Comment dfinir la procdure de matrise des documents qui est une des procdures

obligatoires de tout systme de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ). Que
signifie la revue documentaire?
Pourquoi une procdure de matrise des documents?
Dans tout systme de management (qualit, environnement, scurit, ) il est important de
matriser non seulement les documents cres en interne (procdure, instruction, par
exemple), mais galement ceux qui proviennent de lextrieur (normes lies aux produits,
rglementations, informations clients, par exemple).
Quels mcanismes faut-il matriser?
Toute information utilise dans le cadre des activits dun organisme doit tre exacte afin
dviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de matriser les
mcanismes suivants :
Pour les documents internes

Approuver les documents avant diffusion : Linformation doit tre exacte.

Identifier les modifications apportes aux documents ayant t modifis : Linformation
modifie doit tre facilement identifiable pour le lecteur.
Assurer la disponibilit des documents applicables : Linformation doit tre accessible pour le
lecteur. Aucune ambigut ne doit exister quant la version du document. Le document est
dans sa bonne version.
Identifier les documents prims seulement sils cohabitent avec les documents applicables :
Linformation doit tre exacte.
Pour les documents externes
Identifier les documents dorigine externe utiles lentreprise : interaction avec les clients,
les fournisseurs, les parties intresses en gnral.
Diffuser les documents aux personnes concernes : Linformation doit tre exacte.
Que faut-il comprendre du mot revue?
Lexigence des rfrentiels de management (ISO 9001, ISO 14001, ) voque le terme
de revue : Revoir, mettre jour si ncessaire selon lISO 9001 : 2008.
Le terme de revue documentaire est un mcanisme permettant de sassurer que le
document est toujours valable en terme de contenu. Dans labsolu, et vous avez raison, on
ne devrait pas effectuer de revue documentaire. Si une activit volue ou si une information
externe volue, nous devons toujours nous poser la question suivante :
Cet vnement a t-il un impact sur la documentation applicable?
Cest vrai, mais dans la ralit on saperoit que les documents drivent dans le temps. Le
mcanisme de revue permet ainsi de sassurer que la documentation applicable est
toujours exacte. Il faut donc dfinir la responsabilit de la revue documentaire dans votre
procdure. Dans la pratique, cest le rle du pilote de processus.
Remarque : Ce nest pas le rle de laudit interne de faire la revue documentaire dun
processus. Il ne faut pas se tromper de finalit de loutil daudit :
Russir les audits internes en 4 tapes

Comment simplifier la matrise des documents?

La meilleure faon de simplifier la matrise documentaire est de dmatrialiser la
documentation, en utilisant un espace disque sur le rseau informatique de lentreprise. Cela
va vous garantir un lieu unique pour trouver linformation pertinente.
En dclarant cette zone, en lecture seule (gestion des droits des rpertoires), vous allez
pouvoir garantir que les documents applicables sont matriss. Donnez les droits quelques
personnes. Pourquoi pas les pilotes de processus?
Il existe galement des applications logicielles permettant de grer les documents (version,
workflow dapprobation, ). Dans tous les cas, allez-au plus simple dans la solution mise en
uvre pour la gestion de votre documentation.
Vous pouvez vous affranchir des signatures des documents, dans la mesure o vous
dfinissez clairement les responsabilits lies la matrise documentaire.
Donnez un titre un document, mettre en place une pagination par lot ( page x/xx) et une
version (numro et/ou date du document) sont les lments ncessaires et suffisants pour
garantir une matrise documentaire.
Comment formaliser votre procdure?
Tlcharger un modle de procdure de matrise des documents rpondant entirement
aux exigences de matrise documentaire.