de dilogo como este.
Posicin. En este campo debemos elegir si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en la parte
superior o inferior de la pgina. Haciendo clic en el botn del tringulo podemos seleccionar una de las
dos alternativas.
Alineacin. En este campo elegiremos entre
las cinco que se nos muestran cuando hacemos
clic en el botn del tringulo, como vemos en
esta imagen. En la zona de la derecha podemos
ver en Vista previa cmo quedan alineados los
nmeros de pgina en cada caso. El pequeo
cuadrado representa la posicin del nmero de
pgina. Si nuestro documento se va a imprimir
en una sola cara de la hoja de papel es
conveniente elegir entre las alineaciones Izquierda, Centro o Derecha, mientras que si vamos a imprimir a
dos caras para encuadernarlo como un libro conviene elegir entre Interior y Exterior. La ms utilizada es
la Exterior, como vemos en la imagen, en las pginas impares el nmero de pgina se imprime a la
izquierda y en las pginas pares se imprime a la derecha.
Para ver los nmeros de pgina en la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista
Diseo de Impresin y se ven en un tono ms claro.
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Nmero en la primera pgina. Si dejamos sin marcar esta casilla no se imprimir el nmero de pgina
en la primera hoja. Esta opcin est pensada para cuando la primera pgina ser la portada del
documento
y
no
conviene
que
aparezca
el
nmero
de
la
pgina.
Formato. Este botn permite elegir el formato de los nmeros de pgina. Al hacer clic sobre el
tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista como la que vemos en esta imagen para que
seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero
empezar la numeracin de las pginas:
1.- Continuar desde la seccin anterior ( o empezar desde
uno, si sta es la primera seccin).
2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en el cuadro
de al lado.
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos,
tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con
el de la pgina, como veremos ms adelante.
Si queremos incluir un texto delante del nmero de
pgina, como, por ejemplo. "pg.:" deberemos, en el modo
vista de Diseo de pgina, hacer doble clic sobre el nmero
de pgina, con lo que se abrir el encabezado o pie de
pgina, a continuacin seleccionar el cuadro de texto que
contiene el nmero de pgina, escribir el texto "pg.:" y
dejar un espacio en blanco delante del nmero de pgina.
8.3. Encabezados y Pies de Pgina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til
para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener
los nmeros de pgina.
Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al men Ver, y hacer clic en Encabezado y pie de
pgina... aparecer un cuadro de dilogo como este. Para poder ver los encabezados y pies de pgina
hay que estar en el modo vista de Diseo de impresin. Si hacemos doble clic sobre un encabezado o pie
existente tambin se abrir esta pantalla.
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Observar como ha aparecido un recuadro punteado con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado
dentro, y tambin se ha abierto la ventana flotante Encabezado y pie de pagina que contiene los iconos
con todas las opciones disponibles.
Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente,
insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la ventana flotante, como vamos a ver a
continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos
haciendo clic en el botn Cerrar, a la derecha de la ventana.
Mediante este botn
podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Barra de herramientas Encabezado y pie de pgina. Vamos a ver los botones ms importantes
de esta barra.
Insertar Autotexto. Al hacer clic se abre una lista desplegable con los autotextos disponibles.
Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite,
por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.
Insertar nmero de pgina.
Insertar nmero total de pginas del documento. Es decir, inserta el nmero de la ltima
pgina del documento.
Formato del nmero de pgina. Se abrir la ventana que ya hemos visto en el punto anterior
que permite elegir el formato del nmero de pgina.
Inserta la fecha del da en formato dia/mes/ao.
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Inserta la hora actual en formato hora:min.

Configurar pgina. Se abre la ventana para configurar la pgina que hemos visto al principio
de este tema.
Mediante este botn podemos pasar del encabezado al pie de pgina y viceversa.
Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de pgina.
Cerrar. Al hacer clic en este botn salimos del encabezado o pie de pgina.
8.4.- Zoom
El documento lo podemos ver como una ampliacin o reduccin. Para esto seleccionarnos del men Ver el
comando Zoom. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo.
Aqu se selecciona el porcentaje con el que se desea ver el documento en Zoom. Normalmente es el 100% y
sobre esta base se pueden tomar las distintas medidas.
Ancho de pgina Reduce o aumenta el documento para que ajuste exactamente con el margen
izquierdo y derecho de la pantalla
Toda la pgina Reduce el despliegue para que los mrgenes de la seccin ajusten con la ventana.
Esta opcin slo est disponible en Diseo de Pgina.
Varias pginasMuestra dos o ms pginas. Esta opcin slo est disponible en Diseo de Pgina.
8.6.- Columnas
Una de las habilidades que posee el MS Word XP como procesador de palabras es su capacidad para
manejar desde una columna hasta mltiples columnas. El mximo nmero de columnas depender del
Telf.: 965 44 22 13
tamao y orientacin del papel. Para crear las columnas, sealamos el texto que queremos se imprima en
ms de una columna y utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:
Men Seleccionamos del men Formato el comando Columnas.
Con el mouse: Damos un clic sobre este icono
.
El icono se utiliza con un clic sostenido hasta obtener el nmero deseado de columnas. Con el icono se
pueden generar hasta un mximo de 6 columnas, pero con el comando Columnas del men Formato
podemos hacer varias cosas ms.
Esto aparece demostrado en la caja de dilogo que aparece a continuacin:
Existen unos formatos predefinidos en la opcin Preestablecidas. Si no deseamos ese tipo de columnas
podemos sealar cuantas en Nmero de columnas: con su Ancho y Espacio entre columnas. Si queremos
que todas las columnas sean iguales seleccionamos Columnas de igual
ancho. Las columnas se pueden aplicar al texto seleccionado o a todo el
documento y as lo sealamos en Aplicar a:. Si queremos lneas entre
las columnas utilizamos Lnea entre columnas. Finalmente, las
columnas pueden empezar a partir del cursor y as lo indicamos
utilizando la caja Empezar columna.
8.7.-Notas al pie
Las notas al pie son aclaraciones de tpicos que se estn tratando en el
documento y que se estn ampliando al final de la hoja o al final del
documento. No se debe confundir con los pies de pgina que son
comentarios o marcas que se ponen en todas las hojas. Las notas al pie
funcionan para una pgina o para la ltima pgina y se crean del men
Insertar, submen Referencia con el comando Nota al pie. Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente
caja de dilogo:
Telf.: 965 44 22 13
Debemos definir si las notas irn al final de la pgina o del documento. Haga clic en el formato de nmero
que desee aplicar a las notas al pie numeradas automticamente. Puede poner un smbolo Marca personal:
para identificarlas. Los smbolos se pueden determinar con el botn Smbolo. Numeracin: Haga clic y
desplcese hacia abajo para seleccionar una opcin a fin de numerar automticamente las notas al pie del
documento. Aplicar cambios a: Desplcese hacia abajo para seleccionar en qu parte del documento
desea realizar los cambios.
8.8.- Separador Mrgenes

En este separador se definen los mrgenes.
Superior:, Inferior:, Izquierdo: y Derecho: Definen los mrgenes, distancia entre el extremo de la
hoja y donde comienza el documento.
Encuadernacin:Es un margen extra para
encuadernar el documento, se agrega al margen
que ya se tiene.
Posicin del margen interno Coloca el margen
interno en la parte superior, izquierda o derecha
de un documento. Si ha configurado el
documento con pginas opuestas o dos pginas
por hoja (mediante Mrgenes simtricos, Libro
plegado o Dos pginas por hoja), esta opcin no
est disponible. La vista previa muestra el
resultado del ajuste en el documento.
Orientacin Cambia la orientacin de Vertical a
Horizontal y viceversa. Al cambiar la
orientacin, se transfieren las medidas de los
mrgenes superior e inferior a izquierdo y
derecho, y viceversa.
8.9.- Separador Papel

Es importante definir tambin el tamao del papel y la
orientacin que tendr ste. En este separador
sealamos de donde tomar el papel la impresora. Las
fuentes de papel dependern de la impresora que
tengamos habilitada por omisin
Tamao del papel: De esta lista tomamos el
tamao de papel para nuestro documento. Si se
desea otro tamao se puede cambiar en Ancho:
y Alto:.
Origen del papel:Especifica dnde est situado
el papel en la impresora. Si hace clic en Seleccin automtica, la impresora utiliza la bandeja de
papel que admita el tamao de papel seleccionado. Si elige un origen de papel distinto de Seleccin
automtica, asegrese de que asigna la forma correcta (tamao de papel) al origen del papel.
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8.10- Diseo
En este separador indicamos las caractersticas del diseo en secciones, la posicin de los Encabezados y
Pies de pgina, la alineacin de la pagina, y la configuracin de la vista previa.
Empezar seccin: Donde comienza la seccin, y la seccin previa termina.
Encabezados y Pies de pgina Si se desea que sean distintos para la Primera pgina diferente y/o
para las pginas Pares e impares diferentes es aqu donde se seala.
Pgina Especifica para Word cmo desea alinear el texto en el documento.
Vista previa Muestra la apariencia del documento con las opciones seleccionadas.
8.11.- Secciones
En principio un documento de Word tiene mrgenes iguales para todas las pginas, la misma orientacin,
el mismo tipo de papel, los mismos encabezados (con las posibilidades ya mencionadas), etc., pero hay
ocasiones en las que se pueden modificar estas caractersticas generales. Esto ltimo es posible gracias a
las secciones.
Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran documentos distintos. De esta
manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo documento una carta y su sobre, o pasar de escribir de
una sola columna a columna periodstica, hacer en el mismo documento los distintos captulos de un libro
con encabezados y pies diferentes para cada uno de ellos, etc.
Este ltimo caso es el que ms til resulta y por ello se le va a dedicar una explicacin ms detallada:
El primer paso para poder realizar varios
captulos dentro de un mismo documento es
dar el formato de pgina que se quiere que
tenga cada uno de ellos. Si se quiere que cada
captulo tenga encabezados distintos en las
pginas pares e impares y poder dejar el de la
primera pgina vaco, habr que seguir los
pasos explicados en el punto 5.6.1. del manual.
Tambin hay que determinar los mrgenes
(pginas paralelas, margen de encuadernacin
etc.) como se explica en el punto 5.1.2. del
manual.
En el apartado
Diseo de pgina
de la ventana Configurar pgina en el men Formato hay que
indicar Pgina impar en la opcin Comenzar seccin, ya que todos
los captulos comienzan siempre en pgina impar.
Una vez hecho esto hay que ir al men Insertar y escoger la opcin Salto y
seleccionar la casilla Pgina impar dentro de Salto de seccin.
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Word cortar ahora el documento en dos secciones idnticas, cada una con sus propios
encabezados y pies.
Si se quiere insertar un ndice de contenido o una portada como se ve en este manual habr que
hacer tambin cortes de seccin de la misma forma.
8.13.- Marcador (Men Insertar)

Crea Marcadores que pueden utilizarse para marcar texto, grficos, tablas u otros elementos seleccionados.
Escriba un nuevo nombre de marcador o seleccione un nombre existente en la lista. Si agrega un marcador
existente, se quitar de su ubicacin original y se asignar a la seleccin actual.
Para localizar un marcador ya insertado podemos utilizar este recurso desde el men Edicin / Ir a.
Haga clic en el elemento al que desee desplazarse. Despus, escriba el nmero del elemento en el cuadro
de introduccin del texto y haga clic en siguiente.
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9. TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos
de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el
diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus
casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.Vemos,
pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros
mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede
insertar texto, nmeros o grficos.
1-Creacin de Tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Men Tabla,
icono de la barra estndar o dibujndola con el ratn, segn el tipo
de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres.
-Men Tabla.
Para insertar una tabla debemos ir al men Tabla, Insertar, opcin
Tabla y se abrir un cuadro de dilogo como este, en el que debemos
indicar:
Nmero de columnas.
Nmero de filas.
Autoajuste. Aqu tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla.
Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automtico ajustar el ancho
para que la tabla ocupe todo el espacio entre los mrgenes de la
pgina.
Autoajustar al contenido. El ancho depender de la cantidad de texto
o grficos que contenga cada columna.
Ajustar a la ventana. El tamao se ajusta al tamao de la ventana del
visualizador Web, si cambia el tamao de la ventana, la tabla se ajusta
al nuevo tamao.
Autoformato. Mediante este botn podemos elegir entre varios
formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clsica 2 que es el
que se ve en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato
elegido a nuestra tabla.
Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones,
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ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas
tablas.
-Icono.
Al hacer clic en el icono tabla
de la barra
estndar se abre una ventana como la que se
muestra a la derecha. Moviendo el ratn dentro de
la rejilla, podremos seleccionar el nmero de filas y
columnas fcilmente. Por ejemplo, en el caso que se
muestra se va a crear una tabla de 2 x 3 (dos filas y
tres columnas ). Este mtodo es el ms sencillo y no
permite opciones de formato, opciones que se
pueden aplicar ms adelante si lo creemos
conveniente.
-Dibujndola.
Ir a men Tabla y seleccionar Dibujar tabla o
hacer clic en el icono del lpiz
de la barra de
Tablas y bordes, el cursor tomar la forma de un
lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectngulo con el tamao total de la tabla. A
continuacin dibujar las filas y columnas, como
si lo hiciramos con un lpiz. En la barra de
Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar
con las tablas que veremos ms adelante.
Este mtodo es ms flexible a la hora de disear
tablas irregulares, como la que se muestra en la
imagen.
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un prrafo normal, con la diferencia
de que cada celda se comporta como un prrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar
distintos estilos a cada celda, o incluso a cada prrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explic para los prrafos con el men Formato|Bordes y
sombreado
2- Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede
poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias
formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de
movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal,
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pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que
vamos a ver a continuacin.
Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una celda a la izquierda
MAY + TAB
Una celda a la derecha
TAB
Una celda arriba
flecha arriba
Una celda abajo
flecha abajo
Al principio de la fila
Alt + Inicio
Al final de la fila
Alt + Fin
Al principio de la columna
Alt + AvPg
Al final de la columna
Alt + RePg
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
-Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el
cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro
(vdeo inverso).
-Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome
la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y
la
columna
quedar
en
vdeo
inverso.
-Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda
pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la
fila y haciendo clic.
-Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic
dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos
seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar
la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar
la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma
de desplazar el resto de las columnas.
Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla.
Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de la
tabla ), en el men Tabla se activan los comandos que nos permiten
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modificar las caractersticas de la tabla y que vemos en la imagen de la derecha. Vamos a enumerar los
ms interesantes
-Insertar. Podemos insertar una
nueva tabla, se abrir la ventana que ya hemos visto
en
Creacin
de
tablas.
A
continuacin tenemos los
comandos para insertar columnas
a la derecha o a la izquierda
de la columna seleccionada. Para
insertar filas en la parte
superior o inferior de la fila
seleccionada.
Y tambin para insertar celdas, en
ventana para que decidamos cmo se desplazan las
este caso se abrir otra

otras celdas afectadas.
-Eliminar.
Se abrir esta ventana para que elijamos entre Tabla, Columna, Fila o Celdas, en este ltimo caso Word
nos preguntar tambin cmo se desplazan las celdas afectadas.
-Seleccionar.
Se abrir esta ventana para que elijamos entre Tabla, Columna, Fila o Celda.
-Dividir celdas
Se abrir esta ventana para que fijemos en cuntas columnas y filas queremos
dividir la celda seleccionada.
Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el men Tabla,
no obstante, para trabajar ms cmodamente con las tablas, Word pone a
nuestra disposicin una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las
funciones ms habituales, tambin disponemos de un men contextual especial
para tablas. A continuacin vamos a ver todo esto.
3- Barra de herramientas Tablas y bordes

Para abrir esta barra de herramientas, ir al men Ver,
Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes.
Vamos a ver las funciones ms interesantes de esta
barra.
Lpiz. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibujndolas con el ratn.
Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite borrar las lneas
de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic.
Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos
cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el
grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las lneas que queramos.
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Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos

dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las
celdas con color.
Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeo tringulo de la
derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas
funciones de insercin. Tambin podemos ajustar el tamao de las
columnas con las tres ltimas opciones.
Combinar y dividir. El primer icono permite crear una
nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El
segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador,
se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda
seleccionada.
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que
se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere
aplicar la alineacin.
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas
uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho.
Autoformato. Este botn abrir un cuadro de dilogo en el que podremos elegir entre varios
formatos ya establecidos
Cambiar direccin del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribir en la orientacin
que marca el icono, en este caso se escribir hacia abajo. Haciendo clic en el botn, la orientacin va
cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente segn su
contenido. Si las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en cuenta al
ordenar.
Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automtica se realizar
la suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna)
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser nmeros. Si
el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de error ("Final de frmula inesperado")
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No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por
ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el
ttulo de la columna) no se produce ningn error y la suma se realiza correctamente. Tambin, si
colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerar a todos
al realizar las sumas
Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Frmula
del men Tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y tambin se
puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura,
si el valor es cero, aparecer 0,00 y se pondrn los puntos para separar los miles y la coma para separar los
decimales. Cuando se tienen datos numricos, MS Word XP puede realizar operaciones con estos datos y
desplegarlos en otra celda de la tabla. Para insertar una frmula se utiliza el comando Frmula del men
Tabla. Las frmulas disponibles son las operaciones ms comunes.
En Frmula: debemos escribir la frmula que utilizaremos junto con las celdas de las que tomar los datos.
Se escribe la referencia de las celdas utilizando letras para las columnas (A,B,C,...) y nmeros para las filas
(1, 2, 3,...) como en las hojas de clculo. Por ejemplo la primera celda sera Al.
Para escribir rangos de celdas se utilizan los dos puntos (:). Por ejemplo, A1:C1 sera el rango de la
columna A a la C del rengln 1. Tambin se puede hacer referencia slo a filas o slo a columnas. Por
ejemplo, si tenemos 2:2 estamos hablando de toda la fila 2, o si tenemos C:C estamos hablando de todo la
columna C.
En Formato de nmero: escogemos el formato que tendr la celda con la frmula. Las
frmulas disponibles aparecen en Pegar funcin:. Estas incluyen: SUMA, PROMEDIO,
MX (mximo), MN (mnimo), etc. Para insertar la funcin SUMA, podemos dar clic
directamente sobre icono
de la barra de herramientas de Tablas y bordes
4- Men contextual de Tablas
Telf.: 965 44 22 13
Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre una tabla se abre el men contextual de Tablas
como muestra esta imagen. Desde aqu podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de
ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y tambin podemos acceder a Propiedades de tabla...
donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, as como la forma de
establecer mrgenes y espaciado en las celdas:
Ajustar el texto alrededor de la tabla
Es posible decidir si queremos que el texto que rodee la tabla se ajuste a esta. Adems se puede
alinear la tabla a la izquierda, centrada y a la derecha. Podemos combinar estas posibilidades para
obtener el ajuste deseado. Cmo se hace?. Seleccionar la celda,
columna, fila o tabla sobre la que vamos a realizar el ajuste. En el
men Tabla, hacer clic en Propiedades de tabla... y se abrir la
ventana que tenemos a la derecha. Tambin se puede acceder
mediante el men contextual de las tablas. Ahora basta pinchar en el
icono adecuado segn queramos el Ajuste de texto (Ninguno o
Alrededor) y lo mismo con la Alineacin que elijamos (Izquierda,
Centro o Derecha)
Mrgenes en las celdas (Cell

padding)
Se puede definir el espacio que
queremos que exista entre el borde de la
celda y el texto o grficos que contiene.
Se puede definir el margen superior,
inferior, Izquierdo y derecho.
Con
espacio
entre
el texto
y el
borde
Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explic en el punto

anterior, pinchar en el botn Opciones... y se abrir esta ventana, en la
que podremos indicar los mrgenes deseados en las correspondientes
casillas.
Espacio entre celdas (Cell spacing)

En la misma ventana podemos marcar la casilla Permitir espaciado entre
celdas, y dar los cm. de separacin.
Esta opcin nos permite disear las tablas con un espacio determinado de
separacin entre celdas. Equivale a hacer el borde ms ancho.
Tabla
con
espacio
entre
celdas
5- Anidar, Ajustar y Mover

Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas.
Tambin es posible arrastar una tabla completa a otra zona de la pgina de forma muy sencilla.
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Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias
formas de que el texto se ajuste a la imagen o grfico.
- Mover las tablas libremente
Ya podemos mover la tabla con el cursor, basta colocar el cursor en la esquina superior derecha de la
tabla y, cuando aparezca este icono
, pinchar y arrastrar la tabla al lugar donde queramos.
-Tablas anidadas
Esta opcin nos permite crear una tabla dentro de otra. Es decir, dentro de una casilla podemos crear
una nueva tabla con sus propias caractersticas. Si eliminamos la tabla principal tambin desaparece la
tabla anidada.Tambin se pueden colocar dos tablas paralelas, una al lado de la otra.Cmo se hace?
Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.
a2. Esta es la segunda celda de la tabla padre,
que
a1. Esta es la primera casilla o
celda de la tabla padre.
b1. Casillas
b2. de la b3. tabla
b4. anidada. b5
b6
contiene una tabla anidada con seis casillas.

a3. la tabla padre tiene cuatro
a4 celdas de la a1 a la a4 y la tabla anidada

seis celdas dela b1 a la b6.
-Ajuste de imgenes dentro de tablas

En Word97 era posible insertar imgenes en las celdas de las tablas pero no se permita que el texto
se ajustase a la imagen. Ahora ya es posible ajustar el texto de varias formas.Cmo se hace?
Seleccionar la celda en la que queremos insertar la imagen, en el men Insertar, Imagen, desde
Archivo. o Imgenes prediseadas. Una vez insertada la imagen, seleccionarla y en el men Formato,
Imagen veremos una ventana como esta en la que debemos elegir en la ficha Diseo, veremos un
cuadro de dilogo como el que ves a la derecha, elegir el Estilo de ajuste adecuado (En lnea con el
texto, Cuadrado, Estrecho,.) y la Alineacin horizontal (Izquierda, Centrada,...)
Tambin podemos llegar a esta ventana haciendo clic sobre la
imagen con el botn derecho del ratn y elegiendo Formato de
imagen. Aqu
abajo
vemos
un ejemplo:
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6.- Convertir texto en tablas.

En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustara pasar a una tabla.
Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word dispone
de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos estn bien organizados
la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numricos como
alfanumricos. De forma similar tambin se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
Para pasar un texto a una tabla, o viceversa,
debemos seleccionar el texto primero, luego ir al
men Tabla, seleccionar Convertir y elegir
Convertir texto en tabla... , como vemos en esta
imagen, entonces se abrir el cuadro de dilogo
Convertir texto en tabla que vemos en la siguiente
imagen.
7.- Ordenar el contenido de la tabla.

MS Word XP puede ordenar el contenido de una tabla en orden
ascendente o descendente y tambin segn el tipo de datos que
contenga. Para ordenar dentro de una tabla se selecciona lo que
se desea ordenar y despus se utiliza el comando Ordenar del
men Tabla.
Se pueden establecer hasta tres prioridades de ordenamiento
que se seleccionan en Primero ordenar por, Se puede ordenar
en forma Ascendente o Descendente. Tambin se le puede
especificar el Tipo: de datos.
En las ltimas opciones se puede especificar si la lista tiene encabezado Con encabezado o sin
encabezado Sin encabezado, y en caso de tenerlo, el MS Word XP no tomar en cuenta la primera
lnea,
Si sealamos el botn Opciones aparece la siguiente caja de dilogo:
En Separar campos en se puede ordenar el texto
seleccionado fuera de una tabla basndose en el carcter
separador escrito o seleccionado, MS Word XP toma cada
marca como el final de un registro ya sean Tabulaciones,
Comas u Otro.
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Con Ordenar solo columnas se solicita que se ordene slo la columna seleccionada. Distinguir
Maysculas de minsculas Sita una palabra en minscula antes de una palabra en mayscula
cuando el orden es ascendente. Sita una palabra en mayscula antes de una palabra en minscula
cuando el orden es descendente. Idioma de ordenacin, nos permite seleccionar el alfabeto que
tendr en cuenta para ordenar.
Para ordenar tambin podemos utilizar los siguientes iconos de la barra de herramientas de Tablas y
bordes.
Orden ascendente
Orden descendente
8.- Frmulas en Tablas.

Las tablas de Word nos permiten utilizar frmulas al estilo de Excel. Word dispone de unas cuantas funciones bsicas
para realizar operaciones matemticas sencillas. Para insertar una frmula en una tabla debemos utilizar el comando
Tabla > Frmula
En la siguiente tabla de ejemplo, la columna Total se ha obtenido mediante la frmula =SUM(LEFT). Podemos
utilizar frmulas con celdas como haramos en Excel y en este caso tambin sera vlida la frmula =SUM(A2:C2).
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10.- ESTILOS
En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos de ttulos de un libro
(como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamao de letra, separacin
entre prrafos, etc.
Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un conjunto de instrucciones
de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangra,
interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.
Adems, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por ejemplo quitar la negrita de
los ttulos) bastar con redefinir el estilo para que todos los prrafos que lo tienen aplicado cambien.
El uso de estilos es una de las funciones de Word qu ms trabajo ahorran y que ms contribuyen a la calidad formal
del trabajo. Por ejemplo, este manual est hecho ntegramente utilizando estilos.
Es posible hacer estilos para prrafo (se aplican a la vez a todo el prrafo) y de palabra (se aplican slo a una palabra
o grupo de palabras) pero nicamente se vern los primeros por ser mucho mas tiles.
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que
con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2002, por ejemplo, el estilo "Titulo 1" est compuesto
por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden
crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir
las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos
personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.
1- Aplicar estilos
Para acceder a los Estilos podemos utilizar el panel de tareas, los mens o la
barra de formato. Son diferentes formas de hacer lo mismo.
Para acceder a los paneles de formato ir al men Formato y seleccionar
Estilos y formato.
Tambin podemos acceder desde el botn
formato de la barra de formato.
El panel de Estilos y formato tiene el aspecto que ves en la imagen siguiente.
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Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento slo tienes que

seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en la zona
Elija el formato que desea aplicar del panel Estilos y formato. En esta imagen se ven
con los estilos Pie de pgina, Ttulo 2, Ttulo 3. Si no tienes abierto el panel de Estilos
y formato puedes usar la barra de formato para aplicar un estilo. Selecciona el texto
al que vas a aplicar el estilo y haz clic en el tringulo del cuadro Estilo (en la barra
de la imagen es el cuadro que pone Normal), se abrir una lista desplegable con
todos los estilos disponibles, basta con hacer clic en el estilo elegido y ste se
aplicar a nuestro texto. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un
texto, se aplicar el estilo al texto que insertemos partir de ese punto hasta que
volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista tienen aplicado el estilo que representan, de
esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el
texto.
Adems, si queremos ver con detalle cmo est definido el estilo podemos ir al tringulo que hay al
lado de Estilos y formato, en la cabecera del panel, y se desplegar una lista con la opcin Mostrar
formato que nos mostrar un panel como el que ves a la derecha. En este panel se ven todos los
elementos que componen el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de
la fuente, etc. Tambin podemos ver los atributos referentes al estilo Prrafo,
como la alineacin, nivel de esquema, etc.
2- Crear, modificar y borrar estilos

-Crear un estilo :Para crear un estilo
de una manera fcil lo mejor es
definir el estilo en una parte de
nuestro documento. Es decir,
aplicar todas las caractersticas de
formato que queremos que formen
el nuevo estilo a un trozo del
documento. A continuacin hacer
clic en el botn Nuevo del panel
Estilos y formato, se abrir el
cuadro de dilogo Nuevo , escribir el
nombre del nuevo estilo y pulsar
Aceptar.
El cuadro de dilogo Nuevo permite cambiar algunas de las caractersticas
del formato que tenenos definido hasta ese momento.Por ejemplo, en la
imagen puedes ver que el estilo que vamos a definir tiene fuente Arial, 16 pt,
Cursiva y Centrado, si ahora quisieramos aadir el estilo negrita no
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tendramos ms que hacer clic en el botn negrita. Con lo que acabamos de explicar puedes comenzar
a crear estilos, una vez hayas practicado un poco con las opciones bsicas puedes entrar a ver las
opciones ms avanzadas de este cuadro de dilogo como te explicamos en el punto siguiente a travs
de un tema avanzado. Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo
tienes que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el
cuadro de estilos de la barra de formato y pulsar la tecla Intro.
-Modificar un estilo
Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos: estilos de ttulo, notas al pie, encabezados, etc.
Muchas veces, especialmente con los modelos de ttulo, resulta mucho mejor modificar los estilos del Word, para que
se adecuen al trabajo, que crear otros nuevos. Tambin puede ser necesario modificar los estilos que se hayan creado.
Para ello basta con seguir los siguientes pasos:
1. Modificar un prrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere cambiar, con los formatos que se quieran
aadir o quitar.
2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar el mismo estilo. Cuando Word detecte que
hay variaciones en el formato del estilo presentar automticamente otro estilo basado en el principal pero
con las correspondientes modificaciones realizadas por el usuario.
Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y

formatos... y seleccionar el estilo que quieres modificar, al
hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men
con la opcin Modificar ... , como puedes ver en la imagen de
la derecha en la que hemos seleccionado el estilo
aulaClic_nuevo. Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo
que puedes ver en la imagen siguiente.
En este cuadro de dilogo puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para ello
tienes unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el tamao,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras,... A continuacin
puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada
modificacin que hagas se ver reflejada de forma inmediata
en esta ventana, as podrs hacerte una idea del nuevo
aspecto del estilo. Debajo de la ventana de la vista previa hay
una lnea donde estn descritas todas las caractersticas del
estilo. En el caso de la imagen la imagen el estilo tiene fuente
verdana y negrita.
En el caso de que la caracterstica del formato que quieres
modificar no tenga un botn en este cuadro de dilogo
puedes hacer clic en el botn Formato y se abrir un
desplegable como el que ves a la derecha para que puedas
acceder a modificar cualquier caracterstica del formato.
El estilo normal y los estilos de ttulo
Para que todos los estilos predefinidos que Word utiliza en un documento (encabezado, pie, ttulos)
resulten proporcionados se utiliza el sistema de basarlos todos en uno: el modelo normal. As el estilo de
Telf.: 965 44 22 13
notas al pie de pgina es igual que el estilo normal pero con un tipo de letra ms pequeo. De este modo
si se cambia el tipo de letra del estilo normal de Times a Arial, el estilo para las notas al pie cambia
automticamente a Arial. Lo mismo hacen los estilos del encabezado, ttulos, etc.Por este motivo, el
primer paso a la hora de hacer un trabajo ser determinar qu formato va a tener el estilo normal.
Tambin habr que pensar qu modificaciones se pueden aadir a este estilo sin que los restantes se
deformen: por ejemplo, si se aade una sangra de primera lnea al modelo normal, todos los restantes
estilos tambin quedarn redefinidos con la misma sangra. Esto sera incorrecto porque, por ejemplo, los
encabezados nunca tienen sangra de primera lnea. Una solucin posible es definir un estilo nuevo con
el nombre Texto, por ejemplo, que sea igual que el normal y que adems tenga sangra. ste ser el estilo
que se utilice en los prrafos normales.
Word tiene predefinidos varios estilo para ttulos: Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, etc. Conviene emplear estos
estilos en los ttulos de un trabajo en lugar de crear otros propios, porque el programa los utiliza para
despus hacer los ndices de los trabajos de modo automtico. Si el formato que tienen no se adecua al
trabajo, siempre es posible modificarlos como se ha explicado anteriormente.
o El estilo Ttulo 1 se utiliza para los ttulos principales, Ttulo 2 para los secundarios, y as
sucesivamente.
o Cuando se empieza un documento nuevo, en la caja de estilos solo estn activos los estilos Ttulo
1, Ttulo 2, Ttulo 3.
o Si se necesitan ms niveles de ttulo hay que activarlos desde el cuadro Estilo del men Formato.
Aparecer un cuadro de dialogo a la derecha de la pantalla con las distintas posibilidades. Para
activar ms niveles basta con presionar el botn Nuevo y nos aparecer una ventana donde
podremos escoger de la lista de la izquierda y presionando el botn Aplicar.
Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un ttulo al presionar la tecla de retorno de carro para seguir
escribiendo, pase a escribir en estilo normal. Si se est empleando otro estilo diferente para los prrafos normales,
como el estilo Texto arriba sugerido, tambin se puede hacer que Word, tras un ttulo pase a escribir en este estilo.
Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo del men Formato, seleccionar el estilo Ttulo 1 y presionar el botn
Modificar.
En el cuadro Estilo del prrafo siguiente hay que escoger de la lista el estilo al que se quiere pasar tras pulsar la tecla
de retorno de carro.
-Propiedades de los Estilos

Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y casillas
de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en este tema
avanzado.
Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos.
*Tipo de estilo.
El cuadro Tipo de estilo admite cuatro valores:
Prrafo, Caracter, Tabla y Lista.
El estilo de carcter afecta a caracteres, y tiene
definidas caractersticas como el tamao de los
caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo
caracter no puede contener caractersticas de
formato prrafo, como la alineacin, interlineano,
etc. Por esto esas caractersticas estn deshabilitadas
en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se
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distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como
smbolo una "a" subrayada como puedes ver en la imagen de la derecha para el estilo llamado
"estilo_caracter".
El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo caracter y adems tambin
caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo prrafo tiene como smbolo
, como puedes ver en la imagen de la derecha para el estilo llamado
que lo identifica este:
"estilo_parrafo".
El estilo de lista , se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en el cuadro de dilogo
de la derecha, como el cuadro "Iniciar en" donde se indica el nmero o letra en que empezar la lista,
fuente, estilo, sangras, etc.
El tipo lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista como puedes ver en la imagen
anterior para el estilo llamado "estilo_lista".
El estilo de tabla, se aplica a las tablas y puede contener practicamente todas las caractersticas del
estilo carcter y adems tambin caractersticas de las tablas
como tipo de bordes, etc.
El tipo tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en
forma de cuadrcula, como puedes ver en la imagen anterior
para el estilo llamado "estilo_tabla".
*Estilo basado en
Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para
basarnos en l. De esta forma el estilo tomar las caractersticas
definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nuevas
que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que
facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos
detalles ya que nos ahorramos definir muchas caractersticas.
Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern
unos estilos u otros en el cuadro desplegable "Estilo basado en".
*Estilo del prrafo siguiente
Este cuadro solo est disponible para el tipo de estilo Prrafo.
Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo
que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el
estilo y pulsemos la tecla INTRO dejar de aplicarse el estilo que
hemos definido y se aplicar el que pongamos en "Estilo del
prrafo siguiente". Esto se suele utilizar por ejemplo en los ttulos
en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.
*Agregar a la plantilla.
Si no marcas esta casilla el nuevo estilo slo estar disponible en
el documento actual, si la marcas estar disponible en todos los
documentos que utilicen la plantilla actual.
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Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estar disponible tambin en los nuevos
documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla Normal. Los
documentos que existan antes de agregar a la plantilla no tendrn accesible el nuevo estilo, slo est
accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga acceso a un estilo creado
despus debemos hacerlo con el Organizador.
*Actualizar automticamente.
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente el estilo.
Adems aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.
-Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y formatos... y
seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic en el
tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin
Eliminar ..., como puedes ver en la imagen de la derecha.
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo,
desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que
tuvieran aplicado ese estilo.
3- Preferencias entre estilos

Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato de
forma manual, sin aplicar estilos. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un documento tiene aplicado un
estilo y queremos aplicarle un formato manual?.
Como hemos visto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el usuario, predefinidos por Word,
estilos de carcter, de prrafo, etc. Cmo interactuan los diferentes tipos de estilos entre si? Qu
preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se aplican unas
normas de sentido comn que hace que en la mayora de las ocasiones no haya ningn problema.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que
requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en cursiva
(adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carcter que
tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado? Pues esa cierta palabra
del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que Word interpreta que el estilo
carcter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para
que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lgico.
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4- Ms sobre Estilos
mbito de un estilo. Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qu documentos estar
visible. Es decir, cundo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cundo
aparece en la lista del panel de Formatos y estilos. Como norma general un estilo slo est visible en el
documento en que se crea. Si marcamos la casilla Agregar a la plantilla estar visible en todos los
documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier caso, slo est visible para los nuevos documentos
no para los antiguos. Una forma de saltarte esta norma es con el Organizador, como vers ms abajo. Otra
forma es mostrar todos los estilos en el panel de Formatos y estilos.
Personalizar y Mostrar estilos. El panel Formatos y estilos muestra los estilos disponibles para el
documento abierto.
Pero hay ms posibilidades para ver ms estilos, en la parte de abajo del panel, haz clic en Mostrar y
aparecer un desplegable con las opciones que ves en la imagen
de la derecha. Por ejemplo si eliges Todos los estilos, aparecern
en la lista del panel todos los estilos creados por Word. Si eliges
Estilos disponibles slo aparecern los estilos utilizados en el
documento ms los correspondientes a la plantilla actual. Con la
opcin Personalizar podrs decidir qu estilos concretos quieres
que se muestren en el panel.
Galera de estilos.
Como hemos dicho anteriormente los estilos
pueden ser los creados por los usuarios o los
existentes en Word, una forma de ver los
estilos existentes es utilizando la Galera de
estilos.
Para acceder a la galera de estilos debes ir al
men Formato, elegir Tema... y aparecer un
cuadro de dilogo con el botn Galeria de
estilos... que te llevar a un cuadro de dilogo
donde podrs ver los estilos y un ejemplo de
cada uno.
El Organizador.
Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en funcin de la plantilla a la que pertenece y
si se han creado nuevos estilos para l. Pero hay una herramienta que permite hacer que un documento
tenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Organizador. El Organizador tambin permite ver
todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados, si hace falta alguno nuevo, si hay que
cambiar de nombre algn estilo, etc., es decir, como su propio nombre indica ayuda a organizar los estilos.
Mediante el Organizador puedes llevar los estilos de una plantilla a un documento y viceversa. Para
acceder al Organizador ves al panel Herramientas, Plantillas y complementos, clic en el botn
Organizador y en la ficha Estilos vers un cuadro de dilogo como este. En la parte izquierda tienes los
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estilos del documento actual y en la parte de la derecha los estilos de la plantilla actual.Puedes pasar un
estilo de un lado al otro seleccionndolo y haciendo clic en el botn Copiar. As puedes, por ejemplo,
pasar un estilo de tu documento a la plantilla Normal.dot (lo que es equivalente a utilizar el botn
Aadir a la plantilla al crear un estilo). Con el botn Eliminar puedes borrar un estilo del lugar que lo
hayas seleccionado.
Puedes utilizar el botn Cerrar archivo para cerrar el documento o plantilla actual y el botn pasar a
realizar la funcin de Abrir archivo, para que puedas abrir otro documento o plantilla.
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11.-PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. Una plantilla puede sernos til
cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes,
el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el
remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla
de documento (.dot). La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento
Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original,
de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada
vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot. Word asigna la
plantilla Normal.dot automticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la
informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. En
unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el men Formato, Fuente, hay un
botn llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se
consigue modificando la plantilla Normal.dot
Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a
utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras
necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
1- Utilizacin de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento
nuevo desde el men Archivo , como puedes ver en esta
imagen. No utilizar el icono
de la barra estndar, ya
que si lo hacemos de esa forma se abrir directamente un
nuevo documento en blanco con la plantilla
predeterminada.
Si lo hacemos de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que puedes ver
en esta imagen. Cuando se arranca Word sin seleccionar ningn documento tambin
aparece este panel. El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms
habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento
nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. Tambin nos
permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a
continuacin. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de
elegir una plantilla:
Plantillas de Microsoft.com, en este sitio web de Microsoft hay varias plantillas

que se pueden utilizar, si intentas abrir una, probablemente te aparecer un cuadro de dilogo
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para que aceptes instalar el componente Microsoft Office Template.
Plantillas de mis sitios Web, te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Plantillas generales... , es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro
del ordenador. Esta es la opcin ms utilizada y que vamos a ver a continuacin. Al hacer clic
veremos el cuadro de dilogo Plantillas que contiene varias pestaas o fichas si pulsamos en la
ficha Cartes y faxes vers algo similar a la siguiente imagen.
Este cuadro de dilogo nos muestra las

plantillas disponibles sobre el tema
Cartas y faxes. Hacer doble clic en la
plantilla que nos interese, por ejemplo,
Fax profesional. Asegurarse que est
marcado Documento en la parte inferior
derecha del cuadro de dilogo, puesto
que ahora queremos crear un documento
de Word utilizando la plantilla, y no
deseamos modificar la plantilla.
Veremos un documento como el que
ves en la siguiente imagen, en el que
tendremos que sustituir los nombres
genricos de la plantilla como Compaia
por el nombre que deseemos, y escribir
los datos adecuados en los lugares
donde dice Haga clic aqu y escriba....
As conseguiremos escribir un
documento con los datos que
queramos, como puedes ver en la
imagen siguiente. Ahora slo nos
quedara guardarlo como haramos con
cualquier otro documento y la plantilla
quedara en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas,
podemos crear tantos documentos
como deseemos sin tener que
preocuparnos de mantener la plantilla
inicial.
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2- Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas
ya existentes, as podremos modificar tanto las
plantillas proporcionadas por Word como las que
creemos nosotros a partir de documentos Word, como
veremos en el punto siguiente. Para modificar una
plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el
panel de Nuevo documento elegir Plantillas generales, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrir un cuadro de dilogo como ste.
Seleccionar la ficha donde se encuentre la plantilla a
modificar, por ejemplo, Cartas y faxes, a continuacin
hacer doble clic en la plantilla elegida, por ejemplo,
Fax profesional.
Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona
titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla,
as una vez modificada la plantilla, la guardar como
plantilla y no como documento Word.Haremos clic en
Aceptar y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr
el diseo que ya vimos en el punto anterior).
Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos. Por
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ejemplo, sustituiremos Nombre de la organizacin por el nombre de nuestra organizacin, as ya no

tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de "Fax", etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. Ahora slo nos quedara
guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar como... y nos aparecer un cuadro
de dilogo como el que vemos
a continuacin.
Observar
importantes.
dos
cosas
Automticamente Word
nos ha colocado en la carpeta
Plantillas , que es la carpeta
donde
se
guardan
las
plantillas creadas por los
usuarios. Hay que guardarla
en esta carpeta para que luego
aparezcan en la ficha General
cuando queramos abrir una
plantilla.
El campo Guardar como tipo est rellenado con Plantilla de documento. Esto es as porque
anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo.
Slo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic
en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.
Para utilizarla haremos lo que vimos en el punto anterior y comprobaremos como nuestra nueva
plantilla, Fax_aulaclic, ya aparece para
utilizarla normalmente en la ficha
General.
Nota: La carpeta Plantilla puede estar
situada en distintos sitios segn el sistema
operativo y la instalacin de Word2002.
Por ejemplo, para Windows98 puede estar
en
C:/Archivos
de
programa/Microsoft
Office/Plantillas o C:\Windows\Application
data\Microsoft\Plantillas y para WindowsXP
en C:/Documents and Settings/"usuario"/Datos
de programa/Microsoft/Plantillas sutituyendo
"usuario" por el usuario de cada sistema.
3.- Crear plantillas a partir
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de documentos Word
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word podemos crear una plantilla simplemente
cambindole el tipo de documento.As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word
tendremos que:
Disear el documento Word. Modificar el documento Word para darle el aspecto de una plantilla.
Aqu, podramos incluir campos del estilo "Haga clic aqu..." , aunque no es necesario que una plantilla
contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para
disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar como... y en el campo Tipo de documento seleccionar
Plantilla de documento. Como ya vimos en el punto anterior, automticamente Word nos colocar en la
carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento
podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto con
el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.
Elementos que se guardan en una plantilla. Como hemos ido viendo en esta unidad en una
plantilla se guarda un documento base con todas sus caractersticas de formato, pero hay otras cosas que
tambin se guardan en la plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella.
Si modificamos las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos estas modificaciones tambin
se guardarn en la plantilla.
Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.
Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ah la potencia de las plantillas
para trabajar de modo ms eficiente con Word.
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12.- TABLAS DE CONTENIDO

Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como ndice de un libro: lista de los
captulos y secciones de un libro junto con las pginas en las que estn situados.
Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que nicamente es posible realizar
cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificacin posterior pueda variar la
paginacin del trabajo.
Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automtico, y actualizarla si se producen
modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible utilizar los estilos de ttulo.
Si se han empleado los estilos de ttulo basta con seguir estos pasos para hacer la tabla de contenido:
1. Situar el cursor en el punto en que
se
quiere
insertar
la
tabla
(preferentemente en una seccin
nueva).
2. Seleccionar la carta Tabla de
contenido en el cuadro de dilogo
ndice y tabla del men Insertar.
3. Elegir un formato de la lista Estilo,
indicar los niveles de ttulo que debe
mostrar la tabla de contenido y
pulsar. Aceptar.
Si se han hecho modificaciones posteriores en
el documento, es necesario actualizar la tabla de contenido. Para hacerlo hay que seguir los pasos descritos
para insertarla. Word detecta que ya hay una tabla y pregunta si se
quiere reemplazar:
Basta con contestar afirmativamente, y el programa
la sustituye por otra totalmente actualizada. El
aspecto de una tabla de contenidos es ste:
Al seleccionarlo aparecer con un sombreado gris. El
estilo de cada ttulo ya no es Ttulo 1, Ttulo 2... el
programa ha asignado un estilo automticamente, el
que representa el Ttulo 1 es el TDC 1, el que
representa el Ttulo 2 el TDC 2, y as sucesivamente. Los estilos TDC se pueden modificar como cualquier
otro estilo.
Si despus de insertar la tabla de contenidos se realizan cambios en el documento conviene repaginar la
tabla de contenidos. Para esto se hace clic sobre ella con el botn derecho del ratn, se desplegar este
men.
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Se selecciona la opcin Actualizar campos. A continuacin se abrir la ventana Actualizar la tabla de

contenido. Se pueden actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla. Despus de seleccionar una
opcin se pulsa Aceptar. El programa actualizar la tabla.
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13.- INSERTAR IMGENES Y GRFICOS

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para
saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar los
elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y
grficos:
IMGENES.
Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word
tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas
ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que
las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes
como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar
tambin son imgenes vectoriales.
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de
Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre
estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se
pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada
uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios
de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de
imgenes no vectoriales.
GRFICOS.
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones.
Microsoft Graph. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar
el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir
viendo a continuacin, fundamentalmente la Barra de Imagen para las imgenes y la Barra de Dibujo para los
grficos.
1.- Tipos de archivos grficos

Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados.
Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo , y se reconoce por la extensin del archivo, por
ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
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Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet,
sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo
iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo,
en la imagen tapiz de Windows98.
PNG. Moderno formato que permite compresin
Imgenes vectoriales o prediseadas
WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word
Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de
sonido.
2- IMGENES.
-Insertar imgenes
Al hacer clic en el men Insertar, Imagen aparecer una ventana con estas opciones.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los
puntos siguientes veremos el resto de las opciones
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Imgenes prediseadas.
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece
el panel lateral de Insertar imagen prediseada,
que puedes ver en esta imagen de al lado . En el
cuadro Buscar texto introduciremos las palabras
que describan lo que buscamos, si lo dejamos en
blanco, aparecern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la
imgenes que tengan relacin con ese concepto,
como puedes ver en la imagen de ms a la
derecha.
Para insertar una imagen en el documento basta
hacer clic sobre ella.
En la zona Otras opciones de bsqueda tenemos el
cuadro Buscar en que nos permite indicar en
donde se realizar la bsqueda, por ejemplo, en
Mis colecciones, en Colecciones de Office o en
Colecciones web.
En el cuadro Los resultados deben ser podemos
elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos;
tambin podemos elegir dentro de cada uno de
estos grupos unos tipos ms concretos, por
ejemplo, podemos decir que queremos fotografas
de tipo JPG.
Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Word2002
para copiar la imagen a tu disco duro.
Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Galera multimedia en lnea.
Desde archivo
Se abrir una ventana similar a la que se
nos muestra cuando queremos Abrir un
documento Word, y que ya conocemos. En
la parte derecha muestra la vista previa de
la
imagen
seleccionada
Una
vez
seleccionado el archivo que queremos
importar pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestro documento.
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Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar, aparecer
la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, stos se
vern reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino
que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos la imagen tambin desaparecer
del documento Word.
-Manipular imgenes
Para manipular una imagen abrir la barra Imagen
desde el men Ver, Barras de herramientas, Imagen.
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la
imagen quedar enmarcada por unos pequeos cuadrados.Para modificar el tamao, situar el cursor en las
esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir
el nuevo tamao. Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y
modificaciones sobre la imagen:
Insertar imagen prediseada. Permite insertar una nueva imagen prediseada.
Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opcin
Automtico. Obtener una imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comnmente llamamos una imagen
en blanco y negro. Una imagen binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de
agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como imagen de fondo.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Recortar.
Estilo de lnea.
Permite elegir entre
los diferentes estilos
que se muestran en
la ventana.
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Ajustar imagen. Ajusta la

imagen respecto del texto que la
rodea de varias formas, tal y
como se puede ver en los iconos
de la ventana.
Formato de imagen.
Color transparente. Para algunos formatos de imgenes, como JPG.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y
brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono.
3- GRFICOS.
-Insertar Autoformas y dibujar
Word2002 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
grficos y dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te
preocupes, mediante las Autoformas dispondrs de multitud de formas listas
para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros
muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de
rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se
ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Insertar, Imagen aparecer una
ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora como insertar Autoformas,
WordArt, desde escner y grficos de Microsoft Graph. Al hacer clic en
Autoformas aparecer la barra de herramientas Autoformas y tambin la barra de herramientas Dibujo que
Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir tambin desde el men Ver, Barras de herramientas.
El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros propios
diseos y los cinco siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el
ltimo icono permite acceder a las imgenes prediseadas.
Al hacer clic en este botn se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos de
dibujo: lneas, flechas, dobles flechas, curvas, polgonos irregulares, trazo a mano alzada. Estos
objetos se pueden combinar para realizar prcticamente cualquier dibujo lineal que se nos
ocurra. Una vez trazadas las lneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes ms finos.
Estos cinco iconos permiten acceder a los diferentes mens para seleccionar
las autoformas, como por ejemplo el que vemos aqu de diferentes formas de flechas.
Este botn sirve para acceder a las imgenes prediseadas, donde podremos encontrar ms objetos
grficos.
-Modificar grficos
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Lienzo de dibujo.
Cuando dibujamos o creamos un grfico en Word no slo estamos ocupando la zona
exacta que contiene el dibujo, sino una zona ms amplia que rodea al dibujo, esta zona
es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo est delimitado por un rectngulo como el
que ves en la imagen de al lado, tambin tiene unos iconos en su permetro que
permite modificar el tamao del lienzo haciendo clic y arrastrndolos. Por ejemplo, si
queremos hacer el lienzo ms estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado
derecho y cuando el cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamao que
deseemos. El lienzo de dibujo tambin se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic y
arrastrando el cursor cuando tome esta forma
al colocarlo en el permetro del lienzo. Tambin se
puede cambiar el tamao y otras caractersticas del lienzo de dibujo desde el cuadro de dilogo Formato del
lienzo de dibujo, para acceder a l basta hacer doble clic en cualquier zona dentro del lienzo.
Modificaciones.
Los grficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de
tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es
seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su
alrededor.
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu
vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se
arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho
un poco ms grande que la original.
Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o
cambiar la forma del grfico. En este caso un triangulo issceles se ha convertido en
escaleno.
Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic en el icono de giro
de la barra de
imagen, entonces aparecern unos puntos verdes, colocar el cursor sobre ellos y arrastrar
para hacer girar el objeto, para acabar el proceso hacer clic en el icono de giro.
Tambin
se
pueden cambiar
los colores de las
lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a
partir de la barra de dibujo.
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Con estos iconos de la barra de dibujo

se puede,
respectivamente, rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del contorno, tipo de
lnea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de 3D.
En esta imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos.
y tipo de contorno discontinuo.
-Aadir texto a los grficos
Se puede aadir texto a un grfico mediante el icono de Cuadro de
texto
de la barra de imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para
dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el
texto, y a continuacin insertar el texto.
Pero la forma ms fcil de aadir texto en el interior de un grfico es
haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que
aparezca el men contextual, elegir la opcin Agregar texto y
automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio
disponible en el grfico.
Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los lmites del tringulo..
-Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos vistosos para nuestros

documentos. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear
un objeto grfico WordArt.
Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener
texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin
que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.
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Para iniciar WordArt hacer clic en el icono

del men Insertar,
Imagen. Tambin podemos encontrar este icono en la Barra de
Dibujo
y
en
la
Barra
de
WordArt.
Al hacer clic sobre el icono aparecer un cuadro de dilogo con la
galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic
seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.
A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo para que
introduzcamos el texto.
Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario

teclearlo en este cuadro de dilogo. Tambin podemos elegir la
fuente
el
tamao
y
el
estilo
del
texto.
Al pulsar el botn Aceptar, despus de
escribir "Cursos de Aulaclic", un grfico
WordArt como el que se muestra se
insertar en nuestro texto.
-Modificar WordArt
Por medio de los iconos de la barra de herramientas de
WordArt podemos modificar los rtulos WordArt.
Para insertar un nuevo rtulo de WordArt.
Modificar texto... Permite cambiar el texto del rtulo
Abre la galera de WordArt para que podamos seleccionar otro tipo de rtulo
Permite modificar varios parmetros del formato de WordArt, como los colores de relleno y lnea, el
tamao y el diseo
Para dar forma al rtulo ajustndose a una de las formas que se presentan en una ventana
Permite ajustar el grfico WordArt respecto del texto que hay alrededor
Hace que todas las letras del rtulo tengan la misma altura
Podemos colocar el texto en horizontal o en vertical
Alineacin del rtulo
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Para variar el espacio entre caracteres.

-Insertar imgenes desde escner o cmara
Para importar imgenes desde escner o cmara de fotos digital debe haber
una cmara o escner compatible con TWAIN, conectado al ordenador.
Tambin debe estar instalado el software TWAIN que permite establecer la
comunicacin entre la cmara o escner y el ordenador. Una vez est todo
correcto ir al men Insertar, Imagen y elegir la opcin Desde escner o
cmara... si tenemos varios dispositivos conectados deberemos elegir desde
cual vamos a insertar la imagen, a continuacin elegiremos la calidad o
resolucin con la que queremos importar la imagen, y finalmente hacer clic
en el botn Insertar.
Dependiendo del modelo de cmara o escner nos encontraremos con diferentes programas para transferir
las imgenes al ordenador, en cualquier caso, una vez transferido el archivo de la imagen a nuestro
ordenador bastar utilizar la opcin de insertar imagen desde archivo, como ya hemos visto, para copiar la
imagen en Word.
-Insertar grficos de Microsoft Graph
Microsoft Graph es un programa integrado en Word2002 que
permite representar informacin numrica en forma grfica.
Para iniciar este programa ir al men Insertar, Imagen y elegir la
opcin Grfico. Aparecer un grfico como este grfico y la
cuadrcula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.
Para introducir valores en la hoja

de datos, bastar hacer clic en
cada casilla e introducir nuevos
datos, desplazarse por las casillas
de igual modo que en las Tablas
de Word. El grfico se dibuja
automticamente a partir de los
datos introducidos.
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Podemos seleccionar el tipo de

grfico, mediante el icono Tipo de
grfico, que aparece en la barra de
formato, cuando hacemos doble clic
en un grfico de Microsoft Graph.
Tambin aparece, en la barra de
mens, el men Grfico, con las
operaciones Opciones de Grfico, Tipo
de Grfico y Vista en 3D, que
permiten
variar
multitud
de
parmetros para dibujar los grficos
como vemos en las siguientes
imgenes.
-Insertar imgenes desde Internet

Muchas de las imgenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma
siguiente. Hacer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de Internet, se abrir
una ventana con una opcin similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices)
que nos permitir grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento
podemos insertarla como se explica en el punto insertar imgenes desde archivo. En los navegadores ms
modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la
imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecer el mismo men Guardar imagen como... a que
hacamos referencia anteriormente.
-Insertar imgenes desde el portapapeles

Desde otro programa, por ejemplo, Paint, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al volver a
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Word, bastar hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.
-Editor De Ecuaciones.
Archivo/Insertar/ Objeto nos permitir acceder a determinados programas, adems de insertar un objeto
como tal, como por ejemplo el Editor de ecuaciones: que permite escribir las frmulas y ecuaciones ms
complejas:
-Trabajar con Excel

Word permite utilizar tablas de Excel y trabajar con ellas como si realmente se estuviera en Excel. Al
terminar de realizar todas las operaciones la tabla quedar insertada en el documento como una tabla
normal. Para trabajar con Excel se utiliza la herramienta
columnas que se desean tener:
. Al pulsarlo se selecciona el nmero de filas y
Tras seleccionarlas las barras del programa se convertirn en las barras de herramientas de Excel.
Las celdas de Excel aparecern dentro del documento como un objeto ms insertado. Slo aparecern el
nmero de filas y de columnas que se haya especificado, para agrandar la ventana se puede pinchar una
de sus esquinas y arrastrar.
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14.- IMPRIMIR
Se puede imprimir de dos formas:
a) Desde el icono imprimir Desde el icono
imprimir de la barra estndar. Se utiliza cuando no
queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.
Se pincha en el icono
de la barra estndar y nuestro documento se imprime directamente.
En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese
momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar
las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el men Imprimir.
b) Desde el men Imprimir Desde el men Archivo, Imprimir ( CTRL + P ) . Cuando queremos
cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo
alguna pgina del documento, etc... ), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin
Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos
el botn Aceptar.
Haciendo clic en el botn Opciones, se abre
otra ventana en la que podemos seleccionar
varias opciones, entre otras la de Orden Inverso
muy til cuando tenemos una impresora que
deja las hojas boca arriba, si tenemos esta
opcin activada, se empieza por imprimir la
ltima hoja dejando de esta manera las
pginas ordenadas.
1- Descripcin de la ventana Imprimir

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo:
Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la
impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea
directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como
el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc...
Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con
pinchar en la opcin deseada:
Todo. Imprime todo el documento.
Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese
momento.
Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin
para que nos imprima nicamente el texto seleccionado.
Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas,
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poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10
Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por
ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para
indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final
para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas
inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo:2,3,10imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima.
Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime
lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de
copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras
que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.
Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4
pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener
impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.
Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por
ejemplo A4
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el
men desplegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo
valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el
tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma
legible hasta 4 Pginas por hoja.
2.- Vista preliminar

Antes de imprimir un documento podemos ver cmo
quedar en el papel, esto podemos hacerlo de dos formas.
1. Vista diseo de impresin. Como ya vimos, un
documento se puede ver desde diferentes vistas
utilizando los botones
de presentacin. El tercer
botn es la vista diseo de impresin que permite
visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.En la mayor
parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista
antes de imprimir pero en ocasiones podemos necesitar
algunas funciones ms, en ese caso podemos utilizar la
vista preliminar.
2. Vista preliminar. La vista preliminar permite
visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems
permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el
tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora.
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Para desplegar la vista preliminar ir al menu Archivo y elegir Vista preliminar.

Aunque la forma ms fcil de ir a la vista preliminar es con el icono vista preliminar
estndar.
de la barra
Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen.
Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el
documento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal como son los grficos,
cabeceras y pies de pgina, as como los mrgenes, tambin permite ver la pgina completa.
La vista preliminar tiene su barra de herramientas para realizar unas funciones adicionales que
vamos a ver a continuacin.
Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.
Imprimir. Manda a la impresora el documento.
aumentar/reducir. Al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo
ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao.
Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sla pgina.
Varias pginas. Al hacer clic en este icono se abrir un pequeo desplegable para que
seleccionemos el nmero de pginas que queremos ver en una pantalla.
Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.
Reducir. Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un documento para evitar que
unas pocas lneas ocupen la ltima pgina.
Pantalla completa. Muestra la pantalla de vista preliminar sin reglas y con una sola lnea para la
barra de herramientas.
Ayuda. Para obtener ayuda de Word, hacer clic y volver a hacer clic en el elemento sobre el que
queremos obtener ayuda.
Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente til y
puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel.Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos
cuenta si se va a imprimir una pgina con una sola lnea y as poder corregirlo. Al ver la pgina completa
tambin podemos ver que el texto o los grficos quedan mal centrados, etc. Si estamos utilizando la vista
diseo de impresin y slo tenemos una pgina no har falta pasar a la vista preliminar ya que no
veremos prcticamente nada nuevo.
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15.- COMBINAR CORRESPONDENCIA

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2002 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los
datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la
impresin de sobres, generar recibos, etc.
1.- Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de
MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una
columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.
2.- Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el
texto fijo. Seleccionar del men Herramientas, el submen Cartas y correspondencia , la opcin
Asistente para combinar correspondencia...
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Se abrir la seccin Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer

paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opcin deseada. En primer lugar tenemos que elegir
el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico,
sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la

parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las
tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este
momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar
con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente
(una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar
contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic
en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en vez de Examinar...
aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en vez de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...
Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de
datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se
admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..) si
tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls) si tenemos los
datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc) si tenemos los datos en una tabla de Word.
En el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la
carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos
quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o escribir su nombre en el
campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms
adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra
carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin.
Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos
que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en
el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo...,
Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms
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elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar
lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin
Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento
por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en
Editar cartas individuales.... En este caso nos permite elegir
combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de
registros. El documento creado ser un documento normal
sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores
cerramos el panel de tareas.
3- La barra Combinar correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de
la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos
el men Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. Tambin podemos elegir el men
Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.
.
Aqu veremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos
de origen de datos visto con el asistente.
permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrnico, sobres, etc...)
permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia que ya vimos con el
asistente y que detallaremos ms adelante.
permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.
permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
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permite insertar campos especiales de Word.

permite ver los datos combinados.
permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a
campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.
los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos
ms adelante.
permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto.
permite revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el documento,
tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error.
permite combinar en documento nuevo, esta opcin la vimos con el asistente.
permite combinar en impresora, enva las cartas a la impresora, esta opcin la vimos con el asistente.
permite combinar en correo electrnico, enva tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de
datos.
permite combinar en fax, esta opcin slo est disponible si tenemos la utilidad instalada.
A continuacin completaremos la explicacin de algunas de las opciones.
4- Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono
de la barra Combinar correspondencia y se abrir el cuadro
Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos
del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos
clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos
que queramos.
El campo aparecer en el documento principal entre '<<' y '>>'
esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un
valor cuando se ejecute la accin de combinar.
A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos
de combinacin.
5- Ver datos combinados
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Si queremos ver el aspecto que tendr el documento

combinado, hacer clic en el icono
.
Este icono permite ver el documento principal con los nombres
de los campos o bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con
los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es
un poco complicado localizar los campos de son del origen de
datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic
sobre el icono
resultados
, los campos del origen de datos aparecern
6- Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se
generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente
a un registro determinado escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el
documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
7- Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza la opcin Buscar entrada
. Permite ir
a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene
que buscar.
Al hacer clic en el icono
aparece el cuadro de dilogo Buscar campos en uso que vemos a la derecha.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Campos en uso: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar primero.
Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
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La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese
registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro
buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y
aparece el cuadro de dilogo de la derecha por si queremos seguir buscando otro
registro con las mismas caractersticas.
8 -Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos
almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin
para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de
combinacin e incluso podemos introducir condiciones de
filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen
de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia donde
podremos hacer todo esto.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinario se generar una carta (o mensaje de correo
electrnico, o etiqueta, etc...).
La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los
destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic
sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el destinatario a modificar
para seleccionarlo y clic en el botn Modificar..., se abrir el cuadro Ficha de datos donde podremos
cambiar los datos del destinatario.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscar... se abrir el cuadro de dilogo Buscar campos en uso
donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tenga el
valor en ese campo.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos
interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te
explicamos en la pgina siguiente...
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9.- Filtrar destinatarios

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin (por
ejemplo queremos los clientes de Toledo), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono
de la barra de heramientas, a
continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Poblacion y se despliega una
lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del
origen de datos (en este caso tenemos clientes de Toledo, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de
estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y
los dems no se combinarn.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Opciones de consulta que veremos a continuacin:
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen
de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera
lnea se va formando la primera condicin.
En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son
los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc) .
Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes
que no tengan direccin, seleccionamos campo: direccion y Comparacin: No vaco, en comparado con: no
pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es
Vaco o No vaco.Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan,
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de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.

Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre
Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
10.- Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa que las
cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms facil entregarlas a mis empleados),
hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se
ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios
pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y
dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso
tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Opciones de consulta.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar
de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Opciones de consulta, a
continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Slo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si
queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la derecha saldran las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma
provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
11.-Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un
bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc..., para poder
hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para
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referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque
coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la
utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar
en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria.
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro
El icono
de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en
combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que
corresponde al campo estndar.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace
automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama
apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de campos
estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares
tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de
direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una
asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.
12- Combinar al imprimir

El icono
permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de
aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este
momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde
el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
ltimo.Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
13-Combinar en correo electrnico

El icono
permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en
un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del
correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho
trabajo.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este,
adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la
opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del
mensaje a enviar.
Telf.: 965 44 22 13
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista desplegable el tipo de formato del mensaje, puede ser
Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible
con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2002.
Anexo Novedad Word XP:

* Diagrama Conceptual: Se utilizan para representar relaciones. Para agregar un diagrama hacer clic en
Diagrama
de la barra de herramientas Dibujo.
Telf.: 965 44 22 13

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INFORMTICA

2.- NOVEDADEAS DEL WORD XP

2.2. Etiquetas Inteligentes

2.3. Paneles de tareas

2.4. Etiquetas inteligentes Opciones de Pegado

2.5. Etiquetas inteligentes Opciones de Autocorreccin

2.6. Compatibilidad de formato de archivo

2.7. Archivo nuevo (Panel de tareas)

2.8. Galera de plantillas de Office(Panel

2.9. Recuperacin de documentos

2.10. Auto Recuperacin

2.11. Reparar y extraer

2.13. Comandos de Voz y Dictado.

2.14. Compatibilidad para Escritura a Mano.

3.- ARRANCAR WORD XP

Desde el botn Inicio:

4.- LA VENTANA DE WORD

La regla vertical slo se muestra en la vista Diseo de pgina o Presentacin preliminar.

Al pinchar sobre el cuadrado se movern los dos tringulos tambin.

4.1.2. Barras de herramientas

4.1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas

Barra de Formato y Estndar comparten o no una fila

La opcin inicial es que compartan una fila, no obstante, si

Agregar y quitar botones

Hacer clic en el botn que se quiera utilizar. Al utilizar un nuevo

4.1.2.2 Barra de estado

4.1.3 Los caracteres invisibles

de la barra de herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn.

4.1.4 Vistas de trabajo y de presentacin del documento en la pantalla

Cuando cambiamos de presentacin, el punto de insercin siempre permanece

4.1.4.1. Vista normal

4.1.4.2 Vista Diseo de impresin

4.1.4.3. Vista Esquema

4.1.4.4. La Presentacin preliminar

de la barra de herramientas Estndar.

Para ver el documento desde la Presentacin Preliminar se debe utilizar el botn

4.1.4.5.Mapa del documento

que se encuentra en la barra de herramientas

4.1.4.8. Ver varios documentos a la vez.

Para activar la Ayuda de Word

5.1.1. Desde una plantilla o un asistente:

5.1.2. Desde una copia de un documento existente.

5.1.3. Desde un documento en blanco.

de la barra de herramientas Estndar.

5.2 CREAR UNA CARTA:

5.3.1. Guardar la primera vez

5.3.2. Guardar los cambios

5.3.3. Guardar como

dentro del rea de texto y esta otra

Guardar con Teclado: ctrl. + G.

Abrir un documento: Presionamos simultneamente <ctrl> + <A> <ctrl> + <F12>

se transforma en un cursor con

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Presione las teclas

Una palabra a la izquierda

Crtl + flecha izquierda

Una palabra a la derecha

Crtl + flecha derecha

Crtl + flecha arriba

Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Presione las teclas

Una pgina adelante