Tema 4.

Instrumentos y Metodologas para el anlisis y diseo de las

estructuras organizativas.
Una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien
es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades
y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa. Esencialmente, el diseo implica tomar
decisiones sobre la agrupacin de individuos o tareas en departamentos o
reas
El diseo organizacional es un proceso en el cual los gerentes toman
decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada conforme a la
estrategia de la organizacin y el entorno. Por lo tanto, el diseo organizacional
hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos al mismo tiempo: hacia el
interior y hacia el exterior de la organizacin. Debido a que las estrategias y los
entornos cambian con el tiempo, el diseo de las organizaciones es un proceso
permanente.
Las estructuras Organizacionales tambin tienen un periodo de vida til,
el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia,
en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad
para conseguir los objetivos para los cuales fue creada.
Las causas para el rediseo de la estructura organizativa son los
siguientes:
Factores Internos:
Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa.
Inadecuada divisin del trabajo.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.
Factores Externos:
Avance cientfico y tecnolgico.
Situacin del mercado.
Sistema poltico, econmico, social y cultural.
Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la
decisin de implementar un proceso de reorganizacin, tarea que se sugiere
debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su anlisis y
opinin contendr mayor objetividad, experiencia y especializacin.
Todas las organizaciones independientemente de su naturaleza,
actividad, entre otros, para analizar su estructura organizativa tomar en
consideracin los siguientes instrumentos:
A) Organigrama: proporciona un marco de actuacin para funcionar,
ese marco est constituido por la estructura orgnica, que es la divisin
ordenada y sistemtica de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de
su creacin.
Su representacin grfica se conoce como organigrama, que es el
mtodo ms sencillo para expresar la estructura, jerarqua e interrelacin de las
reas que la componen.
Para comprender la estructura organizativa los administradores utilizan
los organigramas, como una representacin grfica de la red de relaciones de
un grupo de personas que trabajan para alcanzar un objetivo comn, se

muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una

empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones
que se desarrollan, sin embargo, no lo dice todo. Indica quin, qu y dnde;
pero no cmo, cundo o por qu.
Un organigrama preparado cuidadosamente puede servir como gua
continua, para proporcionar datos sobre dnde se encontraba la organizacin
al comenzar a cambiar y crecer, para ayudarle a llegar al punto al que se dirige.
Por tal motivo es fundamental considerar los siguientes criterios al momento de
realizar el organigrama:
Precisin: Deben definirse con exactitud todas las unidades y sus
interrelaciones.
Sencillez: Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura
compleja o poco clara.
Uniformidad: Para facilitar su interpretacin conviene homogeneizar las lneas
y figuras que se utilicen en su diseo.
Presentacin: Su funcionalidad depende de su formato y estructura, por ello
en su preparacin deben considerarse criterios tcnicos en funcin de su
objetivo.
Vigencia: El organigrama debe mantenerse actualizado. Al elaborarlo es
recomendable que en el margen inferior derecho del grfico se anote el nombre
de la unidad responsable de prepararlo, la fecha de su autorizacin y
actualizacin.
Como en cualquier actividad o proceso, para elaborar organigramas
deben seguirse una serie de normas que garanticen la correcta interpretacin
de la estructura, a continuacin se mencionan y explican brevemente las
normas para el diseo:
a) Figuras: Se utilizan para plasmar en el organigrama las unidades que
la conforman.
b) Forma: Como regla general, debe usarse un solo tipo de figura para
simbolizar cada elemento del organigrama. Para facilitar su lectura se
recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como representar
con rectngulos las unidades.
c) Dimensin: Los rectngulos que forman parte de un organigrama
deben tener dimensiones semejantes.
Los organigramas se clasifican en:
1) Por su naturaleza:
1.1.- Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin y
pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la
conforman.
1.2.- Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.
1.3.- Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de
un mismo sector de actividad o ramo especfico.
2) Por su mbito:
2.1.- Generales: Contienen informacin representativa de una
organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y
caractersticas.
2.2.- Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea
de la organizacin.

3) Por su contenido:
3.1.- Integrales o Estructurales: Son representaciones grficas de
todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de
jerarqua o dependencia. Cabe acotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes.
3.2.- Funcionales: Plasma las funciones de cada una de las estructuras
o cargos. Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de
las unidades y sus interrelaciones.
3.3.- De Posicin o puestos, plazas y unidades: Refleja la posicin o
cargo de cada una de las personas que tienen bajo su mando las estructuras
que se definen en el organigrama integral o estructural. Indican tambin las
necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o
necesarias para cada unidad.
4) Por su presentacin:
4.1.- Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, en
stos se muestran las jerarquas supremas en la parte superior, ligadas por
lneas que representan la comunicacin de autoridad y responsabilidad a las
dems jerarquas que se colocan hacia abajo a medida que decrece su
importancia.
4.2.- Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha,
colocando las jerarquas supremas en la izquierda y los dems niveles hacia la
derecha, de acuerdo con su importancia. Los niveles jerrquicos se ordenan en
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan
por lneas dispuestas horizontalmente.
4.3.- Circulares: Se encuentran formados por crculos concntricos,
correspondiendo el central a las autoridades mximas y en su alrededor se
encuentran otros que se hallarn ms o menos alejados en razn de su
jerarqua.
4.4.- Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacin.
4.5.- De bloque: son una variante de los verticales y tienen la
particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms
reducidos.
Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de
organigramas
Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:
1) Autorizacin para realizar el estudio: El responsable o la unidad
encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a
peticin de parte o por rdenes superiores.
2) Integracin del equipo de trabajo: La tarea de hacer organigramas
requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente
efectuar una seleccin del equipo que se asignar para este efecto; asimismo,
se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy especficos y
de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo.
3) Determinacin del programa de trabajo: Es necesario que la planeacin
de actividades para la composicin de organigramas se plasme en un
documento que sirva como marco de actuacin, el cual debe contener una
exposicin de motivos, naturaleza, propsito, responsables, acciones, etc, para

lo cual puede emplearse una grfica de Gantt para dar seguimiento y controlar
las acciones.
4) Captacin de informacin: Esta etapa se cumple por medio de entrevistas
dirigidas con los encargados de las funciones que se revisan, con los lderes
tcnicos de las reas, con el personal operativo, as como con los usuarios de
los servicios y/o reas que interactan con el rea de cambio. Tambin se
puede acudir a los archivos y centros de documentacin, en donde, a travs de
la investigacin documental se puede recopilar informacin normativa y
administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y funciones
de la organizacin. Se pueden utilizar los siguientes mtodos de recoleccin de
datos:
1) Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas,
boletines, etc.).
2) Cuestionarios escritos.
3) Entrevistas con jefes y empleados.
4) Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se
observa de las oficinas y talleres donde se labora)
5) Clasificacin y registro de la informacin: El trabajo de clasificacin y
registro debe concentrarse en formatos que permitan su manejo gil y claro. El
procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de equipos de
cmputo, especficamente paquetera desarrollada para diseo grfico y/o
presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la opcin de
manejo grfico.
6) Anlisis de informacin: Es necesario realizar un examen crtico de los
datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o
duplicidad de funciones.
7) Diseo del organigrama: Integracin del documento con la(s) alternativa(s)
especfica(s).
B) Formularios:
Son una herramienta o medio de comunicacin, contiene informacin fija
y espacio para incluir informacin variable, representan el vehculo de
transmisin de datos e informacin organizacional ms sencillo, claro y
funcional.
Representan los instrumentos de recopilacin de informacin, a travs
de ellos se recopila informacin pertinente a los procesos administrativos de la
empresa y adicionalmente orientan y aaden secuencia en estos procesos.
A continuacin se presenta de manera resumida la metodologa para el
anlisis, diseo y control de formas:
1) Determinacin de la factibilidad del estudio: Requiere de una
investigacin previa de las formas que operan, se debe considerar lo siguiente:
Los recursos humanos, materiales y tecnolgicos que se requieren para
realizar el trabajo.
2) Investigacin: La investigacin comprende dos etapas:
a) Recopilacin de las formas: Deben obtenerse las formas que las unidades
utilizan, preferiblemente dos ejemplares de cada una con sus copias
correspondientes.
b) Clasificacin: Los criterios para la clasificacin son los siguientes:
Por proceso: De esta manera se ubican todas las formas que
intervienen en un proceso

Por unidad, departamento o rea: Sirve para facilitar la identificacin

de las formas en uso en cada unidad, departamento o rea.
Por caractersticas fsicas: Esto hace posible ordenar las formas por
su tipo, tamao, color, papel, etc.
Por su elaboracin: Permite clasificarlos de acuerdo a como se
elaboraron y se clasifican a su vez en: manuales, semimecanizados y
mecanizados.
Por su presentacin: Se consideran si poseen o no hojas adicionales,
para ello se tienen los simples y compuestos.
3) Anlisis de formas: El diseo de una forma se prepara mediante un estudio
cuidadoso de lo que debe ir en ella (anlisis) ayudar a determinar cmo
disponer los datos (diseo). Se deben considerar los siguientes aspectos: se
necesita la forma, son necesarias todas las copias, pueden combinarse o
eliminarse las formas, etc. La fase del anlisis se concentra en tres campos
especficos:
Evaluacin de la necesidad de informacin.
Determinacin del mtodo ms eficiente de obtener la informacin.
Especificacin de la secuencia de procesamiento de la informacin.
3.1) Fijacin de prioridades: Para establecer el rango de importancia es
recomendable considerar lo siguiente:
Tipo de organizacin.
Nmero de unidades, departamento o reas que la componen.
Cantidad de empleados que laboran en ella.
Volumen de bienes, servicios, o ambos, que generen.
3.2) Examen: Se hace necesario conocer las ventajas y desventajas de una
forma nueva como de las que estn en uso, por lo que se recomienda aplicar el
cuestionario de anlisis de formas, este permite captar informacin relacionada
con su estructura, caractersticas, etc.
Consideraciones funcionales:
Identificacin de la forma.
Informacin que contiene
Tipo de Forma.
Consideraciones materiales:
Tamao.
Papel
Tipo de encuadernacin
Nmero de copias.
4) Diseo de formas: Mientras el anlisis de formas se ocupa de lo que va en
ellas, el diseo determina cmo disponer y presentar la informacin. Se debe
considerar la necesidad de las personas que llenan las formas, as como de
quines la procesan. Debe considerarse la informacin obtenida, mtodo de
llenado, nmero de copias, procedimientos que intervienen y el resultado que
se espera obtener.
Al disear formas se debe atender los siguientes principios:
Sencillez en su diseo
Debe estar diseado para un procedimiento especfico
La secuencia de la forma debe ser lgica

4.1) Consideraciones de tipo funcional: Debe responderse las siguientes

preguntas:
Qu informacin se va a incluir?, Es importante?, Cmo, cundo y quin la
utilizar?. Para ello debe considerarse los siguientes aspectos:
Ttulo: Debe indicarle al lector, clara y concisamente de qu trata la
forma.
Secuencia de datos: Se tienen que ordenar los datos considerando lo
siguiente:
a) Identificacin: Comprende el ttulo, nombre de la organizacin y clave
de la forma.
b) Introduccin: Orienta la accin del cuerpo de la forma, es decir, a quin
se dirige, cundo, dnde y por qu.
c) Aprobacin: Otorga la validez al documento.
d) Instrucciones para su llenado.
Espacios: Para facilitar las anotaciones, la forma debe contar con
espacio suficiente para incluir la informacin variable
Nmero de copias: Tiene que asegurarse de que las copias solicitadas
sean las necesarias.
4.2) Consideraciones de tipo material:
Papel: Se debe considerar su peso de acuerdo con el nmero de copias
deseadas. Tambin debe considerarse el grosor del papel el cual va a
depender de los materiales utilizados para su fabricacin, segn el uso y
la duracin que se pretende.
Medidas: El tamao de la forma est en funcin de la informacin que
deba contener. Por ej: Carta, media carta, oficio, etc.
Tinta: Debe proporcionar el contraste adecuado con el color del papel
de la forma.
Tipo de letra: Se selecciona de acuerdo con su legibilidad.
Vocabulario: Debe evitarse el uso de abreviaturas que se puedan mal
interpretar, y el empleo de trminos tcnicos que no sean del dominio
de la organizacin.
Encuadernacin: Las formas pueden presentarse de las siguientes
maneras:
En juegos
Formas continuas
Bloc
Mtodos de reproduccin: Para determinar el mtodo de reproduccin
ms apropiado se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:
a) Cantidad de formas requeridas.
b) Presentacin.
c) Costo.
Los recursos de produccin ms representativos son:
a) Tipografa.
b) Offset.
c) A mquina.
d) Por computadora.
5) Implantacin:
Prueba piloto: Una vez precisado el diseo de la forma y antes de pasarla a
impresin, es necesario efectuar una prueba piloto con el personal de la unidad
en que se formul relacionado con:

Ajuste a las formas: La adecuacin de las formas est en estrecha relacin

con los procedimientos, de esto se desprende lo siguiente: Informacin que
requiera mayor o menor espacio, la que debe eliminarse, distribucin de los
juegos.
Evaluacin: La experiencia ha demostrado que en la prctica el nmero de
formas tiende a crecer, lo que propicia que los documentos que en un momento
fueron importantes, caduquen o pierdan su utilidad.
La evaluacin respecto a la funcionalidad de las formas debe hacerse de
manera regular con base en los siguientes aspectos:
Usuarios de las formas.
Propsitos a los que sirven.
Dnde, cmo y por cunto tiempo se conservarn archivadas.
Destino final.
6) Control de las formas: Un buen anlisis y diseo de las formas constituyen
un comienzo excelente para un programa de control de las formas, el cual
consta de las siguientes partes:
6.1) Clasificacin de las formas: Una vez que se dispone de un inventario
de todas las formas de la organizacin, los mecanismos de control se
aplican conforme a las siguientes pautas:
Procesos: En atencin al flujo de insumos que genera un bien o
servicio.
Por unidad, departamento o rea: Identificando las formas en cada
unidad.
Por denominacin: Mediante formas similares en cuanto a su uso,
objeto. (ej: registros, solicitudes).
Por caractersticas fsicas: Por el orden que se sigue en relacin
con su tamao, color, papel, etc.
6.2) Formulacin del catlogo de formas: Este documento debe mostrar
todo lo que pueda conocerse acerca de una forma, para lo cual es
necesario que se incorpore la siguiente informacin:
Clasificacin
Descripcin de la forma
Objetivo
Modelo desplazado
Modelo vigente autorizado
Diagrama de flujo
6.3) Control sobre la creacin de formas: Los principales elementos por
considerar para la creacin de formas son:
Correcta distribucin de espacios, facilidad de llenado y contenido
preciso de informacin bsica.
Adecuada eleccin del tipo de impresin, calidad del papel y tipo de
encuadernacin.
Influencia que ejerce los procedimientos existentes.
Impacto esperado en el caso de nuevos procedimientos.
6.4) Control sobre reimpresin de formas: Comprende el estudio del
diseo y la especificacin de la forma para determinar correcciones con la
oportunidad y celeridad necesarias, para no entorpecer o retrasar los
procedimientos de trabajo.
6.5) Control de las formas en el almacn: se debe considerar lo siguiente:

Formulacin de un programa de abastecimiento.

Conocimiento de las necesidades de las unidades, reas o
departamentos que conforman la empresa.
Pronta atencin de las requisiciones de papelera.
Con el avance que ha experimentado la computadora y los sistemas de
cmputo, surgen los formularios electrnicos que vienen a minimizar muchas
de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible disear un
formulario electrnico de manera que contenga informacin de ayuda para la
persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrnicos pueden
contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable.
Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las
cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo si o no,
puede crearse campos con casillas de verificacin de forma que el usuario se
puede limitar a hacer clic con el ratn para que aparezca una X en la casilla
adecuada.
Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se
evitan todos los posibles problemas de interpretacin de los datos introducidos,
como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Adems, si la
computadora est conectada a una red, los formularios electrnicos pueden ser
complementados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier
otro tipo de documento, eliminando as por completo la necesidad de los
formularios en papel. Por lo tanto, el analista de sistemas se preocupa y
desempea un papel importante en el anlisis, diseo y el control de formas,
debido a que se interesa por el mejoramiento de la eficiencia del sistema de
informacin.
C) Manuales: Los manuales de la organizacin son documentos que
sirven como medio de comunicacin para registrar y transmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, procedimientos, entre otros) como
las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus
tareas.
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y
sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de los
objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad, las funciones y
actividades que estn presentes en la empresa.
An cuando las empresas tratan de ser originales en la presentacin del
manual de organizacin, los siguientes aspectos se consideran esenciales en
el contenido de un manual de esta naturaleza:
a) Identificacin: Este manual debe incluir logotipo, nombre de la
organizacin, denominacin y extensin, lugar y fecha de elaboracin,
nmero de pginas.
b) ndice o Contenido: Relacin de los captulos y pginas
correspondientes que forman parte del documento.
c) Prlogo y/o Introduccin: Exposicin sobre el documento, debe indicar
en forma clara el propsito del manual as como: el objeto, reas de
aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin.
d) Antecedentes Histricos: Descripcin de la gnesis de la organizacin
o del rea descrita en el manual, en el que se indica su origen, evolucin
y cambios registrados.

e) Legislacin o Base Legal: Contiene una lista de los principales

ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin.
Debe seguir el siguiente orden jerrquico: Constitucin, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos.
f) Estructura Orgnica: Descripcin de las unidades de una organizacin
segn sus relaciones de jerarqua, esto debe corresponder con la
representacin grfica en el organigrama.
g) Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica de
la empresa o de una de sus reas, muestra las relaciones, niveles
jerrquicos, lneas de autoridad y asesora, entre otros.
h) Misin: Sirve a la organizacin como gua para orientar sus acciones y
enlazar lo deseado con lo posible.
Funciones: Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de
las unidades de la estructura orgnica.
j) Descripcin de puestos: Resea el contenido bsico de los puestos que
integran cada unidad.
k) Directorio: Es un documento en el que constan los nombres y puestos
de las personas comprendidas en el manual.
Las organizaciones tambin cuentan con el manual de funcin el cual es un
documento que se prepara en con el fin de delimitar las responsabilidades y las
funciones de los empleados de una compaa. El objetivo primordial del manual
es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las
responsabilidades en cada uno de los cargos de la organizacin. De esta
manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo
redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una
misma rea.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que
por si solo no tiene una aplicacin prctica en una empresa sino se combina
con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementacin
un proceso exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones son similares al
manual de organizacin con la incorporacin de los siguientes elementos:
a) Descripcin de cargos: Resea el contenido bsico de los cargos que
integran cada unidad, incluye la siguiente informacin:
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, nmero de plazas, etc).
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados, las
relaciones de lnea y asesora.
Funciones generales y especficas.
Responsabilidades o deberes.
b) Personal relacionado con el cargo: Se parte de la ubicacin del cargo
dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o
secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y
responsabilidades asignadas.
c) Perfil del Cargo: En este punto de la descripcin del cargo, se refiere a cual
sera el perfil ptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.
Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se
requiere para poder realizar una adecuada seleccin de personal.

Al momento de elaborar el manual de organizacin, funcin como

cualquier otro tipo de manual administrativo, se debe tomar en consideracin el
procedimiento siguiente:
1) Diseo del Proyecto: La tarea de preparar manuales administrativos
requiere de mucha precisin para no generar confusin en la interpretacin de
su contenido por parte de quien los consulta. Para ello deben considerarse los
aspectos siguientes:
a) Responsables: Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un
manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la
conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a
un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar
la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y
actualizacin.
b) Delimitacin del universo de estudio: Se tienen que definir y delimitar su
universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben
realizar un estudio preliminar para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar.
2) Preparacin Del Proyecto: Recabados los elementos preliminares para
llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para
concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Antecedentes, Naturaleza,
justificacin, objetivos, alcance, recursos
3) Presentacin del proyecto a las autoridades competentes:
a) Participantes: Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus
parmetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable
presentarlo a: las reas siguientes: las que intervendrn en su aplicacin,
las afectadas y la responsable del manejo de recursos econmicos.
b) Responsable de su autorizacin: Asimismo, el proyecto debe
presentarse al titular de la organizacin o de la unidad responsable de su
ejecucin, para su aprobacin.
4) Captacin de la Informacin: Se debe obtener una lista del personal que
va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y
especificaciones del trabajo. Luego se procede al levantamiento de la
informacin en donde los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el
registro de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y
verdaderamente til para el manual. Para recabar la informacin en forma gil y
ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas
de recopilacin: a) Investigacin documental, b) Consulta a sistemas de
informacin, c) Cuestionarios, d) Entrevistas y e) Observacin directa.
5) Integracin de la informacin: Una vez que se cuenta con la informacin
de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar los datos a efecto de
poder preparar su anlisis.
6) Anlisis de la Informacin: En esta etapa se debe realizar un estudio o
examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos
que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y
comportamiento. En esta fase se utilizan tcnicas de anlisis organizacionales
y cuantitativas las cuales comprende los recursos tcnicos que se emplean
para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada
y determinar alternativas de accin especficas que permitan derivar soluciones
ptimas para lograr los resultados deseados.

7) Preparacin del Manual: Una vez que se cuenta con toda la informacin
del manual se proceder a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a
todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del contenido
y presentacin de cada apartado.
8) Presentacin del Manual para su Aprobacin: Una vez que el manual ha
quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo
a las instancias procedentes para su aprobacin.
9) Reproduccin del Manual: Una vez que el grupo responsable de la
elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones, debe
coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para
que ste sea reproducido para su distribucin e implantacin.
10) Implantacin del Manual: representa el momento para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas. Para ello
se cuentan con los siguientes mtodos de implantacin: a) Instantneo, b)
Proyecto piloto, c) Implantacin en paralelo, etc.
11) Revisin y actualizacin: La utilidad de los manuales administrativos
radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se hace
necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones
peridicas.
En el curso normal de las operaciones de una empresa, tanto el personal
directivo como el operativo se ven en la necesidad de consultar los
procedimientos consignados por escrito. El manual de procedimientos, contiene
el conjunto de operaciones ordenadas secuencialmente, que precisan la forma
sistemtica para hacer un determinado trabajo, independientemente de servir
como medio de consulta, tambin se utiliza como medio de comunicar
oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con
el avance de las empresas.
El manual de procedimientos debe contener los elementos siguientes
para su elaboracin y presentacin:
a) Identificacin:
Este manual debe incluir lo siguiente:
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de pginas.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer lugar debe contener las siglas de la
organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.
b) ndice o Contenido: Relacin de los captulos y pginas correspondientes
que forman parte del documento.
c) Prlogo y/o Introduccin: Exposicin sobre el documento, debe indicar en
forma clara el propsito del manual as como: el objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin.
d) Objetivos de los Procedimientos: Explicacin del propsito que se
pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y

controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin

arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores, que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente.
e) reas de aplicacin y/o Alcance de los Procedimientos:
Esfera de accin que cubren los procedimientos, en: procedimientos
macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
f) Responsables: Unidades y/o puestos que intervienen en los procedimientos
en cualquiera de sus fases
g) Polticas o Normas de Operacin: En esta seccin se incluyen los criterios
o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para
facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participan en los procedimientos.
h) Conceptos: Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, requieren de mayor informacin o ampliacin de su
significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.
i) Procedimiento (descripcin de las operaciones): Presentacin por escrito,
en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo.
j) Formularios, impresos e instructivos: Formas impresas que se utilizan en
un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan
como apndices.
k) Diagramas de flujo: Representacin grfica de la sucesin en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades (procedimiento general), o los
puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.
Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso.
l) Glosario de trminos: Lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.