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2003
Cita:
Quintana Roo, Mxico: Universidad de Quintana Roo
Para ms informacin se ponen en contacto con: Pamela Rubinoff, Coastal Resources Center, Graduate
School of Oceanography, University of Rhode Island. 220 South Ferry Road, Narragansett, RI 02882.
Telfono: 401.874.6224 Fax: 401.789.4670 Email: rubi@gso.uri.edu
Este proyecto (1998-2003) pretende la conservacion de los recursos costeros crticos en Mxico
construyendo capacidad para las ONGs, Universidades, comunidades y otros usuarios claves pblicos y
privados, con ello promover un manejo integrado costero participativo y realizar la toma de decisiones.
Esta publicacin fue hecha posible a traves del apoyo proporcionado por la Agencia estadounidense para
la Oficina del Desarrollo Internacional de Ambiente y Oficina de Recursos Natural para Crecimiento
Econmico, Agricultura y Comercio bajo los trminos del Acuerdo Cooperativo #PCE-A-00-95-0030-05.
PARA TI.
Cumpliendo con lo prometido durante el desarrollo del Taller Conceptos generales del MIRC y
revisin de las intervenciones en el Sur de Quintana Roo ponemos en tus manos el Manual de
Tips, que se comprometiera la MC Susanne Kissmann, Coordinadora del Programa de Manejo
Integrado de Recursos Costeros, de la Universidad de Quintana Roo, de entregar traducido al
espaol.
Este manual es una recopilacin de informacin especfica del tema, seleccionada de varios
Cursos de capacitacin de diversas fuentes, pero que Susanne --pensando en los roles que nos
toca representar durante el proceso de informacin y trabajo-- con dedicacin y visin eligi para
los miembros de la Red MIRC.
Te corresponde llevarlo a la prctica, ya que es una fuente de herramientas que fortalece la
experiencia conque ya cuentas.
Josefa Ma. Del Carmen Gmez Lara.
Encargada de vinculacin.
Programa MIRC
Usar una proyeccin con excesivos colores brillantes o imgenes ajenas al tema.
Usar una proyeccin as, crea disonancia entre tu proyecto, el dinero que esperas conseguir y
los diseos y colores.
Usar una proyeccin as puede ser permitida para una presentacin divertida para algunos de
sus compaeros o para un tema ms ligero. Es mejor no usarlas en otras situaciones.
Usar los efectos especiales de la paquetera a menos que sepas usarlos de memoria sin
problema alguno. Deberan complementar tu mensaje.
Distrae mucho a la audiencia cuando la persona que expone est enfocada mucho ms a la
tecnologa que al proceso de comunicacin con ella.
Finalmente, si no sabes usar la tecnologa tan bien como conoces los contenidos de tu
presentacin, NO LA USES.
Seleccin de colores
Color
Asociaciones
emocionales
Azul
Blanco
Amarillo
Rojo
Verde
Mejor uso
1.Conservador
Clientes
Clientes potenciales
Altos Ejecutivos
Financieros
Accionistas
Asistentes a la
conferencia
2. Informal
Capacitacin de
empleados
un grupo de
empleados del mismo
rango
comunicacin entre
departamentos
actualizacin del
proyecto
3. Eventos especiales
Conferencias de
ventas
Ponencias en
congresos
Banquetes de
premiacin
Sugerencia para
hacer una
transicin
(mximo 2 o 3
diferentes en una
sola presentacin)
La pantalla
se disuelve
hacia la
derecha,
Hacia el
centro
Desde el
centro
Cortar
Cambios de
pantallas
(mximo 2 o 3
diferentes en una
sola presentacin)
Desvanecer hacia el
negro es una pausa
til entre secciones
importantes y antes
de una conclusin
Entra
volando
desde la
izquierda,
Se disuelve
Se sale de la
pantalla
Comentarios
Se disuelve hacia la
derecha para una
transicin segura
Usar cortes para resaltar
Disolver siempre entre
los mensajes principales
es una transicin segura
Entrar volando
Cambia los efectos especiales
desde arriba crea un en diferentes puntos durante la
efecto potente y til presentacin
al enfatizar un punto
Qu significa consenso?
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Evaluacin de conflictos.
Actividades para convocacin de reuniones.
Actividades para deliberacin.
Seleccin y asignacin de prioridades a los
temas.
Toma de decisiones .
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Evaluacin de conflictos
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Preguntas de evaluacin I
Cules son los principales grupos de inters?
Por qu estn involucrados?
Cmo define cada participante los temas?
Cmo han cambiado los temas con el tiempo?
Cules son los intereses principales que
parecen guiar a los diferentes grupos?
Cmo diferencian los intereses de cada grupo?
Cul es la historia y carcter emocional de las
relaciones anteriores entre los grupos?
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Preguntas de evaluacin II
Cul es el patrn de comunicacin entre los grupos?
Cules son las fuentes de informacin a las que les
tiene confianza cada grupo?
Cules son los temas cientficos o tcnicos?
Qu base de poder tiene cada grupo?
Qu tan motivado est cada grupo en alcanzar un
consenso?
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Actividades claves para convocar
Reuniones
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Asegurar representacin.
Seleccionar a un facilitador.
Establecer un diseo de proceso o agenda.
Desarrollar reglamentos bsicos o protocolos para
las reuniones.
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Compartir la informacin.
Identificar problemas y temas importantes.
Establecer metas y prioridades.
Identificar estrategias.
Aclarar perspectivas distintas.
Decidir un curso de accin.
Solucionar un problema.
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Actividades de deliberacin
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Apoyan
Pueden aceptar
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Manejo costero
descentralizado
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Kern Lowry
University of Hawaii
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Qu significa descentralizacin?
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Descentralizacin clsica
Descentralizacin coercitiva
Descentralizacin cooperativa
Descentralizacin experimentada
Empresariado local
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Descentralizacin clsica
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Descentralizacin coercitiva
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Descentralizacin cooperativa
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Descentralizacin experimentada
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Empresariado local
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Capacidad local
Estructuracin de la responsabilidad
Movilizacin del compromiso
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ROLES DE GRUPO
Categoras de Roles de Grupo
I.
II.
III.
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Lenguaje
Al escoger el lenguaje para tu presentacin, recuerda componer el texto para ser escuchado y
no para ser visto.
I. M.M.S. Manjalo de Manera Sencilla
Las mejores presentaciones utilizan:
palabras sencillas
oraciones simples
repeticin
lenguaje amistoso yo - tu
presentacin en pizarrn o rotafolio; tcnica de acrnimos
II. Distractores
Evita a toda costa los ah, este, eee, aj, okei pues al escucharlos durante la
presentacin, hacen que los que escuchan se fijen ms en el ponente que en el mensaje.
III. Transiciones
Realizar transiciones claras y lgicas entre las ideas. As como lo haces de forma natural en tu
escritura, haz lo mismo en tus presentaciones verbales.
IV. Variedad
Acomoda tu lenguaje de diferentes formas. Utiliza:
preguntas y respuestas retricas
progresin lgica: paso A, a paso B, a paso C
series de tiempo: de principio a fin, de lo temprano a lo tardo
comparacin y contraste en diferentes cuestiones y puntos
problemas y afirmaciones de soluciones
de lo sencillo a lo complejo (construido en bloques progresivos)
razonamiento deductivo (partiendo de principios generales a ejemplos y aplicaciones
especficas)
razonamiento inductivo (partiendo de ejemplos o aplicaciones especficas a principios y
conclusiones generales)
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Voz
Usa tu voz (tono, energa y modulacin) para complementar tu mensaje en vez de alejarte de l.
Algunos consejos incluyen:
I. Estar consciente de los acentos y coloquialismos locales y regionales
A menos que seas un vocero de medios masivos, es posible que recurras a acentos locales y
regionales que harn difcil la comprensin para aquellos escuchas de otras regiones del pas o
del mundo. Todo lo que puedes hacer es estar consciente de esto, mostrarte sensible y repetir de
nuevo para hacerte entender.
Como por ejemplo: Cuando alguien originario de la costa del Golfo de Mxico dice Veracruz a
otros les puede sonar como Veracru.
II. Sonar espontneo y entusiasta
III. Igualar el tono a las circunstancias: feliz, serio, pensativo, perplejo
IV. Observar la proyeccin de tu voz cuando:
te cansas
te sientes muy cmodo
cambia el tamao del grupo, de grande a pequeo o viceversa
hablas al estar proyectando algo
hablas en un saln de clase o auditorio oscuro
V. Estar atento a la velocidad de las palabras con audiencias que hablan el espaol como segundo
idioma.
VI. Cuidar la velocidad del discurso en momentos de entusiasmo
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Ademanes
I. Asemejar las expresiones faciales, postura y gestos a las palabras.
Por ejemplo, si usas las siguientes palabras, podras acompaarlas de las siguientes expresiones
faciales y posturas:
Un No lo se podra ir acompaado de una postura de no lo s como alzar los hombros al
mismo tiempo que se voltean las palmas de las manos hacia arriba en postura inquisitiva.
O decir Qu piensan? recorriendo con la mano a la audiencia para indicarles que todos estn
incluidos y poniendo expresin indagatoria en la cara.
Y sta es la clave del asunto a recordar, viendo hacia abajo y apuntando el dedo ndice en el
aire enfticamente arriba de la cabeza.
Palabras como: Era lo ltimo que yo esperaba con una cara de incredulidad y movimiento de
la cabeza como no creyendo lo que se ha escuchado.
II. Evita repeticiones
Son una distraccin los ademanes y movimientos robticos.
Si tienes oportunidad de grabarte en video al momento de realizar tu presentacin, hazlo!
Despus, psalo rpido hacia delante o en reversa. Son increbles las fallas en el estilo de
presentacin que ste revela.
III. Evita caminar muy de prisa para aparentar que llevas un ritmo interior.
IV. Camina hacia los participantes cuando intervengan, esto los motivar a continuar.
V. Al responder los participantes, asiente con la cabeza para mostrarles que los ests escuchando.
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Descripcin
Las personas son informadas
de la situacin o proceso
Las personas son encuestadas y
los resultados son analizados
externamente
A las personas se les otorga un
papel y una opcin restringida en
las soluciones
Las personas son facultadas y
apoyadas de manera que
determinen opciones y tomen
decisiones
Las personas toman decisiones en
sociedad y tambin estn
comprometidas a actuar en
conjunto
Implicaciones
Situaciones donde no existe campo para
maniobrar (restricciones legales o de otras)
Algn deseo de obtener informacin local pero
las personas de hecho todava no influencian
ningn evento
Agentes externos an toman decisiones y sin la
obligacin de tomar en cuenta la opinin de los
panelistas
Las personas son propietarias de la solucin
aunque pueden no estar envueltas en
implementarla
Requiere un compromiso completo a la sociedad
y a compartir objetivos amplios y poder
Adaptado del Arnstein 1971, Wilcox 1994, Inglis 1994, Pretty 1994, SPI 1997, Govan y otros 1998.
Nivel
1) Paternalista o
informativo
Ejemplo de objetivos
Educacin o relaciones pblicas
Consulta
2) Incluyente
Participacin
Interaccin
3) Facultativo
Toma
de
decisiones
responsabilidad compartida
Descripcin
No va ms all de una apariencia al
participar. Nimio
Hace preguntas pero no valora los
puntos de vista locales
Acepta otros puntos de vista pero
an sin flujo contrario
Interaccin
genuina,
nuevas
asociaciones pueden emerger
y Las personas son dueas de la
solucin, estn facultadas, se dirigen
a un compromiso positivo y
sostenido, construyen capacidad
local, y control sobre las actividades
que afectan sus vidas.
Adaptado del Arnstein 1971, Wilcox 1994, Inglis 1994, Pretty 1994, SPI 1997, Govan y otros 1998.
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Carga de grupo
1) Organizacin del proceso:
9 Si hay personas de diferentes pases en el grupo, escoge un pas (elige un pas donde
haya algn inters de lanzar un programa regional o nacional)
9 Identifica tres temas clave que debe de contener el programa
9 Identifica componentes tanto locales como nacionales que puedan ser usados por un
programa nacional (o estatal) de nueva creacin
2) Preparacin de rota-folios
9 Prepara tres cartelones: uno para temas, uno para el nivel local, uno para el nivel
estatal o nacional
9 No realizaremos presentaciones en cada mesa de trabajo pero extraeremos puntos de
los rotafolios
9 Utilizaremos nuevamente estos rotafolios maana
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TIPOS DE PREGUNTAS
Filtros:
Este tipo de preguntas se utiliza cuando no se conoce al informante. Los filtros te ayudan a
establecer por qu esta persona es un experto o un informante confiable.
Preguntas de facto:
Se usan en entrevistas para obtener informacin especfica. Las ms comunes son: Qu,
quin, cmo, cundo, dnde, y porqu.
Preguntas creativas:
Utilizadas para avanzar ms all de los conocimientos actuales. Generalmente la pregunta
creativa surge de percepciones interiores recogidas en una serie de detalles insignificantes.
Preguntas inquisitivas:
o Pasivas: hmmm ya veo
o De inters: de verdad? Qu interesante
o De espejo: Repetir palabras clave que el informante acaba de mencionar.
o Silencios: Indicar con un gesto que contine hablando del tema.
o Para profundizar: Diferente de los silencios pero con el mismo resultado. Ejemplo:
comentarios ms profundos sobre lo que se acaba de mencionar.
o Para clarificar: Repite parte de lo que el informante acaba de decir y pdele que
abunde en cierta parte.
o Para cambiar: Ahora, si no hay inconveniente, me gustara cambiar de tema. Me
pueden decir si
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Tipos de entrevistas
Formales/ estructuradas e informales/ semi-estructuradas
Entrevistas formales o estructuradas
Se definen de manera que tus metas y principios son claros y estn fundamentados por preguntas
especficas que sern hechas con el propsito de obtener informacin muy especfica o cubrir
tpicos muy especficos.
Informales, semi-estructuradas
En este escenario existen metas y principios muy claramente definidos aunque la entrevista se
muestra como ms platicada. Esta conversacin sirve como gua en que los temas explorados ya
estn predeterminados y provocan, como resultado de la discusin, que surjan preguntas o nuevas
ideas.
Dirigidas y no dirigidas
En las entrevistas dirigidas, el entrevistador hace muchas preguntas, esperando y generalmente
obteniendo respuestas cortas. Mayormente las preguntas son cerradas. Esta forma de preguntar se
utiliza frecuentemente para entrevistas formales/ estructuradas y es poco frecuente en entrevistas
informales/ semi-estructuradas.
A qu hora sucedi?
Quin vi lo sucedido?
Cunto pescado vendiste?
En entrevistas no dirigidas, el entrevistador deja que el entrevistado hable cuanto quiera. Este
estilo se usa ms para sondear con preguntas abiertas. Esta manera de preguntar se utiliza tanto en
entrevistas formales/ estructuradas como en las informales/ no estructuradas.
Dime/ dgame que piensa(s) de
Como te sentiste cuando
Podra abundar ms al respecto
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Demandas,
amenazas,
soluciones
establecidas,
propuestas
Callar al perro
Trato grosero de un
Estoy siendo saboteado y tratado
compaero de trabajo y injustamente por mi compaero
exclusin en reuniones
clave
Merezco una
disculpa y mejor
trato
Acceso restringido a
lugares de pesca
No deben de
construirse hoteles
cerca de los lugares
de pesca
Se debe detener la
construccin o
controlarla
severamente
K. Lowry
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Lo que le interesa
realmente a esta
persona
Necesito dormir.
Quiero que mi casa
sea un lugar callado
para descansar
Tener la reputacin
de un trabajador
valioso.
Menos tensin
relacionada con el
trabajo
Que se afirme que
algn tipo de acceso a
los sitios de pesca
est asegurado.
Asegurar que se
respeten las
cuestiones de sustento
cotidiano de los
residentes locales.
Reducir la prdida de
coral.
Asegurar un entorno
vibrante
Los cientficos?
o No!
Los burcratas?
o No!
El pblico?
o No!
-- Entonces Quin?
Los polticos? -- Por qu?
o Porque estn percibiendo constantemente el pulso del pblico.
o Porque para el momento en que se tienen que lograr las metas ya habrn dejado
sus cargos.
ESTABLECIENDO METAS
LOS ACUERDOS:
Planes
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PRESUPUESTO DE DESARROLLO
Objetivo:
Crear un presupuesto anual segn los cdigos por tareas y lneas de presupuesto estndar
del plan de trabajo, con cdigos por rubro que sean entendidos por todos los usuarios
(donadores, administradores y adeptos). Que sea lo suficientemente flexible para
acomodarse a los cambios de manera sencilla y construido de manera que se pueda
mostrar detallado o resumido, dependiendo de la audiencia.
Preparacin:
El presupuesto es el costo estimado para implementar las actividades en el plan de trabajo.
Antes de preparar el presupuesto, el plan de trabajo debe ser ledo y las preguntas
anotadas para usarse en futuras sesiones de trabajo al elaborar el mismo.
Materiales:
Computadora con Excel cargado.
Calculadora.
Tabuladores de salarios y prestaciones para el personal.
Tarifas diarias y asignaciones de tiempo aproximadas para los asesores externos.
Tarifas de viticos.
Idea general de los costos por viajes tanto locales como los areos.
Estimado de costos de operacin y equipo de oficina (copiadora, telfono, fax, Internet)
basado en costos histricos.
Tipo de cambio vigente de moneda local a dlares (si el presupuesto tiene que ser
convertido).
Consejos para emprender la tarea:
Ordena las tareas del plan de trabajo por componentes con nmero o letra para identificar
cada elemento; acuerda un nombre para cada elemento del presupuesto para evitar
confusiones.
Asigna el monto a cada categora sustentado en presupuestos razonables. Frecuentemente hay
actividades que deben de pensarse ms, o ser actuadas en el tiempo. que no son fcilmente
asignadas a las categoras de operacin, viaje o personal. Incluye tiempo para sesiones de
preguntas y respuestas con el responsable del programa y el responsable del presupuesto para
elaborar los presupuestos apropiados (en algunos casos sern estimados intuitivos). Este
proceso interactivo ayuda tambin a la persona encargada del presupuesto a compenetrarse en
los detalles que le ser indispensable conocer al momento de determinar los gastos.
A mayor detalle al principio, ms fciles sern los inevitables ajustes despus (ejemplos:
Nmero de viajeros; nmero de das; monto de los viticos por da).
Crea en Excel hojas de clculo conectadas entre reportes y resmenes de sueldos. Una hoja de
clculo eslabonada a la hoja de clculo que contiene los rubros del presupuesto permite
flexibilidad (por ejemplo: para cambios en tasas o tipos de cambio, etctera).
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Apunta celdas clave en la hoja de clculo. Siempre son de ayuda ms detalles. Recuerda que
al cambiar las circunstancias, para empezar, necesitars saber por qu o cmo llegaste a
determinado rubro del presupuesto.
Al recorrer las categoras y rubros, marca con un asterisco aquellos que:
o Hayas realmente acertado sin saber.
o Sabes estn inflados.
o Sospechas estn bajos de monto.
Esto ayudar si es necesario ajustar el presupuesto pues sabrs rpido donde cortar o
incrementar.
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Comunicaciones CRC.
Mdulo de entrenamiento
1. Siempre pon fecha al boletn e indica el momento en que est listo para publicacin, casi
siempre se acostumbra poner Para publicacin inmediata. Si el boletn es de carcter
embargado, porque quieres sincronizarlo para ser publicado en una fecha o evento
especfico o para hacer olas; debes encabezarlo con un letrero prominente que diga:
Embargado hasta XYZ.
2. Cuenta siempre con un contacto y dale tus telfonos de casa y oficina. Simplifica en tu trabajo
el proceso de obtener informacin para los medios. Proporcinales el nombre de una persona
en el rea de comunicaciones que les pueda dar informacin lo ms rpido posible. Esta
persona indagar, con los diferentes involucrados en el proyecto, para los medios la
informacin o comentarios pertinentes, en vez de tener a un reportero pescando a la persona
adecuada. Dales el telfono de casa pues no todo sucede de 9 a 5, especialmente con los
medios masivos. Si saben que siempre te pueden contactar y que les dars lo que ellos
necesitan, entonces te llamarn primero.
3. Escribe el encabezado que deseas ver en el peridico. Los reporteros obtienen puntos por
boletines de prensa por lo que a veces solo escanean el encabezado para ver si es de inters.
Trata de llamar su atencin.
4. El primer prrafo debe de darles lo bsico: quin, qu, cundo y dnde. Dales tu mensaje y un
ngulo interesante (con ideas y fotografas al final del prrafo).
5. Juega al editor e incluye una cita de alguien. No debes de escribir que tu proyecto es el mejor
del mundo, pues no les quedar ms remedio a los editores que quitar esa parte. Lo que
quieres es ser capaz de entregar a la prensa un boletn que pueda publicarse textual,
especialmente hablando de los peridicos pequeos. Citar a una persona que dice que el
evento o el proyecto es dinamita pura puede ser fcilmente impreso simplemente porque no
son ellos quienes lo estn diciendo. (Tambin lo hace parecer como que se tomaron el tiempo
para ir a obtener un comentario directo de alguien, y de paso la noticia produce un impacto).
De igual manera, puedes tergiversar la noticia y presentar a un personaje prominente, o
respetado por la comunidad, para que implcitamente obtengas credibilidad y apoyo para tu
proyecto.
6. Diles quien eres. La mayora de las personas muy probablemente no tendrn idea alguna de lo
que hace tu proyecto o de lo que significa, as que ten preparada una descripcin de batalla
para que sea la que uses siempre en tus relaciones y productos pblicos.
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BOLETINES
Formulario para el Boletn de Prensa, y Claves para un Boletn de Prensa Exitoso.
Este elemento est diseado para ensear como escribir y diseminar un boletn a los medios de
comunicacin. La mayora de los rubros introducidos se explican por s mismos, pero el
exponente podra incluir las siguientes sugerencias adicionales para complementar los nmeros
clave identificados.
1. Las prohibiciones se utilizan cuando quieres asegurarte que los medios conocen y entienden
tu historia, en particular si el tema es complejo. La persona de Relaciones Pblicas enva la
historia a los medios y despus los contacta para ver si tienen alguna pregunta (esto si es que
antes del evento nadie de nuestro grupo se haya sentado con el reportero). Cuando mandas un
boletn con prohibiciones, podras aprovechar para incluir los nombres relevantes de varios
sectores que aunque no estn directamente involucrados con el proyecto, podran hacer
comentarios sobre el tema como observadores. Estos personajes relevantes deben de ser
nuestros aliados, hay que proporcionarles una copia del boletn de prensa, e informarlos de
posibles preguntas que les podran hacer los medios de comunicacin (No es acaso un gasto
excesivo?) y as, estar preparados con la respuesta correcta. Y consistente (Cunto vale la
salud de los nios? Yo/nosotros creo/creemos que es poco el costo que hay que pagar si lo
comparamos con el valor que le da la comunidad a la salud infantil).
La prohibicin es tambin impuesta cuando tienes un canal importante que quieres asegurarte
que tiene la historia y puede narrarla destacadamente. Por ejemplo, en Rhode Island, el
Providence Journal es el medio impreso ms grande del Estado. Por el hecho de prohibir
cierto da el boletn hasta las 6 horas, el reportero puede escribir la historia y enviarla un da
antes. Y as, la noticia se har pblica a las 6 horas. En ese mismo momento tambin estar
disponible para las noticias en radio y televisin de manera que todos los involucrados tengan
la historia al mismo tiempo sin darle a nadie el pitazo primero. Para un bienestar perenne
es menester tratar con generosidad a todos.
2. En ciertos casos y contextos, si la persona que funge como enlace de comunicaciones es
mujer, tal vez ella no quiera dar el telfono de su domicilio por una variedad de razones. Si es
el caso y contamos con la tecnologa moderna, entonces se podr recibir la llamada en la
oficina y hacer que automticamente se transfiera a su casa para asegurar la accesibilidad, o
usar un telfono celular.
3. El encabezado debe de reflejar de manera intrigante el meollo del mensaje. Los diferentes
medios de comunicacin reciben cientos de boletines diariamente. Haz que el tuyo
sobresalga.
4. sta es la esencia de lo que hay que decir. Si tuvieras que resumir tu historia en 10 segundos,
sta es.
5. Un personaje partidario en la lnea, un poco distorsionado. La persona citada y cualquier otra
elegida para ser entrevistada deben de saber bien, de memoria, la historia. Si se trata de una
entrevista telefnica, debe de ser frente a la persona que est hablando a la prensa y quien
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repite textualmente, porque esto es EXACTAMENTE lo que haz decidido que quieres decir.
SE CONSISTENTE.
6. No eres tan famoso como piensas.
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donde deseas que el pblico se entere. Por ejemplo, que conducirs una encuesta de opinin cerca
de su casa. O puede ser utilizado inmediatamente despus de un evento noticioso sobresaliente
para ofrecer una explicacin profunda de lo que las personas acaban de leer en la seccin de
noticias.
NOTA: Esto es especialmente necesario si la cobertura ha sido insuficiente o engaosa. La firma
en el op-ed o comentario, debe de ser de una persona o personas con una gran credibilidad y
presencia, que tiene ms peso que, por decir, la de un gerente de proyecto que vive en otro lado.
A. Sincronzalo para que coincida con algn evento especial o fecha de reunin pblica.
B. Usa un tono genrico. Qu haz hecho hasta esta fecha? Menciona eventos concretos por
realizar (por ejemplo: capacitacin de personal, reuniones de extensin con el pblico).
C. Recalca el nmero de miembros de la comunidad que son el corazn del grupo o grupo
central y enfatiza quienes son: padres de familia, de servicios comunitarios, vecinos y
amigos. Personajes verdaderos de la localidad, los lectores habitantes de los vecindarios.
Ten a la mano una lista de nombres de contactos y direcciones para mayor informacin.
III.DEFINE LOS PRXIMOS EVENTOS O GANCHOS
A. Cules son las oportunidades locales ms populares (ferias, bazares, bailes,
etctera), para hablarles a los asistentes o para montar un mdulo de informacin?
B. Hay por ah algn acontecimiento reciente que valga la pena convertir en noticia,
del cual te puedas enganchar teniendo en mente alguna meta o tarea a realizar en tu
proyecto? Ejemplo: Las tormentas han erosionado un rea donde el trabajo est enfocado
a mitigar los riesgos).
IV.EL TOQUE PERSONAL
A. Los de medios de comunicacin son gente normal. As como t realizas tu trabajo para
complacer a un jefe, as ellos. Desafortunadamente, son ellos los que tienen que digerir
muy rpido la informacin que se les pone enfrente. Entonces tienes que redactar tan
concisa y claramente como puedas.
1. Haz amigos. Tienes que vivir con ellos, te guste o no. Las relaciones personales
comprenden el 80% del juego de las relaciones pblicas.
2. Cuenta con materiales a prueba de estpidos. Dales la historia en bandeja de plata.
3. Entre ms claro sea tu mensaje a los medios, ms claro ser cuando ellos lo reescriban para el pblico.
4. No reacciones en exceso si piensas que te han citado mal. Los reporteros no tiene
inters de mal interpretar tus comentarios.
5. PIENSA Y PON ATENCIN! Si ests viendo que los reporteros estn tratando de
escribir lo que ests diciendo, baja tu velocidad y deja que lo escriban correctamente,
despus prosigue. Sus preguntas se estn alejando del tema? Asegrate de que estn
entendiendo lo que ests diciendo. No tengas miedo de reformular lo que acabas de
decir: Lo que estamos diciendo es que este proyecto ayudar a proporcionar en las
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Volantes: para anunciar eventos, son de una sola pgina y contienen un diseo dinmico
Reportes: para establecer autoridad sobre la materia. Varias pginas.
Folletos: para informacin bsica, con contenido modesto, y vida til larga
Boletines: publicados cuando menos dos veces al ao, con mnimo de dos pginas y con
informacin sobresaliente y actualizada
5. Papelera: Connota legitimidad
6. Reportes anuales: herramienta de desarrollo, la organizacin es vista realizando un
cometido responsable.
7. Otras
Boletines
1. Fechas de publicacin peridicas
2. Elementos de diseo (debe parecer como una organizacin profesional)
a. Forma y tamao
b. Papel
c. Uso del color
d. Diseo de formulario
e. Disear para la audiencia apropiada
f. Presupuesto?
3. Editorial
a. Definir el propsito de la publicacin
b. Utilizar columnas regulares
c. Contar con invitados en las columnas
d. Establecer una amplia coleccin de editoriales con objetivos especficos
4. Presupuesto
a. Tratar de conseguir la impresin gratis
b. Checar asuntos relativos a computadoras
c. Contratar diseador para un producto especfico de alta calidad
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B.
C.
D.
E.
F.
G.
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Quin es el responsable?
Siempre disponible
Recurso de informacin para medios de comunicacin
Cul es el presupuesto?
Quin har el trabajo?
REALIZA UN MENSAJE
-
Lideres de la comunidad
Lideres del sector comercial
Representantes de gobierno
Comunidad medio ambientalista
Representante de medios de comunicacin (?)
Representante de inversionista(s)
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Conocimiento local
Vecinos y amigos
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Elementos 1, anotaciones
1. Ninguna estrategia de comunicacin funcionar, a menos que sea la responsabilidad directa
de algn miembro del personal. Aunque por el tamao de algunos proyectos y programas a
veces no es posible tener una persona de tiempo completo como responsable de
comunicaciones, deber siempre haber un responsable que supervise y desarrolle la estrategia
de comunicacin. Este responsable debe siempre estar accesible al pblico y a los medios de
comunicacin, y debe conocer el programa a la letra para responder a entrevistas imprevistas.
As el o ellos ser(n) el enlace a quien(es) los medios masivos contactarn para obtener
informacin respecto al proyecto, Y VERN LA MANERA DE CMO SE ESLABONA (o
porque no) a otras iniciativas locales, no necesariamente costeras o medio ambientales.
2. La estrategia de comunicacin no funcionar sin una revisin concienzuda del presupuesto
necesario y de las personas disponibles para la realizacin del trabajo. El entusiasmo inicial
hace que todo mundo grite S, Haremos un video! y Pongamos nuestra pgina en la red!
Pero los videos pueden costar ms de mil dlares el minuto lo que significa mucho dinero y
requiere una persona de tiempo completo para dar seguimiento a toda la produccin. Una
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pgina en Internet vale la pena, pero Quin tiene los conocimientos tcnicos para armarla?
Cunto costara? Quin producira y editara el contenido? Y quin mantendra actualizado
el sitio? Una pgina Web no actualizada y mal creada puede destruir la credibilidad de
cualquier proyecto.
3. Modelar cuidadosamente el mensaje es esencial. Debe ser: positivo, entendible para el
pblico, y que tenga un significado tangible cotidiano para la gente. Responde a las
preguntas: Y qu?, Por qu me haba de importar? Contesta por qu afecta a la gente,
ah sentada en tu cocina (Nuestro proyecto se asegurar de que el agua que beben tus nios
es segura y est limpia.) En este mundo donde los momentos de atencin [hacia tu mensaje]
son reducidos, slo tienes tres oportunidades o el equivalente a tres ladridos para transmitir
tu mensaje. Si no puedes, vuelve a revisarlo.
4. Desarrollar un grupo central es un factor crtico al crear una campaa de comunicaciones
exitosa. El personal del programa debe buscar reunirse con lderes de la comunidad y de
gobierno, empresarios, y medio ambientalistas, para explicarles los objetivos de nuestra
iniciativa y solicitar su apoyo.
Este grupo central da estructura al proyecto y puede estar formado por el presidente de la cmara
de comercio local, algn representante electo respetable, publicista o ejecutivo de algn medio,
un representante de los proveedores de fondos (si se considera relevante). Como estas personas
sern voluntarios no los saturaremos de trabajo pero los mantendremos informados
peridicamente. Si estn alineados contigo o con tu organizacin, no quieren verse con los ojos
vendados, as que si algo importante sucede, notifcales, al igual que de las posibles
ramificaciones.
Como ellos sern la voz del proyecto en la comunidad sus esfuerzos deben de ser utilizados
solamente para eventos muy importantes como exponentes o para reunirse en los consejos
editoriales con los diferentes medios de difusin. Que sean personajes considerados como
lugareos es muy importante, si no podran ser vistos como de fuera (ejemplo: Ah, Roberto
Chan apoya esta causa. Su hija y mi hijo estn juntos en deportes.) Pueden ser tambin fuente de
informacin valiosa al conocer antecedentes de la historia local y acontecimientos, as como de la
preocupacin general imperante por maniobras polticas subrepticias.
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Elementos 4, anotaciones
1. Ahora, ya ests listo para salir al pblico con tu proyecto y anunciarlo al mundo. La mejor
manera de hacer esto es en un evento con los medios de comunicacin y el pblico
invitados. Que puede ser ms convincente que planear un evento, como una limpieza
ambiental, alrededor de la conferencia de prensa. Y entre ms personas tengas,
especialmente nios, mejor. Hazlo un evento visual.
2. Cuando elijas el lugar, fecha y hora para el evento con la prensa, contesta las siguientes
preguntas (Este es un buen momento para introducir el formulario para Boletn de Prensa
y paquete inicial):
El lugar escogido es relevante o ejemplifica el tema? Hay en el fondo una playa sucia
sugiriendo una limpia ambiental?
Es el mismo tpico o relacionado a un tema que actualmente est recibiendo atencin del
pblico? (el eslogan que atrae la atencin)
Es una buena oportunidad para fotos y videos para fotgrafos y televisin? (de ser as,
estarn ms dispuestos)
Cuentas con un lugar para proteccin o para llevar el evento a algn interior en caso de
mal tiempo?
Entra la fecha en conflicto con otros eventos mayores que provoquen que el tiempo y
espacio designado para cubrir tu evento suban de precio? (No realices tu conferencia de
prensa el da del carnaval)
Se acomoda el momento a las horas de cierre de recepcin de noticias en TV y
peridicos? Tienes que darles oportunidad a todo tipo de reporteros para escribir y editar
sus trabajos, ya sea para un peridico vespertino o para las noticias de las 18 y 23 horas.
De ser posible, generalmente es ideal entre las 10 y las 14 horas.
Quines hablarn en la conferencia de prensa? Por qu? Qu van a decir? Son
crebles? Son locales? Son respetables? Saben suficiente acerca del proyecto?
Cuentas con una persona que les presente el material y responda preguntas tcnicas?
Cuentas con alguien del personal conociendo dignatarios y escribiendo nombres para ser
despus identificados por los ponentes?
Ests girando un anuncio de prensa una semana antes para alertar a la prensa del
evento, y estn preparados? Quin ser el que lo escriba as como el subsiguiente
boletn de prensa? Quin lo enviar a los medios de comunicacin? Quin har un
da antes del evento las llamadas de seguimiento para animar a los medios a venir?
Quin se reunir con la prensa y repartir el boletn de prensa en el lugar?
Haz platicado con todos los participantes para darles el programa con los ponentes?
Si el tema es complejo: Te haz reunido das antes brevemente con los medios?
Recuerda: Mensaje Claro, conciso y consistente. Corto y agradable. Deja que las
preguntas de los medios hagan el grueso del evento.
Debes de terminar el evento, y el boletn de prensa, anunciando los siguientes pasos (para
demostrar actividad) y lo que se espera que haga el pblico (para aumentar participacin y
conciencia).
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